科學(xué)化管理會計檔案與工作創(chuàng)新探討

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【摘要】隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速度的發(fā)展與調(diào)整為了滿足市場經(jīng)濟(jì)的需求，教育體制改革也在不斷地進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)參與社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高等學(xué)校作為自我發(fā)展及自我約束的事業(yè)法人實體，除依靠國家的財政撥款外，還必須充分利用自身的教學(xué)與科研優(yōu)勢等知識的聚集效應(yīng)，多方面多渠道的籌措社會資金。因此，高校與社會各個部門發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來款日益增多，做好票據(jù)檔案管理工作非常重要。

【關(guān)鍵詞】會計；檔案管理；聚集效應(yīng)

什么是會計檔案，我認(rèn)為也就是人們常說的在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來中所發(fā)生的各種合同、資料、往來款項、教學(xué)、科研以及學(xué)校各部門經(jīng)費支出所發(fā)生的費用支出過程的一個真實的歷史記錄。我們檔案管理工作就是把同一年度內(nèi)的所有會計核算業(yè)務(wù)的憑證做賬財務(wù)報表等等集中統(tǒng)一保管。因此加強(qiáng)財務(wù)會計檔案管理是當(dāng)前高校財務(wù)工作中的一個重點工作。隨著高校體制改革建設(shè)的步伐不斷的加快檔案的管理越來越顯示出它存在的重要性。

一、高校會計檔案管理目前存在的問題

（一）對會計檔案的現(xiàn)實作用缺少客觀上的認(rèn)識

會計檔案就是對過去以前年度或者說是對過去一定時期的會計信息、經(jīng)濟(jì)信息的一種記錄，對我們在以后的工作中能夠獲取一定有經(jīng)濟(jì)價值信息，也可以為我們的財務(wù)工作發(fā)展預(yù)測起到一個扶持的作用，也可以為在經(jīng)濟(jì)糾紛中維護(hù)自身利益起到舉足輕重的作用。很多的人認(rèn)為會計檔案只是一個報銷完單據(jù)，人們報銷完賬以后什么用處也沒有了，除了供給內(nèi)部審計、外部審計和行政檢查以外沒有多大的用處了，無法能夠為學(xué)?；騿挝粠硎杖耄蛘哒f是經(jīng)濟(jì)效益，這是一種比較片面的理解和認(rèn)識，不符合現(xiàn)在檔案檔案管理者想想的要求。

（二）對會計檔案管理工作的重視程度不夠

會計檔案就是記錄或者說保存前一年度的會計核算業(yè)務(wù)所發(fā)生的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來考證的重要資料和依據(jù)。在我們以往的工作中人們往往對會計檔案管理工作這個領(lǐng)域并為得到足夠重視，很多的財務(wù)處室都沒有設(shè)置一個專職會計檔案管理崗位。大多單位都是由辦公室工作人員兼任，這就造成了會計憑證、會計賬簿、會計資料方面的很多東西在存放及查詢上造成了很多的不必要麻煩，使我們的管理工作上出現(xiàn)了一定的不必要混亂局面。有些單位對保管超期的財務(wù)資料、憑證都沒有按照【中華人民共和國檔案管理法】第十條規(guī)定對這些會計資料進(jìn)行及時有效的鑒定。這就造成了對超過保管年限的很多無保存價值的會計檔案大量積累，造成存放會計檔案的管理上的混亂，占有的庫房越來越多設(shè)施投入也越來越大造成了一些沒有必要的投入使得國家.及單位造成了大量的人、財、物的浪費。

二、切實做好會計檔案的科學(xué)化管理工作

（一）必須做好加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)

高校財務(wù)部門應(yīng)該結(jié)合本單位的特點和實際情況，但是必須按照【中華人民共和國檔案管理法】的條例制定一個比較適合工作的管理條例，對其單位會計檔案管理必須按照條例及規(guī)章制度所要求的一切來執(zhí)行這項管理工作。每個單位都應(yīng)該設(shè)立一個負(fù)責(zé)會計檔案管理崗位，由專業(yè)工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作。工作人員必須定期向?qū)W校檔案室移交前一年度的所有合同、報表和會計憑證等。在會計資料交接前必須做到把一個年度內(nèi)形成的會計材料按不同的性質(zhì)分開做到認(rèn)真清理，保證歸檔質(zhì)量準(zhǔn)確性及全完整，便于財政機(jī)關(guān)及各部門的查找利用。如果有的學(xué)校使用了電子文件在使用過程中必須實嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施。我們還要做到對電子文件實行全面全方位的管理及監(jiān)控，絕對要保證歸檔的會計資料長久的利用。另一點特別說明的，對于長期保管的會計資料的文檔及拷貝光盤應(yīng)該每半年或一年進(jìn)行檢查，防止出現(xiàn)人為的損壞或者保管不利損壞等問題，造成電子會計資料及其他資料的丟失等。定期地對檔案室進(jìn)行通風(fēng)及清潔工作，嚴(yán)格規(guī)范檔案件室工作人員的出入管理制度。

