會(huì)計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)精選(九篇)

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第1篇：會(huì)計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文

【關(guān)鍵詞】裝訂會(huì)計(jì)憑；折剪裁技巧；工具的配務(wù)；注意事項(xiàng)

一、裝訂會(huì)計(jì)憑證

所謂裝訂會(huì)計(jì)憑證：指的是把單據(jù)、票證等整理配套、訂成冊(cè)的加工的總稱。裝訂會(huì)計(jì)憑證、是會(huì)計(jì)核算工作的組成部分之一，也是會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中則是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，更是會(huì)計(jì)檔案立卷過程中非常重要的環(huán)節(jié)。由于會(huì)計(jì)憑證是重要的會(huì)計(jì)資料，在會(huì)計(jì)核算當(dāng)期和以后相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)，有關(guān)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門在審查審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，都需要不斷的翻閱，會(huì)計(jì)憑證要長期保存得好，各方面查閱起來方便的話，必須要裝訂得科學(xué)、美觀，否則，裝訂起來費(fèi)時(shí)不說，使用起來也不方便，搞不好還容易掉頁，造成會(huì)計(jì)資料殘缺，影響會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。

二、記賬憑證所附的原始憑證整理（剪裁、粘、折）技巧

在實(shí)際工作中，記賬憑證所附的原始憑證種類很多，為了方便日后的裝訂與保管，報(bào)銷后應(yīng)對(duì)附件進(jìn)行必要的外形剪裁。如過寬過長的附件，一般進(jìn)行縱向和橫向的折疊。如a4紙大小對(duì)折，再折左上角。大于a4紙的折紙方法，如先折附件上邊2至3厘米，然后對(duì)折，再折左上角。折疊后的附件外形尺寸，不應(yīng)長于或?qū)捰谟涃~憑證，同時(shí)還要便于翻閱；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影響原始憑證內(nèi)容的完整；過窄過短的附件，不能直接裝訂時(shí)，應(yīng)進(jìn)行必要的加工后再粘貼于特制的原始憑證粘貼紙上，原始憑證粘貼紙的外形尺寸應(yīng)與記賬憑證相同，各種不能直接裝訂的原始憑證，如汽車票、地鐵車票、市內(nèi)公共汽車票、火車票、出租車票等，都應(yīng)按類別整齊地、魚鱗狀粘貼于粘貼紙的頂邊處（二排或三排），不得超出。粘貼時(shí)一般橫向進(jìn)行，從右至左，并應(yīng)粘在原始憑證的左邊，逐張左移，后一張右邊壓位前一張的左邊，每張附件只粘左邊的0.5至1厘米長，粘牢即可。最后還要在粘貼單的空白處分別寫出每一類原始憑證的張數(shù)、單價(jià)與總金額。

三、裝訂工具的配備

所謂工欲善其事，必先利其器，東西準(zhǔn)備齊了，接下來的過程才能順利進(jìn)行。由此可見磨刀不誤砍柴刀，準(zhǔn)備工作做好了，可以事半功倍。

一般裝訂工具配備如下：紙閘刀1架；取釘器1只；大剪刀一把；大針一枚，裝訂線一卷；手電鉆1把（或裝訂器一臺(tái)）；膠水1瓶；鐵榔頭1把；裝訂臺(tái)1張；木墊板一塊，鐵夾若干只；美工刀1把等。

四、裝訂前的檢查和準(zhǔn)備工作

①把會(huì)計(jì)憑證按順序排列按放在工作臺(tái)上，檢查記賬憑證是否分月按1、2、3……順序連續(xù)編制號(hào)，是否有跳號(hào)或重號(hào)現(xiàn)象。②檢看一個(gè)月的會(huì)計(jì)憑證裝訂設(shè)為幾冊(cè)為好，防止厚薄不均，造成不美觀。每冊(cè)的厚度1.8-厘米左右為宜，但不宜超過2厘米。③要摘除記賬憑證內(nèi)的金屬物（如訂書訂，大頭針、回型針）。④要檢查記賬憑證順序號(hào)、附件有否漏缺等，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。⑤檢查記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全。⑥墊角紙：可用120克左右厚度的牛皮紙、黃板紙等裁成邊長為4至5厘米的正方型，然后再其中一角剪去少許待用。⑦三角型護(hù)角套：可在所在地會(huì)計(jì)檔案專用商店購買護(hù)角紙，或者請(qǐng)印刷廠印制。筆者提倡用雙層護(hù)角紙粘貼待稍干后，接著通過折剪粘做成三角型護(hù)角套吹干待用。

五、“二孔引線裝訂方法”或三孔引線裝訂方法

裝訂會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用棉線或會(huì)計(jì)檔案局購買的臘線。憑證整理整齊后，用兩只鐵夾夾緊左側(cè)涂一些膠水封頭干后，用“二孔引線法”或用三孔引線法在會(huì)計(jì)憑證左上角90度角平分線上（距左頂角分別1.5厘米和3厘米處）用手電鉆打上二個(gè)0.3厘米或0.4厘米的眼，實(shí)行二眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是死的?；蛴谩叭滓€法”裝訂。裝訂憑證應(yīng)使用棉線或會(huì)計(jì)檔案局購買的臘線，在左上角部位打上三個(gè)孔，實(shí)行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的。裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位。使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。

最后將準(zhǔn)備好的雙層三角護(hù)角套四邊涂上少許膠水，直接套在“二孔引線法”或“三孔引線法”的角上，再用二只鐵夾隨接夾住，等15分鐘左右即可拿去鐵夾。

