談機關檔案的管理工作
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摘要：機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。機關檔案室是管理本機關檔案的內(nèi)部組織機構，主要服務于本機關的工作、生產(chǎn)或科研等活動。機關檔案室所收藏與積累的檔案，不僅對本機關的工作或生產(chǎn)具有利用查考價值，而且其中具有國家和社會保存價值的檔案，還是國家檔案資源的重要來源。
關鍵詞：機關檔案；檔案宣傳；檔案管理
機關檔案工作還存在著不少問題：例如一部分領導忽視了檔案的重要性，造成檔案工作發(fā)展緩慢，缺乏活力和后勁；檔案庫房配備、設備設施長期得不到改善，檔案業(yè)務經(jīng)費嚴重不足；專職檔案工作人員少，而且在精簡機構時專職檔案人員還有可能被裁減；大多數(shù)單位的檔案人員都是身兼數(shù)職，顧及檔案工作的時間少的可憐，不能踏下心來做檔案工作；由于機構的不斷調(diào)整，檔案管理人員的更換也相對頻繁，剛熟悉工作就又被調(diào)走；只重視文書檔案，科技檔案、聲像檔案、實物檔案、照片檔案等歸檔困難；一部分科技檔案留存在個人手里。人是社會進步的決定性因素。影響檔案工作發(fā)展的眾多因素中，人是最積極最活躍的因素。這里我從人的方面談談我對機關檔案工作的思考，我認為可以從以下三個方面著手：
（一）加強檔案宣傳工作，尤其是對領導干部的檔案培訓工作
由于領導干部對檔案工作思想認識上的不足，還會造成機關自身檔案意識淡薄，對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識，直接影響檔案管理工作成效。因為檔案工作不同于其它一線工作，作用直觀，效果明顯，可以創(chuàng)造效益。檔案工作大多數(shù)收效甚晚，有些檔案的價值要經(jīng)過漫長的歲月才能顯現(xiàn)出來。同時檔案工作從檔案庫房建設（房間調(diào)配、密集架、防磁柜）、現(xiàn)代化管理設施（計算機、掃描儀、復印機）到卷盒、備考表的購置都是花錢的事。正是這種高投資、漫長的回報，甚至無回報，使檔案工作被人們，尤其是領導干部所忽視，提不到議事日程上。檔案工作者工作熱情再高，能力再強，領導不支持，檔案工作也開展不起來。在檔案事業(yè)飛速發(fā)展的今天，領導干部對檔案事業(yè)的忽視和冷漠必然會嚴重阻礙檔案事業(yè)的快速健康發(fā)展。檔案宣傳是機關檔案室擴大影響力，提升地位，促進檔案工作的重要途徑。宣傳工作做得如何直接關系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響下一步工作能否收到預期效果的問題。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法律法規(guī)的宣傳上，多強調(diào)重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，又缺乏“藝術性”，往往引不起人們的重視，也就達不到預期的宣傳效果。我們可以通過檔案資料展覽、老照片、DV攝像、Flash動漫作品甚至微信、博客，這些宣傳形式來詮釋檔案法律法規(guī)，這樣既生動活潑，又直觀易懂。同時還要制定檔案法制宣傳工作的“全方位”戰(zhàn)略，機關檔案室不僅要利用檔案答卷、展板、宣傳欄作為檔案宣傳的渠道，還要利用局域網(wǎng)來進行宣傳。近年來隨著機關辦公自動化的推廣，網(wǎng)絡成為人們獲取信息的最重要的平臺，互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)這種新的認識工具和交流工具能量無限。目前，檔案局對檔案工作人員的培訓抓得很緊，但是卻沒有針對各單位領導干部的培訓工作。當務之急是要注重領導干部觀念的更新，特別是局級領導干部。通過對領導干部檔案思想認識的培訓，形成從領導干部到檔案工作人員直至全體職工的檔案意識，認識到檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作，檔案是一種資產(chǎn)，是機關財富的另一種體現(xiàn)，為維護好機關資產(chǎn)，每個人都有義務向檔案室移交檔案的良好風氣。
（二）增強檔案工作管理思路的創(chuàng)新，培養(yǎng)戰(zhàn)略眼光
