信息化手段下醫(yī)院檔案管理論文

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1.醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

通過對(duì)醫(yī)院檔案管理過程進(jìn)行分析可知，受到多種因素的影響，醫(yī)院的檔案管理效果還不夠理想，在檔案管理過程中主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

1.1檔案資料在保存過程中存在較大難

儲(chǔ)存醫(yī)院檔案?jìng)鹘y(tǒng)的做法是以紙質(zhì)為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)，部分以磁帶、影像帶、膠片為介質(zhì)和部分電子文檔資料。這些存儲(chǔ)介質(zhì)很容易出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損、受潮等問題，所以難以永久保存和備份。因此，如何提高醫(yī)院檔案資料的存儲(chǔ)質(zhì)量，并充分滿足醫(yī)院檔案管理需要，成為了制約醫(yī)院檔案管理發(fā)展的重要因素，只有有效解決檔案資料的存儲(chǔ)問題，才能提高檔案管理工作水平。

1.2檔案資料在管理和查詢過程中存在一定難度

目前很多醫(yī)院仍沿用了傳統(tǒng)的以人工為主的檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案資料查詢的流程是：查作者，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案號(hào)信息查到檔案在庫(kù)房的存放地址，然后通知庫(kù)房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)，查閱非常耗時(shí)、耗力。由于缺乏現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，醫(yī)院的檔案管理還停留在手工狀態(tài)，不但制約了醫(yī)院檔案資料的查詢和應(yīng)用，還影響了醫(yī)院檔案資料的查詢效果。因此，檔案資料的查詢難度問題必須得到有效解決。

1.3檔案材料的利用率低

沒有得到充分利用紙質(zhì)檔案具有易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計(jì)和查詢等問題，這些問題使檔案的利用率顯著降低。在醫(yī)院檔案信息方面，各種處方用藥以及藥效、藥的配伍、藥的副作用都具有統(tǒng)計(jì)意義，單純用人工查閱這些原始資料，然后統(tǒng)計(jì)這些信息，工作量太大了?？紤]到醫(yī)院工作實(shí)際，檔案資料數(shù)量較多是檔案管理所面臨的現(xiàn)實(shí)因素，如果不采取現(xiàn)代化的分類和查詢手段，醫(yī)院檔案資料的查詢和利用難度問題將難以得到有效解決。

2.醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段的具體措施

鑒于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，以及醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息化手段的必要性，只有認(rèn)真分析醫(yī)院檔案管理實(shí)際，把握醫(yī)院檔案管理原則，才能保證醫(yī)院檔案管理取得實(shí)效。為此，我們應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息化手段：

2.1在醫(yī)院檔案的保存過程中積極應(yīng)用信息化手段

醫(yī)院由于檔案信息材料較多，采用傳統(tǒng)保存手段不但需要建立專門的檔案保存室，還要定期對(duì)檔案材料進(jìn)行整理，工作量非常大。并且傳統(tǒng)檔案保存對(duì)環(huán)境要求較高，一般場(chǎng)所難以滿足實(shí)際保存需要?；谶@一現(xiàn)實(shí)要求，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息化手段，將檔案信息材料經(jīng)過電子化變成電子文檔，不但節(jié)約了檔案保存成本，同時(shí)也提高了檔案保存質(zhì)量，滿足了醫(yī)院檔案管理需要，提升了醫(yī)院檔案管理水平。

2.2在醫(yī)院檔案的管理和查詢過程中全面應(yīng)用信息化手段

應(yīng)用信息化手段之前，在醫(yī)院檔案的管理和查詢過程中，主要是根據(jù)檔案文件名進(jìn)行檢索。由于醫(yī)院各類檔案資料數(shù)量較多，人工檢索的周期很長(zhǎng)，給檔案管理和查詢帶來(lái)了較大的困難。在這一困難面前，應(yīng)用信息化手段是醫(yī)院檔案管理的必有之路?；谛畔⒒侄蔚膬?yōu)勢(shì)，在醫(yī)院檔案管理和查詢中，積極使用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理手段，是提高醫(yī)院檔案信息查詢效果的重要措施，對(duì)醫(yī)院檔案管理而言具有重要意義。

2.3在醫(yī)院檔案的調(diào)用過程中有效應(yīng)用信息化手段

要想滿足醫(yī)院檔案資料的調(diào)用需要，單純采用人工調(diào)用手段不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，整體工作效率也十分不理想?；谶@一現(xiàn)實(shí)需求，在醫(yī)院檔案的調(diào)用過程中，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化手段，不但實(shí)現(xiàn)了快速調(diào)用檔案材料，同時(shí)也提高了醫(yī)院檔案的管理效率，對(duì)滿足醫(yī)院檔案管理需求，提升醫(yī)院檔案管理效果具有重要的促進(jìn)作用。

3.醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段取得的積極效果

通過對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理過程進(jìn)行分析后可知，應(yīng)用了信息化手段之后，醫(yī)院的檔案管理工作在實(shí)效性上有了明顯的提高，信息化手段對(duì)醫(yī)院檔案管理的促進(jìn)年作用也十分明顯。結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際，醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段取得的積極效果主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1信息化手段提高了醫(yī)院檔案的保存效果

應(yīng)用了信息化手段之后，醫(yī)院的紙質(zhì)檔案大部分都轉(zhuǎn)化成電子檔案，不但節(jié)省了檔案的存儲(chǔ)空間，同時(shí)也提高了檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量和保密效果，有利于延遲檔案的存儲(chǔ)時(shí)間，保證醫(yī)院檔案能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)良好存儲(chǔ)，滿足醫(yī)院檔案存儲(chǔ)需要。從當(dāng)前信息化手段的應(yīng)用來(lái)看，信息化手段的應(yīng)用提高了醫(yī)院檔案的保存效果。

4.2信息化手段滿足了醫(yī)院檔案的管理和查詢需求

鑒于醫(yī)院檔案管理和查詢的實(shí)際難度，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用了信息化手段之后，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段為檔案管理和查詢提供了有力支持，既保證了檔案能夠快速查詢，同時(shí)也提高了檔案查詢的準(zhǔn)確性和整體效率。因此，信息化手段的應(yīng)用滿足了醫(yī)院檔案的管理和查詢需求。

3.3信息化手段提升了醫(yī)院檔案的調(diào)用效率

在醫(yī)院檔案調(diào)用過程中，由于傳統(tǒng)人工手段難以滿足實(shí)際需求，信息化手段的應(yīng)用成為了必然。通過對(duì)醫(yī)院檔案調(diào)用現(xiàn)狀進(jìn)行分析后可知，信息化手段既提高了檔案調(diào)用效率，同時(shí)也保證了檔案調(diào)用的準(zhǔn)確性。由此可見，信息化手段的應(yīng)用，對(duì)提升醫(yī)院檔案的調(diào)用效率起到了關(guān)鍵作用。

4.結(jié)論

通過本文的分析可知，在醫(yī)院檔案管理過程中，信息化手段的應(yīng)用既是滿足醫(yī)院檔案管理需要的重要措施，同時(shí)也是提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的具體方法。為此，我們應(yīng)在醫(yī)院檔案的保存過程中積極應(yīng)用信息化手段、在醫(yī)院檔案的管理和查詢過程中全面應(yīng)用信息化手段以及在醫(yī)院檔案的調(diào)用過程中有效應(yīng)用信息化手段，為醫(yī)院檔案管理提供有力支持，確保醫(yī)院檔案管理取得實(shí)效。

作者：楊柳 單位：北京同仁醫(yī)院