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摘要:互聯(lián)網(wǎng)的普及使許多企業(yè)意識到信息化管理的重要性,計算機(jī)信息系統(tǒng)能夠提升企業(yè)的工作效率和管理水平,但目前的計算機(jī)信息系統(tǒng)管理上依舊存在著一些問題,文章對這些問題進(jìn)行分析并給出一些建設(shè)性對策,希望能夠推進(jìn)我國計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的發(fā)展。
關(guān)鍵詞:計算機(jī)信息系統(tǒng);集成項目;管理
引言
計算機(jī)信息系統(tǒng)具有人機(jī)交互、數(shù)據(jù)密集的特點,以大型互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)硬件為載體,完成數(shù)據(jù)信息的收集、處理、存儲、應(yīng)用。計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目管理主要是為了能夠提升系統(tǒng)集成項目的整體性能,降低運行成本,提升工作效率。
1計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目發(fā)展中的現(xiàn)存問題
1.1項目的范圍不明確
計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目還處于較為初步的發(fā)展階段,許多客戶在項目初期還處于探索的狀態(tài),甚至對于項目的發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)都有較大的不確定性,在要求設(shè)計方進(jìn)行設(shè)計時,也都會選擇承包方直接完成全部設(shè)計,這就會使得設(shè)計成品與客戶的需求存在著差異。在項目實施的過程中,隨著客戶對相關(guān)內(nèi)容的深入和了解,也會提出更進(jìn)一步的要求,這就會使項目發(fā)生一些改變。項目范圍不明確不僅僅是客戶的原因,有時業(yè)務(wù)部門沒有深入為客戶介紹相關(guān)內(nèi)容也會導(dǎo)致客戶難以準(zhǔn)確表達(dá)對項目的需求[1]。
1.2項目的范圍管理失控
在項目的實施過程中,任何一個方面的細(xì)小偏差都可能會帶來后續(xù)龐大的連鎖反應(yīng),但如果初始的小錯誤沒有被管理人員意識到,則在被發(fā)現(xiàn)時可能就發(fā)展到難以控制的局面。此外,在項目的內(nèi)容出現(xiàn)變更時,項目的工作人員可能并不重視,也沒有向上層及時反饋,在項目管理水平較差的情況下,項目變更的執(zhí)行力較差,也可能會導(dǎo)致項目的范圍管理失控。
1.3項目團(tuán)隊管理不當(dāng)
計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目需要許多精通相關(guān)技術(shù)的高素質(zhì)人才,共同協(xié)商完成相應(yīng)的工作,在實際情況下,一些團(tuán)隊的管理能力較差,重視技術(shù)水平,但嚴(yán)重輕視管理質(zhì)量,導(dǎo)致團(tuán)隊的協(xié)調(diào)合作能力較差,員工之間嚴(yán)重缺乏有效的溝通,影響了資源的使用效率,導(dǎo)致項目最終失敗的結(jié)果。
1.4風(fēng)險管控意識不足
項目一般都會伴隨著風(fēng)險而存在,但許多項目的管理者缺乏對風(fēng)險的防范意識,難以意識到風(fēng)險管控的重要性,在一定程度上影響了項目的成功概率。
2計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的特點
互聯(lián)網(wǎng)在我國已經(jīng)得到了高度普及,與此對應(yīng),我國的電腦和軟件系統(tǒng)發(fā)展也非常優(yōu)異,在電腦設(shè)備出現(xiàn)問題時,技術(shù)人員就需要對操作系統(tǒng)進(jìn)行處理,而一個單位中計算機(jī)的數(shù)量非常多,如果逐一對所有出現(xiàn)問題的計算機(jī)進(jìn)行處理,就需要耗費較大的人力資源和物力資源,而且還難以保證維修質(zhì)量。這一問題在科技逐漸發(fā)展的現(xiàn)在得到了一定程度的解決,解決方法就是優(yōu)化單位內(nèi)部的計算機(jī)信息系統(tǒng)。技術(shù)人員可以根據(jù)不同單位的工作內(nèi)容確定計算機(jī)的優(yōu)化方向,對所有的計算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用方式進(jìn)行優(yōu)化,如辦公類單位可以進(jìn)行單位管理系統(tǒng)的優(yōu)化,如生產(chǎn)類單位可以進(jìn)行生產(chǎn)管理系統(tǒng)的優(yōu)化。系統(tǒng)集成應(yīng)用涉及諸多的方面,能夠有效提升信息系統(tǒng)的使用價值,可以說系統(tǒng)集成不僅僅是科技上的進(jìn)步,也是技術(shù)上的創(chuàng)新,更是藝術(shù)層面上的延伸。而計算機(jī)信息系統(tǒng)的集成項目涉及的方面非常廣泛,工作人員需要完成系統(tǒng)布線、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)化、設(shè)備集成、功能集成、信息集成、系統(tǒng)統(tǒng)一、資源共享等工作,以此來保證計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的高效性、便利性[2]。
