ERP系統(tǒng)在財務管理中的運用
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摘要：伴隨我國當前經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境的變化，市場競爭日益激烈，對于企業(yè)來說，效益和效率的提升成為當前增強綜合競爭力的重要著力點，而提升企業(yè)的綜合管理水平正是提高效益和效率的重要保證。財務管理是企業(yè)眾多管理職能中的重要組成部分，如何運用現(xiàn)代管理理念和管理方法來改善企業(yè)的財務管理流程和提高財務管理水平，使企業(yè)宏觀管理與微觀管理的有效結(jié)合，已成為當今各企業(yè)所關(guān)注的熱點問題。為了適應這一趨勢的發(fā)展，erp系統(tǒng)應運而生，它在提升企業(yè)財務理念、技術(shù)及方法的同時，也在很大程度上提高了企業(yè)的財務管理效率進而推動企業(yè)綜合管理水平的提升。本文在簡要介紹ERP概念基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實踐，探索了ERP系統(tǒng)在財務管理中的應用與意義，對ERP系統(tǒng)在實施過程中存在的問題進行了總結(jié)和思考，并對這些問題提出了對策及建議，以期提升企業(yè)整體財務管理水平，進而提高整個企業(yè)的經(jīng)濟效益。
關(guān)鍵詞：ERP企業(yè)財務管理問題對策
1ERP的概念
ERP(企業(yè)資源管理計劃)是指在全公司范圍內(nèi)應用的、高度集成的、數(shù)據(jù)在各業(yè)務系統(tǒng)之間高度共享的系統(tǒng)，并應用信息技術(shù)實現(xiàn)對整個企業(yè)資源的一體化管理。企業(yè)資源管理計劃集成了客戶需求、內(nèi)部制造活動和供應商資源，處理各種信息和管理流程，為企業(yè)提供信息管理平臺，為企業(yè)決策、資源配置和績效評估服務。在企業(yè)財務管理中，應用ERP系統(tǒng)后，企業(yè)從財務會計到財務監(jiān)督、分析和管理等方面都得到了改進。
2當前ERP系統(tǒng)在財務管理中的應用及其重要性
2.1ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務管理中的應用
2.1.1財務報表分析子模塊
報表分析系統(tǒng)主要通過總賬、成本和報告分析等模塊進行整合?？傎~系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的高度集成不僅減少了數(shù)據(jù)錄入的重復，而且還自動收集數(shù)據(jù)并提高了財務工作的效率；在設(shè)定好系統(tǒng)人員的權(quán)限和級別后，系統(tǒng)能提供不同類別的查詢和分析。如筆者所在企業(yè)中，通過模塊化定制，將銷售模塊與金稅系統(tǒng)的增值稅開票功能進行關(guān)聯(lián)，大大提高了開具發(fā)票的效率和準確性。
2.1.2預算控制及管理子模塊
啟用預算管理子模塊后，可對實際成本及費用按所屬部門進行歸集和管理，然后系統(tǒng)將實際費用與各部門已錄入ERP預算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行對比，管理層就能了解預算執(zhí)行情況，采取必要措施降低成本，提高經(jīng)濟效益。同時，在執(zhí)行的過程中，根據(jù)實際情況，管理層還可以及時對不合理的預算數(shù)字進行調(diào)整和修訂。
2.1.3資金管理子模塊
該模塊主要通過應收賬款、應付賬款、預算管理、現(xiàn)金銀行存款等子模塊進行整合，在許多情況下，它用于解決企業(yè)收入和支出問題。上級財務部門根據(jù)批準的資金申請進行資金分配，同時，上級財務部門也根據(jù)計劃對下級公司收入賬戶中的資金進行歸集。上級部門直接在ERP會計相關(guān)模塊中統(tǒng)一會計處理，大大加快了資金的核準和支付，減少了交易錯誤。
2.2ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務管理中的重要性
2.2.1提高數(shù)據(jù)核算的即時性
ERP系統(tǒng)可以隨時顯示財務信息，全面查看、記錄和控制業(yè)務的發(fā)生、流程和結(jié)果，并隨時更新相關(guān)的報告數(shù)據(jù)。這不僅可以確保數(shù)據(jù)的準確性，還可以提高工作效率，從而使財務數(shù)據(jù)不僅能反映企業(yè)過去的生產(chǎn)和經(jīng)營狀況，而且還可以實時支持企業(yè)決策。