長期單調(diào)的工作方式使許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識，墨守成規(guī)，日常檔案工作也只滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少人次，而沒有檔案工作如何主動、超前地服務于機關工作的意識。信息時代要求檔案人員轉(zhuǎn)變思想觀念，從單純保管文書檔案，不斷向深度和廣度進軍?？萍紮n案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案、專業(yè)檔案等的數(shù)量與日俱增，各種不同載體的檔案資源正被發(fā)掘。辦公自動化進一步的發(fā)展和深化，在網(wǎng)上傳遞公文、分布通知、進行文件的上報和審批，電子文件應運而生，電子檔案的發(fā)展前景十分遠大。經(jīng)濟的發(fā)展，社會的進步，呼喚檔案工作走出“后臺”，到歷史的前臺。不僅僅是保管檔案，而是站在全局的高度統(tǒng)領全機關檔案管理工作，這就要求檔案工作者轉(zhuǎn)變思想意識和傳統(tǒng)觀念，提高認識，將現(xiàn)代化管理理念和服務理念融入日常的檔案管理工作中。檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要開拓創(chuàng)新，主動參與機關工作，用新的觀念、新的方法、新的意識做好檔案各項工作。檔案工作者首先要能夠把握大勢。如果我們具有了發(fā)展眼光和戰(zhàn)略思維，善于從自身的小天地里跳出來，做到眼界寬廣，胸有全局，從而更自覺的在大局下行動，正確的把握發(fā)展態(tài)勢，始終走在時代的前列，我們的事業(yè)就能無往而不勝。其次學會辨證思考。學會用辨證的眼光看問題，就是學會立體的、全方位的、多角度的觀察問題，就是要學會馬克思主義立場觀點方法去思考問題。因此既要從全局的角度看問題，也要從局部的角度想問題，既要從橫的方面觀察問題，也要從縱的方面思考問題，全局和局部總是相互依存的。最后研究重大問題。面對不斷涌現(xiàn)的新變化、新情況，面對新的歷史使命，能否保持頭腦清醒沉著冷靜，正確的把握時代的發(fā)展要求，把檔案事業(yè)不斷的推向全局，關鍵是我們要不斷的學習，及時充電，永遠使自己保持一種充滿活力和動力的思想，接收新事物，研究新問題。
（三）充分認識檔案室的特性，提高檔案人員的職業(yè)道德和各種能力
檔案工作連續(xù)性強，許多工作特別是基礎業(yè)務和規(guī)章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習和實踐，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應和逐步完善?，嵥?、枯燥、重復、平凡的工作，沒有一線工作的“光”與“熱”，檔案人員的頻繁調(diào)動，無疑影響檔案工作的連續(xù)性。而默默無聞、無私奉獻是檔案工作的突出特點，沒有很高的政治素質(zhì)和強烈的責任感是無法擔此重任的。這就要求年輕檔案工作者養(yǎng)成忠于職守、任勞任怨、甘當無名英雄、無私奉獻的敬業(yè)精神。檔案工作者除了有熟練的檔案業(yè)務工作能力，還應具備如下能力：
1.具備組織協(xié)調(diào)能力
檔案室的工作不再是單純的保管檔案，而是把全機關各單位、各部門的基層檔案人員組織協(xié)同起來，按照已定的工作決策和部署共同實現(xiàn)工作目標，完成工作任務，發(fā)揮組織協(xié)調(diào)作用，著眼于全局，確保檔案工作運轉(zhuǎn)暢通。因此，需要檔案工作者有較強的組織協(xié)調(diào)能力，確保檔案工作運轉(zhuǎn)流暢。
2.熟練掌握計算機及網(wǎng)絡技術
隨著辦公自動化、數(shù)字檔案室建設，電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲、歸檔、著錄、保管、利用都將由計算機輔助管理。這就需要熟練網(wǎng)絡知識，能夠勝任辦公自動化工作的技術人才。信息技術、網(wǎng)絡技術在檔案領域的應用，電子文件、電子檔案的安全問題，對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作只有同網(wǎng)絡結合起來，才能產(chǎn)生新的生機和活力。
3.掌握至少一門外語
目前網(wǎng)上中文信息在世界上所占比例很小，如果僅僅局限于網(wǎng)上的中文信息，那么就失去網(wǎng)絡上的很大一部分有用的資源。因此，檔案工作者在網(wǎng)絡信息社會應該具有一定的外語基礎。檔案工作者應積極投身于機關檔案建設的浪潮中，增強創(chuàng)新意識，增強現(xiàn)代化意識，調(diào)整知識結構，主動學習信息技術、現(xiàn)代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機網(wǎng)絡技術的能力和水平，不斷提高自身素質(zhì)，才能成為檔案工作的行家里手，成為新時代合格的檔案管理者和服務者。
作者:張倩 單位:天津廣播電視臺
