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一、會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)
第一,在電算化的條件下,采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算,除了保存電子會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù),必須要用紙質(zhì)形式打印出來(lái)以更好的保存數(shù)據(jù)。這也就意味著會(huì)計(jì)檔案的載體已經(jīng)發(fā)生了變化,具有了雙重性質(zhì),不僅保留了傳統(tǒng)的紙介質(zhì)檔案,還包括了存儲(chǔ)在光存儲(chǔ)介質(zhì)以及磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),使電算化財(cái)務(wù)檔案儲(chǔ)存的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大了。第二,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有可視性,但是電算化財(cái)務(wù)檔案卻具有了新的特點(diǎn),就是在特定的計(jì)算機(jī)環(huán)境下的軟件或者硬件系統(tǒng)中才可以看到,但是在沒(méi)有加密的條件下,就會(huì)容易被修改。存放的環(huán)境以及載體本身的質(zhì)量以及信息存儲(chǔ)的有效期都會(huì)影響到電子檔案的保存。第三,工作人員的素質(zhì)以及對(duì)系統(tǒng)的安全操作時(shí)會(huì)計(jì)電算化的一個(gè)必備條件,這就需要管理人員不僅對(duì)核算工作熟悉,具有專門的經(jīng)驗(yàn),還要具有計(jì)算機(jī)的安全和操作知識(shí),保證計(jì)算機(jī)環(huán)境運(yùn)行的安全性。
二、完善會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理的途徑
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,電子計(jì)算機(jī)時(shí)代已經(jīng)到來(lái),面對(duì)新技術(shù)的發(fā)展,對(duì)會(huì)計(jì)核算以及財(cái)務(wù)管理也提出了新的要求,因此,必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的管理,真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的電算化,更好的提高財(cái)務(wù)檔案管理的水平。
(一)完善會(huì)計(jì)硬軟件設(shè)施建設(shè)
要加強(qiáng)電算化財(cái)務(wù)管理,首先要選擇具有檔案管理功能的軟件,并且加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防護(hù)措施,要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù),更好的保證網(wǎng)絡(luò)的安全。還要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的殺毒,防止財(cái)務(wù)檔案信息的惡意修改。其次,還要配備一些高清晰度的噴墨打印機(jī)或者具有打印能力的激光,作為輸出紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案信息的工具,并選擇溫度適宜且環(huán)境干凈的地方來(lái)存放檔案,更好的完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
(二)完善會(huì)計(jì)人員的配置體系
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化,必須要完善會(huì)計(jì)核算體系,該體系要與電算化網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)相適應(yīng),建立起一套有效的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理制度,加強(qiáng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的管理,更好的提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。首先,要根據(jù)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)的核算要求,可以劃分具體的崗位,并且明確各個(gè)崗位的具體任務(wù),制定崗位具體的職責(zé)要求。其次,要做好會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)工作,提高會(huì)計(jì)人員的電算化水平,使工作人員了解軟件的功能,提高計(jì)算機(jī)的電算化水平,更好的培養(yǎng)復(fù)合型人才,使本單位的員工能夠更好的進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理。
(三)完善電算化財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)制度
對(duì)于電算化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該完善各項(xiàng)制度,比如硬盤數(shù)據(jù)的保留以及軟盤的備份以及保管,還有檔案的管理與保存方面。首先,要建立電算化快檔案的立卷歸檔制度。要及時(shí)的對(duì)一些賬簿報(bào)表、現(xiàn)金日記賬以及總分類賬進(jìn)行及時(shí)的打印,并進(jìn)行立卷。并按照審計(jì)或者稅務(wù)部門的要求,打印輸出報(bào)表或者賬簿。其次,電算化財(cái)務(wù)檔案保管制度。對(duì)于電算化財(cái)務(wù)檔案的管理要選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行備份,要注意儲(chǔ)存盤與備用盤的分開(kāi)存放。在保管的過(guò)程中,還要做好防光、防壓、防塵的工作,并對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的分類和編號(hào),注明財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容以及建立時(shí)間,也可以進(jìn)行制作一些檔案管理的卡片。再次,嚴(yán)格的借用制度。由于財(cái)務(wù)信息檔案蘊(yùn)含的信息比較多,因此,必須建立嚴(yán)格的查用制度,根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定,按照手續(xù)進(jìn)行借閱。本單位的成員進(jìn)行借閱要通過(guò)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的簽字,外單位的人員進(jìn)行借閱時(shí),要具有單位的介紹信以及財(cái)務(wù)部門的批準(zhǔn)才可以,更好的保證財(cái)務(wù)信息的安全。最后,定期建立備份制度。電算化會(huì)計(jì)檔案要進(jìn)行定期的備份,將數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)中,并且要提供一些備份的細(xì)節(jié)信息,比如備份的時(shí)間以及備份的數(shù)量等,管理人員還要定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查,防止會(huì)計(jì)信息的損壞。
三、結(jié)語(yǔ)
總之,在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理,大大減輕了工作人員的負(fù)擔(dān),提高了工作效率,但是也要重視檔案管理的安全性和穩(wěn)定性,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的強(qiáng)大功能,使會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)揮出更大的作用。
作者:李冰巖 單位:長(zhǎng)白山管委會(huì)科學(xué)研究院
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