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關(guān)鍵詞:衛(wèi)生監(jiān)督;檔案;數(shù)字化;管理研究
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展,數(shù)字化在人們?nèi)粘I钪性絹碓狡毡椋诶闷浞矫娴耐瑫r(shí),有效提高了工作效率同時(shí)節(jié)約了不少資源,只都是值得肯定的地方。公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案由傳統(tǒng)的方式向現(xiàn)代數(shù)字化科學(xué)管理的轉(zhuǎn)變也是大勢所趨,符合當(dāng)下發(fā)展的形勢。數(shù)字化的檔案存儲(chǔ)方式方便管理人員分類、檢索、收集規(guī)整信息。當(dāng)然在向數(shù)字化轉(zhuǎn)變過程中存在不少問題,涉及基礎(chǔ)設(shè)施、資金投入等多方面。因此公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)是一項(xiàng)綜合的大型工程,需要多方面支持配合。同時(shí),建設(shè)過程也是學(xué)習(xí)的過程,在解決問題中完善檔案數(shù)字化管理。
1 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的概念和意義
1.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的概念
衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理是目前檔案科學(xué)建設(shè)的重要組成部分,它以圖像、文字、聲音等為載體,以多種形式將有價(jià)值的資料保存下來,方便以后的參考使用。數(shù)字化管理檔案資源,對(duì)他們分門別類整理、收集、設(shè)置檢索等。使得檔案管理趨于科學(xué)化、有序化和實(shí)用化。能夠有效節(jié)約現(xiàn)有資源,提高工作效率,提供方便的服務(wù)。
2.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的意義
衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的意義體現(xiàn)在三方面。第一,節(jié)約存儲(chǔ)空間。以紙質(zhì)形式為主存儲(chǔ)凡事,需要一定的空間和適宜的存儲(chǔ)環(huán)境。但是數(shù)字化管理有效節(jié)約空間,降低了存儲(chǔ)成本。第二,提高工作效率。數(shù)字化管理以計(jì)算機(jī)操作為主,簡化了工作流程,操作簡單。人力的使用大大降低,工作內(nèi)容在很大程度上,交由計(jì)算機(jī)處理分析、第三,實(shí)現(xiàn)檔案形式多樣化。數(shù)字化的存儲(chǔ)支持多種存儲(chǔ)格式,文本、音像、視頻等格式的重要信息能夠真實(shí)有效的記錄下來。
2 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀
1.基礎(chǔ)設(shè)備和建設(shè)資金不完備
檔案數(shù)字化的管理轉(zhuǎn)變需要一定的資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建,這是一項(xiàng)復(fù)雜的工程,所需的人力物力也是在所難免的。目前存在的問題在于基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建和資金投入。缺乏資金的有效供應(yīng),導(dǎo)致相關(guān)的軟硬件設(shè)施建設(shè)不完備,而且相應(yīng)的升級(jí)服務(wù),軟件維護(hù)等工作也不能落實(shí)到位,在一定程度上限制了數(shù)字化的轉(zhuǎn)變和發(fā)展。而且現(xiàn)在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化還處于發(fā)展階段,會(huì)碰到諸多問題,這都需要加大資金的投入,從根本上解決問題。
2.缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制
衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化的發(fā)展缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制主要表現(xiàn)在兩方面。第一,檔案的監(jiān)督管理不到位。盡管實(shí)施數(shù)字化的檔案管理使得管理起來方便快捷科學(xué),但是各部門監(jiān)督管理的標(biāo)準(zhǔn)不一致,信息資源共享過程中增加不必要的麻煩。第二,人員工作積極性不高。日常的監(jiān)督管理工作疏松,人員工作積極性不高,工作效率低下。對(duì)數(shù)字化檔案管理的思想認(rèn)識(shí)不深刻,缺乏嚴(yán)格的工作素養(yǎng)。而且缺乏有效科學(xué)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,這也是管理人員工作積極性不高的原因之一。
3.數(shù)字化管理的人才匱乏
數(shù)字化管理方面的專業(yè)人才的匱乏是制約公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化快速發(fā)展的一大因素。目前現(xiàn)狀是舊員工工作經(jīng)驗(yàn)豐富,專業(yè)知識(shí)有所欠缺,而新員工知識(shí)儲(chǔ)備豐富但是缺乏豐富的經(jīng)驗(yàn)和對(duì)工作的認(rèn)識(shí),在思想認(rèn)同方面也有所不足。管理人才不僅要求過硬的專業(yè)知識(shí),還要有認(rèn)真謹(jǐn)慎的工作態(tài)度,熟悉檔案方面的規(guī)章制度,遵守職業(yè)道德,這是企業(yè)單位對(duì)員工自身素質(zhì)的基本要求。
3 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的解決策略
1.加大資金投入,完善基礎(chǔ)設(shè)施
轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念,適應(yīng)的當(dāng)下的發(fā)展形勢,加大對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入,著力完善基礎(chǔ)設(shè)施。對(duì)于建設(shè)過程中必需的軟硬設(shè)施如計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)配置等,保證工作性能穩(wěn)定可靠,使用壽命長。良好的工作環(huán)境,有利于工作的正常進(jìn)行,提高工作的積極性和工作效率。日常的維護(hù)工作要求落實(shí)到位,對(duì)于軟件升級(jí)、設(shè)備維修等,各部門積極配合,加大資金的投入,這樣才能從根本上解決問題。
2.建立健全監(jiān)督管理機(jī)制
建立統(tǒng)一的檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。由于各部門因?yàn)楣ぷ餍枰髯灾贫瞬灰坏臋n案存儲(chǔ)格式,各部門之間的共享存在一些問題,因此避免這些問題需要制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求整潔大方、格式統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。檔案按照一定的標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)、歸類、存檔。分門別類整理收集,同時(shí)按照一定的順序索引,有效提高了工作效率。建立健全監(jiān)督管理機(jī)制的建設(shè),提高管理人員的工作積極性??冃Э己酥贫鹊膶?shí)施,有效激發(fā)管理工作人員積極性,端正工作人員的態(tài)度。而且監(jiān)督不僅僅局限于考核,還要監(jiān)督整個(gè)數(shù)字化系統(tǒng)的可靠運(yùn)行,定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查監(jiān)督,軟件日常維護(hù)、升級(jí)工作的落實(shí)到位。數(shù)字化的檔案管理不只要求科學(xué)性、快捷性,更重要的是注重它的時(shí)效性和實(shí)用性,這樣在監(jiān)督管理的背景下,才能穩(wěn)定安全工作。
3.培養(yǎng)和引入專業(yè)人才
培養(yǎng)和引入數(shù)值化檔案管理的專業(yè)人才是該工程的關(guān)鍵組成部分。企業(yè)單位一方面擴(kuò)大人才來源,在社會(huì)上招聘合格的專業(yè)人才。另一方面,企業(yè)單位自身對(duì)于人才的培養(yǎng)集訓(xùn)。引入的人才在某種程度不能勝任工作,他們的工作能力需要提高,實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)需要積累。因此企業(yè)單位要定期對(duì)管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn),一方面增加專業(yè)知識(shí)方面的鞏固提升,另一方面積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。除此之外,還要培養(yǎng)提高他們的思想認(rèn)識(shí),增強(qiáng)他們的企業(yè)單位的認(rèn)同感,能夠深刻理解工作的必要性和重要意義,在他們能夠熟練掌握設(shè)備的使用的同時(shí)和提高了解決問題的能力,可以應(yīng)對(duì)解決在發(fā)展過程中遇到的問題,這才是企業(yè)單位取得長足發(fā)展的關(guān)鍵。
