檔案管理四性原則精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理四性原則主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案管理四性原則范文

一、高校電算化會計檔案管理的內(nèi)容

隨著信息技術(shù)的普及，電算化的會計檔案逐漸在各個單位和部門當(dāng)中得以應(yīng)用，并取得了良好的效果。在高校的財務(wù)管理過程中，會計檔案起到了不可替代的作用，是各項會計工作得以展開的基礎(chǔ)。高校的會計檔案記錄著高校中的財務(wù)信息和經(jīng)濟(jì)活動，因此高校必須重視對財務(wù)檔案的管理。

（一）會計檔案是會計信息的重要來源和載體

會計檔案對于提高高校的會計工作水平具有極大的意義。會計檔案能夠促進(jìn)會計工作的制度化管理及操作的規(guī)范性。會計檔案管理起到了會計核算的基礎(chǔ)性作用，在管理過程中必須按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)由專業(yè)的人員負(fù)責(zé)。會計數(shù)據(jù)中包含著賬目信息、會計賬簿、財務(wù)報表等重要的數(shù)據(jù)信息。會計電算化的實(shí)行使得賬簿、報表等內(nèi)容的管理更加的便捷、系統(tǒng)，也使得數(shù)據(jù)的處理和存儲更加的方便。

（二）會計檔案的收集工作

隨著會計電算化的應(yīng)用，系統(tǒng)中所包含的會計檔案和信息將會不斷增加，高校必須對這些信息進(jìn)行定期的收集、分類和檢查，從而確保這些信息的安全。此外，高校還應(yīng)當(dāng)對相應(yīng)的計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行定期的檢查，防止系統(tǒng)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。在數(shù)據(jù)存入前要先對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止意外情況的發(fā)生。對于存儲有重要信息的會計電算化設(shè)備，在日常工作的過程中要做好安全保護(hù)，做到防火、防潮、防塵工作。與此同時，還要定期對會計檔案進(jìn)行調(diào)閱，確認(rèn)文件的保存限期，對于一些沒有價值的信息應(yīng)當(dāng)及時的刪除或更新，防止系統(tǒng)的過載。

二、高校會計檔案管理中存在的問題

（一）管理人員不夠重視，檔案管理意識滯后

會計檔案的管理需要應(yīng)用到現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)，并且要充分利用現(xiàn)有的會計信息資源，將其有效地應(yīng)用到日常的會計信息管理過程中。然而，我國高校的會計管理現(xiàn)狀是管理人員普遍缺乏會計檔案管理的意識和概念，對會計檔案的重要性沒有明確的認(rèn)識，認(rèn)為會計檔案的內(nèi)容單一、管理簡單，尤其是對于會計檔案的電算化管理沒有引起關(guān)注，管理意識十分的落后。在管理部門和人員的組織上也沒有投入應(yīng)有的力度，管理人員的專業(yè)能力普遍偏低。甚至還有一部分高校的檔案室隨意對外界人員開發(fā)，讓財務(wù)部門的人員進(jìn)行自行查閱，不僅工作效率低下，而且容易導(dǎo)致會計信息的丟失和篡改。

（二）會計檔案資料收集不齊全，忽視對會計電算化會計檔案的管理

會計檔案中包含著重要的會計信息，如會計賬簿、會計憑證、財務(wù)報表等。在進(jìn)行這些資料的管理時應(yīng)當(dāng)首先根據(jù)信息的類型進(jìn)行分類，將存根、銀行賬單、上級文件等進(jìn)行分類管理。在會計電算化的過程中，對數(shù)據(jù)的分類尤為重要，只有這樣才能確保信息的有序性，從而提高信息分析和處理的效率。

（三）會計檔案管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性

高校對會計檔案的管理普遍缺乏科學(xué)合理的方法。首先在操作上就沒有根據(jù)《會計檔案管理制度》中的相關(guān)要求來執(zhí)行。此外，大多數(shù)高校都沒有建立起適合高校自身工作特點(diǎn)的會計檔案管理體系，導(dǎo)致會計檔案的管理過程混亂無序，各部門之間沒有配合。高校會計檔案的管理人員素質(zhì)也普遍偏低，無法滿足現(xiàn)代化管理的要求。部分學(xué)校在會計檔案管理上投入的經(jīng)費(fèi)明顯不足，導(dǎo)致會計檔案管理場所狹小、混亂，極易導(dǎo)致信息的丟失。

