會計制度下儀器共享系統(tǒng)財務(wù)功能研究

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1我國高校大型儀器共享管理系統(tǒng)財務(wù)功能建設(shè)現(xiàn)狀

目前，各高校和科研院所現(xiàn)行的大型儀器有償使用模式中測試費的收繳和報銷還較為繁瑣，存在一定的問題[2-3]。部分高校大型儀器共享系統(tǒng)雖然開發(fā)了財務(wù)功能板塊，但還是僅限于經(jīng)費的額度凍結(jié)或透支使用，并未形成測試經(jīng)費的預(yù)算與實際報銷的一一對應(yīng)，同時存在暫存科研經(jīng)費的風(fēng)險。另外，大量的線下簽字及財務(wù)現(xiàn)場報銷手續(xù)及程序，極大地消耗了報賬人員的時間和精力，也大大增加了財務(wù)部門的報賬壓力[4-5]。再就是很多高校大型儀器共享系統(tǒng)也存在著多個經(jīng)費向同一個經(jīng)費卡充值的現(xiàn)象，測試報銷時無法確認(rèn)從哪個項目支出，導(dǎo)致報賬、科研項目結(jié)題工作較為混亂[6]；同時，結(jié)存的經(jīng)費在課題結(jié)題時無法轉(zhuǎn)回，只能暫存在某一個賬號里，也使科研經(jīng)費的使用存在暫存和轉(zhuǎn)移的風(fēng)險[7]。隨著高校新政府會計制度的實施，如何規(guī)范高校大型儀器共享過程中保證測試費在使用過程中的預(yù)算與報銷既能相互分離，又能相互銜接的關(guān)系，保證測試服務(wù)后測試費的及時收繳，避免經(jīng)費暫存等風(fēng)險，設(shè)計一種可復(fù)制的符合財務(wù)審計要求的大型儀器共享測試費的收繳管理制度，這些都成為現(xiàn)階段高校大型儀器設(shè)備共享工作中亟待解決的問題[8-9]。

2我校大型儀器共享管理系統(tǒng)定制開發(fā)情況

我校實驗室與設(shè)備管理處通過充分調(diào)研學(xué)習(xí)，并與校財務(wù)處、審計處多次溝通協(xié)作，在我校信息中心及財務(wù)處的指導(dǎo)幫助下，于2016年通過多個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享與打通壁壘，成功定制開發(fā)了基于與財務(wù)系統(tǒng)深度對接的大型儀器設(shè)備共享系統(tǒng)[10-11]。該系統(tǒng)除綜合了現(xiàn)階段國內(nèi)主流的大型儀器共享平臺核心管理功能外，還著重開發(fā)了與財務(wù)系統(tǒng)深度對接的財務(wù)中心功能板塊[12-13]。該系統(tǒng)具有信息化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理功能，實行統(tǒng)一身份認(rèn)證?？蓪崟r在線反映共享儀器的預(yù)約、使用、計費情況，為我校大型儀器資源合理配置、有償使用和效益評價提供真實、可靠的數(shù)據(jù)支撐。我校40萬元以上所有大型儀器均納入平臺統(tǒng)一管理。平臺管理和維護(hù)由實驗室與設(shè)備管理處負(fù)責(zé)，儀器的日常運行管理和維護(hù)由儀器負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。平臺上的所有儀器面對校內(nèi)外提供測試服務(wù)。系統(tǒng)從根本上解決了測試費收繳難、管理混亂、線下報賬繁瑣等問題；解決了測試費預(yù)算項目與實際支出項目不符、課題結(jié)題而經(jīng)費未使用完全的暫存等問題。我校的大型儀器測試費線上財務(wù)報銷模式對各高校和科研院所開展相關(guān)系統(tǒng)對接建設(shè)方面具有十分重要的借鑒意義。

3核心功能板塊

為方便廣大師生使用、簡化繁瑣的報賬手續(xù)、規(guī)范測試費的使用，我校著重開發(fā)了以財務(wù)深度對接為基礎(chǔ)的線上結(jié)算模式，在大型儀器共享系統(tǒng)中可實現(xiàn)經(jīng)費的查詢、充值授權(quán)、經(jīng)費使用確認(rèn)、線上報銷分配等功能。經(jīng)費負(fù)責(zé)教師只需進(jìn)入系統(tǒng)將經(jīng)費中的測試費充值到平臺并授權(quán)給學(xué)生使用即可，確認(rèn)及報銷均在大型儀器共享系統(tǒng)線上實現(xiàn)，極大地解放了科研人員的勞動力。

