檔案移交進館時限科學性分析

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摘要：有價值檔案自行保存10年或者20年以后向同級地方檔案館移交管理模式與當前檔案事業(yè)發(fā)展不適應，甚至在一定程度上會阻礙檔案事業(yè)的正常推進。革新檔案移交進館管理模式勢在必行，為此本文分析移交時限確定背景元素，提出改定時段移交為彈性時間移交，歸檔與移交同步，采取雙套制移交，充分利用社會檔案資源，以促進檔案移交工作與內容的規(guī)范化與標準化等。

關鍵詞：新時代;檔案移交進館;時限

一、移交時限確定因素分析

檔案形成單位向地方綜合館移交到期檔案(以下簡稱為檔案移交)作為一種客觀存在的社會事件和社會現(xiàn)象，其產(chǎn)生、存在和變化都是由其內因和外因多種因素共同作用的結果。（一）文件生命周期理論。文件生命周期理論是檔案移交事件產(chǎn)生和時限界定的內在核心因素，論述了文件在每個運動階段其價值作用發(fā)揮規(guī)律、需求范圍、最佳保管場所。據(jù)其闡釋，文件的第二階段和第三階段基本處于“檔案”階段，發(fā)揮著檔案的存史與研究價值，其價值客體主要體現(xiàn)在社會層面上，因此在留存方面其應從形成單位轉移到社會性保存機構。（二）價值作用發(fā)揮規(guī)律。在文件歸檔環(huán)節(jié)中，有價值的文件轉化為檔案，其第一階段價值主要體現(xiàn)為對形成單位的資政、參考，并且存放于形成單位。隨著時間的推移，資政、參考價值漸弱，社會存憑、留史價值逐漸增強，價值作用發(fā)揮客體逐漸擴大到社會層面，檔案應該存放于便于社會共享的國家檔案館。（三）檔案利用。隨著檔案利用性質與利用者群體對象的變化，檔案提供利用的主體與處所必然會發(fā)生相應變化，否則會產(chǎn)生資源與需求脫節(jié)的問題，直接影響檔案事業(yè)長期持續(xù)性發(fā)展。可以說，檔案移交與接收工作正是檔案利用服務對象或者需求對象的變化所致。（四）檔案保管條件。檔案作為一種社會發(fā)展到一定歷史階段的客觀存在物，其保管必然需要相關的技術、物理空間、設施設備等。一定歷史時期的保管條件決定著該時期內檔案保管的方式、模式。（五）檔案意識與素養(yǎng)。引起檔案保存處所變化的檔案意識主要是社會檔案意識，包括社會對檔案的重視程度，尤其是社會利用者利用檔案滿足工作、生活和學習所需的意識與認可度。隨著社會的發(fā)展，人們對國家和社會各項建設的參與意識越來越強烈，檔案意識也越來越高，對檔案內含的相關知識與信息的了解需求也越來越急切，促使國家和地方整合檔案資源，實現(xiàn)檔案集中保存與提供利用，及時滿足各項需求。（六）檔案管理技術。傳統(tǒng)的檔案管理技術主要是手工實體技術，同時為便于安全保管和提供利用，最佳模式為近距離式管理模式。隨著時代的發(fā)展，計算機相關技術被廣泛應用于檔案事業(yè)，并成為檔案事業(yè)發(fā)展的主要管理技術，為地方檔案資源整合，實現(xiàn)檔案實體集中管理與檔案信息跨時空開發(fā)利用提供了技術保障。

二、繼續(xù)沿用原來的檔案移交時限可能存在的問題

計算機相關技術被廣泛運用于檔案事業(yè)，為檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新發(fā)展提供了各種可能，若繼續(xù)沿用原來的檔案移交與接收模式顯得有些不適應。（一）單位歸檔標準與向地方檔案館移交標準的不統(tǒng)一。歷史時期，由于社會發(fā)展相對緩慢，標準有效期相對較長，10年或者20年的有效期是一種普遍現(xiàn)象。但隨著信息化時代的到來，各項技術發(fā)展日新月異，與之相關的各項技術標準更替頻繁，各項標準的有效性在極大地縮短，10年或者20年不變的有效標準體系漸少，如不及時改革檔案移交時限，將會影響檔案收集工作的正常開展。（二）易造成資源閑置與浪費。隨著社會的發(fā)展，各級地方檔案館的保管條件獲得了極大改善與優(yōu)化，如果依然人為把檔案歸檔形成與檔案移交時間進行長時間分割，對國家而言是一種資源的浪費：一方面各形成單位需花一定人力、物力與財力進行管理，另一方面國家各級地方檔案館的優(yōu)質資源閑置，得不到合理優(yōu)化利用。（三）存在著檔案資源安全隱患。出于種種原因，檔案形成單位不可能全面達到國家關于檔案規(guī)范管理的相關要求和標準，因此檔案長時間存放于檔案形成單位必然會給檔案資源的安全帶來許多隱患。（四）不利于地方檔案文化的集中建設與開發(fā)利用。由于《中華人民共和國檔案法實施辦法》中“形成單位自行保存10年或者20年以后向國家檔案館辦理移交”的規(guī)定，使得大量歷史檔案散存于各形成單位，地方綜合檔案館缺乏近10年或者20年的歷史檔案資源，不利于對近10年或者20年的歷史檔案資源進行儲存管理與開發(fā)利用。（五）與全宗管理理論要求有矛盾。國家關于有價值檔案自行保存滿10年或者20年以后才能向地方檔案館移交的規(guī)定導致了同一全宗檔案存放的多處性與異地性，有價值的檔案一部分存放于地方檔案館，另一部分存放于檔案形成單位，這樣就與“檔案不可分散性”的全宗理論規(guī)定有所悖。(六)與電子檔案移交時限要求有矛盾。根據(jù)國家檔案局的13號令《機關檔案管理規(guī)定》第53條和《電子檔案移交與接收辦法》第6條“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交”的規(guī)定，信息化時代的電子檔案只能在形成單位自行保存5年，該規(guī)定與形成單位歸檔自行保存10年或者20年檔案的要求有差距。（七）不利于檔案資源的一站式服務檔案資源的一站式服務是在檔案資源高度集中的前提下充分利用集中的檔案資源，通過相關的技術手段、設施與設備實現(xiàn)檔案資源高效服務的一種服務模式。如果沒有檔案資源的全面集中管理，就無法實現(xiàn)檔案事業(yè)的一站式服務，無法及時滿足民眾在主動參與社會管理過程中對檔案信息的需求。

