檔案管理的方法精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理的方法主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案管理的方法范文

【關(guān)鍵詞】建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；管理方法

檔案工作是企業(yè)建設(shè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，各有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將其納入項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，做到檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理檔案的原則，管理好建設(shè)項(xiàng)目檔案，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。下面針對(duì)如果做好檔案管理工作以及具體的方法措施進(jìn)行敘述。

一、拓寬檔案管理服務(wù)渠道

隨著經(jīng)濟(jì)化與信息化的時(shí)展，檔案管理工作進(jìn)行了更廣泛的延伸，不僅僅是面對(duì)各個(gè)單位檔案管理中的一些社會(huì)問(wèn)題進(jìn)行合理調(diào)配。也將面對(duì)一些檔案管理中的一些特殊人物群體的服務(wù)。隨著信息量的不斷加大，如果對(duì)信息化的范疇進(jìn)行合理的控制，是檔案工作中所面臨的問(wèn)題?？茖W(xué)技術(shù)以及科學(xué)生活都是在此基礎(chǔ)上進(jìn)行，行政工作的繁雜性也增加了信息服務(wù)工作的難度，對(duì)于檔案管理工作中的一些基礎(chǔ)的檔案、書(shū)本信息檔案都要進(jìn)行科學(xué)的管理與保存，將檔案管理中的一些基本的圖書(shū)或者信息以網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行替代，這樣就能通過(guò)信息化的技術(shù)進(jìn)行篩選，進(jìn)行綜合性替代，經(jīng)濟(jì)快捷的選擇自己所要找的檔案。

1、加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

在信息化發(fā)展的今天，比的不僅僅是技術(shù)，還需要從服務(wù)意識(shí)上進(jìn)行比較，對(duì)于信息資源中的開(kāi)發(fā)以及調(diào)控，還應(yīng)該將檔案管理中所存在的一些相應(yīng)的調(diào)控進(jìn)行合理的分析。從整體上調(diào)控企業(yè)的檔案信息，加大檔案信息管理中心的工作，建立信息交流與發(fā)展，檔案館不僅僅是收藏資料的機(jī)構(gòu)，還需要變成提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)，這樣企業(yè)調(diào)查資料以及儲(chǔ)存資料的查詢(xún)時(shí)都較方便。加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)建檔案管理的服務(wù)業(yè)群體，這樣將企業(yè)的發(fā)展與檔案的搜集工作同時(shí)進(jìn)行，從根本上調(diào)整企業(yè)的服務(wù)內(nèi)容。

2、建立檔案管理平臺(tái)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，面對(duì)不同種類(lèi)的情報(bào)，需要進(jìn)行合理的分類(lèi)與控制，這樣才能夠在浩瀚的文獻(xiàn)情報(bào)資料下，才能夠做到合理的調(diào)整和分類(lèi)，方便查找，達(dá)到信息資源共享。建立一體式的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理不僅需要打破之前的檔案資源建設(shè)，還需要調(diào)解決檔案管理中存在的一系列問(wèn)題，充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，在系統(tǒng)中建立依法存檔，合理存檔的管理理念，保證檔案管理工作的信息技術(shù)管理，最終將信息與社會(huì)共同分享。

建立信息式的資源共享，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)與資料的互補(bǔ)，這樣不僅能夠?qū)n案資源進(jìn)行有效整理，還能降低材料，能夠在檔案館的利用率上提高效率，增加空間利用資源，向有特色專(zhuān)業(yè)方面進(jìn)行發(fā)展。

3、注重檔案管理的反饋工作

檔案管理作為提供檔案管理建設(shè)工作的一個(gè)途徑，不僅需要加強(qiáng)檔案管理一系列問(wèn)題，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題合理的調(diào)配，而場(chǎng)設(shè)反饋式的信息資源開(kāi)發(fā)工作，細(xì)致的進(jìn)行發(fā)揮，最終細(xì)致的將材料控制開(kāi)發(fā)利用的更加科學(xué)性、合理性和系統(tǒng)性。

二、完善檔案管理措施

1、建立門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，完善檔案管理工作

隨著檔案區(qū)域網(wǎng)的不斷完善，如何將檔案管理中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行分析和篩選，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行便捷的操作。充分利用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上自由檢索，并將各個(gè)單位的資源做好有價(jià)值的共享。

檔案管理工作開(kāi)展檔案管理的網(wǎng)上服務(wù)工作，已經(jīng)成為了檔案管理中國(guó)普遍存在的一些問(wèn)題，進(jìn)一步加快檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，并依據(jù)檔案管理工作的規(guī)定的將新的技術(shù)合理的利用到檔案管理中來(lái)，這樣以電子文件的檔案作為管理存檔的依據(jù)，將電子書(shū)形式的檔案逐步代替紙張形式的檔案，提高檔案管理工作的主導(dǎo)地位，就能將檔案管理更富有生機(jī)與活力。

2、收集檔案信息

電子文件的收集工作，是在檔案管理中存在必須要完成的工作，這樣在檔案管理中的收集工作中，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)的資源存在著一定的差別，因此，電子資源具有更加便利性，許多文件只要通過(guò)下載或者簡(jiǎn)單的操作就可以完成，在一定的時(shí)間內(nèi)收集完畢后，還能及時(shí)的上傳上或者下載，這樣在整個(gè)檔案服務(wù)平臺(tái)中進(jìn)行歸檔。為了保證檔案管理工作的合理性和保密性，對(duì)于一些資源進(jìn)行密碼設(shè)置，加強(qiáng)對(duì)公開(kāi)的資源以及存在差別的資源管理，這樣更加利于單位的資料調(diào)查工作。

3、在線(xiàn)進(jìn)行服務(wù)與咨詢(xún)

現(xiàn)代新型的檔案管理不僅是在傳統(tǒng)的檔案管理中進(jìn)行的拓展，還是在加強(qiáng)檔案調(diào)整的基礎(chǔ)上實(shí)質(zhì)性的工作。在信息時(shí)代內(nèi)，人們更加注重信息的時(shí)效性，通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢(xún)，不僅拓寬了公司內(nèi)部的領(lǐng)域，還能通過(guò)學(xué)習(xí)以及生活將各種檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)配，最終將檔案服務(wù)信息做到完善。

