檔案管理醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)服務分析
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【摘要】目的許多醫(yī)院未認識到醫(yī)院檔案的價值，仍采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，導致醫(yī)院檔案無法發(fā)揮寶貴作用。為實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)，醫(yī)院需根據(jù)時代變化與自身發(fā)展需進行檔案工作改革。方法為提高檔案管理質(zhì)量與效率，醫(yī)院采取了不斷強調(diào)檔案管理工作重要性、深入挖掘檔案資源、積極開展管理人員培訓工作、制定科學檔案管理制度、嘗試檔案多元化利用等手段，希望借此改善醫(yī)院檔案管理工作情況。結(jié)果在采取檔案管理新手段后，醫(yī)院檔案有效促進了醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，醫(yī)院管理系統(tǒng)更加完善。結(jié)論對于醫(yī)院來說，若是能夠開展系統(tǒng)化的檔案管理，從檔案中分析當前醫(yī)院工作的不足，發(fā)展優(yōu)勢，將會獲得顯著的經(jīng)濟收益。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;醫(yī)院;經(jīng)濟建設(shè);服務
人們越來越重視身體健康，對于醫(yī)院的服務水平要求也日益提升。為適應社會變化，醫(yī)院需要在滿足人們需要的基礎(chǔ)上積極開展經(jīng)濟建設(shè)，這樣醫(yī)院才能實現(xiàn)長遠發(fā)展。經(jīng)過無數(shù)實踐證明，醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作中十分寶貴的一項資源。醫(yī)院檔案以錄音、錄像、文冊等多種形式存在，代表著醫(yī)院的發(fā)展歷史，它能夠客觀地展現(xiàn)出醫(yī)院在不同時期的工作情況，是醫(yī)院進行全面管理時必不可少的工具［1］?？茖W系統(tǒng)化的檔案管理可以為醫(yī)院研究提供參考資料，可以為醫(yī)院制定今后的發(fā)展計劃與決策提供參考意見。隨著醫(yī)院管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院管理中必不可少的一部分。加大醫(yī)院檔案管理力度，對促進醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)有積極影響。就檔案檔案管理來說，存在一些不足，針對這些不足醫(yī)院可以對檔案管理工作進行改革，以便檔案管理在醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)中能夠展現(xiàn)真正價值。
1目前檔案管理工作的不足
1．1對檔案管理的重要性缺乏充分認知
就目前醫(yī)院檔案管理工作來說，存在明顯問題就是醫(yī)院人員對檔案管理工作的重要性缺乏充分認知。大部分的醫(yī)療工作者都認為要想發(fā)展醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)只能依靠不斷更新醫(yī)院設(shè)備、組建高素質(zhì)的醫(yī)療工作者隊伍等手段，他們常常會忽略檔案管理這項工作，在日常工作中對待檔案管理的態(tài)度比較隨意［2］。醫(yī)院的先進設(shè)備與具備良好技能的醫(yī)護人員是醫(yī)院發(fā)展的顯性財富，而那些涉及醫(yī)院發(fā)展歷史與運作經(jīng)驗的大量檔案則是醫(yī)院發(fā)展的隱形財富，未對醫(yī)院檔案進行科學管理與應用是醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)過程中的一大損失［3］。
1．2負責檔案管理工作的人員素質(zhì)水平較低