六、裝訂會(huì)計(jì)憑證的注意事項(xiàng)

1.封面封底均要用120克的牛

紙印制，封面封底尺寸應(yīng)略大于所附的記賬憑證。

2.不能把幾張一份的記賬憑證拆開裝訂成兩刪之中。

3.裝訂會(huì)計(jì)憑證厚度不一致，可用墊角紙，防止厚薄不均。裝訂好的會(huì)計(jì)憑證厚度最美觀在1.8-2厘米之間。

4.會(huì)計(jì)憑證不得跨月裝訂，會(huì)計(jì)憑證少的可以一個(gè)月裝訂一本，一個(gè)月內(nèi)會(huì)計(jì)憑證較多，可以裝訂成若干本，并在會(huì)計(jì)憑證封面上注明本月總冊(cè)數(shù)和總本數(shù)。

隨時(shí)注意會(huì)計(jì)憑證的飛邊（飛邊：飛，裁切、去掉之意。飛邊指切除出血邊位，仍裝訂術(shù)語。）方可保證裝訂牢固，美觀。

5.裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證必須在封面上加蓋財(cái)務(wù)主管、保管人員、裝訂人員的印章

單位名稱、年月和起訖日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、附件張數(shù)。

6.按自然編號(hào)順序編號(hào)，并在會(huì)計(jì)憑證顯露處標(biāo)明會(huì)計(jì)憑證的種類（ck14）、自然順序編號(hào)xx、xx年月份，以便以后查證調(diào)閱等。

會(huì)計(jì)憑證一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證一般是按月保管歸檔。

參考文獻(xiàn)：

[1]包洪信.基礎(chǔ)會(huì)計(jì)（中華會(huì)計(jì)函授學(xué)校教材）[m].中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2006，3.

第2篇：會(huì)計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

3會(huì)計(jì)電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但是，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。

1、軟磁盤的保護(hù)

A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

F、對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護(hù)

A．規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

第3篇：會(huì)計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文

論文關(guān)鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。

1.1 法律性

人類社會(huì)中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場(chǎng)交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個(gè)過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，會(huì)引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對(duì)合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價(jià)款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時(shí)，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

1.4 相關(guān)文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個(gè)有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請(qǐng)函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、議價(jià)單、會(huì)簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機(jī)關(guān)相比，一個(gè)完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對(duì)較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)合同檔案進(jìn)行歸類時(shí)，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據(jù)我國合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號(hào)。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會(huì)計(jì)畢業(yè)論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號(hào)以及件號(hào)共同組成檔號(hào)，年度為簽訂合同的年份，與合同相對(duì)應(yīng)的具體分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在相同年度、相同分類號(hào)中，按照合同簽訂時(shí)間順序制定的流水號(hào)。“—”作為代碼間裂解符號(hào)，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號(hào)表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項(xiàng)

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個(gè)部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對(duì)分散，無法做好合同材料收集工作。

對(duì)合同編號(hào)實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計(jì)、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號(hào)。諸如，將合同分為幾大類，同時(shí)采用特定符號(hào)標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時(shí)間順序，在類別號(hào)里編制流水號(hào)。獨(dú)立性是各個(gè)合同編號(hào)的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號(hào)排列法，對(duì)未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)便、快捷地查找相關(guān)合同材料。

移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時(shí)，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時(shí)間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對(duì)于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時(shí)間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語

企業(yè)合同檔案管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計(jì)中達(dá)到顯著效果。

參考文獻(xiàn)

[1] 李林峰.企業(yè)合同檔案管理難點(diǎn)問題分析及建議[J].中國科技博覽，2013（20）：231.

[2] 王志偉.企業(yè)合同檔案管理初探[J].機(jī)電兵船檔案，2015（4）：40-43.

[3] 李瑩.淺談企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重要性[J].商業(yè)文化月刊，2015（15）：83-84.

第4篇：會(huì)計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文

一、做好導(dǎo)查工作

所謂導(dǎo)查就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度、對(duì)檔案館館藏內(nèi)容的了解,引導(dǎo)利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當(dāng)一個(gè)人第一次來到一個(gè)極不熟悉的環(huán)境,自己置身于很陌生的領(lǐng)域中時(shí),如有人為其引導(dǎo),那當(dāng)然是利用者求之不得的好事情。需要導(dǎo)查的對(duì)象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對(duì)其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內(nèi)容需要跨越多個(gè)全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關(guān)的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。

