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關(guān)鍵詞:畢業(yè)生;檔案;轉(zhuǎn)遞;高校
中圖分類號(hào):F20 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1673-291X(2013)33-0215-02
收稿日期:2013-09-25
作者簡(jiǎn)介:趙湘渝(1963-),男,河南林州人,副研究館員,從事檔案規(guī)范化管理與方便利用模式探討研究。
目前高校畢業(yè)生就業(yè)模式是畢業(yè)生本人與用人單位直接面議、雙向選擇、多次比較后簽訂三方協(xié)議書、報(bào)學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心確定分配派遣方案,經(jīng)省教育廳批準(zhǔn)后執(zhí)行的分配就業(yè)方案。這種分配就業(yè)模式給用人單位和畢業(yè)生雙方都提供了更廣、更多的選擇機(jī)會(huì),人才資源市場(chǎng)化配置的結(jié)果是人才流動(dòng)更加頻繁,單位退檔、畢業(yè)生跳槽、毀約改派、鼓勵(lì)畢業(yè)生到中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)、外企、民企、私企等中小企業(yè)就業(yè),允許畢業(yè)生在畢業(yè)后兩年之內(nèi)有一次改派機(jī)會(huì)等促進(jìn)就業(yè)政策措施,特別是高校的擴(kuò)招和民辦高職院校雨后春筍般的興起,致使每年有更多的畢業(yè)生涌入人才市場(chǎng),高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向由過去的清一色“單位人”,變?yōu)榻裉斓木蜆I(yè)單位無人事管理權(quán)而委托人才交流服務(wù)中心管理的“社會(huì)人”,這給高校畢業(yè)生檔案“安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整”轉(zhuǎn)遞到用人單位或人才交流服務(wù)中心提出了更高要求。筆者認(rèn)為只有抓住了“檔隨人走”的人——即個(gè)人人事檔案的當(dāng)事人要主動(dòng)關(guān)注自己的個(gè)人檔案去向與動(dòng)態(tài)(檔案的當(dāng)事人要及時(shí)查詢并確認(rèn)自己檔案是否轉(zhuǎn)遞到指定的位置),與此同時(shí),學(xué)校方面要切實(shí)做好以下幾方面的規(guī)范工作,才能確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞任務(wù)的順利完成。
一、開展學(xué)生檔案知識(shí)講座,讓畢業(yè)生了解個(gè)人人事檔案相關(guān)知識(shí)和歸檔轉(zhuǎn)遞流程要求;學(xué)校有關(guān)部門要高度重視并精心組織相關(guān)人員通力協(xié)作,切實(shí)做好畢業(yè)生歸檔和轉(zhuǎn)遞工作
(1)讓畢業(yè)生了解個(gè)人人事檔案的相關(guān)政策法規(guī),知悉畢業(yè)生歸檔材料的清冊(cè)內(nèi)容,畢業(yè)生歸檔材料包括哪些材料,提高畢業(yè)生對(duì)個(gè)人人事檔案重要性的認(rèn)識(shí),更多地了解畢業(yè)生歸檔材料要求、檔案歸檔與轉(zhuǎn)遞流程、畢業(yè)生派遣工作程序、畢業(yè)生立卷歸檔(個(gè)人檔案)要求等的相關(guān)信息。如《報(bào)到證》應(yīng)是畢業(yè)生與用人單位建立人事關(guān)系并到用人單位報(bào)到的憑證,報(bào)到證管戶口和檔案的轉(zhuǎn)移去向,即除北京和上海市外的任何一個(gè)城市上戶口落檔案。《學(xué)籍卡》是學(xué)籍認(rèn)證、考學(xué)、考職、評(píng)聘職稱評(píng)定、轉(zhuǎn)正定級(jí)等的重要依據(jù)。