檔案管理現(xiàn)代化的思考

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一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容

檔案管理的現(xiàn)代化主要指管理現(xiàn)代化，管理現(xiàn)代化即管理人才知識現(xiàn)代化和管理方法的現(xiàn)代化。它不僅包括軟硬件建設(shè)的具體內(nèi)容，還包括與社會發(fā)展相匹配的整體規(guī)劃?，F(xiàn)代化文件管理相比于傳統(tǒng)文件管理具有如下優(yōu)勢：首先，傳統(tǒng)的文件管理更多地分散在規(guī)劃、目標(biāo)設(shè)置和人員配置中。而現(xiàn)代化文件管理加強(qiáng)了各個環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，通過系統(tǒng)協(xié)調(diào)實現(xiàn)共同目標(biāo);其次，檔案現(xiàn)代化代表了數(shù)字形式的檔案管理工作所涉及的信息，需要通過建立數(shù)學(xué)模型進(jìn)行定量分析;最后，在現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助下，文件管理有效地提高了信息資源的收集、整理、分析和利用的效率，通過強(qiáng)調(diào)管理者的主觀能動性，提高應(yīng)對復(fù)雜情況的能力。

二、現(xiàn)代化建設(shè)在檔案管理中的應(yīng)用

1.確保通過基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有效利用檔案資源。文件管理基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)包括兩大類軟件和硬件。軟件設(shè)施基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，具有操作系統(tǒng)的現(xiàn)代管理應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等提供科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設(shè)備，也因此降低了勞動力成本，與現(xiàn)代社會保持同步。硬件設(shè)施的核心是計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，包括數(shù)據(jù)輸入和存儲設(shè)備，如掃描儀和移動硬盤。通過構(gòu)建軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，可以減少文件管理實際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標(biāo)準(zhǔn)化形式收集、組織和存儲檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實現(xiàn)最大價值。2.通過信息資源建設(shè)提高檔案管理的存在價值。文件管理的存在價值是一個龐大而豐富的信息資源數(shù)據(jù)庫，所有管理工作都基于此。例如以傳統(tǒng)形式對管理單元的檔案資源和人工記錄進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)形式收集、接受和管理它們，并依靠計算機(jī)技術(shù)對這些數(shù)字信息進(jìn)行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數(shù)據(jù)庫[2]。3.通過建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范防范檔案管理的安全風(fēng)險。由于文件管理工作的所有設(shè)備載體都得到了適當(dāng)?shù)陌才?，因此通過網(wǎng)絡(luò)有效地保護(hù)核心信息資源，營造一個高度連接的環(huán)境。從風(fēng)險管理和控制的角度來看，唯一可能給文件管理工作帶來安全風(fēng)險的只是人為錯誤和制度缺陷。例如，科學(xué)合理的管理系統(tǒng)使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯誤;標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建立是一系列制度規(guī)范，包括管理規(guī)范，業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范[3]，以確保檔案管理的快速有序發(fā)展。因此，又降低了由于系統(tǒng)缺陷導(dǎo)致的管理失敗等風(fēng)險因素。

三、檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題

1.檔案管理現(xiàn)代化意識不高。基層文件管理單位的許多老員工一直使用傳統(tǒng)的方法來工作。他們在日常工作中有豐富的經(jīng)驗，工作非常熟練。他們認(rèn)為傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)非常先進(jìn)，不需要改進(jìn)。對于高科技的使用，他們?nèi)狈ο嚓P(guān)的意識和能力。而且，對于文件管理單元，文件管理人員沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，這使得他們對文件管理的現(xiàn)代化知識了解甚少，所以文件管理的現(xiàn)代化還沒有落實到位。2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。在實際管理過程中，管理系統(tǒng)復(fù)雜，但管理方法卻非常松散。同時，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負(fù)責(zé)文件管理，不同文件管理單元的管理級別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標(biāo)準(zhǔn)還不一致，這使得文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。存儲的數(shù)據(jù)并不完美和準(zhǔn)確，最重要的一點(diǎn)是數(shù)據(jù)資源無法真正共享。這對于實現(xiàn)文件管理的現(xiàn)代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現(xiàn)代化人才缺失。從實際情況來看，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員對現(xiàn)代管理基礎(chǔ)知識掌握不夠，對現(xiàn)代設(shè)備操作技術(shù)的掌握不夠。此外，當(dāng)前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進(jìn)行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實不到位。檔案管理工作可以充分反映一個地區(qū)的歷史發(fā)展過程，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)提供前提和基礎(chǔ)。在這個階段，中國許多地方的文件管理領(lǐng)域的收集文件種類太多，但專業(yè)文件的構(gòu)建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲太少等問題。

四、促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的舉措

1.提升檔案管理的現(xiàn)代化意識。檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上。組織檔案資源并將其輸入數(shù)據(jù)庫是一項非常困難的任務(wù)，這不僅是因為檔案資源的數(shù)量很大和復(fù)雜性很高，而且也是沒有科學(xué)合理的方法。因此，有必要根據(jù)原始文件管理進(jìn)行層次分類：對于具有單個內(nèi)容和低使用價值的文件，請?zhí)峤话咐募?，對于相同?nèi)容，記錄組合級別;對于涉及重要或大型復(fù)雜內(nèi)容的文件卷，將實施文檔級描述。通過這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的速度，并節(jié)省大量的財務(wù)、人力和物力[4]。2.加大對現(xiàn)代人才的培養(yǎng)和引進(jìn)力度，提高管理者的素質(zhì)。建立完善的人才引進(jìn)機(jī)制。在現(xiàn)代檔案管理工作中，人是最重要的因素，管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理工作的水平。充分運(yùn)用各種現(xiàn)代科學(xué)知識和技術(shù)進(jìn)行檔案管理。加強(qiáng)對現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)，努力提高整體素質(zhì)。通過各種培訓(xùn)方法，檔案工作者可以不斷吸收和消化各種有用和相關(guān)的知識，并獲得更多有用的現(xiàn)代管理知識和技能。努力培養(yǎng)具有現(xiàn)代管理水平的綜合性、高水平的檔案管理人才。

五、實行檔案管理現(xiàn)代化的意義

1.大幅提高檔案管理的工作效率。在現(xiàn)代化的幫助下，檔案資源以信息和數(shù)據(jù)的形式存在，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)查詢等，實現(xiàn)了信息資源的多次利用[6]。此外，由于計算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強(qiáng)大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。2.信息資源的開發(fā)利用更為順暢。文件管理的對象是信息資源，通過開發(fā)和利用信息資源，實現(xiàn)自身價值。通過現(xiàn)代手段，信息資源的存在已經(jīng)從傳統(tǒng)的文字和圖表轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，實現(xiàn)了內(nèi)容的豐富和存儲空間的擴(kuò)展。因此，信息資源的開發(fā)和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.顯著提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。文件管理的最終目標(biāo)是為各行各業(yè)提供信息資源，現(xiàn)代化為實現(xiàn)這一目標(biāo)提供了極大的便利。比如：現(xiàn)代化建設(shè)下的文件管理是以數(shù)據(jù)庫的形式存儲各種信息資源，這允許快速調(diào)用和引用數(shù)據(jù)，而不受時間和空間的限制，以便于使用和二次開發(fā)。

參考文獻(xiàn)

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作者：盛春虹  單位：營口市疾控中心