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一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高認(rèn)識(shí),切實(shí)把平安綜合治理工作落到實(shí)處
一是成立了以局長(zhǎng)任組長(zhǎng)、副局長(zhǎng)任副組長(zhǎng)、各科室人員人為成員的檔案局平安綜治工作領(lǐng)導(dǎo)小組;二是把平安綜治工作納入重要議事日程,凡全局研究工作,始終把平安綜治工作作為重要議題進(jìn)行研究部署,堅(jiān)持每季專題研究一次的工作制度;三是制定平安綜治工作實(shí)施方案,與檔案業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同考核、同督導(dǎo),主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓,相關(guān)科室負(fù)責(zé)人具體抓,集中精力、集中時(shí)間,責(zé)任到人,措施到位,確保了該工作取得實(shí)效;四是健全完善各項(xiàng)綜合治理規(guī)章制度。我局制定了《區(qū)檔案局庫(kù)房管理制度》、《區(qū)檔案局節(jié)假日值班制度》等加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理的規(guī)章制度。從工作管理、紀(jì)律管理、學(xué)習(xí)管理、崗位職責(zé)、綜合治理等方面進(jìn)行量化質(zhì)化規(guī)范工作、規(guī)范行為,使全局綜合治理工作做到了有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有工作措施、有檢查考核。
二、抓住重點(diǎn),逐項(xiàng)落實(shí),做好檔案安全監(jiān)管
一、工作開(kāi)展情況
(一)圍繞“三創(chuàng)一辦”,全力搞好服務(wù)
(二)圍繞“民生檔案”,努力搞好服務(wù)
2、社區(qū)檔案工作。指導(dǎo)區(qū)(市、縣)檔案局開(kāi)展社區(qū)建檔工作。全市375個(gè)社區(qū),目前已完成建檔366個(gè),建檔率達(dá)98%。
3、農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作。繼續(xù)按照村級(jí)檔案工作“七有”目標(biāo),抓好237個(gè)行政村示范點(diǎn)工作。
4、企業(yè)檔案工作。派專人指導(dǎo)改制和破產(chǎn)企業(yè)搞好檔案管理工作,保障職工的合法權(quán)益。幫助天力柴油機(jī)廠、橡膠工業(yè)公司等剩余7家政策性破產(chǎn)企業(yè)整理寄存檔案4萬(wàn)余卷。
5、重大工程項(xiàng)目檔案登記管理。選派業(yè)務(wù)骨干積極參與了省檔案局對(duì)磷礦重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案檢查驗(yàn)收工作;組織人員對(duì)城市區(qū)域內(nèi)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行了專項(xiàng)檢查。
(三)圍繞業(yè)務(wù)工作,夯實(shí)發(fā)展基礎(chǔ)
1、檔案信息化建設(shè)。加大數(shù)字化力度,共錄入條目數(shù)據(jù)46.8萬(wàn)余條。加快檔案數(shù)字化管理平臺(tái)科研項(xiàng)目的試驗(yàn)步伐,目前各項(xiàng)工作進(jìn)展比較順利。
3、搞好國(guó)家重點(diǎn)檔案搶救和保護(hù)工作。完成了市檔案館、區(qū)檔案館和縣檔案館2012年國(guó)家重點(diǎn)檔案搶救和保護(hù)項(xiàng)目的申報(bào)工作。采取公司運(yùn)作的模式對(duì)市檔案館國(guó)家重點(diǎn)檔案進(jìn)行搶救和保護(hù),目前已完成招投標(biāo)工作。
我局歷來(lái)對(duì)檔案管理工作非常重視,近幾年來(lái)我局檔案工作大局黨委領(lǐng)導(dǎo)下,在區(qū)檔案局的指導(dǎo)下,一步一個(gè)臺(tái)階,逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化,實(shí)現(xiàn)了檔案管理的跨越發(fā)展,2004年被省檔案局評(píng)為全省檔案工作先進(jìn)集體?,F(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下。
一、高度重視,落實(shí)責(zé)任,確定責(zé)任制
我局檔案管理工作的發(fā)展與業(yè)務(wù)建設(shè),既有上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的支持,又有局領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視,更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,確定了領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,并明確工作人員,劃定階段性任務(wù)、目標(biāo),規(guī)定對(duì)各股室、各基層單位檔案工作實(shí)行目標(biāo)管理,實(shí)現(xiàn)了檔案管理制度化、規(guī)范化。同時(shí),局黨委和局長(zhǎng)辦公會(huì)把學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》,提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平,列入了機(jī)關(guān)工作的重要議事日程,對(duì)檔案工作進(jìn)行了多次的專題研究,重點(diǎn)查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié),制定整改措施,研究探討進(jìn)一步做好檔案管理和服務(wù)的辦法措施,對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行認(rèn)真的部署安排,促進(jìn)工作的落實(shí)。同時(shí)從經(jīng)濟(jì)投入、人員配備、設(shè)備裝具購(gòu)置等方面給予大力支持,確保檔案室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和安全。