在檔案管理工作中存在的信息疑問(wèn)以及對(duì)于單位利民的一些存在爭(zhēng)議的問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)匯編以及網(wǎng)上的資金調(diào)控等都需要加強(qiáng)檔案管理工作的統(tǒng)一調(diào)配，利用數(shù)據(jù)庫(kù)信箱或者網(wǎng)絡(luò)溝通平臺(tái)，完善數(shù)據(jù)資源，讓讀者利用再和呢固體的調(diào)控進(jìn)行相應(yīng)的信息交流，得出一些合理檔案信息調(diào)控方式，這樣對(duì)于整體的檔案控制以及服務(wù)對(duì)象等加強(qiáng)對(duì)提供的信息的真實(shí)性，為使用者提供查詢(xún)以及咨詢(xún)的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，利用檔案管理現(xiàn)代化的手段，加重對(duì)檔案資源的管理，憑借信息化的平臺(tái)進(jìn)行調(diào)控，將整體的資源進(jìn)行有效的強(qiáng)化，真正的提升信息資源的管理水平，使檔案管理工作更加具有與時(shí)俱進(jìn)氣象。檔案管理在面向智能化、信息化以及提高檔案管理的整體水平，更好的服務(wù)于單位的資源共享，促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步以及事業(yè)的前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉紅艷.現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新的思考[J].黑龍江科技信息,2011.(10).

第2篇：檔案管理的方法范文

1、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析

學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢

哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。

二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。

五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷?？傊畬W(xué)校檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類(lèi)似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)學(xué)校檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。

2、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

2.1 全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕膶W(xué)校檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.2 重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

2.3 結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

2.4 統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類(lèi)然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類(lèi)文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

2.5 規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類(lèi)號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

3、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

3.2 分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

第3篇：檔案管理的方法范文

【論文摘 要】目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時(shí)也存在一些弊端，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一點(diǎn)要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低?；诖?，本文主要對(duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法如下：

1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略?xún)?yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很?chē)?yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀(guān)念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門(mén)在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀(guān)的，而是客觀(guān)存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37

[3]鄒生.開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問(wèn)題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29

第4篇：檔案管理的方法范文

【論文摘 要】目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時(shí)也存在一些弊端，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一點(diǎn)要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低?；诖?，本文主要對(duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1．積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3．及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略?xún)?yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很?chē)?yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀(guān)念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門(mén)在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀(guān)的，而是客觀(guān)存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]馮惠玲．論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[j]．檔案學(xué)通訊．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[j]．浙江檔案．2004（1）：36～37

[3]鄒生．開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問(wèn)題[j]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29

第5篇：檔案管理的方法范文

目前階段的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在人們生活和工作當(dāng)中的作用越來(lái)越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計(jì)算機(jī)的應(yīng)用層面越來(lái)越廣泛，這一點(diǎn)為人們的生活與工作帶來(lái)了極大的變革，使得企業(yè)很好的節(jié)約了成本，并且辦公的質(zhì)量、辦公的效率得以大大的增長(zhǎng)。就目前的信息化時(shí)代而言，最為先進(jìn)的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術(shù)在傳輸和存儲(chǔ)的過(guò)程當(dāng)中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。

1. 預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

深入并且細(xì)致的對(duì)預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施方案進(jìn)行研究和分析，是開(kāi)展一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)重要的工作步驟。防患于未然，是避免風(fēng)險(xiǎn)的最為有效的措施方案，而提前性的對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范，則可以使得風(fēng)險(xiǎn)的代價(jià)降至最低。首先，需要建立起嚴(yán)格的限制權(quán)限，各個(gè)級(jí)別的工作人員需要在權(quán)限的范圍之內(nèi)進(jìn)行工作，并且使用檔案。同時(shí)，還需要進(jìn)行逐級(jí)別的審批，保證審批工作的嚴(yán)格與可靠，進(jìn)行工作權(quán)限的認(rèn)定，注意針對(duì)信息進(jìn)行管理和保存。最后，則是需要針對(duì)使用的規(guī)范，對(duì)使用的權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)備份的文件進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現(xiàn)信息的整理復(fù)制備份。在檔案信息使用的過(guò)程當(dāng)中，也需要對(duì)其安全性進(jìn)行研究與探討，避免錯(cuò)誤的操作、避免外界的干擾對(duì)操作造成不利的影響。對(duì)于整個(gè)檔案信息的使用過(guò)程，進(jìn)行監(jiān)督和控制，做好相應(yīng)的記錄。

2. 避免風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

針對(duì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)避免，需要從以下幾個(gè)方面做起：

（1）加強(qiáng)最新技術(shù)的獲取，同時(shí)全面的保證安全的可靠性。在計(jì)算機(jī)時(shí)代當(dāng)中，信息的發(fā)展和安全技術(shù)不斷的發(fā)展，相關(guān)的技術(shù)手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最為有效的方式，就是針對(duì)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，只有通過(guò)這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關(guān)的安全保護(hù)。首先，需要對(duì)加密的技術(shù)進(jìn)行提升，分級(jí)別、分層次的對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，同時(shí)保證密碼不會(huì)在一定的時(shí)間之內(nèi)被更改，這樣的操作方式更加有利于進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的防范。其次，還需要對(duì)適合的檔案軟件進(jìn)行制定，選擇最佳的軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的加密處理，并且保證用戶(hù)安全的級(jí)別以及訪(fǎng)問(wèn)的授權(quán)、密碼的設(shè)置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。

（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識(shí)。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識(shí)，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過(guò)程當(dāng)中的多樣性，相關(guān)的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)避免檔案的管理工作變得更加復(fù)雜。所以，必須要在實(shí)踐的工作當(dāng)中加強(qiáng)工作人員的安全管理意識(shí)以及檔案管理的能力，這一點(diǎn)對(duì)于當(dāng)前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。

（3）風(fēng)險(xiǎn)的防范必須要做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和及時(shí)的處理。檔案信息的管理工作，是數(shù)據(jù)安全性的核心部分，而對(duì)于電子信息檔案的使用過(guò)程之中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，也需要做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和及時(shí)的處理，針對(duì)在計(jì)算機(jī)維修時(shí)期之內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)，有關(guān)的企業(yè)還需要重點(diǎn)的注重對(duì)于可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和控制，采取一系列主動(dòng)的措施方案進(jìn)行應(yīng)對(duì)。尤其是對(duì)于當(dāng)前階段安全信息異常敏感的時(shí)代而言，還需要采取必要的、有針對(duì)性的并且切實(shí)可行的防范措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的控制和管理。

