談高職院校培訓(xùn)類業(yè)務(wù)檔案管理

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摘要:伴隨社會(huì)的不斷進(jìn)步、市場的不斷發(fā)展，行業(yè)與企業(yè)對員工培訓(xùn)的需求也與日俱增，高職院校憑借自身具有的專業(yè)優(yōu)勢，在這一方面發(fā)揮著很大作用，然而由于受限于諸多因素，國內(nèi)不少高職院校都并未充分發(fā)揮出社會(huì)培訓(xùn)職能，其中培訓(xùn)部門檔案管理不理想，則是一項(xiàng)重要因素。故此，本文聯(lián)系筆者工作實(shí)際，著重探究了高職院校培訓(xùn)檔案管理工作現(xiàn)存問題及相應(yīng)的改進(jìn)措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞:培訓(xùn)檔案;社會(huì)培訓(xùn);檔案管理

隨著我國產(chǎn)業(yè)升級及產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，職業(yè)教育體系發(fā)生重大變革，高等職業(yè)院校長期以來以學(xué)歷教育為主的教學(xué)模式，正向著學(xué)歷教育與長、短期培訓(xùn)并存的多種教育形式轉(zhuǎn)變。與此同時(shí)，高等職業(yè)院校作為面向社會(huì)，提供社會(huì)培訓(xùn)，為社會(huì)提供相應(yīng)服務(wù)的重要場所，應(yīng)充分利用自身優(yōu)勢，在日常工作中對培訓(xùn)項(xiàng)目進(jìn)行積極拓展，采用多樣化形式培訓(xùn)轉(zhuǎn)化低技能人才及社會(huì)剩余勞動(dòng)力，為地方經(jīng)濟(jì)提供更優(yōu)質(zhì)的社會(huì)服務(wù)［1］。高職院校在做好社會(huì)培訓(xùn)需要同時(shí)也要健全自身的組織結(jié)構(gòu)和管理制度，培訓(xùn)檔案管理工作是培訓(xùn)管理工作的重要組成部分，在提高培訓(xùn)水平、提升培訓(xùn)質(zhì)量、服務(wù)培訓(xùn)學(xué)員等方面有著重要的作用。

一、社會(huì)培訓(xùn)類檔案的特點(diǎn)