總之,衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理工程的建設(shè)不是一蹴而就的,需要時(shí)間的發(fā)展和資金的投入,建設(shè)完備的基礎(chǔ)設(shè)施才是該工程長足發(fā)展的基本要素。在數(shù)字化檔案的實(shí)施過程當(dāng)中,必要有著嚴(yán)格的監(jiān)督管理機(jī)制進(jìn)行約束。不單單是從檔案的格式上要求,還要統(tǒng)籌規(guī)劃整個(gè)工作整體,協(xié)調(diào)發(fā)展,提高工作的積極性和工作效率。只有完善的監(jiān)督管理機(jī)制才能保證在實(shí)施道路上堅(jiān)定不移的向既定目標(biāo)前進(jìn)。除此之外,專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)也是解決問題的關(guān)鍵所在,企業(yè)單位不僅僅是引入人才,更重要的是培養(yǎng)人才。相信未來的不久,在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案實(shí)施數(shù)字化管理的道路上能夠取得不菲的進(jìn)展和明朗的前景。
參考文獻(xiàn)
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隨著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,衛(wèi)生檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中所發(fā)揮的作用越來越大,尤其是對(duì)于職業(yè)病的反映、記錄以及衛(wèi)生執(zhí)法方面,衛(wèi)生檔案的作用更是無可代替。職業(yè)衛(wèi)生的檔案管理在職業(yè)衛(wèi)生服務(wù)、衛(wèi)生科研活動(dòng)以及衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法中都發(fā)揮著重要的作用。職業(yè)衛(wèi)生檔案能夠客觀、公正、準(zhǔn)確的反應(yīng)衛(wèi)生工作過程中的相關(guān)資料。但是,由于當(dāng)前衛(wèi)生檔案的管理工作還存在一些問題和不規(guī)范,因此有關(guān)部門要充分的對(duì)檔案管理工作引起重視,使之能夠更好的為國民的健康服務(wù)。
一、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的現(xiàn)狀
1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作缺乏重視
衛(wèi)生檔案管理部門在醫(yī)院中不是一個(gè)主要的科室,所以在單位受重視的程度相比主要科室差了許多,在當(dāng)前的檔案管理工作中,管理手段、管理人員和管理制度方面都存在著一些問題,而且很多單位的領(lǐng)導(dǎo)一般只有檔案管理的相關(guān)工作人員提出問題才會(huì)給予支持和幫助,而在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、規(guī)章制度和管理人員培訓(xùn)等方面缺乏長遠(yuǎn)的規(guī)劃。
2.職業(yè)衛(wèi)生檔案管理制度不夠健全
目前我國的檔案管理制度還不夠完善,檔案的收集工作還不夠及時(shí)而且檔案管理的相關(guān)工作信息資源缺乏整體性、工作分散。檔案管理制度的不完善,使得一部分有價(jià)值的文獻(xiàn)資料不能及時(shí)的進(jìn)行收集、整理和存檔。及時(shí)已經(jīng)收集到的檔案資料也沒能得到好的利用。而且由于檔案管理工作人員自身對(duì)于檔案管理制度的理解不夠,相關(guān)制度的實(shí)施狀況不容樂觀。
3.檔案現(xiàn)代化管理水平較低且相關(guān)設(shè)備落后、陳舊
由于檔案管理部門在單位中受到的重視不夠因此單位對(duì)其投資也比較有限,很多破舊的設(shè)備多年得不到更新,檔案管理室等基礎(chǔ)設(shè)施也得不到及時(shí)的擴(kuò)建,有一些單位甚至連專門的檔案管理室都沒有,很多檔案只能跟檔案管理員的辦公用品在一起保存,由于缺乏檔案保護(hù)措施。使得檔案的完整性、安全性都得不到保障,一旦檔案丟失將無法復(fù)原,勢必會(huì)造成無法彌補(bǔ)的損失。由于設(shè)備的更新不夠及時(shí)等問題導(dǎo)致目前很多的檔案管理工作還處在手工整理和收集的水平上,嚴(yán)重的與時(shí)代的發(fā)展不符。
4.檔案管理人員總體素質(zhì)不高
目前,各衛(wèi)生部門檔案管理工作的相關(guān)工作人員很少有專業(yè)的檔案管理人員,很多都是一些其他專業(yè)的人員進(jìn)行兼職工作,而且這部分人員的年齡、專業(yè)素質(zhì)、文化程度和林論水平等方面都良莠不齊,而且由于這部分人員不是專業(yè)檔案管理專業(yè)畢業(yè)工作起來經(jīng)常會(huì)遇到這樣那樣的問題。對(duì)于檔案管理工作的重視程度也不夠,這就導(dǎo)致了在檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種漏洞。
二、加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視
要想把檔案管理工作進(jìn)一步的制度化、科學(xué)化,單位領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作引起足夠的重視。衛(wèi)生部門的領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作作為單位管理與發(fā)展的的重要內(nèi)容來抓,使之與業(yè)務(wù)科室同步發(fā)展;對(duì)于檔案管理的重要意義要進(jìn)行大力的宣傳,讓單位領(lǐng)導(dǎo)能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,從而更好的對(duì)檔案管理工作予以支持。
2.建立健全檔案管理的制度和規(guī)范
檔案管理本身是一項(xiàng)條理性很強(qiáng)的的工作,制度的健全能夠減少檔案管理上的隨意性,從而使檔案管理工作能夠持續(xù)、健康的進(jìn)行發(fā)展。衛(wèi)生部門要著重對(duì)當(dāng)前的檔案管理制度進(jìn)行完善,使各單位在檔案的收集、整理、保存、移交、借閱、庫房的管理以及?;盏确矫娑加姓驴裳?/p>
3.加強(qiáng)檔案室的硬件建設(shè), 建立現(xiàn)代化的檔案室
要想從根本上改善目前檔案管理上存在的問題,單位負(fù)責(zé)人就必須在硬件設(shè)施上對(duì)檔案管理部門予以足夠的重視,增加對(duì)檔案管理部門的資金投入,讓檔案管理部門能夠采用新的設(shè)備和技術(shù)來投入到檔案管理工作中去,建立專業(yè)的檔案室并且為檔案管理人員配置除濕機(jī)、空調(diào)等檔案保管必須的設(shè)備。逐步給檔案管理部門配備諸如打印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、照相機(jī)等先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,使檔案管理工作的效率能夠從根本上得到提高。
4.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作
無論在哪個(gè)行業(yè),人才永遠(yuǎn)是最為關(guān)鍵也是最為重要的。具體到檔案的信息化管理方面,它對(duì)于人才的基本要求是既要懂得信息化資料的處理又要懂得數(shù)字化檔案的相關(guān)管理。具體到檔案管理部門來說,如果要提高檔案管理工作的質(zhì)量,就必須要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍,每個(gè)單位都引進(jìn)專門的檔案管理人才目前還不現(xiàn)實(shí),因此就必須要從開發(fā)現(xiàn)有人員的潛力入手。加強(qiáng)檔案管理工作人員的基本素質(zhì),單位出資鼓勵(lì)檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理、信息技術(shù)、外語等相關(guān)方面的學(xué)習(xí)。作為檔案管理人員的自身也要積極努力,不斷完善自己,從而使自己能夠更好的為單位作出自己的貢獻(xiàn)。
5.努力實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理
基于相關(guān)檔案管理的具體要求,應(yīng)用這些現(xiàn)代化設(shè)備,以掃描及其他的電子化手段處理,把那些原本為紙質(zhì)的檔案資料及數(shù)據(jù)等轉(zhuǎn)化為電子文件或電子圖片資料,再利用這些信息技術(shù)手段(如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等),根據(jù)相關(guān)要求、標(biāo)準(zhǔn),把檔案信息庫建立起來,這樣就可把原本為手工操作的檔案資料管理轉(zhuǎn)變成全面的檔案信息化管理。此外,還必須及時(shí)更新基礎(chǔ)系列信息數(shù)據(jù),增進(jìn)與其他部門的協(xié)作,及時(shí)進(jìn)行這些相關(guān)部門資料的匯集,以此來加快建設(shè)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫,以便所形成的電子文檔,不僅方便查閱,而且方便調(diào)取和使用。
相關(guān)檔案整理人員,也只對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行簡單粗糙的整理、裝訂,在他們眼中,檔案管理工作并不是很重要,只要有人簡單的操作兩下就行,不需要投入太多的精力。第二,缺乏相應(yīng)的管理制度,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)沒有在檔案管理工作中發(fā)揮其重要作用。管理制度的缺失直接導(dǎo)致的后果是一些重要的文件不能夠被很好的保存歸檔,從醫(yī)療信息的收集到信息的歸檔這一過程,存在很多漏洞,也致使很大一部分重要的醫(yī)療信息丟失或者失實(shí)。
