新時(shí)代數(shù)據(jù)治理驅(qū)動(dòng)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展

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摘要：本文從新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思維轉(zhuǎn)變和檔案事業(yè)發(fā)展新要求分析入手，論證了統(tǒng)籌思維和跨界思維，提出了數(shù)據(jù)治理驅(qū)動(dòng)的新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的難點(diǎn)和對(duì)策，包括采集與保存治理、數(shù)據(jù)安全治理等方面。通過(guò)數(shù)據(jù)治理思維理念的確立和實(shí)踐，達(dá)到促進(jìn)新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的目的。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)治理；檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展；數(shù)據(jù)安全

新時(shí)代的檔案管理方式正隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展發(fā)生了巨大的變革，需要結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展新要求，分析檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的難點(diǎn)與對(duì)策，更好地提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

1檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思維轉(zhuǎn)變

1.1統(tǒng)籌思維。

新時(shí)代背景下的檔案管理工作人員，必須站在新時(shí)代的新高度，讓有格局、有智慧的檔案人站在新起點(diǎn)上，基于社會(huì)環(huán)境變化和企業(yè)發(fā)展以及文化建設(shè)與技術(shù)進(jìn)步等方面，研究和探討檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的新需求和新層次。同時(shí)，還要基于存史與資政育人的兩個(gè)不同視角對(duì)檔案工作進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。

1.2跨界思維。

第一，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)改革也在不斷深入，需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以面向社會(huì)需求的思維方式，推進(jìn)新時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。自2008年以來(lái)，財(cái)政部和審計(jì)署以及證監(jiān)會(huì)和銀監(jiān)會(huì)與保監(jiān)會(huì)五大部委聯(lián)合下發(fā)了有關(guān)檔案管理的文件，明確提出企業(yè)需要建立完善檔案和記錄管理。從2012年國(guó)家檔案局頒布的第10號(hào)令和2014年中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳頒布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》來(lái)看，均需要以跨界思維來(lái)謀劃未來(lái)。第二，科技創(chuàng)新的快速推進(jìn)，帶來(lái)了以綜合實(shí)力為主向以技術(shù)實(shí)力為主的發(fā)展趨勢(shì)。在檔案管理創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中，需要運(yùn)用前沿技術(shù)和協(xié)同創(chuàng)新。最后，在信息獲取渠道上，通過(guò)管理和技術(shù)層面合作以全面提升智慧服務(wù)能力，提供全而準(zhǔn)、準(zhǔn)而精的檔案知識(shí)服務(wù)是大勢(shì)所趨。[1]

2新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的難點(diǎn)與對(duì)策

2.1檔案數(shù)據(jù)資源的采集與保存難點(diǎn)。

在大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的難點(diǎn)在于如何借助大數(shù)據(jù)來(lái)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源的采集和建設(shè)。例如，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)形成諸多不同的系統(tǒng)，需要在不同系統(tǒng)中做好對(duì)接工作，實(shí)施數(shù)據(jù)采集的前端控制。

2.2檔案數(shù)據(jù)資源管理的創(chuàng)新發(fā)展對(duì)策

2.2.1采取智能合約技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集。檔案部門要加強(qiáng)與數(shù)據(jù)形成部門的溝通，共同研討并制定自動(dòng)歸檔的智能合約，通過(guò)合約方式對(duì)各方的參與明確職責(zé)，完善歸檔條件。

2.2.2采用網(wǎng)絡(luò)爬蟲技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。結(jié)合主題網(wǎng)絡(luò)爬蟲工作原理設(shè)計(jì)主題爬蟲系統(tǒng)，就特定領(lǐng)域主題中的數(shù)據(jù)予以采集，同時(shí)結(jié)合實(shí)際需求有針對(duì)性地進(jìn)行優(yōu)化，確保所收集數(shù)據(jù)的專業(yè)性、準(zhǔn)確性和靈活性。

2.2.3檔案數(shù)據(jù)資源質(zhì)量管理。在數(shù)據(jù)采集的同時(shí)，切實(shí)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源管理，尤其是發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。首先，以信息技術(shù)為載體，致力于檔案信息化建設(shè)水平的提升。數(shù)字資源建設(shè)是整個(gè)檔案管理的重要前提，需要盡可能地達(dá)到檔案資源的共享。在檔案整合方面，應(yīng)利用可視化分析技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和語(yǔ)義分析等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)加以強(qiáng)化。其次，以安全建設(shè)為核心，致力于工程檔案信息化管理的安全保障。在準(zhǔn)入安全建設(shè)方面，需要切實(shí)做好訪問(wèn)控制，更好地達(dá)到檔案信息資源共享、受控的目的，包括完善訪問(wèn)控制體系、優(yōu)化訪問(wèn)控制技術(shù)、對(duì)用戶訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行合理的認(rèn)證與控制等方面。在接入安全建設(shè)方面，在保證電子檔案信息資源得到受控共享的基礎(chǔ)上，做好上傳、加密控制，確保存儲(chǔ)安全和檔案用戶隱私安全。最后，切實(shí)注重?cái)?shù)據(jù)質(zhì)量控制，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為載體，加強(qiáng)電子文檔信息資源的分析，更好地在管理決策上提供支持，從而確保管理的專業(yè)性。

