變革ＥＲＰ環(huán)境下管理會計論文
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一、引言
ERP軟件是一個復雜的系統(tǒng),將企業(yè)的生產(chǎn)、原材料、質(zhì)量、銷售、財務會計、人力資源等方面的信息集合到一個集中的信息數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)數(shù)據(jù)在業(yè)務部門之間的無縫連接。財務會計是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的核心部門,任何業(yè)務發(fā)生都必須反映到財務會計上,ERP的實施對企業(yè)運營帶來的影響,首當其沖的體現(xiàn)在財務會計上。DaveDesormeaux(1998)認為企業(yè)導入ERP系統(tǒng),首先受到影響而且所受沖擊最大的莫過于企業(yè)的財會人員。為企業(yè)管理決策和控制提供服務的管理會計,在ERP環(huán)境下要適應管理理念和業(yè)務處理上的變革,是如何進行演變的呢?本文將研究視角鎖定在EPR實施對管理會計帶來的影響。
二、ERP系統(tǒng)的特征
ERP系統(tǒng)是由GartnerGroup公司于20世紀90年代初,根據(jù)計算機技術(shù)的發(fā)展和供應鏈管理,推論制造業(yè)在信息時代管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢和變革時提出來的概念。隨著時間和信息技術(shù)的發(fā)展,ERP有了更深的內(nèi)涵,根據(jù)美國生產(chǎn)與庫存控制學會(APICS)的定義,ERP系統(tǒng)是一個財務會計導向的信息系統(tǒng),其主要功能是對企業(yè)資源(包括采購、生產(chǎn)與分銷、運籌作業(yè)所需的資源)進行有效的整合與規(guī)劃,以擴大整體經(jīng)營績效、降低成本。Granlund和Malmi提出ERP系統(tǒng)是一個整合的軟件包,控制著公司所有人、財、物和信息的流動。
(一)標準化程度高
ERP系統(tǒng)的設(shè)計理念就是將最佳實踐(bestpractice)整合到軟件系統(tǒng)中,給出特定業(yè)務場景下的最佳業(yè)務流程,通過業(yè)務流程再造提升企業(yè)管理水平。同時ERP系統(tǒng)的標準化還反映在業(yè)務數(shù)據(jù)的編碼化上,利用計算機系統(tǒng)來進行數(shù)據(jù)管理,首先就是需要規(guī)范數(shù)據(jù)的定義,形成一套有效的編碼體系。ERP系統(tǒng)的實施,就是要根據(jù)ERP系統(tǒng)的標準化配置需要,來收集和整理數(shù)據(jù),形成ERP系統(tǒng)能夠接收的有效格式,然后導入到系統(tǒng)中,實現(xiàn)對業(yè)務數(shù)據(jù)的管理。EPR系統(tǒng)的標準化一方面降低系統(tǒng)之間接口的困難、提高實施成功率,另一方面又會提高客戶化的難度。而要與企業(yè)獨特的行業(yè)背景、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務內(nèi)容要相結(jié)合,成為企業(yè)管理和控制的系統(tǒng),必須進行客戶化。標準化程度越高,客戶化的困難越大。如SAP系統(tǒng)的實施,由于系統(tǒng)功能強大、復雜性高,為此還產(chǎn)生了SAP實施咨詢行業(yè),專門為實施SAP的企業(yè)提供實施技術(shù)咨詢服務,降低實施風險,提高實施的成功率。
(二)流程導向