二、完善各項(xiàng)規(guī)章制度,加強(qiáng)檔案宣傳工作。
為了把檔案工作落到實(shí)處,我們將檔案負(fù)責(zé)人的職責(zé)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍之內(nèi),進(jìn)一步完善了檔案的接收、整理、修改補(bǔ)充、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀制度,制定了“三同步”、“四參加”制度,并在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)下貫徹落實(shí)。同時(shí),檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,許多人對(duì)檔案工作比較陌生,不夠了解,不夠重視,為此,我們加強(qiáng)了檔案宣傳工作,在全局職工大會(huì)上多次強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案的管理、使用和愛(ài)護(hù),并組織全局干部職工結(jié)合“四五普法”學(xué)習(xí)了《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,取得了較好的效果,全局檔案管理法律意識(shí)明顯加強(qiáng)。
三、嚴(yán)格做好檔案收集、保管、利用、設(shè)備管理工作。
嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料,做好文件的收集、歸檔工作。對(duì)檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
對(duì)于各基層單位的檔案管理,我們經(jīng)常深入基層,要求嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料,做好文件的收集、歸檔工作,對(duì)檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
全系統(tǒng)現(xiàn)藏有檔案4萬(wàn)多卷(冊(cè)),地圖1.5萬(wàn)張,其中:文書(shū)檔案11000卷,照片檔案102本,聲像檔案150盤(pán)。檔案室面積570平方米,檔案庫(kù)房面積475平方米,同時(shí),購(gòu)置了實(shí)物檔案柜和密集架,配備了電腦等自動(dòng)化管理系統(tǒng),基本實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。水利系統(tǒng)已有12個(gè)單位的檔案室達(dá)到了省級(jí)檔案管理一級(jí)標(biāo)準(zhǔn),4個(gè)單位達(dá)到了國(guó)家二級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)。
局機(jī)關(guān)檔案室藏有自1957年以來(lái)47年的檔案4000多冊(cè),其中:文書(shū)檔案1961卷(永久856卷,長(zhǎng)期623卷,短期482卷),科技檔案1017卷,照片檔案17本,聲像檔案80盤(pán),財(cái)務(wù)檔案1000多卷,檔案室保存了建國(guó)以來(lái)的水文年鑒歷史資料和水利建設(shè)、旱澇災(zāi)害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設(shè)中發(fā)揮了很大的優(yōu)勝。1992年局機(jī)關(guān)檔案室達(dá)到了省級(jí)檔案管理一級(jí)標(biāo)準(zhǔn);1999年被市委、市政府評(píng)為全市檔案工作先進(jìn)集體;2004年被省檔案局評(píng)為全省檔案工作先進(jìn)集體。
四、加大投入,嚴(yán)肅紀(jì)律,確保檔案安全。
檔案安全是檔案工作的重中之重,我們要求檔案工作者要從對(duì)黨、對(duì)國(guó)家、對(duì)人民負(fù)責(zé)的高度,深刻認(rèn)識(shí)檔案安全的重要性,自覺(jué)從思想上、行動(dòng)上確保把檔案安全放在首位,要求時(shí)刻牢記“檔案安全,責(zé)任重于泰山”,牢固樹(shù)立“安全第一,預(yù)防為主”的思想,堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理,確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。把安全工作重點(diǎn)從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來(lái)。在自查的基礎(chǔ)上,對(duì)重點(diǎn)部位和可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點(diǎn)檢查。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和隱患,采取了有力措施,及時(shí)整改,堅(jiān)決堵塞危及檔案安全的漏洞,防止各種危害檔案安全事故的發(fā)生。建立健全檔案安全規(guī)章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的規(guī)章制度,真正做到責(zé)任到人,措施到位。檔案室內(nèi)配有滅火器、防蟲(chóng)劑、溫度計(jì)等設(shè)備,達(dá)到檔案庫(kù)房“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求,確保檔案安全,目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀現(xiàn)象,確保了檔案的安全。增強(qiáng)了檔案利用的安全意識(shí),正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系,既保證檔案不丟失、不損壞,又保證了檔案信息不失密、不泄密。
五、做好服務(wù)利用工作。
檔案工作的目的就是為了方便提供利用,我們對(duì)于前來(lái)查檔利用者,熱情接待,不怕麻煩,想法設(shè)法為其排憂解難。2005年已經(jīng)接待利用者人次,查閱檔案資料卷冊(cè),出具證明份,復(fù)印檔案資料頁(yè)。為全區(qū)水利建設(shè)做提供了重要依據(jù)和可使節(jié)借鑒的資料。