2.3新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。

數(shù)據(jù)安全是新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要內(nèi)容，所以需要切實(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的管控。因?yàn)閿?shù)據(jù)屬于整個(gè)導(dǎo)入系統(tǒng)平臺(tái)中自動(dòng)生成，所以勢(shì)必會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。目前，很多數(shù)據(jù)編程的生命周期較短，在獨(dú)立技術(shù)控制水平上較低，各類數(shù)據(jù)使用與保存在很大程度上依賴各類軟件供應(yīng)商，長(zhǎng)期獨(dú)立可控風(fēng)險(xiǎn)較高，一旦軟件供應(yīng)商發(fā)生變更，將可能導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)難以正常使用，進(jìn)而出現(xiàn)不可逆轉(zhuǎn)的問(wèn)題。除了這一常規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)外，由于不同類型數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式較多，在不同的平臺(tái)之間遷移時(shí)有很多風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)據(jù)生成時(shí)采用的是專用的軟件格式，若直接接收數(shù)據(jù)，現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)并非采取標(biāo)準(zhǔn)開放式的體系結(jié)構(gòu)而開發(fā)。所以，存檔的數(shù)據(jù)具有遷移性與遵從性風(fēng)險(xiǎn)，而沒(méi)有打開的存檔格式使得數(shù)據(jù)復(fù)制可信度風(fēng)險(xiǎn)較大，不受信任存檔數(shù)據(jù)難以達(dá)到法規(guī)要求。最后，在生成數(shù)據(jù)應(yīng)用軟件方面正在不斷升級(jí)與版本控制，不同版本間的遷移風(fēng)險(xiǎn)較大，設(shè)計(jì)與制造部門在數(shù)據(jù)遷移時(shí)要確保其具有較強(qiáng)的可用性。

2.4確保數(shù)據(jù)安全的對(duì)策。

為確保數(shù)據(jù)安全，需采取規(guī)范化、過(guò)程化和集成化處理對(duì)策。在規(guī)范化處理方面。需要對(duì)采集數(shù)據(jù)根據(jù)目前國(guó)際通用原則，對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)開放與可信，也就是分類型做好數(shù)據(jù)的處理，轉(zhuǎn)換成適合長(zhǎng)期保存的一種中間格式。當(dāng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換完成之后，需要對(duì)其完整性和有效性進(jìn)行驗(yàn)證，再存儲(chǔ)在獨(dú)立歸檔庫(kù)之中。而歸檔庫(kù)則是利用時(shí)間戳和檢驗(yàn)的方式來(lái)確保其完整性與不可更改性。在過(guò)程化處理方面。在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，需要經(jīng)過(guò)三個(gè)過(guò)程，具體流程是：提取→轉(zhuǎn)換→驗(yàn)證。其中，轉(zhuǎn)換是從現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)的提取和接收，并對(duì)其檢驗(yàn)，且不能更改文件，再對(duì)所提取和接收的原始數(shù)據(jù)實(shí)施格式轉(zhuǎn)換。整個(gè)轉(zhuǎn)換過(guò)程嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，且兼容主流格式，在轉(zhuǎn)換目標(biāo)格式時(shí)采取與相關(guān)要求相符的格式，并利用系統(tǒng)就數(shù)據(jù)集進(jìn)行自動(dòng)驗(yàn)證，確保驗(yàn)證合格的數(shù)據(jù)能得到長(zhǎng)期保存下來(lái)。在集成化處理方面。數(shù)據(jù)保存需要實(shí)施軟件與配套的硬件的集成化支撐，且軟件需要具有時(shí)間戳驗(yàn)證和校驗(yàn)功能，同時(shí)與有關(guān)要求相符，做好歸檔數(shù)據(jù)的封裝，并形成存檔包達(dá)到永久保存，按需形成分發(fā)包來(lái)分析和利用數(shù)據(jù)，并提升原始數(shù)據(jù)的輕量化特點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)安全得到保障的前提下，才能更好地促進(jìn)數(shù)字檔案資源的開發(fā)與利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]魏志鵬.時(shí)展契機(jī)中的圖情檔一流期刊建設(shè)——第二屆全國(guó)圖書情報(bào)與檔案管理期刊高峰論壇觀察[J].情報(bào)資料工作,2020,41(06):105-109.

[2]楊文霞,吳海媛.我國(guó)圖書情報(bào)與檔案管理碩士研究生教育現(xiàn)狀分析[J].圖書館學(xué)研究,2020(19):10-19.

作者：劉勁松 單位：河南省科學(xué)技術(shù)信息研究院