3. 分散風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對(duì)現(xiàn)階段檔案信息管理過(guò)程當(dāng)中預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施技術(shù)以及避免風(fēng)險(xiǎn)的措施方案有著全面的了解和細(xì)致的掌握。接下來(lái)，將針對(duì)分散風(fēng)險(xiǎn)以及評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施進(jìn)行深層次的研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開(kāi)展與進(jìn)行，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

將檔案信息管理的風(fēng)險(xiǎn)降至最低，最為常用的是轉(zhuǎn)移的策略，其實(shí)質(zhì)，是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分散，并且將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至其他的地方，達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對(duì)配置的基本模式進(jìn)行修改，并且購(gòu)買(mǎi)相關(guān)的保險(xiǎn)、外包至其他的機(jī)構(gòu)等等，都可以達(dá)到分散風(fēng)險(xiǎn)的目的和效果，并且這一手段方式也是未來(lái)對(duì)于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過(guò)這樣的方式，可以使得檔案的風(fēng)險(xiǎn)變得更加簡(jiǎn)單化，對(duì)于原來(lái)的電子信息進(jìn)行必要的改進(jìn)，使得電子信息的管理系統(tǒng)更加的先進(jìn)，保證檔案信息的安全和可靠。

4. 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，是非常有效的降低風(fēng)險(xiǎn)的方式和技術(shù)，一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并且如何將風(fēng)險(xiǎn)所導(dǎo)致的損失降至最低，同時(shí)找到最佳的處理技術(shù)方案，是一項(xiàng)重點(diǎn)性的工作。針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估的基本目的，是全面的保證風(fēng)險(xiǎn)的控制計(jì)劃更加的合理、更加的科學(xué)與可靠，而在現(xiàn)階段電子信息檔案實(shí)施的基礎(chǔ)之上，全面的針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的影響進(jìn)行分析和研究，并且對(duì)其后果進(jìn)行探討，是非常有必要的。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的成本的損失進(jìn)行探析，同時(shí)對(duì)檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現(xiàn)階段的工作當(dāng)中，部分檔案的管理者認(rèn)為電子信息檔案的操作是無(wú)危險(xiǎn)性和風(fēng)險(xiǎn)的，所以，這樣的觀(guān)點(diǎn)就為風(fēng)險(xiǎn)管理工作帶來(lái)巨大的阻礙。相關(guān)的工作人員，需要時(shí)刻的提醒自己，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和防范，并且采取切實(shí)可行的措施手段，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個(gè)細(xì)小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴(yán)格的監(jiān)督控制。最后，在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的工作過(guò)程當(dāng)中，還需要對(duì)安全意識(shí)進(jìn)行提升，對(duì)于各種類(lèi)型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現(xiàn)，及時(shí)的進(jìn)行處理，保證在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之時(shí)，將其所帶來(lái)的危害降至最低。

5. 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，根據(jù)對(duì)電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理與控制進(jìn)行全面的分析和研究，從實(shí)際的角度出發(fā)，深入并且細(xì)致的對(duì)具體的風(fēng)險(xiǎn)控制和防范的措施方案，進(jìn)行了深層次的論述，同時(shí)，對(duì)于分散風(fēng)險(xiǎn)的方式、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的方式技術(shù)等，都進(jìn)行了研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開(kāi)展與進(jìn)行，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]王平.淺議電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理與防范的措施技術(shù)方法【J】.現(xiàn)代化電子信息技術(shù)科學(xué)資訊，2010.10：233-238

[2]劉昌化.試論現(xiàn)代化的電子信息檔案管理工作的加強(qiáng)以及風(fēng)險(xiǎn)的防治【J】.黑龍江科學(xué)信息，2009.7：45-47

第6篇：檔案管理的方法范文

關(guān)鍵詞：人力資源和社會(huì)保障局；檔案管理；方法；應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：F249.2；G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）031-000-01

檔案管理主要是通過(guò)對(duì)文字、圖表、聲像等材料做對(duì)應(yīng)的記錄、保管等工作，其主要內(nèi)容包括資料的收集、征集、整理、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)匯總與使用等各方面功能的服務(wù)。檔案管理屬于人力資源和社會(huì)保障局的基本性工作內(nèi)容，對(duì)于企事業(yè)單位與個(gè)人的相關(guān)工作開(kāi)展與需求提供服務(wù)，維持了社會(huì)的基本運(yùn)作。

一、傳統(tǒng)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的不足

（一）缺乏勞動(dòng)保險(xiǎn)檔案的關(guān)注

實(shí)際檔案管理中，勞動(dòng)保障檔案具有較大的數(shù)量積累，在操作上也較為繁雜，對(duì)應(yīng)的檔案管理硬件條件較為滯后，甚至部分基層區(qū)域無(wú)法及時(shí)有效的做到相關(guān)檔案歸檔，保管工作沒(méi)有落到實(shí)處，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案遺失，對(duì)個(gè)人構(gòu)成較大的困難，降低了檔案管理的實(shí)際服務(wù)品質(zhì)，甚至引發(fā)用戶(hù)投訴等問(wèn)題。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案缺乏完善的管理機(jī)制

社會(huì)保險(xiǎn)檔案具體所關(guān)聯(lián)的范圍較廣，社保檔案因?yàn)椴煌?lèi)別被不同部門(mén)做對(duì)應(yīng)接管，進(jìn)而導(dǎo)致多方管理，缺乏統(tǒng)一性，部門(mén)之間的溝通存在一定障礙，甚至單個(gè)人的檔案由多個(gè)人分開(kāi)管理，進(jìn)而不能達(dá)到統(tǒng)一完整的檔案信息歸檔，導(dǎo)致管理上存在更高的難度，給檔案使用的企事業(yè)單位與個(gè)人構(gòu)成一定困擾。

