高校檔案管理中的計算機網(wǎng)絡論文

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一、計算機網(wǎng)絡技術(shù)在高校檔案管理中的實踐

計算機網(wǎng)絡技術(shù)在高校檔案管理中的實踐，為檔案管理提供了極大的幫助，使檔案的分類整理開始系統(tǒng)、規(guī)范化，檔案管理開始進入信息自動化的行列。如今，高校已建成屬于自己學校的內(nèi)部網(wǎng)絡，為檔案的管理提供了一個必要的條件。首先，構(gòu)建專門的檔案管理系統(tǒng)。在學校的網(wǎng)絡技術(shù)運用的大背景下，要建立專門的管理檔案的網(wǎng)絡系統(tǒng)，學校各部門的檔案要按一定的規(guī)范歸檔，將其檔案整理、分類、錄入網(wǎng)絡系統(tǒng)中，使學校各部門可以進行資源共享。其次，要培養(yǎng)專門檔案的管理工作人員。檔案進入網(wǎng)絡后,文檔管理的各項工作都要運用計算機,這就決定檔案管理工作人員要掌握一定的計算機基礎(chǔ)知識,而且要熟悉使用檔案管理的軟件。檔案管理工作人員,還要培養(yǎng)針對網(wǎng)絡出現(xiàn)的各種問題進行處理的能力。檔案管理是一個復雜的過程。針對各個程序需要不同的工作人員，比如對檔案的收集整理收入的檔案收錄員,對檔案進行核實的檔案偵查員,針對檔案整個系統(tǒng)全面了解的檔案管理員.不同的工作人員有不同的職能。分工合作，不但減輕工作量，而且可以盡量減少錯誤。最后，要及時對檔案管理系統(tǒng)進行安全維護。隨著網(wǎng)絡技術(shù)的普遍應用，利用網(wǎng)絡技術(shù)來竊取檔案的機密文件隱患也開始浮出水面。因此，檔案管理人員要時刻維護網(wǎng)絡的安全，不要讓犯罪分子有機可乘，以防止機密文件泄露。

二、計算機網(wǎng)絡技術(shù)在檔案管理中實踐的成效

（一）檔案收集更快速和全面

傳統(tǒng)的檔案收集要利用大量的時間去學校的各部門收集，即使這樣，也難免有遺漏的，使檔案收集不全。計算機網(wǎng)絡技術(shù)的實踐,使檔案的收集更方便，檔案工作人員可以利用網(wǎng)絡來進行檔案的收集和審核。學校各部門和院系可以把自己的檔案利用網(wǎng)絡傳送到檔案管理處,或直接把檔案內(nèi)容錄入到檔案系統(tǒng)中,檔案工作人員隨時到各單位的專屬文件夾中提取資料,使檔案的收集更加全面，不會遺漏。

（二）跟上了辦公自動化大趨勢的節(jié)奏

傳統(tǒng)的檔案管理利用人力進行檔案的收集整理，因此，文件在收集整理完全結(jié)束時才能歸檔保存,過程特別繁瑣，而計算機網(wǎng)絡的實踐,文件可以在計算機上順利進行。檔案人員可以在計算機上對檔案進行分類歸檔。提高了高校工作效率，跟上了辦公自動化大趨勢的節(jié)奏。

（三）使檔案資源共享得以實現(xiàn)

傳統(tǒng)的檔案查詢都是利用管理人員的手工操作,檔案管理采用封閉式的管理方式,最重要的是查詢手續(xù)復雜，而檔案信息為學校提供了很好的服務。網(wǎng)絡技術(shù)的運用促進了檔案內(nèi)容公開化，而檔案內(nèi)容可以網(wǎng)上查詢和利用。檔案館可以利用網(wǎng)向絡學校各單位介紹學校檔案館的具體情況。需要資料的可以通過網(wǎng)絡查閱有用的資料，計算機技術(shù)及網(wǎng)絡技術(shù)的實踐使檔案資源共享得以實現(xiàn)。

（四）檔案整理的工作人員素質(zhì)有明顯的提高

網(wǎng)絡技術(shù)的實踐要求檔案整理的工作人員，具有一定的技術(shù)能力，掌握基本的計算機基礎(chǔ)知識及實際的操作能力。分工合作，發(fā)揮不同職能的工作人員具有自己的技術(shù)，為適應工作的要求，工作人員一定要努力學習專門的知識，培養(yǎng)自己的能力，因此，檔案整理的工作人員素質(zhì)有明顯的提高。

三、總結(jié)

計算機網(wǎng)絡技術(shù)在高校的檔案管理中的實踐，收到了很好的效果，是順應辦公自動化進程的合理嘗試，盡管仍會有很多值得改善的地方，但是整體方向卻是可觀的。

作者：馮玉成 單位：內(nèi)蒙古廣播電視大學