做好學校檔案管理的思考
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【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，學校檔案管理工作開始邁向數(shù)字化。但新出現(xiàn)的影響工作效率問題也開始顯現(xiàn)，如何發(fā)現(xiàn)問題和解決的問題成為搞好工作的關鍵。本文分析當前學校檔案管理工作存在問題，提出有效的解決對策，以期為檔案管理工作探討全新思路。
【關鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；思路
一、新時期新形勢下學校檔案管理的重要性
1.學校檔案是學校發(fā)展的主要見證者。學校成立之初，檔案記錄就伴隨著產(chǎn)生了，它見證了一個學校的發(fā)展創(chuàng)新和壯大的整體過程，它記載了學校基本的正常職能活動，可以管窺到學校的管理方式的變遷、文化氛圍、教學水平等特征。2.學校檔案是順應時展風向標。當前社會信息化多媒體技術發(fā)展日新月異，在這樣時代背景下，就要推進信息檔案的智能化管理。采用信息化檔案管理變得更迅捷更方便，與辦學規(guī)模相輔相成，將更好的滿足新時代對學校提出的要求。3.學校檔案對學校發(fā)展能提供關鍵的決策信息。十年樹木百年樹人，良好聲譽的學?？沙掷m(xù)發(fā)展離不開正確決策。正確的方針政策離不開數(shù)據(jù)統(tǒng)計，所以在學校面臨發(fā)展機遇關鍵期，相關責任人通過各類檔案信息進行政策調(diào)整?？筛鶕?jù)科學統(tǒng)計數(shù)據(jù)檔案信息快速分析判斷，對關鍵決策提供信息數(shù)據(jù)，這對學校發(fā)展將發(fā)揮重要作用。
二、新時期新形勢下學校檔案管理工作存在的問題
從目前掌握的情況看，部分學校在檔案管理方面存在一些問題，這制約了學校的發(fā)展。1.學校檔案管理意識薄弱，方式簡單粗放。檔案管理工作是促進學校發(fā)展的主要工作，其中管理水平對于學校教學質(zhì)量有著直接的影響。它是一項嚴謹細致工作。龍兆佛在《檔案管理法》就說：“盡可能謀適合一般人士之習慣，而又不失完整嚴密之科學精神為原則?！盵1]但現(xiàn)在，一部分教職員工對檔案管理工作不屑一顧，認為管理工作屬于低端工作，沒必要較真，工作粗放單一，認為只要資料保管好，應付好檢查即可，對檔案工作對學校的重要性認識不夠。2.管理制度不健全。管理人員業(yè)務素質(zhì)參差不齊。很多學校的通病是檔案管理制度不健全，從一定程度上限制了檔案管理工作的正常開展。很多學校對檔案管理員缺乏必要培訓，還是老教職員工帶領新人辦法，部分管理人員從其他崗位轉來，還有兼職負責或年齡偏大的老教工擔任。有的雖有豐富教學經(jīng)驗，但對檔案管理卻是門外漢，只能做些簡單的檔案保存、看護等基本功能，工作沒有前瞻性和持續(xù)性，嚴重制約學校檔案管理工作。3.檔案管理工作信息化水平亟待提升。在互聯(lián)網(wǎng)普及形勢下，信息化技術在檔案管理工作中逐漸取代了傳統(tǒng)工作方式。當然，凡事要有漸進過程，傳統(tǒng)理念、資金不足、人才短缺等現(xiàn)實問題刻不容緩，學校檔案管理工作信息化建設受到阻滯。信息化階段還要有新老觀念交替，逐步淘汰適應過程。實現(xiàn)真正意義信息化建設，就需要配置完善的軟硬件配套設置，這是建設檔案信息化建設的首要標準。另外相關設備和軟件價格昂貴，學校資金缺乏問題，管理人員信息化水平有待培訓。都是制約學校檔案管理信息化建設的主要因素。
三、新時期加強學校檔案管理工作的策略
1.重視學校檔案管理工作。信息化的檔案管理具有安全、保密性高，技術先進、兼容性和可擴展性強的特點，能夠大大提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，是未來檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢。[2]對于學校相關領導而言，要深刻認識到學校檔案管理工作的重要性，要提倡以高效率、便利性為原則，科學配置管理任務，提高學校人力、物力等資源利用率。從學校的實際情況出發(fā)，逐步使檔案管理信息化達到最佳狀態(tài)，使學校的檔案管理工作得到更加完善。2.完善基礎設施建設。學校檔案信息化建設離不開良好的基礎設施建設。為此學校要加強檔案基礎建設的投入力度，配備相關硬件設備，同時還要專人負責檔案管理系統(tǒng)軟件檢測，處理不同硬件平臺和操作系統(tǒng)運行，銜接其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換鏈接。在完善基礎設施中，重要是加強檔案數(shù)據(jù)管理自動化和智能化系統(tǒng)建設，這樣，計算機在智能監(jiān)控調(diào)配系統(tǒng)運作下自動運轉，既優(yōu)化環(huán)境又降低人為錯誤操作和風險，還能減輕管理人員工作量，提高工作效率。促進學校檔案管理工作邁上新的臺階。3.構建信息化檔案管理規(guī)范化工作流程。檔案管理工作的信息化建設是適應時展的新趨勢，檔案信息作為原生資源，其重要性正逐步凸顯。但要規(guī)范化制度化，具體應包括：（1）檔案整理與規(guī)類。定期為紙質(zhì)檔案需要轉化為數(shù)字化檔案進行歸類、整理。包括文字檔案、聲像檔案、照片檔案等。（2）建立目錄庫。將紙質(zhì)檔案建立綱目，分類劃分錄入系統(tǒng)。這些數(shù)據(jù)把包括建目時間、存放柜號、文件號、頁數(shù)、存放類型、保存期限等。（3）數(shù)據(jù)備份。防止系統(tǒng)出現(xiàn)斷電、或操作失誤導致故障致使數(shù)據(jù)丟失，而將全部或局部數(shù)據(jù)集合從應用主機硬盤或列陣復制到其他存儲介質(zhì)。（4）數(shù)據(jù)校驗。逐條檢查每個案卷目錄下掃描文件，是否打開正常，頁數(shù)、目錄和掃描文件是否一致等。這樣，規(guī)范化檔案管理流程將使信息錄入、檢索和查找更迅速、更便捷、更高效，使檔案收集、整理、移交、接收、保管、使用有規(guī)可依，有據(jù)可查，實現(xiàn)了檔案管理業(yè)務質(zhì)的飛躍。
參考文獻：
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作者：吳云 單位：赤峰市翁牛特旗烏丹一中