大數(shù)據(jù)下高職院校檔案管理優(yōu)化淺析

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摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨影響著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向與速度，也轉(zhuǎn)變了人們的思維、工作及生活方式，同時(shí)對(duì)高職院校檔案管理工作帶來(lái)了巨大的影響和沖擊，是對(duì)高職檔案部門(mén)管理水平與能力的考驗(yàn)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，高職檔案業(yè)務(wù)流程能夠得到優(yōu)化，檔案增值信息可以得到挖掘，職能建設(shè)工作能得到持續(xù)的推進(jìn)。為更好、更全面、更深入地推進(jìn)高職檔案管理工作的優(yōu)化，我們需要明確大數(shù)據(jù)時(shí)代高職檔案管理模式的變化，分析大數(shù)據(jù)時(shí)代高職檔案管理所存在的問(wèn)題，從而提出相應(yīng)的檔案管理優(yōu)化對(duì)策，為我國(guó)高職院校檔案管理工作的持續(xù)推進(jìn)及改革，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提供可靠的保障。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高職院校；檔案管理

在大數(shù)據(jù)背景下，社會(huì)各領(lǐng)域都將面臨高效管理的困難局面，要不斷認(rèn)識(shí)到海量數(shù)據(jù)在高效管理中所擁有的迫切性及重要性。檔案管理學(xué)也不例外，在信息數(shù)字時(shí)代的背景下，檔案管理工作在“技術(shù)提升”“方法改進(jìn)”“政策制定”等層面已得到明顯的改進(jìn)，并不斷在完善和進(jìn)步。而在信息技術(shù)得到充分應(yīng)用的視域下，教育科研、管理服務(wù)所產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)種類(lèi)和規(guī)模日漸增加，使高職傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，我們需要深入分析大數(shù)據(jù)背景下高職檔案管理工作所發(fā)生的變化，從高職檔案管理問(wèn)題的層面，探索科學(xué)合理的優(yōu)化策略。

一、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作所發(fā)生的變化

（一）檔案管理觀念

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案服務(wù)、檔案規(guī)模及軟件平臺(tái)的充分應(yīng)用，使檔案管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)發(fā)生了深刻的改變。并且催生出宏觀鑒定論、文件連續(xù)論、新來(lái)源論等檔案管理理論及大檔案觀、大數(shù)據(jù)觀、大服務(wù)觀、大平臺(tái)觀等管理觀念。其中大數(shù)據(jù)觀主要指檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘有價(jià)值的數(shù)據(jù)資料，使檔案管理工作呈現(xiàn)精細(xì)化的特征。而大檔案觀主要指檔案數(shù)據(jù)和信息分布在不同的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)及平臺(tái)中，需要檔案管理者及時(shí)收集各類(lèi)檔案信息，使其應(yīng)用到檔案管理工作中。而大服務(wù)觀則指檔案管理者應(yīng)將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)為用戶(hù)提供一條龍服務(wù)。至于大平臺(tái)觀則指對(duì)檔案管理平臺(tái)靈活、充分、全面的應(yīng)用。

（二）資源體系發(fā)生的變化

第一，在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)來(lái)源愈加廣泛，高職管理、教育、科研及生活中都能產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息不僅來(lái)源于高職信息管理平臺(tái)，更來(lái)源于不同的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)中。第二，數(shù)據(jù)內(nèi)容多種多樣。通常包括實(shí)物、聲像、紙質(zhì)及電子檔案，其中電子檔案包括非結(jié)構(gòu)化與結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，如視頻、音頻、網(wǎng)頁(yè)、圖像、表格及文檔等。第三，價(jià)值密度較低。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)的總量越來(lái)越多，檔案的價(jià)值密度及平均利用率卻呈現(xiàn)出不斷降低的態(tài)勢(shì)。

（三）檔案服務(wù)體系

第一，服務(wù)對(duì)象。檔案部門(mén)的服務(wù)對(duì)象能夠更好地覆蓋所有教職員工、學(xué)生及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，用戶(hù)能夠通過(guò)“線(xiàn)下”延伸“線(xiàn)上”的方式，更好、更便捷地應(yīng)用檔案資源，并且成為檔案管理的主要對(duì)象。第二，服務(wù)內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案管理服務(wù)能夠更加深入人心，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，關(guān)注用戶(hù)的行為特點(diǎn)，通過(guò)檢索結(jié)果、檢索方式、查閱記錄及身份登記的方式，明確用戶(hù)需求，提高檔案信息推薦及服務(wù)的針對(duì)性。第三，服務(wù)方式。當(dāng)前我國(guó)部分高職院校的檔案管理工作已經(jīng)形成了智能推送、個(gè)性定制等檔案服務(wù)方式，檔案管理者能夠?qū)€(xiàn)上用戶(hù)進(jìn)行悉心解答及偏好分析，讓檔案服務(wù)更具針對(duì)性與個(gè)性化［1］。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職檔案管理工作所存在的問(wèn)題