接待室導(dǎo)查的方法通常是:1、主動(dòng)詢問式,即主動(dòng)詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內(nèi)容的線索,如所查檔案內(nèi)容的時(shí)間、人物、單位、事件等等。2、主動(dòng)介紹式,主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當(dāng)前利用檔案編研資料的種類、內(nèi)容、查找使用方法、查檔應(yīng)注意事項(xiàng)等的介紹。3、主動(dòng)告知式,即主動(dòng)告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號(hào)和檢索工具存放位置、查閱注意事項(xiàng)等。4、主動(dòng)引導(dǎo)式,也就是當(dāng)利用者自己不能順利地查找所需檔案內(nèi)容時(shí),作為接待人員,就應(yīng)主動(dòng)為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關(guān)檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室,當(dāng)一個(gè)利用者自己不能順利地找到所需檔案時(shí),作為檔案館接待工作者,不能簡(jiǎn)單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認(rèn)真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系,包括文件之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系,如請(qǐng)示與批復(fù)、收文與發(fā)文的關(guān)系等;各文件之間的包含關(guān)系,如工作總結(jié)、會(huì)議講話稿、年報(bào)等包括全年很多的單個(gè)信息內(nèi)容;文件之間的辦理程序關(guān)系,如會(huì)議記錄與發(fā)文,一般是先研究后發(fā)文的程序;信息不同載體之間的互補(bǔ)關(guān)系,如檔案、資料、報(bào)紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補(bǔ)等。其次,梳理利用者所需檔案所在機(jī)構(gòu)的歷史沿革情況,如過去與現(xiàn)在隸屬關(guān)系的變更,內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級(jí)各類檔案館(室)的保管內(nèi)容、范圍、功能與區(qū)別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務(wù);二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責(zé)任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對(duì)待每一位查檔利用者應(yīng)一視同仁,要有足夠的耐心與細(xì)心,盡職盡責(zé)的做好本職工作。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業(yè)務(wù)。代查是在新的形勢(shì)下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場(chǎng)行為,是一種有償服務(wù)方式。代查可分為三種,1、現(xiàn)場(chǎng)代查,這又分為兩種,一種是被動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,即利用者因?yàn)椴殚啓n案業(yè)務(wù)上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,指利用者因?yàn)椴闄n行為上的障礙,需檔案館工作人員主動(dòng)代查,這主要是指那些卻需社會(huì)給予關(guān)愛的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對(duì)這部分特殊群體不僅要我們主動(dòng)給予熱情關(guān)愛,而且要盡可能給予無償服務(wù),給他們以人文上的關(guān)懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網(wǎng)絡(luò)委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業(yè)務(wù),利用者和檔案館雙方就建立了一種簡(jiǎn)單的勞務(wù)合同關(guān)系。3、協(xié)議代查。機(jī)關(guān)、企業(yè)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協(xié)議,檔案館根據(jù)其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、代查勞務(wù)費(fèi),這叫協(xié)議代查。代查程序?yàn)?接收受理、告知利用事項(xiàng)(包括保密要求、收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間期限等)、收取費(fèi)用、送達(dá)所查資料。

四、做好協(xié)查工作

協(xié)查是指以國家綜合檔案館為主體,協(xié)同各類專業(yè)檔案館和各部門各單位檔案室,形成一個(gè)檔案查閱系統(tǒng),實(shí)行檔案資料源的互補(bǔ)與共享。在實(shí)際工作中,常碰到以下四種情況:1、在大多數(shù)社會(huì)公眾眼中,政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方,一旦需要查找檔案史料,只想到檔案館,他們不了解,更很難知道各類檔案館(室)的功能與分工,在此,綜合檔案館里常碰到利用者走錯(cuò)路入錯(cuò)門的現(xiàn)象。2、在其他專業(yè)檔案館(室)接待查檔設(shè)置的門檻往往比較高,如需領(lǐng)導(dǎo)層層審批,要正式介紹信,內(nèi)控檔案不便利用等等。還有就是機(jī)關(guān)、企事業(yè)部門檔案員對(duì)外接待查閱不是他們的主要工作,對(duì)利用者大多不是推諉就是找不到人,使利用者有時(shí)不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。3、個(gè)別檔案館(室)沒有收費(fèi)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn),造成亂收費(fèi)、超標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。4、在個(gè)別檔案室里,給利用者開具的檔案證明,一些部門“不買賬”,有關(guān)部門只認(rèn)準(zhǔn)檔案館的“檔案證明專用章”,因而使利用者交了錢拿了證明卻辦不了事。按當(dāng)前理論界“大檔案”的理念與思路,把各級(jí)綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館,這在實(shí)際操作中需要一個(gè)較為艱難而長期的過程。在這個(gè)過渡期,要徹底解決以上問題,為利用者做好協(xié)查工作,就顯得更為重要和必要。通常為利用者協(xié)查的具體做法是:首先,檔案館應(yīng)將館藏的全部目錄集中到一起存放,使利用通過導(dǎo)查能在較短的時(shí)間內(nèi),掌握檔案館館藏的內(nèi)容,為利用者查找檔案提供有價(jià)值、有意義的線索。其次,向利用者明確檔案館在查檔上的主體地位,即有統(tǒng)一、有步驟的調(diào)度、安排、監(jiān)管查閱者的權(quán)利。第三,在檔案館內(nèi)統(tǒng)一查檔制度,統(tǒng)一收費(fèi)票據(jù),統(tǒng)一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。最后,根據(jù)利用者的要求,檔案館應(yīng)主動(dòng)在利用者所查檔案資料上加蓋“檔案證明專用章”。

第5篇：會(huì)計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文

（1）組織與管理控制。組織與管理控制是指通過部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行的控制，其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度，以達(dá)到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。系統(tǒng)管理主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬件管理工作，從技術(shù)上保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。審核崗位主要負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及電算化系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。

（2）嚴(yán)格授權(quán)制度。授權(quán)批準(zhǔn)要求單位明確規(guī)定涉及會(huì)計(jì)及相關(guān)工作的授權(quán)范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容，單位內(nèi)部的各級(jí)管理者必須在授權(quán)范圍行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任，經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。審批人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理，對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的事項(xiàng)，經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)保密報(bào)告。

（3）監(jiān)控與操作分離。在電算化系統(tǒng)下，一個(gè)比較有效的方法就是在電算化系統(tǒng)內(nèi)分出操作與監(jiān)控兩個(gè)崗位，對(duì)每一筆業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行多方備份。當(dāng)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，其操作和數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機(jī)器上，由監(jiān)控人員進(jìn)行即時(shí)或定期審查，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致便進(jìn)行深入調(diào)查。這樣明確了崗位的劃分，實(shí)現(xiàn)了有效牽制。

