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摘要:檔案數(shù)字化建設(shè)是我國檔案管理工作的一場(chǎng)革命,近些年,我國檔案數(shù)字化建設(shè)剛剛起步,各項(xiàng)研究還處于初級(jí)階段,因此,需要面對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的各項(xiàng)挑戰(zhàn),本文就以檔案數(shù)字化建設(shè)為內(nèi)容,對(duì)其相關(guān)實(shí)踐策略進(jìn)行幾點(diǎn)具體分析。
關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化建設(shè);實(shí)踐;發(fā)展
檔案數(shù)字化技術(shù)不僅可以文字轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,而且還可以對(duì)圖像信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化。近些年,我國檔案數(shù)字化建設(shè)取得了顯著成績,但國外先進(jìn)水平相比還存在一定差距。為了能夠更好地提升數(shù)字化檔案實(shí)踐成效,有關(guān)部門以及相關(guān)工作人員應(yīng)該深入研究數(shù)字化技術(shù),借由數(shù)字化技術(shù)擴(kuò)充檔案數(shù)據(jù)庫,提高數(shù)字化檔案管理水平,確保檔案數(shù)字化實(shí)踐成果。
一、檔案數(shù)字化的含義
數(shù)字化是用0和1兩位數(shù)字編碼對(duì)所有信息進(jìn)行表達(dá)的技術(shù),數(shù)字化技術(shù)可以所有信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)。我們也可以理解為數(shù)字化就是針對(duì)信息來說的,檔案數(shù)字化本質(zhì)上就是檔案信息化建設(shè),檔案信息數(shù)字化借由數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等方式,將紙質(zhì)文件、聲像文件以及電子文件進(jìn)行有組織、系統(tǒng)化的構(gòu)建信息庫。數(shù)字化技術(shù)支持下的檔案管理效率更高,不僅可以緩解工作人員工作強(qiáng)度,而且還可以有效節(jié)約檔案儲(chǔ)存空間,減好了重要檔案原件由于反復(fù)使用而出現(xiàn)的磨損問題,使檔案信息優(yōu)勢(shì)得到更好的發(fā)揮。檔案數(shù)字化還具有內(nèi)容豐富,開發(fā)利用便捷等優(yōu)勢(shì),能夠?yàn)闄n案管理提供最有力的支持。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的特點(diǎn)
(一)信息的非人工識(shí)讀性
與紙質(zhì)檔案相比,數(shù)字化檔案有本質(zhì)上的區(qū)別,具體來說,數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案都是以文件的形式存在的,也是檔案信息的載體,具有物理實(shí)態(tài)的特征。電子檔案與紙質(zhì)檔案都是對(duì)真實(shí)活動(dòng)的一種記錄,并具有極高的利用價(jià)值。電子檔案通過計(jì)算機(jī)錄入生成,而傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案則是通過人工記錄而成,兩者載體存在差異。從這些區(qū)別我們可以看出,數(shù)字化檔案具有非人工識(shí)讀性,需要通過計(jì)算機(jī)解碼方可為人們所使用。
(二)信息存儲(chǔ)的高密度性
光盤和移動(dòng)硬盤是數(shù)字檔案的最主要儲(chǔ)存載體,具有容量大、儲(chǔ)存便捷等特點(diǎn),這種儲(chǔ)存載體可以對(duì)各類信息進(jìn)行儲(chǔ)存,不僅如此,光盤與移動(dòng)硬盤攜帶便捷,可以有效減少檔案信息的儲(chǔ)存空間,人們使用和閱讀也非常方便。
(三)信息與載體之間的可分離性
檔案數(shù)字化過程中各類電子檔案不需要有固定的物理位置,它們可以一種非實(shí)體的狀態(tài)存在,人們也可以對(duì)這些信息進(jìn)行加工和管理,這種信息與載體相互分離的這種特性,不僅具有極強(qiáng)的安全性,可以避免原檔案資源被反復(fù)利用而破損,而且便于復(fù)制、傳輸,可以實(shí)現(xiàn)異地查閱和使用。電子檔案掙脫了時(shí)間、地點(diǎn)、空間的制約,可以在同一時(shí)間為不同地區(qū)的不同使用者提供服務(wù),真正實(shí)現(xiàn)了信息共享。
(四)多種信息媒體的集成性