（一）缺乏協(xié)同合作意識(shí)

高職院校是培養(yǎng)高質(zhì)量、高素質(zhì)、高技能優(yōu)秀人才的關(guān)鍵陣地，通過(guò)充分利用檔案資源，能夠幫助高職院校更好地開(kāi)展各項(xiàng)教育、科研、管理及服務(wù)工作，為現(xiàn)代職業(yè)人才的培養(yǎng)，提供必要的保障。然而在檔案建設(shè)的過(guò)程中，卻存在建設(shè)主體缺乏協(xié)同合作意識(shí)的問(wèn)題，簡(jiǎn)而言之就是檔案管理者缺乏與其他部門(mén)協(xié)同合作的理念、意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作的建設(shè)實(shí)效難以得到充分的提升，致使用戶(hù)需求無(wú)法得到全面、有效、切實(shí)地滿(mǎn)足。這與大數(shù)據(jù)下檔案管理工作的“大服務(wù)觀”相背離。譬如，檔案管理者缺乏與檔案用戶(hù)或檔案利用者的合作、交流，將導(dǎo)致檔案服務(wù)的針對(duì)性、精準(zhǔn)性不高，雖然能夠通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)用戶(hù)需求進(jìn)行分析，但難以全面滿(mǎn)足檔案利用者的現(xiàn)實(shí)需求。而缺乏與檔案信息形成者的聯(lián)系，又會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)采集、整理工作耗時(shí)耗力，極大地提升了高職院校檔案建設(shè)的成本。而缺乏與數(shù)據(jù)管理平臺(tái)管理者的合作，如財(cái)務(wù)管理平臺(tái)等，會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的完整性、全面性受到嚴(yán)重的影響。因此，高職院校檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)主體的完善，提升檔案管理者的協(xié)同合作意識(shí)［2］。

（二）檔案服務(wù)形式單一

高職院校的檔案管理工作主要包括分類(lèi)整理、檔案保存、檔案收集、歸納及應(yīng)用等方面的內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高職檔案服務(wù)逐漸形成了智能化推送、個(gè)性化定制等趨勢(shì)，使檔案管理者的服務(wù)方式，從傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，可以通過(guò)檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的形式，幫助用戶(hù)解決檔案資源上的問(wèn)題。然而我國(guó)部分高職院校檔案管理部門(mén)卻難以革新檔案服務(wù)形式，依舊采用較為單一、傳統(tǒng)、機(jī)械、刻板的服務(wù)模式，導(dǎo)致檔案服務(wù)的整體水平較差，檔案管理質(zhì)量低下。雖然部分高職院校已經(jīng)將遠(yuǎn)程服務(wù)、智能推送等模式融入檔案管理的過(guò)程中，但主要以咨詢(xún)服務(wù)為主，無(wú)法充分滿(mǎn)足用戶(hù)多元化、多樣化的需求。并且，很多檔案管理系統(tǒng)缺乏檔案共享功能、遠(yuǎn)程查閱功能，僅僅停留在資源存儲(chǔ)和備份上，很難發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)所擁有的優(yōu)勢(shì)，豐富檔案服務(wù)的形式。與此同時(shí)，也導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中所擁有的價(jià)值，無(wú)法得到全面彰顯，很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高職檔案管理工作所提出的基本要求［3］。

（三）專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍不夠合理

高職院校在編制檔案管理人員的過(guò)程中，通常堅(jiān)持節(jié)約成本的基本原則，盡量精簡(jiǎn)行政崗位人員，特別是對(duì)高職院校工作開(kāi)展效益不明顯的檔案管理崗位，更是嚴(yán)格控制人員數(shù)量，導(dǎo)致高職檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量受到了影響。第一，專(zhuān)兼職人員不足。目前，在我國(guó)大部分擁有配置檔案人員能力的高職院校中，依舊有少部分院校沒(méi)有配置專(zhuān)職人員。雖然其中有過(guò)半的高職院校配備了專(zhuān)職人員，但很多檔案專(zhuān)職人員還兼職教學(xué)、秘書(shū)與辦公室等工作。真正配備專(zhuān)職人員的院?！吧僦稚佟?。第二，人員結(jié)構(gòu)不夠合理。一是在職稱(chēng)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)的層面上，大部分高職院校的檔案管理者普遍為本科，職稱(chēng)層次為中級(jí)或初級(jí)，高級(jí)職稱(chēng)或高學(xué)歷的檔案管理人員相對(duì)較少。二是老齡化問(wèn)題嚴(yán)重。高職院校中的檔案管理人員的年齡層次普遍以40歲或50歲的人群為主，很多檔案管理者都是臨近退休或者教師家屬。第三，專(zhuān)業(yè)人員匱乏。檔案專(zhuān)業(yè)的人員占比非常低，其他檔案員管理者通常是半路出家抑或非檔案管理專(zhuān)業(yè)，他們普遍缺乏扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)技能、價(jià)值觀及信息技術(shù)應(yīng)用能力［4］。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