（4）人員培訓(xùn)。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對(duì)使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高這些人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和時(shí)間。

二、強(qiáng)化計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制機(jī)制

（1）開發(fā)、運(yùn)用符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項(xiàng)目，不論是自行組織還是購買商品化軟件，都必須遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門指定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計(jì)等。目前我國已經(jīng)頒布的有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要由財(cái)政部1994年頒布執(zhí)行的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》等。

（2）數(shù)據(jù)和程序控制。數(shù)據(jù)和程序控制主要是對(duì)數(shù)據(jù)、程序的安全控制。程序的安全與否直接影響系統(tǒng)的運(yùn)行，而數(shù)據(jù)的安全與否關(guān)系到財(cái)務(wù)信息的完整性和保密性。數(shù)據(jù)控制的目標(biāo)是要做到任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失、不毀損、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數(shù)據(jù)的恢復(fù)和重建等，而數(shù)據(jù)的備份則是數(shù)據(jù)恢復(fù)和重建的基礎(chǔ)，是一種常見的數(shù)據(jù)控制手段，網(wǎng)絡(luò)中利用兩個(gè)服務(wù)器進(jìn)行雙機(jī)鏡像映射備份是備份的先進(jìn)形式。

（3）網(wǎng)絡(luò)的安全控制。網(wǎng)絡(luò)的安全控制包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別、不可否認(rèn)和完整性。針對(duì)這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)、隧道技術(shù)等。通過上述技術(shù)可確保財(cái)務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。

（4）加強(qiáng)與開發(fā)商或供應(yīng)商的聯(lián)系，使系統(tǒng)軟件不斷升級(jí)。在線測(cè)試的實(shí)現(xiàn)使軟件內(nèi)部存在的漏洞能夠得到及時(shí)解決。對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件來說，其內(nèi)部錯(cuò)誤或不足是無法避免的。因此其解決方法只有兩個(gè)：一是在開發(fā)過程中加強(qiáng)交流，充分測(cè)試；二是在發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)解決。而在單機(jī)系統(tǒng)下，用戶與軟件供應(yīng)商之間由于受空間、時(shí)間的影響無法進(jìn)行充分的交流，減低了系統(tǒng)的可信賴性。但是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，即使萬里之隔也可以在幾秒鐘內(nèi)建立連接，進(jìn)行高時(shí)高質(zhì)的通訊或軟件傳輸。這給解決上述問題帶來了方便。

三、加強(qiáng)日常管理機(jī)制

（1）嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng)。操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護(hù)，操作過程控制主要通過制定一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)定來實(shí)現(xiàn)，操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)，操作程序和注意事項(xiàng)，并形成一套電算化系統(tǒng)文件，如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志，規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范，規(guī)定軟盤專用以防止病毒感染，定期進(jìn)行硬件及軟件的維護(hù)，硬件維護(hù)包括：第一、定期進(jìn)行檢查并作好記錄；第二、在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時(shí)進(jìn)行故障分析并作好記錄；而軟件維護(hù)要做好正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)三種。

（2）建立計(jì)算機(jī)機(jī)房管理制度。實(shí)行電算化以后，設(shè)立計(jì)算機(jī)機(jī)房的主要目的是：給計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，保護(hù)機(jī)器設(shè)備；防止各種非法人進(jìn)入機(jī)房，保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全，具體措施包括：第一、對(duì)進(jìn)入機(jī)房內(nèi)的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查；第二、保證機(jī)房設(shè)備安全的措施，如機(jī)房防火規(guī)定等；第三、保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行措施，如機(jī)房防潮，如數(shù)據(jù)備份規(guī)定，杜絕無關(guān)人員使用機(jī)器和外來未經(jīng)檢查的磁盤，專機(jī)專管及不準(zhǔn)在計(jì)算機(jī)上玩電腦游戲等規(guī)定等。

第6篇：會(huì)計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文

[關(guān)鍵詞]區(qū)級(jí)醫(yī)院 會(huì)計(jì)電算化 對(duì)策

一、 區(qū)級(jí)醫(yī)院實(shí)行會(huì)計(jì)電算化管理存在的問題

醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)電算化的問題不夠重視。很多醫(yī)院特別是區(qū)級(jí)或區(qū)級(jí)以下的醫(yī)院,在會(huì)計(jì)核算中仍然采用手工記賬和手工做賬,導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算不夠準(zhǔn)確,會(huì)計(jì)檔案容易被人篡改或損壞。而且在國家實(shí)行全民醫(yī)保聯(lián)網(wǎng)的前提下,手工操作已經(jīng)不可能滿足現(xiàn)階段的要求。醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)電算化的資金投入比較大,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一次性重大資金投入的考慮比較長遠(yuǎn)。對(duì)于之前完全手工做賬的區(qū)級(jí)醫(yī)院來說,藥品管理、收費(fèi)系統(tǒng)管理、病房一日清單管理、以及國家要求聯(lián)網(wǎng)的醫(yī)保管理,要一步到位的進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè),需要的資金比較龐大。一般區(qū)級(jí)或區(qū)級(jí)以下的醫(yī)院,得到國家下?lián)艿馁Y金是比較少的,基本上都是通過本院自給自足,自負(fù)盈虧,因而醫(yī)院對(duì)于龐大資金的投入負(fù)擔(dān)很重。

