中學(xué)檔案管理的安全保障措施

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【摘要】隨著我國對(duì)檔案越來越重視，檔案管理的安全性問題也日益得到社會(huì)的關(guān)注。隨著中學(xué)綜合檔案室已初具規(guī)模，檔案室的管理越來越規(guī)范，這對(duì)于學(xué)校的教育管理工作起到了一定的推動(dòng)作用。本文從中學(xué)檔案管理的安全保障措施展開分析，并提出自己的意見和建議，期望對(duì)切實(shí)完善檔案管理工作有所幫助。

【關(guān)鍵詞】中學(xué)；檔案管理；安全管理措施

檔案已經(jīng)成為一種重要的社會(huì)信息資源，逐步得到人們的關(guān)注。學(xué)校將各種資料整理、歸檔、立卷，使得這些資料既可以為大眾服務(wù)，也可以使檔案得到科學(xué)合理的利用。根據(jù)這些資料，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以制定出科學(xué)合理的決策，促進(jìn)學(xué)校的更好發(fā)展。因此，在學(xué)校教育管理工作中，做好檔案的安全性保管工作十分重要。

一、定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理工作者素質(zhì)和安全管理意識(shí)

（一）加大法制宣傳力度，提高全體師生的安全應(yīng)用檔案觀念。在我國《檔案法》和《保密法》已修訂得相當(dāng)完善，學(xué)校應(yīng)該加大安全應(yīng)用檔案的宣傳，強(qiáng)化師生檔案管理工作的意識(shí)。學(xué)?？梢钥衫眯０鍒?bào)、校園文化走等大力宣傳相關(guān)的檔案知識(shí)。互聯(lián)網(wǎng)普及的今天，學(xué)校也可以利用QQ、微信等宣傳手段，使全體師生都能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。

（二）定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)其的職業(yè)教育。檔案管理及其安全性保管工作的順利開展需要一只專業(yè)化的檔案管理人員隊(duì)伍。為了加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，學(xué)校應(yīng)該進(jìn)行崗前知識(shí)培訓(xùn)，然后進(jìn)行考核，只有通過崗前考核的人員方可持資格證上崗，還要定期地對(duì)上崗人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、技能和職業(yè)道德進(jìn)行培訓(xùn)。進(jìn)而提高檔案管理工作的規(guī)范化，使得學(xué)校檔案管理工作健康的發(fā)展。

（三）學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案安全性保管工作的意識(shí)，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，是學(xué)校整體工作的一部分，但是在我國很多學(xué)校這部分工作是被學(xué)校忽視的，這樣使得我國檔案工作存在很多問題，例如部分案卷保管不完善，在查閱時(shí)資料不全面，甚至需要的資料找不到、丟失等。為了避免這些情況，校方應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任小組，由校長(zhǎng)或者副校長(zhǎng)擔(dān)任該小組的組長(zhǎng)，其他成員必須選用素質(zhì)能力和業(yè)務(wù)能力較高的檔案管理人員擔(dān)任，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案利用制度》等工作制度，建立起完善的檔案管理機(jī)制，使得學(xué)校檔案管理工作更加健康有序的發(fā)展。

（四）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展也日益成熟。利用現(xiàn)代化高科技手段完善檔案管理安全工作的現(xiàn)代化，檔案的作用在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，這是就需要檔案管理者通過一定的手段將檔案資源及時(shí)提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。利用現(xiàn)代科技實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化不斷提高了資料利用率，更使得校方通過檔案資料的使用過程，使得他們更加重視檔案管理工作。

（五）緊跟時(shí)展，將檔案管理工作與校園文化建設(shè)相結(jié)合。學(xué)校檔案工作應(yīng)該以廣闊的社會(huì)文化為背景，結(jié)合自身學(xué)校的發(fā)展特色，不斷地改革創(chuàng)新，緊跟時(shí)代潮流，建立獨(dú)具本校特色的文化氛圍，再通過學(xué)校文化走廊、校報(bào)等進(jìn)行校園文化的宣傳。

二、我國檔案管理工作的安全管理措施

檔案管理工作中安全管理工作尤為重要，但是由于我國學(xué)校檔案管理意識(shí)淡薄，造成檔案管理工作中存在“重保密輕利用”的現(xiàn)象。怎樣將檔案管理工作的安全管理措施與利用做到良好的結(jié)合？

（一）檔案管理人員要做到“兩勤一查”。檔案管理工作人員要做好定期的宣傳工作，利用校報(bào)、宣傳走廊、QQ群等，向全體師生宣傳《檔案法》《保密法》及查閱檔案資料的規(guī)章制度，使檔案使用者可以科學(xué)合理的使用檔案資源。在平常的工作中做好觀察，實(shí)時(shí)對(duì)監(jiān)控錄像進(jìn)行監(jiān)看，防止出現(xiàn)檔案被閱讀者偷撕、涂改甚至損壞。在閱讀者歸還檔案資料時(shí)，管理人員也要做好檔案是否完好的檢查，如若發(fā)現(xiàn)問題，管理人員應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行匯報(bào)，在問題出現(xiàn)的第一時(shí)間做到問題的檢查。

（二）做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作，提高開放案卷的內(nèi)在質(zhì)量。要根據(jù)檔案的原有存放規(guī)律，將檔案進(jìn)行科學(xué)分類、組卷、編目、排列。在做好這一系列工作后，要對(duì)珍貴、重要的檔案進(jìn)行復(fù)印、掃描進(jìn)行復(fù)制，做好檔案副本，進(jìn)而延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

（三）做好檔案的解密工作。部分檔案還是屬于“保密”檔案，而檔案保密是有時(shí)效性的，根據(jù)《保密法》的規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三個(gè)等級(jí)。這就要求檔案管理者應(yīng)該及時(shí)對(duì)保密期慢的檔案進(jìn)行清理和劃分，將這些文件進(jìn)行公開，使得師生可以借閱。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案安全管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的艱巨的工作，也是尤為重要的工作。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理工作的重視程度，結(jié)合學(xué)校的工作實(shí)際，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路，創(chuàng)新檔案管理方法，定期對(duì)檔案管理者進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員檔案保密安全管理的培訓(xùn)，這樣可以促進(jìn)檔案管理工作健康、有序的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳智為,鄧紹興,劉越男.檔案管理學(xué)(第三版)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2008.

[2]郭小萍.論如何做好檔案保密工作[J].科技之友,2008(7).

作者：袁秋玉 單位：泉州市雙陽中學(xué)