機(jī)關(guān)檔案管理計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用

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摘要：技術(shù)的革新是時(shí)展的重要?jiǎng)恿?，近年?lái)，在社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，出現(xiàn)了信息技術(shù)。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)屬于劃時(shí)代技術(shù)，這項(xiàng)技術(shù)在我國(guó)當(dāng)前的各個(gè)領(lǐng)域中都發(fā)揮出了非常重要的作用，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)具有許多現(xiàn)代化功能，可以實(shí)現(xiàn)信息的高速傳遞和處理，加速了人們的生活節(jié)奏，推動(dòng)了時(shí)代的進(jìn)步。在機(jī)關(guān)檔案管理過(guò)程中應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)，管理效率可以得到明顯的提升，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理信息化進(jìn)行分析，并且提出了幾點(diǎn)淺見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理；管理模式；計(jì)算機(jī)信息技術(shù)

一、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中應(yīng)用的重要意義

（一）拓展檔案資源范圍對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，在根本上改變了傳統(tǒng)的管理模式，有效的提升了檔案管理的效率，拓展檔案管理資源的范圍。在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理工作中，檔案資源獲取的方式非常單一，資源的獲取量以及準(zhǔn)確性都不能滿足實(shí)際的工作需求，檔案資源的缺失，會(huì)給機(jī)關(guān)單位的工作帶來(lái)漏洞，影響到我國(guó)行政工作的正常開(kāi)展。在信息時(shí)代的背景下，這種技術(shù)上的現(xiàn)實(shí)可以得到有效的突破，信息化的機(jī)關(guān)檔案管理模式，在檔案資源的獲取上具有先天性的優(yōu)勢(shì)，資源獲取范圍更廣，而且檔案獲取的速度和準(zhǔn)確性都可以得到保證，為機(jī)關(guān)單位的工作提供有效的依據(jù)。

（二）實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化的檔案管理在信息時(shí)代，機(jī)關(guān)檔案管理工作必須要結(jié)合社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)及時(shí)的進(jìn)行革新，信息化的檔案管理模式已經(jīng)成為了檔案管理工作必然的發(fā)展方向。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在其中的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化，在信息技術(shù)的作用下，把檔案管理工作中的各個(gè)分項(xiàng)工作進(jìn)行串聯(lián)，形成一個(gè)完善的系統(tǒng)，形成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模式，是機(jī)關(guān)檔案管理工作創(chuàng)新的一種重要表現(xiàn)形式，這種變化表明了我國(guó)正式的進(jìn)入到了信息時(shí)代，具有非常重要的意義。

（三）減少檔案留存風(fēng)險(xiǎn)在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理過(guò)程中，檔案的存儲(chǔ)需要采用紙張的方式，這種紙質(zhì)媒介會(huì)占用大量的空間，在檔案信息調(diào)閱的過(guò)程中非常的不便利，工作效率很低，而且這種檔案管理方式，檔案信息非常容易破損和遺失，給機(jī)關(guān)單位工作的開(kāi)展造成嚴(yán)重的阻礙。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，可以有效的消除傳統(tǒng)管理模式中存在的弊端，信息化的辦公方式具有高效、快捷的特點(diǎn)，大量的機(jī)關(guān)檔案信息可以使用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件進(jìn)行保存，如圖一所示，有效的解決了空間占用率大的問(wèn)題，而且管理人員可以把這些檔案信息進(jìn)行分類(lèi)處理，按照一定的順序編制檔案目錄，在需要這些檔案信息的時(shí)候，可以快速的進(jìn)行搜索和獲取，從而提升了機(jī)關(guān)單位的工作效率，這種信息化的檔案信息存儲(chǔ)方式不容易發(fā)生丟失和破損，但是需要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，避免病毒的入侵給機(jī)關(guān)檔案管理造成消極影響。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用建議