醫(yī)院缺乏合格的會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人員。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,醫(yī)院原有的會(huì)計(jì)人員雖然對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)比較熟悉,但是對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的了解卻是有限的,特別是那些年齡比較大,資格比較老的會(huì)計(jì)人員,可能一直都沒有接觸過計(jì)算機(jī),醫(yī)院也沒有對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)和考核。醫(yī)院對(duì)于信息維護(hù)的安全隱患問題存在顧慮。由于缺乏必要的防病毒意識(shí)和維護(hù)措施,在實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)和會(huì)計(jì)電算化之后,會(huì)擔(dān)心計(jì)算機(jī)出現(xiàn)錯(cuò)誤,出現(xiàn)丟失或破壞數(shù)據(jù)的現(xiàn)象,同時(shí)在各個(gè)科室的聯(lián)網(wǎng)過程中也可能出現(xiàn)不能一步到位的情況,造成數(shù)據(jù)資料的不同步或者丟失,使原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不完整,從而影響到整個(gè)醫(yī)院的會(huì)計(jì)管理。

二、 建立區(qū)級(jí)醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化的對(duì)策和建議參考

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要長期的不斷投入和支持的軟件工程,資金和人力資源都很重要,需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、全體職工的共同努力,才能確保整個(gè)會(huì)計(jì)電算化的建設(shè)過程順利完成。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要?jiǎng)訂T和組織醫(yī)院的管理骨干和相關(guān)人員去參考其他已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化操作的醫(yī)院,學(xué)習(xí)如何建立及完善醫(yī)院的會(huì)計(jì)電算化,并結(jié)合本院的實(shí)際情況,組建一個(gè)專門的籌建小組,統(tǒng)計(jì)出相關(guān)的預(yù)算支出明細(xì),并實(shí)施相關(guān)的工作,務(wù)求可以更好的開展有關(guān)會(huì)計(jì)電算化的業(yè)務(wù)。

制定一個(gè)嚴(yán)格的會(huì)計(jì)電算化管理制度。在國家有關(guān)會(huì)計(jì)制度的基礎(chǔ)上,制定本院相關(guān)的藥品管理、收費(fèi)系統(tǒng)管理、病房計(jì)價(jià)管理、醫(yī)保管理、財(cái)務(wù)管理制度。要明確規(guī)定各項(xiàng)操作流程和注意事項(xiàng),具體到各科室,具體到人,使相關(guān)操作人員可以按章辦事,有章可循。同時(shí)可以防范某些人員的錯(cuò)誤操作。

同時(shí),要在建立會(huì)計(jì)電算化的過程中,不斷的檢查理論和實(shí)踐出現(xiàn)矛盾的地方,并結(jié)合實(shí)際情況,不斷地改正,不斷地完善。從而使得系統(tǒng)越來越適合醫(yī)院的運(yùn)作,可以更好的為醫(yī)院的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

建立一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。聘請(qǐng)有專業(yè)資格和技術(shù)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人員,定期維護(hù)網(wǎng)絡(luò),防范網(wǎng)絡(luò)病毒,并及時(shí)更新相關(guān)軟件,為前臺(tái)工作提供最完善最可靠的保障。加強(qiáng)培訓(xùn),提高會(huì)計(jì)電算化相關(guān)人員的素質(zhì)。醫(yī)院相關(guān)核算人員需持有會(huì)計(jì)電算化證,在會(huì)計(jì)電算化建立的過程中,要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)和相關(guān)系統(tǒng)操作的培訓(xùn),使得原有的職工可以在原來的基礎(chǔ)上更好的做好本職工作,更好的為醫(yī)院和病人服務(wù),同時(shí)可以穩(wěn)定職工的工作情緒,不會(huì)擔(dān)心自己的能力不夠而丟掉飯碗。建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后,要定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)電算化相關(guān)系統(tǒng)的培訓(xùn),與時(shí)俱進(jìn)。

三、結(jié)語

建立和完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理體系,是促進(jìn)區(qū)級(jí)醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化向深層次發(fā)展,使醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作更趨科學(xué)化、合理化的重要保障。建立和完善區(qū)級(jí)醫(yī)院的計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)和會(huì)計(jì)電算化,將會(huì)對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督職能,提高整個(gè)醫(yī)院的管理水平,推動(dòng)醫(yī)院向高層次發(fā)展具有重要及長遠(yuǎn)的意義。只有實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,區(qū)級(jí)醫(yī)院的發(fā)展才會(huì)有質(zhì)的改變,否則連一些基本的國家規(guī)定的業(yè)務(wù)都實(shí)施不了,會(huì)對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)和病人的健康造成重大的影響,得不償失!

參考文獻(xiàn):

[1]謝蘭.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化管理的探討.當(dāng)代經(jīng)理人,2006;12

第7篇：會(huì)計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；會(huì)計(jì)；標(biāo)準(zhǔn)化；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）03-0-01

一、前言

企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化關(guān)系著整個(gè)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，可以從根本上保證會(huì)計(jì)工作的正常進(jìn)行，建立科學(xué)的會(huì)計(jì)管理模式，對(duì)會(huì)計(jì)工作中所出現(xiàn)的責(zé)任問題能夠具體到人。企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化也能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確實(shí)時(shí)的會(huì)計(jì)信息，為企業(yè)的資金核算和科學(xué)管理提供渠道，也能夠?qū)⒏鞑糠致毮苡袡C(jī)結(jié)合，發(fā)揮個(gè)體能動(dòng)性，推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化概述