2.2.2優(yōu)化成本核算并加強成本管理
ERP系統(tǒng)為企業(yè)成本管理建立了標準的成本系統(tǒng)。企業(yè)可按物料編碼進行采購成本跟蹤，監(jiān)控采購物料的實際采購價格并及時了解采購成本差異情況，從而促使采購成本的降低。此外，通過標準物料清單與工單管理系統(tǒng)，使成本核算對象進一步細化，企業(yè)可跟蹤生產(chǎn)過程中物料的實際使用情況，進而對生產(chǎn)成本實施有效控制，最終使企業(yè)成本、利潤核算更加真實、準確。
2.2.3加強企業(yè)運營資金管理
ERP系統(tǒng)通過對客戶的收款期限和信用額度進行設(shè)定，對應收賬款情況進行及時跟蹤并生成應收賬齡報告，使企業(yè)能及時掌握客戶的收款情況并及時對逾期款項進行催收，確保資金及時回收。此外，ERP系統(tǒng)通過對供應商的付款條件進行設(shè)定，結(jié)合應付賬款模塊，使企業(yè)能及時掌握付款情況并合理安排資金使用。如筆者所在企業(yè)中，通對客戶的收款期限和信用額度進行設(shè)定，將銷售模塊與倉庫發(fā)貨功能進行關(guān)聯(lián)，實時對訂單的發(fā)貨狀況進行鎖定或放行。
2.2.4對項目投資進行有效管理
ERP系統(tǒng)的投資項目管理模塊，可實現(xiàn)投資預算管理、項目過程管理及項目成本管理。通過這些過程，對在建工程和固定資產(chǎn)的計算進行了規(guī)范，修復了項目不能及時進行核算、在建工程和資產(chǎn)管理不明確等問題。在上線了固定資產(chǎn)模塊后，系統(tǒng)可以隨時查詢固定資產(chǎn)的原始價值、凈值、所在部門和使用狀況，折舊費用每月自動計算，使企業(yè)可以充分了解固定資產(chǎn)的狀況。
2.2.5促進財務管理的完整性和統(tǒng)一性
過去，企業(yè)財務管理工作僅停留在簡單的人工財務會計和普通管理會計水平，未能形成統(tǒng)一的財務管理系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)的應用有效地解決了這個問題。如預算管理功能，可以有效減少人為造成的預算錯誤；又如ERP系統(tǒng)的實時功能能在材料發(fā)出后自動生成詳細的會計憑證，使會計信息及時更新，充分反映企業(yè)當前的財務狀況。
3ERP系統(tǒng)在實施過程中存在的問題
3.1財務控制流程缺失
在實施ERP系統(tǒng)的過程中，如果企業(yè)所需的財務控制流程和方法在系統(tǒng)中沒有得到充分考慮，或者系統(tǒng)不能支持企業(yè)所需的控制過程和方法，在舍棄傳統(tǒng)的人工管理方式后，可能存在財務控制缺失風險。如上述提到的例子，筆者所在的企業(yè)在ERP系統(tǒng)投入使用后，系統(tǒng)通過對客戶的收款期限和信用額度進行設(shè)定，將銷售模塊與倉庫發(fā)貨功能進行關(guān)聯(lián)，實時對訂單的發(fā)貨狀況進行鎖定或放行。將以前通過人工控制發(fā)貨轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動控制后，如果一些客戶的收款期限和信用額度沒有在系統(tǒng)被妥善設(shè)置，ERP系統(tǒng)將無法正確開啟控制功能，而此時人工管理方式已經(jīng)被舍棄并不再進行人工核對，結(jié)果就有可能造成貨物的多發(fā)、少發(fā)等情況。
3.2財務人員培訓不足、管理松懈
對于企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)的應用是一項管理創(chuàng)新，這種新的財務管理模式使得ERP的實施也對財務人員提出了新的要求，如果不對財務人員進行新的系統(tǒng)培訓，財務人員將不能很好地使用ERP系統(tǒng)進行操作。另外，ERP系統(tǒng)將改變財務人員的分工和權(quán)限，這可能會阻礙ERP實施。此外，系統(tǒng)上線過程中對財務人員進行了大量的系統(tǒng)知識與操作培訓，如果掌握了ERP系統(tǒng)基本操作、應用技能和ERP概念的財務人員流失，ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應用效果也將受到嚴重影響。
