檔案信息管理制度精選(九篇)

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第1篇：檔案信息管理制度范文

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)院校學(xué)生檔案管理問題對策

在當(dāng)前就業(yè)形勢十分嚴(yán)峻，各大中高專院校畢業(yè)生就業(yè)實行雙向選擇的市場用人機制背景下，大中高專院校學(xué)生檔案作為學(xué)生就業(yè)過程中一份必不可少的重要憑證，是大中高專院校提供的畢業(yè)生在校期間德智體等方面發(fā)展的綜合情況反映，是畢業(yè)生就業(yè)和用人單位選用人才的重要材料和依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好中等職業(yè)畢業(yè)生的檔案管理主作，充分挖掘?qū)W生檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程管理中的積極作用，特別是服務(wù)中等職業(yè)畢業(yè)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，使學(xué)生檔案管理適應(yīng)以就業(yè)為導(dǎo)向的辦學(xué)需要，從而進(jìn)一步提升中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是一項十分重要而又具有現(xiàn)實意義的工作。但是目前高校學(xué)生檔案管理中還存在著不少問題和不足，需要創(chuàng)新管理工作盡快得以解決。

一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生檔案管理存在的問題

2l世紀(jì)以來，信息化浪潮的掀起以及現(xiàn)代化管理理念的深入，傳統(tǒng)的管理模式就需要在急劇變革中尋求新的生存空間。加之中等職業(yè)院校各項改革的深入，學(xué)生檔案管理也在這些影響之下，表現(xiàn)出如下值得思考的問題：

l、學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容程式化，不符合時展需求。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和與國際接軌的市場經(jīng)濟的形成，與計劃經(jīng)濟體制相適應(yīng)的傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理工作受到了沖擊，首先反映在學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容上。學(xué)生檔案中記載的許多內(nèi)容已經(jīng)失去應(yīng)用價值，同時許多符合時代需要的新內(nèi)容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、入黨入團材料、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質(zhì)、成績、能力、誠信等方面的材料比較少，學(xué)生鑒定材料內(nèi)容空洞、政治術(shù)語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現(xiàn)學(xué)生在校期間的全貌和個性發(fā)展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。

2、檔案作用發(fā)揮缺位。

在大學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場用人機制的大環(huán)境下。學(xué)生檔案作為記載大學(xué)生成長情況重要文本材料，發(fā)揮了它無法替代的育人和人力資源開發(fā)作用，然而，發(fā)揮這些作用的前提是，學(xué)生檔案是否具備內(nèi)容豐富的，能真實反映大學(xué)生整體情況的有價植的信息儲量。目前高校學(xué)生檔案管理存在的主要問題就是缺乏創(chuàng)新意識。沒有真正從服務(wù)大學(xué)生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理。由此造成的學(xué)生檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。

3、人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來新的挑戰(zhàn)。

人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒有及時的進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績的材料。應(yīng)該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實習(xí)、實訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實性。而且，學(xué)生檔案材料質(zhì)量不高，利用率較低。從中職院校的普遍情況來看，學(xué)生檔案材料基本上是一些由個人填寫的主觀判斷式材料為主，全面反映個人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料，尤其是實踐過程中的定量分析材料過少。如反映職業(yè)技能鑒定結(jié)果的材料，只是簡單一句“同意以上意見”，“情況屬實”等評語，沒有給予客觀的、全面的評價，使得檔案材料較為粗糙。

4、電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵。

檔案管理的最終目標(biāo)是實現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得到實現(xiàn)的一種行之有效的手段。它通過計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)與職能一體化來實現(xiàn)檔案管理資源的最佳配置和降低成本，為提高檔案資源的使用效率提供科學(xué)依據(jù)，現(xiàn)代化電子檔案正是在這種情況下應(yīng)運而生。計算機和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展以及相關(guān)管理軟件的開發(fā)，為電子檔案的出現(xiàn)提供了物質(zhì)條件上的保障。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美。一般系統(tǒng)軟件都會存在一些技術(shù)性問題。另外，學(xué)生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術(shù)的完善，等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而亟待解決

二、加強中等職業(yè)院校學(xué)生檔案創(chuàng)新管理的幾點對策

1、強化意識，完善學(xué)生檔案管理的硬件和軟件。

主管檔案工作的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念、提高認(rèn)識，重視學(xué)生檔案管理工作，把其作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓，強化師生的檔案意識，這是落實科學(xué)發(fā)展觀的抓手之一。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是校園網(wǎng)絡(luò)硬件和數(shù)據(jù)庫的建立。為加快學(xué)生檔案信息化進(jìn)程，學(xué)校應(yīng)抓住中等職業(yè)院?？焖侔l(fā)展的有利條件，多方籌措資金，加大投入力度，盡早完成校園數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，配齊各種必要的硬件設(shè)施。這已成為當(dāng)前高中職業(yè)院校檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，也是使中等職業(yè)院校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。學(xué)生檔案管理工作者也應(yīng)提高現(xiàn)代化意識，強化信息技術(shù)觀念，同時要增強職業(yè)道德，敢于抵制不正之風(fēng)，杜絕私自修改信息現(xiàn)象，堅持原則，確保學(xué)籍檔案的真實性。在軟件建設(shè)上，要豐富內(nèi)涵，按照教育部的要求，針對學(xué)校辦學(xué)特色建立、健全相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理制度，使管理工作有章可循。這一切為學(xué)生檔案工作趨向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化營造良好的氛圍，打下扎實的基礎(chǔ)。

2、統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔內(nèi)容與范圍。

作為人事檔案基礎(chǔ)的中等職業(yè)院校學(xué)生檔案，國家有關(guān)部門應(yīng)制定適合高職使用的統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的制表內(nèi)容。同時，各院校要加強領(lǐng)導(dǎo)，高度重視檔案建設(shè)，并建立健全收集、歸檔制度，使學(xué)生檔案按照統(tǒng)一立卷內(nèi)容和建檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理。根據(jù)統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，做到歸檔材料收集齊全，保證不缺人、不缺項目、不缺頁，確保每個學(xué)生的每份檔案材料填寫清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。

3、以人為本，做好學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新。

中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案工作者應(yīng)切實解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹立以學(xué)生為本的思想，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案工作貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)，真正做到為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長服務(wù)。結(jié)合以人為本思想，重新規(guī)范歸檔內(nèi)容。學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容應(yīng)該兼顧檔案的全面和個體性。既要收集學(xué)生檔案的常規(guī)材料，如畢業(yè)生登記表、成績單等，也要兼顧學(xué)生的個性特長、知識技能方面的材料。在歸檔過程中，學(xué)生檔案管理人員必須以對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，擴大收集檔案材料范圍，充實檔案內(nèi)容。如反映學(xué)生特長的個人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料;還有反映學(xué)生道德水平方面的如誠信、助人為樂、道德作風(fēng)、考試有無違紀(jì)行為等方面的社會評價材料;學(xué)生參加各種社團活動、班干部、學(xué)生會干部工作情況、學(xué)校大型活動的參與情況、社會實踐活動、畢業(yè)實習(xí)與見習(xí)情況、畢業(yè)論文、參加各種科技創(chuàng)新制作和競賽等材料，都可以歸人檔案，特別是對某些方面表現(xiàn)突出的同學(xué)，將學(xué)生有關(guān)的“亮點”數(shù)據(jù)細(xì)致準(zhǔn)確地歸納起來，如獎學(xué)金及三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等及各種獎勵的獲得情況，各種特長及在校對培養(yǎng)的情況(擔(dān)任過干部、黨員發(fā)展等)匯總成證明材料，使其在推薦就業(yè)中更具有說服力和競爭力。就拿上次周寧縣紀(jì)委要錄用我校一名往屆畢業(yè)生為例，這位學(xué)生錄取的筆試不錯,但開始用人單位不了解其在學(xué)校的品德表現(xiàn),由于錄用單位有多人競爭,經(jīng)過多方面思考，用人單位決定到學(xué)校了解情況，從檔案中得知這位學(xué)生曾經(jīng)獲得市級、校級三好生后順利將這位學(xué)生錄取?？梢?，盡量全面客觀地記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，擺脫學(xué)生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實、生動的檔案材料，可以更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

4、利用信息技術(shù)，實現(xiàn)管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

第2篇：檔案信息管理制度范文

關(guān)鍵詞：科技檔案；管理模式；創(chuàng)新

在21世紀(jì)，人類的經(jīng)濟活動已經(jīng)步入了知識經(jīng)濟的時代，知識經(jīng)濟已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的主流。新經(jīng)濟體制的出現(xiàn)，必然會引起各個方面的改革，其中檔案管理模式的改革也是其中的一個方面。檔案是記載一個機構(gòu)的主要文件與內(nèi)容，而檔案管理效果會關(guān)系著整個機構(gòu)的發(fā)展。如今傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)這個時代的經(jīng)濟發(fā)展的需要，必須要對其進(jìn)行改革與創(chuàng)新，使之適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的需求。

