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一、會計電算化在高等院校固定資產(chǎn)管理中的重要作用
1.全面詳細反映信息,滿足管理者需要
計算機容量大,運行速度快,能夠?qū)潭ㄙY產(chǎn)管理中的有關數(shù)據(jù)進行快速、詳細的分析,全面客觀地反映各種信息,滿足管理者需要。明細分類核算是所有高等院校在固定資產(chǎn)管理中必須建立的核算方式,賬多量大,非常繁瑣。一些高等院校只將明細賬設置二級或三級,管理上過于籠統(tǒng),尤其是隨著高等院校教學規(guī)模不斷擴大,科研能力不斷提高,以及相關生產(chǎn)經(jīng)營方式的多樣化,高等院校的房屋、儀器設備、辦公用品、圖書等固定資產(chǎn)的種類不斷增多,數(shù)量不斷增大,如果一個學校的資產(chǎn)效益明細賬僅設置二級或三級,根本無法及時、準確反映出有關信息,無法滿足管理工作的需要。在手工條件下,設置更多級別的明細賬比較困難,在實行會計電算化后,使用計算機操作,則核算工作就非常方便。例如:學校對儀器設備這個會計科目設置明細賬,手工一般設置為:儀器設備——教學類二級,學校如果想統(tǒng)計其中某一種儀器的購入、現(xiàn)存、維修等情況,就比較困難,因為很難從這樣的賬簿設置中提取出有關信息供管理者使用,若想獲得相關數(shù)據(jù)只有等定期核對后才能計算得出。如果用計算機設置儀器設備明細賬,內(nèi)容可以非常詳細,例如:儀器設備——教學類——北京產(chǎn)——使用科室——維修記錄——目前狀態(tài),等等。此外,還可以根據(jù)需要設置更為詳細的明細賬目,便于及時查閱儀器設備明細賬,了解某種儀器設備的使用情況,合理使用資金,為教學和科研服務。
2.快速查閱各種固定資產(chǎn)價格
由于各種固定資產(chǎn)的價格變化較快,如果一個學校不能及時掌握某一物品的價格變化情況,勢必在物品采購上出現(xiàn)決策失誤,造成不必要的資金浪費。利用計算機強大的查索能力和網(wǎng)絡服務優(yōu)勢,就能夠快速查閱到該產(chǎn)品的價格變化情況和不同生產(chǎn)廠家的產(chǎn)品價格、產(chǎn)品性能,供學校決策者參考,從中篩選出價格適宜、性能優(yōu)越的產(chǎn)品,以最優(yōu)惠的價格獲得最好的產(chǎn)品,服務學校的教學、科研和生產(chǎn)經(jīng)營。
3.減輕管理人員的工作強度,提高工作效率
固定資產(chǎn)管理工作量大,涉及面廣,與各院、系、科室間聯(lián)系密切,統(tǒng)計數(shù)據(jù)多,變化頻繁,準確性要求高,稍有不慎,極易出現(xiàn)差錯,造成不必要的損失。以往人工記賬的方式導致管理人員工作強度很大,經(jīng)常加班加點核對數(shù)據(jù),制做統(tǒng)計報表。即使這樣,也難免發(fā)生差錯,工作效率低。實行會計電算化管理后,各院、系、科室間統(tǒng)計數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表“資源共享”,核對極其方便,管理人員的工作強度大大減輕,統(tǒng)計結(jié)果準確性增強,工作效率明顯提高。
二、高等院校實行會計電算化應注意的幾個問題
1.選擇適合本校實際的統(tǒng)計軟件。目前,市場上用于固定資產(chǎn)管理的統(tǒng)計軟件品目很多,有單用戶統(tǒng)計軟件和網(wǎng)絡統(tǒng)計軟件。單用戶統(tǒng)計軟件無法進行統(tǒng)計數(shù)據(jù)交換;網(wǎng)絡統(tǒng)計軟件價格較高,其優(yōu)點是統(tǒng)計量大,有較強的數(shù)據(jù)交換功能。需要指出的是,無論單用戶統(tǒng)計軟件還是網(wǎng)絡統(tǒng)計軟件,用戶在使用時,總會發(fā)現(xiàn)一些不符合自身特點要求的程序設置,給用戶帶來不便。因此,各院校在選擇統(tǒng)計軟件時,一定要根據(jù)自身特點,盡可能選擇適合本校實際的統(tǒng)計軟件(以網(wǎng)絡統(tǒng)計軟件為首選)。
2.加強系統(tǒng)的安全性,防止出現(xiàn)意外事故。由于固定資產(chǎn)電算化管理往往是整個學校財會計算機管理一體化的一個組成部分,因此,必須加強系統(tǒng)的安全性,防止人為破壞。在實行電算化管理時,除對統(tǒng)計軟件本身的安全性提出較高的要求外,使用單位必須建立健全計算機管理制度,嚴格執(zhí)行。專人負責,開機登記,嚴防意外事故發(fā)生。
3.提高整個會計人員的素質(zhì)問題。隨著會計電算化的不斷發(fā)展,單靠少數(shù)人操作和管理計算機顯然已經(jīng)無法滿足財會工作的需要。當務之急是要加強會計電算化業(yè)務知識培訓,讓所有會計工作人員了解和掌握計算機的有關性能、操作技能以及一些必要的計算機語言。提高整個會計人員的素質(zhì),只有這樣才能加強系統(tǒng)的安全性,防止意外事故發(fā)生,才能充分發(fā)揮會計電算化在高等院校固定資產(chǎn)管理中的積極作用。