談信息化時代退役軍人檔案管理模式
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摘要：軍隊(duì)作為維護(hù)國家安全最重要力量，它的最突出貢獻(xiàn)就是保障國家安全、人民安居樂業(yè)以及現(xiàn)代化建設(shè)，在軍人退役后，政府時刻長期關(guān)注安置退役軍人的相關(guān)工作，其中退役軍人的檔案管理十分重要，檔案是否完整，直接影響到以后的妥善安置。本文首先分析了管理退役軍人檔案的重要意義，并對退役軍人檔案的管理方法進(jìn)行詳細(xì)的分析，再闡述當(dāng)前管理退役軍人檔案過程中出現(xiàn)的問題，最后立足于信息化背景，對創(chuàng)新退役軍人檔案管理模式中的問題提出對策。
當(dāng)前我國退役軍人每年的數(shù)量都在增加，因此退役軍人就業(yè)安置問題的解決刻不容緩。由于我國是人口大國，退役軍人的人數(shù)眾多，給檔案管理增添了不小的難度。近些年我國政府安置退役軍人的工作流程相對完善，在國家的各種扶持優(yōu)惠政策下，退役軍人得到相應(yīng)的補(bǔ)貼，維持生活方面沒有問題。但是，受到各種因素的影響和制約，依舊有一部分退役軍人很難獲得國家的扶持優(yōu)惠政策，這直接影響到退役后的生活。出現(xiàn)這種情況的根本原因，就是現(xiàn)在退役軍人的檔案管理工作尚未完善，很多部門混亂存放退役軍人的檔案，缺失統(tǒng)一的管理，對此人們應(yīng)予以重視，并積極解決問題。
1信息化管理退役軍人檔案的重要意義
1.1提升工作效率
信息化管理能夠使退役軍人檔案的管理工作效率更高，并且在科學(xué)的管理過程中，人們能夠通過計(jì)算機(jī)直接查詢到相關(guān)檔案，簡單迅速地操作給人們提供便利。不僅如此，還可以通過信息化管理，對所有信息進(jìn)行及時更新和共享，由此可以異地管理所有退役軍人檔案，服務(wù)更加人性化。
1.2檔案的安全得到保障
信息化管理能夠更好地使檔案得到保存，并達(dá)到全程管理的電子化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)退役軍人檔案，很可能會在交接和傳達(dá)的過程中損壞或丟失，導(dǎo)致檔案缺失而無法辦理相關(guān)手續(xù)；或者在客觀因素的影響下，檔案內(nèi)容被篡改。信息化管理不僅能做到科學(xué)和規(guī)范，還能保障檔案本身的安全，有利于各項(xiàng)工作開展[1]。
2信息化退役軍人檔案管理分析
2.1相關(guān)制度
退役軍人檔案管理要想真正做到信息化，就必須對相關(guān)管理制度進(jìn)行明確，一切必須從實(shí)際出發(fā)，做到與時俱進(jìn)，在高效且科學(xué)合理的管理制度出臺后，還要將檔案管理的流程規(guī)范化，責(zé)任歸屬分工明確。例如，對所有檔案設(shè)置查閱權(quán)限，只有經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)，才可以將檔案從計(jì)算機(jī)中調(diào)出來；不僅如此，檔案內(nèi)容的增加、改動或刪除，都必須設(shè)置權(quán)限，只有專門的工作人員才能執(zhí)行上述操作。這樣做的好處是，一旦出現(xiàn)問題，能做到及時追責(zé)。要注重管理基礎(chǔ)設(shè)施，要想使檔案管理工作獲得真正的保障，就必須出臺具體制度。例如在資金投入方面進(jìn)行明確要求，投入力度只增不減，其原因是伴隨著時展，檔案管理工作勢必會更復(fù)雜，對于相關(guān)軟硬件設(shè)施也會提出更高要求，保障資金的供給必不可少。還要隨時檢測檔案管理機(jī)房的環(huán)境，出臺機(jī)房管理制度，對有問題的設(shè)施及時維護(hù)。
2.2相關(guān)技術(shù)
退役軍人的檔案管理是人事檔案管理的一個分類，所以人們可以對事業(yè)單位或者企業(yè)單位的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒，并引進(jìn)最新的人事檔案管理軟件投入使用。退役軍人的檔案管理信息化過程中，肯定會涉及到先進(jìn)技術(shù)，因此，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員要與時俱進(jìn)，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，豐富自身的知識儲備，在熟練運(yùn)用檔案管理方法的同時，還要明確退役軍人檔案管理工作中的重難點(diǎn)在何處，在管理過程中靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)。