在會計管理觀念上，許多會計檔案管理人員仍然遵循著傳統(tǒng)的管理理念，在管理方法上缺乏科學(xué)性和有效性，導(dǎo)致會計檔案的整理十分混亂。在會計檔案的移交和銷毀方面也缺乏完善的制度，一些已經(jīng)過期的賬單、憑證等沒有進(jìn)行及時的處理，造成了人力資源和管理經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。

（四）輕視會計檔案對高校發(fā)展的作用

由于受到傳統(tǒng)會計管理觀念的影響，高校的管理人員仍沒有對會計檔案的重要性引起重視，認(rèn)為會計檔案的管理只是簡單的收集資料、整理數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致高校在會計檔案管理方面投入的人力物力嚴(yán)重不足，影響了會計檔案功能與作用的發(fā)揮。

三、加強(qiáng)會計檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)普及宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識

會計檔案管理是高校在發(fā)展過程中不可忽視的重要工作內(nèi)容，是考察高校經(jīng)濟(jì)狀況、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾罁?jù)。為此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)極大對會計檔案重要性的宣傳工作，普及《會計法》、《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，增強(qiáng)高校管理人員對會計檔案的認(rèn)識，將會計檔案管理作為一項基礎(chǔ)工作內(nèi)容在進(jìn)行。

（二）健全高校會計檔案管理制度，推動會計檔案事業(yè)發(fā)展

會計檔案中包含著豐富的內(nèi)容，這使得會計檔案的管理工作量十分龐大。為了確保會計檔案管理的質(zhì)量，在管理的過程中應(yīng)當(dāng)制定完善的計劃和方案，最終形成一個完善的高校會計檔案管理制度。高校的會計管理部門應(yīng)當(dāng)與其他部門建立良好的溝通與合作渠道，根據(jù)高校的發(fā)展實(shí)際，建立切實(shí)可行的管理體系，使得會計檔案的管理工作有良好有效的依據(jù)。與此同時，高校應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的會計檔案監(jiān)管機(jī)制，提高會計信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。高?？梢詮臋n案分類、借閱制度、檔案移交等方面進(jìn)行制度的完善。

（三）遵循會計檔案管理原則

《會計檔案管理辦法》是會計檔案管理的主要依據(jù)，在實(shí)際的工作與管理過程中，高校的會計檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，并且與其他部門共同做好會計信息的核實(shí)與監(jiān)督工作。在會計檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則，如完整性原則、簡易性原則、安全性原則和保密性原則等。

（四）積極運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理會計檔案

在會計檔案管理發(fā)展和完善的過程中，應(yīng)當(dāng)積極地與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大的提高會計檔案管理的質(zhì)量和效率。高校在進(jìn)行會計檔案管理時，可以選用一套適合自身管理體制的軟件，并建立相應(yīng)的會計檔案管理系統(tǒng)，將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類存儲和管理。管理人員只需要將會計信息輸入到系統(tǒng)中，就可以由計算機(jī)進(jìn)行自動的分類、整理、檢索等過程。相關(guān)財務(wù)和會計人員只需要登錄系統(tǒng)就可以對需要的信息進(jìn)行及時的調(diào)用。這樣不僅節(jié)省了管理的時間，還能限制系統(tǒng)的訪問權(quán)限，提高了會計信息的安全性。

四、結(jié)語

第2篇：檔案管理四性原則范文

（一）傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理弊端

1.醫(yī)院人事檔案管理制度無法滿足現(xiàn)代化需求。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理中，醫(yī)院人事檔案的管理工作過于依賴相應(yīng)單位人事部門的管理，并且由于醫(yī)院的經(jīng)營管理性質(zhì)，醫(yī)院人事檔案管理人員思想往往比較保守，管理理念相對較為傳統(tǒng)，通常忽視人事檔案管理的時效性和時代性，過于強(qiáng)調(diào)以檔管人的管理核心，忽略了時代要求下的以人為本的人力資源開發(fā)管理理念。同時，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理實(shí)行人事檔案的終身制管理，醫(yī)護(hù)人員的工作積極性大打折扣，醫(yī)護(hù)人員的工作創(chuàng)新意識得不到開發(fā)，醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程發(fā)展緩慢。