六、今后檔案工作設(shè)想
今后檔案工作的目標(biāo)是,以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo),貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī),堅(jiān)持依法治檔,依法監(jiān)督;立足現(xiàn)實(shí),著眼未來(lái),強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制;積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源,充分利用現(xiàn)代化手段,為水利建設(shè)提供更方便、快捷的服務(wù)。重點(diǎn)做好以下幾項(xiàng)工作:
1、繼續(xù)學(xué)習(xí)宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》,堅(jiān)持依法管理檔案。
2、做好檔案日常管理工作。采用科學(xué)先進(jìn)的管理手段管理檔案,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索微機(jī)化。
3、加大聲像實(shí)物檔案的收集力度。
一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),健全工作機(jī)構(gòu)
接到市運(yùn)管局下發(fā)的關(guān)于做好道路運(yùn)輸車輛檔案管理迎檢工作的通知后,我所領(lǐng)導(dǎo)高度重視,辦公室第一時(shí)間轉(zhuǎn)發(fā)了相關(guān)文件,所業(yè)務(wù)股為此次活動(dòng)制定了方案,專門(mén)成立了縣道路運(yùn)輸車輛檔案管理檢查領(lǐng)導(dǎo)小組,由所長(zhǎng)任組長(zhǎng),分管維修工作的副所長(zhǎng)任副組長(zhǎng),具體實(shí)施開(kāi)展次項(xiàng)工作。
二、宣傳到位,企業(yè)自查階段
在7月上旬,我所把全縣各客貨運(yùn)輸企業(yè)、維修企業(yè)、檢測(cè)中心的負(fù)責(zé)人,車輛技術(shù)檔案管理工作人員召集到運(yùn)管所,向他們宣貫此次活動(dòng)的內(nèi)容和要求,并下發(fā)了車輛技術(shù)檔案管理自查表,進(jìn)行自查自糾,對(duì)本企業(yè)所涉及的營(yíng)運(yùn)車輛按照“一車一檔”和檔案規(guī)范化內(nèi)容的要求,進(jìn)行整理完善,確保檔案資料完備性。
三、集中力量,監(jiān)督檢查及整改階段
一、基本情況
我委是主管全縣工業(yè)經(jīng)濟(jì)的政府工作部門(mén),檔案管理對(duì)*縣工業(yè)經(jīng)濟(jì)又好又快發(fā)展起著至關(guān)重要的作用,我委黨委高度重視檔案管理工作,為認(rèn)真貫徹好檔案法,切實(shí)抓好各類檔案管理工作,我委著重抓了如下幾個(gè)方面工作:
1.領(lǐng)導(dǎo)重視,分工明確。我委明確了由經(jīng)委副主任周忠政同志分管檔案工作,并由辦公室具體負(fù)責(zé)日常檔案管理,各股室配合檔案管理工作。辦公室專門(mén)落實(shí)了一名工作人員專職檔案管理工作,做到了專人專管,工作分工明確。
2.經(jīng)費(fèi)及設(shè)施落實(shí)。經(jīng)委設(shè)立了專門(mén)的綜合檔案室,并配備了檔案柜等必須設(shè)備。近幾年來(lái),我委共投入檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)*2萬(wàn)多元,主要用于檔案管理的設(shè)備及整理等費(fèi)用。
3.各類檔案管理規(guī)范。一是我委在20*年對(duì)近幾年未整理的檔案資料移交縣檔案局進(jìn)行了整理,投入經(jīng)費(fèi)近萬(wàn)元。同時(shí)我委進(jìn)行了檔案分類,裝袋、裝盒,并進(jìn)行了入柜,做到了無(wú)積存零散文件。二是檔案查閱必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,按照相關(guān)手續(xù)借閱,并在當(dāng)天歸還借閱文件。
通過(guò)妥善的保管和及時(shí)的整理檔案,我委目前檔案規(guī)范,未出現(xiàn)人為造成的檔案丟失和損壞以及泄密事件。
二、存在問(wèn)題
我委在檔案管理中雖然取得了一定的成績(jī),但也存在著如下主要問(wèn)題。
1.檔案室設(shè)施落后,有等進(jìn)一步完善。
2.破產(chǎn)企業(yè)檔案移交困難。主要原因是移交企業(yè)檔案收費(fèi)過(guò)高,由于我委經(jīng)費(fèi)不足,致使多個(gè)企業(yè)的人事、文書(shū)檔案目前未移交相關(guān)存檔部門(mén)。
三、今年主要思路和打算
一、基本情況
目前,我單位現(xiàn)有專職檔案員1名,各業(yè)務(wù)科室兼職檔案員1名。 受客觀條件限制,我街道現(xiàn)檔案室、檔案柜等各種硬件條件嚴(yán)重不足。檔案室與辦公室公用辦公場(chǎng)所1間,檔案柜4個(gè)?,F(xiàn)存檔案共 余件(卷),其中:文書(shū)檔案 件(永久 件、30年存檔期限 件,10年存檔期限 件);照片檔案 冊(cè),共計(jì) 張;實(shí)物檔案 件;電子檔案 盤(pán);會(huì)計(jì)檔案 件;科技檔案 卷 ;專業(yè)檔案 卷。
二、多措并舉,進(jìn)一步做好檔案管理工作
(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。為加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),我單位成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和鑒定工作。綜合檔案室專職檔案管理人員,統(tǒng)一管理全單位文書(shū)、聲像、實(shí)物等各種檔案的收集、管理、整理、保管、移交及開(kāi)發(fā)利用,指導(dǎo)和監(jiān)督各科室檔案管理工作。各科室主要負(fù)責(zé)人為本科室檔案管理第一責(zé)任人,安排一名同志擔(dān)任兼職檔案員,負(fù)責(zé)收集、整理本科室已形成的文件材料,按規(guī)定時(shí)間向站檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料,協(xié)助綜合檔案室做好有關(guān)檔案整理工作。