大型的ERP系統(tǒng),如SAP系統(tǒng)的實施,都有自己的實施方法論,而且在實施咨詢方合作下實施。實施過程中,項目組首先要勾畫出企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務流程,并且根據(jù)行業(yè)最佳實踐來設(shè)計未來流程、確定企業(yè)的未來藍圖。根據(jù)藍圖來進行模塊配置,實現(xiàn)系統(tǒng)的客戶化。以流程為中心而不是職能為中心能夠帶來成本的降低、循環(huán)時間的減少和更高的客戶滿意度,同時帶來了工作方式和職能部門之間關(guān)系的變革。所以,伴隨ERP實施的同時,企業(yè)需要進行業(yè)務流程重組。
(三)集成性高
ERP系統(tǒng)由多個模塊組成,每個模塊包含很多業(yè)務流程,每個流程都是根據(jù)最佳實踐設(shè)計而來。所有模塊又緊密集成在一起,使用者可以獲取業(yè)務方方面面的即時信息。集成性,意味著數(shù)據(jù)從業(yè)務發(fā)生點錄入系統(tǒng),與該數(shù)據(jù)相關(guān)的、其他部門的業(yè)務數(shù)據(jù)就同時的、相應地發(fā)生變化。在業(yè)務流程中,前一工序的業(yè)務對后一工序的業(yè)務雖然可能歸屬于不同的部門,但是相互依賴性和一致性非常高,這就意味著職能部門之間的合作要求非常高。在業(yè)務模塊基礎(chǔ)上,ERP系統(tǒng)運用工作流(workflow)技術(shù),將整個價值鏈上的業(yè)務連接起來。信息的整合,不僅是公司內(nèi)部的信息整合,還可以是整條價值鏈上信息的整合。即ERP系統(tǒng)的集成性,不僅是業(yè)務流程上的集成,還有供應鏈、價值鏈上的集成。
(四)復雜性高
ERP系統(tǒng)涵蓋了企業(yè)業(yè)務的方方面面,從采購、物料管理到生產(chǎn)計劃、庫存?zhèn)}庫管理,到銷售分銷管理,從人事行政管理到財務管理、決策支持,無一不包容其中。同時,業(yè)務流程導向、集成性高的特點,決定了ERP的實施必然伴隨著技術(shù)上、業(yè)務上、管理上、行為上的變革,這些都提高了系統(tǒng)的復雜性。
管理會計的本質(zhì)是將企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為與管理相關(guān)的、有用的信息。ERP系統(tǒng)的實施打破業(yè)務上的時間和空間限制,推動企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)的便捷流動和快速獲取,在這種環(huán)境下,管理會計是如何變化的呢?Scapens通過對美國一跨國大公司歐洲分公司的SAP實施進行縱向研究,發(fā)現(xiàn)管理會計的角色在以下幾個方面發(fā)生了變化:常規(guī)性工作的減少;生產(chǎn)線管理者具備了財會知識;信息更具前瞻性;管理會計的角色更為廣泛。雖然沒有明顯的特征說明這些變化是SAP驅(qū)動的,但是SAP的特征———集成性、標準化、常規(guī)化和集中化———為這些變化創(chuàng)造了機會,并推動著這一變化的實現(xiàn)。筆者從管理會計的行為和行為人兩個方面來分析這種變化。
(一)管理會計行為的變化
1.常規(guī)性工作減少
ERP系統(tǒng)的集成性意味著數(shù)據(jù)從系統(tǒng)的一個點錄入,整個系統(tǒng)的相關(guān)部分就會自動進行更新。會計信息不再是傳統(tǒng)模式下需要會計人員根據(jù)原始憑證一筆筆記錄,將業(yè)務信息轉(zhuǎn)化為會計信息,而是直接在業(yè)務發(fā)生的點上進入系統(tǒng),業(yè)務數(shù)據(jù)更新的同時會計信息得到更新。ERP系統(tǒng)代替管理會計人員完成會計數(shù)據(jù)收集、記錄、存儲等此類繁瑣而常規(guī)性的工作,管理會計的常規(guī)性工作減少。管理會計人員要處理的日常事務越來越少,越來越多的時間用于分析而不是日常性工作。Gary對300名CMA(加拿大管理會計協(xié)會)成員的調(diào)查發(fā)現(xiàn),信息技術(shù)的發(fā)展使管理會計與其他部門進行溝通的時間越來越多;80%以上的管理會計時間用于信息的分析和參與決策,而且大部分被調(diào)研者認為,未來三年中,這方面他們將會花費更多的時間。
