工程監(jiān)理檔案資料有效管理

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一、目前工程監(jiān)理檔案資料管理工作中存在的問題

1.對檔案資料的保管不夠重視:很長時間以來，許多監(jiān)理人員對工程監(jiān)理檔案資料的管理工作存在一些錯誤的認知，在他們的意識里檔案管理就是一些簡單的保管工作，而在工程施工監(jiān)理的主要任務，僅僅是為了輔助來做好其他工作，只要能應付平常的工程檢查而在施工即將結束時突擊一下就可以。這些對監(jiān)理檔案管理的態(tài)度都說明了監(jiān)理人員對檔案管理缺乏正確的認識，對這些工作的重視程度過低導致監(jiān)理工作有時舉步維艱。

2.管理模式不正規(guī):對一些管理部門來說，很多因為各類資源配置不合理，工程量大且人員零散，而監(jiān)理檔案被其他人員代為管理或者監(jiān)督，造成檔案資料比較零散無章。

3.檔案資料管理人員問題:多數(shù)資料保管人員沒有受到過專業(yè)培訓，對檔案的收集整理保管的工作不夠細致專業(yè)，并且對檔案的收集缺乏重視，難以保證對檔案的合理保管。并且許多檔案保管人員都是兼任保管工作，因此對其投入的精力較少，導致收集歸檔不及時，很大程度上降低了檔案管理的工作效率，還會降低資料的真實性和準確性。

4.檔案管理程序不完整:檔案室人員不能對公司文件進行充分學習，檔案室管理制度沒有得到實施，致使不能對資料的保管和使用的各方面進行有效的控制。

二、工程監(jiān)理檔案資料的有效管理措施

1.針對檔案管理工作加強宣傳，提高全體員工對檔案管理的重視，對檔案管理的重要性也要加強教育宣傳，經(jīng)常組織一些講座來提高員工的認識。經(jīng)常印制一些檔案知識宣傳手冊或者員工考核來提高員工檔案保管的意識和水平，建立并完善管理機制，有效協(xié)調檔案管理工作的各個方面。在檔案的收集、歸案、保管等各個環(huán)節(jié)建立明確有效的管理系統(tǒng)和方法，區(qū)分好監(jiān)理檔案資料的界限，做到不遺漏不粗心。明確各類檔案的保管期限，使檔案收集管理和使用各階段都有條不紊。

2.明確監(jiān)理職責，加強檔案管理工作認知。組織建立以工程總監(jiān)理為主要負責人為中心的檔案管理小組，加強領導的監(jiān)督作用，分清檔案管理工作中各責任人的工作范圍，增強責任感實施獎罰制，經(jīng)常對責任人進行考核。同時監(jiān)理人員還應該協(xié)調好設計單位、施工單位和委托方的檔案歸屬，確定移交范圍。履行好監(jiān)理對施工單位的監(jiān)管，完善檔案收集監(jiān)督體系。經(jīng)常對各方在檔案的收集保管方面進行抽查，在分部分項工程施工中，還應該在驗收前檢查檔案資料的收集和管理，使檔案資料保管可以貫穿在整個工程施工中。

3.掌握工程進度，增加工程的參與度。想要使工程檔案資料完整有效，不僅要求監(jiān)理人員有足夠的責任感，還要求監(jiān)理人員能夠掌握施工的整個進度，一方面根據(jù)完工進度，制定檔案收集入檔的進度計劃，另一方面對施工中檔案整理直接監(jiān)督控制，參與到各個環(huán)節(jié)中。4.對檔案資料進行編號管理。對在工程監(jiān)理中檔案管理經(jīng)驗進行總結，將施工單位上報的資科進行分段標號管理，每個階段標號的開頭編制相同的開頭編號；監(jiān)理方面的檔案還要施工單位檔案編