(二)健全管理制度、加強(qiáng)檔案規(guī)范管理。建立健全各項(xiàng)檔案管理制度,使檔案管理工作更加有組織、有計(jì)劃、有程序的開(kāi)展。在原有《規(guī)章制度匯編》的基礎(chǔ)上,不斷完善、細(xì)化全單位檔案管理的各項(xiàng)要求,規(guī)范、充實(shí)了《檔案管理制度》的內(nèi)容,加強(qiáng)了檔案收集、整理、移交、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)管理工作。收集和整理做到齊全完整、分類清楚、編排有序,無(wú)當(dāng)年積存零散文件;文件歸檔做到歸檔范圍明確、保管期限準(zhǔn)確、檔案完整安全;在檔案移交上做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)上報(bào)、全面移交。不斷加強(qiáng)檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作,檔案保管安全,從沒(méi)有出現(xiàn)過(guò)檔案失密、泄密、損壞等違反《檔案法》現(xiàn)象,檔案鑒定工作在正常的規(guī)范制度下進(jìn)行。在現(xiàn)代化管理上,我單位配備了“檔案管理軟件”,實(shí)現(xiàn)了便捷、高效、安全的計(jì)算機(jī)檢索與查詢,較好地發(fā)揮了檔案現(xiàn)代化管理工具的作用,提高了檔案利用效率和效果。
(三)加強(qiáng)能力建設(shè),提高檔案管理水平。我單位按檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn),要求全體工作人員都參與檔案的收集、整理,理順內(nèi)部關(guān)系,完善各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,消除了各部門(mén)之間相互推諉、扯皮現(xiàn)象,解決了管理缺位、協(xié)調(diào)不暢的問(wèn)題。一是加強(qiáng)自身建設(shè),提高服務(wù)意識(shí)。我單位以轉(zhuǎn)變干部作風(fēng),加強(qiáng)行政效能建設(shè)為契機(jī),認(rèn)真學(xué)習(xí)上級(jí)文件和領(lǐng)導(dǎo)講話精神,不斷提高業(yè)務(wù)水平,并在加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)、推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新、強(qiáng)化行政職能、提供檔案服務(wù)等方面做了大量工作。二是加強(qiáng)檔案法制建設(shè),推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展沿著制度化、規(guī)范化方向邁進(jìn)。我們認(rèn)真組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》和省、市有關(guān)檔案工作會(huì)議精神,在全單位干部職工中樹(shù)立檔案法律意識(shí)。在工作中增強(qiáng)檔案利用安全意識(shí),正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系,既保證了檔案不丟失、不損壞,又保證了檔案信息不失密、不泄密。定通過(guò)建立健全檔案保管、利用、保護(hù)、保密等規(guī)章制度,做到了檔案使用制度化、規(guī)范化。三是重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。除積極參加市檔案單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)外,還組織檔案管理人員及各村(居)“兩委”到市檔案局學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn),交流心得,使檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和工作能力有了明顯提高。
三、今后主要思路和打算
今后檔案工作重點(diǎn)做好以下幾項(xiàng)工作:
一是以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo),認(rèn)真貫徹實(shí)施太原市、古交市的相關(guān)檔案管理制度,嚴(yán)格按照檔案管理的要求,不斷夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ),提高檔案服務(wù)水平。
一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的重要性
(一)極大方便了檔案的查詢和使用
社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化,只要輸入關(guān)鍵詞搜索,計(jì)算機(jī)上就會(huì)迅速查詢出有關(guān)的資料信息,大大提高了效率。同時(shí)還可以用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行處理,有效提高了檔案信息的安全性。
(二)有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理科學(xué)化
社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化,促使新型的信息采集、管理服務(wù)職能取代了原來(lái)傳統(tǒng)檔案保管和使用職能,既體現(xiàn)了社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步,更提高了保險(xiǎn)社會(huì)服務(wù)功能。
(三)可以有效提高檔案信息利用的時(shí)效性