1科技檔案管理模式創(chuàng)新的重要性

在一個單位中，檔案管理制度是衡量其業(yè)績和管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。在單位的發(fā)展中，科技檔案發(fā)揮著非常大的作用，不僅可以為研究單位的業(yè)績與發(fā)展提供可靠的第一手資料，還可以為單位制定發(fā)展方向與計劃提供信息資源。除此之外，一個與時俱進(jìn)的科學(xué)檔案管理制度還有利于促進(jìn)單位的經(jīng)濟發(fā)展，提高該單位在市場中的競爭力。因此在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的形勢下，必須要做好檔案管理工作，要與時俱進(jìn)不斷地對科技檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新與改革，要不斷地對新的科技檔案管理制度進(jìn)行嘗試，才能找到適合單位發(fā)展的檔案管理制度。

2 實現(xiàn)科技檔案管理模式創(chuàng)新的對策

2.1把科技檔案管理納入總體發(fā)展規(guī)劃

科技檔案不僅是單位進(jìn)行科研生產(chǎn)活動的結(jié)晶，還可以反作用于單位的科研生產(chǎn)活動，為單位的科研活動提供有用的信息資源。科學(xué)檔案不僅是單位重要的無形資產(chǎn)，其本身的發(fā)展?jié)摿σ彩欠浅４蟮?。因此單位領(lǐng)導(dǎo)要對科技檔案的管理給予高度的重視，不僅要把其當(dāng)做是科技管理部門的重要事情，還要把其納入議事日程當(dāng)中來。而在科技檔案的人力資源與管理經(jīng)費上，領(lǐng)導(dǎo)也要給大力支持，并且加強對其重要性的宣傳力度，從而使各個部門都重視科技檔案的管理。

2.2把科技檔案管理制度納入質(zhì)量管理體系

把科技檔案管理制度納入質(zhì)量管理體系中有助于保證歸檔文件的完整性與準(zhǔn)確性。除此之外，為了保證科技檔案管理制度的質(zhì)量，科技管理部門應(yīng)該要直接參與到編制與修訂科技檔案管理制度中來。也只有這樣，才能夠更好地發(fā)揮科技檔案的作用，從而達(dá)到轉(zhuǎn)化成科研成果的目的。

2.3提高科技檔案管理工作的服務(wù)意識

科技檔案信息管理最主要的工作就是服務(wù)工作，為單位提供相對完善的科技信息，保障其他各項工作的順利進(jìn)行。在今后的科技檔案管理工作中，管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，確保檔案管理工作能夠發(fā)揮其作用。一方面需要加強服務(wù)教育，提高工作人員的服務(wù)意識。在科技檔案管理中需要樹立“用戶至上”的管理理念，確?？萍紮n案信息的有效使用。另一方面需要了解用戶的需要，不斷改善服務(wù)手段?？萍紮n案管理工作中可以利用現(xiàn)代化的管理手段，完善檔案信息管理系統(tǒng)，不斷完善檔案信息庫的建設(shè)，完善網(wǎng)絡(luò)檢索功能，保障用戶能夠第一時間找到所需要的信息資源，提高檔案管理工作的效率和水平，保證科技檔案管理工作能夠真正滿足用戶的實際需要。

2.4對其進(jìn)行系統(tǒng)管理與建立完善的歸檔制度

為了實現(xiàn)科技檔案管理制度的創(chuàng)新，檔案管理部門必須在結(jié)合單位科技生產(chǎn)的具體情況的基礎(chǔ)上，以《檔案法》為核心，以科技檔案工作法規(guī)為依據(jù)，制定出更加完善、操作性更強的規(guī)章制度。對于科技檔案的形成、積累、歸檔、整理、保管與利用各個環(huán)節(jié)都制定完整具體的規(guī)定。對于那些違法規(guī)章制度，沒有完整收集資料、沒有及時歸檔資料與整理資料的工作人員要給予懲罰，并且要求及時改正。而對于那些嚴(yán)格遵守規(guī)章制度進(jìn)行辦事的工作人員要給予一定的獎勵。另外，要建立完善的科技檔案搜索體系，為科技檔案的利用提供更大的方便；要對科技檔案給予一定的重視，同樣要重視對專業(yè)檔案管理人員的儲備。除此之外，還要明確檔案歸檔的范圍，什么樣的資料才可以進(jìn)行歸檔，什么資料不可以進(jìn)行歸檔。

2.5改善科技檔案管理方式

科技檔案作為單位的重要信息，對于各項工作的開展有著十分重要的作用，在今后的科技檔案信息管理中需要進(jìn)一步完善科技檔案的管理方式，創(chuàng)新管理手段，提高管理效率和管理水平。一方面可以對科技檔案進(jìn)行合理的科學(xué)的分類工作，科技檔案比較復(fù)雜，要想提高科技檔案信息的利用率，及時找到想要的信息，合理的分類是必不可少的，科技檔案管理工作人員需要建立科學(xué)的分類方式，對檔案信息進(jìn)行有效地整合。另一方面需要對科技檔案工作進(jìn)行合理的分工，提高工作效率?？萍紮n案信息管理中合理的分工是必不可少的，通過合理分工可以有效地提高工作效率，充分發(fā)揮每一個工作人員的作用。

2.7提高科技檔案管理工作人員素質(zhì)

科技檔案管理工作人員承擔(dān)著檔案管理的重要責(zé)任，作為科技檔案管理工作人員不僅僅需要掌握詳細(xì)的科技檔案管理專業(yè)知識，同時還需要提高自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高服務(wù)意識，保障科技檔案管理工作的順利進(jìn)行。由于科技檔案信息十分復(fù)雜，工作人員面臨的工作壓力逐漸增加，工作效率也受到一定的影響。今后需要進(jìn)一步加強對工作人員的技術(shù)培訓(xùn)工作，提高科技檔案管理工作人員的素質(zhì)。另外還可以引進(jìn)一些高素質(zhì)的科技檔案管理工作人員，通過加強工作人員之間的交流，促進(jìn)工作人員工作水平的提高，提高科技檔案管理工作水平。

結(jié)束語

科技檔案對于一個單位與機構(gòu)的發(fā)展具有非常大的影響，因此必須要對檔案改革與創(chuàng)新給予一定的重視，也只有符合經(jīng)濟體制的科技檔案管理模式才會促進(jìn)單位或者企業(yè)的發(fā)展，所以對科技檔案進(jìn)行創(chuàng)新是順應(yīng)時展的需求，也是經(jīng)濟發(fā)展必然的結(jié)果。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁麗艷.檔案管理的規(guī)范化和優(yōu)化模式[J].城建檔案，2011（8）.

第3篇：檔案信息管理制度范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案 醫(yī)院信息管理 管理制度

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）04-0051-01

前言：醫(yī)院的檔案信息管理，記錄著醫(yī)院的重要數(shù)據(jù)和醫(yī)療信息。因此，醫(yī)院的檔案信息管理越來越受到醫(yī)院管理層是的高度重視，隨著醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的技術(shù)逐步提高，醫(yī)院的管理力度不斷加大，對醫(yī)院的檔案信息管理也提出了新的要求。醫(yī)院的檔案信息管理應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的實際情況，有針對性地進(jìn)行改革和完善。以此來推動檔案管理工作的發(fā)展，從而更好的服務(wù)一醫(yī)院的各項工作。文章從以下幾個方面，針對醫(yī)院的檔案信息管理的改進(jìn)措施，進(jìn)行了深入的探討。

一、醫(yī)院檔案概述

醫(yī)院檔案，顧名思義，值得是為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件材料、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料，醫(yī)院檔案是醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療活動中形成的各種文獻(xiàn)。例如，醫(yī)療工作記錄表、圖表、音頻記錄、視頻影像等資料。這些信息資料記錄了醫(yī)院發(fā)展過程中的成熟醫(yī)療案例，在以后的醫(yī)療活動中，具有重要的指引作用。醫(yī)療的進(jìn)步是經(jīng)過漫長一段時間的實踐來實現(xiàn)的，醫(yī)療科學(xué)的發(fā)展方向是不斷創(chuàng)新，醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富。其能夠?qū)︶t(yī)療活動后期的學(xué)術(shù)亞牛和法律糾紛等方面提供資料，發(fā)揮出良好的指導(dǎo)作用[1]。

