高校科技檔案管理問(wèn)題分析

前言：想要寫(xiě)出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了高?？萍紮n案管理問(wèn)題分析范文，希望能給你帶來(lái)靈感和參考，敬請(qǐng)閱讀。

1995年5月，我國(guó)正式提出科教興國(guó)戰(zhàn)略；黨的十六大報(bào)告提出“完善知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度”；黨的十七大報(bào)告進(jìn)一步首次提出“實(shí)施知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略”。知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略是我國(guó)為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展而做出的重大戰(zhàn)略決策，是與我國(guó)的科教興國(guó)、人才強(qiáng)國(guó)和可持續(xù)發(fā)展三大戰(zhàn)略緊密相關(guān)的重要戰(zhàn)略舉措。知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略作為一種以權(quán)利保護(hù)為重要內(nèi)容的整體戰(zhàn)略，不僅是法律問(wèn)題，更是與國(guó)家科技政策相關(guān)的公共政策問(wèn)題。去年，一位大型高科技企業(yè)負(fù)責(zé)人提出派員到我館考察學(xué)習(xí)科技檔案管理工作，基于我館科技檔案工作實(shí)際情況，我婉轉(zhuǎn)地拒絕了。此后我查閱高校科技檔案文獻(xiàn)和有關(guān)制度發(fā)現(xiàn)，高?？萍紮n案工作普遍滯后，多年來(lái)形成的制度體系雖然日趨全面，但落實(shí)并不理想。實(shí)際上，如果落實(shí)好1987年原國(guó)家科委《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱“科技檔案規(guī)定”）“四同步”要求，高?？萍紮n案工作將會(huì)是另一番景象?，F(xiàn)實(shí)工作中，究竟是什么原因使“四同步”落不到實(shí)處呢？分析不難發(fā)現(xiàn)，關(guān)鍵問(wèn)題就出在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)以及制度建設(shè)操作層面。

1高?？萍紮n案工作中存在的突出問(wèn)題

2005年4月，科技部面向全國(guó)各?。▍^(qū)、市）、單列市、副省級(jí)城市、兵團(tuán)科技廳（委、局)，國(guó)務(wù)院各部門(mén)科技司和央企科研管理部門(mén)組織開(kāi)展了科技檔案管理情況調(diào)研，調(diào)點(diǎn)為列入國(guó)家科技計(jì)劃的科研項(xiàng)目所生成的科研項(xiàng)目檔案情況、中央和地方各科研院所科研檔案管理制度的狀況，以及《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行中存在的有關(guān)問(wèn)題。隨之各有關(guān)單位全面展開(kāi)調(diào)研工作，甘肅省科技廳將1977年以來(lái)列入國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目所生成的項(xiàng)目檔案情況列入調(diào)查范圍。［1］近年來(lái)，部分學(xué)者也圍繞高?？萍紮n案管理展開(kāi)了調(diào)查，如朱玉清2009年對(duì)北京地區(qū)44所高?？蒲形募n案管理狀況進(jìn)行了調(diào)查。［2］綜合朱玉清的研究、其他有關(guān)文獻(xiàn)［3-6］和我校相關(guān)工作實(shí)際情況，概括梳理一下，高?？萍紮n案工作大致存在四個(gè)方面的問(wèn)題。

1.1科技檔案管理總體來(lái)看嚴(yán)重滯后

據(jù)調(diào)查，北京44所高校中，53.5%的高?？蒲许?xiàng)目文件材料歸檔基本完整，27.9%的高校歸檔不完整，18.6%的高校根本就沒(méi)有歸檔；72%的高校在科研項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)同時(shí)提出項(xiàng)目（課題）文件材料的歸檔要求，40%的高校做到了驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步，32%的高校檢查科研項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)檢查項(xiàng)目（課題）檔案的形成情況，只有48%的高校做到了上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果與檔案部門(mén)出具科研課題歸檔情況證明材料同步。我?，F(xiàn)在科技檔案收集管理的主要是科技部門(mén)整理提交的一些偏重于文件類(lèi)的檔案材料，實(shí)際具體到每一個(gè)項(xiàng)目的完整檔案，尤其是核心檔案材料還很欠缺。從我校目前科技檔案管理類(lèi)別情況看，主要管理的是科技文書(shū)類(lèi)檔案（由科研管理部門(mén)歸集）、科技經(jīng)費(fèi)使用收支憑單等檔案（由財(cái)務(wù)部門(mén)歸集）和研究生學(xué)位論文（由研究生院和圖書(shū)館歸集），以及部分獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等檔案（以科技管理部門(mén)歸集為主、少數(shù)科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與），科研數(shù)據(jù)、成果等實(shí)物檔案幾乎沒(méi)有。

