談新時(shí)期工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作

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摘要：檔案驗(yàn)收是工程項(xiàng)目驗(yàn)收的重要組成部分，做好新時(shí)期工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作意義重大。本文從完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)四個(gè)方面探討了新時(shí)期工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并提出了工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)內(nèi)容及環(huán)節(jié)，從驗(yàn)收基礎(chǔ)、驗(yàn)收過程和驗(yàn)收保障三個(gè)方面重點(diǎn)探討了工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的對策措施，為做好工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作提供借鑒和參考，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：檔案驗(yàn)收；工程項(xiàng)目；檔案管理；新時(shí)期

概述

檔案驗(yàn)收是工程項(xiàng)目驗(yàn)收的重要組成部分，根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或者檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?？梢?，做好新時(shí)期工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作意義重大。

1工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要求

1.1完整

完整是工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的首要原則和要求，也是工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的主要目標(biāo)。可見，工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，首要的目標(biāo)就是要檢查工程項(xiàng)目檔案資料的完整。通過工程項(xiàng)目檔案完整性驗(yàn)收，全面評價(jià)工程項(xiàng)目過程的完整、工程項(xiàng)目歸檔內(nèi)容的完整，以及工程項(xiàng)目檔案載體的完整。因此，為保證工程項(xiàng)目檔案完整性，需要嚴(yán)格按照工程項(xiàng)目實(shí)際，確定工程項(xiàng)目的歸檔范圍，明確工程項(xiàng)目參與主體，分階段、工作流程，以及工程項(xiàng)目內(nèi)容，做到應(yīng)收盡收。

1.2準(zhǔn)確

準(zhǔn)確體現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的質(zhì)量，需要工程項(xiàng)目所有參與主體共同努力，才可實(shí)現(xiàn)。具體來說，應(yīng)當(dāng)從過程項(xiàng)目檔案的形式與內(nèi)容兩個(gè)方面去檢驗(yàn)其準(zhǔn)確性。其中，形式上的準(zhǔn)確，就是從工程項(xiàng)目歸檔資料原件及其檔案文件資料的字跡是否清晰、紙張是否破損、圖表是否準(zhǔn)確、簽章是否合規(guī)等方面進(jìn)行驗(yàn)收判斷；內(nèi)容上的準(zhǔn)確，則是驗(yàn)收工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容記載的時(shí)間、地點(diǎn)、人物等是否與實(shí)際一致，工程項(xiàng)目數(shù)量、規(guī)模、概算、工藝、竣工圖、管線圖等是否與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求相符。

1.3規(guī)范

規(guī)范是指工程項(xiàng)目檔案應(yīng)滿足工程、檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，尤其是檔案案卷整理要符合規(guī)范性要求。具體來說，工程項(xiàng)目檔案著錄、目錄編制等是否符合《歸檔文件整理規(guī)則》《會計(jì)檔案案卷格式》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等，相關(guān)具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，要確保工程項(xiàng)目檔案案卷級卷內(nèi)文件編號、文件題名等書寫規(guī)范、準(zhǔn)確。

1.4系統(tǒng)

隨著信息化、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，檢查工程項(xiàng)目檔案是否系統(tǒng)、保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)系至關(guān)重要，這也需要廣大工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收參與者具有扎實(shí)的檔案理論功底，掌握工程項(xiàng)目檔案檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性驗(yàn)收主要從類別的系統(tǒng)性、案卷的系統(tǒng)性、卷內(nèi)文件的系統(tǒng)性以及類/卷/件之間的系統(tǒng)性驗(yàn)收、把關(guān)。如，類/卷/件系統(tǒng)性檢查，則是從工程項(xiàng)目全部歸檔資料中，檢查其是否嚴(yán)格遵循檔號編制規(guī)則，做到統(tǒng)一編號。此外，不同載體檔案或者各個(gè)相關(guān)工程項(xiàng)目檔案之間也可通過標(biāo)注互見號等形式，確保文件材料間的有機(jī)聯(lián)系。