二、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化對(duì)策
上文對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理問題進(jìn)行了相關(guān)分析。為了解決這些問題,可以從以下幾個(gè)方面著手。首先,重視檔案管理工作的宣傳力度,加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)。如社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)可以組織相關(guān)的培訓(xùn),采取多種方式對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行普及。并且對(duì)相關(guān)醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療信息填寫進(jìn)行定期或者不定期的抽查,根據(jù)抽查結(jié)果設(shè)置一定的獎(jiǎng)懲制度。第二,根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī),以社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的工作實(shí)踐為指導(dǎo),完善檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié),如檔案的收集、檔案的歸檔、檔案的保管等等,進(jìn)而健全檔案管理制度,使其更加規(guī)范化。第三,創(chuàng)新檔案管理念,認(rèn)識(shí)到檔案管理的工作為了今后檔案的開發(fā)利用而服務(wù)。樹立以利用、服務(wù)為中心的指導(dǎo)思想。第四,鼓勵(lì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心加大對(duì)檔案管理工作的資金投入,在硬件方面,配備專門的檔案管理房,并在檔案管理房內(nèi)安防防盜、防火、防潮等設(shè)備。此外,鼓勵(lì)一些有條件的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)檔案室、閱覽室以及辦公室“三分開”。
三、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化的意義
關(guān)鍵詞:新形勢;醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)代化;問題;對(duì)策
隨著國家的發(fā)展,醫(yī)院檔案管理已經(jīng)變得十分的重要,在檔案管理的過程中,要將現(xiàn)代化要素融入到醫(yī)院的管理中,在進(jìn)行醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理中,有很多問題會(huì)產(chǎn)生,人們受到傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理影響較大,在檔案管理上的問題是很難改變的,我國醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化正在之間的實(shí)現(xiàn),但是在實(shí)現(xiàn)的過程中還有著很多的問題,檔案管理人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠,信息的完整性還存在著問題,這些都是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化中需要考慮的因素,在發(fā)展的過程中應(yīng)該得到重視。
1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題
1.1 在管理體制上不健全
管理體制在醫(yī)院的發(fā)展中是十分關(guān)鍵的,如果沒有正確的管理體制,那么醫(yī)院的檔案管理工作就無法順利的進(jìn)行,我國醫(yī)院的檔案管理在管理制度上也存在著很大的問題,管理制度不健全,在檔案的操作上也存在著很多的不規(guī)范現(xiàn)象,尤其是醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備問題,在醫(yī)療設(shè)備檔案管理的過程中,沒有將醫(yī)療事業(yè)的檔案管理工作做好,分類也存在著不合理的現(xiàn)象,在科室檔案的管理上也存在著很大的問題,在分工上不明確,檔案管理人員對(duì)檔案的理解也存在著極大的問題,工作也不協(xié)調(diào),這樣混亂的醫(yī)院檔案管理是無法發(fā)揮著檔案的作用的,在尋找檔案上也存在著問題?,F(xiàn)在的醫(yī)院檔案是按照科室進(jìn)行管理的,這樣就導(dǎo)致了很多的檔案存在著丟失的現(xiàn)象,還會(huì)出現(xiàn)科室檔案混亂,在這樣的管理體制下,就導(dǎo)致了完整性無法得到保證,也會(huì)出現(xiàn)了重復(fù)收集的現(xiàn)象,在發(fā)生了浪費(fèi)資源現(xiàn)象的情況下,還會(huì)出現(xiàn)查找困難,在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的過程中,紙質(zhì)檔案的管理也會(huì)存在著問題,這樣就無法達(dá)到科學(xué)的管理。
1.2 缺少專業(yè)管理的人員
在進(jìn)行專業(yè)管理的過程中,有很多醫(yī)院檔案管理人員并不是較為專業(yè)的人員,在行政、醫(yī)技和行政上都無法進(jìn)行檔案管理工作,在醫(yī)院檔案管理的過程中,有很多的醫(yī)療人員會(huì)轉(zhuǎn)行從事醫(yī)院的檔案管理工作,這樣就導(dǎo)致了文化水平出現(xiàn)了較大的提高,檔案管理上的文化水平也不會(huì)出現(xiàn)較大的差異,兼職人員也沒有相應(yīng)的專業(yè)精神,工作人員也就無法集中精力進(jìn)行檔案的管理,檔案的管理工作人員的工作意識(shí)也十分的薄弱,也很難將有法可依進(jìn)行下去。
1.3 現(xiàn)代化的管理水平較低
現(xiàn)代化的管理水平是十分低的,這也是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中的問題之一,作為檔案管理人員在工作的過程中,缺乏相應(yīng)的專業(yè)精神,沒有使用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集工作,這樣醫(yī)院在檔案管理的過程中就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的錯(cuò)誤,有些檔案管理中會(huì)存在著數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性問題,這樣在醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中就十分的困難。有些醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)上也缺乏檔案的管理,有很多的醫(yī)院沒有專門負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備的檔案,在醫(yī)療設(shè)備出現(xiàn)問題的時(shí)候,無法做到有據(jù)可依。
2 新形勢下的醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的對(duì)策
2.1 要健全檔案管理制度
要將醫(yī)院檔案管理制度做好,完善檔案的保管工作,將檔案的保管期限規(guī)劃到整個(gè)檔案制度中,還要充分的調(diào)動(dòng)人員的積極性,有完善的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理制度的過程中,還要根據(jù)醫(yī)院的具體情況制定相應(yīng)的策略,這樣就可以將檔案管理制度做好,保證醫(yī)院檔案管理制度可以有序的進(jìn)行。在進(jìn)行檔案管理的過程中,還要成立專業(yè)的檔案管理小組,主要包括的人員有技術(shù)指導(dǎo)人員、科室意見人員等,這樣根據(jù)不同的科室,針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問題就可以及時(shí)的探討,認(rèn)真總結(jié)臨床科室的具體要求,同時(shí)結(jié)合檔案管理的經(jīng)驗(yàn),制定切實(shí)可行的管理制度,規(guī)范管理模式,讓醫(yī)院檔案管理真正做到有章可循,有法可依,規(guī)范化管理,保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。
2.2 強(qiáng)化管理意識(shí),提高業(yè)務(wù)水平
醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院檔案管理工作,并不是將各臨床科室的檔案簡單集中起來進(jìn)行保管,醫(yī)院檔案管理是將醫(yī)院檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化,這就要求檔案管理人員具備一定的業(yè)務(wù)水平。但當(dāng)今醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)普遍較低,醫(yī)院可通過組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方法來強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)。醫(yī)院應(yīng)將培養(yǎng)醫(yī)院檔案人員納入人才培養(yǎng)計(jì)劃重視培養(yǎng)復(fù)合型人才。