1.2科技檔案管理與科技項(xiàng)目過(guò)程控制脫節(jié)

多年來(lái)，高?？萍柬?xiàng)目管理比較普遍地存在重申請(qǐng)輕驗(yàn)收、重經(jīng)費(fèi)輕成果、重預(yù)算輕績(jī)效等問(wèn)題。目前高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理中存在的問(wèn)題主要是：項(xiàng)目管理與科研經(jīng)費(fèi)管理信息化程度較弱、經(jīng)費(fèi)預(yù)算與科研項(xiàng)目開(kāi)支相脫節(jié)、科研經(jīng)費(fèi)使用效益重視程度不夠、科研經(jīng)費(fèi)監(jiān)督機(jī)制缺乏、科技經(jīng)費(fèi)使用管理一統(tǒng)就死一放就亂以及科技人員工作積極性的挫傷等。從科研文件檔案管理納入信息化建設(shè)程度看，僅有4.9%的高?？蒲许?xiàng)目檔案信息化建設(shè)納入本校信息化建設(shè)。從高校檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)之間的關(guān)系看，只有9.5%的高校科研管理系統(tǒng)中包含了檔案管理模塊或是科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間有接口，45.2%的高校檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)只是獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，26.2%高校的檔案完全不用計(jì)算機(jī)管理。［7］從科研文件歸檔職責(zé)與歸檔“前端控制”角度看，19.5%的高校并未在科研項(xiàng)目合同書(shū)中規(guī)定歸檔責(zé)任人，74.4%的高校未對(duì)科研文件材料歸檔進(jìn)行“前端控制”和過(guò)程管理。從保管角度看，有超過(guò)半數(shù)高?？蒲袡n案數(shù)字化成果沒(méi)有進(jìn)行異地保管；從鑒定工作看，45%的高校沒(méi)有對(duì)科研文件檔案進(jìn)行過(guò)鑒定；從提供利用與版權(quán)保護(hù)角度看，58.5%的被調(diào)查者認(rèn)為是科研人員用起來(lái)不方便，87.8%的高校在科研項(xiàng)目歸檔時(shí)沒(méi)有簽訂開(kāi)放協(xié)議。

1.3已有科技檔案缺少重要核心內(nèi)容

完善的科技檔案管理，有助于科技工作的傳承與創(chuàng)新，有助于推動(dòng)科技水平不斷提升，有助于推動(dòng)教育科研工作更好地協(xié)調(diào)發(fā)展。但是，多年來(lái)，受傳統(tǒng)觀念影響，一般檔案工作者認(rèn)為只有學(xué)校管理性文件才能作為檔案管理，而教師（尤其是個(gè)人）對(duì)自由獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視，往往把它們排斥在檔案管理之外。其結(jié)果是，重視科技成果的推廣實(shí)施，而忽視科技文件材料的形成、積累和向檔案部門(mén)移交歸檔；有的甚至肢解檔案材料，只移交一般性材料而將關(guān)鍵性材料留下；還有的將科研報(bào)告中核心內(nèi)容，用自己設(shè)定的代碼代替，嚴(yán)重影響了科技檔案的完整與質(zhì)量，也喪失了檔案的實(shí)際價(jià)值，不利于今后查考利用，不利于技術(shù)儲(chǔ)備和成果的繼承發(fā)展?？萍颊撐臋n案的管理根本談不上“三納入”和“四同步”，大多處于分散零亂的保管狀態(tài)。中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)擁有共和國(guó)成立后的第一號(hào)國(guó)家專利，但由于歷史原因，目前館藏只有專利證書(shū)復(fù)制影印件，其具有重要?dú)v史價(jià)值的原件卻一直未能收藏入館。