根據(jù)現(xiàn)今時代的醫(yī)院發(fā)展趨勢，加強醫(yī)院檔案管理，發(fā)揮出重要的作用，是現(xiàn)今醫(yī)院管理層組關(guān)注的話題。因此。當(dāng)下應(yīng)以新醫(yī)學(xué)的發(fā)展為目標(biāo)，研究醫(yī)院的發(fā)展特點，加強醫(yī)院的檔案管理，使醫(yī)院檔案的管理信息化和規(guī)范化。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

隨著新醫(yī)改的推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理在發(fā)展和建設(shè)中，存在著一些不足，在醫(yī)院的檔案管理中，主要存在以下問題：

1.醫(yī)院檔案管理制度有缺陷

在很多醫(yī)院當(dāng)中，醫(yī)院的管理層大多數(shù)都是醫(yī)學(xué)界的知名專家，在醫(yī)學(xué)界的成就令人矚目，大師對于醫(yī)院的管理經(jīng)驗較少，導(dǎo)致很多醫(yī)院的管理者只注重特殊的醫(yī)學(xué)研究和患者病情的探討，忽視了檔案管理的工作。很少把精力和實踐放在檔案管理工作中，對檔案管理的制度制定更為隨便?，F(xiàn)今的很多檔案管理的制度較為泛泛，沒有從實際的角度出發(fā)，來制定相應(yīng)的檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理工作的不完善，阻礙醫(yī)院檔案的管理工作。目前的醫(yī)院檔案主要分為兩大部分：其一是行政方面，這方面包括額人事、財務(wù)、醫(yī)療設(shè)施、醫(yī)藥等綜合性的信息資料。其二是醫(yī)院各個科室自己保管的檔案資料，這方面包括了患者的病例和處方等。這種分散型的檔案信息，不利于醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)行。影響了醫(yī)院醫(yī)療信息的整合。同時還阻礙了醫(yī)院科研成活的獲得[2]。

2.醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)較低

現(xiàn)今，大多數(shù)的醫(yī)院關(guān)于患者的病歷、相關(guān)有研究意義的資料都在醫(yī)院的個股科室中保存，醫(yī)院很少有專門的機構(gòu)來對這些書籍信息進(jìn)行收集和統(tǒng)一管理，及時安排了醫(yī)院檔案管理的管理人員也都是從各個科室調(diào)出來，進(jìn)行重新調(diào)配的人員任用模式。導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理人員的管理能力較差，沒有專業(yè)的業(yè)務(wù)能力。

3.醫(yī)院檔案管理安全性較低

前文中介紹了醫(yī)院檔案管理的管理模式，主要是由醫(yī)院各個科室進(jìn)行自行保管，這就很難保證醫(yī)院檔案管理的安全性。現(xiàn)今，醫(yī)院檔案管理不安全的主要有體現(xiàn)在兩個方面。其一是，不合理的管理模式導(dǎo)致檔案丟失。在大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理中，患者的第一手病情分析檔案都存放在醫(yī)院的各個部門中，時間較為久遠(yuǎn)的病歷很容易丟失對醫(yī)生的翻閱和研究不利。其二是，很做到患者病情的隱私的保密工作?；卺t(yī)院管理檔案的模式不規(guī)范，對患者的病歷保護工作不健全，以至于患者的病歷和隱私容易暴露[3]。

三、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

1.完善醫(yī)院檔案管理制度

要完善醫(yī)院檔案管理的制度，首先要提高醫(yī)院對醫(yī)院檔案管理的意識。因此，要加強對檔案管理意義和作用的宣傳力度，使醫(yī)院的檔案管理人員和管理層，充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理的重要性。作為醫(yī)院的管理層，在鉆研醫(yī)學(xué)的同時，也要注重醫(yī)院的檔案管理工作，并將檔案管理工作納入醫(yī)院管理工作中，完善醫(yī)院檔案管理的制度，方面醫(yī)院檔案管理人員的管理和執(zhí)行工作。

2.提高醫(yī)院檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力

要提高院檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力，要加強其對檔案管理意義和作用的了解，醫(yī)院的檔案管理人員要充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理的重要性。要根據(jù)檔案管理的制度嚴(yán)格執(zhí)行。醫(yī)院也要對檔案管理工作人員，進(jìn)行繼續(xù)教育的工作，并制定出獎勵和懲罰制度，從而提高檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力。

3.提高院檔案管理安全性

隨著隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)的更新日新月異。人們的生活、工作和學(xué)習(xí)已經(jīng)離不開高科技技術(shù)帶來的便捷。計算機管理軟件，不僅能高效敵對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理和存儲，同時還具有較強的安全性。所以，計算機技術(shù)被社會各個領(lǐng)域廣泛地應(yīng)用。在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理中，利用計算機先進(jìn)的管理軟件，不僅能為檔案管理工作人員節(jié)省工作時間，提高工作效率，非檔案管理工作帶來便捷，同時還增強了醫(yī)院檔案的安全性[4]。

結(jié)論：醫(yī)院的檔案管理，對醫(yī)院在學(xué)術(shù)方面、醫(yī)院管理方面都有重要的作用，屬于醫(yī)院整體管理的一部分。但是，由于檔案管理不屬于醫(yī)療學(xué)術(shù)范疇，致使其不受醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，在檔案管理制度中存在一些問題。文章通過對目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了相應(yīng)的解決方案。望本文的分析和研究，為醫(yī)院檔案管理做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李燕麗.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)策略探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，03（77）：94.

[2]鄭玲玲，潘慧.新醫(yī)改下如何提高醫(yī)院檔案管理有效性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，01（19）：91-92.

第4篇：檔案信息管理制度范文

1.1醫(yī)院檔案管理設(shè)備落后，管理人員不專業(yè)

檔案管理屬于醫(yī)院建設(shè)“軟實力”的內(nèi)容，卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關(guān)注。一方面，在檔案管理規(guī)范化中出現(xiàn)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識、檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定的情況，轉(zhuǎn)崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機性、流動性增大，帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業(yè)知識與技能匱乏，沒有受到專業(yè)的訓(xùn)練，管理素質(zhì)差異大，降低了檔案管理的效率，延緩了檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。另一方面，檔案室的設(shè)備落后，使檔案檢索復(fù)雜、耗時且檢索方式單一，影響檔案的使用價值，阻礙檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。

1.2醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案安全意識不強

檔案管理工作在醫(yī)院管理系統(tǒng)中占有重要位置，但各醫(yī)院的風(fēng)險檔案管理制度并不健全，例如，光片、財務(wù)及病例等檔案資料分散于各管理部門，使檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性的安全管理。檔案資料的分散，造成風(fēng)險檔案不能得到持續(xù)、全面的后期更新，因此，建立具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度非常必要，這對于醫(yī)院“軟實力”的提高以及質(zhì)量安全的改進(jìn)不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性，使其檔案安全意識薄弱，從而導(dǎo)致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫(yī)院建設(shè)。

2醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施

2.1建立完整的風(fēng)險管理檔案工作組織

醫(yī)院組建管理組織，成立以院長為領(lǐng)導(dǎo)的三級管理委員會，制定醫(yī)院風(fēng)險管理政策，對管理工作進(jìn)行評審和改進(jìn)；制定醫(yī)院風(fēng)險管理程序，處理與風(fēng)險管理檔案有關(guān)事宜；定期召開會議評估風(fēng)險，并組織危險因素調(diào)查，根據(jù)問題發(fā)展的態(tài)勢，制定出解決方法和改進(jìn)措施。醫(yī)院質(zhì)量控制部要按照風(fēng)險管理原則制定調(diào)查表或報告，按時向醫(yī)院管理委員會報告。

2.2創(chuàng)新管理檔案信息

根據(jù)大醫(yī)院體系龐大、部門數(shù)量多以及科室林立的情況，實現(xiàn)檔案信息化管理是今后發(fā)展的必然趨勢，它可以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和具體化，具有開發(fā)性和實用性。為實現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和價值性，信息化檔案管理可以使檔案資料準(zhǔn)確、完整和可信。醫(yī)院各部門要根據(jù)具體情況，結(jié)合自身條件，使用多元化的檔案信息管理手段，使信息化管理既與現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)管理相連接，又形成獨立的信息化管理系統(tǒng)。

2.3完善檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理必須具有嚴(yán)格性，條理清晰，提高醫(yī)院檔案管理水平離不開系統(tǒng)完整的檔案管理制度，要制定嚴(yán)格明確的規(guī)章制度，設(shè)立高效合理的管理程序，積極完善檔案管理制度。查找現(xiàn)存管理制度上的缺陷，認(rèn)真調(diào)查檔案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根據(jù)各個部門的需要，具體情況具體分析，實行多種載體存檔，檔案統(tǒng)一監(jiān)督，為后期信息檔案的查找、利用與開發(fā)打下良好基礎(chǔ)。