3重視計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的范圍管理工作
計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的最終目的就是給客戶提供相應(yīng)的服務(wù),因此在項目之前就應(yīng)該與客戶進(jìn)行深層次的交流,切實了解客戶的真正需求。對此,管理層可以邀請專家或有豐富經(jīng)驗的老員工編制交流手冊,業(yè)務(wù)人員可以根據(jù)交流手冊與客戶進(jìn)行交流,詳細(xì)了解客戶的需求。在掌握相關(guān)的信息后,基于交流手冊并結(jié)合專業(yè)知識,用較為通俗的語言和客戶確認(rèn)項目需求。在這個過程中,業(yè)務(wù)人員應(yīng)該循序漸進(jìn)地與客戶達(dá)成共識,確保得到的信息是準(zhǔn)確有效的。在得到所有的信息后,將客戶的需求制作成文件,并與客戶再次進(jìn)行溝通交流,確保文件上的內(nèi)容是客戶真正需要的。其次,管理人員也可以制定項目的分解結(jié)構(gòu),將項目預(yù)期成果進(jìn)行框架分類,每一個類別的內(nèi)容進(jìn)行最高程度的細(xì)化,將每一份工作的任務(wù)和責(zé)任安排到具體的人員并實行責(zé)任制,以此來提升項目的工作效率,在出現(xiàn)問題時也能及時找出負(fù)責(zé)人員,降低項目過程中的風(fēng)險[3]。以對計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的范圍管理工作進(jìn)行規(guī)定為例,首先,管理人員可以在招聘業(yè)務(wù)人員后,對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行為期一周的培訓(xùn),培訓(xùn)的內(nèi)容為與客戶的溝通方式與溝通內(nèi)容,幫助業(yè)務(wù)員掌握如何與客戶進(jìn)行通俗且符合專業(yè)知識的交流。在培訓(xùn)完成后,對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行考核,考核官可以以客戶的身份與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行模擬交流,了解業(yè)務(wù)人員在實際情況下能否良好地完成業(yè)務(wù)交流。為了能夠做好計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的范圍管理工作,管理人員還可以制定WBS項目分解計劃。首先,對項目的計劃、實施過程、過程管理進(jìn)行準(zhǔn)確的闡述。然后,將項目的工作進(jìn)行詳細(xì)的分解,將分解的結(jié)果盡量控制在每一項的工作在7天以內(nèi),每一項工作要具體安排到人,如果個人難以完成,將工作安排到具體的小組。實施責(zé)任制和獎罰制度,如果某項任務(wù)在規(guī)定的計劃內(nèi)沒有完成,則追究工作指定人或工作小組的責(zé)任,并進(jìn)行經(jīng)濟(jì)懲罰;每個月對本月內(nèi)的工作進(jìn)行考核,選擇3個工作人員或團(tuán)隊進(jìn)行表揚,增加本月獎金的1/3,以此來提升工作人員的工作積極性。
4提升團(tuán)隊綜合能力
項目是由一個團(tuán)隊完成,如果想要提升項目的完成質(zhì)量,就要提升團(tuán)隊的工作能力。首先,在項目開展之前應(yīng)該選擇一個可靠的項目經(jīng)理。集成項目涉及的范圍廣泛,接觸的部門也非常多,為了確保各個部門之間的溝通交流效果,項目的負(fù)責(zé)人應(yīng)該具備團(tuán)隊意識、專業(yè)能力、管理能力、人際交往能力。項目的管理人員也應(yīng)該堅持“以人為本”的管理理念,基于項目的發(fā)展情況并結(jié)合激勵機(jī)制,充分為員工考慮,提升所有員工的工作積極性和團(tuán)隊的凝聚力。其次,項目的管理人員可以和項目經(jīng)理一起對工作人員進(jìn)行分組,根據(jù)每一個人的特長安排合適的工作,盡可能做到人盡其才,物盡其用。最后,為了增強(qiáng)團(tuán)隊工作人員之間的默契度,團(tuán)隊也可以定期組織一些團(tuán)建活動,增進(jìn)員工之間的感情,讓工作人員能夠更專注地投入工作。