隨著國家相應(yīng)政策的不斷出臺，高職院校承接了各類勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移、在崗職工崗位技能提升、農(nóng)村進(jìn)城務(wù)工人員、再就業(yè)人員、失業(yè)人員上崗前培訓(xùn)等，這些社會(huì)職業(yè)培訓(xùn)類檔案具有時(shí)間分散、類型復(fù)雜、形式多樣等特點(diǎn)。(1)分散的形成時(shí)間。培訓(xùn)檔案與學(xué)歷教育檔案按學(xué)年或?qū)W期的形成方式不同，其沒有固定的培訓(xùn)時(shí)間，同時(shí)培訓(xùn)時(shí)間長短不一，有時(shí)培訓(xùn)要幾個(gè)學(xué)期才可以結(jié)束，有時(shí)僅用幾天就能完成，因?qū)W制的不同造成了培訓(xùn)檔案的形成時(shí)間也相應(yīng)分散。所以培訓(xùn)檔案要在培訓(xùn)開始時(shí)及時(shí)立卷，對后期陸續(xù)形成的資料不斷補(bǔ)充到卷內(nèi)，培訓(xùn)結(jié)束后把案卷整理完整送學(xué)校檔案室存檔，否則容易造成歸檔材料的漏缺。(2)類型的復(fù)雜性。社會(huì)培訓(xùn)的類型各種各樣，涉及了眾多社會(huì)領(lǐng)域及學(xué)科，包含了思想素質(zhì)教育培訓(xùn)、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、學(xué)科知識培訓(xùn)等，個(gè)人生活工作及社會(huì)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)域都可見到培訓(xùn)的身影。與此同時(shí)，各種培訓(xùn)的形式、內(nèi)容及要求都存在差異，并且參與培訓(xùn)的人員來自各個(gè)職務(wù)級別、各個(gè)階層與年齡段。此外，培訓(xùn)學(xué)科種類繁多、涉及內(nèi)容多、資料數(shù)量大，這些都決定了培訓(xùn)檔案有著復(fù)雜的類型。在此情況下，要想確保培訓(xùn)檔案的質(zhì)量，就需要檔案人員對各種培訓(xùn)工作的過程充分了解，熟悉各種培訓(xùn)工作特點(diǎn)，對各種培訓(xùn)教學(xué)環(huán)節(jié)熟練掌握，然后結(jié)合實(shí)際情況展開組卷。(3)多樣的形式。社會(huì)教育培訓(xùn)豐富的培訓(xùn)類型，也使得培訓(xùn)檔案有著多樣化的內(nèi)容。培訓(xùn)資料包含了各種培訓(xùn)證書、通信錄、成績表、考勤表、課程表及各種信息名冊，同時(shí)還有錄像、照片、資料和試卷等。因此，在歸檔檔案的時(shí)候需要對各個(gè)培訓(xùn)環(huán)節(jié)中的相關(guān)資料和相應(yīng)材料進(jìn)行廣泛收集，通過細(xì)致整理、組卷和編目后，形成系統(tǒng)、完整的一套培訓(xùn)檔案。(4)不確定的形成周期。通常單項(xiàng)培訓(xùn)是社會(huì)培訓(xùn)的主要形式，多數(shù)培訓(xùn)的時(shí)間都在幾天或1個(gè)月以內(nèi)，可能有多項(xiàng)不同的培訓(xùn)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，培訓(xùn)資料的形成往往帶有很大的不確定性因素，這便加大了整理培訓(xùn)資料，以及建檔立卷的難度。

