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會(huì)計(jì)檔案管理研究分析

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會(huì)計(jì)檔案管理研究分析

摘要:隨著會(huì)計(jì)核算手段的現(xiàn)代化,作為會(huì)計(jì)工作成果的會(huì)計(jì)檔案,需要適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的要求。如何提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理水平,提高會(huì)計(jì)工作效率,為會(huì)計(jì)主體經(jīng)濟(jì)管理提供完整、準(zhǔn)確的信息,是企業(yè)會(huì)計(jì)工作面臨的新問題。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案;電算化;對(duì)策

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)不僅是人才的競(jìng)爭(zhēng),同時(shí)也是管理水平的競(jìng)爭(zhēng)。作為經(jīng)濟(jì)管理組成部分的會(huì)計(jì)工作,在經(jīng)濟(jì)管理中的地位越發(fā)重要。會(huì)計(jì)檔案,是會(huì)計(jì)工作成果,是會(huì)計(jì)信息的原始依據(jù)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,是搞好會(huì)計(jì)工作,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理水平的重要基礎(chǔ)。

一、會(huì)計(jì)檔案的新特點(diǎn)

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案,指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中,會(huì)計(jì)檔案形式發(fā)生巨大變化。會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)資料,不僅有紙質(zhì)載體,同時(shí)表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)文件。會(huì)計(jì)人員的日常核算工作,以及會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、查詢工作,都可以在計(jì)算機(jī)上完成,會(huì)計(jì)檔案工作,表現(xiàn)出許多新特點(diǎn)。第一,會(huì)計(jì)檔案存在形態(tài)多樣化。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料,不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體,如票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表,又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會(huì)計(jì)檔案,可以互為補(bǔ)充和備份,提高會(huì)計(jì)信息的完整性和安全性。第二,會(huì)計(jì)檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多,占用空間大,一些資料的查詢需要翻閱,進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,通過電子商務(wù),能夠滿足日常會(huì)計(jì)信息的查詢、報(bào)表分析,會(huì)計(jì)檔案信息可以做到資源共享。第三,電子會(huì)計(jì)檔案的保管簡(jiǎn)單。電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案,配合電腦和軟件系統(tǒng),容易修正、復(fù)制,便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,能夠相互印證。電子會(huì)計(jì)檔案不受時(shí)間空間限制和影響,可以永久保存,解決會(huì)計(jì)檔案保存的后顧之憂。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與問題

(一)會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作成果,是會(huì)計(jì)核算的歷史資料,是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認(rèn)識(shí)上的不足,會(huì)計(jì)工作只重視核算階段,停留在對(duì)會(huì)計(jì)憑證的填制和審核、賬簿的登記和財(cái)務(wù)報(bào)告的編制上,會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管重視不夠,更談不上提高會(huì)計(jì)檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存堪憂,生命周期短,無法關(guān)注會(huì)計(jì)檔案管理工作。

(二)會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)滯后

會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、電子化,需要有配套的軟硬件設(shè)備。會(huì)計(jì)檔案通過信息網(wǎng)絡(luò),進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入,需要購(gòu)置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財(cái)力有限,在資金投入上受到限制,舍不得支付大筆資金進(jìn)行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會(huì)計(jì)檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會(huì)計(jì)電算化相協(xié)調(diào),成為會(huì)計(jì)全面的發(fā)展阻礙。

(三)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞

會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)繁瑣的工作,需要將日常大量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),安排專門人員進(jìn)行拷貝(備份)存儲(chǔ),進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的轉(zhuǎn)化,成為磁性介質(zhì),或刻錄在光盤,這類信息獨(dú)立于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在會(huì)計(jì)檔案的備份、保管過程中,由于對(duì)檔案信息的再利用認(rèn)識(shí)不足,很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況,造成會(huì)計(jì)信息資料的安全隱患。

(四)會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

會(huì)計(jì)檔案管理的信息化,是一個(gè)不斷完善、優(yōu)化的過程,要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案隊(duì)伍,是會(huì)計(jì)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)和會(huì)計(jì)電算化專業(yè)知識(shí),不能滿足信息化的需要,直接影響財(cái)務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化給會(huì)計(jì)工作帶來的優(yōu)越性認(rèn)識(shí)不足,利用不夠,會(huì)計(jì)檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行具體管理工作,直接影響會(huì)計(jì)檔案信息化步伐。

三、解決會(huì)計(jì)檔案管理問題的對(duì)策

(一)提高會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)管理資料,是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析的主要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的保管工作,是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分,需要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案保管期限,到期銷毀。在會(huì)計(jì)電算化條件下,更需要提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管重要性認(rèn)識(shí),沒有安全、完整、可靠的會(huì)計(jì)檔案資料,會(huì)計(jì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化無從談起,成為無水之源。相關(guān)部門加強(qiáng)小微企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作,對(duì)于是否有完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度,要成為會(huì)計(jì)工作考核內(nèi)容之一。

(二)加快會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)工作

會(huì)計(jì)的目標(biāo)是及時(shí)準(zhǔn)確提供會(huì)計(jì)信息,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,為會(huì)計(jì)信息的傳輸提供有利條件。會(huì)計(jì)工作是企業(yè)管理的重要組成部分,會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資料,是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析、預(yù)測(cè)、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),加大投入,配備足夠的財(cái)務(wù)檔案信息化所需的軟硬件,全面完善會(huì)計(jì)工作,為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。

(三)完善會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作

根據(jù)財(cái)政部的《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定,建立賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作,如計(jì)算機(jī)病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度,控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取,建立防火墻,將企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系進(jìn)行隔斷,限制外界對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行非法訪問。采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理,防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截,盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。

(四)培養(yǎng)懂業(yè)務(wù)有技術(shù)的會(huì)計(jì)檔案管理人員

現(xiàn)代化信息技術(shù),需要培養(yǎng)大量技術(shù)人才。會(huì)計(jì)部門要配備具有較高信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的專業(yè)人員,改變會(huì)計(jì)人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)技能單一狀況,滿足會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的需要。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)工作,完善繼續(xù)教育工作。財(cái)會(huì)人員及時(shí)掌握新技術(shù)、新設(shè)備、新方法,提高運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段水平,為會(huì)計(jì)檔案管理再上新臺(tái)階。

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作者:程勇 單位:沈陽(yáng)大學(xué)工商管理學(xué)院