（一）會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的定義。受社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)環(huán)境的影響，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算工作要求更加標(biāo)準(zhǔn)化、通用化和規(guī)范化。隨著現(xiàn)代管理理論的發(fā)展，信息化技術(shù)也不斷運(yùn)用于會(huì)計(jì)核算，大大提高了會(huì)計(jì)人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)科學(xué)的根本變革。在不同的時(shí)期，會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的定義也不斷變換。會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化作為企業(yè)科學(xué)管理的一部分，是管理經(jīng)濟(jì)的工具，能夠反映和監(jiān)督物質(zhì)資生產(chǎn)過程。會(huì)計(jì)也是一個(gè)信息系統(tǒng)，能夠收集、處理和輸送經(jīng)濟(jì)消息，它能夠及時(shí)對(duì)企業(yè)活動(dòng)進(jìn)行組織、控制、調(diào)節(jié)和指導(dǎo)，促使人們進(jìn)行比較分析、講求經(jīng)濟(jì)效益，是了解價(jià)值活動(dòng)的工具。

（二）會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的作用。會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化能夠?yàn)槠髽I(yè)活動(dòng)提供有作用的會(huì)計(jì)信息，促使決策透明化，為企業(yè)增加效益。會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化也能夠幫助企業(yè)進(jìn)行科學(xué)化管理，及時(shí)解決會(huì)計(jì)活動(dòng)中所出現(xiàn)的錯(cuò)誤，及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行更新處理，滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時(shí)，會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化也能夠最大限度地提高企業(yè)人員的工作效率，為企業(yè)建立良好的工作秩序，提高企業(yè)運(yùn)行的穩(wěn)定性，減少企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)中出現(xiàn)違規(guī)操作，提高企業(yè)的社會(huì)信譽(yù)?，F(xiàn)代企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化也能夠促使會(huì)計(jì)核算工作和會(huì)計(jì)監(jiān)督工作的合法性和合理性，有助于企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。除此之外，企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化也能夠加強(qiáng)各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行力度，對(duì)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都具有約束作用，合理的獎(jiǎng)懲制度能夠推動(dòng)企業(yè)工作人員的工作積極性，有利于明確職責(zé)，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)管理，提高企業(yè)的管理水平。

（三）會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的基本內(nèi)容。會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化并不僅僅是會(huì)計(jì)職能和會(huì)計(jì)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，具體的會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容有以下幾個(gè)方面。

會(huì)計(jì)概念的標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)概念標(biāo)準(zhǔn)化需要對(duì)會(huì)計(jì)所進(jìn)行的工作進(jìn)行全面的了解，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供正確實(shí)時(shí)的會(huì)計(jì)信息，確保人們能夠及時(shí)了解會(huì)計(jì)信息，以做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。

會(huì)計(jì)方法標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)方法包括會(huì)計(jì)核算方法，確保每一項(xiàng)會(huì)計(jì)活動(dòng)都能夠有自身的計(jì)算方法，在確保不會(huì)影響會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上采用最直接簡(jiǎn)單的方法進(jìn)行計(jì)算，由公司統(tǒng)一制定并執(zhí)行，這樣才能確保會(huì)計(jì)信息的合理性和實(shí)時(shí)性。

會(huì)計(jì)賬戶標(biāo)準(zhǔn)化。賬戶是大部分經(jīng)濟(jì)信息的重要來源，因此，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)賬戶的科學(xué)管理，對(duì)賬戶進(jìn)行分類整理，統(tǒng)一分類要求，并且對(duì)每一個(gè)會(huì)計(jì)項(xiàng)目都選用易懂的名稱進(jìn)行替換，并且做好注意事項(xiàng)說明，以免混淆。

會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)檔案是一切與會(huì)計(jì)信息有關(guān)資料的合集，企業(yè)需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保會(huì)計(jì)檔案能夠隨著企業(yè)的不斷發(fā)展而不斷更新，以免由于會(huì)計(jì)檔案信息失誤導(dǎo)致企業(yè)遭受損失。

三、如何構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化流程

（一）明確會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化概念。會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化并不是單一層面的標(biāo)準(zhǔn)化，它是對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)，能夠規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)人員的工作活動(dòng)，同時(shí)也是滿足企業(yè)發(fā)展的需要。會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的構(gòu)件是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，它在深度和廣度上都隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展，隨著時(shí)代的變化而變化。因此在制定會(huì)計(jì)化標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候必須考慮各項(xiàng)因素，確保在一定時(shí)期內(nèi)，會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化能夠符合企業(yè)發(fā)展的要求，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。明確會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的概念還需要及時(shí)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中所存在的管理問題進(jìn)行解決，確保能夠企業(yè)能夠貫徹實(shí)行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化要求，對(duì)一切會(huì)計(jì)事務(wù)都進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，為會(huì)計(jì)活動(dòng)制定良好的秩序，以增加各項(xiàng)資源的利用率，以最小的成本換取最大的經(jīng)濟(jì)利益。

（二）構(gòu)建企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)。企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是整個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)，其中包括會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。不僅如此，會(huì)計(jì)監(jiān)督工作也需要做好標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)活動(dòng)進(jìn)行分層管理，任意子系統(tǒng)都由具體的單項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成。企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的構(gòu)建首先需要確立統(tǒng)一的會(huì)計(jì)概念，同時(shí)對(duì)于各項(xiàng)子系統(tǒng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也作出相應(yīng)規(guī)定。企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化管理需要按照各項(xiàng)子系統(tǒng)的不同性質(zhì)提出不同管理標(biāo)準(zhǔn)，不能將它們從上一級(jí)系統(tǒng)中分離出來，也必須確保其基本任務(wù)能夠符合標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于會(huì)計(jì)職位和管理人員的分配也必須做到統(tǒng)一而行，減少例外情況的出現(xiàn)。