專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方法均可提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理工作人員也應(yīng)定期進(jìn)行考核、制定獎(jiǎng)懲制度,充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性,使其熱衷于檔案管理工作,有利于發(fā)揮檔案管理的創(chuàng)新性。提高醫(yī)院所有人員對(duì)檔案的管理意識(shí),得到領(lǐng)導(dǎo)的支持,提高全院對(duì)檔案管理的重視,同時(shí)還應(yīng)提高檔案管理人員的法制觀念。醫(yī)院的日常管理中,醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息應(yīng)滲透到管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié),通過積累和傳承各種檔案信息資料,促進(jìn)醫(yī)院管理工作發(fā)展,提高業(yè)務(wù)水平。
2.3 引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)
現(xiàn)代化設(shè)備,有利于現(xiàn)代化檔案管理,利用計(jì)算機(jī)來管理醫(yī)院檔案可大大減少檔案的儲(chǔ)存空間,操作簡便,易于保存,可大大節(jié)約人力、物力、財(cái)力,大大提高檔案管理的工作效率,計(jì)算機(jī)管理檔案是當(dāng)今社會(huì)醫(yī)院檔案管理的必然趨勢。以電子文件形式存儲(chǔ)醫(yī)院檔案,可擴(kuò)大存儲(chǔ)的內(nèi)容和范圍,延長儲(chǔ)存時(shí)間,但電子文件形式并不能完全替代傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方式,應(yīng)兩種形式結(jié)合用于檔案管理。
醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)做到:人事檔案、病歷檔案以及文書管理的網(wǎng)絡(luò)化。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況逐漸發(fā)展,循序漸進(jìn)走向醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,避免資源浪費(fèi)。利用醫(yī)療衛(wèi)生檔案促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量的進(jìn)步,為新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的開展提供科學(xué)的原始依據(jù),醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院落實(shí)“以質(zhì)量為核心”的根本保證,醫(yī)療衛(wèi)生檔案可促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研成果與技術(shù)的發(fā)展,可通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案綜合研究各種常見病、多發(fā)病和疑難病,提高醫(yī)學(xué)診療技術(shù)。
3 結(jié)論
綜上所述,在新醫(yī)改、新形勢下,醫(yī)院檔案管理尤為重要,面對(duì)醫(yī)院檔案管理應(yīng)積極探索,努力創(chuàng)新,不斷發(fā)展,適應(yīng)社會(huì)的要求。這就要求完善醫(yī)院檔案管理制度,提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),取得院領(lǐng)導(dǎo)及臨床各科室的積極配合,增加對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視度,充分利用醫(yī)院檔案信息。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】農(nóng)村檔案;社區(qū)檔案;檔案管理;問題和對(duì)策
我國城鎮(zhèn)化的進(jìn)程不斷的加快,城鄉(xiāng)結(jié)合部的管理也成為當(dāng)前政府工作的重點(diǎn)內(nèi)容,我國的農(nóng)村新型社區(qū)工作中,出現(xiàn)了大量的文字、圖像、照片等記錄形式,需要進(jìn)行建檔保存,以保證未來發(fā)展過程中能夠有所依據(jù)??梢娫谶M(jìn)行農(nóng)村新型社區(qū)建設(shè)過程中,對(duì)檔案的管理工作十分必要,為社區(qū)居民提供更加便捷的檔案服務(wù),減少檔案管理失效所帶來的問題,提高檔案管理效率,能夠?yàn)槲磥磙r(nóng)村新社區(qū)建設(shè)帶來更多的便利。
一、農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理特點(diǎn)
1.1檔案內(nèi)容較為繁雜
農(nóng)村新型社區(qū)具有我國當(dāng)前較為復(fù)雜的社會(huì)形態(tài),即是社區(qū)形態(tài),也不能完全脫離農(nóng)村生活方式,因此涉及的內(nèi)容較多,相對(duì)的檔案的種類和內(nèi)容也較多。在檔案內(nèi)容當(dāng)中,包括土地規(guī)劃、村居改造、居民創(chuàng)業(yè)、就業(yè)等基本建設(shè)內(nèi)容,也有公共教育、醫(yī)療衛(wèi)生、社會(huì)保障、計(jì)劃生育等內(nèi)容,還包括社會(huì)救助、殘疾人權(quán)益等內(nèi)容。這些內(nèi)容都具有其相應(yīng)的檔案管理需求,也使得農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理呈現(xiàn)出內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)。
2.2形成周期差異較大
許多農(nóng)村新社區(qū)建設(shè)過程中,有著規(guī)劃-建成-投入使用等較長的時(shí)間跨度。時(shí)間跨度大,意味著農(nóng)村新社區(qū)檔案的形成跨度較大,對(duì)農(nóng)村新社區(qū)的檔案收集和管理,需要較長的形成周期,而不同的是,如計(jì)劃生育、醫(yī)療、社保等檔案的形成周期較短,這使得檔案管理工作過程中,這對(duì)不同形成周期的檔案,需要不同方式的管理。
二、農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理問題探究
2.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
許多農(nóng)村新型社區(qū)在建設(shè)過程中,經(jīng)常將社區(qū)建設(shè)和居民利益放在首位,進(jìn)而忽視了檔案管理的工作需求,特別是領(lǐng)導(dǎo)層,對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足,造成當(dāng)?shù)匦律鐓^(qū)的工作重心都放在了工程建設(shè)、美化建設(shè)上,新社區(qū)檔案管理工作無法跟上發(fā)展步伐,甚至出現(xiàn)未設(shè)立相關(guān)管理部門的問題,檔案資源嚴(yán)重不足,檔案利用率低下的問題。
2.2未建立起相應(yīng)的檔案管理制度
在農(nóng)村新型檔案的管理工作當(dāng)中,一些新社區(qū)并未設(shè)置檔案管理制度,使得檔案管理工作處于“閑置”狀態(tài),而一些新社區(qū)雖然建立了相應(yīng)的管理制度,但在管理過程中,并未按照管理制度的規(guī)定進(jìn)行檔案管理工作,造成檔案管理工作的制度缺失,最終直接影響了新社區(qū)檔案管理工作的效率。建立檔案不夠全面,無法健康開展新社區(qū)的檔案管理工作。
1.4檔案管理投入不足
當(dāng)前許多新社區(qū)的檔案管理部門不受重視,造成檔案管理工作空間非常狹小,甚至有些沒有固定的部門辦公室和檔案存儲(chǔ)室,檔案在公共區(qū)或借用的臨時(shí)辦公室內(nèi)放置,不單單影響檔案的歸檔和分類,在檔案收取時(shí)造成檔案的管理問題。而信息化檔案管理在農(nóng)村新社區(qū)檔案管理工作當(dāng)中極為少見,許多檔案的收集、利用和管理都需要工作人員通過手寫方式進(jìn)行,這極大的降低了檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。
三、提高農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作對(duì)策
3.1加強(qiáng)農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理意識(shí)
從認(rèn)識(shí)上提升檔案管理的工作意識(shí),是保障檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。這對(duì)當(dāng)前許多農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理意識(shí)不足,對(duì)檔案管理的重視程度不夠這一問題??梢詮纳鐓^(qū)領(lǐng)導(dǎo)層開始,進(jìn)行宣傳和培訓(xùn),幫助領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,并在日常工作當(dāng)中重視檔案管理工作的指導(dǎo)和安排。與此同時(shí),對(duì)新型社區(qū)的工作人員進(jìn)行檔案管理和收集意識(shí)的宣講,充分的在整個(gè)社區(qū)工作過程中將檔案管理工作深入人心。對(duì)于出現(xiàn)村、居合并形成新型社區(qū)的,則要充分保證原檔案的完整性,并在原檔案的基礎(chǔ)上,對(duì)新的檔案進(jìn)行銜接,保證檔案的合理性和時(shí)效性。作為新社區(qū)檔案的關(guān)鍵,將農(nóng)村新檔案的變革資料保存完整,是幫助未來新社區(qū)建設(shè)和管理的保障和前提。