（三）檔案收集不完整

在檔案收集整理中會(huì)存在資料難以有效整理完全的情況，工作人員在實(shí)際的檔案資料收集整理中無(wú)法有效做到細(xì)致全面，進(jìn)而導(dǎo)致部分資料被遺漏或者損毀，對(duì)檔案的完整性構(gòu)成損害，降低了檔案管理的實(shí)際價(jià)值，甚至因此引發(fā)一定服務(wù)糾紛。例如在靈活就業(yè)人員或者自由職業(yè)者，在參保后檔案沒(méi)有得到及時(shí)的建檔或者不能及時(shí)有效的歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致跨年度移交與歸檔相關(guān)工作存在問(wèn)題，具體資料查詢(xún)存在困難?；蛘卟糠謫挝粸榱四軌蚍奖愕淖龅街委煵樵?xún)，相關(guān)經(jīng)辦人沒(méi)有及時(shí)的移交相關(guān)材料，進(jìn)而導(dǎo)致具有較高價(jià)值的原版材料分散在業(yè)務(wù)承辦部門(mén)中，甚至在個(gè)人手中。這種做法只是在個(gè)人角度或者小范圍角度考慮，缺乏全局考量，導(dǎo)致檔案存在較多的空缺，影響了檔案的全面性管理價(jià)值，對(duì)后續(xù)檔案使用造成影響。

（四）檔案管理工作人員缺乏綜合素養(yǎng)

檔案管理更多情況下需要人力支持來(lái)完成具體的執(zhí)行工作，如果工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)缺乏，則會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法達(dá)到規(guī)范合理性。在部分人力資源和社會(huì)保障局單位內(nèi)，檔案管理工作為了依照有關(guān)部門(mén)要求，成立了專(zhuān)業(yè)的部門(mén)，完善了相關(guān)機(jī)構(gòu)建設(shè)，部分部門(mén)與人員配合相關(guān)工作形成了管理網(wǎng)絡(luò)。但是這種網(wǎng)絡(luò)化管理只是表面形式，缺乏實(shí)質(zhì)性的功能發(fā)揮。產(chǎn)生相關(guān)情況有多重原因：首先，相關(guān)工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)穩(wěn)定性，部分人員屬于兼職或者臨時(shí)性工作狀態(tài)，不能長(zhǎng)時(shí)間穩(wěn)定性的保持專(zhuān)業(yè)對(duì)口工作，進(jìn)而導(dǎo)致工作不積極，檔案收集與管理較為散漫，缺乏責(zé)任心，對(duì)于從事相關(guān)工作的人員缺乏專(zhuān)業(yè)規(guī)范的指導(dǎo)，操作較為隨意。其次，部分人員缺乏專(zhuān)業(yè)意識(shí)與技能，簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理只是將資料收集后裝訂整齊上交給對(duì)應(yīng)檔案室就可以，缺乏檔案整理規(guī)范的了解，同時(shí)也不知道上交資料的具體內(nèi)容與范圍，操作較為盲目，缺乏規(guī)范的流程要求。同時(shí)對(duì)于檔案的充分利用缺乏自主意識(shí)，檔案管理流于形式，檔案不完整、受損、錯(cuò)漏等情況無(wú)法有效避免，無(wú)法有效提升其利用價(jià)值。

二、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的方法與應(yīng)用

當(dāng)下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的各種問(wèn)題主要是人們對(duì)檔案管理價(jià)值、技術(shù)、制度規(guī)范較為缺乏所致，需要不斷的加大人們對(duì)檔案管理價(jià)值的認(rèn)識(shí)，發(fā)揮先進(jìn)科技技術(shù)的功效，規(guī)范管理制度與流程，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才，才能有效的做好檔案管理與利用，更好的服務(wù)于社會(huì)。

（一）強(qiáng)化檔案規(guī)范化意識(shí)

要提升領(lǐng)導(dǎo)到基層執(zhí)行人員的檔案管理規(guī)范化意識(shí)，做好管理工作日常規(guī)劃與監(jiān)督檢查，做好檔案管理工作宣傳，提升工作對(duì)其價(jià)值的認(rèn)識(shí)。對(duì)日常所做的檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、使用等情況做對(duì)應(yīng)的記錄，完善相關(guān)管理流程，對(duì)于資料的狀態(tài)與存在位置做有效的了解，做好檔案的全程化監(jiān)管，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題由相關(guān)環(huán)節(jié)工作人員承擔(dān)對(duì)應(yīng)責(zé)任。要完善監(jiān)督機(jī)制，對(duì)日常工作做頻繁性的考核監(jiān)督，提升工作人員的謹(jǐn)慎度。

（二）注重人才培養(yǎng)

要注重人才培養(yǎng)，準(zhǔn)確的尋找對(duì)口人才，不僅在專(zhuān)業(yè)上對(duì)口，滿(mǎn)足實(shí)際工作技能所需，同時(shí)也需要掌握工作人員心態(tài)，積極尋找具有穩(wěn)定性與長(zhǎng)久工作耐心的工作人員。日常做好工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，同時(shí)要做好對(duì)應(yīng)的思想教育，提升工作人員工作積極性與責(zé)任心。積極的建立工作創(chuàng)新機(jī)制，讓工作人員對(duì)日常工作所存在的問(wèn)題做有效的反饋，同時(shí)征集對(duì)應(yīng)的工作提升改善建議，有效的促使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。尤其是一線(xiàn)工作人員，對(duì)于檔案管理工作有更為深刻的體會(huì)，其所提出的管理意見(jiàn)具有較大的實(shí)際價(jià)值，避免檔案管理工作閉門(mén)造車(chē)。要多派遣工作人員到檔案管理優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其技術(shù)與整體團(tuán)隊(duì)建設(shè)的方法，有效的服務(wù)于本單位，促進(jìn)本單位管理更加的科學(xué)規(guī)范化，同時(shí)符合工作人員實(shí)際所需，展開(kāi)人性化管理，促進(jìn)人才的穩(wěn)定性，讓工作人員對(duì)相關(guān)工作具有更高的忠誠(chéng)度。

（三）加大信息化建設(shè)

要不斷地優(yōu)化信息化建設(shè)，促使各部門(mén)收集的資料統(tǒng)一上傳專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促使資料的共享與完善。要完善相關(guān)信息化系統(tǒng)與平臺(tái)建設(shè)，提升檔案管理的可靠性、安全性、多功能性，達(dá)到檔案價(jià)值的充分挖掘。尤其要注重工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理技術(shù)的培養(yǎng)，讓工作人員能夠有效的應(yīng)對(duì)信息化管理下的多種問(wèn)題與操作方法，提升信息化管理的水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