2.4提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院風(fēng)險檔案管理需要較高專業(yè)素質(zhì)的管理人員，以提高檔案管理的效率，進(jìn)一步推動醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。例如，在《檔案法》中規(guī)定檔案管理人員必須盡職盡責(zé)，遵守紀(jì)律和規(guī)則，與此同時，要不斷提高自己的專業(yè)知識。檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高，可通過培訓(xùn)、實行高位責(zé)任制以及配合硬件設(shè)施建設(shè)等形式，提高管理人員的工作積極性，提高其責(zé)任心，并定期進(jìn)行工作總結(jié)。

2.5加大資金投入

第一，改進(jìn)檔案管理環(huán)境，安排專門的檔案室，建立獨立的檔案室、閱覽室以及辦公室，設(shè)置陳列室、微機室。關(guān)注檔案保護，配備全套的保護設(shè)備，制定完整的檔案資料保護措施。例如，防火，防潮和防蟲等。檔案管理人員要保持檔案室的清潔、整齊，延長檔案資料的保存時間。第二，更換檔案管理硬件設(shè)施，配備計算機、網(wǎng)絡(luò)、打印機、掃描儀；安裝防盜門、鐵窗欄、遮陽布；添加溫度計、吸塵器、滅火器；配備檔案柜、密集架等，做到“八防”。

3醫(yī)院風(fēng)險管理檔案規(guī)范化的重要性

第5篇：檔案信息管理制度范文

關(guān)鍵詞：急救中心;檔案信息管理體系;健全與完善

急救中心檔案信息是以不同載體保存的歷史記錄。這些具有利用價值的資料是檔案工作的基礎(chǔ)，必須具備一定的完整性。但由于對其重要性缺乏足夠的認(rèn)識，急救中心檔案基礎(chǔ)工作還不夠完善；人員操作隨意不規(guī)范；資料收集不夠及時；工作欠協(xié)調(diào)；借閱手續(xù)不嚴(yán)格；制度有待進(jìn)一步健全；致使檔案資料分散，收集遺漏，以至導(dǎo)致一些資源的損失。因此，必須加以進(jìn)一步規(guī)范與改進(jìn)，從檔案信息的內(nèi)容要素、收集傳遞，到保存利用等，形成一整套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硐到y(tǒng)。

一、檔案信息資源收集范圍的界定

檔案資料的收集是檔案管理的主要業(yè)務(wù)。隨著時代的發(fā)展，社會與個人的信息利用需求日益強烈。這就給急救中心有用信息的獲取和收集管理提出了更高的要求。急救過程中，急救中心客觀地記錄有病人急救全程實時全方位錄像錄音以及紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息，不僅是醫(yī)患糾紛處理的法律依據(jù)，還是醫(yī)院應(yīng)急能力及專科特長的實際體現(xiàn)，是考核評價急救人員績效的客觀依據(jù)。檔案部門必須將其無一遺漏地盡收囊中。1.急救中心歷史沿革資料。急救中心從無到有、從小到大、從分支到獨立，整個發(fā)展歷程全貌的信息資料是重要的檔案信息資源。中心檔案中必須如實記錄反映。諸如中心的場地、設(shè)施、設(shè)備、規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)等原始影像、視頻、圖紙資料，以及組織機構(gòu)的變遷；印模式樣的啟用更改；文化、科技、制度、管理經(jīng)驗等傳承資料都在收集之列。2.院前急救全程信息資料。院前急救全程檔案所記載的內(nèi)容不同于醫(yī)院門診與住院部門。急救全程檔案必須從急救中心受理報警、調(diào)度員派車開始，到現(xiàn)場搶救，送達(dá)醫(yī)院全部過程的信息資料無一遺漏地記錄在案。大到病名病因、責(zé)任大夫護士、救治用藥措施，小到出車車型、車速、行車公里數(shù)，細(xì)到調(diào)度員接警的對話語態(tài)、派車指令的錄音資料，都要收集在案。病人姓名、地址、起止時間以及各項收費等信息資料也自然照收不誤了。這些檔案信息資料收集后，還應(yīng)按照病種、發(fā)病年齡與地域、發(fā)病原因及時進(jìn)行分類、整理、編目、歸檔。并通過計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計、保存、檢索及應(yīng)用的系統(tǒng)而科學(xué)的管理。不僅方便衛(wèi)生主管部門及科研工作人員的快速查詢，而且在發(fā)病規(guī)律研究、搶救經(jīng)驗總結(jié)及預(yù)防方法的探索方面發(fā)揮著應(yīng)有的作用。3.中心行政活動資料。在院前急救全程信息資料收集的同時，急救中心還要拓寬檔案信息資源，進(jìn)行全方位、多層次的收集開發(fā)工作。一是上級機關(guān)下達(dá)的決定、制度、通知等指導(dǎo)性文件；二是本中心上報的總結(jié)匯報材料、請示報告及相關(guān)批件；三是大型會議紀(jì)要、重大事件、學(xué)術(shù)研討、醫(yī)療保健、人才培訓(xùn)，及其黨辦、工會、團委活動及各科室日常例行活動情況等材料的完整收集，以充實檔案信息，實現(xiàn)資源共享。

二、收集方式的創(chuàng)新

豐富的檔案信息資源是做好檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)。新穎的信息資源收集方式，往往可以收到事半功倍的收集效果。因此，很有必要打破按部就班的收集習(xí)慣，多管齊下，迅速及時地獲取完整齊全的檔案信息。1.主動出擊收集法。急救中心檔案工作人員可以改變坐等報送檔案資源或被動接收的傳統(tǒng)做法，采取積極采集方式，真正走出辦公室，加強與各科室相關(guān)人員的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，確保檔案信息能及時收集，了無遺漏。檔案工作人員還可以自己動手，親自進(jìn)行中心召開的大型會議的拍攝，或參與重大事件與活動的拍攝，直接獲得齊全完整的第一手照片與鏡頭資料。此外，為方便應(yīng)急事件的處理，檔案部門還可以主動建立以轄區(qū)戶主姓名、家庭住址、聯(lián)系電話等信息為內(nèi)容的社區(qū)居民急救信息檔案。并收集轄區(qū)范圍內(nèi)醫(yī)院的地理位置、急救設(shè)施、專家優(yōu)勢、血量存儲，以及聯(lián)系電話等相關(guān)信息，以便在緊急情況下迅速確立處置預(yù)案，為病人贏得更多搶救時間。2.檔案組織網(wǎng)絡(luò)收集法。急救中心可以成立自上而下的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)，在各科室設(shè)立兼職檔案員，正式行文明確要求其負(fù)責(zé)本科室檔案收集與報送，并對收集時間、歸檔內(nèi)容及其目錄編排做出具體規(guī)定。檔案部門針對所收集報送的信息資料，在鑒別分類的基礎(chǔ)上，整理歸檔，統(tǒng)一進(jìn)行分卷編號，列出目錄明細(xì)，以備檢索查詢。3.“非常規(guī)資料”的追蹤催交收集法?！胺浅Ｒ?guī)資料”是一些臨時性工作形成的文件資料。諸如赴外地參會的會議文件資料；同合作單位業(yè)務(wù)洽談形成的合同或協(xié)議等契約資料；機關(guān)工作人員調(diào)離退休變動時需要移交的文件材料；上級部門授予的榮譽證書；以及一些專項活動的文字、聲像、圖片等。這些資料如不及時收集，極易散落在部門或個人手中，檔案工作人員要主動提醒，及時追蹤收集催交。4.電子文檔網(wǎng)絡(luò)上傳收集法。隨著辦公自動化和檔案信息系統(tǒng)計算機管理的普及，急救中心各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)互通。檔案部門要充分利用網(wǎng)絡(luò)功能，通過上傳方式進(jìn)行文件和圖片資料的收集，形成電子文檔，方便查詢與共享。