個(gè)人檔案內(nèi)相關(guān)材料的缺失會(huì)導(dǎo)致本人以該檔案材料為依據(jù)的個(gè)人證明等無法辦理,這會(huì)直接影響到個(gè)人合法利益的維護(hù)和正常社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的參與。(2)讓畢業(yè)生了解機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞檔案是怎么一回事,機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞有哪些前提條件、要求和須知:機(jī)要局規(guī)定縣團(tuán)級(jí)以上的國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位必須與機(jī)要局建立了機(jī)要投遞關(guān)系后,方可為該單位投遞機(jī)要文件,否則不給投遞機(jī)要。如沒有機(jī)要投遞關(guān)系的中學(xué)就只能將機(jī)要文件投遞到他的上級(jí)機(jī)關(guān)教育局;如外企、民企、私企沒有國(guó)家人事部門規(guī)定的人事管事權(quán),就只能將員工的人事檔案委托給當(dāng)?shù)氐娜瞬胖行倪M(jìn)行管理。機(jī)要文件查詢規(guī)定在一年內(nèi)憑機(jī)要文件編號(hào)協(xié)助查詢,超過一年期限后機(jī)要局就不再協(xié)助查詢了。(3)個(gè)人檔案是組織建立,并由組織保管和使用的個(gè)人人事材料,具有查閱和憑證作用。本人及親屬不能接觸到本人的個(gè)人人事檔案。個(gè)人人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中,本人應(yīng)當(dāng)及時(shí)查詢檔案的轉(zhuǎn)遞動(dòng)態(tài),并及時(shí)到檔案轉(zhuǎn)入機(jī)構(gòu)查詢和確認(rèn)個(gè)人檔案是否已經(jīng)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)入到檔案管理單位。(4)畢業(yè)生派遣工作規(guī)定兩年之內(nèi)變換用人單位必須經(jīng)過改派,每位畢業(yè)生兩年之內(nèi)只有一次改派機(jī)會(huì)。改派必須有原單位的解約函(證明信)、交回第一個(gè)報(bào)到證、提供第二個(gè)用人單位的調(diào)檔函或勞資協(xié)議書。改派在學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心辦理,報(bào)省教育廳批準(zhǔn)后執(zhí)行。改派后持報(bào)到證到戶口遷出地公安機(jī)關(guān)改變戶口遷入地并加蓋公章。改派后持報(bào)到證的附件通知書到個(gè)人檔案所在單位轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案,將通知書交給個(gè)人檔案所在單位,請(qǐng)求將過時(shí)的通知書取出銷毀,將新通知書裝入個(gè)人檔案并按照通知書上的轉(zhuǎn)入單位轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案。(5)“檔隨人走”是檔案轉(zhuǎn)遞的原則,包括人檔不能分離,畢業(yè)生上戶口時(shí)要求見該畢業(yè)生的個(gè)人檔案后,才能上戶口。深圳市人才中心要求畢業(yè)生檔案與戶口同步管理。
二、通過機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案校院分工及注意事項(xiàng)