（二）加強(qiáng)工作人員的隊伍建設(shè)，提高會計檔案的管理水平

如果說一個單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計檔管理工作比較關(guān)心，那么這個單位的工作人員的自身素質(zhì).工作能力.對業(yè)務(wù)的研究能力肯定要好。如果說一個單位有一個好的領(lǐng)導(dǎo)在監(jiān)督這項工作，那么必須建立健全落各級會計檔案管理工作的規(guī)章制度。分工明確必須建立崗位的責(zé)任制。明確區(qū)分每一個人的工作范圍及職責(zé)。只有這樣才能夠使我們在工作中區(qū)分檔案收集者、歸檔整理者、歸檔保管者等工作得到落實到每一個人。高校要培養(yǎng)和選拔一批優(yōu)秀人員到這個工作崗位上，我認(rèn)為選拔的最基本的條件是必須是共產(chǎn)黨員而且具有高等學(xué)歷的，具有開拓性的青年為好來提高單位及部門工作管理水平。財務(wù)處部門和檔案部門聯(lián)合起來組織學(xué)校各級部門，經(jīng)常組織一些相關(guān)的學(xué)習(xí)及對相關(guān)人員進(jìn)行理論培訓(xùn)和一些業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使學(xué)校的每一位會計人員及檔案管理工作者認(rèn)識到他們的每一項工作的重要性，保證會計檔案在歸檔前后準(zhǔn)確性及各項工作的完整性和連續(xù)性。

（三）加強(qiáng)高校會計檔案管理設(shè)施的投入

要想有一個良好的辦公條件，必須有一個良好的辦公場所。在現(xiàn)代化的工作環(huán)境中工作，必須要保障辦公設(shè)施房屋及辦公環(huán)境等方面的改造投入。尤其是辦公房屋的要求是比較高的，因為都在使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備.人們都在使用電子設(shè)備建立電子信息檔案。要求我們在工作中需投入資金對電子設(shè)備隨時更新確保設(shè)備的良好性，保證信息的歸檔、立卷、查詢、防范會計資料的丟失。因此，必須要求管理工作人員定期都要對文件.資料.會計信息等進(jìn)行電子文檔全面更新，對一般設(shè)備操作的工作人員的計算機(jī)要求不能與外部聯(lián)網(wǎng)一定要求他們?nèi)サ艄怛?qū)不能把與工作有關(guān)系的資料及信息放入網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣做就是防止外入病毒危險及文件資料的丟失。

三、新時期學(xué)校會計檔案工作的管理創(chuàng)新

（一）觀念上的創(chuàng)新

要求我們檔案管理工作人員一定要有適應(yīng)信息時代的優(yōu)秀人才對會計檔案管理要有改革創(chuàng)新精神，能夠理論聯(lián)系實際及關(guān)注社會發(fā)展信息的工作管理者，善于在工作中揚長、巧于在工作中避短在工作中發(fā)揮自身的優(yōu)勢，又要在工作中能以科學(xué)的創(chuàng)新精神和務(wù)實的態(tài)度服務(wù)于人，認(rèn)真地對待本職工作研究和解決本職工作中出現(xiàn)一些常見問題，在工作中積極去研究和探索創(chuàng)新。我的想法從以下幾個方面研究及探索，第一個方面；要樹立一個對會計檔案工作新觀念的效益理論。保管、利用、開發(fā)與效益并存統(tǒng)一新的觀念。目前，我國大部分單位及部門在檔案管理工作上始終停留在老一套的工作管理方式上，建立檔案、管理檔案、你來查找我提供的水平上，學(xué)校管理者并沒有高度的去重視這些過去的會計信息對未來高校改革與高校未來發(fā)展起到多大的決策與多大參考作用，人們都沒有很好地去利用會計檔案價值與開發(fā)，使這些會計原始資料能夠產(chǎn)生出更多的有利用經(jīng)濟(jì)效益。第二個方面；樹立會計檔案服務(wù)于社會的效率觀念。在我們的工作中會計資料的查詢程序我認(rèn)為應(yīng)該采取服務(wù)于人但嚴(yán)謹(jǐn)而簡單，在工作中應(yīng)該做好認(rèn)真研究會計資料的存放信息需求者需要他們的資料內(nèi)容及存放在那個地方位置，他們查閱會計資料時都想快點找到.要求我們手續(xù)簡單快捷。我們在工作中能否把審查、審核、審批等程序再做的簡單一點，這樣就更加方便高效率地滿足了不同人員對不同信息的需要。第三個方面；強(qiáng)化檔案開放為民服務(wù)意識。高校會計檔案管理工作應(yīng)樹立全方位服務(wù)意識，確立檔案資源共同分享的管理理念和為需求者服務(wù)的理念，做好內(nèi)部資源管理，積極組織和更好地開展管理開放式管理工作職能，在做到認(rèn)真與嚴(yán)格重點保密的前提條件下，使其更好的成為高校研究快速發(fā)展與為以后發(fā)展的可靠依據(jù)。