2.醫(yī)院人事檔案資料缺乏一定的時效性和綜合性。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理中，由于管理人員缺乏現(xiàn)代化的管理創(chuàng)新意識，收集整理人事檔案資料大多是醫(yī)護(hù)人員工作業(yè)績的歷史記錄，而醫(yī)護(hù)人員日常工作經(jīng)歷、近期動態(tài)等文檔資料往往得不到及時的立卷歸檔，致使保存的人事檔案資料過于陳舊，缺乏一定的時效性。同時，人事檔案的立卷歸檔范圍片面關(guān)注醫(yī)護(hù)人員的個人經(jīng)歷、政治面貌、職位等級、獎懲事項等方面的情況，很難體現(xiàn)建檔人的整體情況，人事檔案資料缺乏一定的綜合性。

（二）基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新意義

在醫(yī)院人事檔案管理中，依據(jù)科學(xué)性的管理方式進(jìn)行人力資源的開發(fā)，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作人才資源的配置，可以在穩(wěn)住醫(yī)院現(xiàn)有精英人才的同時，吸收引進(jìn)其他社會精英，人才效益得以全面發(fā)揮。同時，在醫(yī)院人事檔案的管理中，利用先進(jìn)的現(xiàn)代信息計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人力資源的開發(fā)，可以有效避免人事檔案資料的錯誤歸檔，保證人事檔案資料數(shù)據(jù)的全面性和時效性。此外，科學(xué)完整的醫(yī)院人事檔案資料可以為醫(yī)護(hù)人員的薪酬獎勵提供指導(dǎo)依據(jù)，保證醫(yī)院人事檔案管理和薪酬差異的公平公正性。在醫(yī)院人事檔案的管理中，全面完善的醫(yī)院人事檔案可以為醫(yī)護(hù)人員的個人成長和業(yè)績考核提供參考依據(jù)，避免出現(xiàn)學(xué)歷造假、職稱作虛等影響作風(fēng)的不良現(xiàn)象，可以為醫(yī)院樹立良好的社會形象提供紙質(zhì)文件依據(jù)，有利于醫(yī)院綜合效益的提升。

二、基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新原則

在醫(yī)院人事檔案管理中，針對傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理的弊端，為確?；谌肆Y源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新意義的發(fā)揮，醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新需要依據(jù)人事檔案管理的整序開發(fā)、充分利用和全面效益三個方面的原則，進(jìn)行基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新。首先，在醫(yī)院人事檔案管理中，整序開發(fā)原則即要求人事檔案管理人員切實(shí)做到建檔人整體人事情況的立卷歸檔，為醫(yī)護(hù)人員的開發(fā)提供整體詳實(shí)的人事檔案依據(jù)。其次，在醫(yī)院人事檔案管理中，充分利用原則要求人事檔案的資料信息根據(jù)客觀實(shí)際情況，利用各種途徑可以充分運(yùn)用于人事資源的開發(fā)中，優(yōu)化人力資源的配置。最后，在醫(yī)院人事檔案的管理中，全面效益原則要求醫(yī)院人事檔案的管理人員注重醫(yī)院品牌效益的樹立和社會效益的提升，確保醫(yī)院品牌效益和經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。同時，全面效益原則要求醫(yī)院人事管理人員注重眼前效益和長遠(yuǎn)效益的一致性，保證醫(yī)護(hù)人員個人效益和醫(yī)院整體效益的雙重體現(xiàn)，為醫(yī)院人力資源的開發(fā)提供更加全面的數(shù)據(jù)信息指導(dǎo)依據(jù)。

三、基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新探索

在醫(yī)院人事檔案管理中，為順利開展基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新，根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理整序開發(fā)、充分利用和全面效益三方面的原則要求，需要進(jìn)行醫(yī)院人事檔案強(qiáng)化管理、現(xiàn)代化管理和培訓(xùn)化管理，才能保證醫(yī)院人事檔案管理效益的全面發(fā)揮，提高醫(yī)院的綜合效益。