（一）積極的革新管理理念對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要想在這項(xiàng)工作中充分的發(fā)揮出計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的重要作用，就需要在觀念上有所改變，只有在思想上對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)產(chǎn)生認(rèn)可，才能推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。長(zhǎng)期以來(lái)，受到傳統(tǒng)管理理念的影響，我國(guó)的許多機(jī)關(guān)檔案管理人員在思想上對(duì)信息技術(shù)的存在偏見(jiàn)，這也是造成檔案管理信息化遲遲不能推行的重要因素，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)檔案管理人員需要沖破傳統(tǒng)的觀念的限制，認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的重要性和先進(jìn)性，在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，積極的融入這項(xiàng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)收集、處理以及共享。機(jī)關(guān)單位要加大資金投入，購(gòu)置各種信息化設(shè)備，為信息化的機(jī)關(guān)檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的硬件條件，利用信息技術(shù)，提升機(jī)關(guān)檔案管理的效率。

（二）提升檔案管理人員素養(yǎng)檔案管理工作的信息化，不是簡(jiǎn)單的把檔案工作與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的結(jié)合，而是需要采用合理的方式，實(shí)現(xiàn)兩者的深度融合，形成一個(gè)系統(tǒng)會(huì)的檔案管理模式，只有這樣才能充分的發(fā)揮出計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的重要作用。這種新型的檔案管理模式對(duì)人員素養(yǎng)的要求非常高，機(jī)關(guān)單位要定期的委派機(jī)關(guān)檔案管理人員外出學(xué)習(xí)，提升他們的信息技術(shù)素養(yǎng)以及信息技術(shù)的應(yīng)用能力，在工作中可以靈活的運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的高效獲取和和實(shí)時(shí)共享。另外，在機(jī)關(guān)檔案管理人員的委任上，機(jī)關(guān)單位要把計(jì)算機(jī)信息素養(yǎng)作為一個(gè)重要的考察目標(biāo)，通過(guò)人員素養(yǎng)的提升，推動(dòng)信息化建設(shè)。

（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作上文中提到過(guò)，在信息化的機(jī)關(guān)檔案管理模式中，各種檔案信息的安全性雖然相較于傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)模式有所提升，但是還是會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的威脅，所以，為了避免檔案信息的遺失，保證檔案信息的完整性，機(jī)關(guān)單位需要做好安全防護(hù)工作，減少網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的存在。信息技術(shù)帶來(lái)的不僅僅是便利的工作條件和眾多的應(yīng)用功能，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，機(jī)關(guān)檔案管理的信息化，也無(wú)形中增加了許多的管理風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境異常復(fù)雜，網(wǎng)絡(luò)病毒會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生嚴(yán)重的威脅，所以，機(jī)關(guān)單位在信息化建設(shè)的同時(shí)，還需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。要定期的使用殺毒軟件對(duì)機(jī)關(guān)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行查殺，消除系統(tǒng)中存在的漏洞，減少網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的存在，機(jī)關(guān)單位要使用防火墻技術(shù)以及隔離網(wǎng)閘技術(shù)，把單位的網(wǎng)絡(luò)與外界的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離，拒絕各種非法訪問(wèn)。另外，在機(jī)關(guān)單位運(yùn)行的過(guò)程中，內(nèi)部的工作在要規(guī)范自己的網(wǎng)絡(luò)行為，不要訪問(wèn)一些非法網(wǎng)站，要選擇正規(guī)的網(wǎng)站進(jìn)行瀏覽，對(duì)網(wǎng)頁(yè)中彈出的一些小窗口和小廣告要及時(shí)的關(guān)閉，減少病毒植入的風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)安全性的提升，為機(jī)關(guān)檔案管理的信息化提供一個(gè)綠色的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代的背景下，機(jī)關(guān)檔案管理工作與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的融合已經(jīng)成為了時(shí)代的必然選擇。機(jī)關(guān)單位的管理者需要及時(shí)的更新自己的理念，充分的認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，利用這種新型的機(jī)關(guān)檔案管理模式，提升機(jī)關(guān)單位的工作效率，推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者：張莉 單位：江蘇建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院保衛(wèi)處