（二）管理上的創(chuàng)新

隨著現(xiàn)在辦公電子信息不斷的快速發(fā)展變化，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)這些高科技都在我們工作開展運用了，高校的財務(wù)管理工作手段也從手工記賬更新發(fā)展到使用微機(jī)記賬這對我們來說發(fā)生了絕對的變化。因此，工作人員應(yīng)做到對歸檔電子文件管理同時也要對同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)該在內(nèi)容及相關(guān)說明描述上保持一致。首先，我們在工作中必須要做到要有一個現(xiàn)代化管理模式為主導(dǎo)，在工作中還要做到對檔案管理有一個更加準(zhǔn)確定位的管理模式。根據(jù)【中華人民共和國檔案法】第十一條規(guī)定會計檔案管理必須要做到以下幾個方面，收集資料過程、整理資料、.對會計資料進(jìn)行分類、排序等過程最后到歸檔整理分門別類的存入電腦，我們必須強(qiáng)調(diào)的是，按照有關(guān)國家規(guī)定的程序?qū)ζ鋾嬞Y料多方面的對其內(nèi)容進(jìn)行分類、編號、日期確定、目錄都要符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到條理清晰、分類準(zhǔn)確、目的明確、保證完整、不能漏失。其次，我們要在管理手段上進(jìn)行大膽的創(chuàng)新，各高校都在采用先進(jìn)的辦公技術(shù)、先進(jìn)的設(shè)備來加強(qiáng)會計檔案管理工作的同時，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)好國家的法律法規(guī)及【中華人民共和國檔案管理條例】來保證本單位的會計檔案真實性、完整性、準(zhǔn)確性。最后我還是要重點強(qiáng)調(diào)的是作為一個管理者我們要在體質(zhì)上有一個創(chuàng)新。檔案工作人員必須做到在工作中要真正建立好一套確實可行完整的規(guī)范的管理制度，實現(xiàn)會計檔案統(tǒng)一管理，建全會計檔案管理人員規(guī)章制度真正做到崗位責(zé)任制，強(qiáng)化法律責(zé)任，一定要把高校會計檔案管理工作納入學(xué)校重點發(fā)展保護(hù)對象及整體規(guī)劃之中，必須要對檔案管理這個部門進(jìn)行宏觀管理。

（三）服務(wù)上的創(chuàng)新

檔案管理工作人員工作能力好壞及業(yè)務(wù)素質(zhì)的水平高低，他們在工作中的服務(wù)態(tài)度等因素會影響到我們這個部門在人們心中的定位對這個部門服務(wù)水平有一個準(zhǔn)確評價。一個既有管理能力又有高素質(zhì)的業(yè)務(wù)能力的管理人員，他們在工作中能夠有一套對會計檔案工作發(fā)展的新設(shè)想.也有一種在工作中開拓創(chuàng)新精神人才是我們搞好檔案管理工作的基礎(chǔ)和實現(xiàn)未來的根本保證。首先，我們必須要從最基礎(chǔ)的服務(wù)理念上去大膽創(chuàng)新。檔案管理職能部門必須做到大力宣傳服務(wù)意識、服務(wù)宗旨，讓每一位職工都知道我們工作素質(zhì)好壞將影響一個部門整體服務(wù)水平，大家應(yīng)該牢固樹立服務(wù)意識。其次，在工作中應(yīng)對我們的服務(wù)意識上要有一個大膽的創(chuàng)新，對于檔案管理工作目前肯定地說還有些人不太了解這個工作性質(zhì)到底是干什么的，我們應(yīng)該通過各種渠道、多種途徑的方式進(jìn)行宣傳，使學(xué)校的每一位教職工都能夠基本知道這個部門了解到這個管理部門的工作的性質(zhì)及工作性能，尤其是在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門領(lǐng)導(dǎo)、各個院系的負(fù)責(zé)人之間廣泛的宣傳，使他們正確認(rèn)識到檔案管理部門在學(xué)校發(fā)展中作用與利用會計檔案在學(xué)校未來發(fā)展的重要性，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)帶來更多的可利用價值。最后，我們應(yīng)該在服務(wù)內(nèi)容上一定要進(jìn)行大膽的改革創(chuàng)新。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)自身的服務(wù)條件為學(xué)校的未來的發(fā)展提供更多的信息，開展多種服務(wù)積極利用現(xiàn)有的資源為學(xué)校現(xiàn)代化建設(shè)及學(xué)校的未來發(fā)展提供有經(jīng)濟(jì)價值的信息。學(xué)校檔案管理部門一定要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)會計檔案管理智能化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化，為學(xué)校的發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務(wù)。從而不斷的發(fā)揮會計檔案資源在高校產(chǎn)業(yè)化辦學(xué)中起到積極作用。以上所述，就是我對財務(wù)會計檔案的科學(xué)規(guī)范管理與創(chuàng)新的理解和認(rèn)識，只有科學(xué)規(guī)范財務(wù)檔案管理有利于促進(jìn)高校整體資金的合理使用和更好的.更加充分的把資金發(fā)揮利用。因此，加強(qiáng)高校會計檔案的科學(xué)管理，在工作中要大膽的創(chuàng)新，對我們高校的教育體制改革和高校建設(shè)發(fā)展有著極其重要的意義。

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作者：倪小勤 單位：內(nèi)蒙古師范大學(xué)財務(wù)處