首先，為確保醫(yī)院人事檔案管理中人力資源的全面充分開發(fā)，需要進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案的管理工作，即需要引起醫(yī)院人事管理部門對人事管理的高度重視，以人事檔案資源的充分利用為依據(jù)加強(qiáng)人事檔案管理工作，以此完善人力資源在醫(yī)學(xué)教研和臨床開發(fā)優(yōu)化配置，確保人力資源開發(fā)的科學(xué)有效性。其次，為保證醫(yī)院人事檔案管理工作在人力資源開發(fā)中的綜合效益，需要進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理，即利用先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識，構(gòu)建覆蓋醫(yī)院整體內(nèi)部人員的信息化系統(tǒng)，進(jìn)行人事資料的實(shí)時交互，保證人力資源開發(fā)的力度。同時，在醫(yī)院人事檔案管理中，結(jié)合計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善醫(yī)院財務(wù)的細(xì)節(jié)報表和醫(yī)療保健體系的構(gòu)建，保障人事檔案信息的系統(tǒng)有效性。最后，為切實(shí)有效地開發(fā)醫(yī)院人事檔案管理的效益，需要進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的培訓(xùn)化管理，在思想政治意識方面進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理人員的培訓(xùn)，提升人事檔案管理人員的思想政治意識，改善醫(yī)院人事管理人員的管理意識。同時，進(jìn)行檔案管理人員管理知識水平、人事檔案管理專業(yè)技能以及業(yè)務(wù)處理能力的專業(yè)化培訓(xùn)，提升醫(yī)院人事檔案管理人員的管理水平，并以獎勵機(jī)制的形式激發(fā)人事檔案管理人員的工作積極性和主觀能動性，培養(yǎng)醫(yī)院人事檔案管理人員的管理創(chuàng)新意識，進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案的利用效率，確保醫(yī)院整體效益的提高。

第3篇：檔案管理四性原則范文

隨著國家經(jīng)濟(jì)政策調(diào)整和區(qū)域一體化的發(fā)展，國家在基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資增長迅速，該契機(jī)促使大型企業(yè)經(jīng)營發(fā)展模式由傳統(tǒng)單一的以項目為主逐步拓展為以投資業(yè)務(wù)發(fā)揮引領(lǐng)作用的新型商業(yè)模式——投資項目。投資項目涉及交通、基建、水利、航道、城市建設(shè)等眾多領(lǐng)域，這類項目權(quán)力與義務(wù)關(guān)系復(fù)雜、風(fēng)險因素多、風(fēng)險系數(shù)大。投資項目檔案反映了項目建設(shè)的真實(shí)歷史面貌，是項目建設(shè)、驗收、運(yùn)營及移交的重要憑證和參考性資料，對于企業(yè)規(guī)避風(fēng)險、防御或處理糾紛具有佐證作用。本文結(jié)合工作實(shí)踐，研究投資項目檔案管控的原則與方法，旨在更好地發(fā)揮投資項目檔案的價值。

一、投資項目檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

投資項目檔案驗收是項目竣工驗收的前提和必要條件，也是項目竣工驗收的先行官，做好投資項目檔案管理工作的重要性和必要性顯而易見。(一)投資項目檔案管理現(xiàn)狀投資項目檔案從形成、收集、歸檔到發(fā)揮作用，需要參建方包括投資主體、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等單位共同配合完成，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。盡管各參建單位都了解投資項目檔案的重要性，但是限于投資項目檔案的特點(diǎn)、傳統(tǒng)管理方式以及各參建單位的主觀因素，投資項目檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。1.投資項目數(shù)額大、周期長、參建方多、資金來源廣，導(dǎo)致檔案易遺失或散失。在較長的建設(shè)周期里，投資項目檔案工作一直處于動態(tài)和持續(xù)補(bǔ)充狀態(tài)，而且由于承建方眾多，使得投資項目檔案文件材料難以做到及時歸檔，齊全完整很難保證。2.投資項目建設(shè)管理人員檔案意識薄弱，往往只重視紅頭文件和結(jié)論性文件材料的管理，對項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的一些過程性與隨機(jī)性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料歸檔完整率、準(zhǔn)確率不高。3.文件材料收集歸檔難。投資項目建設(shè)周期較長，項目人員流動性較大，文件材料管理經(jīng)手人多，極易造成管理斷檔或斷層現(xiàn)象，增加了文件材料收集難度。4.檔案完整性、系統(tǒng)性欠缺。投資項目檔案的形成具有分散性和階段性特征，由于投資項目建設(shè)管理人員對檔案工作認(rèn)識上存在偏差，因此很難確保檔案文件材料的系統(tǒng)、齊全和完整。(二)存在問題分析1.傳統(tǒng)觀念中，檔案管理部門注重檔案整理和保存環(huán)節(jié)，而忽視檔案收集過程的管理。究其根源在于檔案人員無法對投資項目建設(shè)全過程進(jìn)行有效跟蹤，收集過程被孤立，不能與后續(xù)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行無縫銜接。2.投資項目檔案一般在項目建設(shè)完成后才移交到企業(yè)檔案部門，但是在項目建設(shè)過程中，項目建設(shè)與管理部門對文件材料的收集把關(guān)不嚴(yán)，而企業(yè)檔案管理部門未參與項目建設(shè)過程，檔案管理環(huán)節(jié)缺失，對檔案的完整性、系統(tǒng)性無法掌控。3.傳統(tǒng)的企業(yè)檔案部門僅有對投資項目檔案文件材料的業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)和監(jiān)督權(quán)，沒有過程監(jiān)控權(quán)，致使項目檔案質(zhì)量的審核是在歸檔之后，存在監(jiān)管滯后的缺陷。針對上述問題，本文認(rèn)真研究了針對投資項目管理的有效應(yīng)對策略，提出建立科學(xué)、合理的檔案管控模型，跟蹤投資項目建設(shè)流程，以達(dá)到對項目文件材料進(jìn)行全程管控的目的。