二、培訓(xùn)檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題

高職院校培訓(xùn)部門檔案管理情況而言，管理效果并不理想，存在著很多問題需要解決，這些問題若得不到良好解決，將會(huì)給新形勢下高職院校培訓(xùn)部門的發(fā)展形成較大阻礙。具體而言，問題主要體現(xiàn)在如下幾點(diǎn)。(1)不重視培訓(xùn)檔案，未規(guī)范整理檔案。在日常培訓(xùn)工作中，培訓(xùn)部門普遍認(rèn)為自身的工作任務(wù)，不包含檔案管理，這件事情應(yīng)由單位檔案部門負(fù)責(zé)，自身做好配合工作即可，總是處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，不能積極主動(dòng)做好對檔案工作的收集整理工作，如此一來，則致使無法規(guī)范、齊全地收集及整理檔案，甚至導(dǎo)致檔案出現(xiàn)分散、缺失的情況，給檔案價(jià)值的有效發(fā)揮形成了負(fù)面影響。(2)缺乏專門的培訓(xùn)檔案管理隊(duì)伍。很多培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)檔案管理都由其他管理人員兼職，缺乏專門的管理人員，由于這類管理人員在日常有著較重的工作任務(wù)、較多的管理事務(wù)，沒有精力和時(shí)間專門整理檔案;即便部分培訓(xùn)機(jī)構(gòu)有安排專人進(jìn)行培訓(xùn)檔案管理，但由于能力等方面的限制，使得工作效率并不理想，培訓(xùn)檔案工作的實(shí)際需求無法得到良好滿足。(3)管理制度不健全。培訓(xùn)工作不同于學(xué)校學(xué)歷教育，其是根據(jù)獨(dú)立項(xiàng)目開展的，因此，培訓(xùn)內(nèi)容少，時(shí)間也較短。但當(dāng)前不少培訓(xùn)部門，依舊沿用其他教育形式采用的檔案工作流程與法規(guī)制度，缺乏與培訓(xùn)檔案管理工作相符合的規(guī)章制度、工作程序及措施方法，歸檔材料不協(xié)調(diào)、不完整的培訓(xùn)資料、不規(guī)范的檔案移交手續(xù)等，都會(huì)給培訓(xùn)檔案的質(zhì)量形成較大影響［2］。(4)培訓(xùn)檔案的整理不規(guī)范。多數(shù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)忽視短期培訓(xùn)檔案的管理，認(rèn)為它只是短期行為，無存檔的必要性，或是簡單地把一些材料無序歸檔，且在歸檔過程中習(xí)慣沿用過去的手工作業(yè)，如此一來既無法取得較快的速度，加大人員工作量，又會(huì)給檔案的工作效率形成影響，從而給培訓(xùn)檔案服務(wù)工作和編研開發(fā)的主動(dòng)性形成限制，造成短期培訓(xùn)檔案立卷歸檔整理不規(guī)范。(5)未能有效開發(fā)培訓(xùn)檔案信息資源。作為能夠?qū)ε嘤?xùn)整體情況進(jìn)行直觀反映的重要資源，通過對培訓(xùn)檔案的開發(fā)利用，能夠與社會(huì)各界及上級主管部門展開有效信息傳遞，將檔案的資料與憑證作用充分發(fā)揮出來。然而，現(xiàn)如今不少培訓(xùn)部門在開發(fā)利用檔案信息時(shí)，都存在信息化程度較低的情況，檔案管理觀念較為保守、傳統(tǒng)，未能深入開發(fā)檔案資源，未能良好二次利用檔案信息，檔案信息資源的共享情況也不理想。