檔案管理工作人員的技能水平與檔案管理質(zhì)量有直接聯(lián)系，但就醫(yī)院檔案管理工作人員基本水平來說，大部分缺乏專業(yè)的管理知識，嚴重影響檔案管理。專業(yè)的管理人員要具備兩方面的意識首先對檔案管理工作有足夠的重視。分析目前檔案管理崗位上工作人員的基本水平，很多都是接受調(diào)劑才從事該工作，未掌握專業(yè)的檔案管理方面的知識和相關(guān)技能［4］。其次，專業(yè)的管理人員需要有終身學習、積極上進的意識，但目前很多負責檔案管理的工作人員并未做到努力提升，尋求進步。檔案管理是一項工作內(nèi)容比較廣泛、對工作人員水平要求較高的一項工作，工作人員不僅要具備檔案管理方面的知識，更重要的是要能夠?qū)φ麄€醫(yī)院的服務內(nèi)容有一個基本把握［5］。
1．3檔案管理資金投入較少
很多醫(yī)院都忽略了檔案管理這項工作，資金投入不充分，導致工作人員沒有辦法結(jié)合專門的檔案管理設(shè)備開展高質(zhì)量工作。醫(yī)療行業(yè)出現(xiàn)巨大改革，醫(yī)院整體運營壓力較大，除了要組建優(yōu)秀的醫(yī)療隊伍以外，還要承受巨大的經(jīng)濟發(fā)展壓力［6］。為緩解這種困境，醫(yī)院往往會選擇將資金投入到提升設(shè)備、招攬優(yōu)秀人才等方面，使得檔案管理經(jīng)費縮減［7］。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化管理等逐漸成為一種發(fā)展趨勢［8］，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸向信息化管理模式轉(zhuǎn)變［9］，而這需要醫(yī)院投入更多的資金。無經(jīng)濟支撐，導致醫(yī)院檔案管理發(fā)展水平受阻，未能對醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)發(fā)揮促進作用。檔案管理經(jīng)濟建設(shè)作用不明顯，醫(yī)院就會持續(xù)減少資金投入，這種惡性循環(huán)使得醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展水平停滯不前。
2發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)中應有作用的有效策略
醫(yī)院檔案管理中存在的管理意識重視程度不足、管理人員素質(zhì)水平較低以及缺乏充足的資金投入等問題嚴重影響著檔案管理在經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮積極作用。需針對問題實施針對性改進措施，這樣檔案管理才能為醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)進行服務。
2．1強調(diào)檔案管理的重要性
在醫(yī)院日常工作中要加大檔案管理工作的宣傳力度，加強每一位醫(yī)院工作人員的檔案管理意識。要求醫(yī)院工作人員將檔案管理納入日常議事，不斷改革，與醫(yī)院發(fā)展保持同樣的速度。從醫(yī)院干部到普通職工，都需要強調(diào)檔案管理工作的重要性，要求他們認真履行檔案管理各項任務，支持檔案管理部門工作［10］。為了能夠讓每位工作人員都能認真嚴謹?shù)貙Υ龣n案管理工作，可以制定與檔案管理相聯(lián)系的績效考核制度，從體系上加強對檔案管理工作的監(jiān)督。
2．2挖掘檔案資源，提高檔案利用率
為完善醫(yī)院檔案工作，首先需要對醫(yī)院檔案進行收集，盡可能挖掘出潛在的醫(yī)院檔案資源［11］。醫(yī)院檔案涉及到很多內(nèi)容，比較零碎，且變動性較強，為緩解檔案收集壓力，醫(yī)院可以每半個月或者是一個月就開展一次檔案整理工作，這樣能夠深入開發(fā)所有檔案，并且可以及時篩選出有用的材料。專職檔案管理工作人員工作時要提高個人工作效率，保證能夠按時完成定量檔案歸納工作。為提高檔案利用率，需完善檔案借閱、傳遞以及登記等制度，以免造成不必要的資源丟失。健全的檔案借傳閱制度可以使管理人員在第一時間內(nèi)及時補充損失的檔案，盡可能保證檔案完整性。醫(yī)院領(lǐng)導要意識到檔案管理在社會效益與經(jīng)濟效益方面發(fā)揮的積極作用，及時對檔案管理工作進行審核與監(jiān)督［12］。
2．3開展培訓，樹立良好的工作素養(yǎng)