(1)檔案館專職檔案員負(fù)責(zé)找好“時(shí)點(diǎn)”拷貝學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)中心的《畢業(yè)生派遣數(shù)據(jù)》,打印“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”,裁切“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”,在“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”上加蓋公章。負(fù)責(zé)聯(lián)系省機(jī)要局上傳下達(dá)機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞要求,了解機(jī)要接收單位的要求,確定學(xué)校畢業(yè)生檔案送到省機(jī)要局時(shí)間,訂專業(yè)車輛、定人員和搬運(yùn)工人。(2)檔案館安排布置本校各二級(jí)學(xué)院歸檔、整理、移交時(shí)間、召開培訓(xùn)會(huì)、下達(dá)文件、確定聯(lián)系人員建立聯(lián)系(專職人員指導(dǎo)監(jiān)督、兼職人員)確定各二級(jí)學(xué)院的裝檔時(shí)間。(3)畢業(yè)生檔案以個(gè)人為歸檔單位,該生的所有歸檔材料都應(yīng)夾在該生的《畢業(yè)生登記表》中,包括學(xué)年鑒定、思想品德鑒定表、學(xué)籍卡、體檢表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、報(bào)到證等。(4)學(xué)院分班為裝檔單元,按要求規(guī)范整理畢業(yè)生材料,并在專職檔案員的檢查和指導(dǎo)下完成裝檔封袋工作。(5)學(xué)院分班提取畢業(yè)生的高中檔案,檢查、清點(diǎn)、確認(rèn)畢業(yè)班各班學(xué)生的高中檔案準(zhǔn)確無誤后簽字驗(yàn)收;然后按學(xué)號(hào)排序(小號(hào)在上,大號(hào)在下)檢查是否有誤,檢查無誤后方可與大學(xué)期間產(chǎn)生的檔案材料合并裝檔。(6)學(xué)院提前安排專人到檔案館粘貼機(jī)要文件信封,并負(fù)責(zé)將《機(jī)要轉(zhuǎn)遞通知單》和《機(jī)要轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單》裝入機(jī)要信封。專職檔案員負(fù)責(zé)檢查機(jī)要轉(zhuǎn)遞信息是否準(zhǔn)確無誤!接收機(jī)要文件單位是否建立了機(jī)要文件投遞關(guān)系,機(jī)要文件信封的書寫是否符合機(jī)要文件投遞要求。(7)學(xué)院分班匯總畢業(yè)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料,特別是存放在黨支部書記處的黨員材料,應(yīng)當(dāng)歸入畢業(yè)生的個(gè)人人事檔案袋內(nèi),學(xué)院應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)將學(xué)院帶來的大學(xué)期間檔案材料與入學(xué)前的高中檔案合并后裝入本人的機(jī)要信封,同時(shí)對(duì)照《畢業(yè)生歸檔材料清單》檢查每一位畢業(yè)生材料歸檔情況,確認(rèn)每個(gè)畢業(yè)生已經(jīng)裝檔的材料名稱和份數(shù)。專兼職檔案員共同確認(rèn)全部個(gè)人檔案材料裝完后,再進(jìn)行檢查,經(jīng)過抽查無誤后封袋轉(zhuǎn)遞。(8)學(xué)院負(fù)責(zé)將異常情況在《畢業(yè)生歸檔材料清單》的備注欄內(nèi)特別注明,確認(rèn)是專升本、本校保研、考上本?;蛲庑Q芯可⒋鏅n或緩期轉(zhuǎn)遞、留降級(jí)、待補(bǔ)考延遲畢業(yè)等情況。(9)學(xué)院根據(jù)以上情況分門別類處置畢業(yè)生檔案,按《本校專升本、本校保研和考上本校研究生清單》、《存檔或緩期轉(zhuǎn)遞清單》、《留降級(jí)、待補(bǔ)考延遲畢業(yè)清單》要求,分別打綑向檔案館移交以上學(xué)生檔案。(10)對(duì)正常畢業(yè)生和考上外單位研究生的檔案,按照每一張《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上的順序排列和打綑畢業(yè)生檔案等待轉(zhuǎn)遞,在等待轉(zhuǎn)遞過程中《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上的檔案發(fā)生變化,如毀約改派、要求存檔或緩期轉(zhuǎn)遞的,必須在《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上特別注明情況,處置人必須簽名。(11)檔案館負(fù)責(zé)“安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整”地將畢業(yè)生檔案材料轉(zhuǎn)遞到用人單位或檔案托管機(jī)構(gòu)(畢業(yè)生檔案材料齊全,機(jī)要文件袋嚴(yán)密包封)。