2工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收重點(diǎn)

2.1工程項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔

工程項(xiàng)目檔案收集、整理與歸檔應(yīng)當(dāng)與工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡是與工程項(xiàng)目有關(guān)的、具有保存價(jià)值的文件資料都屬于驗(yàn)收范疇。驗(yàn)收工程項(xiàng)目檔案收集時(shí)，可根據(jù)工程項(xiàng)目檔案形成順序或工程項(xiàng)目完成情況進(jìn)行審核。工程項(xiàng)目檔案整理情況驗(yàn)收，則依據(jù)《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成的一般要求》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》，以及合同協(xié)議的相關(guān)規(guī)定和要求，遵循工程項(xiàng)目文件形成規(guī)律及成套性特點(diǎn)，驗(yàn)收工程項(xiàng)目檔案整理是否保持卷內(nèi)系統(tǒng)性、完整性和成套性

2.2竣工圖編制質(zhì)量及整編工程項(xiàng)目竣工圖編制質(zhì)量及整編體現(xiàn)了工程項(xiàng)目檔案的整體質(zhì)量狀況，也是工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的核心和關(guān)鍵。在驗(yàn)收竣工圖時(shí)，要重點(diǎn)驗(yàn)收審核工程項(xiàng)目施工單位是否按照合同規(guī)定編制竣工圖，是否加蓋了相應(yīng)的監(jiān)理審核章。當(dāng)竣工圖變更幅面超過一定比例的，還需要重新編制；此外，竣工圖編制是否附有鑒定意見、目錄及編制說明等等。重點(diǎn)從規(guī)范、清晰、完整、準(zhǔn)確等要素方面審核驗(yàn)收竣工圖是否如實(shí)體現(xiàn)了工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收實(shí)際。工程項(xiàng)目監(jiān)理部門應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工圖編制結(jié)束后督促、協(xié)助竣工圖編制單位檢查、審核竣工圖編制結(jié)果，發(fā)現(xiàn)竣工圖編制不妥當(dāng)?shù)?，要及時(shí)要求進(jìn)行完善或修改，要確保工程項(xiàng)目竣工圖的編制內(nèi)容與工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收實(shí)際情況相符。

3工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對策

3.1夯實(shí)驗(yàn)收基礎(chǔ)

首先，完善工程項(xiàng)目檔案管理體系。工程項(xiàng)目檔案管理體系是否健全、完善是檢驗(yàn)工程項(xiàng)目檔案管理是否科學(xué)、合理的重要基礎(chǔ)性工作。工程項(xiàng)目檔案管理體系包括：工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)出臺的相關(guān)檔案管理制度；建立的工程項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔等領(lǐng)導(dǎo)小組的組織體系、組成人員，以及檔案管理庫房、用房、數(shù)據(jù)庫等工程項(xiàng)目檔案管理軟硬件基礎(chǔ)。其次，確保工程項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的關(guān)鍵是要檢查貫徹項(xiàng)目檔案歸檔是否滿足工程項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和要求，要從工程項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性等角度，審核歸檔的工程項(xiàng)目檔案是否滿足《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，以及工程項(xiàng)目各參與方就檔案管理方面簽訂的有關(guān)合同、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，針對工程項(xiàng)目大、建設(shè)周期長的工程項(xiàng)目檔案應(yīng)采取分段評估，分別評估土建、設(shè)備安裝、調(diào)試、試運(yùn)行等不同階段的工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評估。再次，嚴(yán)格工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收流程。工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)按照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中關(guān)于工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收步驟的相關(guān)規(guī)定和要求，從“自檢—整改—提交—預(yù)驗(yàn)收—整改—驗(yàn)收申請”的若干流程進(jìn)行驗(yàn)收，嚴(yán)格按照各個(gè)環(huán)節(jié)的驗(yàn)收時(shí)間要求，做好工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。