2.工作業(yè)務量由“杠鈴型”轉(zhuǎn)向“均衡型”
在國家財務處理業(yè)務周期性的影響下,傳統(tǒng)財務會計工作業(yè)務量呈杠鈴型,月初和月末工作量大,而且經(jīng)常要加班;而月中則比較平淡、空閑?！笆聞镇?qū)動”的管理模式,使得業(yè)務信息在業(yè)務發(fā)生時就進入到ERP系統(tǒng),并立刻反映到財務管理系統(tǒng),會計的業(yè)務量向日常轉(zhuǎn)移,月末、月初只是對涉及總帳的業(yè)務進行過賬處理。財務人員的工作業(yè)務量實現(xiàn)均衡化。而且,月末關(guān)賬后的賬務處理時間也由原來的10天半個月,縮減到現(xiàn)在的一天兩天。
3.會計知識走向分散化
ERP系統(tǒng)本質(zhì)是一個OLAP,管理者可以在終端通過任何一臺PC快速、一致、交互地存取企業(yè)業(yè)務信息,而不是等著管理會計提供會計報告。這就帶來了會計知識的分散化———會計信息獲取和處理是分散的。ERP系統(tǒng),如SAPR/3根據(jù)組織結(jié)構(gòu)設(shè)置成本中心來進行成本管理,成本控制可以控制到個人、到職能部門。Burns指出隨著ERP系統(tǒng)的實施,一線經(jīng)理需要在財務上對自己部門的運作情況負責,成本管理的責任從會計部門分散到了職能部門。職能部門經(jīng)理一定程度上擔任了以往會計人員的工作———如預算、績效分析,他們雖然不是會計但是必須擁有一定的會計知識。ERP系統(tǒng)是以業(yè)務流程為中心,前一工序的業(yè)務對后一工序的業(yè)務雖然可能歸屬于不同的部門,但是相互依賴性非常高,打破了傳統(tǒng)的職能部門邊界,跨部門之間的溝通和合作顯得非常必要。職能部門之間相互依賴性的變化,對組織職能部門之間關(guān)系定位提出了新要求。同時,系統(tǒng)的集成性迫使單個部門的個人必須去理解其他部門的業(yè)務,特別是管理會計人員,從傳統(tǒng)的記錄員轉(zhuǎn)向企業(yè)內(nèi)部咨詢師,需要對整個業(yè)務流程有一個全面而深入的理解,才能夠為一線經(jīng)理提供支持和服務。
4.由“會計中心觀”走向“服務會計”
ERP系統(tǒng)徹底改變了傳統(tǒng)會計的“會計中心觀”,而是強調(diào)以客戶為導向、“服務會計”的思想。在企業(yè)的人、財、物、信息四大資源中,資金流已經(jīng)成為引導其他資源流動的關(guān)鍵,會計部門是引導和監(jiān)控資金流的職能部門。在傳統(tǒng)的會計處理模式中,所有業(yè)務的會計憑證都在財務部產(chǎn)生,會計信息的采集都集中在財務部門,是“會計中心觀”。ERP系統(tǒng)的實施,會計信息的采集前移到業(yè)務部門,業(yè)務數(shù)據(jù)進入ERP系統(tǒng)的同時,自動更新到財務管理系統(tǒng),會計處理流程與業(yè)務流程緊密結(jié)合、相互滲透,管理會計的會計核對功能削弱,為會計信息需求者服務、提供定制化的會計信息,將成為管理會計的工作重心,體現(xiàn)“服務會計”的現(xiàn)代會計理念。同時從供應鏈管理的角度看,業(yè)務流程必須服務于客戶,會計流程作為業(yè)務流程的一部分,最終必將服務于客戶。
5.會計信息的預測能力要求提高
