醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理工作的問題及對策

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關(guān)鍵詞：醫(yī)保檔案管理；存在問題分析；完善措施

醫(yī)療保險(xiǎn)是一項(xiàng)事關(guān)國計(jì)民生的大事，醫(yī)療保險(xiǎn)工作業(yè)務(wù)量大，工作繁復(fù)，隨著社會的不斷進(jìn)步，醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的擁有量日益增多，相應(yīng)報(bào)銷人員的數(shù)量也迅猛增長，這要求工作人員的工作方法要進(jìn)一步創(chuàng)新，對醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的管理工作也提出了更高要求。醫(yī)保檔案內(nèi)容眾多，它不僅包括日常工作中上傳、下發(fā)各類文件資料，還包括轄區(qū)內(nèi)各醫(yī)療機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)藥店的各種信息，以及社會各類參保人員的各種相關(guān)信息內(nèi)容。醫(yī)保檔案不僅涉及面廣，信息量大，而且關(guān)系參保人員的切身利益，對檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性要求也很高，因此醫(yī)保檔案管理工作不僅責(zé)任重大，而且非常重要；管理任務(wù)繁重，難度也較大。為此，筆者就如何加強(qiáng)和改善基層醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案工作提出對策和建議，以求對基層醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案工作有所促進(jìn)。

1基層醫(yī)保部門檔案

基層醫(yī)保部門檔案由兩部分組成，一部分是行政文書檔案，另一部分是醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案。所謂醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案是指醫(yī)療、工傷、生育保險(xiǎn)經(jīng)辦管理機(jī)構(gòu)在辦理醫(yī)療、工傷、生育保險(xiǎn)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子檔案、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案是專業(yè)性很強(qiáng)的檔案，和其他文書檔案相比有許多不同的特點(diǎn)。1.1醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案專業(yè)性強(qiáng)，利用頻繁。特別是它關(guān)系到千家萬戶、與參保人員的切身利益息息相關(guān)，是一項(xiàng)“民生工程”。1.2保管期限長，數(shù)量多。隨著參保人數(shù)的逐年遞增，醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量不斷增多，一直居全國各系統(tǒng)之首，并且根據(jù)《吉林省醫(yī)療工傷生育保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》的規(guī)定（吉人社聯(lián)字［2012］23號），醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案大多保管期限為定期（100年、50年、30年、10年），也有一少部分為永久檔案。1.3紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著電腦的普及及應(yīng)用，各地基層醫(yī)保部門不同程度地將參保信息錄入電腦，事實(shí)上，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。

2存在的問題及原因

2.1檔案數(shù)量過大。以我市醫(yī)保局（基層醫(yī)保部門）為例，2010年以來形成醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案均達(dá)3500件以上（經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)數(shù)量將更大），參保數(shù)量的不斷增加，直接導(dǎo)致醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的急速增長。2.2人員配備不足且頻繁更換。目前，基層醫(yī)保部門一般都配備專職或兼職檔案員1～2人，有的基層醫(yī)保部門則采取辦公室財(cái)會人員兼會計(jì)檔案管理員，文書兼行政檔案和醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的管理員方式進(jìn)行管理，或年末突擊整理醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案，人員極不穩(wěn)定。這就極大地限制了醫(yī)保檔案的服務(wù)水平。2.3對電子檔案管理不夠重視。隨著各級醫(yī)保部門對辦公設(shè)備的不斷投入，檔案室也基本配備了電腦，但受經(jīng)費(fèi)、人員素質(zhì)的限制，對庫存紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理工作剛剛開始，基本沒有形成完整的、規(guī)范的電子檔案。即使有的單位把相關(guān)的內(nèi)容錄入電腦，作為醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理的一種形式，既不備份，也不存檔，一旦電腦出現(xiàn)故障，網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，檔案很容易損毀、丟失。2.4醫(yī)保管理機(jī)制不健全。隨著社會的進(jìn)步發(fā)展，使得檔案管理工作形式多樣化，檔案范疇也逐漸擴(kuò)大，但目前看來，醫(yī)保管理模式仍不健全，制約了醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。大量醫(yī)保檔案管理材料分散管理，缺乏相關(guān)規(guī)章制度的制約，沒有嚴(yán)格的考核，管理體制不夠健全，或有相關(guān)管理體制，但是缺乏監(jiān)管運(yùn)營機(jī)制、執(zhí)行不力、形同虛設(shè)等大大浪費(fèi)了檔案管理的人力和物力，嚴(yán)重影響醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。同時缺乏相關(guān)檔案管理技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行業(yè)，而檔案管理技術(shù)沒有跟上時展的步伐。2.5檔案價值沒有得到充分發(fā)揮。醫(yī)保檔案信息量大，工作環(huán)節(jié)煩瑣，本身管理難度就比較大，有的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對醫(yī)保檔案管理這一基礎(chǔ)性的工作缺乏足夠的重視，致使管理投入不足、經(jīng)費(fèi)短缺、人員緊張、軟硬件配置不達(dá)標(biāo)，檔案亂存亂放、丟失損壞的情況時有發(fā)生，對醫(yī)保檔案管理工作缺乏足夠的重視，許多基層醫(yī)保部門對檔案實(shí)行“靜態(tài)”管理，入檔時原封不動，歸檔后束之高閣。由于人手不足等多種原因，利用渠道十分單一。一般只開展查（借）閱檔案一項(xiàng)任務(wù)，而整理、統(tǒng)計(jì)、開展編研等工作幾乎為空白。