從國(guó)家層面來(lái)說(shuō)，檔案管理屬于基本工作，可以有效的為相關(guān)工作開(kāi)展提供對(duì)應(yīng)的人力資源信息保障，同時(shí)也是保證社會(huì)民生穩(wěn)定的基本保障內(nèi)容。從個(gè)體角度出發(fā)，檔案管理則影響著企事業(yè)單位個(gè)人就業(yè)、晉升等相關(guān)事宜。當(dāng)下我國(guó)人事制度隨著社會(huì)的發(fā)展也在不斷地變化中，相關(guān)檔案管理的價(jià)值也日益凸顯，相關(guān)檔案管理工作也日益高科技化，對(duì)于工作人員與相關(guān)管理的要求也日益提升，從而有效的為民眾提供便捷的檔案管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐忠軍.人力資源和社會(huì)保障局檔案管理有效措施分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（16）：74.

第7篇：檔案管理的方法范文

【關(guān)鍵詞】檔案安全；管理方法；保護(hù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G26

檔案信息的特殊性，決定了檔案安全管理工作在檔案部門(mén)中的重要性，它是做好其他工作的前提，而且從大的角度而言，其還關(guān)系到人民群眾的根本利益與改革穩(wěn)定的發(fā)展大局。所以在實(shí)際管理工作中，應(yīng)從思想意識(shí)上高度重視的檔案的安全問(wèn)題，其次還要在規(guī)章制度、技術(shù)設(shè)備、工作人員素質(zhì)與成立應(yīng)急預(yù)案等方面上下功夫，切實(shí)做好檔案安全管理工作，促進(jìn)檔案工作的可持續(xù)與健康發(fā)展。

一、增強(qiáng)檔案安全意識(shí)與建設(shè)檔案安全管理文化

檔案工作人員的素質(zhì)很大程度上關(guān)系到檔案的安全與否，所以必須以文化與素質(zhì)為本，提高工作人員的檔案安全意識(shí)，在檔案部門(mén)中營(yíng)造一種檔案安全管理的文化氛圍。首先可通過(guò)檔案安全管理文化道德的建設(shè)來(lái)樹(shù)立工作人員“安全第一，預(yù)防為主”的檔案安全思想，增強(qiáng)他們的自我道德（職業(yè)道德）、公益道德（不違背社會(huì)公共約定與規(guī)則）與市場(chǎng)道德（以正當(dāng)手段獲取利益）；此外可通過(guò)建設(shè)單位檔案安全管理文化來(lái)提高工作人員的道德文化與素質(zhì)，同時(shí)對(duì)工作人員要進(jìn)行安全管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)與教育，增強(qiáng)他們的管理水平，促使檔案安全管理技術(shù)化、科學(xué)化。檔案管理人員自身也要明確自己的職責(zé)，主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案安全保管工作的新技術(shù)與新技能，以適應(yīng)新時(shí)期下的檔案安全管理工作的要求。

二、建立健全各種檔案管理機(jī)制，使管理規(guī)范化、制度化與科學(xué)化

一套完善的管理制度是檔案安全管理的關(guān)鍵。企業(yè)要具體情況具體分析，建立并完善符合本單位發(fā)展的檔案管理機(jī)制。各種檔案管理機(jī)制如《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》與《檔案查閱利用制度》等，都需不斷健全與完善。具體可實(shí)施安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，由單位領(lǐng)導(dǎo)帶班負(fù)責(zé)，明確各人員的工作職責(zé)，切實(shí)將各項(xiàng)工作落實(shí)到位；實(shí)行專(zhuān)人保管檔案的方法，由專(zhuān)人查閱、登記、記錄，集中歸檔，同時(shí)要對(duì)檔案庫(kù)房的電子、文書(shū)與“十防”等檔案信息做好保密工作，還要安排人員對(duì)防盜門(mén)窗、檔案柜、溫濕度計(jì)、火警自動(dòng)噴淋系統(tǒng)與電源電線(xiàn)等硬件設(shè)備進(jìn)行定期檢查與維修，排除各種安全隱患，防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)霉變或是缺漏等現(xiàn)象?？傊?，檔案部門(mén)應(yīng)遵循相關(guān)的檔案管理制度，各司其職，做到管理的制度化、規(guī)范化與科學(xué)化，促使檔案安全管理工作順利進(jìn)行，保證檔案的安全。

三、建設(shè)檔案管理工作人員隊(duì)伍，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)素質(zhì)

在如今的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代之下，人才是檔案管理工作的關(guān)鍵。所以應(yīng)引進(jìn)大批的綜合能力較強(qiáng)的新型人才，他們須具有相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論，同時(shí)還應(yīng)博采眾長(zhǎng)，了解現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。這樣的新型人才，才會(huì)對(duì)檔案管理工作更加容易適應(yīng)，其穩(wěn)定性也更強(qiáng)，并且還可以解決檔案管理庫(kù)房發(fā)生的突發(fā)事件或復(fù)雜情況[1]。

四、加強(qiáng)硬件設(shè)備建設(shè)，采用現(xiàn)代設(shè)備管理

在建設(shè)檔案庫(kù)房之初，就要考慮到硬件設(shè)備如墻壁的保溫隔熱、抗電磁干擾、防盜門(mén)窗、電源保護(hù)、防火等的配置，要保證檔案庫(kù)房的硬件設(shè)施能夠最大限度地滿(mǎn)足檔案安全管理的要求。同時(shí)應(yīng)及時(shí)更新管理設(shè)備與硬件，并調(diào)用可以適應(yīng)和掌握現(xiàn)代設(shè)備管理的技術(shù)人才，如加密文件的密碼設(shè)置與保管，防止網(wǎng)絡(luò)中毒，檔案信息被惡意攻擊、篡改與竊取，達(dá)到人與技術(shù)完美配合，為檔案安全管理掃除障礙。