社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化,可以使檔案信息通過(guò)遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能,實(shí)現(xiàn)了資源共享。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化,這就要求工作人員改變傳統(tǒng)管理思想,加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高自身的信息化管理水平。
二、目前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化存在的問(wèn)題
(一)檔案管理信息化模式實(shí)效性較低
一些社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和工作人員面對(duì)當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)潮流,對(duì)實(shí)體檔案也進(jìn)行了數(shù)字化、信息化處理,借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)瀏覽檢索。但是缺乏對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的深刻認(rèn)識(shí),只重視管理系統(tǒng)的建設(shè),重藏輕用,而忽視了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用,導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化利用效能低下。
(二)信息保密性及安全系數(shù)不高
隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及及使用,社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)不斷增加,網(wǎng)絡(luò)病毒和木馬、網(wǎng)絡(luò)黑客入侵、工作人員無(wú)意泄漏、電磁泄漏等都威脅著信息安全,社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保密性及安全系數(shù)較低。
(三)檔案信息管理人才缺乏
社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門(mén)中缺少檔案管理知識(shí)熟練、信息化技術(shù)水平高的工作人員,各級(jí)政府也忽視了對(duì)檔案管理信息化人才的培養(yǎng),導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)受阻。
三、推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的舉措
(一)建立完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制體制
建立起社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制,就需要?jiǎng)?chuàng)新完善檔案管理制度,統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn),在科學(xué)的制度管理下進(jìn)行管理,優(yōu)化整合資源,實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享。
(二)創(chuàng)新社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作信息化的服務(wù)方式
要使這項(xiàng)工作順利進(jìn)行,就需要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式,運(yùn)用社會(huì)保險(xiǎn)信息資源和的先進(jìn)技術(shù),實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息管理,啟用公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng),為社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
(三)提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平
要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn),不斷提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能和計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平,確保檔案管理人員具有高度專業(yè)化技能,能熟練應(yīng)用加密或數(shù)字簽名技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔、備份、保存,保證檔案管理信息化工作正常進(jìn)行。
(四)健全社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息數(shù)據(jù),加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全控制
社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作量大、內(nèi)容多、關(guān)系復(fù)雜,管理難度大,這就需要建立健全社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù),可以快速準(zhǔn)確的找到相應(yīng)的資料信息,提高檔案管理的有效性。同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范和保護(hù)措施,保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和非法訪問(wèn)。強(qiáng)化硬件防護(hù)技術(shù),對(duì)電子檔案當(dāng)定期檢測(cè)和拷貝,避免人為失誤操作,防止數(shù)據(jù)丟失,確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息安全。
(五)提高檔案信息資源利用率
一、活動(dòng)開(kāi)展基本情況
