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基層單位檔案管理現(xiàn)代化路徑探析

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基層單位檔案管理現(xiàn)代化路徑探析

摘要:檔案是針對以往發(fā)生過的人或事的一種記錄,對各行各業(yè)有著參考和憑證作用。在基層單位中,檔案可對其起規(guī)范作用,促進(jìn)其前進(jìn)發(fā)展。我國基層單位檔案管理水平不高,為改變這一現(xiàn)狀,需提高檔案信息化進(jìn)程,促進(jìn)其檔案管理工作的現(xiàn)代化。隨著信息技術(shù)涉及范圍越來越廣,其技術(shù)也在逐步成熟。由此,基層單位可合理運(yùn)用該技術(shù),對檔案進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)整、管理,促進(jìn)檔案管理專業(yè)現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。本文講述在基層單位中文件檔案管理中遇到的問題及解決方案。

關(guān)鍵詞:基層單位;檔案管理;現(xiàn)代化

1引言

隨著信息技術(shù)的逐漸成熟,其對我國各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用,促進(jìn)著我國現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展。針對基層單位的檔案管理問題,需其合理改進(jìn)人工管理方式,合理利用信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化不但能節(jié)約人工消耗,還能節(jié)省人員查閱時(shí)間,有利于提升其工作效率?;鶎訂挝坏臋n案管理工作只有不斷的完善更新,與時(shí)俱進(jìn),才能提升其現(xiàn)代化水平。如何提高基層單位文檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程,是現(xiàn)階段較為關(guān)注的問題。

2基層單位文件檔案管理現(xiàn)狀

(1)檔案管理制度不完善。針對目前狀況來看,基層單位的檔案管理問題頗多,其中檔案管理制度制定不完善:①檔案管理工作沒有統(tǒng)一的審核標(biāo)準(zhǔn),管理人員整理檔案較為隨便,致使檔案查詢不便,尋找檔案不全,不利于其他人員在有效時(shí)間內(nèi)查詢。②檔案文綜上標(biāo)題及檔案目錄不完整,較為嚴(yán)重的是,有的檔案目錄已破損甚至遺失;檔案查詢編號也沒有對其進(jìn)行統(tǒng)一編寫,歸類上特別隨意。當(dāng)辦公人員對其整理時(shí),沒有健全的整理制度,無法對整理的檔案進(jìn)行規(guī)范作用,使檔案管理工作無法有序進(jìn)行。針對這些問題,可顯示出基層單位檔案管理工作制度存在很大缺陷,檔案管理制度不完善,致使管理人員停滯不前,缺乏創(chuàng)新精神,使其工作質(zhì)量下降。

(2)檔案查詢系統(tǒng)不完善。對檔案進(jìn)行整理歸納是為后續(xù)查詢工作提供便利條件,合理的查詢系統(tǒng)是檔案文件查詢的基礎(chǔ)??墒歉鶕?jù)目前情況來看,一些基層單位的檔案查詢系統(tǒng)不完善,無法快速方便的查詢到自己所需要的完整檔案。其主要的查詢方式依然在依靠人工來查詢,查詢效率不但低,還浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)精力。

(3)工作人員缺乏專業(yè)化知識。有些基層單位不注重對檔案的管理工作,對其管理人員沒有進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)與培訓(xùn),促使其專業(yè)化知識較低。甚至有些檔案管理人員是從別的部門借調(diào)過來的,致使檔案整理混亂或丟失,不利于檔案的有效查閱。

(4)檔案管理人員與其他部門溝通少。檔案管理工作需及時(shí)搜集、整理、分析相關(guān)資料,因基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的不重視,促使其管理人員與其他部門溝通少,資料不能在有效時(shí)間內(nèi)進(jìn)行更新和完善,致使一些資料的缺失及不完整。

3檔案管理現(xiàn)代化的有效方法

隨著時(shí)代的變化,基層單位需利用合理手段,與時(shí)俱進(jìn),促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。其現(xiàn)代化途徑主要是通過信息技術(shù)和專業(yè)化管理辦法,使基層單位的檔案管理更合理化,從而提高其管理的專業(yè)化水平。

