檔案管理信息化建設(shè)思考
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摘要:信息化技術(shù)的快速進(jìn)步為諸多企業(yè)的發(fā)展帶來了新的契機(jī)，信息化技術(shù)展現(xiàn)出的優(yōu)越性是不可替代的，但是同時(shí)也給很多企業(yè)帶來了一些壓力，因?yàn)橐霛M足時(shí)代的需求，不斷提升自身能力，就需要在這一背景下進(jìn)行不斷改革。分析關(guān)于企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，這項(xiàng)工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展來說尤為重要，因此，需要對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)。但是在建設(shè)過程中會(huì)面臨很多難題，我們需要解決這些難題，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重要性以及加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的主要方法進(jìn)行了較為詳細(xì)的介紹，希望通過分析，能夠從根本上為相關(guān)人員及部門開展研究工作帶來有益的幫助。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化:建設(shè)
檔案管理工作的重要性是不言而喻的，但是社會(huì)在不斷發(fā)展，對(duì)于很多行業(yè)的要求都越來越高，而檔案管理作為各個(gè)企業(yè)及單位十分重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，必須要提高其工作質(zhì)量和工作效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展很好地解決了這一問題，信息化建設(shè)有效提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是很多人對(duì)其不夠了解，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)還存在一定的局限性，希望通過本文的介紹，能夠讓更多的人重視這一內(nèi)容，進(jìn)而取得更好的建設(shè)效果。
1檔案管理信息化建設(shè)的重要性
1.1節(jié)省大量的人力、物力
檔案管理工作的內(nèi)容非常多，包括對(duì)資料進(jìn)行收集、分類整理、保存以及查找使用，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，所要?dú)w納到檔案中的資料內(nèi)容也越來越多，這會(huì)導(dǎo)致工作量不斷加大。傳統(tǒng)的檔案管理工作采取的是人工完成所有工作內(nèi)容的方式，檔案管理人員的工作強(qiáng)度較大，且這項(xiàng)工作又比較枯燥，很容易出現(xiàn)失誤，不僅消耗大量的人力資源，工作效率也非常低。同時(shí)，之前的檔案資料都是以紙質(zhì)版的形式存在的，不僅需要大量的紙張，還要有儲(chǔ)存檔案的柜子和房間，由此來看，對(duì)于物力資源的消耗也比較大，不易保存，容易丟失和損壞，在查找時(shí)也會(huì)比較麻煩，不能在短時(shí)間內(nèi)快速找到所需的檔案資料。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，會(huì)對(duì)這一問題深有體會(huì)，信息化建設(shè)不再需要大量紙質(zhì)資料，檔案管理人員也不需要手寫內(nèi)容，只需要輸入系統(tǒng)中就會(huì)自動(dòng)整理保存，節(jié)約很多時(shí)間，不需要大量空間保存資料，一個(gè)優(yōu)盤即可完成這項(xiàng)工作。最主要的是，還可以將檔案資料以圖像和視頻等多種方式進(jìn)行保存，豐富了檔案內(nèi)容，具有非常重要的意義。
1.2提高了檔案的準(zhǔn)確性及安全性
檔案管理信息化建設(shè)還有一個(gè)非常重要的意義，那就是檔案內(nèi)容更加準(zhǔn)確，尤其是數(shù)據(jù)資料更為準(zhǔn)確，因?yàn)闄n案中的內(nèi)容非常多，企業(yè)在發(fā)展過程中必然會(huì)有越來越多的內(nèi)容積累，且一些數(shù)據(jù)十分重要，是一些重大決定的主要參考意見，因此必須保證其準(zhǔn)確性。但是完全人為整理會(huì)產(chǎn)生疲勞現(xiàn)象，可能或多或少出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致檔案的準(zhǔn)確性有所降低，檔案信息化管理就能避免這種因過度疲勞而出現(xiàn)的失誤，可以提高檔案的準(zhǔn)確性。另外，安全性也有所提高，檔案的保存非常關(guān)鍵，不僅要整理好，還需要保存好，一旦沒有保存好檔案，使其損壞或丟失，那么前期的工作就都失去了意義。紙質(zhì)檔案難以保存是客觀事實(shí)，它對(duì)于保存環(huán)境的要求非常高，尤其是對(duì)環(huán)境的干燥程度要求更為嚴(yán)格，潮濕的環(huán)境會(huì)使紙張破壞、字跡模糊，因此，必須要保障存儲(chǔ)環(huán)境的絕對(duì)干燥。紙質(zhì)檔案還比較容易丟失，安全性也會(huì)大大降低。對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)，可將檔案做成電子文件進(jìn)行保存，可以對(duì)其進(jìn)行加密，也可以將檔案進(jìn)行備份，能在很大程度上提高其安全性能，盡管當(dāng)前這項(xiàng)工作并不完善，在安全方面依然存在著一些問題，但是相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方法來說，已經(jīng)有了非常大的進(jìn)步，具有非常重要的意義。