二、理清投資項目檔案管理職責(zé)

投資項目檔案質(zhì)量是企業(yè)實(shí)現(xiàn)投資目的的基本保證之一，而且關(guān)系到投資項目完工后使用、改造、維護(hù)和責(zé)任歸屬等一系列問題。因此檔案管理過程應(yīng)參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)則》《建設(shè)項目(工程)檔案驗收辦法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》執(zhí)行。

(一)投資項目的特點(diǎn)決定了檔案管理具有責(zé)任重、數(shù)量多、難度大、要求高、涉及廣的特點(diǎn)，投資項目文件材料收集歸檔周期長且較復(fù)雜，易造成遺漏，因此理清投資項目參建方的權(quán)屬關(guān)系是做好投資項目檔案管理工作的基礎(chǔ)。參建單位具體情況見表1。

(二)明確投資項目參建方的立卷歸檔職責(zé)是做好檔案管理工作的保障。投資項目檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，投資主體或受其委托的項目公司對投資項目文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。1.投資主體檔案工作職責(zé)投資主體對項目檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，負(fù)責(zé)制定檔案工作方案，對檔案工作提出總體要求，明確雙方在投資項目文件材料歸檔工作中的權(quán)利和義務(wù)，為投資項目文件材料歸檔工作提供支持和保障。2.項目公司檔案工作職責(zé)項目公司根據(jù)投資單位和檔案行政管理部門對投資項目文件材料歸檔工作的要求，結(jié)合項目實(shí)際情況，設(shè)立與項目建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)、庫房，配備滿足投資項目檔案管理需要的檔案人員，負(fù)責(zé)所轄范圍文件材料歸檔移交工作。3.參建單位檔案工作職責(zé)參建單位包括設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位及總承包單位，應(yīng)遵照項目公司關(guān)于項目文件材料歸檔工作相關(guān)條款的約定，分別負(fù)責(zé)所承建工程或任務(wù)文件材料的收集、整理、歸檔、監(jiān)督、檢查、審核、匯總工作。

三、明確投資項目檔案主要內(nèi)容

投資項目檔案是項目在投資立項、審批(核準(zhǔn)、備案)、土地征遷、招標(biāo)投標(biāo)、勘察設(shè)計、設(shè)備材料采購、施工、監(jiān)理、竣工驗收、運(yùn)營、回購或移交等全過程中形成的具有保存利用價值，經(jīng)鑒定、整理并歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。為了確保企業(yè)投資項目檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，為項目的執(zhí)行和運(yùn)營提供有效的信息和法律保障，降低投資風(fēng)險，根據(jù)《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》，投資項目參建方應(yīng)按照“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則，對項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的項目檔案的形成、積累、整理和歸檔各負(fù)其責(zé)；投資主體對項目投資、建設(shè)、運(yùn)營、回購或移交等階段及各階段銜接產(chǎn)生的管理文件歸檔工作負(fù)責(zé)。1.投資單位收集投資籌劃、盡職調(diào)查、專項評估、可行性研究、審查、出資、后評價、資產(chǎn)處置及成立項目公司進(jìn)行建設(shè)管理產(chǎn)生的批準(zhǔn)文件或會議紀(jì)要、特許經(jīng)營協(xié)議等內(nèi)容。2.項目公司收集項目資金籌措、建設(shè)實(shí)施、交(竣)工驗收、運(yùn)營管理、養(yǎng)護(hù)維修、債務(wù)償還、資產(chǎn)管理以及移交過程中產(chǎn)生的項目文件。3.設(shè)計單位收集內(nèi)容包括項目進(jìn)行勘察后經(jīng)綜合分析、論證編制的地質(zhì)勘察資料、初步設(shè)計、方案設(shè)計、總體規(guī)劃設(shè)計、施工圖設(shè)計等文件。4.施工單位收集內(nèi)容包括編制施工組織設(shè)計和施工計劃，在組織工程施工過程中形成的技術(shù)、材料、設(shè)備等文件。5.監(jiān)理單位收集對項目質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行監(jiān)控形成的文件。6.總承包單位收集內(nèi)容包括項目總承包范圍內(nèi)管理文件及匯總整理各分包單位編制的全部項目文件。

