電子技術(shù)在檔案管理工作中的作用

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電子技術(shù)近年來在檔案管理工作中的應(yīng)用水平在社會的發(fā)展推動下有了很大的提升，并且在電子技術(shù)相關(guān)研究人員的不斷努力下，電子技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的水平逐漸趨于成熟，并且在檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。主要以電子信息技術(shù)在檔案管理中的作用為研究重點，提出了筆者自身的幾點建議，希望可以有利于提高電子技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用。

1電子技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的必然性

檔案工作要適應(yīng)信息時代的要求，必須有一支政治素質(zhì)好、專業(yè)水平高、工作能力強的檔案管理隊伍才能適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要，提高檔案人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力勢在必行，它是提高檔案管理工作的前提。先進(jìn)的科技手段打破了傳統(tǒng)的檔案管理的物理時空的限制，使人們對資源的查找有了快捷、便利和及時的方式，現(xiàn)代化的信息庫，也可以加強檔案管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系和交流，為不同的用戶需求提供了多樣化的選擇空間，檔案工作要適應(yīng)這些新的東西，要求我們檔案工作者，在整個檔案的信息管理工作方面，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要，檔案管理也只有滲透新理念、運用新技術(shù)、才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

2電子技術(shù)在檔案管理中的作用

通過上述研究可知，電子技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是社會發(fā)展的必然，所以，要檔案管理方面的相關(guān)人員要加強對電子技術(shù)的重視和學(xué)習(xí)。并且在研究其應(yīng)用作用的基礎(chǔ)上促進(jìn)電子技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。筆者在此對電子技術(shù)在檔案管理中的作用進(jìn)行了一定的探索，希望可以提高檔案管理工作的水平而做出一些貢獻(xiàn)。

2.1促進(jìn)計算機網(wǎng)絡(luò)將館藏數(shù)字化

所謂“將館藏數(shù)字化”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運用存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。

2.2利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案著錄、標(biāo)引等工作

技術(shù)的進(jìn)步使得檔案著錄可以通過檔案管理軟件而在計算機上進(jìn)行操作，著錄的內(nèi)容包括檔案的題名、責(zé)任者、文本、密級、保管期限、時間、載體形態(tài)、檔號、分類號、主題詞以及內(nèi)容摘要等方面。檔案標(biāo)引是依據(jù)檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉(zhuǎn)換為檔案標(biāo)識的過程，這兩項內(nèi)容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統(tǒng)的著錄是在卡片上進(jìn)行的，而在計算機上進(jìn)行著錄和標(biāo)引，使得查找檔案十分便捷。

2.3加強對電子文件進(jìn)行管理

計算機網(wǎng)絡(luò)給傳統(tǒng)的檔案工作帶來的最大改革應(yīng)該是電子文件的產(chǎn)生。電子文件是計算機技術(shù)運用的產(chǎn)物，從形式上看，它是數(shù)字化的，但由于它是通過代碼形式記錄于載體，它的內(nèi)容只能通過設(shè)備來利用，人們在檢索和閱讀電子文件時要借助特定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件進(jìn)行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準(zhǔn)確的文件信息。所以它對傳統(tǒng)的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門應(yīng)針對單位移交產(chǎn)生的電子文件開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。

2.4利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)利用

網(wǎng)絡(luò)最根本的價值就在于其本身就能提供越來越完善的信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)信息資源存在著數(shù)量大、類型多、范圍廠、無序化等特點，一般利用者很難準(zhǔn)確地找到所需信息，更不用說深層次開發(fā)與利用。因此檔案部門應(yīng)做好兩方面的工作：一是對相關(guān)信息進(jìn)行有效組織，使之有序化、鏈接化，以便引導(dǎo)讀者快速查找到所需信息；二是根據(jù)需求，直接通過網(wǎng)絡(luò)采集數(shù)字信息，然后按照不同專題進(jìn)行分類、整合，形成可以提供利用的二次數(shù)字信息資源。無論是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現(xiàn)的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進(jìn)行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進(jìn)行各種立卷統(tǒng)計，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計表和交接文據(jù)等。電子信息技術(shù)在檔案管理中作用的研究涉及的方面有很多，所以，對于其作用的研究就可以從多個角度進(jìn)行考慮。而以上僅僅只是筆者對于電子技術(shù)作用的幾個主要方面的研究，并且由于筆者對于電子信息及檔案管理方面的研究能力有限，所以上述研究也比較淺顯，僅僅憑借這些研究來提高檔案管理工作中電子技術(shù)應(yīng)用的水平是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，對于電子信息技術(shù)在檔案管理中的作用的研究還有待進(jìn)一步加強。綜上所述，對于電子信息技術(shù)在檔案管理中作用的研究無論是從理論研究方面，還是從實踐研究方面都取得了很大的成績，并且為檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展做出了突出的貢獻(xiàn)。然而，我們在看到其成績與發(fā)展的同時，也應(yīng)該意識到電子技術(shù)的不斷發(fā)展以及社會對檔案管理領(lǐng)域需求的逐步提高使得對于電子信息技術(shù)在檔案管理中作用的研究也必須要不斷的向前發(fā)展。因此，我國檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)人士應(yīng)該加強對電子技術(shù)的重視和研究，從而大幅度的提高我國檔案管理工作質(zhì)量以及效率的提高。

作者：谷雪 單位：紅色邊疆農(nóng)場人力資源和社會保障科