以通過提升團(tuán)隊的綜合能力來提升計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的工作質(zhì)量為例,在項目開展之前,企業(yè)的管理人員可以從企業(yè)內(nèi)部選出最適合擔(dān)任項目經(jīng)理的人員,或從市場上高價聘請優(yōu)質(zhì)人才擔(dān)任項目經(jīng)理,負(fù)責(zé)項目的一切事宜。水能載舟,亦能覆舟,一個企業(yè)只有留住員工的民心,才能夠更好地發(fā)展未來。此外,基層的工作人員完成了大部分的工作,對工作中的詳細(xì)情況最為了解,工作人員在發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問題后,如果想要將問題傳達(dá)給上級,則上級可能會敷衍了事或曲解意思,管理層也難以及時發(fā)現(xiàn)基層工作中的問題。因此企業(yè)要堅持“以人為本”的管理理念,可以由人事部牽頭,在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立員工建議信箱,也可以在企業(yè)的官網(wǎng)上設(shè)立員工建議反饋功能,員工可以在信箱內(nèi)投匿名信,也可以在官網(wǎng)上匿名發(fā)表個人建議,人事部要安排工作人員每周從信箱內(nèi)收取相關(guān)信件,在網(wǎng)站上翻閱相關(guān)建議。在查閱的過程中挑選出其中的所有有效信息并整理歸類,在人事部的每周例會上將所有的信息一一進(jìn)行討論,根據(jù)建議和反饋優(yōu)化工作策略。為了能夠提升員工對企業(yè)的忠誠度,企業(yè)應(yīng)該重視員工建議和反饋這一個環(huán)節(jié),對人事部的建議處理工作進(jìn)行監(jiān)督,避免人事部的工作人員因為個人原因忽略任何一條有用的建議。企業(yè)還可以每年組織員工進(jìn)行1~2次為期一周的旅游活動,由公司承包交通、住宿、景點費用,鼓勵員工積極參與。企業(yè)也可以每年舉辦3~5次專業(yè)技能比賽,設(shè)立一些獎項,激勵員工積極參與比賽,使員工自發(fā)學(xué)習(xí)專業(yè)技能,進(jìn)而提升專業(yè)能力,還能營造公司氛圍,積累公司文化底蘊。
5加強(qiáng)風(fēng)險管控力度
風(fēng)險管控是集成項目中的重要工作環(huán)節(jié),管理者應(yīng)該重視風(fēng)險管理這一環(huán)節(jié),積極吸取國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗,不斷優(yōu)化風(fēng)險管理策略。首先,管理人員可以對項目中可能存在的風(fēng)險因素進(jìn)行全盤分析,判斷每一種因素的風(fēng)險大小及對各個環(huán)節(jié)的影響,并明確給出風(fēng)險發(fā)生時的解決策略。企業(yè)管理人員可以在項目進(jìn)行的過程中,根據(jù)實際情況和理念的創(chuàng)新,不斷對風(fēng)險管理進(jìn)行改革,逐漸形成完善的、系統(tǒng)的風(fēng)險管控體系,實現(xiàn)項目風(fēng)險的全程動態(tài)化管理,推進(jìn)項目風(fēng)險管理的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。以通過加強(qiáng)風(fēng)險管控力度來提升計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的工作質(zhì)量為例,首先在項目之前,管理人員就可以組織建立風(fēng)險管控小組,在項目計劃完成之后,由風(fēng)險管控小組對項目計劃進(jìn)行評價,明確每一個環(huán)節(jié)中的風(fēng)險因子,并闡述每一個風(fēng)險因子的危險程度和影響。第二步,由項目的管理人員與風(fēng)險管控小組一起對項目進(jìn)行細(xì)節(jié)上的修改,減少風(fēng)險因子,降低風(fēng)險的危害程度。第三步,在項目進(jìn)行的過程中,由風(fēng)險管控小組對各個環(huán)節(jié)的工作情況進(jìn)行把控,及時規(guī)避各種風(fēng)險因子,在出現(xiàn)問題時及時進(jìn)行處理,降低風(fēng)險對項目的影響。
6結(jié)語
目前,許多企業(yè)都已經(jīng)建成了信息集成系統(tǒng),對項目進(jìn)行管理能夠提升項目的安全和效率,但目前的基層項目管理工作中仍然存在著諸如項目范圍不明確、項目范圍管理失控、團(tuán)隊管理不當(dāng)、風(fēng)險管控意識不足等問題,本文提出了一些改進(jìn)建議,希望信息系統(tǒng)集成項目能夠為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
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作者:李芳 單位:湖北三江航天紅林探控有限公司