（一）完善檔案建設(shè)主體

第一，高職檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)與檔案形成者的交流與合作。通常來(lái)講高職檔案的形成者主要包括院校的教師、職工、學(xué)生及相關(guān)的行政人員。他們?cè)诠ぷ髦袝?huì)形成、產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)資料經(jīng)過(guò)處理后能夠成為檔案管理的主要內(nèi)容。因此檔案管理者應(yīng)與檔案形成者建立緊密的聯(lián)系，讓檔案管理工作的收集、歸檔工作更具實(shí)效性和有效性。特別在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，檔案形成者應(yīng)通過(guò)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)記錄或上傳到云終端，以便于檔案管理者利用。第二，檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)與檔案利用者的交流溝通。雖然檔案利用者及檔案用戶(hù)不直接形成、產(chǎn)生檔案信息，然而通過(guò)探究他們應(yīng)用檔案的結(jié)果和行為，能夠優(yōu)化檔案資源體系，讓檔案資源體系建設(shè)更具針對(duì)性、實(shí)效性、全面性及有效性。簡(jiǎn)而言之就是通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案用戶(hù)的需求特征、明確用戶(hù)與檔案之間的關(guān)系，提升檔案信息應(yīng)用的全面性。第三，加強(qiáng)檔案管理者與檔案保存者的聯(lián)系。檔案保存者是檔案資源的歸屬者，擁有最為集中、全面的檔案資源，通過(guò)加強(qiáng)與檔案保存者的充分聯(lián)系，能夠幫助管理者更好、更全面地了解檔案保存情況，譬如電商平臺(tái)保存著大量用戶(hù)的數(shù)據(jù)，能夠?yàn)閲?guó)家檔案管理部門(mén)的工作開(kāi)展提供依托。而在我國(guó)高職院校檔案管理工作中，檔案管理者、整理者及存儲(chǔ)者通常是相互統(tǒng)一的，但高職院校教育、科研及發(fā)展的各類(lèi)數(shù)據(jù)依舊存儲(chǔ)在各行政部門(mén)或管理系統(tǒng)中，在該層面，行政部門(mén)或管理平臺(tái)便屬于檔案資源的“保存者”，需要檔案部門(mén)加強(qiáng)與其的內(nèi)在聯(lián)系。也就是加強(qiáng)檔案管理者的協(xié)同合作意識(shí)，使其能夠與各部門(mén)、機(jī)構(gòu)及個(gè)人取得聯(lián)系，讓檔案管理工作得到更好、更快、更健康的發(fā)展。當(dāng)然在此過(guò)程中，高職院校需要構(gòu)建一個(gè)科學(xué)合理的協(xié)同合作機(jī)制、保障機(jī)制，確保各類(lèi)協(xié)同合作工作的開(kāi)展都能夠得到充分、全面的保障。