3.1校園網(wǎng)賬號一鍵注冊登錄

平臺實現(xiàn)了校園網(wǎng)賬號一鍵登錄及預(yù)約使用平臺儀器設(shè)備的功能，大大方便了教師和學(xué)生使用。新用戶注冊只需登錄自己的校園網(wǎng)賬號，并核實系統(tǒng)自動從信息中心和人事系統(tǒng)抓取的個人信息。教師登錄后直接進(jìn)入默認(rèn)為本人名下的課題組，學(xué)生需選擇所屬指導(dǎo)教師的課題組，校外用戶注冊需在實驗室與設(shè)備管理處登記。系統(tǒng)設(shè)定為經(jīng)費授權(quán)模式，只需經(jīng)費負(fù)責(zé)人線上充值并授權(quán)使用人即可，解決了以往加入不同的課題組需要重新注冊賬號，并開設(shè)經(jīng)費使用賬號等問題。

3.2充值授權(quán)

系統(tǒng)實現(xiàn)了與財務(wù)系統(tǒng)項目經(jīng)費管理功能板塊的數(shù)據(jù)共享對接。注冊成功的課題組教師（經(jīng)費負(fù)責(zé)人）可在系統(tǒng)上調(diào)取自己負(fù)責(zé)項目的測試費明細(xì)，并進(jìn)行線上充值。系統(tǒng)默認(rèn)每位教師都是獨立的課題組，課題組之間可以相互充值，并可指定經(jīng)費使用人員、限制使用金額及使用時間段。通過經(jīng)費授權(quán)的方式解決了不同課題組之間使用共同經(jīng)費的問題，同時也減少了為使用經(jīng)費而重復(fù)注冊賬號的問題。充值成功的經(jīng)費，系統(tǒng)將同步實行凍結(jié)。

3.3在線預(yù)約使用

系統(tǒng)前臺有儀器設(shè)備展示，包括設(shè)備名稱、存放地、所屬學(xué)院、儀器負(fù)責(zé)人等信息，平臺用戶也可通過組合搜索實現(xiàn)儀器搜索，搜索成功后即可以關(guān)注該儀器，以后自動顯示在常用儀器目錄里，方便下次使用。被授權(quán)經(jīng)費使用的用戶，可在系統(tǒng)中進(jìn)行儀器搜索，并在共享儀器開放的時間段預(yù)約使用該儀器。預(yù)約時系統(tǒng)會提示讓用戶選擇預(yù)計支出經(jīng)費項目及金額，選擇后系統(tǒng)會對可能發(fā)生的金額進(jìn)行二次凍結(jié)，若預(yù)計使用金額超出授權(quán)金額，系統(tǒng)則會提示用戶重新充值。另外，系統(tǒng)上無充值或授權(quán)經(jīng)費的用戶無法在平臺預(yù)約儀器，這樣就保障了后期測試費的收繳問題。

3.4收費確認(rèn)

用戶根據(jù)預(yù)約成功的時間段送樣或自測。測試完成后，用戶與儀器負(fù)責(zé)人根據(jù)實際發(fā)生的費用進(jìn)行雙方確認(rèn)，確認(rèn)完成后儀器負(fù)責(zé)人將測試結(jié)果上傳到系統(tǒng)，用戶可在系統(tǒng)下載測試結(jié)果。同時，根據(jù)是否需測試補(bǔ)貼，由中心管理員確認(rèn)測試費的補(bǔ)貼比例，確認(rèn)后系統(tǒng)自動將金額分配至相應(yīng)的收入賬戶。