五、防范風(fēng)險(xiǎn)，成立應(yīng)急預(yù)案

突發(fā)的自然災(zāi)害如地震、火災(zāi)、泥石流、臺(tái)風(fēng)等會(huì)對(duì)檔案信息造成破壞性的后果。另外，檔案信息有可能因?yàn)楣ぷ魅藛T的一時(shí)疏忽或是檔案管理體制的不完善而遭到泄密、竊取與攻擊，所以檔案管理部門(mén)需針對(duì)這些隱患進(jìn)行有效防范，比如在檔案部門(mén)或是辦公場(chǎng)所的顯著方便的地方放置滅火器，并對(duì)其進(jìn)行定期檢查以保證有效，應(yīng)預(yù)留消防安全通道；檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁抽煙、使用明火與不能擺放易燃易爆物品；庫(kù)房由專(zhuān)人看管，配備兩套鑰匙，一套歸管理人員使用，另一套則由單位領(lǐng)導(dǎo)保管備用；對(duì)檔案信息異地存儲(chǔ)備份，重要檔案還應(yīng)保留其復(fù)印件，以防止信息損失；加強(qiáng)對(duì)檔案的監(jiān)控，及時(shí)記錄登記進(jìn)出庫(kù)房的檔案，并應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)檢、查與歸還上架[2]。此外，要針對(duì)意外事故的發(fā)生成立怎么搶救與轉(zhuǎn)移檔案信息的應(yīng)急預(yù)案。

六、結(jié)束語(yǔ)

不管是紙質(zhì)檔案材料還是電子檔案信息的安全，檔案管理部門(mén)都需要不遺余力地去管理好與保護(hù)好。紙質(zhì)檔案受外界因素影響大，溫度、濕度、磁場(chǎng)、光線(xiàn)、灰塵、機(jī)械震動(dòng)與有害氣體等因素均會(huì)或多或少對(duì)紙質(zhì)檔案信息的保存產(chǎn)生影響。電子檔案材料則有可能遭遇到突發(fā)事件、計(jì)算機(jī)病毒感染或被惡意竊取等情況。因此，絕不能對(duì)檔案管理工作有所松懈，應(yīng)從各個(gè)方面入手，確保檔案的安全。

參考文獻(xiàn)：

第8篇：檔案管理的方法范文

就目前來(lái)看，信息化時(shí)代的來(lái)臨，給檔案管理工作帶了新的挑戰(zhàn)，在檔案管理觀(guān)念以及管理方式等一系列方面提出了新的標(biāo)準(zhǔn)與要求。檔案管理工作，在企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)以及學(xué)校中具有非常重要的意義，但是我國(guó)檔案管理工作在信息化階段中還存在很多的問(wèn)題，如何有效地解決這些問(wèn)題是檔案工作者必須重視的一個(gè)事項(xiàng)。檔案科學(xué)序列化管理方法在檔案管理中的應(yīng)用，能夠解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展[3]。

2檔案科學(xué)序列化管理的背景

檔案管理，是我國(guó)檔案事業(yè)中重要的組成部分，對(duì)于各個(gè)具體單位在生產(chǎn)與工作以及整個(gè)社會(huì)都具有重要意義，它也是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)重要事項(xiàng)。檔案管理的主要對(duì)象是檔案，主要的任務(wù)是將各個(gè)分散、量大、零亂的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃與管理。隨著信息化技術(shù)水平的提升，檔案管理工作者必須加強(qiáng)自身的管理知識(shí)與管理水平，保證檔案管理工作能夠跟上信息化進(jìn)程，這樣才能夠更好地發(fā)揮檔案管理工作在各個(gè)行業(yè)中的作用[3]。

檔案管理工作向信息化方面發(fā)展是一種必然的趨勢(shì)，而一些管理工作者在信息化管理檔案的過(guò)程中，遇到了一些難以解決的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在檔案管理信息化之后，一些檔案呈現(xiàn)一種零散的狀況，很難對(duì)其建立相應(yīng)完整的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，特別是處理含有大量信息數(shù)據(jù)檔案的時(shí)候，例如：某些企業(yè)的檔案儲(chǔ)備庫(kù)中，很多檔案在邏輯上處于緊密聯(lián)系的狀態(tài)，但是在物理上卻分散存儲(chǔ)在不同的位置中，這種檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)不利于檔案的合理規(guī)劃與管理。針對(duì)這一實(shí)際狀況，一些檔案管理工作者采取了檔案科學(xué)序列化管理的方法，對(duì)檔案進(jìn)行一個(gè)序列化的管理，對(duì)各個(gè)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，將相同類(lèi)型的檔案劃歸為一類(lèi)，簡(jiǎn)化了檔案管理操作流程。

3檔案科學(xué)序列化管理的方法分析

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，它要對(duì)一些分散的檔案進(jìn)行規(guī)劃，將所有的檔案按照不同類(lèi)型進(jìn)行劃分，分別存儲(chǔ)在各自的位置中[1]。一些檔案工作者，結(jié)合自身在檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)與檔案管理的實(shí)際狀況，在對(duì)檔案科學(xué)序列化管理方法進(jìn)行分析與研究的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案科學(xué)序列化儲(chǔ)存方案進(jìn)行改進(jìn)，主要是根據(jù)相關(guān)的特征值，將一條檔案序列簡(jiǎn)化成一串簡(jiǎn)單的字符進(jìn)行管理，字符串中處于不同位置的字符都有其獨(dú)自的定義，通過(guò)對(duì)字符串進(jìn)行掃描就能夠便捷地看到檔案每一個(gè)條目中所含有的內(nèi)容，這種檔案科學(xué)序列化管理方法主要體現(xiàn)在以下例子中[2]。

將一條檔案中的前12個(gè)條目假設(shè)為一串?dāng)?shù)字，即135571409901。如果不對(duì)這一串?dāng)?shù)字進(jìn)行說(shuō)明，很難有人能夠準(zhǔn)確地理解這一串?dāng)?shù)字所蘊(yùn)含的意思。這一串?dāng)?shù)字實(shí)際上指的就是姓名代碼，我國(guó)高考中對(duì)于通用姓名的代碼收集了很多人名中經(jīng)常使用的漢字，每4位數(shù)字組成一個(gè)代碼對(duì)其中一個(gè)漢字進(jìn)行表示，然后不同的姓名就能夠通過(guò)漢字向數(shù)字的轉(zhuǎn)換，將姓名進(jìn)行序列化之后形成一個(gè)相關(guān)的字符串，如果將每一條檔案中的前12個(gè)條目設(shè)定為相關(guān)的姓名，那么每次需要對(duì)檔案進(jìn)行檢索與管理的時(shí)候，就只需要對(duì)相應(yīng)的數(shù)字串進(jìn)行檢索就能夠找到檔案?？梢酝ㄟ^(guò)這一種方式對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，但是要嚴(yán)格規(guī)定每一條經(jīng)過(guò)序列化處理后的檔案記錄，固定位置中必須設(shè)定固定的內(nèi)容，對(duì)于一些不同類(lèi)型的檔案信息也可以對(duì)其設(shè)置相應(yīng)的姓名代碼來(lái)解決檔案管理，可以通過(guò)一串簡(jiǎn)單的字符對(duì)大量的檔案信息進(jìn)行管理，這是檔案科學(xué)序列化管理中的一種方法[2]。