三、檔案管理制度的完善

急救中心檔案信息管理體系的健全與完善，不僅要明確檔案信息收集的范圍，在收集手段方面還要適應(yīng)新形勢的需要和變化，建立一系列檔案管理制度，用健全與完善的管理制度做保證。1.檔案管理人員職責(zé)的制定。以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，結(jié)合院前急救醫(yī)療工作的特殊性，制定《專職檔案管理工作人員崗位職責(zé)》、《兼職檔案員崗位職責(zé)》等規(guī)章制度，強調(diào)檔案集中統(tǒng)一的管理原則，在明確專職人員收集、整理、歸檔、保管、保密、監(jiān)督等方面的責(zé)任的同時，明確各科室兼職檔案員的職責(zé)，要求將分散在各科室的文件、信息資料隨時收集整理，送交歸檔。2.檔案管理制度的制定。通過《文件資料收集整理的規(guī)定》、《立卷和歸檔工作的具體要求》、《檔案的保管條例》、《檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)》等各項管理制度的制定，明確文件信息資料收集分類、排序立卷、保管時間期限、查詢借閱、檔案保密、檔案利用與銷毀鑒定等事項及要求，所有制度以文件形式下達(dá)，確保檔案工作的嚴(yán)肅性、規(guī)范性、科學(xué)性與條理性。特別是《檔案借閱制度》，必須強調(diào)借閱登記手續(xù)的辦理，借閱檔案的及時歸還，不得隨意涂改損毀；若需卷宗拆線，必須獲得檔案室的同意。3.檔案知識教育培訓(xùn)制度的制定。根據(jù)形勢的發(fā)展變化，不斷組織檔案部門專職人員，以及各職能科室兼職人員進(jìn)行以檔案知識與管理制度學(xué)習(xí)為內(nèi)容的專題培訓(xùn)或短訓(xùn)。并通過專題會議、講座、櫥窗、板報等多種形式，進(jìn)行急救系統(tǒng)檔案管理重要意義、檔案收集整理的基本操作流程與技能，以及注意事項等相關(guān)知識的宣傳，提高大家的認(rèn)識，豐富專業(yè)知識，激發(fā)其工作熱情及主動性，從而加強檔案管理工作的科學(xué)性，促進(jìn)檔案管理水平的大幅提高.

參考文獻(xiàn)：

[1]劉麗.大數(shù)據(jù)時代下急救中心檔案管理信息化建設(shè)研究.“決策論壇——管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會”論文集（上），2016

第6篇：檔案信息管理制度范文

關(guān)鍵詞：人口信息質(zhì)量管理制度；理論依據(jù)現(xiàn)狀對策

中圖分類號：C93文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛普及，社會和經(jīng)濟發(fā)展的各個方面都發(fā)生了深刻的變革，對信息資源和信息活動的有效管理及利用，日漸成為提高各種社會活動的功能和效率的重要手段。在信息科學(xué)高度發(fā)達(dá)的今天，建立適應(yīng)新時期人口和計劃生育工作要求的人口信息管理系統(tǒng)，實施全員人口信息的動態(tài)管理，是適應(yīng)社會需求的必要，轉(zhuǎn)變?nèi)丝诤陀媱澤ぷ魉悸贰C制，增強計劃生育優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要手段，更是準(zhǔn)確把握人口發(fā)展變化的特點與規(guī)律，推進(jìn)人口計生事業(yè)全面發(fā)展的具體實踐。

一、實施全員人口信息管理的背景，理論依據(jù)及取得的實際意義 。

1、建立人口信息管理系統(tǒng)，實施全員人口信息的動態(tài)管理，是信息時代推動人口和計劃生育工作改革創(chuàng)新的重要途徑。 隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，城市的不斷擴建，人口城鎮(zhèn)化的速度加快，流動人口逐年增多，社會的發(fā)展致使人民群眾的婚育觀念和生育行為呈現(xiàn)多元化趨勢，群眾對計劃生育和生殖健康優(yōu)質(zhì)服務(wù)需求也不斷增長，使得原有的靜態(tài)管理體制的弊端和不足在實踐過程中日益暴露出來，傳統(tǒng)的人口和計劃生育工作方式、手段已難以適應(yīng)新時期工作的需要。 在新形勢下，必須堅持改革創(chuàng)新的精神，大力推進(jìn)信息化建設(shè)，就是推動改革創(chuàng)新的一個重要途徑。建立人口信息管理系統(tǒng)，實施全員人口信息的動態(tài)管理，為解決人口和計劃生育工作面臨的新情況、新問題提供了新的途徑和手段。也為人口信息的管理各項工作提供了便利，提升了工作效率。

2、實施全員人口信息的動態(tài)管理，是踐行科學(xué)發(fā)展觀，轉(zhuǎn)變政府職能，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟新體制的客觀需要。

以人為本，實施全員人口信息的動態(tài)管理，全面、準(zhǔn)確、及時把握人口發(fā)展變化的特點和規(guī)律，科學(xué)分析人口的總體情況、構(gòu)成、分布、人口素質(zhì)等一些重要問題以及人口和計劃生育工作中各項業(yè)務(wù)指標(biāo)的運行情況，正確判斷未來影響人口發(fā)展的主要因素及其規(guī)律，可以為新時期人口和計劃生育工作的科學(xué)發(fā)展提供基礎(chǔ)信息支撐，為經(jīng)濟和社會的發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)依據(jù)，為各級政府決策提供科學(xué)依據(jù)。

3、實施全員人口信息的動態(tài)管理，對新時期穩(wěn)定低生育水平，開創(chuàng)人口和計劃生育工作新局面具有積極意義。 建立以信息化手段為依托的人口信息快速、動態(tài)采集機制，實施全員人口信息管理，能夠改進(jìn)工作手段，整合業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)人口信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)與公安、民政、工商、衛(wèi)生、教育等相關(guān)部門的信息共享，從而提高行政效率和決策水平，改善公共服務(wù)質(zhì)量，真正做到以人為本，實現(xiàn)服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化和人性化、決策的科學(xué)化和民主化。

二、全員人口信息管理的主要內(nèi)容、特點、

1、全員人口信息管理的內(nèi)容。《陜西省人口和計劃生育管理信息系統(tǒng)》是陜西省實施全員人口信息管理一個成功的典范，《陜西省流動人口管理信息系統(tǒng)》等業(yè)務(wù)軟件為其輔助，按照“應(yīng)用主導(dǎo)、完善體制、優(yōu)化管理、資源共享”的發(fā)展思路，以鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道為單位采集、錄入、及時變更人口信息，形成了省市縣鄉(xiāng)四級人口數(shù)據(jù)庫。通過數(shù)據(jù)庫的查詢、統(tǒng)計、匯總、分析等功能實現(xiàn)人口和計劃生育工作的動態(tài)管理。它既包括育齡婦女的生育、節(jié)育信息，也包括所有人口的年齡、性別、文化程度、婚姻狀況、戶口性質(zhì)、流動狀態(tài)等信息。

2、全員人口信息管理的特點。一是信息全面。信息采集的是所有人口信息，包括戶籍人口、常住人口和流動人口，錄入的信息不僅包括育齡婦女的各項信息，還包括全部家庭成員的基本信息和計劃生育信息。二是信息綜合?！蛾兾魇∪丝谛畔⒐芾硐到y(tǒng)》和《陜西省流動人口信息管理系統(tǒng)》由人口信息、信息查詢、報表查詢、統(tǒng)計分析、系統(tǒng)管理五個部分組成，涵蓋了人口基本信息、人口變動信息、育齡婦女婚姻狀況、育齡婦女子女情況、妊娠信息、現(xiàn)孕信息、出生情況、獨生子女光榮證情況、技術(shù)服務(wù)信息、引導(dǎo)信息、流動人口信息、統(tǒng)計報表及匯總分析等功能，涉及了計劃生育工作的主要業(yè)務(wù)。三是信息互通，資源共享。村級采集全員人口信息及每月的變更信息，鄉(xiāng)級錄入和變更人口信息，形成全員人口信息數(shù)據(jù)庫，上傳到省市縣三級人口和計生部門，各級人口計生部門和公安、衛(wèi)生、教育、民政、工商等相關(guān)部門之間都能互通、共享人口信息數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總、分析、查詢、掌握和運用。四是信息呈現(xiàn)動態(tài)性。村級每月采集人口變動、出生節(jié)育、技術(shù)服務(wù)、流動人口等方面的信息，并及時錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人口信息的動態(tài)管理。五是服務(wù)性。利用數(shù)據(jù)庫的各項信息如出生、孩次、性別、人口結(jié)構(gòu)、節(jié)育措施等情況來服務(wù)人口計生業(yè)務(wù)工作，并結(jié)合人口理論來指導(dǎo)經(jīng)常性工作；利用數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計分析功能，對人口數(shù)據(jù)按照不同需要收集、整理、分類，并定期不定期地向各級政府和相關(guān)部門提供人口信息數(shù)據(jù)，服務(wù)經(jīng)濟社會。