三、畢業(yè)生因特殊原因需申請(qǐng)辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞規(guī)范
畢業(yè)生延緩轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案程序:本人寫出書面延緩轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案申請(qǐng)書,說明為什么要辦理個(gè)人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞理由,經(jīng)學(xué)院考證、審批同意并明確給出處理意見(須審批人簽名加蓋學(xué)院公章),然后申請(qǐng)人持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)書到檔案館學(xué)生檔案室簽訂《畢業(yè)生檔案暫緩轉(zhuǎn)遞協(xié)議書》,最后由專職檔案員在整理歸檔完成后,在轉(zhuǎn)出該生檔案之前抽出該生檔案留下即是。
常見的延緩轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)理由有:(1)用人單位要求有工作試用期3~6個(gè)月不等;(2)用人單位確認(rèn)錄用該畢業(yè)生,但是進(jìn)人編制指標(biāo)待審批落實(shí);(3)西部志愿者、村官等政策允許留存的個(gè)人檔案;(4)用人單位是總公司簽約給出的待遇條件較高,而實(shí)際用人單位是下屬子公司,學(xué)生報(bào)道上崗時(shí)才發(fā)現(xiàn)總公司簽約給出的待遇條件不能兌現(xiàn)而毀約改派;(5)畢業(yè)生盲目簽約或有多家用人單位表示愿意錄用后,該生毀約后改派正在辦理中,不能轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案;(6)畢業(yè)生報(bào)道后,用人單位體檢或試用期不合格,將畢業(yè)生和檔案退回學(xué)校;(7)畢業(yè)生簽約單位在外地離家較遠(yuǎn),學(xué)生父母親不愿意子女遠(yuǎn)行致使畢業(yè)生未報(bào)道而重新派遣;(8)考生父母屬于支邊或“三線”建設(shè)工作多年,學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間學(xué)生家長(zhǎng)已經(jīng)調(diào)往內(nèi)地工作,畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)派遣回原生源所在地而學(xué)生本人要求改派;(9)博士入學(xué)考試時(shí)間安排較晚,錄取和發(fā)出調(diào)檔函時(shí)間就更晚,這部分畢業(yè)生主動(dòng)要求個(gè)人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞;(10)學(xué)生考上博士后調(diào)檔的須在進(jìn)站開題后,才能辦理檔案轉(zhuǎn)遞事宜;(11)外地生源分配到北京市或上海市工作,報(bào)道時(shí)間為1~30天,但是這兩個(gè)城市要求必須有入城指標(biāo)才能上戶口落檔案,工作單位為了避免退檔和方便上戶口主動(dòng)要求學(xué)校辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞,以便用人單位落實(shí)進(jìn)城反指標(biāo)。
一、填報(bào)志愿演練時(shí)間
