信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

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【摘要】檢驗(yàn)單位檔案價(jià)值主要是看單位檔案的利用程度，檔案利用是檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。伴隨時(shí)展，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)出現(xiàn)在人們視野當(dāng)中，改變著檔案利用方式，檔案管理和利用過(guò)程中出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題。檔案管理與科技的融合為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了契機(jī)，拓寬了檔案利用的空間和維度。在這種時(shí)代背景下，如何適應(yīng)時(shí)代特征，推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新顯得尤為迫切，許多檔案主體部門(mén)致力于利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)提升檔案管理效能，實(shí)現(xiàn)檔案管理與科技的高度融合。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；系統(tǒng)性；規(guī)?；?；檔案管理

1大數(shù)據(jù)與檔案管理

隨著單位的發(fā)展速度加快，單位中產(chǎn)生的信息資源逐步增加，與此相對(duì)應(yīng)的是檔案數(shù)量的增加以及檔案種類(lèi)的增加[1]。現(xiàn)階段，檔案種類(lèi)愈發(fā)的多樣化，既有人們較為熟悉的電子檔案和紙質(zhì)檔案，也有圖像檔案、聲像檔案和音像檔案。檔案數(shù)量的增多以及檔案種類(lèi)的多樣化趨勢(shì)，使得檔案管理形勢(shì)愈發(fā)的嚴(yán)峻。這就需要利用一種工具來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的集中化、規(guī)?；透咝Щ芾?，提高管理效能。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為一種數(shù)據(jù)分析技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)，能夠處理海量的檔案信息資源，應(yīng)對(duì)復(fù)雜的檔案管理形勢(shì)。正是基于此，許多單位都開(kāi)始引入大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，依賴(lài)這一技術(shù)來(lái)搭建檔案管理系統(tǒng)，為檔案使用者聽(tīng)過(guò)更為便利、快捷和精準(zhǔn)的查檔服務(wù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)主要包含三個(gè)層面，即數(shù)據(jù)分析技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)。上述三種技術(shù)都屬于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的范疇，都能夠利用到檔案管理領(lǐng)域，具體而言，第一，數(shù)據(jù)分析技術(shù)。數(shù)據(jù)分析技術(shù)主要是幫助檔案管理人員整合信息資源，對(duì)信息資源進(jìn)行集中化管理，減少檔案管理的各項(xiàng)成本。第二，數(shù)據(jù)處理技術(shù)。數(shù)據(jù)處理技術(shù)主要是幫助檔案管理人員統(tǒng)一檔案格式，為檔案的集中化管理奠定基礎(chǔ)。例如，紙質(zhì)檔案需要利用掃描技術(shù)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，紙質(zhì)檔案只有轉(zhuǎn)化成電子文件格式之后才能與電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。又如，儲(chǔ)存在CD、U盤(pán)以及其他儲(chǔ)存終端的圖像檔案和聲像檔案也需要轉(zhuǎn)化成一定的格式之后，才能對(duì)其進(jìn)行檔案管理與利用。第三，數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)之前，檔案數(shù)量的增多意味著單位需要購(gòu)置容量更大的硬盤(pán)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案領(lǐng)域的財(cái)政開(kāi)支隨之增加。在大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)之后，工作人員對(duì)檔案進(jìn)行壓縮處理之后，能夠?qū)n案統(tǒng)一上傳到云儲(chǔ)存終端，極大節(jié)約了檔案管理空間。

2檔案管理領(lǐng)域運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)堅(jiān)持的原則

2.1實(shí)事求是原則

近幾年來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展速度迅猛，大數(shù)據(jù)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)和其他信息技術(shù)的融合趨勢(shì)加強(qiáng)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在信息處理上的能力也有了顯著的提升[2]。因此，檔案管理人員要用動(dòng)態(tài)的眼光看待檔案管理工作，根據(jù)單位檔案工作實(shí)際選擇合適的信息技術(shù)。單位要保障人力、物力和財(cái)力的開(kāi)支能夠跟上檔案實(shí)際工作需求。例如，在人力資源管理上，單位要培養(yǎng)檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用能力，提高檔案管理人員操作軟硬件設(shè)備的能力。在財(cái)力開(kāi)支上，單位要保障信息化設(shè)施的購(gòu)置經(jīng)費(fèi)，購(gòu)置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和其他信息設(shè)備。