三、全員人口信息管理的重要性和必要性

信息化是提高人口和計劃生育管理和服務(wù)工作水平的重要手段，實施全員人口信息管理，有效整合信息資源，對人口、經(jīng)濟、社會的發(fā)展都發(fā)揮著重要作用。

1、全員人口信息管理，能極大地提高工作效率。 實行動態(tài)化管理，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，變更及時，從鄉(xiāng)、縣、市、省到國家的各級計生部門利用數(shù)據(jù)庫一是可以直接生成各類統(tǒng)計報表和各種需要的匯總資料，二是可以實時、有效監(jiān)測人口計生各項指標(biāo)的運行，根據(jù)各項指標(biāo)的運行情況來評價一個地方的工作績效，或是某一政策的實施效果，減少了中間環(huán)節(jié)，提高了工作效率。

2、全員人口信息管理，提高科學(xué)決策水平。 人口信息系統(tǒng)全面、實時的人口信息可以提供并預(yù)測人口數(shù)量、人口結(jié)構(gòu)、發(fā)展趨勢及地區(qū)分布狀況，為應(yīng)對人口變化對教育、城市建設(shè)、衛(wèi)生、人員就業(yè)、社會保障、環(huán)境、資源等方面產(chǎn)生的影響，提供真實可靠的數(shù)據(jù)信息，加大科學(xué)決策力度，促進(jìn)各種資源的合理配置。利用數(shù)據(jù)庫開展人口預(yù)警分析，預(yù)測人口和計劃生育工作的發(fā)展趨勢，為各級黨委政府編制經(jīng)濟、社會“五年”、“十年”發(fā)展規(guī)劃綱要提供可靠的數(shù)據(jù)，為綜合決策提供科學(xué)依據(jù)。

3、全員人口信息管理，提高流動人口的管理與服務(wù)水平。 全員人口信息管理，是對全員先進(jìn)行實際信息的采集，然后進(jìn)行信息錄入，對流動人口實行動態(tài)的跟蹤管理、全程服務(wù)機制。利用流動人口信息交換平臺，將訪視或生殖健康檢查結(jié)果與原籍進(jìn)行平臺交流，并對需要回復(fù)的信息及時進(jìn)行預(yù)警。促進(jìn)了流出地和流入地之間快速、便捷、高效聯(lián)系，加強了對流動人口的管理與服務(wù)，提高了流動人口計劃生育管理服務(wù)率。

4、全員人口信息管理，使技術(shù)服務(wù)更加人性化和個性化。 各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道圍繞日常工作重點，利用數(shù)據(jù)庫現(xiàn)有功能為計劃生育技術(shù)服務(wù)、流動人口管理、獎扶政策落實、社會撫養(yǎng)費征收等方面提供信息引導(dǎo)。每月利用數(shù)據(jù)庫信息及時把應(yīng)參加新婚培訓(xùn)、預(yù)計出生、應(yīng)施術(shù)、應(yīng)發(fā)生育證、應(yīng)隨訪、應(yīng)康檢等各類名單分村整理，指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計生服務(wù)中心、村計生宣傳員等有針對性的開展上門服務(wù)，使管理服務(wù)更加人性化和個性化。

四、加快推進(jìn)全員人口信息動態(tài)管理的對策

準(zhǔn)確、全面、及時的信息是實施全員人口信息動態(tài)管理的基礎(chǔ)，這些信息也是人口和計劃生育經(jīng)常性工作的基礎(chǔ)，信息采集者和信息應(yīng)用者的素質(zhì)是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，加快推進(jìn)全員人口信息的管理，網(wǎng)絡(luò)的軟硬件建設(shè)水平是前提，計算機操作員的業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度和綜合素質(zhì)是關(guān)鍵，嚴(yán)格的規(guī)章制度是保障。

1、加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，及時對計算機網(wǎng)絡(luò)的軟硬件進(jìn)行更新?lián)Q代。

要進(jìn)一步完善縣級機關(guān)的計算機局域網(wǎng)建設(shè)，加強基層的信息化辦公建設(shè)，充分保證各級計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)能夠適應(yīng)工作發(fā)展水平，緊跟時展步伐。硬件維護方面，要以主機房的硬件保障、更新為主，如PC及外設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全產(chǎn)品設(shè)備、主機系統(tǒng)等；軟件維護方面，要以系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)備份、軟件更新為主，包括系統(tǒng)及工具軟件，應(yīng)用軟件以及針對人口信息化的應(yīng)用需求所提供的咨詢規(guī)劃、系統(tǒng)集成、培訓(xùn)、運營維護等；網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，要進(jìn)行整體遠(yuǎn)景規(guī)劃、分布建設(shè)實施步驟、完善技術(shù)支持及服務(wù)。通過突出重點，分清主次，有目的、有計劃地推進(jìn)計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

2、加大培訓(xùn)力度，提高系統(tǒng)人員的計算機操作技能和信息應(yīng)用水平。

持續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)，實施全員人口信息動態(tài)管理，人員素質(zhì)的提高是首要解決的問題。當(dāng)前雖然大多數(shù)人員參加了各種計算機操作知識的培訓(xùn)，或多或少地掌握了一定的計算機操作知識，但是跟人口信息化對人的要求相比，仍然存在著很大差距，精通或熟悉計算機知識及操作技術(shù)的人才還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。這就需要加大計算機應(yīng)用能力的培訓(xùn)力度和普及力度，在一個縣最少保證一季度對計算機操作人員培訓(xùn)一遍，有培訓(xùn)教材、培訓(xùn)制度和考試成績，使系統(tǒng)各級人員都能熟練掌握計算機的基本知識，會利用計算機指導(dǎo)工作，最大限度地發(fā)揮出人的創(chuàng)造性和計算機應(yīng)用的潛力。

3、實行規(guī)范運作，健全信息化建設(shè)工作制度。規(guī)章制度是信息規(guī)范運作的保障。

要按照國家《縣鄉(xiāng)兩級育齡婦女信息系統(tǒng)(WIS)管理規(guī)范》和《基層育齡婦女信息系統(tǒng)引導(dǎo)工作規(guī)范》以及省人口計生委信息化規(guī)范建設(shè)要求，結(jié)合本地實際，建立落實各項信息管理制度，如：以服務(wù)信息為主的鄉(xiāng)、村兩級和服務(wù)機構(gòu)月變更、月反饋的機制，實現(xiàn)育齡婦女信息雙向良性互動；建立信息資源共享機制，實現(xiàn)基層計劃生育技術(shù)服務(wù)數(shù)據(jù)信息化管理以及服務(wù)站所與人口計生委信息的共享；建立微機室管理制度、網(wǎng)絡(luò)中心機房管理制度、信息備份制度、工作日志制度、技術(shù)資料管理制度、病毒防范管理制度、微機操作員崗位職責(zé)、網(wǎng)絡(luò)信息安全保密系統(tǒng)工作制度、網(wǎng)絡(luò)管理制度、設(shè)備管理制度、多媒體培訓(xùn)教室管理制度、微機信息引導(dǎo)服務(wù)項目、信息保密制度等。

4、采取有效措施，確保入庫數(shù)據(jù)信息質(zhì)量。

數(shù)據(jù)質(zhì)量是人口信息網(wǎng)絡(luò)的生命，全員人口信息管理的持續(xù)推進(jìn)依賴于全面、準(zhǔn)確、及時的信息錄入，要通過檢查、評估和考核，保證各項規(guī)章制度的有效落實。要明確各個環(huán)節(jié)的責(zé)任人及其工作職責(zé)，落實采集信息簽字制度、數(shù)據(jù)核查制度、信息錄入制度、統(tǒng)計上報制度、檔案管理制度。同時，落實獎扶平臺工作制度，建立農(nóng)村部分計劃生育家庭獎勵扶助制度信息庫；落實流動人換信息分析制度、信息交換上報制度、流入及流出信息反饋制度和信息交換登網(wǎng)制度；落實對育齡人口優(yōu)質(zhì)服務(wù)的電子檔案管理制度，如婦科病的篩查檔案、0-7歲領(lǐng)證獨生子女健康檢查檔案、出生缺陷干預(yù)檔案、新婚夫婦的培訓(xùn)檔案、避孕藥具的發(fā)放檔案等。

5、加強部門之間的協(xié)作，促進(jìn)部門信息交流。

充分利用信息交換工作平臺，實現(xiàn)計生、公安、民政、衛(wèi)生、工商等部門的信息互通、資源共享，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息的綜合開發(fā)，形成緊密、暢通的信息數(shù)據(jù)鏈，切實推進(jìn)全員人口信息的動態(tài)管理建設(shè)和信息共享機制建設(shè)。

