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加強(qiáng)石油企業(yè)合同管理探討

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加強(qiáng)石油企業(yè)合同管理探討

摘要:合同是石油企業(yè)相互貿(mào)易的經(jīng)濟(jì)形式,也是企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的重要法律保障,在合同管理過(guò)程中采用正確的風(fēng)險(xiǎn)防范和規(guī)避方法,對(duì)石油企業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞:合同管理; 合同履行; 合同審批

如今,企業(yè)之間都是通過(guò)合同形式來(lái)建立經(jīng)濟(jì)關(guān)系,隨著企業(yè)發(fā)展壯大,合同簽約量逐年增加,合同管理已成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分。由于石油企業(yè)特殊的生產(chǎn)、銷售、儲(chǔ)運(yùn)及服務(wù)要求,石油企業(yè)合同主要呈現(xiàn)出合同種類多、合同數(shù)量多、合同金額大等特點(diǎn)。在當(dāng)前國(guó)際石油市場(chǎng)相對(duì)低迷和不斷變化的大背景下,加強(qiáng)合同管理,對(duì)石油企業(yè)來(lái)說(shuō)既是一次挑戰(zhàn),也是一次機(jī)遇。因此當(dāng)前如何做好石油企業(yè)的合同管理工作,對(duì)提高石油企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益意義重大。

一、石油企業(yè)在合同管理中存在的問(wèn)題

雖然中石油也制定了統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng),但是合同管理在某些方面還存在著一些有待解決的問(wèn)題,一定程度上約束了企業(yè)的發(fā)展,就從目前石油企業(yè)合同管理運(yùn)行來(lái)看,主要存在以下幾個(gè)方面問(wèn)題:

1.合同法律意識(shí)淡薄。合同簽約可以說(shuō)是整個(gè)合同運(yùn)行過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)最大的部分,很多石油企業(yè)簽訂合同時(shí)法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄。首先簽訂合同主體不合格,如果不是合同當(dāng)事人簽訂的合同,這種無(wú)效合同將給企業(yè)帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)損失;其次,合同條款不平等,給企業(yè)的發(fā)展埋下嚴(yán)重的隱患;再次,合同文字不嚴(yán)謹(jǐn),如發(fā)生爭(zhēng)議,在合同的履行階段容易導(dǎo)致合同中止,損害各方經(jīng)濟(jì)利益;最后,有些石油企業(yè)還利用空白合同文本、不規(guī)范使用行政公章,一旦發(fā)生糾紛,在訴訟時(shí)就會(huì)處于劣勢(shì)地位。

2.合同管理不到位,事后合同多。所謂事后合同是指合同履行前不簽合同,當(dāng)合同履行完,才補(bǔ)簽合同的行為。簽訂合同的目的就是明確雙方權(quán)利義務(wù),規(guī)范雙方交易行為,防范交易風(fēng)險(xiǎn)。而在中石油合同管理系統(tǒng)網(wǎng)中提交上去的個(gè)別合同,其實(shí)已經(jīng)在執(zhí)行或者執(zhí)行完了,只是為了應(yīng)付各種檢查而在事后補(bǔ)個(gè)合同,這種事后合同規(guī)避了石油企業(yè)各職能部門對(duì)合同的審查,弱化了石油企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督控制,使企業(yè)交易行為處于失控狀態(tài),處于企業(yè)規(guī)章制度約束之外,如果后期發(fā)生糾紛,便無(wú)法取證,難以確定雙方責(zé)任。