檔案管理工作質(zhì)量與負責該工作的人員素質(zhì)與技能水平有直接聯(lián)系［13］。為進一步完善檔案管理工作質(zhì)量，醫(yī)院需要積極開展檔案管理工作人員培訓工作，組織醫(yī)院人員參加各種涉及檔案管理知識的培訓活動，不斷完善管理人員的知識系統(tǒng)與管理技能［14］。培訓包括兩方面內(nèi)容，首先是技能與知識水平方面的提升，積極開展各種檔案管理教育活動，及時更新檔案管理相關(guān)知識，根據(jù)醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展需要調(diào)整檔案管理制度，完善檔案管理人員崗位責任制，保證檔案管理工作中每一個環(huán)節(jié)都能夠有序進行，保證每個步驟都能有法可依。其次檔案管理工作是為醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)服務，為了發(fā)揮檔案管理這方面的作用，就需要從醫(yī)院實際情況出發(fā)，開展實踐了解一線臨床在醫(yī)療工作、教育需要、科學研究等內(nèi)容上對檔案管理的實際需要，結(jié)合實際對檔案管理進行調(diào)整，不斷提高檔案管理工作的綜合性和獨立性。為使醫(yī)療工作人員能夠及時選擇自己需要的檔案，需制定更加清楚明確的分類大綱，將所有檔案進行更加規(guī)范的整理，這對提高檔案利用率也有一定價值［15］。
2．4構(gòu)建清楚明確的檔案管理制度，規(guī)范工作檔案
在反饋某一時期的醫(yī)療工作方面具有很強的真實性，可以指導醫(yī)生今后的業(yè)務工作。醫(yī)院后期工作質(zhì)量與檔案管理水平高低之間有密切關(guān)系。進一步完善醫(yī)院檔案管理制度可以對檔案管理工作進行合理規(guī)劃。為方便后期檔案查閱，需要在醫(yī)務人員開展病案工作時就進行監(jiān)督教育，要求醫(yī)務人員認真嚴肅對待病案書寫工作。定期開展如何規(guī)范書寫病案的培訓工作，制定嚴格的病案書寫規(guī)章要求，安排專門的人員負責病案審核工作。在病案書寫環(huán)節(jié)中，有時會出現(xiàn)越級簽名的情況，一旦后期出現(xiàn)事故很容易發(fā)生責任不清的問題，要嚴厲打擊這種行為。積極開展病案監(jiān)督工作，采取病案抽查，制定嚴格的獎懲制度，一旦發(fā)現(xiàn)不合規(guī)定的病案書寫情況要進行一定的懲處。要求醫(yī)務工作人員認真對待病案書寫工作，既可以反映醫(yī)務人員的工作能力與態(tài)度，又代表了醫(yī)療質(zhì)量的高低［16］。若是病案書寫不明，很容易造成醫(yī)患糾紛問題，阻礙醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)。
2．5加強檔案多元化利用，展現(xiàn)檔案社會價值
之所以開展檔案管理工作，就是為了提高檔案利用率，實現(xiàn)檔案多元化應用。加強醫(yī)務工作人員的服務觀念，要求他們從多角度挖掘檔案應用途徑，使醫(yī)院檔案能夠在醫(yī)院臨床、教學還有科學研究等方面發(fā)揮價值［17］。進一步完善醫(yī)院檔案的匯編工作，對檔案信息進行更加全面的管理。及時整理醫(yī)院檔案反饋出的信息，根據(jù)檔案內(nèi)容及時調(diào)整實際醫(yī)療工作。充分發(fā)揮文書檔案的作用，方便醫(yī)院科學管理。通過文書檔案能夠方便醫(yī)院領(lǐng)導制定醫(yī)院發(fā)展計劃，總結(jié)醫(yī)院當前經(jīng)濟建設(shè)的不足，在出現(xiàn)醫(yī)療糾紛時可以有原始依據(jù)作為支撐［18］。進行檔案管理，可以方便后期創(chuàng)建活動與上級檢查，各個科室能夠及時抽調(diào)資料完成活動設(shè)計，上級領(lǐng)導可以通過翻閱資料了解各科室實際情況。創(chuàng)立基建檔案，可為醫(yī)院建筑改造提供幫助。整理好醫(yī)院設(shè)備相關(guān)檔案，一旦設(shè)備出現(xiàn)問題，院方可以及時與廠家進行溝通。不同的檔案內(nèi)容承擔著不同責任。
3結(jié)語
為實現(xiàn)長遠發(fā)展，在滿足人們需要的同時醫(yī)院還需要積極開展經(jīng)濟建設(shè)，檔案管理可為醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)提供助力。為開展高質(zhì)量檔案管理，需要加大檔案管理宣傳，使人們意識到檔案管理工作的重要性。開展員工培訓工作，制定清楚明確的檔案管理制度，充分發(fā)揮不同檔案的作用，盡可能實現(xiàn)檔案多元化利用。只有不斷進行檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，積極優(yōu)化檔案管理工作，才能使檔案管理有效服務于醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)。
作者：楚振宇 侯滬 方海清 單位：深圳市人民醫(yī)院
