檔案數(shù)字化服務外包問題及策略探究

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摘要：檔案數(shù)字化服務外包已逐漸成為檔案機構開展數(shù)字化工作的重要形式，是優(yōu)化資源配置的重要方式。但從實際情況來看，檔案數(shù)字化服務外包仍存在標準缺乏、實體損害、信息泄露和后期運行維護的風險?；诖耍瑧獜膮⒄諛藴蕦嵤?shù)字工程、遵守檔案信息保密協(xié)議、強化專業(yè)人員隊伍建設三個角度著手防范風險。

關鍵詞：檔案數(shù)字化；數(shù)字化外包；問題及策略

隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理逐步實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式過渡，數(shù)字化檔案資源逐漸占據(jù)重要地位。全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中明確提出“全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網絡化”的信息管理目標?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了“檔案信息化建設再上新臺階”的發(fā)展目標，明確提出“信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉型?！痹谶@一大政策背景下，基于檔案工作發(fā)展實際需求，各級各類檔案機構積極推進檔案數(shù)字化工作，由于人力資源有限，各級各類檔案機構的數(shù)字化工作大多采取第三方服務外包的形式開展。檔案數(shù)字化服務外包即檔案機構將本單位檔案數(shù)字化工程外包給專業(yè)的檔案公司，系統(tǒng)開展數(shù)字化工作。

一、檔案數(shù)字化服務外包的原因分析

檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)工程，基于檔案機構的實際狀況和檔案專業(yè)公司的優(yōu)勢，大部分檔案機構在開展數(shù)字化工作時選擇服務外包，最大程度地實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。數(shù)字化服務外包主要受以下兩點因素影響：

（一）檔案機構

檔案數(shù)字化是一項專業(yè)性較強的工作，但從當前各級各類檔案機構的實際情況來看，檔案機構的數(shù)字化建設仍處于相對滯后階段，傳統(tǒng)檔案管理階段，檔案機構累積了大量的傳統(tǒng)載體檔案，尤以紙質檔案居多，因長期未開展數(shù)字化建設，檔案機構積累了大量的“歷史”檔案，需要數(shù)字化的檔案總量大。檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，需要組建專門的數(shù)字化隊伍、采購專業(yè)的數(shù)字化設備，投入的人力、物力、財力多，但很多檔案機構由于場地、設備、人員等限制，自身難以開展系統(tǒng)的數(shù)字化建設。一方面，檔案數(shù)字化需要專門的數(shù)字化場地和專業(yè)的數(shù)字化設備，如專門的高清檔案掃描儀、檔案盒打印機等，但一般的檔案機構并未配備此類設備，這就導致檔案數(shù)字化缺乏必要的設備。另一方面，檔案數(shù)字化由系列工作，包括數(shù)字化之前的基礎整理、數(shù)據(jù)著錄、信息采集操作（設備操作、參數(shù)設置、信息加工、信息存儲）、信息處理操作（圖像信息處理、音頻信息處理、視頻信息處理）、數(shù)字化后處理操作等多個環(huán)節(jié)，專業(yè)性較強，需要具備數(shù)字化處理知識的專業(yè)人員，而檔案機構缺乏此類專業(yè)人員。此外，數(shù)字化工作總量大，檔案機構的人員還需處理檔案各類業(yè)務工作，沒有足夠的時間和精力開展數(shù)字化工作。

（二）檔案公司

檔案數(shù)字化外包公司是專門從事檔案數(shù)字化工作的專業(yè)公司，為各級各類檔案機構開展數(shù)字化工作提供專業(yè)服務。檔案公司開展檔案數(shù)字化工作具有明顯的資源優(yōu)勢：從人力資源角度分析，一般而言，檔案數(shù)字化外包公司組建了專門的數(shù)字化建設隊伍，包括數(shù)字化項目經理、數(shù)字化技術指導、檔案整理人員等，各類人員職責清晰、分工明確、配合默契，且長期從事檔案數(shù)字化工作，能夠為數(shù)字化工作的有序開展提供強有力的人才支撐。從設施設備角度分析，檔案外包公司配有成套的數(shù)字化管理設備，不僅能實現(xiàn)傳統(tǒng)載體的數(shù)字化，還能為檔案機構提供數(shù)字化管理系統(tǒng)、數(shù)字資源遷移、設備維護與更新等一體化服務。從工作積累和工作經驗來看，檔案外包公司長期從事檔案數(shù)字化業(yè)務，對檔案機構的業(yè)務需求比較了解，且在長期的業(yè)務工作中形成了相對完善的管理流程和制度，能夠為檔案機構提供專業(yè)、優(yōu)質的數(shù)字化服務。