3.2建立嚴(yán)密的規(guī)范制度
科學(xué)、嚴(yán)格的管理制度是保證工作質(zhì)量的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。特別是當(dāng)前的新型社區(qū)建設(shè)過程中,檔案的管理工作更加復(fù)雜,為了保證工作的科學(xué)性,對(duì)檔案管理工作設(shè)置嚴(yán)密的規(guī)范制度十分必要。當(dāng)前我國對(duì)檔案管理制定了一定的管理規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范中嚴(yán)格要求了檔案管理過程中的相關(guān)工作內(nèi)容,如檔案裝具的消毒、出事和消防措施;檔案的調(diào)閱、查詢流程等。農(nóng)村新型社區(qū)在進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)過程中,可以借鑒和把握上述管理規(guī)范的原則,將管理制度與管理現(xiàn)狀充分的融合起來,使檔案管理制度更加科學(xué)。在已經(jīng)制定了相關(guān)管理制度,但并未有效開展和實(shí)施的新型社區(qū),則要對(duì)管理制度建立相應(yīng)的考核制度。嚴(yán)格規(guī)范日常工作,并保證檔案管理制度的有效落實(shí)。
2.4提高檔案管理硬件水平
針對(duì)當(dāng)前檔案管理硬件設(shè)施不夠完善,無法保證檔案管理工作有效落實(shí)的問題,應(yīng)充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理硬件設(shè)施完善對(duì)檔案管理工作的重要性,加大對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施投入,積極的建設(shè)高配置的檔案管理設(shè)施,特別是當(dāng)前檔案管理工作的復(fù)雜性越來越高,建立起信息化的檔案管理辦公室,并進(jìn)行檔案管理的信息化存儲(chǔ)、調(diào)閱體系,通過信息化技術(shù)幫助檔案管理制度的高效性和準(zhǔn)確性。
參考文獻(xiàn):
[1]徐蔚. 對(duì)農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作的探討[J]. 北京檔案,2014,01(01):28-29.
醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院的發(fā)展中具有重要的作用。因?yàn)獒t(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案的管理工作是整個(gè)醫(yī)院的后勤大腦中樞,它記錄著醫(yī)院技術(shù)人員的一些重要實(shí)踐資料和經(jīng)驗(yàn)、技術(shù),還有對(duì)于一些疑難雜癥的講解,體現(xiàn)了醫(yī)院工作者的專業(yè)技術(shù)水平和工作成效,所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)技術(shù)檔案管理高度重視,這是醫(yī)院的寶貴財(cái)富,代表了醫(yī)院的形象和整體醫(yī)療水平。
1加強(qiáng)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理的意義
1.1 為專業(yè)技術(shù)人員自身提高提供依據(jù) 醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理工作方便了醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的工作。由于專業(yè)技術(shù)檔案記下了工作人員的點(diǎn)點(diǎn)滴滴,從他們剛走進(jìn)醫(yī)院的簡歷,到成長期獲得的一些證書、獎(jiǎng)項(xiàng),再到中期的職稱評(píng)定、科學(xué)研究等都是以檔案為依據(jù)的。另外,通過專業(yè)技術(shù)檔案的整理,可以讓員工發(fā)現(xiàn)自身的不足,進(jìn)行專業(yè)技能的提升。
1.2 為醫(yī)院晉升人才提供參考 由于專業(yè)技術(shù)檔案包含了專業(yè)技術(shù)人員的方方面面,所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)晉升人員的時(shí)候,也可以依照專業(yè)技術(shù)檔案進(jìn)行篩選,因?yàn)檫@是最有效、最直接的手段。這既體現(xiàn)了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的公平、公正原則,也為醫(yī)院選拔了一批真正優(yōu)秀的人才。
2 醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理存在的問題
2.1 對(duì)專業(yè)技術(shù)檔案的重視程度有待加強(qiáng) 不論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)還是員工對(duì)專業(yè)技術(shù)檔案的重視程度有待加強(qiáng)。因?yàn)閷I(yè)技術(shù)檔案記錄著員工在醫(yī)院的一切,它相當(dāng)于員工工作中的“身份證”,對(duì)于員工的職稱評(píng)定、薪資待遇、職位晉升有著非常重要的作用,同時(shí)也是醫(yī)院的身份象征。但現(xiàn)在不論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都沒有意識(shí)到。致使個(gè)人專業(yè)檔案資料經(jīng)常出現(xiàn)問題,不是丟失就是損壞,影響了個(gè)人的考評(píng)和晉升,造成了人力和精力的浪費(fèi)。
2.2 專業(yè)技術(shù)檔案資料缺乏真實(shí)性 目前,由于我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展,很多醫(yī)院引進(jìn)了大批人才,這就需要對(duì)這些人員進(jìn)行技術(shù)檔案管理。但目前在行業(yè)中存在一種非常不好的現(xiàn)象,專業(yè)技術(shù)檔案的管理缺乏真實(shí)有效性。很多人員的檔案沒有經(jīng)過專門部門的審查,僅僅靠的是印象,檔案制定過程中存在虛假現(xiàn)象,專業(yè)技術(shù)檔案的制定有時(shí)只是一種形式。如果不對(duì)這種不良現(xiàn)象加以制止,會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)行。
2.3 管理制度不健全 目前醫(yī)院管理制度不健全,這是影響醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案建設(shè)的重要因素。這使得醫(yī)院的資料整理和收集工作得不到保障,也影響了醫(yī)院檔案建設(shè)的真實(shí)性,甚至造成了技術(shù)檔案的丟失。
3 加強(qiáng)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員管理的措施
3.1 加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳,加快人事檔案管理信息化建設(shè) 首先,除了要加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)外,還要做好宣傳工作,加強(qiáng)員工的檔案管理意識(shí),增強(qiáng)員工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。其次,在員工做好宣傳工作的同時(shí),還要加強(qiáng)員工對(duì)檔案整理方面的要求和知識(shí),從而建立良好的學(xué)習(xí)環(huán)境,促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的有效進(jìn)行。最后,要建立統(tǒng)一的包括職工、病人、手術(shù)、科研等各項(xiàng)信息的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),并按照數(shù)據(jù)庫的格式分類整理存放,通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分析整理,歸納總結(jié),使得研究人員能夠減少工作量,加快成果的轉(zhuǎn)化。
3.2 完善醫(yī)院檔案管理制度 要想加快醫(yī)院信息化管理的建設(shè)進(jìn)程,完善醫(yī)院的人力資源檔案管理是必不可少的一項(xiàng)重要工作。而要想做好檔案管理工作,完善的檔案管理制度則是基礎(chǔ)性工作,這就要求各醫(yī)院要根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展?fàn)顩r以及醫(yī)院的實(shí)際情況,不斷修改完善醫(yī)院的檔案管理制度,利用信息化手段建立現(xiàn)代化的管理系統(tǒng),并制定符合實(shí)際發(fā)展需要的規(guī)章制度,進(jìn)行人性化、高效率的管理,保障人才資源的合理開發(fā)和利用。