檔案科學(xué)序列化管理中還存在著一些難以解決的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一個(gè)方面，檔案自身就具備難以規(guī)范的性質(zhì)，各個(gè)地區(qū)不同類(lèi)型的檔案在序列長(zhǎng)度的設(shè)置上難以保持相同的狀態(tài)，這在很大程度上阻礙了檔案的檢索；第二個(gè)方面，檔案序列化的標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃，也難以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理的確定，檔案工作者很難在全國(guó)范圍內(nèi)，運(yùn)用同一種方式對(duì)檔案進(jìn)行序列化管理；第三個(gè)方面，我國(guó)在檔案科學(xué)序列管理方面的檢索工具還不夠完善，導(dǎo)致檔案工作者無(wú)法科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行合理的序列化管理。

檔案中含有大量的信息數(shù)據(jù)，具有非常高的信息數(shù)據(jù)分析價(jià)值，對(duì)于檔案內(nèi)含有的豐富信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理分析，可以采用序列化管理方式，對(duì)其進(jìn)行序列分類(lèi)。經(jīng)過(guò)序列化處理之后的檔案信息，檔案工作者能夠直接對(duì)其進(jìn)行特征分析與研究，然后通過(guò)傳統(tǒng)的序列分析算法對(duì)其蘊(yùn)含的意義進(jìn)行深入的挖掘，獲取它所存在的價(jià)值。

第9篇：檔案管理的方法范文

Abstract With the continuous development of the information times， the archives management of hospital to gradually realize the informationization development， strengthen the information age background of hospital archives management， help to improve the efficiency of the management of hospital archives and promote the hospital sustainable development. Aiming at the common problems of the current hospital archives management， this paper puts forward the development strategy of archives management in the future， which aims at providing some theoretical basis for the archives management of the hospital.

Key words archive management； hospital management； informationization management； strategy

0 引言

在新時(shí)期，管理信息化是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)重要趨勢(shì)，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中加強(qiáng)管理信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可以提高醫(yī)院的管理效率，促進(jìn)各項(xiàng)管理工作準(zhǔn)確及時(shí)完成。檔案管理指的是對(duì)醫(yī)院的各種檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和管理的重要過(guò)程，比如制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)各種檔案進(jìn)行收集與匯總、對(duì)檔案進(jìn)行編排、對(duì)檔案進(jìn)行保存等。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，比如醫(yī)院管理人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中缺乏先進(jìn)的管理意識(shí)，對(duì)現(xiàn)代化理念的認(rèn)知程度不夠等，這些都會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理水平下降，而且會(huì)導(dǎo)致很多檔案丟失現(xiàn)象出現(xiàn)。

1醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和檔案管理要求

檔案管理是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)重要內(nèi)容，是對(duì)于醫(yī)院的各種醫(yī)療信息、病人的就診信息進(jìn)行匯總的過(guò)程，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，除了加強(qiáng)對(duì)各種醫(yī)療方法的研究、加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)水平的管理，還應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作的重視。當(dāng)前很多醫(yī)院雖然開(kāi)始重視醫(yī)院的檔案管理工作，但是在檔案管理過(guò)程中都存在一些問(wèn)題。比如在日常檔案管理工作中，有的工作人員在檔案的整理過(guò)程中，采用人工歸檔和保存的方式，隨意勾畫(huà)，而且保存不當(dāng)使得很多資料年久丟失，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展而言是一種損失。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，依舊對(duì)醫(yī)院的檔案管理沒(méi)有做出統(tǒng)一的要求，因此醫(yī)院檔案管理處于比較隨意的狀態(tài)，即使是實(shí)現(xiàn)信息化管理，也缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，因此使得醫(yī)院檔案管理效率低下。加上當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理部門(mén)沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范化管理，檔案管理人員水平不高，很多檔案管理人員停留在傳統(tǒng)的管理理念上，對(duì)信息化和現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不夠，因此導(dǎo)致檔案信息缺乏，檔案丟失。另外，當(dāng)前很多醫(yī)院在檔案管理中還存在一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題就是重管輕用，檔案開(kāi)發(fā)利用率低。即使是采用傳統(tǒng)的方法對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔之后，也沒(méi)有積極加強(qiáng)對(duì)檔案資源的利用，當(dāng)然，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因就是人工查詢(xún)難度較大、復(fù)雜程度較高，因此使得很多人在工作中不愿意去對(duì)各種檔案資料進(jìn)行查詢(xún)。

在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該要結(jié)合當(dāng)前的信息時(shí)代背景，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和管理。比如醫(yī)院的檔案管理應(yīng)該要做到規(guī)范化，對(duì)于各種檔案要進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和存儲(chǔ)，便于醫(yī)院工作人員的調(diào)用。在檔案管理過(guò)程中要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如檔案的內(nèi)容模式、存檔的格式等，都要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，從而使得各個(gè)部門(mén)的檔案管理工作可以更加規(guī)范化，也便于整個(gè)醫(yī)院對(duì)所有部門(mén)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。另外，在檔案管理過(guò)程中還應(yīng)該要考慮到使用者的用戶(hù)體驗(yàn)，要從使用者的角度著手，對(duì)檔案的檢索以及利用的端口進(jìn)行開(kāi)發(fā)，借助各種計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，使得各種檔案資料能夠真正在醫(yī)院內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享，為醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

