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摘要:21世紀,我國的社會經(jīng)濟和科學技術不斷發(fā)展,信息化、網(wǎng)絡化、自動化浪潮席卷而來。在此情況下,會計電算化對事業(yè)單位內(nèi)部控制的影響非常深遠,不僅可以降低會計人員的工作難度,而且可以提高會計數(shù)據(jù)的分析準度。因此,事業(yè)單位可以構(gòu)建會計電算化體系,保證內(nèi)部控制的成效和實效。
關鍵詞:會計電算化;事業(yè)單位;內(nèi)部控制
作為事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要一環(huán),會計電算化的作用不言而喻,具有非常強大的現(xiàn)實意義和使用價值。實際上,會計電算化的別稱為計算機會計,主要是以計算機為主的電子技術和信息技術應用到會計中的簡稱。具體來看,會計電算化可以有效減少會計工作的復雜性,實現(xiàn)更高的效率和效果。信息化時代,多媒體計算機技術和電子信息通信技術展現(xiàn)出先進性,給予會計電算化更多的技術保障,使得會計電算化可以快速、便捷、準確的處理數(shù)據(jù)。由此可見,會計電算化具有很高的信息屬性,可以通過系統(tǒng)程序完成會計的記賬、算賬、報賬,最大程度上突破人力的局限性,從而直接影響事業(yè)單位的工作決策和經(jīng)營管理。自1996年的第二屆全國會計電算化會議,正式確定會計電算化的發(fā)展方向,強調(diào)會計軟件從核算型到管理型的轉(zhuǎn)變,契合社會和時代的發(fā)展需求。
一、概述會計電算化和事業(yè)單位內(nèi)部控制
事業(yè)單位的會計電算化系統(tǒng),就是其管理信息系統(tǒng)的核心,可見事業(yè)單位的各個工作環(huán)節(jié)都與會計電算化有著緊密聯(lián)系。在此情況下,事業(yè)單位內(nèi)部控制必須實現(xiàn)會計電算化的高效應用,才能給事業(yè)單位的經(jīng)營管理打下堅實的基礎??陀^來看,事業(yè)單位內(nèi)部控制的根本目標,就是保證會計數(shù)據(jù)的精準性和直觀性,從而實現(xiàn)事業(yè)單位的正確決策和經(jīng)濟效益。在此基礎上,事業(yè)單位內(nèi)部控制需要做好調(diào)控的工作,實行自我規(guī)劃、自我約束、自我評價等。新時期,事業(yè)單位內(nèi)部控制應該順應時代的發(fā)展趨勢,更新觀念、改進方法、優(yōu)化模式,加強對會計電算化的應用和開發(fā),以適應不斷變化的社會環(huán)境和日新月異的技術變革。并且,在會計電算化的影響下,事業(yè)單位內(nèi)部控制可以實現(xiàn)職責分離和分工合作,保證資產(chǎn)始終處于安全穩(wěn)定的經(jīng)營管理之中。當前,事業(yè)單位不能因循守舊、固步自封,而是應該重視對會計電算化的應用,建立一套行之有效的會計電算化系統(tǒng),并創(chuàng)設與之配套的內(nèi)部控制制度,保證數(shù)據(jù)分析、電算審查、審核記賬、軟件操作等工作的完成度。具體來看,事業(yè)單位可以遵從國家的領導方針,根據(jù)《會計電算化管理辦法》《會計電算化工作規(guī)范》《會計核算軟件基本功能規(guī)范》等文件,堅持一切從實際出發(fā)和具體問題具體分析的原則,探索適合自身內(nèi)部控制的會計電算化應用方式。實際上,會計電算化的應用對事業(yè)單位內(nèi)部控制有深遠影響,可以有效預防資金漏洞和財務問題,做到透明、統(tǒng)一的會計核算和審查,提高事業(yè)單位內(nèi)部控制的合理性、科學性、可行性。
二、當前事業(yè)單位應用會計電算化的問題