3.3 規(guī)范專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案資料管理 每個(gè)人的業(yè)務(wù)資料檔案都關(guān)系著其個(gè)人的發(fā)展進(jìn)步,如果業(yè)務(wù)資料檔案出現(xiàn)問題,其個(gè)人的發(fā)展進(jìn)步就會(huì)受到很大的影響。因此,業(yè)務(wù)檔案的管理是檔案管理工作的重中之重。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案資料管理制度,按照流程仔細(xì)對(duì)檔案資料進(jìn)行核對(duì),同時(shí)密切與相關(guān)部門的聯(lián)系交流,確保業(yè)務(wù)檔案資料的及時(shí)準(zhǔn)確、真實(shí)可靠。為了不出現(xiàn)以次充好、欺上瞞下的現(xiàn)象,醫(yī)院還要教育監(jiān)督檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案更新與管理工作,要確保在檔案資料整理歸檔時(shí)符合規(guī)定。最后,還要規(guī)范檔案資料的借閱制度,防止出現(xiàn)以借閱的方式私自修改檔案資料,也防止業(yè)務(wù)檔案的流失,確保業(yè)務(wù)資料檔案的安全。
檔案管理人員對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的檔案進(jìn)行管理時(shí),首先要樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。同時(shí),要和各部門保持密切的聯(lián)系,這樣才能保證資料的及時(shí)更新。另外,在材料的復(fù)印件上要印上公章,確保材料的真實(shí)性。
現(xiàn)將衛(wèi)生部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》(衛(wèi)辦發(fā)〔〕24號(hào),以下簡稱“《規(guī)定》”)轉(zhuǎn)發(fā)給你們,并提出以下實(shí)施意見,請遵照執(zhí)行。
一、加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
衛(wèi)生檔案管理是衛(wèi)生管理和醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的基礎(chǔ)性工作,也是各級(jí)衛(wèi)生行政部門、醫(yī)療衛(wèi)生單位的重要職責(zé)和法定義務(wù)。各級(jí)衛(wèi)生行政部門、醫(yī)療衛(wèi)生單位要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo),將衛(wèi)生檔案管理工作納入行業(yè)和本單位整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃,明確分管領(lǐng)導(dǎo),并保證必要的檔案工作經(jīng)費(fèi)、存放場地、設(shè)備設(shè)施等;檔案管理部門或檔案工作人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案,并對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行檢查和驗(yàn)收;文件材料的收集、整理和歸檔工作應(yīng)納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。各級(jí)衛(wèi)生行政部門和辦醫(yī)主體要加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作的指導(dǎo)、檢查。
二、建立健全檔案管理工作制度
各級(jí)衛(wèi)生行政部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位要建立健全檔案管理制度,加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),確保衛(wèi)生檔案完整、準(zhǔn)確、安全,便于利用。要依據(jù)衛(wèi)生檔案管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合工作實(shí)際,制定文書、基建、會(huì)計(jì)、科技、醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)檔案的歸檔范圍和檔案保管期限表,以及各類檔案整理規(guī)則和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。完善醫(yī)療、衛(wèi)生監(jiān)督、疾病預(yù)防控制等檔案管理規(guī)范,加強(qiáng)衛(wèi)生專業(yè)檔案管理。
三、加強(qiáng)重大科研項(xiàng)目、重大建設(shè)項(xiàng)目、重大活動(dòng)和突發(fā)事件的檔案管理
重大醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、重大建設(shè)項(xiàng)目、大型儀器設(shè)備管理的歸檔工作應(yīng)與項(xiàng)目管理工作同步進(jìn)行。檔案管理部門或檔案工作人員要參與歸檔文件材料的檢查驗(yàn)收。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行鑒定或驗(yàn)收。
要加強(qiáng)重大活動(dòng)、重要會(huì)議以及突發(fā)事件應(yīng)急處置相關(guān)材料的收集、整理和歸檔工作,成立臨時(shí)工作小組或下設(shè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的,要指定專人負(fù)責(zé)收集、整理文件材料,并按有關(guān)規(guī)定向檔案部門移交。
四、積極推進(jìn)衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)
衛(wèi)生檔案管理工作的信息化建設(shè)要與單位信息化建設(shè)同步,要積極開發(fā)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng),努力提高衛(wèi)生檔案信息化管理水平。要加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集、管理,建立健全電子文件歸檔制度。已實(shí)行辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理的單位要開展電子文件歸檔工作,實(shí)施電子文件與紙質(zhì)文件“雙軌制”管理,并逐步完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。
五、重視衛(wèi)生檔案隊(duì)伍建設(shè)
各級(jí)衛(wèi)生行政部門和檔案行政管理部門要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào),共同組織檔案專、兼職人員的培訓(xùn),并采取多種形式為各醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案人員交流經(jīng)驗(yàn)、信息,開展業(yè)務(wù)研究搭建平臺(tái);要積極與相關(guān)部門協(xié)調(diào),關(guān)心檔案人員的專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審、健康防護(hù)等政策的落實(shí),對(duì)在衛(wèi)生檔案管理工作中做出突出成績的要給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。
《規(guī)定》是規(guī)范衛(wèi)生系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的指導(dǎo)性文件。各級(jí)衛(wèi)生行政部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位要高度重視,組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《規(guī)定》,深刻領(lǐng)會(huì)并準(zhǔn)確把握《規(guī)定》的精神實(shí)質(zhì)。要通過《規(guī)定》的貫徹實(shí)施,使各級(jí)衛(wèi)生行政部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位及其全體人員自覺依法做好衛(wèi)生檔案管理工作,將《規(guī)定》的相關(guān)要求落到實(shí)處,切實(shí)提高衛(wèi)生檔案管理水平。
附件:衛(wèi)生部、國家檔案局《關(guān)于印發(fā)衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定的通知》
市衛(wèi)生局
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 檔案管理 對(duì)策
中圖分類號(hào):R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B 文章編號(hào):1005-0515(2012)2-264-01
青州市中醫(yī)院始建于1982年,是一家有著中醫(yī)歷史的老醫(yī)院。經(jīng)過中醫(yī)院人二十多年的努力,終于形成了一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健于一體的綜合性二級(jí)甲等醫(yī)院,也是省教學(xué)醫(yī)院。醫(yī)院現(xiàn)有正式職工183人,其中高級(jí)職稱23人、中級(jí)職稱78人、初級(jí)職稱72人、管理人員10人??⒐ぢ涑傻牟》繕墙ㄖ娣e達(dá)9000m2,開放床位260張,病房內(nèi)設(shè)施齊全,環(huán)境優(yōu)美,醫(yī)療設(shè)備先進(jìn),一個(gè)如此龐大復(fù)雜的醫(yī)院系統(tǒng),檔案信息管理工作的要求可想而知。
作為醫(yī)院管理工作的一個(gè)基礎(chǔ)性重要部分,它仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)院醫(yī)療、科研和行政管理對(duì)它的要求相適應(yīng)。本文就我院在信息時(shí)代如何改革檔案管理,以跟上時(shí)代的步伐思考如下。
1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題