三、改進(jìn)社會(huì)培訓(xùn)檔案工作的措施

(1)加大對培訓(xùn)檔案的重視程度。具體而言:第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視。在全年工作計(jì)劃中納入檔案工作，與各項(xiàng)工作一同推進(jìn)、一同部署;專題會(huì)要定期召開，對檔案工作進(jìn)行研究部署。第二，強(qiáng)化機(jī)構(gòu)設(shè)置。加快建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對形成的各門類、載體不一的檔案進(jìn)行有效管理，從而形成層次分明、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)［3］。第三，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任。將檔案工作納入到目標(biāo)管理，對檔案工作責(zé)任制做嚴(yán)格實(shí)施，做到工作目標(biāo)明確，落實(shí)好個(gè)人責(zé)任，從而形成一級抓一級的檔案工作責(zé)任運(yùn)行機(jī)制。(2)建立專項(xiàng)檔案管理制度。需要出臺一系列與培訓(xùn)檔案相關(guān)的管理辦法，統(tǒng)一規(guī)定培訓(xùn)檔案的歸檔范圍、整理的標(biāo)準(zhǔn)及保存利用等方面。同時(shí)，要著手檔案保管期限表、檔案銷毀制度的制定，圍繞培訓(xùn)工作流程統(tǒng)一管理檔案，具體規(guī)定培訓(xùn)中形成的各類檔案保管期限，以提高檔案管理程序化、統(tǒng)一化的水平;加快檔案工作檢查、考核及評估制度的建立健全，對檔案管理工作進(jìn)行定期檢查、總結(jié)和驗(yàn)收;加快培訓(xùn)部門培訓(xùn)檔案立卷歸檔制度的建立，要求培訓(xùn)部門根據(jù)歸檔的相關(guān)要求，收集工作及各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案資料，保證檔案資料的準(zhǔn)確、完整及齊全，并將之向檔案室做及時(shí)移交;著手檔案相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度的建立，旨在給院校檔案工作的科學(xué)決策提供參考依據(jù);為了促使檔案工作人員朝著有梯隊(duì)、高素質(zhì)、專業(yè)化的結(jié)構(gòu)發(fā)展，應(yīng)實(shí)行職員職級制或?qū)I(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，從而將源源不斷的活力注入到檔案事業(yè)發(fā)展中［4］。(3)做好相關(guān)人員的教育培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案意識。培訓(xùn)檔案材料是培訓(xùn)工作高效開展的重要依據(jù)，同時(shí)也產(chǎn)生于培訓(xùn)過程之中，要想取得理想的培訓(xùn)檔案工作成效，僅依靠檔案管理人員的力量是不夠的，需要從上到下對培訓(xùn)信息收集和檔案建立工作的支持、各級培訓(xùn)管理者認(rèn)真細(xì)致的工作，更重要的是全員都要理解培訓(xùn)檔案管理的意義所在。因此，要通過有計(jì)劃的開展檔案工作專題培訓(xùn)，對有關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)、全面的培訓(xùn);組織科學(xué)有力的檔案宣傳教育活動(dòng)，提高培訓(xùn)管理工作人員的思想認(rèn)識，以逐漸形成全員重檔、用檔、為檔、愛檔的良好氛圍，能夠與檔案工作人員展開積極配合，提高培訓(xùn)檔案管理成效。(4)規(guī)范檔案收集整理工作。由于培訓(xùn)檔案的多樣性、分散性和復(fù)雜性等特點(diǎn)，要求檔案人員在每一期培訓(xùn)結(jié)束后，及時(shí)抓緊收集整理項(xiàng)目檔案，否則時(shí)間一長，很容易丟失信息和遺漏數(shù)據(jù)，并了解各類型培訓(xùn)的特點(diǎn)和教學(xué)環(huán)節(jié)，根據(jù)具體情況進(jìn)行組卷，形成一套比較完整的與項(xiàng)目對應(yīng)的培訓(xùn)檔案。(5)實(shí)施信息化管理、建立培訓(xùn)電子檔案庫。伴隨高職院校不斷拓展社會(huì)培訓(xùn)規(guī)模，相應(yīng)也會(huì)不斷增加培訓(xùn)檔案的數(shù)量，這樣一來，檔案管理工作也將面臨著更大難度和更多問題。為了加強(qiáng)電子檔案管理的效率和效果，就要加快數(shù)字化建設(shè)?！案咝?yīng)當(dāng)對此加大投入力度，積極進(jìn)行硬件設(shè)施和軟件應(yīng)用的建設(shè)和發(fā)展［5］。”對此，要在遵循檔案形成與管理工作規(guī)律的前提下進(jìn)行科學(xué)管理，充分利用新技術(shù)、新方式，不斷推動(dòng)檔案管理方式朝著現(xiàn)代化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞，建立與之匹配的培訓(xùn)項(xiàng)目電子檔案庫，實(shí)現(xiàn)學(xué)員網(wǎng)上在線注冊，以便在線收集相關(guān)信息。通過現(xiàn)代化的管理技術(shù)，使繁重的檔案收集、整理、分類工作得以減輕，也便于培訓(xùn)業(yè)務(wù)的后期更新、回溯。(6)加強(qiáng)培訓(xùn)檔案信息的開發(fā)利用。要想將檔案信息的作用及價(jià)值最大程度發(fā)揮出來，就必須有效開發(fā)及利用檔案信息，這樣才能從眾多的檔案信息中，提取出具有價(jià)值、結(jié)論性、規(guī)律性的數(shù)據(jù)資料，從而為培訓(xùn)工作的不斷改善提供參考依據(jù)，提高培訓(xùn)決策的科學(xué)性，提供給社會(huì)更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語

總之，完整的培訓(xùn)檔案是對培訓(xùn)工作的客觀反映及全面概括，體現(xiàn)了教學(xué)活動(dòng)的成效及具體內(nèi)容，能夠?yàn)楹罄m(xù)培訓(xùn)工作的改善提供參考依據(jù)，對于總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)、提高培訓(xùn)質(zhì)量，以及進(jìn)行培訓(xùn)教育研究都具有重要意義，它對于高校的建設(shè)和發(fā)展、教育培訓(xùn)的順利開展等方面，都發(fā)揮著不可替代的作用。所以，一定要高度重視培訓(xùn)檔案管理，將之作為高校教育培訓(xùn)工作中的一項(xiàng)重點(diǎn)來抓。

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作者：劉海燕 單位：襄陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院