我局黨員共12名(其中退休黨員4名、預(yù)備黨員1名),共發(fā)放學(xué)習(xí)資料68冊(cè),集中學(xué)習(xí)9次(其中集中夜學(xué)6次),開(kāi)展大討論活動(dòng)4次,黨組書(shū)記在單位和聯(lián)系村各上黨課1次,集中觀看警示教育片《蘇共20年祭》和《焦裕祿》各1次,全體干部職工參加全縣集中學(xué)習(xí)2次。通過(guò)各種方式征求到五種對(duì)象各類意見(jiàn)26條。
二、主要做法
(一)高度重視,做好工作部署。全縣教育實(shí)踐活動(dòng)動(dòng)員大會(huì)召開(kāi)以后,我局根據(jù)縣委教育實(shí)踐活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一部署,迅速成立了以黨組書(shū)記為組長(zhǎng),班子其他成員為副組長(zhǎng),各股室負(fù)責(zé)人為成員的領(lǐng)導(dǎo)小組,并下設(shè)局領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室,健全了組織體系,并明確分工,責(zé)任落實(shí)到人;2月21日,結(jié)合我局工作實(shí)際,經(jīng)過(guò)局黨組會(huì)議研究和督導(dǎo)組審核,出臺(tái)了我局教育實(shí)踐活動(dòng)方案;2月24日,經(jīng)請(qǐng)示督導(dǎo)組,我局召開(kāi)了教育實(shí)踐活動(dòng)動(dòng)員大會(huì),對(duì)我局的教育實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行了總體部署,下發(fā)了活動(dòng)方案,同時(shí),第八督導(dǎo)組對(duì)我局的實(shí)踐活動(dòng)提出了具體、明確、具有指導(dǎo)意義的要求。
(二)深入學(xué)習(xí),筑牢思想根基。在動(dòng)員部署大會(huì)召開(kāi)以后,我局全體黨員馬上進(jìn)入“學(xué)習(xí)狀態(tài)”,采取領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)學(xué)、集中夜學(xué)、個(gè)人自學(xué)的多種方式,對(duì)的系列重要講話精神(特別是在蘭考調(diào)研教育實(shí)踐活動(dòng)時(shí)的重要講話精神)、“5本書(shū)”、、黨史、十和十八屆三中全會(huì)精神、黨內(nèi)各項(xiàng)法紀(jì)法規(guī)、中央的八項(xiàng)規(guī)定、省委六條意見(jiàn)、市委二十四條意見(jiàn)等內(nèi)容進(jìn)行了全面學(xué)習(xí),以此引導(dǎo)全體黨員干部深化對(duì)教育實(shí)踐活動(dòng)的認(rèn)識(shí),掌握改進(jìn)提高的參照物,為下一步征求意見(jiàn)及查擺問(wèn)題環(huán)節(jié)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),將思想行動(dòng)統(tǒng)一到縣委教育實(shí)踐活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一安排和部署上來(lái)。據(jù)統(tǒng)計(jì),我局書(shū)記講黨課2次,全體黨員干部集中學(xué)習(xí)9次,開(kāi)展大討論活動(dòng)4次,學(xué)時(shí)均超過(guò)班子成員5天、普通黨員3天的標(biāo)準(zhǔn),個(gè)別同志自學(xué)達(dá)到10小時(shí)以上;班子成員學(xué)習(xí)筆記均在1萬(wàn)字以上,普通黨員學(xué)習(xí)筆記均在7000字以上,并且認(rèn)真撰寫(xiě)了心得體會(huì)。
(三)結(jié)合實(shí)際,開(kāi)展教育討論。我局在日常監(jiān)管工作非常繁忙的情況下,為了教育實(shí)踐活動(dòng)和日常工作“兩手抓、兩不誤、兩促進(jìn)”,把集中學(xué)習(xí)時(shí)間調(diào)整為每周二、四晚上7點(diǎn)半至9點(diǎn)半,形成“白天集中精力抓工作,晚上靜下心來(lái)搞學(xué)習(xí)”的良好格局。我局分別在4月3日、4月10日和5月21日進(jìn)行了假如我是服務(wù)對(duì)象、踐行群眾觀爭(zhēng)做好干部、在蘭考講話討論和怎樣做一名好干部4次大討論活動(dòng),黨員干部們踴躍發(fā)言,進(jìn)行自我反思和自我教育,經(jīng)過(guò)匯總梳理,形成了20條縣安監(jiān)局好干部具體標(biāo)準(zhǔn)。3月14日下午,我局全體黨員干部參加了全縣集中理論學(xué)習(xí),聽(tīng)取市委黨校教授劉克梁的講座《新時(shí)期黨的群眾路線的傳承與弘揚(yáng)》。5月23日至24日,我局全體干部職工在縣大禮堂參加了十八屆三中全會(huì)專題輔導(dǎo)。
(四)開(kāi)門(mén)納諫,廣泛征求意見(jiàn)。根據(jù)《縣安監(jiān)局黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)學(xué)習(xí)教育、聽(tīng)取意見(jiàn)環(huán)節(jié)工作實(shí)施方案》文件要求,我局黨組采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái),面對(duì)面、背靠背的各種方式,力求做到真聽(tīng)意見(jiàn)、聽(tīng)真意見(jiàn)。具體采取了座談會(huì)形式征求意見(jiàn)3次,上門(mén)征求退休干部、兩代表一委員、聯(lián)系村基層干部、服務(wù)對(duì)象意見(jiàn)各2人以上,書(shū)面征求全體干部職工意見(jiàn)1次,在單位顯著位置設(shè)立意見(jiàn)箱1個(gè)。經(jīng)過(guò)原汁原味的梳理,征求到各類意見(jiàn)31條。
(五)加大宣傳,營(yíng)造濃厚氛圍。教育實(shí)踐活動(dòng)開(kāi)展以來(lái),我局一是充分利用宣傳欄、QQ群、手機(jī)短信等方式,及時(shí)宣傳傳達(dá)教育實(shí)踐活動(dòng)相關(guān)文件和會(huì)議精神;二是安排專人負(fù)責(zé),通過(guò)書(shū)籍、網(wǎng)絡(luò)等載體收集學(xué)習(xí)資料,打包上傳到QQ群共享,提醒大家下載學(xué)習(xí);三是按照縣委活動(dòng)辦及督導(dǎo)組要求,每周五中午12點(diǎn)前按時(shí)報(bào)送工作動(dòng)態(tài)及新聞信息。