(一)缺乏明確的會計電算化觀念很多事業(yè)單位困于傳統(tǒng)的窠臼,沒有正視會計電算化的應用和開發(fā),導致會計工作陷入遲滯的狀態(tài),嚴重影響事業(yè)單位的改革創(chuàng)新和長足發(fā)展。究其原因,這些事業(yè)單位沒有樹立良好的工作風氣,領導層和管理層過于浮躁和片面,沒有從思想上明確會計電算化的作用和價值。在此情況下,事業(yè)單位不僅無法進行切實有效的內(nèi)部控制工作,而且拖慢內(nèi)部控制的轉(zhuǎn)型步伐。
(二)缺乏充足的會計電算化應用會計電算化主要依靠會計軟件發(fā)揮作用,但是多數(shù)事業(yè)單位對會計軟件的應用不夠充足,沒有配備專項培訓和學習講座,導致事業(yè)單位內(nèi)部對會計軟件的生疏。部分會計軟件存在很多問題和漏洞,無法實現(xiàn)更多的數(shù)據(jù)分析、成本核算、報價查詢等功能,制約會計電算化的工作效率和效果。在此情況下,很多事業(yè)單位的會計電算化浪費人力、物力、財務,成為表面工程和形式主義。
(三)缺乏專業(yè)的會計電算化人才很多事業(yè)單位不明白會計電算化的困難度和復雜度,不重視對專業(yè)人才的引進和培養(yǎng),嚴重缺乏技術保障和應用實踐。具體來看,這些事業(yè)單位沒有明確會計電算化的要求,導致很多會計人員的工作存在盲目性和隨意性,無法進 一步提高自身的會計電算化能力和水平。
(四)缺乏完善的會計電算化制度縱觀會計電算化的發(fā)展歷程,充滿荊棘和挑戰(zhàn),具有很強的變革性。因此,很多事業(yè)單位跟不上會計電算化的高速發(fā)展,缺乏完善的會計電算化制度。在此情況下,事業(yè)單位應用會計電算化難上加難,無法朝著規(guī)范化、高效化的方向發(fā)展。并且,會計電算化沒有完善的制度,還影響會計人員的工作效率。
(五)缺乏全面的會計電算化管理目前,很多事業(yè)單位沒有豐富的會計電算化管理經(jīng)驗,導致內(nèi)部問題頻發(fā)、矛盾重重。具體來看,部分會計人員沒有嚴格遵守數(shù)據(jù)管理條例,經(jīng)常出現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的缺失、漏洞,給事業(yè)單位造成非常消極的影響。并且,事業(yè)單位沒有做好會計電算化的管理,忽視對會計數(shù)據(jù)的備份保存和加密清理,直接影響會計人員的工作流程和工作習慣,帶來很多弊端和問題。
三、會計電算化提高事業(yè)單位內(nèi)部控制的措施
(一)建立會計電算化制度,提高內(nèi)部控制的規(guī)范性由上文可知,當前事業(yè)單位缺乏完善的會計電算化制度,所以事業(yè)單位內(nèi)部控制很難發(fā)揮應有的作用。在此情況下,事業(yè)單位只有建立會計電算化制度,才能提高內(nèi)部控制的規(guī)范性。具體來看,事業(yè)單位應該著眼于會計電算化的管理、規(guī)程、權限三個方面,全面考慮和具體分析會計電算化制度的建立和落實。因此,事業(yè)單位可以跟進會計電算化的各個環(huán)節(jié),實現(xiàn)全面覆蓋的制度保障。并且,事業(yè)單位還應該針對會計電算化,建立一套嚴謹?shù)膶徲嬛贫?,做好監(jiān)督和評價。事業(yè)單位可以定期核對會計數(shù)據(jù),掌控會計電算化的實行情況。在此基礎上,事業(yè)單位能夠進一步完善內(nèi)部控制的監(jiān)督和反饋機制,鞏固會計電算化制度的效果,做到相輔相成、互為補充。當前,事業(yè)單位建立會計電算化制度勢在必行,只有這樣才能推動內(nèi)部控制朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。