Burns對管理會計實踐變革的研究發(fā)現(xiàn),在英國企業(yè)中,雖然財務預算還是會計的工作,但是一線經(jīng)理需要自己來做滾動預測和年終預測。而且隨著管理者成為企業(yè)經(jīng)營運作信息的真正使用者和提供者,越來越強調(diào)會計信息的預測功能。Cooper提出管理會計在ERP實施環(huán)境下,不再只是提供歷史報表,而是積極提供即時的成本信息,根據(jù)動態(tài)的會計信息更好地做各種預算。
(二)管理會計行為人的變化
1.管理會計的角色擴大化
會計的角色已經(jīng)從純粹的記錄員,擴大到更為活躍(active)、業(yè)務導向的角色。ERP系統(tǒng)代替管理會計人員完成會計數(shù)據(jù)收集、記錄、存儲等此類繁瑣而常規(guī)性的工作,管理會計從傳統(tǒng)的記錄員轉(zhuǎn)化為企業(yè)的業(yè)務分析家,越來越多地參與到企業(yè)日常業(yè)務處理中,成為管理團隊的一員。Scapens對BM歐洲公司的SAP實施項目研究中發(fā)現(xiàn),管理會計扮演的角色不斷擴大,而會計職能卻不斷削減,進一步論證了這一觀點。會計知識的分散化,對管理者的會計知識提出了要求,管理會計可以依靠自身的會計優(yōu)勢為其提供幫助。Scapens在對英國企業(yè)的調(diào)研中發(fā)現(xiàn),很多企業(yè)的管理者并不知道系統(tǒng)中存在哪些信息,如何去獲取這些信息,管理會計就承擔了內(nèi)部咨詢顧問的角色,為管理者提供支持和建議。Burns對15家英國公司的行業(yè)調(diào)研發(fā)現(xiàn),以往屬于中心會計部門的會計,現(xiàn)在都分散到各個操作層次,直接為管理者提供支持和建議。Kaplan指出,管理會計應該參與到企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和實施中,從傳統(tǒng)的記錄員轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)關(guān)鍵管理信息系統(tǒng)的設(shè)計者。Caglio對意大利中型企業(yè)的研究進一步證實了這一點,調(diào)研發(fā)現(xiàn)隨著ERP系統(tǒng)的導入,由于會計人員對系統(tǒng)中流程的展現(xiàn)方法非常熟悉,能夠確定系統(tǒng)參數(shù)的標準,原本由信息部門的人員對系統(tǒng)進行配置和管理負責,轉(zhuǎn)而由會計人員來管理系統(tǒng)以及相關(guān)的信息流。Granlund認為企業(yè)運行的自動化程度越來越高,財務人員需要處理的日常事務越少,業(yè)務量的降低,意味著部分財務人員的工作轉(zhuǎn)向分析,部分財務人員將被裁員。MarkCross認為信息技術(shù)帶來的業(yè)務處理系統(tǒng),特別是ERP系統(tǒng)將會計人員和財務管理者繁瑣的記賬工作中解脫出來,由企業(yè)經(jīng)營活動記錄者轉(zhuǎn)變?yōu)闆Q策制定者,將財會人員從經(jīng)營活動的后臺推向了前臺,財會人員的角色發(fā)生了變革。
2.復合型會計的需求增加
Cooper在對美國保健行業(yè)和日本企業(yè)的成本管理案例研究中發(fā)現(xiàn),成本管理日益提升的重要性帶來了管理會計日益提升的地位,但是企業(yè)對管理會計人員的需求將降低,而對管理會計的需求卻增加。這里的“管理會計”并不是傳統(tǒng)意義上的管理會計,而是具有高級的系統(tǒng)設(shè)計和實施技能、變革管理和戰(zhàn)略,以及高級的成本會計和管理會計知識的“管理會計”———復合型管理會計。復合型管理會計的工作技能不僅包括IT、溝通、戰(zhàn)略決策,還包括團隊工作的能力。這不僅僅意味著管理會計需要減少處理傳統(tǒng)會計業(yè)務的時間,而將更多的時間用于理解產(chǎn)品、流程技術(shù)、業(yè)務處理、信息系統(tǒng)、市場和戰(zhàn)略;同時意味著他們需要作為內(nèi)部顧問為一線員工提供建議和支持,而在這以前他們是作為獨立的監(jiān)督和控制人員。