演練時(shí)間為6月24日、25日。其中,開始時(shí)間為24日9時(shí),考生填報(bào)截止時(shí)間為25日18時(shí),確認(rèn)截止時(shí)間為25日19時(shí)。
填報(bào)志愿演練結(jié)束后,演練數(shù)據(jù)將被清除。
二、填報(bào)志愿時(shí)間
填報(bào)時(shí)間為6月27日—6月29日。其中,考生填報(bào)截止時(shí)間為6月29日18時(shí),確認(rèn)截止時(shí)間為6月29日19時(shí)。
三、軍校補(bǔ)填志愿時(shí)間
填報(bào)時(shí)間為6月30日。其中,考生填報(bào)截止時(shí)間為6月30日18時(shí),確認(rèn)截止時(shí)間為6月30日19時(shí)。
四、工作流程
(一)總體流程
在填報(bào)截止時(shí)間之前,考生登錄工作網(wǎng)(ynzs.cn或ynzk.cn),自行進(jìn)行志愿填報(bào);在確認(rèn)截止時(shí)間之前,考生攜帶第二代身份證和準(zhǔn)考證到確認(rèn)點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)、簽字,完成志愿填報(bào)。
考生登錄工作網(wǎng)時(shí),可以使用高考報(bào)名時(shí)所使用的用戶名,也可以使用高考考號(hào);登錄密碼使用高考網(wǎng)上報(bào)名時(shí)的登錄密碼??忌浀卿浢艽a,可以攜帶準(zhǔn)考證到確認(rèn)點(diǎn)或確認(rèn)點(diǎn)所在縣(市、區(qū))招生考試機(jī)構(gòu)辦理密碼重置。
(二)填報(bào)
在填報(bào)截止時(shí)間之前,考生可反復(fù)登錄工作網(wǎng),自行填報(bào)、調(diào)整志愿。具體操作參閱后文“填報(bào)志愿流程”。
(三)確認(rèn)
在確認(rèn)截止時(shí)間之前,考生必須到確認(rèn)點(diǎn)完成確認(rèn)。確認(rèn)時(shí),考生務(wù)必認(rèn)真核對(duì)確認(rèn)表志愿信息,核對(duì)無誤,方可在確認(rèn)表上簽字,簽字后才能完成確認(rèn)手續(xù),完成了確認(rèn)的考生志愿即為有效志愿。
五、注意事項(xiàng)
(一)考生應(yīng)特別注意,今年我省全科類、全批次繼續(xù)實(shí)行平行志愿投檔錄取模式。在此基礎(chǔ)上,云南省2019年體育類將實(shí)行按專業(yè)投檔??忌谔顖?bào)體育類志愿時(shí),每個(gè)批次可填報(bào)10個(gè)院校志愿(若該批次有體育類預(yù)科計(jì)劃,那么少數(shù)民族考生可在該批次中填報(bào)15個(gè)院校志愿),每個(gè)院校志愿可填報(bào)1個(gè)專業(yè)志愿。投檔時(shí)依據(jù)考生志愿,原則上按照專業(yè)分進(jìn)行排序,招生院校有特殊要求的,按照招生院校公布的錄取原則排序成績(jī),實(shí)行平行志愿投檔。
(二)考生務(wù)必在填報(bào)截止時(shí)間前完成網(wǎng)上填報(bào)志愿,并自覺在確認(rèn)截止時(shí)間前到確認(rèn)點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)。到達(dá)確認(rèn)截止時(shí)間時(shí),確認(rèn)點(diǎn)要完成數(shù)據(jù)提交工作。一經(jīng)提交,任何人(包括考生本人)不得修改考生志愿信息。
(三)考生應(yīng)妥善保管自己的密碼,因密碼泄漏所造成的后果全部由考生本人承擔(dān)。重置密碼的考生,應(yīng)盡快登錄工作網(wǎng)修改密碼。
(四)漢族考生可在“二本及預(yù)科批次”里填報(bào)不超過10個(gè)普通院校志愿,不能填報(bào)預(yù)科院校志愿。符合少數(shù)民族預(yù)科生招生條件的少數(shù)民族考生可填報(bào)不超過10個(gè)普通院校志愿,不超過5個(gè)預(yù)科院校志愿,考生可根據(jù)自己的意愿自由組合普通院校志愿和預(yù)科院校志愿的順序。
(五)軍校補(bǔ)填志愿(以下簡(jiǎn)稱“補(bǔ)填志愿”)是軍校招生投檔錄取的一項(xiàng)改進(jìn)措施。