(六)嚴(yán)格排查,認(rèn)真開(kāi)展“回頭看”工作。根據(jù)統(tǒng)一部署,我局對(duì)照督導(dǎo)組規(guī)定的“六查、兩看、兩項(xiàng)具體工作”的要求,結(jié)合我局活動(dòng)開(kāi)展的實(shí)際情況,列出回頭看清單、時(shí)間表和責(zé)任人,用整改安全隱患的精神,逐條檢查、逐條整改、逐條銷號(hào),確保學(xué)習(xí)教育4個(gè)100%(即黨員參學(xué)率100%、學(xué)習(xí)內(nèi)容覆蓋率100%、學(xué)習(xí)時(shí)間達(dá)標(biāo)100%、學(xué)習(xí)筆記字?jǐn)?shù)達(dá)標(biāo)100%),筆記本上3個(gè)有(班子成員有談話提綱、有在蘭考重要講話精神討論提綱、全體黨員有心得體會(huì)),大討論活動(dòng)3個(gè)實(shí)(4次大討論內(nèi)容是否圍繞規(guī)定主題扎實(shí)開(kāi)展、全體黨員干部是否切實(shí)結(jié)合自身工作實(shí)際發(fā)言、經(jīng)過(guò)梳理匯總是否形成實(shí)實(shí)在在的本局好干部的具體標(biāo)準(zhǔn)),征求意見(jiàn)3個(gè)全(征求意見(jiàn)方式全覆蓋、征求意見(jiàn)五種對(duì)象全覆蓋、征求到的意見(jiàn)原汁原味梳理全面匯總)和是否存在密切聯(lián)系群眾切身利益、聯(lián)系服務(wù)群眾最后一公里問(wèn)題。
關(guān)鍵詞:社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù) 檔案管理 策略分析
社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作主要指對(duì)社保檔案進(jìn)行收集、整理、分類、裝訂,以及之后的移交、保管、堅(jiān)定等一系列工作,社保檔案的管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理工作中的基礎(chǔ)部分,但卻對(duì)社保工作的順利展開(kāi)有著重要影響作用。現(xiàn)階段,我國(guó)具有較為龐大的社保檔案庫(kù),這給檔案的管理帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn),而我國(guó)社保檔案管理工作存在較多不足,并已經(jīng)影響到了社保工作的高效展開(kāi),因此必須對(duì)其展開(kāi)深入研究,不斷提高我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理水平。
一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀
(一)缺乏先進(jìn)的檔案管理手段
目前,大多數(shù)的社保檔案仍然采用傳統(tǒng)的管理方式,并沒(méi)有采取電子信息化的管理手段,這給檔案的查閱帶來(lái)了極大困難。許多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)受到環(huán)境條件的限制,沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案存放室,許多檔案資料被分開(kāi)保存,不僅給檔案的保存與查閱帶來(lái)了極大的困難,同時(shí)也加大了檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)。而具有專門(mén)檔案室的機(jī)構(gòu),其檔案管理手段也較為落后,軟硬件設(shè)施極度缺乏,同時(shí)也缺少專業(yè)的管理人才,因此也無(wú)法達(dá)到較好的檔案管理效果。
(二)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學(xué)性
社會(huì)保險(xiǎn)在社會(huì)保障體系中占據(jù)著重要地位,而其包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等多個(gè)類別,這就造成一個(gè)人的保險(xiǎn)資料被分別保存在不同的經(jīng)辦機(jī)構(gòu),這種分散管理方式給保險(xiǎn)人的資料查詢帶來(lái)了極大困難,也極易出現(xiàn)管理紕漏,管理方式缺乏足夠的科學(xué)性。
(三)社保檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對(duì)較低
同時(shí),社保檔案管理工作中還存在專業(yè)人才缺乏的不足,管理人員的專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低,無(wú)法滿足檔案管理工作的需求。許多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)缺少專業(yè)的管理人員,其管理員工缺少足夠的專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技術(shù),因此也無(wú)法較好的進(jìn)行檔案管理工作。同時(shí),經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也缺少足夠的員工培訓(xùn)工作,沒(méi)有充分意識(shí)到培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員的重要性,這也極大的限制了檔案管理工作的發(fā)展。
二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的策略分析
(一)促進(jìn)社保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化
在加強(qiáng)社保檔案管理工作時(shí),首先必須建立完善的管理制度與管理程序,促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。依據(jù)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)政策,加快檔案管理工作相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè),同時(shí)構(gòu)建完善的檔案管理體系,逐步促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。