3.合同審批把關(guān)環(huán)節(jié)不嚴(yán)。合同管理員將合同上傳到中石油合同管理系統(tǒng)網(wǎng)中,由于不同的合同大致都要經(jīng)過(guò)合同立項(xiàng),合同選商,合同選商結(jié)果,合同申報(bào)等信息填寫及不同職能部門要反復(fù)審批把關(guān),有些部門審批合同時(shí)對(duì)公開招標(biāo),邀請(qǐng)招標(biāo)及單獨(dú)談判把關(guān)不嚴(yán),有些甚至長(zhǎng)期不登錄查看合同管理系統(tǒng)網(wǎng),造成合同一直被卡在部分審批環(huán)節(jié),影響后期簽約時(shí)間,影響企業(yè)發(fā)展。有些部門審批合同時(shí),粗心大意,走馬觀花,不仔細(xì)審核,易于對(duì)合同出現(xiàn)玩忽職守的把關(guān)失誤。4.未進(jìn)行合同履行動(dòng)態(tài)管理。合同履行過(guò)程中,未對(duì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,對(duì)于履行過(guò)程中合同變更、合同糾紛處理不及時(shí),易于使合同預(yù)期與未來(lái)實(shí)際結(jié)果發(fā)生差異,因此給石油企業(yè)造成損害,甚至錯(cuò)過(guò)正確行使法律賦予相關(guān)的不安抗辯權(quán)、先履行抗辯權(quán)等權(quán)力時(shí)間,未及時(shí)要求對(duì)方承擔(dān)相關(guān)責(zé)任,而給自身帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。

二、石油企業(yè)加強(qiáng)合同管理的有效對(duì)策

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)體制和石油市場(chǎng)的不斷變化,石油企業(yè)想要將經(jīng)濟(jì)目的充分實(shí)現(xiàn),在激烈地市場(chǎng)永葆青春,就務(wù)必對(duì)合同管理做到法律化、專業(yè)化、科學(xué)化,秉承持續(xù)改進(jìn),不斷創(chuàng)新,追求完美的思想,切實(shí)提高合同管理能力,保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)有序發(fā)展。

1.樹立合同法律風(fēng)險(xiǎn)的防控意識(shí)。法律是貫穿石油企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)始終的重要標(biāo)尺和保護(hù)自身的依據(jù),在管理合同時(shí),必須具備一定的法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),避免合同糾紛,才能確保企業(yè)在合同制定運(yùn)行各環(huán)節(jié)都能有效正常運(yùn)行。石油企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)應(yīng)存在于各個(gè)管理過(guò)程中,在簽訂合同時(shí),要對(duì)合同具體條款進(jìn)行審查,更要審查條款的實(shí)質(zhì)內(nèi)容及文字表述,做到安全無(wú)風(fēng)險(xiǎn),杜絕因法律屬性不熟悉或疏忽大意而使所訂立的合同缺乏法律構(gòu)成要素,做到防患于未然,這樣才有利于石油企業(yè)規(guī)范自己的合同管理,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

2.建立健全、科學(xué)的合同管理制度。石油企業(yè)要加強(qiáng)合同管理,就必須使合同管理規(guī)范化和科學(xué)化,就必須不斷完善合同管理制度,從合同資信調(diào)查、簽訂、審批、審查、備案、履行、糾紛處理、定期統(tǒng)計(jì)與考核等工作環(huán)節(jié),要建立健全、科學(xué)的合同管理制度。在制定合同管理方案前,應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)企業(yè)合同管理相關(guān)規(guī)定和流程,規(guī)范自身的合同管理制度,權(quán)責(zé)明確,管理層次分明,杜絕事后合同,最大限度避免石油企業(yè)陷入合同法律糾紛。嚴(yán)格的合同管理制度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒蹋捎行Э朔艘酝?xiàng)目管理分散和資金流失等現(xiàn)象,也避免了盲目采購(gòu),做到有章可循,從而提高企業(yè)信譽(yù),促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)制度的建立。

3.加強(qiáng)合同審批效率。合同審批工作本身是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,各個(gè)審批部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)知曉自身崗位職責(zé),積極、自覺(jué)、高效對(duì)上傳到中石油合同管理系統(tǒng)網(wǎng)中的合同進(jìn)行精細(xì)化把關(guān),定期登錄合同管理系統(tǒng),及時(shí)審批,對(duì)審批中出現(xiàn)的合同問(wèn)題,及時(shí)提出修訂意見,加強(qiáng)合同審批效率,可大大降低合同履約風(fēng)險(xiǎn),也可避免權(quán)力尋租、杜絕黑箱操作。