3解決問題的對策

3.1全面普查檔案。“去糟取精”。一是要根據(jù)《吉林省醫(yī)療工傷生育保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》的通知精神，同時要結(jié)合基層醫(yī)保部門的實(shí)際情況和參保流程管理的需要，制定新的檔案管理辦法。二是要對庫存檔案進(jìn)行全面清理，建立起醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案價值評估機(jī)構(gòu)，制定檔案鑒定、銷毀方案，同時建立銷毀清冊，把銷毀的檔案登記造冊，上交相關(guān)部門備案。3.2提高檔案管理人員素質(zhì)。一是要保持檔案人員的相對穩(wěn)定，要不斷提高他們的福利待遇，提高職業(yè)吸引力，使檔案工作人員安心工作。二是要對專職檔案人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。醫(yī)保檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、政策性很強(qiáng)的工作，管理人員必須掌握必要的法律法規(guī)和醫(yī)保業(yè)務(wù)知識，具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力。因此，醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)與檔案行政管理部門加強(qiáng)合作與聯(lián)系，努力提高他們的實(shí)際工作能力和各項(xiàng)業(yè)務(wù)技能。三是要加強(qiáng)對各科室業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。四是建立長效機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)意識，改善服務(wù)環(huán)境，提高服務(wù)質(zhì)量。3.3加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程。要提高對原始紙質(zhì)檔案的錄入速度，一是現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和重要的紙質(zhì)檔案和照片、音像檔案的數(shù)字化：逐步實(shí)現(xiàn)軟件管理。二是現(xiàn)行電子文件歸檔與電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)施的升級。對檔案庫房及檔案管理設(shè)施進(jìn)行定期檢修和更新?lián)Q代，科學(xué)地管理好新型檔案材料。三是要規(guī)范電子檔案的歸檔管理。一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)部門異地保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度應(yīng)保持在17～20℃之間，相對濕度保持在35%—40%之間，還要有防磁設(shè)施，等等。3.4加強(qiáng)檔案管理意識，健全檔案管理制度。首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使其在多方面給予支持，爭取創(chuàng)造更有利的條件，爭取將檔案管理納入醫(yī)保管理重要議程中。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，與醫(yī)保業(yè)務(wù)建設(shè)齊抓并管，同步發(fā)展，促使醫(yī)保檔案工作人員認(rèn)識到檔案管理的重要性。對檔案管理工作要有責(zé)任感，開拓思想，更新觀念，醫(yī)保服務(wù)單位要根據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案管理要求，制定本單位檔案管理制度，進(jìn)一步完善檔案管理制度，同時加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管責(zé)任制，完善考評制度，確保檔案管理每個環(huán)節(jié)有章可循、有法可依、落到實(shí)處。3.5充分發(fā)揮醫(yī)保檔案的利用價值。3.5.1隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案共享，才能體現(xiàn)檔案價值的最大化。只有不斷提升檔案工作者的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)其專業(yè)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案的發(fā)展；只有不斷提高檔案的科技水平，才能跟上時展步伐。實(shí)踐證明，檔案的作用越大，價值越高，檔案的價值愈加珍貴，發(fā)揮的作用愈加顯著。要用科學(xué)的管理方法和管理工具，豐富醫(yī)保檔案管理的內(nèi)涵，強(qiáng)化監(jiān)管力度，加大人力和物力的投入，構(gòu)建全民醫(yī)保檔案管理體系，充分發(fā)揮其價值功能，各地醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要將工作職責(zé)落實(shí)到檔案管理的具體部門和管理業(yè)務(wù)人員，要按照“收集—整理—?dú)w檔”程序，保證醫(yī)保文檔資料的完整性。3.5.2要建立真實(shí)、可靠、可查詢的工作體系。醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的各級負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)人員均需加強(qiáng)管理意識，同時，組織專門人員搞好檔案的整理、統(tǒng)計(jì)、編研等工作，使這些工作和檔案的利用齊頭并進(jìn)、全面發(fā)展，彌補(bǔ)以往檔案工作方面的單一性，使醫(yī)保檔案工作健康發(fā)展。只有這樣才能從根本上解決問題。

參考文獻(xiàn)：

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［2］王季，對做好醫(yī)保檔案工作的幾點(diǎn)認(rèn)識［J］.黑龍江檔案，2011（02）.

作者：韓國發(fā) 單位:公主嶺市檔案局