二、檔案數(shù)字化服務外包的風險分析

當前，各級各類檔案機構受資源限制更傾向于選擇數(shù)字化外包公司開展檔案數(shù)字化，服務外包是各檔案機構開展數(shù)字化工作行之有效的方式。選擇數(shù)字化服務外包在工作效率、工作專業(yè)程度上有較好的保障，但從另一方面來看，選擇服務外包同樣存在一定的風險，具體而言，可以從以下四個方面來分析：

（一）標準缺乏風險

檔案數(shù)字化是一項專業(yè)性很強的工作，在具體的實施過程中應參照相關的標準有序開展各項工作，為進一步規(guī)范檔案服務外包工作，根據(jù)檔案數(shù)字化工作的實際需求和潛在風險，國家檔案局研究出臺了系列規(guī)范標準，這些均是檔案數(shù)字化服務外包過程中需要嚴格遵循的標準規(guī)范。譬如，2014年發(fā)布的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對“檔案部門、數(shù)字化服務機構、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設備、網絡環(huán)境與數(shù)據(jù)載體、檔案實體、檔案數(shù)字化成果移交接收與設備處理的安全管理”進行了全面闡述和規(guī)定。此外，為進一步強化檔案服務外包工作，2020年，國家檔案局發(fā)布《檔案服務外包工作規(guī)范 第1部分：總則》（DA/T 68.1-2020 ）、《檔案服務外包工作規(guī)范 第2部分：檔案數(shù)字化服務》（DA/T 68.2-2020 ）、《檔案服務外包工作規(guī)范 第3部分：檔案管理咨詢服務》（DA/T 68.3-2020 ）?？傮w而言，當前針對檔案服務外包工作已經有了系列參照標準，檔案外包公司應參照相關標準開展檔案數(shù)字化工作。但從檔案數(shù)字化的實際運行情況來看，仍有部分服務外包公司未照標準制定可執(zhí)行的操作制度，這無疑會給檔案數(shù)字化工作的規(guī)范開展造成不良影響。

（二）實體損害風險

檔案數(shù)字化工作主要是將傳統(tǒng)載體的檔案進行掃描形成數(shù)字資源，從實際情況來看，各單位檔案數(shù)字化工作主要以紙質檔案為主。數(shù)字化前處理操作包括載體檢查與編號、裝訂拆除、技術處理，數(shù)字化后處理操作包括檔案裝訂、檔案裝卷（盒）等步驟，這些操作步驟均存在潛在的威脅實體安全的因素。具體而言，檔案實體安全隱患主要源于幾點原因：第一，檔案機構進行數(shù)字化的檔案多為長期累積的“歷史”檔案，年代久遠，部分檔案紙張本身就已經脆化，在數(shù)字化過程中容易遭到損害。第二，檔案掃描需履行規(guī)范的出庫、入庫手續(xù)，需要認真核對檔案的數(shù)量，但仍存在因數(shù)量核對不準造成的檔案排列順序錯亂、檔案丟失的情況。第三，掃描過程中需要對成卷的案卷進行拆分，單個案卷掃描完成后還需對案卷進行重新安裝，這一過程中可能存在順序錯亂、單頁遺失等情況，難以保證檔案的完整性。第四，數(shù)字化進行中，人員多且雜，難以監(jiān)管難到位，存在閑雜人員進入庫房、檔案上架粗暴帶來的安全風險。

