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摘要:隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步,我國(guó)高職教育事業(yè)也在不斷發(fā)展。但與此同時(shí),高職院校安全工作的檔案管理卻面臨著不少問(wèn)題。高職院校的安全工作檔案記錄著學(xué)校的安全管理信息以及學(xué)生的檔案信息,如果對(duì)其管理不加重視很容易造成檔案泄露以及破壞校園安全的情況。因此各高職院校應(yīng)該加強(qiáng)安全工作的檔案管理,本文從加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理的意義、現(xiàn)存問(wèn)題以及策略三個(gè)方面進(jìn)行論述,僅供參考。
關(guān)鍵詞:高職院校;安全工作;檔案管理
1加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理的意義
1.1完善學(xué)校檔案管理工作
高職院校的檔案資料非常豐富,不僅包含了學(xué)校安全管理的歷程,還包含了教師、學(xué)生的個(gè)人隱私,具有重要的價(jià)值。因此,加強(qiáng)安全工作檔案管理是完善學(xué)校檔案管理工作的重要舉措。學(xué)校的相關(guān)工作人員應(yīng)該提升自己的安全檔案意識(shí),建立健全安全檔案管理機(jī)制,增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理,規(guī)范檔案封裝流程,從而保障學(xué)校檔案的安全,促進(jìn)和諧校園的建設(shè)[1]。
1.2推進(jìn)學(xué)校安全管理進(jìn)程
高職院校的安全檔案中往往記錄了學(xué)校進(jìn)行安全管理工作的實(shí)際工作內(nèi)容與反饋,這是學(xué)校寶貴的管理經(jīng)驗(yàn),它不僅能夠在學(xué)校面對(duì)安全問(wèn)題時(shí)提供經(jīng)驗(yàn)和解決思路,還能夠根據(jù)大量的記錄探尋合適的方法,總結(jié)問(wèn)題的規(guī)律,有效進(jìn)行預(yù)防和管理。因此,加強(qiáng)高職院校安全工作的檔案管理能夠推進(jìn)學(xué)校安全管理的進(jìn)程,提高學(xué)校安全管理工作的效率。
1.3提供依法治校的法規(guī)依據(jù)
隨著我國(guó)教育改革的不斷深化,高職院校更應(yīng)該不斷推進(jìn)依法治校,加快學(xué)校有關(guān)制度的建設(shè)。所謂依法治校,就是發(fā)揮法治在高校中的作用,提高學(xué)校的法治化、科學(xué)化。而學(xué)校的安全工作管理檔案中對(duì)于安全工作有著詳細(xì)的記錄,包括對(duì)于相關(guān)法律條文以及規(guī)范的具體陳述。因此,加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理能夠?yàn)橐婪ㄖ涡L峁┓ㄒ?guī)依據(jù)。
2當(dāng)前高職院校安全工作檔案管理中的問(wèn)題
2.1重視程度不夠
根據(jù)大量的調(diào)查能夠看出,大多數(shù)高職院校都存在著不重視檔案管理工作的情況,一般是上級(jí)的落實(shí)不到位,下級(jí)的實(shí)際管理欠缺,甚至有的高校在檔案管理中還存在缺位的情況,沒(méi)有專業(yè)的工作人員對(duì)其進(jìn)行管理。一般來(lái)說(shuō),學(xué)校在每年年初的時(shí)候就應(yīng)該開(kāi)展考核工作,但是很多的教師積極性較差,準(zhǔn)備考核資料時(shí)比較敷衍,導(dǎo)致學(xué)校的檔案資料雜亂無(wú)章。此時(shí)如果還缺少專業(yè)工作人員的管理,那么該校的檔案情況將會(huì)非常復(fù)雜,在需要用到檔案的時(shí)候經(jīng)常出現(xiàn)資料遺失的情況,有時(shí)會(huì)造成嚴(yán)重的后果[2]。
2.2檔案管理混亂
一般高職院校的安全工作檔案管理過(guò)程較為混亂,不夠規(guī)范。常見(jiàn)的有以下幾種情況:首先是資料缺失,學(xué)校安全工作的范圍較為廣泛,檔案的內(nèi)容也是繁雜的,其涉及面廣,影響力大,尤其是在進(jìn)行安全管理工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料,很多學(xué)校并沒(méi)有及時(shí)對(duì)這些資料進(jìn)行整理,久而久之就會(huì)出現(xiàn)資料缺失的現(xiàn)象,給學(xué)校帶來(lái)?yè)p失;其次是檔案內(nèi)容混亂,由于每次產(chǎn)生的檔案都沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的整理和分類,很多檔案資料都混雜在一起,甚至幾年的資料都堆放在一起,無(wú)法在使用時(shí)進(jìn)行有效地查看;最后是檔案的建檔分類不合理,有的學(xué)校在建檔的時(shí)候沒(méi)有采用合理的建檔分類,導(dǎo)致工作人員進(jìn)行歸檔時(shí)出現(xiàn)操作困難。
2.3信息化程度低
隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,很多的行業(yè)都引入了信息技術(shù)輔助相關(guān)工作提高工作效率,然而很多高職院校的安全工作檔案管理信息化程度極低,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)不到位,無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理。有的學(xué)校還在使用紙質(zhì)檔案管理的方式進(jìn)行安全管理工作,與信息技術(shù)管理相比,紙質(zhì)檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)智能分類以及搜索調(diào)用,更加增加了學(xué)校的負(fù)擔(dān)[3]。
3加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理策略
3.1強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)
要想改變高職院校安全工作檔案管理的現(xiàn)狀,首先應(yīng)該強(qiáng)化教職人員的責(zé)任意識(shí),主張“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”、“誰(shuí)建檔、誰(shuí)管理”以及“誰(shuí)檢查、誰(shuí)登記”的準(zhǔn)則,將每一步工作的責(zé)任都落實(shí)到個(gè)人,對(duì)于出現(xiàn)紕漏的情況能夠及時(shí)查出明確的責(zé)任人進(jìn)行追責(zé),就能夠有效提高高職院校的檔案管理工作效率。
3.2完善框架體系
當(dāng)前高職院校的檔案管理工作之所以存在資料混亂的問(wèn)題,主要是因?yàn)榻n的框架體系不健全、不合理,因此,學(xué)校在進(jìn)行建檔分類時(shí)一定要及時(shí)補(bǔ)充新的內(nèi)容,并建立科學(xué)合理的框架體系,使檔案的類別能夠涵蓋著學(xué)校管理工作的方方面面[4]。
4結(jié)束語(yǔ)
總之,高職院校應(yīng)該重視安全工作檔案管理,通過(guò)強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)以及完善框架體系的方法加強(qiáng)檔案管理工作的有效性,解決檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的資料混亂、權(quán)責(zé)不明等問(wèn)題,提高學(xué)校檔案管理工作的效率,促進(jìn)學(xué)校和諧發(fā)展,為創(chuàng)造法治學(xué)校提供相關(guān)支撐。
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[4]柳偉,盧鵬.淺談“安全清單”模式對(duì)加強(qiáng)學(xué)校安全工作及檔案管理的促進(jìn)作用:以煙臺(tái)市學(xué)校安全“三個(gè)清單”為例[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào),2016(7):143+145.
作者:向國(guó)權(quán) 單位:湘西民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院