電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)將文字、圖像、動(dòng)畫、聲音等資料數(shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行整合,并可以在一定的交互界面上展示,電腦具有交互性、動(dòng)態(tài)性,人們閱讀檔案十分便利,也改變了人們閱讀檔案的方式,與當(dāng)代人們閱讀需求相契合。
(五)系統(tǒng)依賴性
電子檔案是以數(shù)字化的形態(tài)存在的,因此需要專門的設(shè)備作為支持。電子檔案的形成、傳輸、儲(chǔ)存都需要通過電子計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn),一旦離開計(jì)算機(jī)的支持,電子檔案則無從談起。另外,電子檔案對(duì)運(yùn)行環(huán)境要求很高,信息加工、信息儲(chǔ)存、信息傳遞與檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要依托各類硬件、軟件來完成,并且需要遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,一旦不符合標(biāo)準(zhǔn),那么電子檔案則可以出現(xiàn)不兼容、無法讀取等問題。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)實(shí)踐
(一)加快檔案網(wǎng)站建設(shè)
建立檔案網(wǎng)站是檔案數(shù)字化建設(shè)中不可缺少的重要方面,在構(gòu)建檔案網(wǎng)站的過程中,技術(shù)人員、檔案管理者需要緊密合作,堅(jiān)持“內(nèi)容為王”,對(duì)于檔案網(wǎng)站來說,內(nèi)容是最重要、最關(guān)鍵的,優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源不管在任何時(shí)間都不會(huì)缺乏用戶。尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,檔案網(wǎng)站必須要獨(dú)特的內(nèi)容,同時(shí)具備專業(yè)的技術(shù),才能夠脫穎而出,因此,檔案管理部門要針對(duì)實(shí)際情況,構(gòu)建就被優(yōu)質(zhì)內(nèi)容的檔案網(wǎng)站,以此提高檔案信息服務(wù)水平。
1.構(gòu)建專業(yè)的數(shù)據(jù)分析團(tuán)隊(duì)。專業(yè)的數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)能夠及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析、優(yōu)化、改進(jìn)、推動(dòng),數(shù)據(jù)分析團(tuán)隊(duì)成員要具備搜索、編輯等專業(yè)知識(shí),同時(shí),對(duì)社群、社會(huì)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)有深入了解。構(gòu)建專業(yè)的數(shù)據(jù)分析團(tuán)隊(duì),可以快速提高檔案數(shù)據(jù)搜集能力與分析能力,也可以靈活把握當(dāng)前檔案數(shù)字化的動(dòng)態(tài)和趨向,進(jìn)而及時(shí)調(diào)整網(wǎng)站內(nèi)容與服務(wù)質(zhì)量?;ヂ?lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)技術(shù)要與檔案網(wǎng)站內(nèi)容創(chuàng)意生產(chǎn)要緊密結(jié)合在一起,以此提升檔案網(wǎng)站服務(wù)品質(zhì)。
2.創(chuàng)新檔案內(nèi)容制作、呈現(xiàn)和傳播形式。通過創(chuàng)新檔案網(wǎng)站內(nèi)容、傳統(tǒng)與呈現(xiàn)方式,可以更好的吸引用戶。新媒體的繁榮和發(fā)展,為檔案數(shù)字化提供了更有利的支持,網(wǎng)站構(gòu)建要基于用戶需求打造個(gè)性化、多元化的內(nèi)容,盡可能利用動(dòng)漫、視頻以及圖片等展示檔案信息,提高檔案內(nèi)容可視化程度,增強(qiáng)檔案網(wǎng)站內(nèi)容的感染力與沖擊力。豐富的色彩、動(dòng)態(tài)的圖像,更具吸引力。
(二)加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的組織建設(shè)
