機(jī)關(guān)檔案管理計(jì)算機(jī)信息論文

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1計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理所面臨的問題

1.1電子檔案原件真實(shí)性問題

從整體上看，電子文件是很容易被刪除的，并且，刪改之后不會(huì)留下任何痕跡，同時(shí)，在計(jì)算機(jī)形成之后的文件材料上，一般是無法留下自身的任何筆跡，一些單位的管理者同樣也沒法在已經(jīng)形成的文件資料上進(jìn)行簽發(fā)，這樣，在今后的工作中無法確定這份材料是否具有一定的真實(shí)性和權(quán)威性，如果是有人出于自身的目標(biāo)將軟盤中所存在的內(nèi)容進(jìn)行刪除，也難以發(fā)現(xiàn)其中所存在的問題和確定。

1.2檔案的保密性問題

網(wǎng)絡(luò)上的任何終端設(shè)備都是利用能夠索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上的某一個(gè)設(shè)備上的電子文件，同樣的，在另外一方面，一個(gè)終端的信息文件可以同時(shí)發(fā)給幾個(gè)網(wǎng)絡(luò)上的終端，這樣對(duì)于一段時(shí)間內(nèi)所需要的內(nèi)容進(jìn)行保密，或者是可以限制提供利用內(nèi)容的安全保密問題，這樣就帶來了全新的威脅。

1.3檔案保留時(shí)間過長

在當(dāng)前，隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入，現(xiàn)在有很多的單位都基本上實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，所有的情況和決策存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上，只需要進(jìn)行操作一下鍵盤便可以得到所有需要的資源信息，而且，這種方法可以使得檔案存儲(chǔ)簡化程序操作，但是，如果是網(wǎng)絡(luò)突然出現(xiàn)癱瘓，這樣就很容易出現(xiàn)黑客的問題，如果情況嚴(yán)重的話，遇到病毒問題和其他方面故障，電子文件就會(huì)同時(shí)消失，造成難以預(yù)料的經(jīng)濟(jì)損失。2.4軟件管理的統(tǒng)一問題在當(dāng)前的計(jì)算機(jī)軟件研發(fā)過程中，很多方面都是落后于硬件的發(fā)展，已經(jīng)不能完全適應(yīng)各個(gè)方面的信息管理需求，并且，在檔案管理的過程中，各個(gè)地區(qū)之間以及單位之間不適用統(tǒng)一的軟件，這樣就會(huì)影響到互相之間的利用程度和互聯(lián)網(wǎng)的問題。

2如何做好相應(yīng)的電子檔案文件管理

2.1做好相應(yīng)的技術(shù)處理工作，實(shí)施文件管理戰(zhàn)略

從一般的情況來看，新型文件資料的歸檔處理是非常重要的，這就必須要求檔案管理者深入分析文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接受和處置等工作進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)，這樣就能夠切實(shí)保護(hù)好電子文件原始信息，從而可以更好地進(jìn)行文件信息重組，在另一個(gè)方面，可以通過采取技術(shù)上的科學(xué)處理，能夠進(jìn)一步做好信息的及時(shí)歸檔，例如，可以將一些歸檔的電子文件逐步改為“只讀性”文件，就是只能讀不能進(jìn)行相應(yīng)的更改文件，這樣就能夠識(shí)別相應(yīng)的電子文件，切實(shí)保護(hù)好電子文件的原始信息，確保各個(gè)電子文件的可靠性，在機(jī)關(guān)檔案管理中發(fā)揮重要的作用。

2.2進(jìn)一步解決好電子檔案的保存問題

從一般的情況來看，通過化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，要想進(jìn)行長期保存，這就需要信息上的讀出必須是無接觸性的，也就是不存在磨損問題。電子文件信息上的記錄必須要在介質(zhì)層面上被密封在塑料保護(hù)層面上，這樣就能夠確保不被外界磁場上的影響，但是，我們也知道，電子檔案文件所能夠形成的時(shí)間是非常短的，一般是缺乏實(shí)際中所存儲(chǔ)驗(yàn)證，從以上的情況中可以看出，電子檔案管理的長期化，這必須要有待檔案管理者進(jìn)行深入分析和研究的客體，為此，對(duì)于一些保存時(shí)間較長的檔案，必須要進(jìn)行備份，這樣就能夠有效防止出現(xiàn)各種問題。

2.3不斷規(guī)劃維護(hù)好電子文件的真實(shí)性和安全性法規(guī)

在電子文件的形成過程中，只有實(shí)現(xiàn)文件的處理和歸檔，電子檔案才能得以進(jìn)行保存，并且能力利用各種環(huán)節(jié)，確保各個(gè)信息丟失之后能找回，即便是擁有完整的信息安全技術(shù)，需要改變相應(yīng)的管理措施，確保各項(xiàng)措施得到落實(shí)，為此，我們就必須要建立相應(yīng)的法律法規(guī)和管理制度，這在很多程度上可以維護(hù)好電子檔案的原始性和真實(shí)性，使得人們能夠自覺地遵守相應(yīng)的規(guī)章，只有通過立法來確認(rèn)相應(yīng)的電子文件，同時(shí)，電子檔案法律憑證必須要做到，確保各個(gè)國家檔案來實(shí)現(xiàn)管理部門電子文件和電子檔案。

2.4確立電子檔案的安全指標(biāo)體系

目前，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在電子檔案管理中得到廣泛的運(yùn)用，這樣在一定程度上可以極大提升檔案管理的工作效率和質(zhì)量，進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案管理的社會(huì)影響力，同樣的，在另外一個(gè)方面，對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作也提出了新的要求，例如是存儲(chǔ)介質(zhì)上的不穩(wěn)定性，以及一些信息技術(shù)過于久遠(yuǎn)，在面對(duì)黑客和電腦病毒破壞等方面顯得無能為力，而且，由于電子檔案管理是一個(gè)全新的過程，而不是產(chǎn)品的生產(chǎn)過程，我們不能利用一個(gè)安全產(chǎn)品就能夠?qū)⑺械膯栴}都解決。所以，針對(duì)目前的情況，首要目標(biāo)就是要能夠識(shí)別信息系統(tǒng)所存在的問題，其中就包括是風(fēng)險(xiǎn)本身可能所存在的各種安全風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)這些威脅進(jìn)行科學(xué)研究和評(píng)估，采用更加科學(xué)高效的模型和方法進(jìn)行全面地評(píng)價(jià)，才能真正的做到檔案管理的高效管理。

3結(jié)語

從當(dāng)前的情況分析來看，只有做好相應(yīng)的技術(shù)處理工作，實(shí)施文件管理戰(zhàn)略，不斷規(guī)劃維護(hù)好電子文件的真實(shí)性和安全性法規(guī)，確立電子檔案的安全指標(biāo)體系，才能更好地加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案的高效管理。

作者：胡海敏 單位：中共豐縣縣委辦公室