3.2驗(yàn)收過程控制

工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程包括驗(yàn)收初次會議、現(xiàn)場檢查、檔案查看、驗(yàn)收意見匯總及驗(yàn)收末次會議等等，要嚴(yán)格控制工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收各環(huán)節(jié)、各過程的質(zhì)量控制，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，精細(xì)化管理驗(yàn)收流程，將驗(yàn)收流程細(xì)化為驗(yàn)收準(zhǔn)備、實(shí)施、收尾等若干工作環(huán)節(jié)，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)、責(zé)任人和參與人等。首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視。工程項(xiàng)目各參與方領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，既要參加檔案驗(yàn)收初次會議，也要參加末次會議，與驗(yàn)收組進(jìn)行溝通，讓驗(yàn)收組全面掌握工程項(xiàng)目檔案相關(guān)工作落實(shí)情況。其次，注重檔案檢索。要積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫及專門檔案管理軟件，做好工程項(xiàng)目檔案案卷級、卷內(nèi)目錄級和全文三級檢索，努力做到工程項(xiàng)目檔案數(shù)字化率全覆蓋，為工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及后期的工程項(xiàng)目檔案利用打下扎實(shí)基礎(chǔ)。再次，優(yōu)化調(diào)卷效率。調(diào)卷效率是保障工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重要基礎(chǔ)性工作。為保障工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組準(zhǔn)確、及時(shí)調(diào)閱相關(guān)檔案，既要做好工程項(xiàng)目案卷電子信息及實(shí)體檔案的精準(zhǔn)定位，也要保證工程項(xiàng)目檔案出庫運(yùn)輸安全和回收入庫的完整，要求所有參與工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收人員履行好自身職責(zé)，相互配合，確保整個(gè)調(diào)卷工作的高效、準(zhǔn)確、及時(shí)。突出工作亮點(diǎn)。根據(jù)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收實(shí)際，突出挖掘工程項(xiàng)目檔案在登記、數(shù)字化等方面的特色和創(chuàng)新點(diǎn)，增強(qiáng)驗(yàn)收專家組對工程項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量的認(rèn)可度。最后，收集驗(yàn)收記錄。安排專人與工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組進(jìn)行對接，及時(shí)收集驗(yàn)收專家組在工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程中反饋的各種意見和建議，以及肯定性評價(jià)，根據(jù)驗(yàn)收組意見，制定整改方案，做好經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為其他工程項(xiàng)目檔案管理提供經(jīng)驗(yàn)參考。

3.3強(qiáng)化驗(yàn)收保障

要在思想、人員、服務(wù)等三個(gè)方面為工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收提供可靠保障。首先是思想認(rèn)識。要求所有參與工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的單位及人員高度重視工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，提高思想政治站位，本著對國家、社會以及群眾負(fù)責(zé)的高度，把工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與工程項(xiàng)目建設(shè)擺在同等重要位置的高度去認(rèn)識和看待工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。要有規(guī)矩意識。嚴(yán)格按照工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度的規(guī)定和要求，嚴(yán)把工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)。其次是組織人員。要在組織領(lǐng)導(dǎo)、各方人員參與的角度，重點(diǎn)做好工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的組織人員保障。要求業(yè)主方、建設(shè)方、承包方、監(jiān)理方等單位分管領(lǐng)導(dǎo)，以及工程項(xiàng)目中檔案管理、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、工程建設(shè)、設(shè)備采購、安全監(jiān)管等部門共同組成工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收小組，負(fù)責(zé)整個(gè)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收協(xié)助小組，做好驗(yàn)收前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。再次是做好服務(wù)保障。為工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收提供各種便捷、周到服務(wù)如，驗(yàn)收會場的選擇、驗(yàn)收服務(wù)人員的確定、驗(yàn)收前的檔案資料提供等，切實(shí)做好工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前的各項(xiàng)工作對接，為工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收提供可靠保障。

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作者：閆麗麗 單位：中國恩菲工程技術(shù)有限公司助理館員