1.4科技檔案利用與開(kāi)發(fā)幾近空白

現(xiàn)有科技管理制度本身很少提及科技檔案的利用，更談不上科技檔案的開(kāi)發(fā)與服務(wù)。目前利用比較多的涉及科技項(xiàng)目的檔案主要是財(cái)務(wù)收支數(shù)據(jù)檔案，但其歸類(lèi)屬于財(cái)務(wù)檔案。偶爾也有知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛或資歷核實(shí)會(huì)利用科技檔案，但因?yàn)樵紮n案極為欠缺而往往不能滿足實(shí)際需要。人員聘任與職稱評(píng)審涉及到的科技檔案資料一般依靠申請(qǐng)人獨(dú)立保存和現(xiàn)場(chǎng)提供原件及復(fù)印件，根本沒(méi)有形成依據(jù)科技檔案的慣例，也還不具備依據(jù)科技檔案佐證科技成果的現(xiàn)實(shí)條件?？萍紮n案的開(kāi)發(fā)利用幾乎談不上。相關(guān)領(lǐng)域的研究大多屬于散兵游勇，無(wú)法形成合力；基礎(chǔ)性的研究和積累也不能實(shí)現(xiàn)共享，導(dǎo)致低層次重復(fù)勞動(dòng)和效率低下。從近年情況看，科技檔案的利用主要集中在項(xiàng)目本身的檢查、驗(yàn)收、審計(jì)以及主管部門(mén)的例行檢查、舉報(bào)查處等方面，科技檔案開(kāi)發(fā)利用無(wú)從談起。

2基于知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和制度層面的分析

高?？萍紮n案管理工作存在上述突出問(wèn)題，自然有主觀方面的原因。但是從客觀本源深入分析來(lái)看，主要包括兩方面原因：一是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)相對(duì)滯后和薄弱影響了科技人員積極性，二是制度設(shè)計(jì)本身存在的不完善和操作性較弱導(dǎo)致部門(mén)間職責(zé)不清和落實(shí)不力。具體來(lái)說(shuō)，大致包括四個(gè)方面的原因。

2.1知識(shí)產(chǎn)權(quán)主體尚未根本確立

如果知識(shí)產(chǎn)權(quán)被束之高閣，不能發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益，也就失去了鼓勵(lì)創(chuàng)造知識(shí)產(chǎn)權(quán)的實(shí)際意義。因此，2007年《中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步法》（以下簡(jiǎn)稱“科技進(jìn)步法”）進(jìn)行重大修訂，［8］明確了財(cái)政性資金取得的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬問(wèn)題，這是我國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律制度的一個(gè)重要突破，將本屬于國(guó)家所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，授予項(xiàng)目承擔(dān)者，作為創(chuàng)新活動(dòng)的利益保障，使更多的人愿意進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造和運(yùn)用。但自1993年頒布《科技進(jìn)步法》以來(lái)，由于我國(guó)科技計(jì)劃項(xiàng)目成果知識(shí)產(chǎn)權(quán)過(guò)分強(qiáng)調(diào)國(guó)家所有，實(shí)踐中形成了名義上國(guó)家所有、實(shí)際上單位持有的狀況。這種權(quán)利與義務(wù)、權(quán)限與職責(zé)不清的狀況，一方面造成單位主動(dòng)采取知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)措施的積極性不高，另一方面國(guó)家對(duì)一些重要科研成果疏于管理，未能形成自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)。這種局面，短期內(nèi)尚未得到根本改變。

2.2科技檔案與成果保密相對(duì)薄弱

在側(cè)重經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)考量和以科技產(chǎn)出為主對(duì)科技人員進(jìn)行考核的過(guò)程中，伴隨著科技檔案利用的日益增多，個(gè)別人鉆知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)缺位和科技檔案管理不嚴(yán)的空子，剽竊他人科技成果。還有人將與他人合作的產(chǎn)品配方歸為己有，進(jìn)而泄漏兜售給他人或廠家以謀取私利。此類(lèi)現(xiàn)象反映了新時(shí)期疏于科學(xué)技術(shù)成果的保密，因此，科技檔案保密工作亟需加強(qiáng)。黨和國(guó)家利益需要保護(hù)，高校和個(gè)人權(quán)益也需要保護(hù)。有相當(dāng)一部分科研人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到科技檔案管理工作的意義及作用，認(rèn)為科技材料是自己的，對(duì)自己發(fā)表的科研論文倍加珍惜，對(duì)于將自己的重要科研檔案（科研數(shù)據(jù)、項(xiàng)目材料等）放在檔案室（館）保存心存疑慮，認(rèn)為放在檔案室不如自己保管更為安全和使用起來(lái)更加方便。比較而言，基礎(chǔ)研究科技成果更易于保護(hù)，而加強(qiáng)應(yīng)用研究科技成果知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)就顯得更為重要和必要。以農(nóng)大為例，植物微生態(tài)制劑（增產(chǎn)菌）、旱稻、108玉米等技術(shù)成果曾一度成為學(xué)校名片，但最終知識(shí)產(chǎn)權(quán)不但沒(méi)有得到很好保護(hù)而使學(xué)校蒙受巨大損失，社會(huì)上假冒偽劣盛行，學(xué)校部門(mén)和個(gè)別人反而成了被告。