（三）做好企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的流程管理。企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的流程管理不僅包括程序管理的標(biāo)準(zhǔn)化，也包括管理模式的標(biāo)準(zhǔn)化。在流程管理程序中需要對(duì)過程輸入階段、過程中間階段和過程輸出階段的管理內(nèi)容作出相應(yīng)規(guī)定，減少資源消費(fèi)，確?；A(chǔ)性的管理工作能夠到位。企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化工作的進(jìn)行需要有執(zhí)行方案來指導(dǎo)，因此，需要做好資料收集工作，進(jìn)而對(duì)會(huì)計(jì)管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行改進(jìn)實(shí)施，確保會(huì)計(jì)信息能夠在最短的期限內(nèi)達(dá)到企業(yè)共享的目的，這樣才能確保會(huì)計(jì)工作的正常有序進(jìn)行。企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化流程的管理模式通常是“P-D-C-A”管理模式，即策劃（plan）、實(shí)施（do）、檢查（check）和改進(jìn)（action）。這個(gè)模式處于不斷循環(huán)狀態(tài)，這樣才能確保企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化工作不斷改進(jìn)，同時(shí)也能夠及時(shí)解決會(huì)計(jì)活動(dòng)中所出現(xiàn)的問題，確保每一項(xiàng)工作的開展都能夠符合會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，提高會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化水平，推進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

四、小結(jié)

現(xiàn)代企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的構(gòu)建能夠提高企業(yè)的科學(xué)管理水平，能夠幫助企業(yè)人員及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析管理，以獲得最實(shí)時(shí)有效的會(huì)計(jì)信息，推進(jìn)企業(yè)的適應(yīng)能力，幫助企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)贏得經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]高方露.現(xiàn)代企業(yè)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化探究[J].北京工商大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2007，22（4）.

第8篇：會(huì)計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文

一、電子文件的整理

1、基建、設(shè)備等電子文件的整理。

基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)使用規(guī)范的紙張打印輸出的，所以，在數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就要按檔案管理的要求進(jìn)行輸入，就是對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來，使終端用戶可以直接檢索到每一張圖紙資料。而對(duì)于設(shè)備檔案的管理，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件載體的同時(shí)，應(yīng)附上電子文件的內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

2、財(cái)務(wù)電子文件的整理。

學(xué)校財(cái)會(huì)賬簿內(nèi)容一般已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤的形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

3、其它電子文件的整理。

現(xiàn)在的學(xué)校一般都建有計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包括教學(xué)、科研、人事管理、教學(xué)管理系統(tǒng)等內(nèi)容。對(duì)這些電子文件該如何進(jìn)行整理呢？我認(rèn)為：計(jì)算機(jī)與信息中心接收相關(guān)數(shù)據(jù)后，應(yīng)該進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)再通過信息中心輸送給各部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期的數(shù)據(jù)應(yīng)按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

二、歸檔方式和途徑選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。

1、開通專線進(jìn)行電子文件歸檔。

隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對(duì)那些未被傳輸且具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，向檔案部門進(jìn)行專線傳輸。檔案部門經(jīng)與信息管理部門協(xié)商后，形成常見的文件格式（如DBF、DOC、TXT、EXE等），然后由檔案人員根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔案號(hào)等，錄入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行檢索。

2、由計(jì)算機(jī)信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。

為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，各校都設(shè)立了計(jì)算機(jī)與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立了校園信息管理系統(tǒng)。由于計(jì)算機(jī)與信息管理中心具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無疑是最佳的歸檔途徑之一。

總之，無論利用何種歸檔途徑，都必須按照單位統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自主地從網(wǎng)上下載，以確保電子文件形成部門所形成的文件數(shù)據(jù)具有可靠的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，進(jìn)行分類歸檔。

三、完善歸檔制度

1、電子文件來源廣泛，其形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理員與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。因此，將頭緒如此之多的電子文件進(jìn)行收集歸檔，必須要靠制度來約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件的歸檔工作納入到本單位的立卷歸檔制度之中，并列入到信息管理工作程序，認(rèn)真地做好布置、檢查、總結(jié)、考核等日常所必須的管理工作。

2、形成“雙軌”歸檔制度。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式進(jìn)行保存。為了使電子文件和紙介質(zhì)文件達(dá)到內(nèi)容真實(shí)相符，所以有必要采取“雙軌制”進(jìn)行文件的歸檔，即紙介質(zhì)與光磁介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

四、電子檔案的保護(hù)

第9篇：會(huì)計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文

近幾年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)工作要求的提高及我國會(huì)計(jì)工作與國際接軌，許多企事業(yè)單位如醫(yī)院等都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，從而大大提高了醫(yī)院會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，也提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平得到了提升。但與此同時(shí)，由于醫(yī)院管理層和財(cái)務(wù)人員對(duì)于電算化管理?xiàng)l件下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制認(rèn)識(shí)不足，存在著體系不全、控制不力的現(xiàn)象，由此引發(fā)了輕則會(huì)計(jì)信息不準(zhǔn)確、重則醫(yī)院資產(chǎn)不安全等問題，甚至出現(xiàn)了一些大案要案。因此，建立健全醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)控制度已刻不容緩。