（二）豐富檔案服務(wù)形式

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理者、服務(wù)者應(yīng)創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，通過(guò)發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行挖掘和彰顯，提升高職檔案的整體水平。第一，用戶(hù)需求分析。檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)與檔案用戶(hù)交流合作，明確用戶(hù)利用檔案資源的目的、需求及情況，進(jìn)而借助大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案資源的具體應(yīng)用趨勢(shì)、態(tài)勢(shì)、格局及情況，以此確定檔案用戶(hù)的真正需求及不同用戶(hù)群體在高職檔案資源利用中所存在的差異性，及時(shí)將有價(jià)值的檔案資源推送給用戶(hù)，讓檔案數(shù)據(jù)更好地滿(mǎn)足用戶(hù)的多樣化需求。第二，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在“大服務(wù)觀”的指引下，高職檔案管理者還應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)挖掘、分析技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將高職檔案用戶(hù)劃分為不同的用戶(hù)類(lèi)別，并將其經(jīng)常能用上或者重要性較高的檔案數(shù)據(jù)資源整合到特定的模塊中，當(dāng)檔案用戶(hù)提出需求后，檔案管理者或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠及時(shí)、全面、充分地將檔案資源呈現(xiàn)在用戶(hù)面前。在此背景下，高職院校還可以結(jié)合不同院系、專(zhuān)業(yè)的特征、特點(diǎn)，構(gòu)建與之相對(duì)應(yīng)的檔案信息庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分類(lèi)和細(xì)化。當(dāng)教師提出特定的檔案需求時(shí)，管理者能夠根據(jù)高職的院系特征、教師的需求特征，讓檔案數(shù)據(jù)信息更好地、更及時(shí)地呈現(xiàn)在教師的面前。第三，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的聯(lián)系，即在教師、學(xué)生或院校領(lǐng)導(dǎo)，通過(guò)某信息系統(tǒng)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，可以通過(guò)輸入基本信息、賬號(hào)密碼或驗(yàn)證權(quán)限的方式，自動(dòng)、智能地獲取檔案資源。此外，在檔案管理服務(wù)形式豐富和優(yōu)化的過(guò)程中，高職院校還應(yīng)通過(guò)優(yōu)化檔案管理制度的形式，深化對(duì)檔案服務(wù)的考核、評(píng)價(jià)，確保檔案服務(wù)工作能夠充分適應(yīng)檔案應(yīng)用者的基本需求，能夠更好地提升檔案管理的實(shí)效性，使大數(shù)據(jù)技術(shù)充分、全面、有效地應(yīng)用在檔案管理服務(wù)中［5］。

（三）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案隊(duì)伍是檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵與核心，是推動(dòng)我國(guó)高職檔案管理工作健康發(fā)展的有力保障。為充分提升檔案服務(wù)質(zhì)量、豐富檔案服務(wù)形式，提高檔案管理的實(shí)效性：第一，配備專(zhuān)職人員。高職院校在人員選拔、引入及聘任上，可以先由辦公室人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)事宜，隨后在高職院校規(guī)模擴(kuò)大及能力提升的過(guò)程中，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)配備專(zhuān)業(yè)的人員，確保其擁有充足的時(shí)間和精力，完成檔案管理工作和任務(wù)，提升高職檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化程度。第二，完善隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。一是職稱(chēng)評(píng)審。高職院校應(yīng)統(tǒng)一開(kāi)展檔案管理者或檔案員的職稱(chēng)評(píng)定工作，推進(jìn)職稱(chēng)評(píng)審工作的科學(xué)化、規(guī)范化、正?；l(fā)展，與此同時(shí)應(yīng)結(jié)合辦學(xué)實(shí)際，對(duì)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有重要貢獻(xiàn)的檔案員給予高級(jí)職稱(chēng)。二是聘任制度。高職院校需要堅(jiān)持考核嚴(yán)格、聘用擇優(yōu)、雙向選擇、輪換崗位、按需設(shè)崗等原則，明確檔案管理工作的聘用目的，提升人才聘用的科學(xué)性。三是優(yōu)化在職人員。檔案管理部門(mén)需要在考慮人員差異性的前提下，結(jié)合崗位需求、能力、興趣、特長(zhǎng)等方面的特征，使不同專(zhuān)業(yè)、職能、學(xué)歷的人員得到優(yōu)化配置。第三，積極開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)及引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人員。一是培訓(xùn)工作。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代使高職檔案管理工作發(fā)生了深刻的、巨大的、復(fù)雜的變化，因此需要檔案管理人員擁有較高的信息化素養(yǎng)，能夠充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案服務(wù)質(zhì)量和效率。對(duì)此，高職院校應(yīng)積極開(kāi)展信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，引領(lǐng)檔案管理者樹(shù)立大數(shù)據(jù)觀、大平臺(tái)觀、大服務(wù)觀及大檔案觀，能夠掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。二是引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才。高職院校應(yīng)結(jié)合檔案隊(duì)伍建設(shè)的實(shí)際狀況及檔案管理信息化的建設(shè)趨勢(shì)，加大對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人才及信息管理人才的引進(jìn)，確保高職院校擁有堅(jiān)實(shí)的、可靠的、結(jié)構(gòu)合理、專(zhuān)業(yè)功底強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。

四、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高職院校檔案管理工作的開(kāi)展，帶來(lái)巨大而顯著的影響。通過(guò)分析大數(shù)據(jù)背景下高職檔案管理工作所出現(xiàn)的變化，能夠發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中擁有舉足輕重、難以替代的價(jià)值，能夠從信息挖掘、分析及利用的角度，推動(dòng)高職檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)。因此，在管理實(shí)踐中，我們應(yīng)從主體完善、服務(wù)形式豐富及人員結(jié)構(gòu)完善等角度出發(fā)，制定優(yōu)化策略，破解大數(shù)據(jù)時(shí)代下高職檔案管理所存在的問(wèn)題，提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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作者:趙思 單位:楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院