科技檔案管理存在的問題與對策

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【摘要】隨著社會的進步和發(fā)展，科學技術水平顯著提高，越來越多先進技術涌現(xiàn)，并廣泛應用在檔案管理中，能夠有效提升檔案管理成效，朝著更加科學化、標準化方向發(fā)展。就當前科技檔案管理現(xiàn)狀來看，作為一項技術性和專業(yè)性較強的管理工作，更為客觀、全面地了解科技檔案管理特性，有利于為高質量檔案管理工作提供更為堅實的基礎和保障。故此，科技檔案管理工作應該從多種角度進行分析，明確檔案文件收集、分類和編目等各個環(huán)節(jié)中存在的問題，提出合理的改善措施。

【關鍵詞】科技檔案；檔案管理；問題；對策

檔案作為一種原始數(shù)據(jù)資料的載體，是人類社會活動的真實反映，具有十分突出的歷史考證價值。此外，檔案也可以看作是一種知識符號的積累，是一種十分珍貴的信息資源?？蒲袡C構和事業(yè)單位的檔案資料在長時間的積累中獲得了豐富的經(jīng)驗，具有突出的參考價值和借鑒作用，同時具有真實性、廣泛性、權威性等眾多特點?？萍紮n案管理工作開展中，檔案管理人員應該具備更高水平的科技素質，利用現(xiàn)代化信息技術輔助檔案管理開展活動，提升科技檔案管理質量，促使檔案管理工作更加高效地開展。由此看來，加強科技檔案管理存在的問題和對策研究是十分必要的，對于后續(xù)理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。

一、科技檔案管理中存在的問題

以中泰化學阜康能源公司科技檔案管理工作為例，公司預計在今年4月份開展工作建設糊樹脂項目，該項目工程將全新培育10個以上產(chǎn)品牌號，吸收了超過20名高科技人員，為工程項目提供技術支持。為了推進糊樹脂項目建設活動有序開展，就需要檔案管理人員同工程項目管理部門協(xié)調(diào)配合開展工作，提供一期項目建設聚合廠房、出料回收廠房、出料汽提、PVC界區(qū)外線走向圖等52個工號的竣工圖和施工檔案。與此同時，檔案管理員由于自身素質水平較高，可以更為及時、快速地開展檔案查詢工作，為工程項目活動開展提供更為堅實的保障。但是在工作期間，仍存在檔案管理常見問題，具體如下：

（一）設備資料管理分散，資料歸檔責任不明確。企業(yè)在科技檔案管理工作開展中，企業(yè)領導干部和管理人員應該提高對檔案工作的重視和認知程度，只有這樣才能確保各項工作更加高效開展。但是就當前企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀來看，其中存在很大的問題，設備資料管理過于分散，由多個部門進行管理，資料歸檔責任不明確，致使移交檔案室的設備檔案出現(xiàn)不完整的問題。與此同時，在關于設備購買時同供貨商簽訂的合同協(xié)議、安裝調(diào)試、檢測驗收等材料又分別由公司采購事業(yè)部和項目管理部門負責管理，資料較為分散。

（二）檔案資料移交不及時，忽視檔案資源建設工作。公司內(nèi)部的項目管理部門在檔案資料收集和管理工作時，由于管理人員自身的疏忽，致使未能嚴格遵循預先設定的移交計劃時間要求，及時有效地將檔案資料移交到阜康能源公司檔案管理部門，檔案資料歸檔不及時現(xiàn)象尤為典型，很容易造成檔案資料丟失。與此同時，公司內(nèi)部的項目管理部門為了確保檔案資料能夠及時歸檔，會從其他部門臨時抽調(diào)部分人員進行整理，但是由于這部分臨時人員自身檔案管理意識不高，實際工作開展中出現(xiàn)一系列錯誤，嚴重影響到檔案資料歸檔效率和質量。

（三）檔案形式不規(guī)范，影響檔案資源數(shù)據(jù)庫構建。檔案管理中，公司內(nèi)部個別部門在數(shù)據(jù)資料記錄中，可能由于用筆和紙張方面存在不規(guī)范現(xiàn)象，歸檔文件的格式不清晰，導致檔案資料填寫不規(guī)范，不符合實際要求，嚴重影響到檔案管理成效。

二、科技檔案管理對策

（一）提高檔案利用價值和憑證作用。為了提高檔案管理工作成效，應該健全和完善檔案管理制度，制定完善的檔案資料收集、歸檔和分類程序，選擇合理的管理方法，嚴格遵循歸檔要求，確保檔案資料原始性得到充分體現(xiàn)。檔案管理中應該對可供利用的復印文件資料進行歸檔，收集到原件后再替換，確保檔案資料的原始性，充分發(fā)揮檔案資料作用。

（二）提高科技檔案技術文件資料完整性。檔案管理人員在開展工作中，應該嚴格遵循工作標準和制度要求，充分了解工程項目的技術方案和技術路線，探究工程項目之間內(nèi)在聯(lián)系和因果關系，為科研人員實際工作開展提供更為堅實的保障。更加客觀準確地了解工程的具體實施過程和主要內(nèi)容。此外，為了確保檔案資料歸檔的完整性和真實性，檔案管理人員應該選擇合理的管理方法，列出工程項目的具體歸檔資料清單，確保資料歸檔的完整性。

（三）改進檔案管理分類方法。為了提升檔案管理成效，應該注重檔案資料管理方法的選擇，根據(jù)實際情況，建立完善的分類體系，促使檔案管理工作更加標準化、規(guī)范化。根據(jù)行業(yè)分類標準，制定明確的類目，突出科技檔案管理特色，提升管理成效。在設備儀器檔案管理中，可以進一步將其劃分為綜合檔案和項目檔案，促使檔案管理工作更加科學合理。

三、結語

綜上所述，企業(yè)檔案管理不僅僅是檔案管理部門的唯一職責，企業(yè)內(nèi)部各個部門都承擔著檔案管理重擔，這就需要日常工作中，各部門協(xié)力注重書寫規(guī)范，確保數(shù)據(jù)資料保存完整，運用先進技術建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，輔助檔案管理工作有序開展，提升檔案管理成效。

作者：鄭小紅 單位：新疆中泰化學阜康能源有限公司