2.3現(xiàn)有制度體系不健全、操作性較差

國(guó)家宏觀制度體系層面相對(duì)比較健全，但是配套操作細(xì)則還不是很到位?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱“檔案法”）以及一系列知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法律法規(guī)已頒布實(shí)施多年，但違反后的處罰問(wèn)題還缺乏有效手段，如抄襲別人技術(shù)檔案、丟失和損壞檔案、檔案泄密等問(wèn)題，處理起來(lái)往往輕描淡寫(xiě)地以批評(píng)、檢查等簡(jiǎn)單處理代替處罰。并且，在現(xiàn)有制度框架內(nèi)，比較普遍地存在重視傳統(tǒng)管理、忽視知識(shí)產(chǎn)權(quán)服務(wù)，重視科研經(jīng)費(fèi)管理、忽視科研檔案收集、忽視科技檔案開(kāi)發(fā)利用。而作為基層科研單位的高校，普遍存在缺乏行之有效的制約手段、科技檔案管理權(quán)限不明、職責(zé)不清、科技檔案管理制度體系建設(shè)普遍滯后的現(xiàn)象。北京44所高校中，27.3%的高校還沒(méi)有建立科研文件檔案管理制度；有38.6%的高校沒(méi)有把科研項(xiàng)目檔案管理納入科研項(xiàng)目管理活動(dòng)整體工作當(dāng)中；59%的單位認(rèn)為文件資料形成者不愿歸檔是其中一個(gè)原因；有48%的被調(diào)查者認(rèn)為學(xué)校的科研主管部門(mén)（如科研處、科技處）沒(méi)有明確要求；45%的單位認(rèn)為主要原因是科研課題組沒(méi)有明確項(xiàng)目文件的積累和歸檔職責(zé)；66.7%的高校認(rèn)為，沒(méi)有進(jìn)行“前端控制”是因?yàn)闆](méi)有建立相應(yīng)的管理制度；61.9%的高校認(rèn)為，沒(méi)有進(jìn)行“前端控制”是因?yàn)閷W(xué)校檔案館（室）與學(xué)?？蒲泄芾聿块T(mén)合作的力度不夠；59.5%的被調(diào)查者表示，主要是高校檔案館（室）無(wú)法有效地行使這項(xiàng)權(quán)力。［9］

2.4工作思路條件與方式方法相對(duì)落后

高校日?？萍蓟顒?dòng)會(huì)形成一定數(shù)量和種類(lèi)繁多的科技文件，這些科技文件是科技檔案的前身。但是，目前在各個(gè)重要階段和環(huán)節(jié)中對(duì)科技文件積累的重視程度不夠。有的高校，工作慣性存在重視抓科研計(jì)劃落實(shí)而忽視科技文件的形成、積累和作為檔案歸檔保存，表現(xiàn)為科研實(shí)驗(yàn)原始記錄不規(guī)范、圖紙不齊全、報(bào)告不完整等等。這不但給后續(xù)工作留下巨大隱患，甚至?xí)?dǎo)致無(wú)可挽回的巨大損失，更不利于科研人員的保護(hù)和積極性的培養(yǎng)。修訂后的《科技進(jìn)步法》規(guī)定，“國(guó)家鼓勵(lì)科學(xué)技術(shù)人員自由探索、勇于承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。原始記錄能夠證明承擔(dān)探索性強(qiáng)、風(fēng)險(xiǎn)高的科學(xué)技術(shù)研究開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)人員已經(jīng)履行了勤勉盡責(zé)義務(wù)仍不能完成該項(xiàng)目的，給予寬容?！保?0］其中，“原始記錄”是指項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中形成的大量的科研工作記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)情況等；“給予寬容”既包括不影響項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收，也包括不影響對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)人員的評(píng)價(jià)、申報(bào)新的課題等。高?，F(xiàn)有科技檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)，多以兼職檔案員身份從事檔案收集、歸檔與管理等工作，專業(yè)知識(shí)匱乏，工作業(yè)績(jī)情況在學(xué)?？己酥泻茈y體現(xiàn)。

