電子校務(wù)下院校檔案管理探究

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高校發(fā)展電子校務(wù)，加強了學(xué)校檔案部門與其他部門以及社會外界的聯(lián)系，檔案部門的工作效率也得到了提高，可是這也將給高校檔案管理帶來嚴重的安全威脅。在網(wǎng)絡(luò)這種大的背景下，計算機操作系統(tǒng)、硬件設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)黑客等等因素都將會造成檔案信息安全缺失，發(fā)生嚴重的泄露事件。所以，高校的檔案部門一定要能夠在積極利用檔案的同時，注重網(wǎng)絡(luò)安全問題，避免發(fā)生檔案泄露，保證檔案原件的安全。

一、電子檔案文件管理缺失

高校的檔案能夠?qū)W(xué)校每項工作的歷史情況展現(xiàn)出來，可以說是學(xué)校職工勞動與智慧成果。高校實行電子校務(wù)系統(tǒng)，已經(jīng)能夠進行電子化的文化處理，可是對于電子文件的歸檔以及保管問題卻逐步產(chǎn)生。目前，在高校檔案室所保存的只是一小部分的電子檔案文件，還有一大部分的文件都還存留在各個部門中，這嚴重制約了電子檔案信息的整合。高校應(yīng)該要加快電子檔案管理，跟上學(xué)校電子校務(wù)發(fā)展的腳步。

二、高校檔案管理與電子校務(wù)相協(xié)調(diào)的發(fā)展策略

（一）加強信息資源共享

檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)只要是來自不同業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，包括學(xué)生業(yè)務(wù)、人事業(yè)務(wù)、科研業(yè)務(wù)、教學(xué)業(yè)務(wù)、電子公務(wù)業(yè)務(wù)等等，這些業(yè)務(wù)信息目前還都是各個部門分別管理，信息資源無法得到溝通，針對此，高校應(yīng)該要實現(xiàn)資源共享，尤其是對于校園電子公務(wù)與檔案之間的對接，這應(yīng)該是實現(xiàn)資源共享內(nèi)容中的重點。高校應(yīng)該要不斷推出能夠適應(yīng)電子校務(wù)發(fā)展的資源共享方案，要能夠建立起健全的辦公自動化、檔案服務(wù)以及公文流轉(zhuǎn)等等系統(tǒng)，讓檔案的管理能夠與文件的管理進行對接，數(shù)據(jù)也都能夠進行轉(zhuǎn)換，逐步實現(xiàn)信息資源的共享，這將是許多高校檔案檔案工作的重點。

（二）加強檔案信息化建設(shè)

目前，很多高校的檔案還都是紙質(zhì)的檔案，只有很少的文件采用了數(shù)字化的記錄方式，雖然紙質(zhì)檔案管理流程已經(jīng)相對完全，可是這種紙質(zhì)檔案管理的手段與方法已經(jīng)不再適應(yīng)教育發(fā)展需求以及網(wǎng)絡(luò)信息化的步伐。高校必須要全面開展檔案信息化建設(shè)，要能夠?qū)n案的實體與信息進行分離，讓檔案管理朝著數(shù)字化、信息化發(fā)展。這不僅能夠?qū)⒏咝５臋n案信息資源變的豐富和完備，還能夠提升檔案信息服務(wù)的深度，達到進一步優(yōu)化高校檔案館藏結(jié)構(gòu)的目的、可是檔案信息種類繁多，不同的信息也具有不同的價值，開發(fā)利用的時限以及保密程度都存在不同，再加上檔案數(shù)字化成本過高，所以高校檔案管理人員應(yīng)該要選擇社會需求大，價值高的檔案信息進行數(shù)字化，建立起高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

（三）增強檔案安全防御能力

增強高校檔案的安全，一方面要加強技術(shù)的保障，從技術(shù)上來消除檔案管理中存在的隱患。這主要是通過權(quán)限的設(shè)置、個人身份的鑒別以及防火墻、數(shù)據(jù)庫備份等等措施，建立起防范系統(tǒng)；另一方面主要是通過制定嚴格地檔案管理制度。由于目前很多高校的檔案業(yè)務(wù)繁雜而且量多，并且都是有兼職人員進行負責，這樣一來就必須在整個工作的過程中建立起嚴格的適用于多個用戶的網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)，要以嚴格地程序以及制度來確保檔案信息的安全。

（四）增加電子文件的前端管理

文件從形成到保存再到銷毀，這是一個完整的過程。高校在對電子文件進行管理時，一定要從前端控制入手，可也就是檔案文件的生成階段，在這一階段內(nèi)，檔案管理人員就可以將一部分重要的檔案從高校各個部門進行匯總，整理，進行歸檔和保存，將可以在文件形成階段就能夠?qū)崿F(xiàn)的管理功能實現(xiàn)，這樣就可以保證電子文件的真實性、完整性以及安全性，檔案管理的功能和質(zhì)量也都能夠得到提升。

作者：陸帥帥 單位：江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院