4.加強(qiáng)合同履行階段監(jiān)督和管理力度。石油企業(yè)合同履行階段是合同管理的核心,需加大履行的監(jiān)督管理力度,有效做到全過(guò)程控制,在履行階段實(shí)施精細(xì)化動(dòng)態(tài)管理尤為必要。企業(yè)要發(fā)揮自身監(jiān)督職能,一方面監(jiān)督合同執(zhí)行情況,及時(shí)避免各種影響合同正常履行的因素發(fā)生,如發(fā)生要在第一時(shí)間反饋,盡快解決問(wèn)題,降低違約概率。另一方面要定期對(duì)合同現(xiàn)場(chǎng)履行情況進(jìn)行跟蹤檢查記錄,加強(qiáng)與合同經(jīng)營(yíng)結(jié)算、財(cái)務(wù)等部門聯(lián)系合作,保證合同結(jié)算和變更結(jié)算的準(zhǔn)確性,確保合同驗(yàn)收、結(jié)算等環(huán)節(jié)得到有效監(jiān)督,避免石油企業(yè)產(chǎn)生財(cái)物損失。

5.實(shí)行合同考核責(zé)任制。明確責(zé)任是合同精細(xì)化管理的一個(gè)重要手段,合同履行的結(jié)果取決于合同項(xiàng)目組織的科學(xué)程度,石油企業(yè)應(yīng)根據(jù)合同業(yè)務(wù)需要,應(yīng)制定相應(yīng)的職權(quán)范圍、績(jī)效考核及激勵(lì)措施,激發(fā)相關(guān)人員對(duì)合同履行的積極性和認(rèn)真性。石油企業(yè)對(duì)合同相關(guān)人員實(shí)施內(nèi)部考核責(zé)任制度,不能僅限于企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的成本、收益問(wèn)題,需要綜合考慮企業(yè)合同涉及的價(jià)格、進(jìn)度、安全及質(zhì)量目標(biāo)、技術(shù)經(jīng)濟(jì)、政策風(fēng)險(xiǎn)和社會(huì)效益等等內(nèi)容,以相應(yīng)的權(quán)責(zé)分配和激勵(lì)措施,使合同責(zé)任人都能積極主動(dòng)地為圓滿履行合同而努力,全面提高石油企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。

6.加強(qiáng)合同資金管理。合同資金管理的核心之一是準(zhǔn)確衡量和確定合同合理的價(jià)格,保持合同收支平衡與合理推進(jìn)的統(tǒng)一。首先要加強(qiáng)資金管理的預(yù)見性,依據(jù)相關(guān)合同約定的支付條件,及時(shí)編制資金使用計(jì)劃,對(duì)計(jì)劃期內(nèi)的收支平衡情況進(jìn)行預(yù)測(cè)和把握,以便于資金調(diào)度,確保滿足資金需求;其次要建立支付臺(tái)賬,記錄合同內(nèi)容及預(yù)支付總金額、當(dāng)期支付額、累計(jì)支付額等財(cái)務(wù)信息,對(duì)存疑問(wèn)題要及時(shí)與財(cái)務(wù)部門對(duì)賬,定期查缺補(bǔ)遺。同時(shí),考慮企業(yè)實(shí)際需求、承受能力和財(cái)務(wù)成本,積極通過(guò)各種渠道做好資金籌集、調(diào)配工作,有效保障資金供給。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述,合同管理工作作為石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的重要組成部分,合同管理有效的實(shí)施需要從企業(yè)管理戰(zhàn)略、管理理念、企業(yè)制度、企業(yè)文化等方面進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃,石油企業(yè)應(yīng)秉承科學(xué)的合同管理理念,并建立起與之配套的合同管理制度,幫助石油企業(yè)形成良好的經(jīng)營(yíng)機(jī)制,對(duì)于合同的管理不僅包含合同的簽訂和履行,還應(yīng)包括對(duì)合同細(xì)節(jié)進(jìn)行科學(xué)、全面、規(guī)范的管理,提高石油企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益,促進(jìn)石油企業(yè)朝著可持續(xù)發(fā)展方向前進(jìn)。

作者:張冬冬 單位:中國(guó)石油西北銷售寶雞分公司