相關(guān)部門必須對檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，傳達(dá)退役軍人檔案管理工作的最新要求，同時幫助工作人員提高相關(guān)業(yè)務(wù)水平。有一部分檔案管理工作人員的工作方式古板陳舊，思想觀念落后于時代，導(dǎo)致在工作過程中，無法運(yùn)用信息技術(shù)，所以相關(guān)部門必須重視技術(shù)培訓(xùn)，定期組織工作人員實(shí)踐操作，以及聘請專家講課，促進(jìn)所有工作人員的工作能力提高[2]。
2.3相關(guān)分類
利用信息技術(shù)建立退役軍人檔案的專門信息庫，可以集合所有零散的檔案信息，并且在后續(xù)工作中不斷進(jìn)行完善補(bǔ)充，能夠促進(jìn)工作人員對檔案信息的潛在價值進(jìn)行深入挖掘。因此人們必須重視篩選與審核，一份檔案在錄入信息庫之前，務(wù)必要確保該檔案的真實(shí)可信度，要想更順利地進(jìn)行分類，就必須保證檔案信息的準(zhǔn)確。在進(jìn)行退役軍人檔案管理系統(tǒng)的操作過程中，工作人員可以按照地區(qū)或者退役年限等方式分類檔案，然后統(tǒng)一編號所有的檔案。紙質(zhì)檔案的分類，必須和信息系統(tǒng)的檔案分類一致，否則會給以后的查找?guī)砺闊?。不過在通常情況下，查閱檔案先通過信息系統(tǒng)，只有存在疑問的時候，才會對紙質(zhì)檔案進(jìn)行調(diào)取。
2.4相關(guān)宣傳
社會各界群眾和檔案管理的工作人員，是宣傳工作面向的主要群體，只有這些群體的人重視退役軍人檔案管理工作，才能夠促進(jìn)退役軍人檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案管理工作人員在工作過程中，必須嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作，更要時刻具備高度責(zé)任感，做好對檔案的嚴(yán)格保密工作。相關(guān)部門在對檔案工作人員的宣傳過程中，要更多注意到信息系統(tǒng)的保護(hù)意識，例如在計(jì)算機(jī)的使用過程中，對病毒庫進(jìn)行及時更新，確保防火墻的穩(wěn)固，防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵檔案庫。在檔案管理系統(tǒng)的安全方面，設(shè)置人臉識別以及指紋解鎖等措施，以免外人闖入。檔案管理工作人員的安全意識提高，才能保障退役軍人檔案管理的信息化建設(shè)[3]。
3退役軍人檔案管理過程中出現(xiàn)的問題
3.1混亂的管理主體
我國管理退役軍人檔案的管理主體十分混亂，很多部門都可以對退役軍人的檔案進(jìn)行接收和管理，這當(dāng)中包括組織部門、民政部門以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)等。由于很多部門都可以進(jìn)行檔案的存放，導(dǎo)致統(tǒng)一管理退役軍人檔案的難度大大增加，很多退役軍人在調(diào)用檔案的時候，經(jīng)常需要跑好幾個地方，才能找到自己的檔案，有個別的退役軍人甚至不能找到檔案，這對接下來的工作產(chǎn)生了不利影響。
3.2檔案管理力度不夠
很大一部分退役軍人是農(nóng)村戶口，并且父母一直在農(nóng)村，所以在退役后通常選擇回家務(wù)農(nóng)，只有小部分退役軍人選擇去大城市工作。以上情況導(dǎo)致檔案在轉(zhuǎn)到當(dāng)?shù)睾螅瑱n案部門和民政部門之間遲遲不聯(lián)系，就算退役軍人的個人信息出現(xiàn)了變化，也無法及時聯(lián)系檔案部門進(jìn)行更改，結(jié)果是在需要調(diào)出檔案的時候，很難找到相關(guān)資料。還有一部分退役軍人的檔案在傳達(dá)過程中，由于各種原因，導(dǎo)致檔案缺失甚至損毀，導(dǎo)致退役軍人的檔案資料無法在相關(guān)工作中調(diào)用。
3.3不重視宣傳
作為一個特殊的群體，退役軍人雖然是人民群眾的一員，但是我國政府高度重視退役軍人在退役后的生活，并對此出臺多項(xiàng)優(yōu)惠扶持政策，使退役軍人的生活有所保障。所以退役軍人檔案的保管是十分重要的，檔案能夠有效證明退役軍人的服役生涯，然而目前對退役軍人檔案管理的相關(guān)宣傳并不到位，部分退役軍人不夠重視自己的檔案，甚至沒有將檔案轉(zhuǎn)交給相關(guān)接收單位，無法從優(yōu)惠政策中受益[4]。