第7篇：檔案信息管理制度范文

要想改變目前所存在的問題，就必須要對其進(jìn)行改革和創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化的計算機技術(shù)來改善和提高檔案管理工作。利用計算機對人事檔案信息進(jìn)行檢索、查詢、比較及統(tǒng)計等，有助于對人員的素質(zhì)狀況、人才結(jié)構(gòu)等進(jìn)行及時準(zhǔn)確的分析，為人才配置和預(yù)測提供各種數(shù)據(jù)，為人事工作提供及時高效的服務(wù)。

1、大力應(yīng)用計算機技術(shù)，重視信息化建設(shè)。利用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，可以快速便捷的對檔案信息進(jìn)行存儲和檢索，實現(xiàn)現(xiàn)代化的信息管理，方便快捷的管理和更新檔案資料，使檔案管理工作操作使用方便，可以大幅度的提高工作效率，使檔案信息管理更加透明，利于增強全體員工的檔案管理意識，也方便單位選拔人才，員工自身也會受益，極大的增強了員工的工作積極性和創(chuàng)造性，從而凝聚員工，為單位創(chuàng)造更多的價值。

2、加強員工對檔案的重視。檔案管理人員應(yīng)該采用多種方法和方式來大力宣傳檔案管理工作的重要性，使單位中全體人員都能夠清醒的認(rèn)識。只有全體人員的共同參與，才能使檔案管理工作開展順利，才能使檔案管理更加完整，這樣也能夠及時和準(zhǔn)確的更新檔案信息。

第8篇：檔案信息管理制度范文

檔案管理，在面臨新環(huán)境下應(yīng)當(dāng)及時作出改變，將原有的模式進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理是企業(yè)重要的一部分，本文探討了在信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中如何做好檔案管理，及檔案管理中出現(xiàn)的缺點提出解決措施。在一定程度上給予企業(yè)中檔案管理以參考。

1 目前在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理中的缺陷

1.1 檔案管理意識淺薄使管理水平下降

檔案管理中，存在原有的傳統(tǒng)模式，我國企業(yè)中仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行管理。企業(yè)中各部門及領(lǐng)導(dǎo)沒有對檔案管理深入管理，缺乏對信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的意識。（1）領(lǐng)導(dǎo)及部門沒有對檔案管理進(jìn)行人員良好調(diào)配，使各個部門都能進(jìn)行良好的信息化網(wǎng)絡(luò)檔案管理。（2）缺乏相應(yīng)的檔案管理設(shè)施，沒有良好的檔案管理設(shè)施就會大大降低了對于檔案管理的重視。（3）檔案管理設(shè)備投資小，使檔案管理沒有得到充足的資源。（4）檔案管理人才的缺乏，有領(lǐng)導(dǎo)及部門因為不重視檔案管理，導(dǎo)致人才嚴(yán)重缺乏，沒有專業(yè)的檔案管理人員，是管理嚴(yán)重受限制。（5）對檔案管理沒有制定好的管理策略，使管理變得盲目。以上是目前信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理檔案管理中存在的問題，這些問題的存在制約著企業(yè)的發(fā)展。檔案管理與整個組織向結(jié)合，管理意識的缺乏直接導(dǎo)致整個組織，嚴(yán)重降低了信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理管理水平。

1.2 沒有相應(yīng)的電子檔案管理制度

每個企業(yè)、每個部門、每項體系都有其相應(yīng)的管理制度。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理由于網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展較快，但信息網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用在檔案管理中的時間過短，導(dǎo)致檔案管理體系沒有相應(yīng)的完整的制度，整個體系的管理制度不完善。造成了信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的嚴(yán)重落后，現(xiàn)在信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展越來越快，國家乃至國際都進(jìn)行全面的信息化管理，而在檔案管理中沒有良好的應(yīng)用信息化的這一大優(yōu)勢，是使檔案管理落后的主要原因。電子檔案需要制定相應(yīng)的管理體系，來制約和引導(dǎo)其更好的發(fā)展，它不僅涉及到整個組織的數(shù)據(jù)流通、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)共享，還涉及到整個組織保密工作的進(jìn)行。一旦電子檔案的管理不當(dāng)，就可能會導(dǎo)致機密泄露給企業(yè)、組織造成嚴(yán)重的后果。為了社會的良好、安全、有序的發(fā)展起到了消極的作用。

1.3 缺乏專業(yè)、穩(wěn)定的檔案管理人才隊伍

網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理環(huán)境對檔案管理人員提出了新的素質(zhì)要求。然而，由于電子檔案的發(fā)展歷史比較短，當(dāng)前，很多單位還沒有建立專業(yè)、穩(wěn)定的檔案管理人才隊伍。首先，缺乏專業(yè)型檔案管理人才。我國的檔案管理人才在年齡上出現(xiàn)脫節(jié)。對于年齡比較大的管理人員，他們習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理，雖然有很多的經(jīng)驗，但是不滿足當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下檔案管理的需求。對于較為年輕的檔案管理人員而言，他們雖然了解先進(jìn)的信息管理技術(shù)，但是缺乏檔案管理的經(jīng)驗。然后，新的檔案管理環(huán)境對于檔案管理人員的素質(zhì)要求更為嚴(yán)格。檔案管理人員需要有一定的信息技術(shù)知識，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。需要熟悉基礎(chǔ)的編程，如能夠使用基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫管理軟件SQLserver等等。我國的檔案管理人才培養(yǎng)體制還存在一些缺陷，導(dǎo)致社會及其缺乏合格的檔案管理人員。

1.4 信息安全保障措施不到位

檔案信息化之后，相應(yīng)的數(shù)據(jù)需要輸入到信息共享平臺，實現(xiàn)信息共享。雖然當(dāng)前信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用、建立了相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，然而，安全保障信息措施，相應(yīng)的保護軟件等開發(fā)不到位。電腦黑客、計算機病毒對檔案信息的安全造成極大的威脅。安全保障不完善直接阻礙了檔案信息化管理水平的提高，使得相關(guān)的硬件設(shè)施的優(yōu)勢不能得到充分發(fā)揮，造成嚴(yán)重的資源浪費。計算機的許多功能和特點均未被充分開發(fā)和利用。因此，檔案信息安全保障措施的開發(fā)迫在眉睫。

2 當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的有效措施

2.1 提高檔案管理意識

為了提高檔案管理水平，最重要的是需要提高檔案管理意識。首先，單位的決策部門需要提高檔案管理意識，認(rèn)識到檔案管理的戰(zhàn)略意義。合理地進(jìn)行檔案管理的技術(shù)的投資，推動檔案信息化管理。另外，在日常的檔案管理中，特別是涉密信息的檔案管理中，單位的最高決策者需要直接參與。然后，檔案管理人員需要提高檔案管理意識，以主人翁的態(tài)度進(jìn)行檔案管理，積極主動地完成任務(wù)，逐漸加強學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)素質(zhì)。

2.2 完善法規(guī)和管理制度建設(shè)

為了提高檔案管理水平，政府與檔案管理部門應(yīng)該制定相應(yīng)的法律法規(guī)和管理制度。制定嚴(yán)格的法律法規(guī)可以有效地懲治對網(wǎng)絡(luò)信息安全造成危害的行為和不法分子，有助于網(wǎng)絡(luò)社區(qū)的穩(wěn)定，有助于推動實現(xiàn)檔案信息的共享。另外，政府部門需要設(shè)置相關(guān)的管理部門，專門處理檔案信息管理的相關(guān)問題。對進(jìn)行檔案信息化管理的企業(yè)或組織單位進(jìn)行資格審查，嚴(yán)格把關(guān)，促進(jìn)檔案信息管理環(huán)境的有序和健康。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

各單位都應(yīng)該重視檔案管理人員素質(zhì)的提高。首先，相關(guān)單位應(yīng)該定期組織專兼職檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)及外出學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能夠不斷的學(xué)習(xí)新的知識和技術(shù)手段，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。在檔案管理人員的選聘方面，單位要嚴(yán)格把關(guān)，選擇具有較高專業(yè)素質(zhì)的人才參與檔案管理，這樣能夠有效地提高檔案管理水平。在中職衛(wèi)校人才培養(yǎng)中，將檔案人員培養(yǎng)納入學(xué)校人才培養(yǎng)計劃。

2.4 加強檔案管理技術(shù)建設(shè)，加強安全保障

數(shù)字化設(shè)備是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。然而，我國極其缺乏相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備，針對這個問題，單位特別是類似中職衛(wèi)校財政全額撥款單位，應(yīng)爭取政府的政策及財力等支持，推進(jìn)檔案管理技術(shù)的開發(fā)。單位要重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)，使檔案信息共享的安全得到保證。例如，學(xué)?？梢酝ㄟ^借助軟件開發(fā)公司的技術(shù)力量，盡可能的為軟件開發(fā)公司提供自身的組織信息，推動安全保障技術(shù)的開發(fā)。