目前醫(yī)院的檔案管理已達(dá)到了一定的規(guī)模和水平。檔案管理組織機(jī)構(gòu)方面:成立了由分管院長領(lǐng)導(dǎo)、院辦公室主任負(fù)責(zé),并建立了全院檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理規(guī)章制度方面:以國家“檔案法”為依據(jù),結(jié)合本地區(qū)和醫(yī)院自身特點(diǎn)和要求,建立了15項(xiàng)檔案管理制度。檔案共分8類:黨政群管理類、醫(yī)療管理類、科學(xué)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、專業(yè)技術(shù)類、病史管理類、聲像照片類。醫(yī)院的檔案管理工作雖然有不小的成績,但目前仍存在一些問題,具體表現(xiàn)在:檔案收集歸檔過程緩慢、檔案的利用和開發(fā)利用效率低下、檔案管理現(xiàn)代化的差距較大。這些表現(xiàn)的原因主要有以下幾點(diǎn)。
1.1 醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系和制度的不足
醫(yī)院雖然建立了三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò),但它的運(yùn)行效果目前不很理想,不少有關(guān)人員檔案意識(shí)較淡薄,一些有關(guān)人員為圖方便,將檔案材料隨意存放在自己的辦公抽屜里,歸自己所有,導(dǎo)致檔案材料的丟失或損壞。
1.2 醫(yī)院檔案與其他信息分體管理體系的缺陷
目前醫(yī)院實(shí)行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個(gè)體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成。
2 醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路
21世紀(jì)隨著醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的不斷深入,對(duì)醫(yī)院檔案工作提出了新的要求,要搞好檔案管理,促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展,必須探索一條適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路。
2.1 進(jìn)一步建立健全和加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度和檔案管理網(wǎng)絡(luò)
醫(yī)院建立健全檔案管理制度內(nèi)容十分廣泛,如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度,制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規(guī)定,并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法之中。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜、部門眾多而又分散、專業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管要求及機(jī)密程度高低差異懸殊等特點(diǎn),因此,應(yīng)建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度,并在工作中不斷加以完善。
2.2 建立醫(yī)院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式
社會(huì)信息是一個(gè)集合概念,它包括多種記錄形式,諸如圖書、情報(bào)資料、文獻(xiàn)、檔案和其他一些形式。雖然他們名稱各異、形式多樣,但都有著一個(gè)共同的本質(zhì)――信息。醫(yī)院運(yùn)作和管理的過程是一個(gè)獲得信息、處理信息、利用信息的過程,醫(yī)院作為一個(gè)綜合的管理系統(tǒng),檔案管理系統(tǒng)就是一個(gè)信息資源子系統(tǒng)。將這個(gè)子信息資源系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中,不但可以節(jié)約人力、物力和財(cái)力,而且還能夠提供更多的綜合信息,形成更具有綜合效益的資源庫。
當(dāng)前醫(yī)院體制改革正在向縱深發(fā)展,精簡、高質(zhì)、高效是改革追求的目標(biāo)和要求。實(shí)行信息科和綜合檔案一體化管理,使兩個(gè)部門的關(guān)系協(xié)調(diào)起來,這樣不但精簡機(jī)構(gòu)設(shè)置,減少不必要的設(shè)備重復(fù),減少醫(yī)院經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān),又能充分發(fā)揮信息管理功能,做到人盡其才,物盡其用,財(cái)盡其力。所以,實(shí)行信息、檔案一體化管理是完全符合醫(yī)院當(dāng)前的體制改革要求的。醫(yī)院要將檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理和運(yùn)行納入醫(yī)院信息化建設(shè)總體規(guī)劃、統(tǒng)籌安排實(shí)施。
2.3 檔案編研工作,提高檔案編研水平
提高醫(yī)院檔案編研水平對(duì)檔案的利用開發(fā)有著直接的影響作用,這一工作的重要性不能輕視。
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展,關(guān)系人民群眾醫(yī)療衛(wèi)生大事的醫(yī)院單位也將有很大的發(fā)展空間,特別是我國正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革,對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時(shí)代的步伐。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取,以滿足社會(huì)進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理的不斷提高的要求,為建設(shè)有中國特色的社會(huì)主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
湖北省潛江市紅十字會(huì),湖北潛江 433100
[摘要] 隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的提高,我國衛(wèi)生醫(yī)療水平得到了極大的改善,我國基層衛(wèi)生發(fā)展也有了巨大的進(jìn)步,但是我國基層衛(wèi)生在發(fā)展過程中還存在諸多問題,與城市衛(wèi)生水平之間存在較大的差距。我國基層衛(wèi)生行政部門檔案管理有所欠缺,缺少完善的管理制度,在管理分類模式上也有待改善。該文闡述了我國基層衛(wèi)生醫(yī)療發(fā)展現(xiàn)狀以及發(fā)展過程中的特點(diǎn)和未來發(fā)展目標(biāo),分析檔案管理對(duì)基層衛(wèi)生行政部門管理的意義,對(duì)基層衛(wèi)生行政部門檔案管理的分類模式進(jìn)行探討。
[
關(guān)鍵詞 ] 基層衛(wèi)生;發(fā)展現(xiàn)狀;檔案管理
[中圖分類號(hào)] R197.1
[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A
[文章編號(hào)] 1672-5654(2015)01(a)-0186-02
[作者簡介] 王凌(1975-),女,湖北潛江人,本科,館員,檔案管理。
1 基層衛(wèi)生發(fā)展的重要性
我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速,國民生活水平得到了很大的提高,全民醫(yī)療水平也有了巨大的改善。醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)是我國重要的服務(wù)業(yè)之一,對(duì)全國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著重要的影響,對(duì)我國國民的生活有著重要意義。目前我國醫(yī)療衛(wèi)生整體水平較高,不僅是醫(yī)療水平的提高,服務(wù)水平也不斷進(jìn)步。
基層衛(wèi)生醫(yī)療服務(wù)提高基層居民的身體健康,改善居民的生活質(zhì)量,確保勞動(dòng)力的數(shù)量和質(zhì)量。基層衛(wèi)生醫(yī)療服務(wù)對(duì)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和居民的作用主要體現(xiàn)在四個(gè)方面[1]:第一,提高基層居民和勞動(dòng)力的身體素質(zhì),確保勞動(dòng)力的質(zhì)量,保證我國經(jīng)濟(jì)事業(yè)的發(fā)展;第二,基層衛(wèi)生醫(yī)療促進(jìn)國民的健康程度,提高居民的生活質(zhì)量,提升居民的幸福指數(shù);第三,基層衛(wèi)生服務(wù)水平的提高,對(duì)疾病、疫病等有著預(yù)防和治愈的作用,減少社會(huì)資源的損失,從而降低國家的經(jīng)濟(jì)成本,促進(jìn)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展;第四,基層衛(wèi)生醫(yī)療服務(wù)業(yè)的發(fā)展能夠提高全國的就業(yè),增加就業(yè)的機(jī)會(huì)。