4信息化時代退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新
4.1完善相關(guān)信息管理系統(tǒng)
黨的召開以后，國務(wù)院按照機(jī)構(gòu)改革方案的新要求，專門設(shè)置退役軍人事務(wù)部，對退役軍人的各項(xiàng)工作進(jìn)行負(fù)責(zé)任的管理，使退役軍人的所有權(quán)益得到保障。我國政府積極開發(fā)退役軍人綜合管理系統(tǒng)，在管理系統(tǒng)中包括檔案資料、保險(xiǎn)、就業(yè)等信息，將“互聯(lián)網(wǎng)”和“政府服務(wù)”相銜接，構(gòu)建真正高效的信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)有效管理退役軍人檔案的目標(biāo)。退役軍人綜合管理平臺的設(shè)置，既解決了退役軍人檔案資料主體管理混亂的情況，又將真實(shí)精準(zhǔn)的信息第一時間，做到真正服務(wù)于退役軍人，妥善解決各種問題。與此同時，電子檔案的建立，可以避免退役軍人檔案資料被遺失或者毀壞，確保檔案資料的管理便捷有效。
4.2完善檔案管理模式
作為人事檔案的一種，退役軍人檔案在管理的過程中，可以仿照人事檔案管理的相關(guān)模式。在平時的工作中，如果要調(diào)取退役軍人的檔案，優(yōu)先將電子檔案調(diào)出，注重紙質(zhì)檔案的保存和保密工作。對于存放紙質(zhì)檔案的地點(diǎn)，工作人員要進(jìn)行定期巡視，保證檔案存放地點(diǎn)的環(huán)境符合相關(guān)要求[5]。
4.3加強(qiáng)宣傳力度
退役軍人的切身利益，和檔案資料緊密相關(guān)，因此，必須要讓退伍軍人自身理解檔案的重要性，并熟悉檔案接收、管理、傳遞和調(diào)用的相關(guān)規(guī)定，使退役軍人在開展相關(guān)工作的時候，用最短的時間和最快的速度完成，避免因?yàn)橐粺o所知而繞彎路。檔案管理部門要合理運(yùn)用綜合管理平臺，積極響應(yīng)我國政府對退役軍人出臺的各項(xiàng)優(yōu)惠扶持政策，同時定期進(jìn)行檔案管理重要性的宣傳活動。在進(jìn)行宣傳的過程中，尤其要重視對農(nóng)村地區(qū)的宣傳，因?yàn)檗r(nóng)村地區(qū)的信息相對滯后，信息技術(shù)和城鎮(zhèn)相比不夠發(fā)達(dá)，退役軍人在返回后可能無法及時了解相關(guān)政策，所以要及時幫助農(nóng)村地區(qū)的退役軍人，宣傳力度不可松懈[6]。
5結(jié)束語
通過信息化手段對退役軍人檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，是必然的發(fā)展趨勢，要想提升檔案管理的水平，就必須創(chuàng)新管理模式。但是，在信息化的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)落伍，無法適應(yīng)新時期檔案管理的需求，所以，創(chuàng)新檔案管理模式的問題迫切希望得到解決。退役軍人的檔案資料關(guān)系到軍人退役之后的就業(yè)安置、政策扶持等多方面工作，為了迎合新時代的發(fā)展趨勢，各檔案管理部門必須不斷對檔案管理工作進(jìn)行完善，真正讓退役軍人享受到國家優(yōu)惠扶持政策，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)添磚加瓦。
參考文獻(xiàn)：
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[3]曹守志.基于信息化背景下退役軍人檔案管理模式分析[J].國際公關(guān)，2019（4）：135.
[4]武生萍.試析信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新[J].人力資源，2019（12）：72.
[5]陳慧琳.信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑研究[J].現(xiàn)代國企研究，2019（12）：462.
[6]鄔江.信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2018（S2）：171.
作者：劉雪芬 單位：濱州市濱城區(qū)退役軍人服務(wù)中心