(二)優(yōu)化會計電算化流程,提高內(nèi)部控制的精準性會計電算化的應用取決于會計數(shù)據(jù)的正確與否。具體來看,再微小的會計數(shù)據(jù)問題,都會影響會計電算化工作的整體運行。因此,事業(yè)單位必須優(yōu)化會計電算化流程,才能提高內(nèi)部控制的精準性。①事業(yè)單位需要保證會計數(shù)據(jù)的輸入環(huán)節(jié)。在此情況下,事業(yè)單位可以設置一套會計數(shù)據(jù)的輸入規(guī)范和流程,并要求會計人員熟練操作。事業(yè)單位還可以在先進的技術基礎上,增添會計數(shù)據(jù)的輸入代碼校驗環(huán)節(jié),提示輸入的會計數(shù)據(jù)錯誤。②事業(yè)單位需要保證會計數(shù)據(jù)的輸出環(huán)節(jié)。在此情況下,事業(yè)單位可以設置對會計數(shù)據(jù)的分析和核對流程,檢查輸出的會計數(shù)據(jù)是否真實,并明確會計數(shù)據(jù)的格式是否正確。并且,事業(yè)單位還可以重視對會計數(shù)據(jù)的保護,防止數(shù)據(jù)泄露和數(shù)據(jù)篡改等問題。會計電算化流程必須明確,才能實現(xiàn)內(nèi)部控制的精準化發(fā)展。
(三)維護會計電算化設備,提高內(nèi)部控制的保障性信息化時代,事業(yè)單位會計電算化的實現(xiàn),非常依賴于計算機設備。因此,事業(yè)單位對計算機設備的保障需要落在實處,不能忽視一些細節(jié)的問題。①事業(yè)單位需要秉持實事求是的原則,根據(jù)會計人員的工作需要,采購合格的計算機設備;②事業(yè)單位需要對計算機設備,進行定期的維護保養(yǎng)工作,檢查其是否能夠正常工作;③事業(yè)單位需要提供安全的網(wǎng)絡環(huán)境,防止木馬病毒侵襲計算機設備,善用殺毒軟件保護計算機設備。由此可見,事業(yè)單位只有補足會計電算化細節(jié),才能提高內(nèi)部控制的保障性。另外,事業(yè)單位不能忽視會計人員對計算機設備的影響。作為計算機設備的使用者,會計人員應該愛護計算機設備,不隨意下載第三方網(wǎng)站的資源,不隨意查閱與工作無關的網(wǎng)頁。在此情況下,事業(yè)單位通過維護會計電算化設備,可以切實保障會計電算化的應用。
(四)培養(yǎng)會計電算化人才,提高內(nèi)部控制的高效性事業(yè)單位在會計電算化的應用方面,缺乏專業(yè)的人員。想要妥善解決這一問題,事業(yè)單位應該建立正確的人才觀念,將人才培養(yǎng)的工作貫穿始終,提高內(nèi)部控制的高效性。具體來看,事業(yè)單位需要幫助會計人員提高專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。首先,事業(yè)單位應該給會計人員提供更多的學習資源和實踐渠道,會計人員通過學習理論和實踐操作,可以增強對會計電算化的掌握和應用。其次,事業(yè)單位應該積極宣傳思想政治理念,提高會計人員的道德品質(zhì)和人格修養(yǎng),并形成工作的責任心和榮譽感。最后,事業(yè)單位應該建立獎懲機制,給予表現(xiàn)良好的會計人員更多資金獎勵和晉升空間,對于工作中表現(xiàn)欠佳或出現(xiàn)嚴重過錯的員工要按照規(guī)定進行處罰,營造競爭、共進的工作氛圍。實際上,多數(shù)會計人員的計算機應用和操作水平不高,很難應付會計電算化工作,所以事業(yè)單位還應該循序漸進地普及計算機知識和操作技巧。
四、結(jié)語
事業(yè)單位內(nèi)部控制應該跟隨時代的步伐,提高對會計電算化的重視程度,才能獲得持續(xù)發(fā)展和長足進步。當前,事業(yè)單位應用會計電算化還有種種問題,需要建立制度、優(yōu)化流程、維護設備、培養(yǎng)人才,才能實現(xiàn)內(nèi)部控制的規(guī)范性、精準性、保障性、高效性。
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作者:鄧文茹 單位:寶雞職業(yè)技術學院