會計信息化系統(tǒng)的基本管理

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保持機房及計算機設(shè)備清潔，計算機和人一樣，衛(wèi)生問題也是非常重要的，除了計算機本身的防塵措施以外，機房整體溫度、濕度狀況的良好也可能給計算機造成不必要的損壞，避免溫度及濕度過高或過低，導致會計信息化信息系統(tǒng)的非正常運行。計算機硬件除了以上注意的外，還有一個就是人為因素造成的計算機設(shè)備的損壞，人為因素主要有不按照規(guī)范操作，還有就是防止不相關(guān)的人因為喜好或者好奇造成的計算機及其相關(guān)設(shè)備被人為破壞或被盜等，以保證整個會計電算化系統(tǒng)的正常運行，完成會計核算任務。

明確責任以后，一定要建立一定的督查、檢查機制，就是在責任制下對機房管理人員如何對計算機硬件設(shè)備的保養(yǎng)、維護，維護的情況如何，要通過計算機硬件設(shè)備的使用、故障處理、設(shè)備維護的記錄及報告來指導計算機機房硬件的管理；除了督促以外，還要組織專業(yè)人員定期組織計算機相關(guān)人員學習設(shè)備維護知識，如何確保計算機及其相關(guān)設(shè)備的性能穩(wěn)健和運行良好狀況，建立設(shè)備非正常下的預警措施和維護手段，使其機制化運行，避免出現(xiàn)類似臨時通知，告知，通報等不切實際的手段來推卸責任，在安全問題上面有什么可以推卸的，必須做好萬無一失，專業(yè)的做好本職工作，不然專業(yè)就無從考究。結(jié)合本單位的獎懲制度，為計算機信息系統(tǒng)的運行創(chuàng)造良好的運行環(huán)境。

計算機軟件管理是會計工作的必要條件

會計應用軟件是實現(xiàn)會計信息化程度的關(guān)鍵，整個會計信息化系統(tǒng)工程是在會計軟件支持和有效控制下進行的。會計應用軟件的安全程度決定了會計信息的風險程度。所以要進一步加強會計應用軟件的管理，以確保會計信息安全，確保整個系統(tǒng)有效、正常地運行。

1選擇

選擇很重要，選擇大于努力，在企業(yè)準備引進計算機工作平臺的時候，要慎重選擇會計應用軟件，慎重不是不選擇，而是明確選擇的標準以及軟件的合理性，不能追求高而大，適可而止，主要是保證會計核算工作能在合法、安全、有效的正常進行。確保數(shù)據(jù)的完整和核算的準確，報告的指導方向不偏離事實。具體如何選擇，我們主張應該選擇已經(jīng)通過財政部門測評的會計軟件，這個主要是符合財務管理需要，遵循統(tǒng)管原則。我們必須要合法運行，軟件的不合法會導致諸多問題的產(chǎn)生，等問題出現(xiàn)再去彌補我們會失去多少財力物力是不可想象的。經(jīng)過財政部測評的軟件具有一定的法律保障，開發(fā)的軟件公司也是具備較強大的技術(shù)支持，可以在技術(shù)培訓、軟件維護、版本升級時與上級保持一致，加上健全的售后服務，有效的保證會計軟件正常運行。

2維護

維護是為了保證會計信息化信息系統(tǒng)的安全、高效運行，軟件維護又涉及諸多方面的問題，比如要進行提前申請，經(jīng)過主管領(lǐng)導審批，在財務主管部門的監(jiān)督下就行，并做好維護記錄，最后要經(jīng)過財務部的測試方可驗收。最后還要提供驗收報告。軟件本身就會帶有維護所需要的諸多授權(quán)；特別提醒，在維護保養(yǎng)過程中需要保存的有維護申請、維護記錄、驗收報告燈材料，避免會計應用軟件被非法修改、刪除。需要提醒的是，會計應用軟件的升級、維護最好預約軟件公司的人員來解決，可以避免不必要的后期維護和后期軟件的更新升級所造成的渠道沖突。

3授權(quán)

會計軟件的門戶授權(quán)是非常嚴密的，旨在防止與財務系統(tǒng)無關(guān)人員利用職務之便非法進入系統(tǒng)進行非法拷貝、刪除、修改、破壞程序，造成會計數(shù)據(jù)丟失、混亂甚至泄密，引發(fā)會計信息風險，所以，在這個系統(tǒng)中有很多授權(quán)，防止不具備權(quán)限的人員進行非法操作，每一個授權(quán)都是一套嚴格的保守口令密碼并對外保密，財務主管根據(jù)人員變動和財務核算需要定期更換口令和密碼；后臺要做好各個授權(quán)窗口的操作人員登錄系統(tǒng)的時間和操作，操作人員本身也要做好登陸系統(tǒng)的記錄，以便核查。

4控制

計算機在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下運行時是很危險的，除了要抵御外部的攻擊，還要防止計算機被日常病毒入侵，只要有滋生的環(huán)境，計算機病毒就無處不在，所以在企業(yè)管理中，計算機網(wǎng)絡(luò)管理是很重要的一個管理問題，財務的計算機管理要并入企業(yè)軟件管理中來，而且要單獨獨立來進行管理，計算機病毒對系統(tǒng)統(tǒng)造成的破壞和干擾是不可忽視的，不但可以讓你丟失一部分數(shù)據(jù)以外，還對系統(tǒng)的部分功能進行破壞，會計信息將出現(xiàn)完全失真狀態(tài)。保障計算機財務系統(tǒng)不被侵害，當前有效的反病毒措施包括安裝防病毒卡或防病毒軟件，對有可能對計算機造成病毒感染的渠道進行控制，比如制定磁盤拷貝權(quán)限制度，防止未經(jīng)檢測的磁盤介入系統(tǒng)。同時規(guī)范財務人員行為準則，禁止用財務專用的計算機上網(wǎng)或玩游戲，以防止病毒傳人系統(tǒng)，威脅系統(tǒng)的安全運行。

計算機操作人員的有效管理

我們在計算機硬件、軟件上面做了大量的文章，建立了一套行之有效的管理辦法，但是問題往往出在人的方面，所以，計算機操作人員要把裝有會計應用系統(tǒng)的計算機當作自己的手和腦來對待，應制定嚴格控制自己的行為，為會計信息化信息系統(tǒng)的正常運行創(chuàng)造良好的環(huán)境。在企業(yè)管理中，企業(yè)根據(jù)自身的情況，一般都有專職或兼職人員負責會計電算化工作，基本上可以達到定崗定員，并保持相對穩(wěn)定。除了日常的工作規(guī)范要求以外，企業(yè)必須加強財務人員的日常培訓工作，積極參與上級主管部門開展財務人員相關(guān)的培訓和指導工作，學習和熟練掌握本職工作，逐漸適應計算機環(huán)境下的會計工作。

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應用勢不可擋，會計信息的系統(tǒng)化發(fā)展也越來越被所有企業(yè)接納并付諸行動。我國信息產(chǎn)業(yè)已取得了很好的業(yè)績，相信隨著政策的支持與重視及信息技術(shù)自身的不斷發(fā)展，在科技高速發(fā)展的今天，利用計算機替代手工記賬己成為現(xiàn)實，會計電算化是管理現(xiàn)代化和會計自身改革和發(fā)展的客觀需要，是時展的必然，是會計工作的發(fā)展方向。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化的快捷、方便，更好地為企業(yè)經(jīng)營決策、財務管理服務。（本文作者：王曉莉 單位：大連農(nóng)墾北大荒國際貿(mào)易有限公司）