四、建立投資項目檔案管理模型圖

投資項目建設(shè)實(shí)施過程有其計劃性和組織性，是人工、材料、機(jī)械、施工組織方法及建設(shè)環(huán)境條件等有機(jī)結(jié)合的過程。參照系統(tǒng)工程中的霍爾三維結(jié)構(gòu)方法，根據(jù)上述參建方管理職責(zé)及收集內(nèi)容構(gòu)建投資項目檔案管理模型如圖1。該圖的水平面橫軸表示投資項目檔案管理階段，包括7個環(huán)節(jié)，縱軸表示投資項目參建方，空間軸表示項目建設(shè)階段。該圖清楚地反映了投資項目檔案管理與項目建設(shè)的關(guān)系，投資項目檔案產(chǎn)生于項目建設(shè)各個階段，不同的建設(shè)階段有不同的責(zé)任主體，形成不同的投資項目檔案。投資項目參建方按照項目檔案管理內(nèi)容要求分別負(fù)責(zé)項目檔案管理階段的工作。按上述思路構(gòu)建了一個順暢、有序、可追溯的文件管控模型，生動系統(tǒng)地體現(xiàn)了投資項目檔案的全程管理思想，對企業(yè)投資項目檔案管理具有指導(dǎo)性、針對性和實(shí)用性。

五、科學(xué)制定投資項目檔案管控原則與方法

(一)管控原則

將檔案管理思想融入整個投資項目管理的生命周期，在投資項目檔案管控中運(yùn)用全程管理原則，即事前介入、事中控制、事后審核、驗收歸檔，該原則要求把檔案管理納入項目建設(shè)計劃中，實(shí)現(xiàn)全程有效控制。檔案管理人員在投資項目伊始即提出檔案管理要求；建設(shè)過程中進(jìn)行有效跟蹤，檢查指導(dǎo)項目文件材料管理工作；竣工檔案驗收前進(jìn)行初審，為投資項目檔案驗收嚴(yán)格把關(guān)；實(shí)現(xiàn)投資項目檔案的科學(xué)管理和利用。