（三）信息泄密風險

檔案信息泄露是開展檔案數(shù)字化建設需要重點關注的風險之一，開展檔案數(shù)字化工作需要將檔案拆除進行逐頁掃描，而部分檔案涉及檔案機構或個人的隱私，在掃描過程中存在泄漏風險。一般而言，在開展檔案數(shù)字化工作前，檔案機構會與檔案服務外包公司簽訂安全保密協(xié)議，對數(shù)字化過程中的各細節(jié)工作作出嚴格的保密要求，此外，還會對檔案數(shù)字化過程進行監(jiān)管，但仍存在泄密隱患。具體而言，主要體現(xiàn)為兩個方面：一方面，檔案在數(shù)字化掃描過程中，信息能夠被非本單位檔案管理人員獲取，存在因人員保密意識不強造成的信息泄露。另一方面，將紙質檔案轉換為圖像信息再轉換為數(shù)字信息，可能存在信息失真的情況，與紙質檔案相比，檔案數(shù)據(jù)信息存在易更改性、可拷貝、可遷移，且不留痕跡、難以辨別真假，檔案數(shù)據(jù)信息的這些特點也增加了泄密風險。此外，數(shù)字化管理階段，檔案數(shù)據(jù)容易遭受黑客、病毒攻擊，一旦檔案管理系統(tǒng)遭受損害，檔案數(shù)據(jù)就面臨泄密威脅。因此，強化檔案信息安全管理十分必要。

（四）后期維護風險

傳統(tǒng)紙質檔案管理階段，需要做好檔案的實體管理工作，而庫房管理是關鍵，前期庫房的設施設備需要投入大量財力，后期庫房維護相對簡單。而進行檔案數(shù)字化后，檔案信息主要存儲于數(shù)據(jù)庫中，數(shù)字化管理階段就涉及檔案數(shù)據(jù)的更新與長期保存、檔案系統(tǒng)的維護。在檔案數(shù)字化階段，可能存在檔案數(shù)字外包公司未嚴格按照檔案數(shù)字化標準進行數(shù)字化工作，從而導致部分數(shù)據(jù)參數(shù)設置不準確。一般而言，檔案數(shù)字化服務外包公司會按照簽訂的協(xié)議在規(guī)定時間內完成工作，但由于總量太大，檔案機構不能對所有數(shù)據(jù)進行監(jiān)控和檢查，可能存在部分數(shù)據(jù)質量不過關的問題。此外，一般檔案外包公司提供一年的售后服務，但仍存在諸多不穩(wěn)定因素，如檔案數(shù)字化項目經理離職，人員不穩(wěn)定，后期需求得不到及時響應；檔案外包公司的發(fā)展前景存在風險，一旦破產倒閉，那么外包項目的后期維護將無法得到保障。

三、檔案數(shù)字化服務外包的策略分析

檔案數(shù)字化服務外包存在一定的風險，但從當前來看，檔案機構開展系統(tǒng)的數(shù)字化工作缺乏足夠的資源支持，服務外包是相對理想的方式，具有效率高、成本低的優(yōu)勢。為進一步規(guī)范檔案數(shù)字化服務外包工作，防范各類風險，可以從以下幾個方面著手：

（一）參照標準實施數(shù)字工程

嚴格遵循《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》提出的相關標準，檔案機構和檔案外包公司做好檔案數(shù)字化的系列工作。從檔案機構來看，首先，要高度重視檔案數(shù)字化的安全管理，成立專門的檔案數(shù)字化組織，宏觀規(guī)劃和指導本單位檔案數(shù)字化工作，應參照檔案信息化管理的相關系數(shù)標準，細化檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術指標。其次，需嚴格審核檔案外包公司的資質，包括其人員資質、設備情況、以往項目業(yè)績等，擇優(yōu)選擇服務質量好、工作質量高的檔案外包公司，結合單位檔案實際制定、執(zhí)行嚴格的保密制度，定期不定期開展檔案安全保密教育，強化保密意識。再次，要強化監(jiān)管，認真做好檔案數(shù)字化過程中的檔案交接、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等各環(huán)節(jié)工作。從檔案外包公司來看，為了給客戶提供更為優(yōu)質的服務，檔案外包公司首先應認真研究學習相關的技術標準，確保數(shù)字化工作符合國家和行業(yè)標準，應加強與客戶單位的前期溝通，深入了解客戶的數(shù)字化需求并制定符合其工作實際的數(shù)字化方案。其次，要強化公司人員的培訓，組建專業(yè)的、專職的、穩(wěn)定的數(shù)字化隊伍，為客戶提供優(yōu)質服務。再次，加強過程監(jiān)管，強調檔案安全保密的重要性，避免因工作人員主觀原因造成的檔案損害和信息泄露。最后，提供優(yōu)質的“售后”服務，數(shù)字化項目驗收后，應配備專門人員進行后期維護，積極響應客戶的需求。