號相同。這種做法保證監(jiān)理方和施工方在整理各自資料的同時，還要保證資料的完整性和一致性，有利于整體工程檔案的有效管理。

5.監(jiān)理檔案按項目劃分，遵循形成規(guī)律。工程監(jiān)理的總監(jiān)理監(jiān)督各監(jiān)理人員提高對檔案管理的重視和參與，按每個施工環(huán)節(jié)監(jiān)理人既是負責人的原則來對檔案的收集整理進行監(jiān)督；按照項目對工程驗收的同時提供完整的檔案資料，并將完整有效的的監(jiān)理檔案交由專門的檔案保管機構進行保管，必要時還應建立相關的臺帳。整理檔案資料立卷時應按照檔案形成時間的先后或者其他規(guī)律來確保各檔案之間存在的勾稽關系。根據(jù)施工項目對檔案進行分類，考慮資料的厚度，把檔案資料實施有序管理，使檔案的查找和使用更加簡便快捷。整理監(jiān)理資料時還要檢查檔案資料的真實性，排除弄虛作假的行為，充分發(fā)揮監(jiān)理人員的作用，出現(xiàn)問題時，要及時調查清楚，確定有錯誤時用要求資料的提供方及時糾正。

6.基本建設檔案的收集管理。有些基本建設的施工時間長，參與施工的單位較多而且專業(yè)性強。導致這些施工資料的收集的管理很難控制，這一直是檔案管理工作中的一個難點。而這種問題可以通過分工來解決，具體辦法就是，將基本建設檔案的收集管理分布工作的環(huán)節(jié)分散到個施工單位中；各施工單位分別把施工過程中的資料進行歸集和整理，而設計兩個或者多個單位交叉的資料為減少推卸責任交由建設方來管理。

7.創(chuàng)建并管理電子檔案。如今計算機在生活工作中的有效使用，網(wǎng)絡已經(jīng)成為我們工作和生活中不可替代的存儲工具，很大程度上簡化了我們的日常工作，使工作效率大大提高。當然，在工程監(jiān)理檔案資料管理中也得到了大量的應用。各類檔案資料管理的數(shù)字化、信息化是信息時代的新要求，同時是檔案管理人員的責任和任務。現(xiàn)如今，每份資料的形成都離不開信息技術，計算機的辦公自動化更加廣泛的應用，要求資料的管理人員必須學會利用現(xiàn)代信息技術和方法來對檔案進行管理，這樣才能適應時代的要求。工程監(jiān)理中經(jīng)常會出現(xiàn)一些電子版的檔案資料，例如有關的圖像資料和有些檔案附帶的說明都有可能是電子版。把整個工程檔案有關的電子檔案進行編號、整理，方便以后對檔案資料的檢索和使用。

8.提高檔案管理人員的素質，加強責任感。每一個資料檔案的管理人員，都應具備專業(yè)勝任能力和職業(yè)素養(yǎng)；還應具有一定的表達能力。在各類工程設施建設和信息化的快速發(fā)展的推動下，工程施工對監(jiān)理工作的質量也越來越高，對工程監(jiān)理來說更加需要一些具備現(xiàn)代化信息技術的人員來對檔案進行管理。在任何工作中，人才是關鍵部分，工程監(jiān)理中要想使各方面的工作都能夠順利進行就要求后方的檔案管理提供一些支持，這就要求檔案資料管理人員具有很高的思想覺悟和工作積極性，特別是遵循職業(yè)道德，提高對個人工作道德責任意識，以正確的思想道德來規(guī)范自己的行為。要適應監(jiān)理檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須工作上要自覺，還要不斷豐富自己，使自己更加適應現(xiàn)代化要求掌握更加先進的管理方法。

三、結語

合理管理工程監(jiān)理檔案資料可以提高整個工程監(jiān)理過程的效率。檔案資料的歸集和整理是工程監(jiān)理工作的一個重要部分，它能夠真實地反映工程監(jiān)理工作的狀況，工程施工和竣工都要使用一些工程監(jiān)理資料，是檢查和管理工程施工的一些重要依據(jù)，而能否提供有效的資料成為工程能否順利進行的一部分因素。所以在實際工程監(jiān)理中要確保檔案的歸集和管理能有效實施，從各種方面各角度來盡量提高檔案管理工作有效性，并著手檔案的歸集和整理的監(jiān)管，保障檔案資料的完整性和真實性，實現(xiàn)對工程監(jiān)理檔案資料的合理管理，最終提高監(jiān)理質量，使業(yè)主滿意。

作者：黃雪梅 單位：湛江中匯電力咨詢有限公司