1.3促進(jìn)企業(yè)發(fā)展
檔案管理信息化建設(shè)能夠在很大程度上促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。首先，檔案能夠記錄企業(yè)發(fā)展的整個(gè)過程，對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)能夠?qū)⑵湟杂跋竦男问秸宫F(xiàn)出來，在介紹企業(yè)工作內(nèi)容和企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r時(shí)，更容于理解，可用于企業(yè)的宣傳工作。其次，還能為企業(yè)發(fā)展提供有效的參考意見。檔案中記載著企業(yè)發(fā)展過程中的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗經(jīng)歷，當(dāng)企業(yè)面臨問題或轉(zhuǎn)型時(shí)，好的參考意見是非常重要的，而檔案就具備這樣的作用。但是其中也存在著一些問題，那就是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案使用不方便，內(nèi)容較多，盡管分類保存，但是要想準(zhǔn)確找到所需資料也比較困難，需要花費(fèi)大量的時(shí)間，會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成一定的影響。檔案管理信息化可幫助企業(yè)快速查找資料，輸入關(guān)鍵詞就能很快找到準(zhǔn)確信息，為企業(yè)的發(fā)展提供有效的參考意見。從以上角度來看，檔案管理信息化建設(shè)在很大程度上可促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的方法
2.1提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視
為了充分發(fā)揮檔案的重要作用，為企業(yè)發(fā)展提供有效的幫助，加強(qiáng)信息化建設(shè)十分必要，可以從以下幾個(gè)方面入手:首先，必須要提高重視程度，主要是領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，才能投入精力完成工作，員工也才能提高重視程度。在此基礎(chǔ)上，才能建立完善的檔案信息化管理制度，原有的檔案管理制度并不符合檔案信息化管理的要求，因此，必須結(jié)合實(shí)際情況重新制定。只有具備完善的管理制度，才能保障各項(xiàng)工作的順利開展，這也要求制度的落實(shí)工作要到位，相關(guān)工作人員應(yīng)高度重視，清楚工作內(nèi)容的重要性，嚴(yán)格執(zhí)行，提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。
2.2加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性
網(wǎng)絡(luò)安全問題十分常見，也是當(dāng)前進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的重要方面，尤其是網(wǎng)絡(luò)會(huì)存在漏洞，黑客可能會(huì)入侵，竊取檔案資料，使企業(yè)遭受巨大損失。要提高其安全性，及時(shí)修復(fù)網(wǎng)絡(luò)漏洞，使用安全性能更高的軟件，對(duì)重要文件進(jìn)行備份和加密，做到防患于未然，從根本上解決問題，提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平。
2.3提高檔案管理人員的工作能力
提高檔案管理人員的工作能力，是加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要方法，雖然由計(jì)算機(jī)完成檔案管理工作，但是還需要人力進(jìn)行操控，因此要求檔案管理人員具備熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力。工作人員對(duì)待工作要足夠認(rèn)真，有耐心，這是最基本的要求。檔案信息化管理與普通檔案管理工作有所不同，還需在意識(shí)上有所轉(zhuǎn)變，提高重視程度。
3結(jié)語
檔案管理信息化建設(shè)的重要性應(yīng)該得到重視，計(jì)算機(jī)技術(shù)的好處顯而易見，如今發(fā)展得也比較成熟，將其應(yīng)用于檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，必然會(huì)取得非常顯著的效果，這是未來明確的發(fā)展方向。但是受到多方面因素的影響，建設(shè)過程還存在各種各樣的問題，還不夠完善，本文針對(duì)這些問題，提出了相關(guān)的解決方法，希望能從根本上為相關(guān)人員及部門開展研究工作帶來有效的幫助。
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作者：王麗君 單位：大慶市龍鳳區(qū)招生辦