（二）強化檔案信息安全管理

檔案安全管理是檔案數(shù)字化建設最為重要的一項工作，檔案數(shù)字化過程復雜，涉及的環(huán)節(jié)和人員較多，使得檔案的實體和信息均存在安全隱患，強化安全管理需從多方入手。一是要構建完善的制度體系。主要涉及檔案的保密制度、檔案數(shù)字化操作流程、檔案數(shù)字化的技術指標、突發(fā)事件的應急處理、檔案信息泄露的懲罰機制等等。對數(shù)字化各個細節(jié)作出明確要求以增強實踐的可操作性，減少檔案的安全風險。二是要強化檔案人員的安全教育。通過檔案安全培訓，著力提升檔案工作人員的安全意識和保密意識，強調檔案數(shù)字化過程中的安全操作，避免因人為因素造成的檔案實體損害和信息泄露。三是建立良好的工作環(huán)境?！稒n案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對“數(shù)字化場所”的安全管理作出詳細的要求，對照此標準，做好相關工作。如：數(shù)字化加工場所應符合“八防”的基本要求；配備視頻監(jiān)控系統(tǒng)，能夠對數(shù)字化加工場所實施全方位無死角的監(jiān)控，并由專人負責視頻監(jiān)控系統(tǒng)；工作人員應帶牌上崗，禁止閑雜人員出入加工場所，工作人員不得從事與數(shù)字化無關的活動等。

（三）完善專業(yè)人員隊伍建設

檔案數(shù)字化建設是一項專業(yè)性較強的工作，組建專業(yè)的隊伍能夠為數(shù)字化的有序開展提供保障。對于檔案機構而言，專業(yè)的人員能夠運用自身的專業(yè)知識為單位的檔案數(shù)字化建設制定科學合理的實施方案。而對于檔案外包公司而言，專業(yè)的隊伍是承接檔案數(shù)字化業(yè)務的基礎，但當前，檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不強、穩(wěn)定性不強的問題仍然存在，這些都是檔案安全管理的影響因素，強化專業(yè)人員隊伍建設勢在必行。制定嚴格的考核標準?？己松婕岸鄠€方面，包括檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德、操作技能、合作精神、奉獻意識等等，將上述因素納入考核范圍。此外，考核涉及多個環(huán)節(jié)，從招聘環(huán)節(jié)來看，重點考察其政治素養(yǎng)，這是決定其是否能錄用的重要指標之一。檔案外包公司要與檔案工作人員簽訂相關勞務合同和安全保密協(xié)議，明確各人員的職責，規(guī)范人員管理，確保檔案隊伍的穩(wěn)定性。實施有效的專業(yè)培訓。從當前實際情況來看，仍有部分檔案外包公司聘請的人員不具備檔案專業(yè)知識背景，也缺乏必要的信息化技術，需通過系列培訓來著力提升其專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能。對于非檔案專業(yè)人員而言，應參加必要的崗位培訓，了解檔案數(shù)字化的基本流程和操作要求。通過繼續(xù)教育來拓展知識，一方面加強對檔案行業(yè)法律法規(guī)，如《檔案法》《保密法》等系統(tǒng)學習，強化法律意識。另一方面加強檔案數(shù)字化相關標準的學習，掌握檔案數(shù)字化的技術要求和質量標準。此外，還需通過實踐操作來加強相關技能的熟練程度，提升工作效率。

作者:楊景輝 單位:廣州老兵檔案技術有限公司