信息技術中高中學校的檔案管理

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摘要：隨著高中教學內容的不斷豐富，對教學檔案的研究管理也越發(fā)重視，而在科學技術迅速發(fā)展的過程中，信息技術影響著人們生活的方方面面，高中學校檔案信息化管理為教學工作的發(fā)展和進步提供了保障，對此在本文中筆者將結合自身的實踐管理經驗，對信息技術在高中學校檔案管理中應用提出以下意見。

關鍵詞：信息技術；高中學校；檔案管理

一、前言

在教學改革不斷推進的過程中，檔案管理對高中學校教學工作發(fā)展產生著重要影響，而傳統(tǒng)管理模式存在諸多弊端，致使檔案管理工作水平嚴重滯后，而在時代不斷發(fā)展的過程中，信息技術改變了人們的工作生活方式，在高中學校檔案管理過程中，將信息技術應用到其中，可以為高中學校檔案工作效率提升做出保障，并為教學工作發(fā)展增添動力。

二、信息技術在高中學校檔案管理中應用意義

檔案管理作為高中學校教學管理的重要組成部分，檔案管理工作的重要性不言而喻，而隨著近些年高中學校辦學規(guī)模的不斷壯大，檔案信息量也隨之增加，在這個過程中傳統(tǒng)的檔案工作方式的弊端逐漸暴露出來，這為高中學校檔案管理工作增加了難度和強度。而在信息化時代背景下，高中學校檔案數字化、信息化發(fā)展已經成為一種必然趨勢，具體而言，信息技術在高中學校檔案管理中應用具有以下幾個方面的意義。首先拓增信息容量，信息化檔案管理方式的網絡檔案管理系統(tǒng)建立，可以儲存歷屆學生和全部教職人員的信息檔案，這為檔案管理的高效性和安全性提供了保障，是符合現下高中學校檔案管理發(fā)展趨勢的。其次節(jié)省管理人員，信息化檔案管理中，只需要1～2名檔案管理工作人員就可以完成日常工作，這樣就為高中學校節(jié)省了人工開支，降低了檔案管理成本。再次查閱更加方便，在信息化檔案管理中，可以通過信息檢索方式，迅速地查詢所需信息，并通過網絡快速傳遞，極大地提升的檔案管理工作利用率。最后便于補遺增缺，信息化檔案管理文件插入十分方便，可以隨時通過修改檔案目錄的方式，補遺增缺、豐富檔案內容。

三、信息技術在高中學校檔案管理中應用策略

（一）建立高素質檔案信息管理隊伍

當下是一個信息爆炸的時代，信息時代的來臨，促使每一個人若是想要適應社會生存，就必須具備信息掌握能力，不然就會成為時代的落伍者。而在此時代背景下，信息化已經成為教學改革概念的主流，如何打贏高科技信息化過渡戰(zhàn)爭，成為現下高中學校必須面臨的課題。而檔案管理作為高中學校教學管理的重要組成部分，在應用信息技術進行高中學校檔案管理工作時，不斷強化信息化人才隊伍建設，提升信息化檔案管理業(yè)務素養(yǎng)至關重要，對此筆者提出以下兩個方面的意見。首先是強化校內檔案管理人員信息素養(yǎng)教育培養(yǎng)，通過定期組織培訓的方式，讓其學習更多的信息化檔案管理方法，如建立文檔、文檔分類、文檔鏈接、目錄檢索等，通過校內檔案管理人員信息素養(yǎng)能力的提升，為高中學校檔案信息化管理提供保障。其次注重高素質信息檔案管理人才的引進，在時代不斷進步發(fā)展的過程中，高中學校檔案管理工作重要性越發(fā)凸顯，因此為保障信息檔案管理工作有序進行，高中學校就要引入業(yè)務素質、信息素養(yǎng)、政治素養(yǎng)于一身的復合型人才，從而提升高中學校信息化檔案管理工作水平。

（二）強化檔案信息資源體系整合

高中學校檔案管理工作中，涉及的信息資源相當紛繁復雜，很多信息各屬于不同的部門，同時隨著新生的入學，每個部門又會產生相當多的信息量，因此在應用信息技術進行高中學校檔案管理的過程中，對檔案信息資源進行體系整合十分重要。首先在檔案信息資源整合的過程中，必須要做到有序推進，先對整個信息資源進行分門歸類，明確哪些是有價值的是、哪些是暫時無用的，從而將信息資源分成不同的類別進行系統(tǒng)化管理。其次對信息化檔案目錄進行優(yōu)化處理，從而使檔案管理工作信息搜索變得更加方便快捷，但是值得注意的是，在這個過程中應對傳統(tǒng)檔案有選擇、有序地進行數字化處理，因此在數字化處理前，應該對檔案進行手工整理，從而保障建立的信息化檔案具有更好的完整性。最后是構筑一個健全的信息網絡，確?？梢詫θ５男畔①Y源進行分析和調研，并能輻射到學校的各個部門，從而在嚴謹的信息源下，確保教務部門、行政部門、黨群部門等都能夠相互聯系，成為一個有機化的信息檔案網絡，這是推動高中學校檔案信息管理工作順利推進的保障。

（三）構建科學完備檔案信息儲存系統(tǒng)

信息技術在高中學校檔案管理中應用，極大地提升了檔案管理工作效率，而信息檔案管理也存在著一個重要的弊端，由于信息化網絡具有開放性的特點，因此檔案管理安全難以保障，若是信息數據受到破壞，將為學校帶來重要的數據損失，因此在信息化檔案工作管理中，構建科學完備檔案信息儲存系統(tǒng)十分重要。首先要強化儲存方式選擇，通常情況下，常見的儲存方式有三種，既儲存器與服務器直接相連、儲存器直入IP網絡、儲存器存儲網絡集成，在這三種儲存方式中，雖各有利弊，但是筆者認為最后一種存儲方式優(yōu)勢更加明顯，因為儲存器存儲網絡集成方式，通過IP進行SCSI數據命令傳輸，并且通過交換磁盤陣的方式進行連接，可以為集成統(tǒng)一管理作出了保障，并實現了信息資源的系統(tǒng)備份，可以有效地防止信息數據丟失損壞。其次是提升檔案管理系統(tǒng)硬件構架的可靠性，可以采用全冗余設計方式，確保數據在儲存過程中具備自動保護能力，可以具備故障自檢側、故障預處理、故障快速修復等功能，為檔案管理工作的安全性提供保障。

四、總結

檔案管理是高中學校教學管理工作的重要組成部分，可以為高中學校教學管理工作研究發(fā)展提供資料依據，而在教育事業(yè)迅速發(fā)展的過程中，信息量的不斷增大為高校檔案管理工作增添了難度，在此形勢背景下，信息技術在高中學校檔案管理中應用成為一種必然趨勢，從而實現了高中學校的長遠發(fā)展與進步。

參考文獻：

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作者:黃燕波 單位:甘肅省臨夏回族自治州臨夏回民中學