3.3基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏、不完善
ERP系統(tǒng)的運行結(jié)果，很大程度上依賴于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性，當基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準確時，就會牽一發(fā)而動全身，將對采購計劃、財務的總賬核算、報表系統(tǒng)等產(chǎn)生直接影響。如物料標準成本一旦輸入錯誤，將影響采購成本差異的記錄以及成本核算的準確性；又如物料清單設(shè)置錯誤，將影響生產(chǎn)過程的領(lǐng)料、發(fā)料以及產(chǎn)品標準單位成本等。
4ERP系統(tǒng)在實施過程中存在問題的解決對策
4.1改善財務控制流程
ERP系統(tǒng)投入使用后，財務工作方式將徹底改變，原有的財務控制流程和相關(guān)方法也將發(fā)生變化。因此，在系統(tǒng)上線之前，盡可能地將系統(tǒng)所提供的控制流程與現(xiàn)有流程進行對比，找出有可能缺失的流程并加以修正和完善，使得系統(tǒng)上線后財務控制流程能得以繼續(xù)發(fā)揮作用。如上文提到的例子，由人工控制發(fā)貨轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動控制，其前提必須要先將收款期限和信用額度在系統(tǒng)中設(shè)置完整，否則將會導致發(fā)貨失控的情況發(fā)生。
4.2對財務人員進行有效管理
ERP系統(tǒng)對有些財務人員而言是全新的工具，首先，要讓這些財務人員從心理上理解和接受新的系統(tǒng)，從系統(tǒng)的運作理念上給財務人員進行分析，讓其明白系統(tǒng)的分工與權(quán)限的合理性和必要性，減少抵觸情緒。其次，有針對性的對財務人員進行上線前、上線中和上線后作培訓，讓其能很好的熟練操作系統(tǒng)，減少失誤。最后，企業(yè)應建立相應的考核獎勵制度，留住能熟練掌握ERP系統(tǒng)操作的財務人員。
4.3完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)
建立健全的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是提高管理水平的重要舉措，新系統(tǒng)的實施應基于完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之上。為確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性，首先，應從各部門內(nèi)部控制、內(nèi)部溝通入手，在系統(tǒng)上線前對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行清理、復核和比較，使應用到新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完整準確。其次，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完善是一個長期的過程，上線后還需定期對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行測試、完善。
5結(jié)語
綜上所述，盡管ERP系統(tǒng)在實施過程中可能由于財務控制流程缺失、財務人員培訓不足與管理松懈以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏、不完善等原因，給財務管理帶來某些不利影響，但同時也應該看到，ERP系統(tǒng)作為企業(yè)的一種先進管理模式，運行良好的系統(tǒng)可以直接提高企業(yè)財務管理水平和企業(yè)生產(chǎn)效率，使企業(yè)能夠更清晰、更全面地掌握自身業(yè)務發(fā)展情況，它還能有效地改善財務管理計劃和控制功能。因此，加強ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務管理中的應用研究，是進一步完善現(xiàn)代企業(yè)財務管理的重要依據(jù)，具有十分重要的現(xiàn)實意義。
參考文獻
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作者：莫珣 單位：福馬(中山)潔具產(chǎn)品有限公司