第9篇：檔案信息管理制度范文

計算機技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，促進(jìn)了我國檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。目前，我國各級別的檔案館（檔案室）除了收到一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還會接收大量的數(shù)字檔案。近年來，這些檔案館（檔案室）每年接收到的數(shù)字檔案的數(shù)量呈快速的上升趨勢，數(shù)字檔案系統(tǒng)的規(guī)模也在不斷擴大，整個數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)也變得比以往的復(fù)雜。由于數(shù)字檔案信息的管理涉及到信息采集、傳遞等多個操作，而影響這些操作的因素又較多，所以對數(shù)字檔案信息的安全性管理十分重要。

一、數(shù)字檔案信息化相關(guān)信息簡述

1、目前我國數(shù)字檔案信息化的發(fā)展。近年來，計算機技術(shù)在檔案管理中逐漸使用，并呈現(xiàn)快速發(fā)展趨勢。由于電子文件的大量產(chǎn)生以及檔案館（檔案室）中紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度的加快，導(dǎo)致了檔案實體與所包含的信息內(nèi)容加速度地增長，檔案工作本身也隨之發(fā)生變化，實體檔案信息管理與數(shù)字檔案信息管理徹底分離。目前，數(shù)字檔案信息管理已經(jīng)逐步建立起全國、全省性的檔案目錄中心和真正意義上的數(shù)字檔案信息中心，從檔案實體中分離出來的檔案信息更是驚人地增加，人們更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，而檔案實體將會從直接利用中脫身，只充當(dāng)原始憑證和信息法官的角色。

2、數(shù)字檔案信息安全管理的重要意義。目前，數(shù)字檔案的發(fā)展為人們的生活提供了便利，因此對數(shù)字檔案信息進(jìn)行安全管理十分重要。通過對數(shù)字檔案信息的安全管理，除了防止信息丟失以外，還能夠激發(fā)其有效性，對實現(xiàn)信息化的發(fā)展有很大的推動作用。在進(jìn)行安全管理時，需要建立相應(yīng)的信息安全管理系統(tǒng)，并聯(lián)系實際制定規(guī)范的操作和管理體系。同時，對數(shù)字檔案信息進(jìn)行安全管理對技術(shù)也有很高的要求，良好的技術(shù)是保證數(shù)字化管理過程正常運行的前提。此外，管理人員的素質(zhì)也是數(shù)字檔案信息安全管理重要的一部分，因此對人員進(jìn)行合理的分配和管理也十分重要。

二、我國數(shù)字檔案信息安全管理存在的問題

1、管理人員安全意識薄弱

目前，我國從事檔案管理工作的人員整體上安全意識薄弱，對數(shù)字檔案信息的安全管理并沒有重視起來。很多工作人員在使用數(shù)字檔案進(jìn)行信息查詢時，沒有想過這些數(shù)字檔案信息可能會由于一些問題消失，更不會去想如何能夠保護這些信息的安全。作為數(shù)字檔案信息的管理者，他們安全意識的缺乏，導(dǎo)致了數(shù)字檔案信息的安全管理缺乏堅實的基礎(chǔ)，不利于信息的安全管理。

2、管理環(huán)境較落后

我國數(shù)字檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施和運行的環(huán)境條件比較差，由于我國在該方面投入的資金較少，導(dǎo)致放置數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)的機房安全等級低，條件差。在這種形勢下，很多檔案館（檔案室）的設(shè)施都設(shè)置在普通的辦公室里，這便給系統(tǒng)留下了安全隱患，不利于數(shù)字檔案信息的安全管理。

3、管理制度不完善

我國當(dāng)下的數(shù)字檔案信息安全管理缺乏完善的制度，導(dǎo)致管理過程中出現(xiàn)了一系列的問題。雖然我國大多數(shù)檔案館（檔案室）都制度了相關(guān)的安全管理制度，但是這些制度存在很大的不足，并缺乏執(zhí)行力度。在現(xiàn)有的安全管理制度中，很多制度都是為了應(yīng)付上級的檢查而制定的，互相抄襲的現(xiàn)象很嚴(yán)重，這便導(dǎo)致制定出來的很多制度都與本檔案館（檔案室）的實際情況不符，出現(xiàn)了制度與管理工作脫節(jié)的現(xiàn)象，執(zhí)行力度低。

4、管理水平落后

數(shù)字檔案信息安全管理的水平落后，主要表現(xiàn)在工作崗位、操作人員和操作系統(tǒng)方面。工作崗位方面，由于缺乏明確的職責(zé)規(guī)劃，導(dǎo)致業(yè)務(wù)操作的權(quán)限出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，工作人員越崗、代崗的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。從操作人員的角度看，很多操作人員擅自使用計算機進(jìn)行一些私人操作，他們在計算機上安裝與工作不相關(guān)的軟件等，造成計算機系統(tǒng)程序被更改，不利于數(shù)字檔案信息的安全管理。在操作系統(tǒng)方面，一些計算機系統(tǒng)沒有進(jìn)行密保設(shè)置或者設(shè)置的密碼過于簡單，使得很多非工作人員使用計算機，他們操作的隨意性很容易造成信息的丟失，此外，一些工作人員的不規(guī)范操作，也對數(shù)據(jù)的安全性帶來威脅，嚴(yán)重時會導(dǎo)致操作系統(tǒng)的崩潰。

5、專業(yè)管理人員缺乏

數(shù)字檔案信息安全管理的前提是有一批專業(yè)的管理人員，他們不僅熟悉計算機知識，還能熟練地掌握檔案管理工作，但是目前我國相關(guān)部門缺乏這樣的復(fù)合型人才。我國目前的檔案管理人員的整體素質(zhì)比較低，他們所掌握的的知識都比較陳舊，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代數(shù)字檔案信息管理的需要。

三、完善數(shù)字檔案信息的安全性管理的措施

1、提高檔案人員的安全防護意識和能力

首先，作為檔案人員，提高他們的安全意識十分重要。檔案館（檔案室）應(yīng)該定期組織宣傳教育，數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的安全維護需要所有檔案人員的參與，因為每一個檔案人員都有可能在不經(jīng)意之間泄露檔案信息，因此要對所有的檔案人員進(jìn)行安全意識的培訓(xùn)。其次，要增強檔案管理人員的安全防護能力，數(shù)字檔案管理人員要有相應(yīng)的安全防護技能，要會對秘密信息進(jìn)行加密、定期清理計算機、靈活運用殺毒軟件和防火墻并養(yǎng)成良好的上網(wǎng)習(xí)慣。此外，檔案人員還應(yīng)該了解保證數(shù)字檔案信息載體物理安全方面的知識。

2、健全相關(guān)制度

要保證數(shù)字檔案信息安全管理的順利進(jìn)行，必須要有相關(guān)的制度來進(jìn)行規(guī)范指導(dǎo)。首先，要健全確保安全的法律法規(guī)體系，目前我國已頒布了《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規(guī)來保證數(shù)字檔案信息的安全，維護國家的公共利益。其次，要完善管理制度，用規(guī)范的管理制度來約束數(shù)字檔案的形成、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)，在每一個環(huán)節(jié)上用技術(shù)和制度相結(jié)合的方式堵住信息失真的隱患。

3、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施的建設(shè)是保證數(shù)字檔案信息安全管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒有優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施做后盾，就不會有數(shù)字檔案信息的安全。完善基礎(chǔ)硬件設(shè)施，可以從以下幾方面著手：一是挑選優(yōu)質(zhì)數(shù)字檔案信息的存儲設(shè)備，根據(jù)實際情況選擇符合實際需要的存儲介質(zhì)，目前我國許多檔案館（檔案室）基本上都采用光盤刻錄技術(shù)；二是數(shù)字檔案信息備份系統(tǒng)的完善，為了防止因操作失誤、硬盤損壞、計算機病毒及自然災(zāi)害等造成的數(shù)據(jù)丟失，必須有計劃地開展備份工作；三是數(shù)字檔案信息傳輸設(shè)備的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)布線、交換機、集線器、網(wǎng)關(guān)設(shè)備等等，所有的這些網(wǎng)絡(luò)設(shè)備都存在著因自然老化、人為破壞和電磁輻射所帶來的安全威脅，因此要加強對數(shù)字檔案信息傳輸設(shè)備的管理，定時檢修、及時更新并由專人負(fù)責(zé)管理。