目前,我國基層勞動(dòng)人民受到各種疾病、傷殘、疫病等侵害,給廣大勞動(dòng)人民帶來了生活困難和經(jīng)濟(jì)損失,同時(shí)也造成了我國勞動(dòng)力的損失,給家庭、社會(huì)帶來了較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān),影響了社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)的和諧穩(wěn)定。基層衛(wèi)生事業(yè)對(duì)提高基層勞動(dòng)人民的健康有著重要的意義,完善的基層衛(wèi)生服務(wù)能夠保證居民的健康以及勞動(dòng)力的質(zhì)量,促進(jìn)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)和和諧社會(huì)的發(fā)展[2]。
2 基層衛(wèi)生的發(fā)展現(xiàn)狀和特點(diǎn)
2.1 我國基層衛(wèi)生的發(fā)展特點(diǎn)
由于我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,居民生活水平的提高,受到計(jì)劃生育的影響,人口老齡化的問題日益凸顯,疾病、疫病等受到環(huán)境等因素的影響,不斷的變化,基層衛(wèi)生醫(yī)療的需求日益增加,我國基層衛(wèi)生正快速發(fā)展。而我國基層衛(wèi)生服務(wù)業(yè)的發(fā)展中內(nèi)容出現(xiàn)了多層次化和多樣化的變化[3],基層衛(wèi)生結(jié)構(gòu)也發(fā)生了一定的變化,以社會(huì)和基層居民的需求為基礎(chǔ)進(jìn)行了調(diào)整?;鶎有l(wèi)生的發(fā)展主要有以下幾個(gè)特點(diǎn):
第一,基層衛(wèi)生內(nèi)容進(jìn)行了完善。基層衛(wèi)生服務(wù)的內(nèi)容不斷完善,針對(duì)基層居民的需求,進(jìn)行內(nèi)容的完善,滿足居民日益增加的需求。
第二,基層衛(wèi)生結(jié)構(gòu)做出了調(diào)整?;鶎有l(wèi)生機(jī)構(gòu)發(fā)生了變化,在醫(yī)療服務(wù)方面做出了較大的調(diào)整,醫(yī)療服務(wù)的體系有了巨大的改變。
第三,基層衛(wèi)生的發(fā)展方式做出了改革。我國基層衛(wèi)生服務(wù)的方法以及所有制形式有了較為顯著的改革,在所有制方面不再是單一的國有形式,增加了多元化的醫(yī)療機(jī)構(gòu),包括營利性和非營利性等。
2.2 我國基層衛(wèi)生發(fā)展的現(xiàn)狀
我國基層衛(wèi)生服務(wù)經(jīng)過一段時(shí)間的發(fā)展,目前服務(wù)的內(nèi)容、基層衛(wèi)生結(jié)構(gòu)較為完善,能夠較好的為基層人民提供醫(yī)療等服務(wù)。但是由于我國基層衛(wèi)生發(fā)展較晚,受到城鄉(xiāng)差距的影響,基層衛(wèi)生服務(wù)存在一定的問題,主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一,基層衛(wèi)生服務(wù)內(nèi)容和方式陳舊,基層衛(wèi)生部門為基層居民提供的醫(yī)療服務(wù)以及公共服務(wù)較為單一,只針對(duì)常見病進(jìn)行診斷和治療,檢查設(shè)備較為稀缺,難以實(shí)現(xiàn)健康咨詢等服務(wù)[4]。第二,基層衛(wèi)生服務(wù)缺乏較為專業(yè)的監(jiān)督管理制度以及行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn),難以制度化發(fā)展。與我國醫(yī)療服務(wù)相比,基層衛(wèi)生服務(wù)的整體框架還未完善,不僅缺乏基本法律作為法制保障,同時(shí)缺少社會(huì)主義市場的管制制度。第三,我國基層衛(wèi)生行政部門忽視檔案管理的重要性,在工作過程中檔案不及時(shí)的歸檔,經(jīng)常出現(xiàn)檔案的丟失、損毀、泄密等情況,日后的檔案查閱時(shí),無據(jù)可循,檔案的利用率不高,不利于基層衛(wèi)生的發(fā)展[5]。
3 基層衛(wèi)生行政部門檔案管理的意義
近些年來,我國基層衛(wèi)生服務(wù)發(fā)展較快,其服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大,不僅包括基層的醫(yī)療服務(wù),同時(shí)還包括基層公共服務(wù)的提供?;鶎有l(wèi)生服務(wù)為基層人民提供疾病的診斷和治療,為基層人民提供健康咨詢、疾病預(yù)防知識(shí)、康復(fù)工作、定期檢查等服務(wù)?;鶎有l(wèi)生行政部門的檔案管理不僅能夠記錄發(fā)展歷程,同時(shí)還能夠記錄基層各項(xiàng)重大事件的發(fā)生,例如疫病的發(fā)生等,當(dāng)以后再次發(fā)生時(shí),能夠查閱到處理方法。因此,基層衛(wèi)生行政部門的檔案管理意義重大,對(duì)基層衛(wèi)生發(fā)展有著重要的影響。
4 基層衛(wèi)生檔案管理模式與提高策略
4.1 基層衛(wèi)生檔案管理主要模式
4.1.1文書檔案 文書檔案主要有四種,分別是:國家政府、衛(wèi)生部門、地區(qū)政府等頒布的相關(guān)基層衛(wèi)生的工作命令、決定、通知等文件材料;基層衛(wèi)生部門工作、活動(dòng)形成的文件材料,包括工作計(jì)劃、工作報(bào)告等文件資料;基層衛(wèi)生部門會(huì)議形成的文件資料;以及機(jī)構(gòu)的人事檔案,例如各單位的人員編制信息、人員變動(dòng)信息等[6]。
4.1.2基建檔案 基建檔案主要是指基層衛(wèi)生部門進(jìn)行建造、租賃和管理辦公、服務(wù)、醫(yī)療等機(jī)構(gòu)的場所、設(shè)施中形成的各類文件,例如,圖紙、數(shù)據(jù)、清單等材料。需要?dú)w檔的主要資料包括:項(xiàng)目審批、同意的文件,設(shè)計(jì)圖紙,工程管理的文件,設(shè)備管理的文件以及建設(shè)時(shí)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)管理文件等。
4.1.3會(huì)計(jì)檔案 基層衛(wèi)生行政部門在進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)時(shí),以及政府進(jìn)行的投資、補(bǔ)貼等會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí),都會(huì)形成賬簿、憑證、報(bào)表、預(yù)算和核算材料等等。
4.1.4專業(yè)檔案 專業(yè)檔案主要包括兩個(gè)方面,一是基層衛(wèi)生部門進(jìn)行重大活動(dòng)或者具有較大意義的發(fā)展時(shí)產(chǎn)生的有價(jià)值的圖片、音像等文件,二是基層衛(wèi)生部門在進(jìn)行資源的引入、醫(yī)療等工作中形成的文件[7]。
4.1.5人事檔案 人事檔案主要是指基層衛(wèi)生部門人力資源的資料,包括編制人員的信息、人員變遷的信息、離退休員工的信息以及已故員工的信息等,這些都是重要的人事檔案。
4.2 基層衛(wèi)生檔案管理水平提高的研究
4.2.1管理制度的創(chuàng)新 基層衛(wèi)生的檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新管理制度,完善其管理體系,提高檔案管理的水平。完善檔案管理制度,必須要做好以下幾點(diǎn)內(nèi)容:首先,根據(jù)基層衛(wèi)生檔案的分類模式,進(jìn)行檔案管理工作的細(xì)化,進(jìn)行專業(yè)化管理;其次,設(shè)立檔案管理的監(jiān)督部門,對(duì)管理進(jìn)行考核;最后,制定良好的考核制度,促進(jìn)檔案管理水平的提高。
4.2.2管理模式的創(chuàng)新 基層衛(wèi)生的檔案管理要制定規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的管理模式,提高檔案管理的質(zhì)量。采用合理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系,規(guī)范基層衛(wèi)生檔案管理,提升基層衛(wèi)生形象。同時(shí),管理者要具有先進(jìn)的管理理念,不斷的完善管理模式,提高基層衛(wèi)生檔案管理水平。
4.2.3管理手段的創(chuàng)新 數(shù)字化、信息化水平的不斷提高,促進(jìn)基層檔案管理管理手段的創(chuàng)新。基層衛(wèi)生檔案信息數(shù)字化管理,能夠?qū)⒉煌J降臋n案、不同地方的檔案資源通過互聯(lián)網(wǎng)的方式進(jìn)行匯總,從而提高檔案的收集、整理和管理的效率,同時(shí)還便于日后的使用。實(shí)現(xiàn)基層衛(wèi)生檔案數(shù)字信息化管理,就要引進(jìn)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù),培養(yǎng)現(xiàn)代化的專業(yè)人才。
5 結(jié)語
我國經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展迅速,國民的生活水平也不斷提高,人們對(duì)衛(wèi)生健康等方面有了更高等需求。我國基層衛(wèi)生部門在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)和諧發(fā)展、人們身體素質(zhì)等方面有著重要的作用。而基層衛(wèi)生行政部門的檔案管理則對(duì)基層衛(wèi)生的發(fā)展有著重要的意義,因此提高檔案管理水平顯得尤為重要。
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參考文獻(xiàn)]
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級(jí)別:部級(jí)期刊
榮譽(yù):中國優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫
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