落實科研檔案管理過程要求探究
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科研檔案的管理是由一個前后相繼的過程組成的一項工作，《科學技術研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）對科研檔案管理全過程進行了規(guī)范。在科研檔案管理過程中全面落實《規(guī)定》的這些要求是做好科研檔案工作的基礎。
一、全面落實科研文件材料歸檔要求
科研文件材料形成是科研檔案工作的起點，形成高質(zhì)量的科研文件材料是形成高質(zhì)量科研檔案的必然要求。為此，《規(guī)定》第十五條對歸檔科研文件材料的形成提出了兩方面的要求，即“（一）歸檔的科研文件材料制成材料應當符合國家有關規(guī)范要求”；“（二）科研項目完成或中止后，應當對所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，履行審查手續(xù)后及時歸檔；研究周期長的項目，可分階段歸檔”。前者主要規(guī)定了科研文件材料制成材料要求，后者主要規(guī)定了歸檔過程要求。這里的“符合國家有關規(guī)范要求”，主要是指科研文件材料的制成材料的要求。那么，“國家有關規(guī)范”對歸檔文件材料制成材料的要求究竟是什么呢？文件材料的制成要求包括載體要求和信息記錄要求?，F(xiàn)代科研文件材料制成材料多種多樣，有紙張、磁盤、膠片等，但當前主流的還是紙張。這里主要論述紙張及其字跡材料的要求?！段募眉埬途眯詼y試法》（DA/T11—1994）將紙張的耐久性分為最耐久和一般耐久，分別為可保存500年以上和可保存200年以上。紙張耐久性換算成試驗指標為耐折度保留率和撕裂度保留率?？杀４?00年以上的試驗耐折度保留率和撕裂度保留率應分別在50%和80%以上，可保存200年以上的試驗耐折度保留率和撕裂度保留率應分別在5%和60%以上。根據(jù)《信息與文獻文獻用紙耐久性要求》（GB/T24423—2009）規(guī)定，紙張出廠時用“∞”外加圈的方式進行標定，凡在紙張外包裝標定了該符號則表示該紙張為可保存200年以上的紙張?，F(xiàn)在市面上主流品牌的打印紙均標示符合該標準。對字跡要求，國家也有相關標準進行規(guī)定，一般來說，藍黑、碳素字跡的耐久性較好，符合存檔要求，而復寫紙等字跡耐久性不好，不符合存檔要求?！兑?guī)定》第十五條（二）對科研文件材料的歸檔過程及時間提出要求，即要求科研文件材料歸檔時進行系統(tǒng)的整理，履行審查手續(xù)，并及時歸檔。系統(tǒng)整理要求將在后文重點論述。履行審查手續(xù)是指提交歸檔的科研文件材料應由本單位檔案部門對其質(zhì)量進行審核把關，保存歸檔的科研文件材料是符合檔案管理要求的。需要指出的是，要將這里的審查和第五條的審查或驗收區(qū)分開來，第五條的審查和驗收更多是指外部的監(jiān)督性質(zhì)的審查。及時歸檔是指科研文件材料要及時交檔案人員保管。本次修訂沒有對科研文件材料的歸檔時間作具體規(guī)定，主要是考慮到不同的規(guī)模、性質(zhì)的項目所需的整理時間不同，因此，無法限定一個歸檔時間。但科研文件材料歸檔應在科研項目完成或中止后的半年內(nèi)（最多不超過一年）進行歸檔。而對于“研究周期長的項目”則要求“分階段歸檔”，即不按年度歸檔。這里的“研究周期長”即指研究時間超過一年。由于研究時間超過一年的科研項目，其文件材料無法按年度歸檔，因此要求采用按階段，即立項論證階段完成后，可將立項論證形成的文件材料歸檔，研究實施階段完成后可及時將研究實施形成的文件材料歸檔，而不必等項目所有研究工作完成甚至結(jié)題時歸檔。
二、全面落實科研檔案的整理要求
整理是文件材料成為檔案的一個重要標志，也是檔案工作價值的重要體現(xiàn)?！兑?guī)定》第十五條要求科研文件材料歸檔時必須進行系統(tǒng)的整理，第十九條則明確規(guī)定了整理的依據(jù)，科研檔案應當按照《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進行整理，科研電子檔案應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進行整理?？蒲袡n案是科技檔案的一部分，與其他類別的科技檔案具有相同的性質(zhì)，如項目性、成套性等。因此，國家檔案局專門制定的《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》規(guī)定了包括科研檔案在內(nèi)的科技檔案的整理方法和要求。盡管《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》是推薦性的，但一經(jīng)《規(guī)定》采用，在科研檔案的整理上則是強制性的，全國的科研檔案均應按照該標準進行整理?！犊茖W技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》規(guī)定了科研檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內(nèi)文件材料排列、案卷的編目、案卷的裝訂方法，規(guī)定了卷盒、表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求等?！犊茖W技術研究課題檔案管理規(guī)范》是根據(jù)《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》制定的專門規(guī)定課題級科研文件材料形成、積累、整理、歸檔和科研檔案管理的檔案行業(yè)標準。在整理方面，它比《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》更具有針對性，是對該國家標準在科研檔案方面的細化，可作為科研文件材料整理工作開展的重要依據(jù)。由于目前尚沒有科研電子文件整理方面的專門標準，當前科研電子文件的整理應按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進行，主要應參考的條款有7.2電子文件的整理、8.5電子檔案的編目、8.6檔號編制要求等。