3.5測試補(bǔ)貼功能

為促進(jìn)我校大型儀器設(shè)備共享工作，系統(tǒng)開發(fā)了測試補(bǔ)貼功能板塊。原則上對外的測試均實行1:1測試配套補(bǔ)貼機(jī)制，但機(jī)組自身使用及對校外服務(wù)不予補(bǔ)貼。測試費和補(bǔ)貼總額的65%返還給機(jī)組，由所在二級單位監(jiān)管使用，主要用于該共享大型儀器的耗材補(bǔ)充、設(shè)備維護(hù)、人員培訓(xùn)和學(xué)生助理及臨聘人員的勞務(wù)等支出；總額的20%用于學(xué)校共享大型儀器維修基金及共享平臺日常維護(hù)等支出，由大型儀器共享辦公室管理；其余的15%上繳學(xué)校，納入學(xué)校統(tǒng)一績效管理。編制內(nèi)人員的儀器開放共享工作量及績效，按照學(xué)校相關(guān)文件核定。我校根據(jù)每個二級單位每年的大型儀器使用效益考核情況，調(diào)整補(bǔ)貼比例，分配時由中心管理員在系統(tǒng)確認(rèn)執(zhí)行。

3.6報銷分配

中心管理員打印分配單交至財務(wù)處，財務(wù)處根據(jù)測試單的二維碼進(jìn)行掃碼核實，信息無誤后觸發(fā)凍結(jié)經(jīng)費的解凍功能，凍結(jié)經(jīng)費解凍的同時完成經(jīng)費的分配。報銷無須師生走線下報賬流程，分配完成后財務(wù)系統(tǒng)自動推送報銷憑證號至大型儀器共享系統(tǒng)，經(jīng)費負(fù)責(zé)人可在系統(tǒng)查看經(jīng)費使用的進(jìn)度及已完成財務(wù)報銷的經(jīng)費使用憑證編號，便于課題結(jié)題時查閱原始報賬材料。

4實施成效

我校大型儀器共享服務(wù)平臺在全國首次實現(xiàn)了測試費的線上充值、實時凍結(jié)、線上結(jié)算、測試分配和批量解凍等功能。在平臺上使用人只需確保有授權(quán)的經(jīng)費使用即可，報賬和結(jié)算流程皆由系統(tǒng)自動生成并推送到財務(wù)系統(tǒng)，財務(wù)處掃碼核實無誤后，即可進(jìn)行處理并完成報銷手續(xù)?，F(xiàn)系統(tǒng)累計納入我校40萬元以上大型儀器290臺，實現(xiàn)了對總值2.87億元的設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的財務(wù)管理，系統(tǒng)所有設(shè)備的測試費充值、授權(quán)、凍結(jié)、解凍、均走線上處理。目前注冊課題組620個，成員注冊2515人，生成2.02萬條使用記錄，測試樣品9.48萬個，設(shè)備使用總機(jī)時37.58萬h，課題組充值總金額259.62萬元，已使用報銷金額172.79萬元。

5結(jié)語

我校定制開發(fā)的大型儀器共享系統(tǒng)在全國首次實現(xiàn)了與財務(wù)系統(tǒng)的深度對接，用戶可在大型儀器系統(tǒng)內(nèi)完成測試經(jīng)費的線上劃轉(zhuǎn)與結(jié)算，具備財務(wù)真實、相關(guān)節(jié)點清晰、信息完整的特點，符合財務(wù)和審計的要求。系統(tǒng)既便于教師經(jīng)費的使用，又大大減輕了師生和財務(wù)人員的報銷壓力。同時系統(tǒng)通過自動解凍有效解決了未使用經(jīng)費的返還問題，避免了科研經(jīng)費暫存和轉(zhuǎn)移的審計風(fēng)險。另外，系統(tǒng)中經(jīng)費負(fù)責(zé)人審批節(jié)點代替財務(wù)支出報銷簽字也為我國現(xiàn)階段財務(wù)報銷提供了十分有效的借鑒模式。大型儀器是高校開展高水平科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新和人才培養(yǎng)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和條件保障。只有在不斷總結(jié)和實踐的基礎(chǔ)上，充分利用信息化和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)簡化使用流程，在方便用戶和儀器操作人員的使用前提下，加強(qiáng)管理部門對大型儀器共享工作的管理，才能讓大型儀器共享工作更易推廣和接受，更好地提高大型儀器的有效使用效益，增強(qiáng)我國的科技創(chuàng)新能力。

參考文獻(xiàn)(References)

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作者：李朝明 吳中全 周志云 陳昌友 單位：西南大學(xué)  實驗室與設(shè)備管理處