三、革新檔案移交時限的路徑與方略

目前《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的移交時限與范圍是1987年根據(jù)當時檔案事業(yè)恢復起步發(fā)展狀況而制定的。當時檔案事業(yè)面臨人才奇缺、民眾檔案意識薄弱、館庫面積與空間嚴重不足、可投入資金少、技術缺乏等問題，在該條件下無法實現(xiàn)（也沒有必要實行）短期內檔案資源集中管理，需要一定時期的過度管理，以此分散集中于地方檔案館的管理壓力，給予地方檔案館一定時期的內在活力修復。目前，我國檔案事業(yè)發(fā)展突飛猛進，各項條件基本成熟，為檔案資源的及時集中管理提供了可能，因此急需國家對歷史檔案移交時限進行改革與創(chuàng)新。（一）改定時段移交為彈性時間移交。定時段移交是特殊時期的一種強制性約束管理機制，適合于在民眾檔案意識較單薄、條件與時機不十分成熟的狀況下推動工作發(fā)展的一種管理舉措。隨著社會的發(fā)展，社會與民眾的檔案意識獲得了極大的提高，民眾參與社會各項事務的積極主動性顯著提升，與之相應的被動性管理應該減弱，主動性應該突出，因此建議國家把“10年或者20年”的移交時限轉變?yōu)椤?0年或者20年以內”靈活移交時限。（二）歸檔與辦理移交同步。單位歸檔工作與檔案移交工作同步進行可以極大地提高工作效率，避免出現(xiàn)重復指導、多頭指導與時差性指導。同時又由于計算機相關技術被廣泛應用于檔案工作，檔案實體與信息的分離成為現(xiàn)實，一方面可以全面確保檔案實體的安全，另一方面也不影響相關信息的異地同時共享使用。（三）雙套制移交。雙套制檔案是檔案事業(yè)在數(shù)字化時代產(chǎn)生的新生現(xiàn)象，它既是一種新的檔案組合，又是一種數(shù)字化時代檔案安全管理模式（本文主要涉及的是雙套制管理模式）。針對歷史檔案，要求移交紙質實體檔案，同時必須移交相同內容的數(shù)字化形式檔案；針對原生性電子檔案，向檔案館移交電子檔案時必須同時移交相同內容的打印件實體檔案。這樣做一方面可以確保檔案信息資源的完整性、及時性，充分體現(xiàn)地方檔案館作為地域范圍內檔案資源中心與高地的功能屬性，全面彰顯檔案館的地方檔案文化功效；另一方面可以在不影響檔案形成單位對檔案日常利用的前提下極大地提高形成單位的工作效率，減輕檔案日常管理與安全管理的常規(guī)投入與負擔。（四）充分利用社會檔案資源，促進移交工作規(guī)范化與標準化。這里的社會檔案資源是指各級各類檔案資源中介機構與組織，它們是檔案事業(yè)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是國家檔案事業(yè)發(fā)展不可或缺的重要支撐與保障，可以為檔案事業(yè)發(fā)展提供一定的技術、人力、物力。檔案移交工作是一項集標準、規(guī)范為一體的專業(yè)性、技術性工作，全面依靠檔案形成單位與地方檔案館有限的工作人員與技術力量無法全面實現(xiàn)與完成檔案移交與接收工作，因此可以借助或者以購買方式引入社會第三方檔案資源加入、協(xié)助完成該項工作，如檔案規(guī)范化整理，檔案數(shù)字化加工與處理，檔案管理軟件的編制、升級、維護及其他檔案產(chǎn)品研發(fā)等。通過社會檔案資源力量的全面加入，確保檔案歸檔與向地方檔案館辦理移交工作的及時高質量完成與實現(xiàn)。

參考文獻：

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[3]袁雙云，楊杰.基于雙套制管理的檔案提前進館研究[J].山西檔案，2018（4）：82-84.

作者:楊杰 單位:攀枝花學院