2 醫(yī)院檔案管理策略探討

2.1 提高檔案工作認(rèn)識(shí)程度

醫(yī)院檔案工作管理過(guò)程中之所以出現(xiàn)效率不高的問(wèn)題，一個(gè)重要的原因就是對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度不夠高。對(duì)此，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視。首先，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育，使得檔案管理人員能夠樹(shù)立起應(yīng)有的責(zé)任感和使命感，能夠?qū)ぷ鲬B(tài)度進(jìn)行端正，對(duì)檔案工作產(chǎn)生全新的認(rèn)識(shí)，了解檔案工作在醫(yī)院工作中的重要性，從而提高工作的積極性和熱情。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的考核與管理，從考核與管理的角度出發(fā)，可以加強(qiáng)員工對(duì)檔案工作的重視。比如醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要定期檢查、指導(dǎo)工作，以便能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即解決，而且要將檔案工作考核結(jié)果與工作人員的職位晉升進(jìn)行有效聯(lián)系，從而使得工作人員能夠?qū)n案工作更用心。

2.2 改革傳統(tǒng)的檔案管理方法

醫(yī)院在長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案管理的重視程度不夠，很多時(shí)候都沒(méi)有重視對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的資源進(jìn)行充分的利用，因此導(dǎo)致很多醫(yī)院的各種資源得不到充分利用，存在十分嚴(yán)重的浪費(fèi)行為，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展也是一種嚴(yán)重的阻礙。在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)該要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理制度進(jìn)行改革，借助各種管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行細(xì)分，并且對(duì)其進(jìn)行考核，從而促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展。比如在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，可以分別對(duì)醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)的檔案信息進(jìn)行匯總，要建立統(tǒng)一的檔案管理辦法，促進(jìn)檔案管理過(guò)程中的各種問(wèn)題的解決，從而使得各種資源可以得到有效利用，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 構(gòu)建數(shù)字檔案室，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展

數(shù)字檔案是未來(lái)醫(yī)院發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)，對(duì)于檔案室信息資源進(jìn)行整合，一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是要加強(qiáng)醫(yī)院各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，從而可以將各種檔案信息匯總，形成數(shù)字文檔，數(shù)字文檔的存儲(chǔ)是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的，其存儲(chǔ)空間較大，可以滿(mǎn)足越來(lái)越大的檔案存儲(chǔ)需求。因此醫(yī)院應(yīng)該要建立數(shù)字檔案室，對(duì)硬件網(wǎng)絡(luò)容量進(jìn)行配置和完善，要配置滿(mǎn)足檔案室存儲(chǔ)、查詢(xún)等需求的各種服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，以滿(mǎn)足海量的檔案室信息處理需求。而且各個(gè)部門(mén)之間要對(duì)數(shù)字檔案有清晰的認(rèn)識(shí)，在各個(gè)部門(mén)中要形成準(zhǔn)確的數(shù)字檔案，然后再在檔案管理部門(mén)進(jìn)行匯總，為醫(yī)院發(fā)展提供更多的信息資料。

2.4 加大對(duì)數(shù)字檔案信息資源管理人員的培訓(xùn)力度

新時(shí)期檔案的主要模式是數(shù)字化，但是在傳統(tǒng)的檔案管理中，數(shù)字化程度還不夠，一方面就是由于檔案管理人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致管理水平較低。檔案建設(shè)的效率與人才隊(duì)伍的質(zhì)量息息相關(guān)，當(dāng)前加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源整合，一個(gè)重要的方面就是要建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。在人才選拔方面，要嚴(yán)格把關(guān)，選擇具有檔案室管理知識(shí)以及信息管理知識(shí)的綜合型人員參與到檔案信息資源管理和整合過(guò)程中。而且要在日常工作中加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)各種現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，使得檔案管理人員可以掌握更多信息技術(shù)，促進(jìn)檔案工作的效率不斷提升。

2.5 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的長(zhǎng)期規(guī)劃

在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展方向進(jìn)行規(guī)劃，比如醫(yī)院的規(guī)模、診療的科目、醫(yī)療設(shè)備、人員等，都有十分詳細(xì)的規(guī)劃，但是對(duì)于檔案管理而言，卻沒(méi)有一個(gè)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，因此使得檔案管理不能適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展。近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在很多醫(yī)院的管理中都有了十分廣泛的應(yīng)用，使得醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的工作效率有了很大提升。但是在檔案管理上計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用還比較少，依舊在采用人工收集歸檔的方式進(jìn)行處理。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)該要將檔案管理納入醫(yī)院的長(zhǎng)期規(guī)劃中，考了到檔案管理的設(shè)計(jì)和建設(shè)工作，要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模以及需要，對(duì)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)過(guò)程中需要的各種設(shè)備加強(qiáng)投入，比如加強(qiáng)對(duì)各種計(jì)算機(jī)的配備、構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)絡(luò)等，并且要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人員的培訓(xùn)，從而使得檔案管理能夠和醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)，也實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.6 加強(qiáng)對(duì)檔案安全的管理

信息技術(shù)的應(yīng)用使得醫(yī)院檔案管理效率得到提升，但同時(shí)也會(huì)帶來(lái)較大的安全隱患，尤其是互聯(lián)網(wǎng)中的安全隱患，是一個(gè)最大的障礙。比如一個(gè)惡意的數(shù)據(jù)包就有可能導(dǎo)致各種設(shè)備出現(xiàn)癱瘓，最終使得各種信息出現(xiàn)泄漏。只有不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的安全意識(shí)，才能從根本上杜絕一些危害的出現(xiàn)。比如引導(dǎo)醫(yī)院的醫(yī)院?jiǎn)T工形成主動(dòng)的安全觀(guān)念，使得他們?cè)谑褂糜?jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候可以注意不要去點(diǎn)一些不安全的網(wǎng)站，不會(huì)下載一些非法的東西，從而確保醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)處于安全的狀態(tài)，不會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息的泄露。同時(shí)，還應(yīng)該要采用技術(shù)手段對(duì)各種安全隱患進(jìn)行控制。在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，為了對(duì)各種信息進(jìn)行安全保護(hù)，則必須要從技術(shù)手段加強(qiáng)安全保護(hù)，比如對(duì)于醫(yī)院的電腦，要安裝防病毒系統(tǒng)，購(gòu)買(mǎi)一些正版的殺毒軟件，安裝防火墻等，使得醫(yī)院的內(nèi)部信息系統(tǒng)可以得到有效的保護(hù)，不斷提高醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全水平。