1.總體規(guī)劃,分步實(shí)施。在數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)中,有關(guān)部門以及工作人員要切實(shí)分析檔案內(nèi)容與管理需求,建立統(tǒng)一的數(shù)字資源導(dǎo)航系統(tǒng),打造牢固的基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí),在這個(gè)基礎(chǔ)上,分步驟搜集檔案信息資源,之后在對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、歸納、轉(zhuǎn)化,這樣可以降低檔案信息資源搜集整理的難度,避免由于工作量大而阻礙管理步伐。
2.強(qiáng)化應(yīng)用,講求實(shí)效。系統(tǒng)構(gòu)建之后,要構(gòu)建與其相匹配的技術(shù)規(guī)范,建立完善的服務(wù)機(jī)制,強(qiáng)化人員培訓(xùn),切實(shí)提升檔案管理者的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng),統(tǒng)一檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍,為檔案數(shù)字化建設(shè)提供最有利的支持。
3.數(shù)據(jù)倉庫,拓展范圍。要加強(qiáng)資源共享和數(shù)據(jù)挖掘,強(qiáng)化系統(tǒng)之間的聯(lián)系,避免孤島信息的產(chǎn)生。檔案工作人員要深入挖掘檔案信息數(shù)據(jù),并積極引入專業(yè)的數(shù)字化技術(shù),構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫,建立不同的資源中心,強(qiáng)化檔案部門之間的合作,拓展檔案共享范圍,為檔案數(shù)字化提供更好的支持和參考。
(三)強(qiáng)化管理制度
從數(shù)字檔案管理的角度來講,還要運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技和安全可靠的信息系統(tǒng)。明白數(shù)字檔案管理的重要性意義,并強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)方面的投入力度,從而完善建立管理環(huán)境;先進(jìn)化的計(jì)算軟件與技術(shù)裝備要積極引進(jìn),并且要配備專業(yè)化的信息化人才,確保數(shù)字化文件管理的良好實(shí)現(xiàn);結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立科學(xué)化的檔案管理制度,從而強(qiáng)化信息資料的管理工作,在綜合材料管理的前提下強(qiáng)化信息管理的安全。如果是在特殊化的文件管理網(wǎng)站上,可設(shè)置單元內(nèi)部調(diào)用與查詢內(nèi)部文件,避免病毒的入侵對(duì)文件安全產(chǎn)生不利影響;對(duì)文件的數(shù)字化管理流程要嚴(yán)格加以控制,確保工作內(nèi)容能夠在制定的機(jī)制當(dāng)中落實(shí)與執(zhí)行。
(四)建設(shè)數(shù)字檔案館
數(shù)字檔案管理具有集成性、共享性,它不僅是一個(gè)數(shù)據(jù)中心,而且也是一個(gè)檔案管理中心,在檔案管理方面以集成機(jī)制為中心,有效突破了業(yè)務(wù)部門之間的限制,提高了檔案信息資源的共享性,保障了檔案信息的真實(shí)性、完整性,進(jìn)一步推進(jìn)了檔案數(shù)字化建設(shè)的有效性、有序性。具體分析如下:
1.及時(shí)更新數(shù)字化檔案資料。檔案管理信息建設(shè)十分重要,并且也是一項(xiàng)比較復(fù)雜的項(xiàng)目,由于檔案資料內(nèi)容較多,信息量較大,并且所涉及的時(shí)間較長,所以,針對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí),采集信息過程中,應(yīng)該盡量化繁就簡,避免出現(xiàn)“凡文必掃”現(xiàn)象,提高信息系統(tǒng)查詢的效率,使得操作更便利。
2.健全數(shù)字檔案?jìng)鬏旙w制。傳輸體制要健全化,讓檔案數(shù)據(jù)流通穩(wěn)定得到有效保障。在檔案中心,先要整合現(xiàn)有資源和對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行有效性分類,再把軟硬件應(yīng)用結(jié)合到檔案信息上,利用信息采集設(shè)備更新存儲(chǔ)設(shè)備,從而讓設(shè)備性能夠支撐信息管理工作。在實(shí)際檔案工作的過程中,在職工作人員的分工要做好,并讓檔案數(shù)字化管理人員能夠?qū)嵭薪y(tǒng)一化的調(diào)配,從而在數(shù)字化管理服務(wù)中分析好檔案中心內(nèi)部數(shù)據(jù)管理組織,業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)信息等,從而設(shè)置信息存儲(chǔ)網(wǎng)站時(shí)篩選出有用信息,讓沒有用的信息規(guī)程得以減少。網(wǎng)站的建立可利用網(wǎng)站和互聯(lián)網(wǎng),也可以連接到檔案信息共享的網(wǎng)站,從而讓檔案規(guī)范化數(shù)字化的普及度得到全面提高。第四,嚴(yán)格控制好檔案信息的分類工作,將檔案年號(hào),檔案的時(shí)間,檔案的關(guān)鍵詞做好審查,再安排工作員定期核實(shí)檔案信息內(nèi)容。