(1)加強(qiáng)檔案管理制度。緊追時(shí)展腳步,基層單位需結(jié)合自身實(shí)際情況合理完善檔案管理制度,從而規(guī)范管理人員的工作行為,提高檔案的整理清晰度。隨著信息時(shí)代的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用為檔案管理信息化奠定了基礎(chǔ)。檔案管理信息化可提高檔案的利用率,增強(qiáng)檔案的安全性,以此基層單位需建立更加完善的管理制度,促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的有力開展。如:①完善檔案管理工作章程,使管理人員重新整理檔案案卷,促使其規(guī)范化。②結(jié)合檔案文綜內(nèi)容,規(guī)范檔案目錄、分類序號等內(nèi)容。③紙質(zhì)版檔案向信息數(shù)字化轉(zhuǎn)變,提高檔案查詢效率。④完善信息技術(shù)系統(tǒng),保證檔案信息化安全。⑤單位需定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)其人員的專業(yè)水平。

(2)建立完善的檔案查詢系統(tǒng)?;鶎訂挝恍杓皶r(shí)合理運(yùn)用信息化技術(shù),節(jié)約人工消耗,提高查詢效率?;鶎訂挝恍杞⒔∪樵兿到y(tǒng),使其系統(tǒng)更加科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。①利用現(xiàn)代信息化技術(shù),建立數(shù)字化查詢目錄,并根據(jù)檔案查詢條件,完善檔案查詢系統(tǒng)。②查詢系統(tǒng)可完善關(guān)鍵詞檢索方法,查詢?nèi)藛T可以根據(jù)自身需要,在查詢系統(tǒng)內(nèi)輸入相關(guān)關(guān)鍵詞,而后查詢系統(tǒng)可將對應(yīng)的文獻(xiàn)顯現(xiàn)出來,這樣的方法可縮短查詢時(shí)間,提高檔案查詢效率。③信息化發(fā)展速度較快,管理者需及時(shí)優(yōu)化和更新查詢系統(tǒng),完善檔案編輯體系,保證檔案的有效查詢。

(3)增強(qiáng)管理人員專業(yè)知識;引進(jìn)新人才。國家對檔案管理工作越來越重視,基層單位檔案管理復(fù)雜度較高,需提高管理者的相應(yīng)專業(yè)性知識,促進(jìn)其工作的有效開展。①提高檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng),讓其明白檔案現(xiàn)代化管理的重要性,使其對工作全身心的投入?;鶎訂挝灰残杓訌?qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn),如信息技術(shù)的應(yīng)用,促進(jìn)其專業(yè)素養(yǎng)的提高。此外,也需制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度,激進(jìn)管理人員的工作熱情,從而提升其專業(yè)化水平。②引進(jìn)新的專業(yè)人才;為提高檔案管理工作的現(xiàn)代化,基層單位需引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的人才,使其發(fā)揮專業(yè)領(lǐng)域知識,提高基層單位檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

(4)加強(qiáng)與其他部門的聯(lián)系。①檔案管理部門整理資料前,需搜集相關(guān)的文獻(xiàn)資料,因此需要加強(qiáng)檔案部門與其他部門的溝通聯(lián)系,促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理工作的有序進(jìn)展。②為提高檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程,該管理部門需加強(qiáng)與電子信息部的聯(lián)系,使其為檔案部門提供完整的信息技術(shù)服務(wù),促進(jìn)其信息現(xiàn)代化工作的有效開展。

4結(jié)束語

總體來說,基層單位需積極改進(jìn)檔案管理工作中的問題,合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù),促進(jìn)其工作的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案是對以前工作經(jīng)驗(yàn)的記實(shí),可對基層單位起到參考作用,利于其后續(xù)的發(fā)展。針對檔案管理工作的現(xiàn)狀,本文提出了相對應(yīng)的處理方案,基層單位需重視起該方案,確保其管理現(xiàn)代化工作的有效開展。

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作者:王霞 單位:通化縣環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心