(二)管控方法

本文將全程管理原則貫穿于基本方法中，以期實(shí)現(xiàn)對投資項目檔案的管控，通過制度建設(shè)、合同控制、崗位職責(zé)、環(huán)節(jié)控制具體落實(shí)執(zhí)行全程管理原則，有利于提高投資項目檔案管理水平。1.通過制度進(jìn)行前端控制傳統(tǒng)管理模式下檔案管理人員一般不參與投資項目的調(diào)研、立項、評估等前期工作及實(shí)施環(huán)節(jié)。檔案部門一般是中途介入或事后介入，由此造成投資項目檔案管理難以規(guī)范化。全程管理原則要求檔案管理人員實(shí)施前端控制，即在投資項目啟動時從頂層框架上設(shè)計出一種符合投資項目建設(shè)的檔案管理制度，將檔案管理工作基本要求與工程管理相關(guān)要求有機(jī)結(jié)合，抓住管控源頭。檔案制度建設(shè)與貫徹落實(shí)是管控的核心，是實(shí)施投資項目檔案全過程控制的保證。2.通過合同進(jìn)行法律控制合同約束具有法律效力?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件及其整理、歸檔責(zé)任。”采取明文規(guī)定的方式，將項目檔案的收集歸檔責(zé)任納入合同中實(shí)施管理，明確規(guī)定參建單位的檔案收集義務(wù)、歸檔要求、檔案工作進(jìn)度及獎懲措施等，運(yùn)用法律手段約束參建單位，最大限度地防止檔案的流失，實(shí)現(xiàn)檔案管控的主動權(quán)和法律保障。3.通過職責(zé)進(jìn)行人員控制人員控制主要是明確相關(guān)人員崗位職責(zé)中有關(guān)檔案工作的義務(wù)。項目伊始，明確檔案機(jī)構(gòu)對口的部門與單位，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確項目負(fù)責(zé)人、檔案管理員、設(shè)計施工監(jiān)理人員、開箱人員的有關(guān)檔案責(zé)任，分別負(fù)有全局督促、具體檔案業(yè)務(wù)與協(xié)調(diào)、整理項目文件、清點(diǎn)檢查隨機(jī)文件等職責(zé)。通過專、兼職檔案人員的分工和協(xié)作，發(fā)揮各方專業(yè)知識優(yōu)勢，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。4.通過考評完善過程控制投資項目建設(shè)每個階段都有嚴(yán)格的節(jié)點(diǎn)要求，根據(jù)建設(shè)節(jié)點(diǎn)設(shè)定檔案完成移交節(jié)點(diǎn)，要求投資項目檔案管理人員及時、動態(tài)地掌握投資項目文件的流轉(zhuǎn)狀況，協(xié)調(diào)各方收集歸檔；將考評機(jī)制引入檔案工作中，結(jié)合檔案節(jié)點(diǎn)制定工作計劃，考評結(jié)果通報檔案工作完成情況，確保投資項目檔案文件材料的形成歸檔與項目建設(shè)同步，最終實(shí)現(xiàn)整個投資項目檔案管理的全程控制。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜二瑞.企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理[J].機(jī)電兵船檔案，2007(1)：14-15

[2]范越，秦曉宇.國有企業(yè)投資項目檔案管理的探討[J].項目管理技術(shù)，2009(3)：40-43

[3]曹玉娟.化工企業(yè)投資項目竣工檔案資料管理[J].南方論刊，2012(11)：81-82

第4篇：檔案管理四性原則范文

醫(yī)院檔案管理工作一直秉承服務(wù)至上的原則，主要體現(xiàn)在：一是逐步完善監(jiān)督管理工作制度，做到各項工作有章可循，有據(jù)可依，嚴(yán)格按照科學(xué)合理的方法進(jìn)行管理，保證醫(yī)務(wù)人員可以隨時參考資料等需要。②二是合理調(diào)配專業(yè)人員，組建精悍高效的檔案管理機(jī)構(gòu)。③加強(qiáng)人事檔案檢查監(jiān)督管理，嚴(yán)格按照干部檔案工作中的有關(guān)條例和干部人事檔案工作目標(biāo)管理的各項要求，加強(qiáng)人事檔案管理工作的力度，將干部人事檔案工作納入人事工作規(guī)劃，制定長遠(yuǎn)規(guī)劃和年度計劃，明確工作重點(diǎn)。因此檔案管理工作是醫(yī)院整個工作系統(tǒng)的重要組成部分，檔案管理服務(wù)的質(zhì)量，直接影響到醫(yī)務(wù)人員的工作效率及整個醫(yī)院的發(fā)展水平。堅持以人為本、服務(wù)至上的工作原則，進(jìn)一步促進(jìn)了醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的提高。

二、完善檔案管理設(shè)施,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

目前，我國醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模也在日益擴(kuò)大，因此醫(yī)院檔案的數(shù)量和種類也隨之增多，為醫(yī)院檔案管理者帶來了新的挑戰(zhàn)。那么醫(yī)院在檔案管理設(shè)施和技術(shù)上進(jìn)行完善和改進(jìn)。④隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，采用電子檔案管理為醫(yī)院檔案管理者提供了便捷。信息化社會就是以知識和信息為基礎(chǔ)的社會，它以現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展為技術(shù)特征，以信息經(jīng)濟(jì)發(fā)展為社會進(jìn)步的標(biāo)志。改進(jìn)傳統(tǒng)的手工勞動、檢索等管理手段，及時規(guī)范檔案管理庫和設(shè)施等，使醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平不斷提高。