Gran-lund對芬蘭10家實施ERP企業(yè)的行業(yè)研究表明,從ERP實施經(jīng)驗來看,會計人員需要對業(yè)務、管理和會計流程非常了解,擁有良好的溝通和團隊合作技巧。一方面,管理會計人員需要了解ERP系統(tǒng)的基本操作方法,清楚各個表單所包含的會計信息,同時還需要根據(jù)企業(yè)的具體需要,知道如何從ERP系統(tǒng)提取出相關(guān)的會計信息,為一線管理者提供決策信息。
3.教育培訓走向多元化
Burns對英國管理會計變革研究的總結(jié)指出,只有那些具有高級的系統(tǒng)設(shè)計和實施技能、變革管理和戰(zhàn)略,以及高級的成本會計和管理會計知識的管理會計,才能夠滿足企業(yè)的需求。會計人員的教育培訓必然要進行相應的調(diào)整,培養(yǎng)管理會計對業(yè)務流程的理解,提高商業(yè)敏感性,能夠?qū)ι虡I(yè)的體會與會計度量方法結(jié)合起來,與其他績效指標結(jié)合起來。同時管理會計的培養(yǎng)目標是復合型會計,不僅僅需要解釋如何利用常規(guī)的管理會計技術(shù),而且還需要解釋信息源和決策制定的技術(shù)。而且,教育必須強調(diào)信息技術(shù)的重要性,反映管理會計的角色變革。
四、結(jié)論和研究展望
本文在分析ERP系統(tǒng)特征的基礎(chǔ)上,從管理會計行為和管理會計人員兩個方面分析ERP環(huán)境下管理會計的變革。管理會計行為的變化主要體現(xiàn)在五個方面:管理會計常規(guī)性工作的減少、工作業(yè)務量的變化、會計知識的分散化、會計模式的變化、會計信息要求的變化等方面。管理會計行為人的變化主要體現(xiàn)在三個方面:管理會計角色的擴大化、復合型會計需求的增加、管理會計教育培訓的多元化。
本文只是對ERP環(huán)境下管理會計的演變進行了邏輯分析,給出了演變趨勢。在此基礎(chǔ)上,后續(xù)的研究可以進行深入的案例研究,針對國內(nèi)實施ERP的某個企業(yè),縱向研究管理會計在ERP系統(tǒng)導入前后在行為和行為人方面發(fā)生的變化,作為對本文的一個驗證?？梢耘c國外的案例進行對比分析,了解不同國家ERP實施對管理會計帶來的變革影響,有什么不同,可能的原因是什么。
ERP系統(tǒng),國外軟件目前占主導地位的是SAPR/3系統(tǒng)和Oracle10i系統(tǒng),國內(nèi)是用友的U8和金蝶的K/3,軟件系統(tǒng)的成熟度不同帶來的管理理念和業(yè)務流程的變革程度是不同的,可以通過實證來對比研究ERP系統(tǒng)的不同對管理會計變革的影響有什么不同。ERP系統(tǒng)的實施,如堪稱ERP典范的SAPR/3系統(tǒng)的實施,都是分行業(yè)、配置了行業(yè)最佳實踐模版來實施的,可以通過橫斷面的實證調(diào)查,來分析不同行業(yè)對ERP系統(tǒng)實施給管理會計變革的不同影響。
ERP系統(tǒng)的實施,目前已經(jīng)從大型企業(yè)走向了中小型企業(yè),ERP市場也一改以前由國內(nèi)的用友、金蝶占據(jù)中小企業(yè)信息化市場的局面,連ERP巨頭SAP都推出了面向中小企業(yè)的SAPBusinessOne和mySAPAll-in-One,將中小企業(yè)的ERP需求作為下一波利潤來源。ERP將是中國企業(yè)信息化的主題,需要有更多的人來關(guān)注與ERP實施相關(guān)的問題,作為企業(yè)核心的財務會計該如何進行有效的調(diào)整來適應ERP實施帶來的變革,顯然是一個尤為重要的問題。
作者：馬慶國 徐青 張彩江 廖振鵬 單位：浙江大學管理學院 華南理工大學經(jīng)濟與貿(mào)易學院