2.2系統(tǒng)性原則

運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理本就是一項(xiàng)復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，單位只有站在系統(tǒng)、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務(wù)能力。因此，單位要從績(jī)效考核、崗位安排、工作流程、培訓(xùn)管理等各個(gè)方面予以加強(qiáng)，分析檔案管理各個(gè)要素與要素之間的聯(lián)系，構(gòu)建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門(mén)也要協(xié)調(diào)好與其他部門(mén)的關(guān)系，做好信息資源匯總歸類(lèi)工作的同時(shí)，也要提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

3提升檔案管理效能的對(duì)策

3.1推動(dòng)信息化共享平臺(tái)建設(shè)

檔案資源本質(zhì)上就是信息的集合體，這就決定了檔案資源具有可共享性。社會(huì)上各個(gè)單位性質(zhì)的不同，決定了單位承擔(dān)的社會(huì)職能有所不同。但是總體而言，職能類(lèi)似的單位之間在工作上都會(huì)具有較為頻繁的聯(lián)系，例如衛(wèi)生和計(jì)劃生育主管部門(mén)和市直各個(gè)醫(yī)療單位之間的關(guān)系等。

3.2推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)

紙質(zhì)檔案管理耗費(fèi)資源較重，不利于節(jié)省單位各項(xiàng)開(kāi)支。因此，單位要有區(qū)分的對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)。數(shù)字檔案建設(shè)能夠突破檔案利用限制，實(shí)現(xiàn)資源利用的規(guī)模化[3]。一方面，除去一些具有歷史價(jià)值和收藏價(jià)值的檔案之外，應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案在計(jì)算機(jī)上的統(tǒng)一管理，減輕工作人員負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)單位檔案一體化管理和一體化利用。同時(shí)，檔案被數(shù)字化之后，單位其他工作部門(mén)在檢索和借閱檔案時(shí)也會(huì)較為便利，只需要在檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行相應(yīng)的操作，就能實(shí)現(xiàn)檔案檢索和檔案查詢(xún)。另一方面，數(shù)字檔案還能夠與其他新型技術(shù)手段相聯(lián)系。例如，可以通過(guò)開(kāi)發(fā)微信公眾號(hào)的形式，將公眾號(hào)與檔案管理系統(tǒng)相連，拓寬檔案服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)公眾號(hào)查詢(xún)檔案服務(wù)，提高檔案信息化水平。

4結(jié)語(yǔ)

二十一世紀(jì)以來(lái)，全球性產(chǎn)業(yè)革命持續(xù)升級(jí)，各行各業(yè)的生產(chǎn)方式都發(fā)生了變化，我國(guó)也提出了創(chuàng)新強(qiáng)國(guó)的發(fā)展戰(zhàn)略。在檔案創(chuàng)新領(lǐng)域，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)信息技術(shù)是較為火熱的研究課題，許多檔案主體部門(mén)開(kāi)始探索利用這些信息技術(shù)來(lái)創(chuàng)造更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在信息社會(huì)，檔案信息化水平?jīng)Q定了檔案利用程度，檔案管理人員緊跟時(shí)代步伐，牢牢抓住大數(shù)據(jù)技術(shù)這一有力抓手，能夠平衡檔案管理質(zhì)量與效率的關(guān)系。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域仍然處于一個(gè)不成熟階段，內(nèi)部需要要素還有待探討，因此，文中難免存在些許疏漏，需要在今后的研究中加以完善。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王詩(shī)堯.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2018，18(83):194.

[2]王福辰.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018(18):119.

[3]張卓.基于大數(shù)據(jù)視角的檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018(17):68+83.

作者：許揚(yáng) 單位：荊州市婦幼保健院