軍校參加軍檢的考生數(shù)(即軍檢人數(shù))應(yīng)達(dá)到院校招生計(jì)劃的3倍。原始志愿填報(bào)結(jié)束后,省招生考試院將從政治考核合格且分?jǐn)?shù)達(dá)到院校要求的考生中,按照考生志愿,依據(jù)成績(jī)排序,提取軍檢考生名單。軍檢人數(shù)不足3倍的院校,省招生考試院將通過招考頻道及時(shí)公布,開展補(bǔ)填志愿工作,并通過補(bǔ)填志愿完成招生計(jì)劃3倍的軍檢人數(shù)。所有政治考核合格且分?jǐn)?shù)達(dá)到院校要求的考生,都可參加補(bǔ)填志愿。已通知參加軍檢的考生,可通過補(bǔ)填志愿,在原始志愿落選后,增加一次投檔錄取的機(jī)會(huì)。投檔過程中,原始志愿優(yōu)先進(jìn)行投檔。原始志愿錄取的考生,不再參加補(bǔ)填志愿的投檔錄取。原始志愿未被錄取,參加了補(bǔ)填志愿并通過軍檢的考生,即可參加補(bǔ)填志愿的投檔。
(六)考生在填報(bào)志愿前,應(yīng)認(rèn)真閱讀《2019年云南省普通高等院校招生填報(bào)志愿指要》,及時(shí)了解我省今年各批次、各科類的志愿設(shè)置和投檔錄取過程中的各項(xiàng)政策;通過教育部“陽光高考”平臺(tái)認(rèn)真閱讀院校招生章程和通過《2019年云南省普通高校招生計(jì)劃版》了解院校招生信息和報(bào)考條件;報(bào)考自主招生批次等特殊類型招生的考生,還要通過瀏覽院校網(wǎng)站,了解院校招生具體要求。
(七)藝術(shù)類考生在填報(bào)藝術(shù)類志愿時(shí)要特別注意,考生必須要具有所填報(bào)的專業(yè)認(rèn)可的專業(yè)成績(jī),否則將無法參與投檔。
(八)專項(xiàng)計(jì)劃資格審查和網(wǎng)上填報(bào)志愿相關(guān)聯(lián),只有通過了相應(yīng)專項(xiàng)資格審查的考生,在填報(bào)志愿時(shí),方能填報(bào)相應(yīng)的專項(xiàng)批次志愿。
(九)非西藏生源定向西藏就業(yè)考生報(bào)考條件為參加2019普通高考的應(yīng)屆高中畢業(yè)生,錄取標(biāo)準(zhǔn)不低于各有關(guān)高校在我省本科一本批次學(xué)校調(diào)檔分?jǐn)?shù)線以下40分;報(bào)考定向西藏就業(yè)招生計(jì)劃志愿的考生需填寫《云南省普通高校招生考生報(bào)考定向西藏就業(yè)志愿申請(qǐng)書》,并由考生家長(zhǎng)或監(jiān)護(hù)人簽署意見后,所填報(bào)的定向西藏就業(yè)招生計(jì)劃志愿方為有效志愿;考生錄取后,須與西藏自治區(qū)人力資源和社會(huì)保障廳(定向教師培養(yǎng)計(jì)劃與西藏自治區(qū)教育廳)、招生學(xué)校分別簽訂“定向西藏就業(yè)協(xié)議書”,只有簽訂了“定向西藏就業(yè)協(xié)議書”的考生,學(xué)校方可為考生辦理新生報(bào)到和注冊(cè)手續(xù)。拒簽“定向西藏就業(yè)協(xié)議書”者,學(xué)校將不予辦理新生報(bào)到和注冊(cè)手續(xù),取消其入學(xué)資格,其責(zé)任由考生自負(fù)。
(十)考生網(wǎng)上報(bào)名時(shí),在“是否參加體育專業(yè)考試”欄目選擇了“參加”的考生,可以同時(shí)填報(bào)體育類志愿和相應(yīng)的文、理科志愿;在“是否參加藝術(shù)專業(yè)考試”欄目選擇了“參加”的考生,可以同時(shí)填報(bào)藝術(shù)類志愿和相應(yīng)的文、理科志愿。在同一批次中,體育、藝術(shù)類志愿優(yōu)先投檔,一經(jīng)投檔,余下的任何科類的志愿將不再進(jìn)行投檔??忌鷳?yīng)根據(jù)專業(yè)考試合格情況和自己意愿選擇科類進(jìn)行填報(bào)。
(十一)在前期其他考試中被普通高等學(xué)校錄取,包括高職單招、高職擴(kuò)招和運(yùn)動(dòng)訓(xùn)練、武術(shù)與民族傳統(tǒng)體育專業(yè)單招等的考生,不再參加本次填報(bào)志愿。