3保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)破解高?？萍紮n案工作瓶頸

3.1關(guān)于未來(lái)高校科技檔案工作的設(shè)想

樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光，建立中長(zhǎng)期規(guī)劃，創(chuàng)造硬件軟件條件，落實(shí)重要科技檔案收集管理制度；實(shí)現(xiàn)科技檔案收集管理與項(xiàng)目管理服務(wù)全程無(wú)縫銜接，包括申請(qǐng)控制、績(jī)效考核、經(jīng)費(fèi)管理、結(jié)題驗(yàn)收等等各個(gè)環(huán)節(jié)；配備專門(mén)的、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的館舍和人員，等條件成熟時(shí)籌備成立科技館（科技博物館、展覽館）；借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家做法，逐步將圖書(shū)館、檔案館、展覽館、博物館等功能加以有機(jī)整合。

3.2保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)推進(jìn)高?？萍紮n案工作

（1）切實(shí)完善配套措施，下大力氣保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)。圍繞《檔案法》和一系列知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)法規(guī)，以及《中華人民共和國(guó)保密法》有關(guān)要求，完善細(xì)則和配套措施，保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)，做好科技保密工作，落實(shí)檔案管理責(zé)任，打消科研人員顧慮，做好高?？萍紮n案工作。強(qiáng)化政策操作性，狠抓落實(shí)與督導(dǎo)檢查，將科技檔案嚴(yán)格納入科技工作績(jī)效考核指標(biāo)體系。（2）將科技檔案管理工作與項(xiàng)目過(guò)程控制有機(jī)結(jié)合。嚴(yán)格落實(shí)“四同步”要求，研究和遵循科技檔案管理規(guī)律，將檔案收集、整理、歸檔、借閱、使用、開(kāi)發(fā)等與科研項(xiàng)目申報(bào)、評(píng)審、下達(dá)、執(zhí)行、考核、數(shù)據(jù)積累、結(jié)題驗(yàn)收、評(píng)獎(jiǎng)、職稱評(píng)審、等各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)環(huán)環(huán)相扣和有機(jī)緊密結(jié)合。（3）改善歸集保管利用條件，最大限度方便課題組。硬件條件建設(shè)是基本前提，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化庫(kù)房，按項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)管理和建卷歸檔，切實(shí)保障檔案安全，最大限度優(yōu)先保障歸檔項(xiàng)目組使用，相關(guān)人員使用科技檔案則須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，盡力為課題組提供相應(yīng)服務(wù)與指導(dǎo)。（4）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，配備專業(yè)化科技檔案工作人員。檔案管理部門(mén)在各高校普遍屬于邊緣化單位，機(jī)構(gòu)、人員與條件保障相對(duì)較弱，普遍存在人員較少、年齡偏大、學(xué)歷偏低、專業(yè)人才缺乏等問(wèn)題，專業(yè)科技檔案人員更為匱乏。要扭轉(zhuǎn)這種局面，給予應(yīng)有重視和保障。（5）加強(qiáng)信息化、規(guī)范化建設(shè)，提高工作效率。數(shù)字檔案館建設(shè)日益成為當(dāng)今各類(lèi)檔案館建設(shè)的一大趨勢(shì)，科技檔案數(shù)字化是首當(dāng)其沖的重要部分。順應(yīng)這一要求，突破原來(lái)一把裁紙刀、一瓶漿糊和一摞紙張的傳統(tǒng)模式，研究、探索和規(guī)范科技檔案精細(xì)化工作流程，提高工作效率。（6）突出利用導(dǎo)向和收集、管理、利用一盤(pán)棋。突出價(jià)值理念和利用導(dǎo)向，便于科技人員本身和校內(nèi)外各類(lèi)管理人員利用，做好涉密管理，逆向梳理完善工作流程，鉆研科技檔案有關(guān)規(guī)定和科技業(yè)務(wù)自身規(guī)律，集成創(chuàng)新收集、保管、利用一體化工作模式。

作者：王玉斌 單位：中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案與校史館