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是指單位為了保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全與完整，確保有關(guān)法律規(guī)章制度有效實(shí)施而制定的一系列方法、措施和程序。隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入和國家對(duì)事業(yè)單位預(yù)算管理體制的改變，傳統(tǒng)的內(nèi)控制度已不能適應(yīng)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的要求。建立一個(gè)適應(yīng)醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化管理的內(nèi)控制度，是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)健康運(yùn)行的保證。

一、建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制度

建立合理嚴(yán)密的電算化系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)，完善組織控制體制，根據(jù)不相容職務(wù)相分離的原則，合理地進(jìn)行崗位分工，明確崗位職責(zé)，確保權(quán)責(zé)分明。并根據(jù)《會(huì)計(jì)法》的要求，有計(jì)劃地進(jìn)行崗位輪換，相互制約，相互監(jiān)督，最大限度地防范和化解會(huì)計(jì)工作風(fēng)險(xiǎn)。

二、建立會(huì)計(jì)電算化操作控制制度

為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率，應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程和注意事項(xiàng)；明確上機(jī)人員操作會(huì)計(jì)軟件的內(nèi)容和權(quán)限，嚴(yán)格管理操作密碼，不與他人共享，并定期修改口令和密碼；操作人員離開前應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件，非授權(quán)人員不得隨意操作計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)軟件；完善上機(jī)操作日志并指派專人保管。

三、建立計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)安全管理制度

1.硬件。配備運(yùn)行效果理想、性價(jià)比最佳、售后服務(wù)好的品牌機(jī)；配備UPS不間斷電源，保證數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和工作站有足夠的延時(shí)保護(hù)；定期對(duì)有關(guān)的設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)。其他工作人員不得隨意使用電算化系統(tǒng)的設(shè)備上機(jī)操作，專職工作人員不得在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行有損系統(tǒng)安全的操作（如玩游戲等）；在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下設(shè)備和軟件不得外借，不得私自拆卸機(jī)器；采用安全網(wǎng)關(guān)（防火墻）技術(shù)、訪問控制技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，建立綜合的多層次安全防范體系；工作站不能私自和其他網(wǎng)絡(luò)互連，以防止系統(tǒng)遭受外界侵?jǐn)_。

2.軟件。單位購買財(cái)務(wù)軟件必須采用持有財(cái)政部頒發(fā)的《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審合格證》的正版軟件，軟件的技術(shù)指標(biāo)應(yīng)符合單位特殊核算的要求和行業(yè)特性以及單位發(fā)展的需要，并能保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全可靠。財(cái)務(wù)軟件也應(yīng)符合操作方便、通俗易懂、售后服務(wù)好、能及時(shí)提供日常維護(hù)、版本升級(jí)和軟件再開發(fā)等要求。在計(jì)算機(jī)工作期間要定期檢查應(yīng)用程序和系統(tǒng)軟件的可靠性，確保并存于同一系統(tǒng)的各種應(yīng)用軟件之間的兼容性，確保后臺(tái)數(shù)據(jù)庫不被繞開財(cái)務(wù)軟件直接進(jìn)行訪問。這樣，可以有效地避免來自會(huì)計(jì)軟件的風(fēng)險(xiǎn)，避免錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生。安裝正版的殺毒軟件，不用盜版軟件，不用來路不明的磁盤，不隨意下載，不打開和閱讀來歷不明的電子郵件，經(jīng)常對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行軟盤和硬盤的病毒檢測(cè)并對(duì)相關(guān)的軟件進(jìn)行及時(shí)升級(jí)。設(shè)置防火墻，使用入侵檢測(cè)軟件，及時(shí)查殺病毒，保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行。

3.數(shù)據(jù)。對(duì)業(yè)務(wù)的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制，各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批和必要的授權(quán)，并具有完整、真實(shí)的原始證明；要有防止或及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、重復(fù)或出錯(cuò)等情況的控制措施；不得使用數(shù)據(jù)庫工具對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行直接更改，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。

四、建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度

妥善保管存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)，存放地點(diǎn)應(yīng)防高溫、防漏、防塵、遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，堅(jiān)持雙重備份制度，防止會(huì)計(jì)檔案丟失。為了確保數(shù)據(jù)和信息安全、完整，便于調(diào)用、更新和檢查，應(yīng)當(dāng)對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤做好標(biāo)識(shí)，妥善存檔，有關(guān)文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有書面授權(quán)證明，并登記整個(gè)操作過程，同時(shí)系統(tǒng)應(yīng)具有自動(dòng)記錄能力，以便查詢或跟蹤檢查。

五、建立計(jì)算機(jī)內(nèi)部審計(jì)制度

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的建立和實(shí)施，使得會(huì)計(jì)本身發(fā)生了很大的變化，對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的審計(jì)與對(duì)手工賬簿的審計(jì)相比，在審計(jì)內(nèi)容、方法上也相應(yīng)發(fā)生了變化。需要對(duì)其系統(tǒng)內(nèi)部控制、電算化過程和結(jié)果進(jìn)行全程的內(nèi)部審計(jì)，并且應(yīng)根據(jù)電算化的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，不斷完善和創(chuàng)新。

1.對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵循《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合內(nèi)部控制制度的要求，憑證附件是否規(guī)范完整。

2.審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料、實(shí)物資產(chǎn)的一致性，是否賬表相符、賬實(shí)相符、賬賬相符；對(duì)不符合要求、錯(cuò)誤的賬表要及時(shí)糾正和調(diào)整。賬實(shí)核對(duì)是保證醫(yī)院會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整的根本途徑。

3.監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止非法刪除、修改歷史數(shù)據(jù)等現(xiàn)象發(fā)生。