3.制定完善管理責(zé)任分配制度。為讓數(shù)字化檔案管理得以實(shí)現(xiàn),需要確定好相應(yīng)的責(zé)任制度,并且要成立工作小組,該小組負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)據(jù)和材料進(jìn)行歸檔,以達(dá)到數(shù)字化發(fā)展的良好效果。所以數(shù)字文件管理工作規(guī)范要明確化,依據(jù)具體工作的任務(wù)設(shè)立相應(yīng)的要求,做好數(shù)據(jù)的詳細(xì)分類,數(shù)據(jù)整理以及數(shù)字化處理的工作;科學(xué)化,合理化的責(zé)任分配制度要建立,先要清楚數(shù)字檔案管理的內(nèi)容,并依據(jù)實(shí)際制定程序方面的基本工作流程,有利于依據(jù)需求實(shí)現(xiàn)內(nèi)容管理的細(xì)化;進(jìn)職責(zé)分配的時(shí)候,還要確定具體工作的目標(biāo),不僅要讓數(shù)字化管理全面實(shí)現(xiàn),而且還要確保數(shù)據(jù)管理的規(guī)范。以整理歸檔信息為例,可以安排專門化的管理,由1-2人來專門負(fù)責(zé),從而依據(jù)具體類型與材料的不同進(jìn)行科學(xué)化分類。
(五)提高檔案工作者素質(zhì),加強(qiáng)檔案用戶教育培訓(xùn)
人類實(shí)踐活動(dòng)涉實(shí)際范圍廣泛,包括自然堂科學(xué)、社會(huì)科學(xué)等多個(gè)領(lǐng)域,且社會(huì)分工日益細(xì)化,信息增長量巨大,現(xiàn)代化大規(guī)模生產(chǎn)的復(fù)雜性、多變性使得檔案工作的內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象、工作環(huán)境及管理方式都發(fā)生了變化,這給檔案工作者帶來了全新的要求,除了要求工作者需具備基本的共性知識(shí)之外,還應(yīng)該具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)及現(xiàn)代化的管理知識(shí)此外還要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),努力優(yōu)化自身水平,才能跟上變化著的社會(huì)形勢(shì)。在提高檔案工作者素質(zhì)的過程中,首先要做到如下幾個(gè)方面:檔案管理者要具備終身學(xué)習(xí)的意識(shí),不斷豐富自身專業(yè)知識(shí)與政治理論;積極學(xué)習(xí)新的管理理念,兼顧其他學(xué)科的內(nèi)容,全面學(xué)習(xí)與檔案相關(guān)的知識(shí),熟悉和掌握檔案內(nèi)容,能夠具備借鑒專業(yè)技術(shù)提升自我素養(yǎng)的能力;具有靈活度的應(yīng)變能力,掌握工作所需要的外語知識(shí)與經(jīng)濟(jì)知識(shí);學(xué)習(xí)與檔案內(nèi)容相關(guān)的知識(shí)與管理理念,熟悉和掌握專業(yè)知識(shí)和技能,積極學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、新型載體檔案保護(hù)等知識(shí)技能,更好地滿足新時(shí)期檔案管理需求。在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中包括眾多環(huán)節(jié),有關(guān)部門以及相關(guān)工作人員要全面分析當(dāng)前檔案管理形勢(shì),積極引入數(shù)字化技術(shù),通過構(gòu)建數(shù)字化檔案館、數(shù)字檔案管理制度、豐富數(shù)字化檔案資源等,全面推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐和進(jìn)程。目前,我國在檔案數(shù)字化建設(shè)方面還有很長一段路要走,面對(duì)當(dāng)前數(shù)字化建設(shè)的大方向,不斷優(yōu)化和完善相關(guān)硬件、軟件是非常必要的,本文從幾個(gè)方面對(duì)此展開分析,旨在更好地推進(jìn)我國檔案數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展。
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作者:王志紅 單位:呼瑪縣畜牧總站