(二)加強(qiáng)社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)
加強(qiáng)社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)主要是指對(duì)檔案庫(kù)“八防”建設(shè)與管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。為了保障社保檔案管理室的環(huán)境安全性,必須加強(qiáng)檔案室防火、防光、防塵以及防高溫等方面的管理,同時(shí)還應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的完全對(duì)接,從而達(dá)到對(duì)檔案管理的全面控制。
(三)重視社保檔案的動(dòng)態(tài)化管理
保險(xiǎn)人的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)將具有多個(gè)環(huán)節(jié),因此必須重視對(duì)社保檔案的動(dòng)態(tài)化管理,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的全過(guò)程管理。為了達(dá)到對(duì)個(gè)人業(yè)務(wù)檔案的全過(guò)程管理,必須要對(duì)保障對(duì)象的個(gè)人變動(dòng)情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,定期進(jìn)行檔案信息的調(diào)查核實(shí),從而保證檔案信息的真實(shí)有效,從而能夠充分發(fā)揮社保檔案的證據(jù)價(jià)值。
(四)促進(jìn)社保檔案的信息化管理
社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的辦理過(guò)程中將產(chǎn)生大量的紙質(zhì)材料,而紙質(zhì)材料在保存與移交過(guò)程中將極大的受到外界環(huán)境的影響,且將給工作人員帶來(lái)極大的工作量,因此必須盡快促進(jìn)社保檔案的信息化管理,通過(guò)將紙質(zhì)檔案存錄為數(shù)字檔案、數(shù)據(jù)備份以及建立社會(huì)保障號(hào)碼發(fā)放制度,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的信息化管理,從而極大的提高檔案管理效率與安全性。
(五)加強(qiáng)社保檔案管理人才培養(yǎng)
檔案管理人員的對(duì)提高社保檔案的管理水平有著重要影響,因此必須加強(qiáng)對(duì)專業(yè)管理人才的培養(yǎng)工作。在機(jī)構(gòu)條件允許的情況下,社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以成立專門(mén)的檔案管理部門(mén),并積極招聘專業(yè)檔案管理人員、計(jì)算機(jī)人才以及法律人才,并定期展開(kāi)對(duì)管理人員的培訓(xùn)與考核工作,從而確保工作人員的專業(yè)水平與素質(zhì)水平。同時(shí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還必須重視提高管理人員的政策解讀能力,確保工作人員能夠依據(jù)法律政策,進(jìn)行科學(xué)、合理、合法的檔案管理工作,從而真正實(shí)現(xiàn)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理目標(biāo)。
(六)重視社保檔案的保密性管理
社保檔案含有參保人的大量私密信息,而個(gè)人信息的泄露將給參保人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失以及名譽(yù)損失的風(fēng)險(xiǎn),因此必須重視社保檔案的保密性管理工作。首先,檔案管理人員必須具備足夠的信息安全與防范意識(shí),嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與流程進(jìn)行操作,從而最大可能的降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn);同時(shí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也必須建立完善的檔案保密管理制度,嚴(yán)格限制檔案?jìng)€(gè)人信息的使用,并對(duì)不規(guī)范、不合法的檔案管理操作進(jìn)行懲戒,從而確保參保人檔案信息的保密性。
三、結(jié)束語(yǔ)
本文首先探究了我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀,指出了其存在的問(wèn)題,包括缺乏先進(jìn)的檔案管理手段、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學(xué)性以及社保檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對(duì)較低這三個(gè)方面的不足,并針對(duì)這些不足進(jìn)行了加強(qiáng)檔案管理工作的策略分析,認(rèn)為政府部分必須從促進(jìn)社保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、加強(qiáng)社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)、重視社保檔案的動(dòng)態(tài)化管理、促進(jìn)社保檔案的信息化管理、加強(qiáng)社保檔案管理人才培養(yǎng)以及重視社保檔案的保密性管理這六個(gè)方面展開(kāi)社保檔案的管理工作。
參考文獻(xiàn):
[1]趙巧霞.芻議新時(shí)期該如何做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].明日風(fēng)尚,2016,11:222
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