三、全面落實科研檔案的保管要求
保管是科研檔案管理的重要環(huán)節(jié)，《規(guī)定》對保管科研檔案的庫房、保管過程等進行了規(guī)定?！兑?guī)定》第二十條要求：“科研檔案的保管應當符合國家有關檔案保管的要求，庫容量滿足未來檔案增長的需要?？蒲袡n案保管過程中應當定期檢查科研檔案的保管狀況，及時修復破損檔案。涉密科研檔案應當按照國家有關規(guī)定保管。”這里首先強調(diào)了單位的檔案庫容應滿足科研檔案增長量的需求，而不能使科研檔案無地存放。其次，強調(diào)了科研檔案保管過程中狀態(tài)的可控性，這里的保管狀態(tài)一般指“八防”狀態(tài)，即符合“八防”要求。再次，強調(diào)了對破損檔案要及時修復。最后，對涉密檔案的管理特別提出了要求?？蒲袡n案中免不了有涉密內(nèi)容，這些檔案除按照檔案管理要求進行保管外，在存放位置、管理過程等方面還應符合保管要求，如單獨存放于符合保密要求的場所，調(diào)閱利用過程也要符合保密要求。
四、全面落實科研檔案定期鑒定、銷毀和統(tǒng)計要求
科研檔案并非全部永久保管，因此也存在到期檔案鑒定和銷毀工作?！兑?guī)定》第二十一條要求：“各單位檔案部門應當按照國家有關規(guī)定對保管期滿的科研檔案進行鑒定。保管期滿科研檔案的鑒定應當由檔案部門牽頭，組織有關部門或人員共同進行。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的科研檔案應當重新劃定保管期限，確無保存價值的應當按照有關規(guī)定進行銷毀。”上述要求明確了科研檔案到期鑒定由誰組織，結(jié)果如何處理等。科研檔案的鑒定工作應由檔案部門牽頭，組織科研計劃項目管理部門人員、科研人員等共同進行。很多單位成立了鑒定小組，可由鑒定小組中的上述部門人員組成科研檔案鑒定小組，對到期科研檔案進行鑒定。鑒定時應逐卷、逐件審閱檔案，提出存留意見，形成鑒定結(jié)果清單。對于有保存價值的科研檔案重新劃定保管期限，繼續(xù)保存。對于“確無保存價值的應當按照有關規(guī)定進行銷毀”，這里有關規(guī)定是指國家檔案管理要求中的銷毀規(guī)定。機關單位科研檔案的銷毀按照《機關檔案管理規(guī)定》執(zhí)行，企業(yè)、事業(yè)單位中的科研檔案銷毀按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定執(zhí)行?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》7.7.6規(guī)定，銷毀檔案時對待銷毀檔案登記造冊，形成《銷毀清冊》（具體格式可見《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄B.3），提交企業(yè)法定代表人批準，然后進行銷毀。銷毀時應兩人以上同時在場，其中一人為銷毀人，另一人為監(jiān)銷人?！朵N毀清冊》永久保存。統(tǒng)計也是檔案工作的重要環(huán)節(jié)?！兑?guī)定》第二十三條要求：“各單位應當建立科研檔案工作統(tǒng)計制度，按照規(guī)定做好科研檔案統(tǒng)計工作。”一般來說，各單位不會單獨建立某一類檔案的統(tǒng)計制度，而是按照單位檔案統(tǒng)計制度開展統(tǒng)計工作。但國家有檔案統(tǒng)計制度，每年對各單位檔案工作情況進行一次統(tǒng)計，對科研檔案的統(tǒng)計主要是歸檔數(shù)、利用數(shù)、編研成果數(shù)等。
五、全面落實科研檔案歸屬與流向要求
近幾年，隨著跨學科、跨機構(gòu)、跨專業(yè)科研項目增多，科研檔案的歸屬與流向問題日益增多。隨著人類向自然界探索的進一步深入，越來越多的科研活動要求跨學科、跨機構(gòu)、跨專業(yè)組織實施，這就存在著參與研究的機構(gòu)所形成的科研檔案與承擔研究的機構(gòu)所形成的科研檔案的關系問題，從維護檔案的完整成套性出發(fā)，《規(guī)定》第二十四條要求：“分工合作完成的科研項目，應當以任務合同或分工協(xié)議條款等書面形式明確約定科研檔案的歸屬、流向、處置和利用共享事項。一般應當由牽頭承擔單位保存一套完整檔案。參加單位在保存本單位承擔任務所形成檔案的同時，將副本或復制件送交牽頭承擔單位。如確系涉及參加單位或該單位科研人員合法權益而不宜向牽頭承擔單位送交副本或復制件，且有書面約定的，參加單位應當將本單位形成的科研檔案目錄送交牽頭承擔單位?！币虼?，在跨單位共同承擔科研項目任務時，如簽有相應的合作協(xié)議，應在合同或協(xié)議中明確參與單位參與任務所形成的科研檔案是否需要向承擔任務的單位匯交，且要明確匯交檔案的內(nèi)容、方式（原件還是復制件）及時間。按照《規(guī)定》要求，承擔單位有權力要求參與單位向其匯交相關的檔案。為保存參與單位檔案的完整性，一般以匯交復制件或副本為主。當然，這種檔案的匯交應以不損害參與單位的合法權益尤其是知識產(chǎn)權為前提，如因匯交檔案有可能損害參與單位的權益，可僅匯交相應科研檔案的目錄。
作者:蔡盈芳 單位:國家檔案局