三、強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的意識

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視醫(yī)療質(zhì)量及醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，重視醫(yī)院人才的培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)發(fā)展，對檔案管理方面重視不夠。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是整個醫(yī)院重要的信息資源，檔案管理工作質(zhì)量的高低是一個醫(yī)院管理水平的體現(xiàn)，院領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識到這一點(diǎn)，這樣才會提高對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持，并給予硬件及軟件等方面的支持，醫(yī)院檔案管理者才有信心把檔案管理工作做好。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視對檔案工作的開展及質(zhì)量起著決定性的作用。

四、小結(jié)

第5篇：檔案管理四性原則范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;社會化;管理模式

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2015年3月6日

一、我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案管理對象發(fā)生顯著變化。自改革開放以后，我國由原來的國有制經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)閲兄茷橹黧w多種所有制并存的形式，這個過程中，企業(yè)檔案的管理就發(fā)生了顯著的變化，原本的國有制經(jīng)濟(jì)中，僅僅包含國有企業(yè)這一種成分，企業(yè)的檔案自然是由國家政府來進(jìn)行管理，然而，當(dāng)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生變化之后，社會中的企業(yè)不僅僅有國有企業(yè)，更有私營企業(yè)、民營企業(yè)等多種企業(yè)，那么，對于企業(yè)的檔案管理，就不僅僅是政府與國有企業(yè)之間的事務(wù)，其管理對象也包含了國有企業(yè)檔案、民營企業(yè)檔案、私營企業(yè)檔案等多種。

（二）企業(yè)與政府之間的關(guān)系發(fā)生了變化。在以往的計劃經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)的生產(chǎn)目標(biāo)都是由政府來制定，政府對于企業(yè)發(fā)揮著根本的指揮作用。然而，當(dāng)我國進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)時代之后，企業(yè)與政府之間的關(guān)系發(fā)生了極大的變化，在這個時期，政府與企業(yè)之間是一種財產(chǎn)關(guān)系，國家不再直接干預(yù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，企業(yè)需要對自身盈虧負(fù)責(zé)。一方面為企業(yè)的自我管理提供了一個相對較為寬松的環(huán)境，一方面政府的職能也發(fā)生了變化，由原來的領(lǐng)導(dǎo)者變?yōu)榱朔?wù)者，企業(yè)在經(jīng)營中的作用被凸顯出來。

二、企業(yè)檔案社會管理模式的意義

（一）改善政府職能失靈的問題。當(dāng)市場自我調(diào)節(jié)能力失靈，無法處理經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的問題時，政府就為調(diào)節(jié)該問題而出現(xiàn)，恰當(dāng)?shù)靥幚砗霉彩聞?wù)，恢復(fù)市場的秩序。然而，如同市場一樣，政府也可能會出現(xiàn)職能失靈的問題，這將會導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的一系列問題。為了改善這種問題，實(shí)施企業(yè)檔案社會管理模式，能夠有效地發(fā)揮企業(yè)管理的個性化，使企業(yè)獲得期望中的管理服務(wù)，避免因不同類型企業(yè)之間差異造成的管理不恰當(dāng)?shù)膯栴}，讓企業(yè)都能夠得到公平的發(fā)展機(jī)會。

（二）增強(qiáng)檔案行政管理部門的實(shí)際管理能力。在企業(yè)檔案社會管理模式之下，檔案行政管理部門能夠?qū)⒁恍┘?xì)致的、具體的檔案管理工作轉(zhuǎn)移給檔案中介機(jī)構(gòu)，如此一來，檔案行政管理部門就不必再將大量的人力、物力放在那些繁重、簡單、效率低下的檔案管理工作中，而是能夠?qū)⒏嗟木D(zhuǎn)移到對市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的宏觀調(diào)控中，更好地發(fā)揮自身的依法監(jiān)督市場、服務(wù)市場的職能，從而運(yùn)用更少的精力、資金投入，提供更好的服務(wù)，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

（三）有利于制定科學(xué)、合理的檔案管理政策。在以往的企業(yè)檔案管理模式之下，檔案行政管理部門主要是依靠自身多年的管理經(jīng)驗，結(jié)合國家與當(dāng)?shù)氐墓芾韺?shí)際情況，來制定檔案管理制度，他們的出發(fā)點(diǎn)主要是方便于自身的管理工作，卻很少征求企業(yè)的意見，難以反映出企業(yè)對于檔案管理工作的需求。而實(shí)施企業(yè)檔案社會管理模式，則能夠協(xié)調(diào)政府部門與企業(yè)在檔案管理工作中關(guān)系，從而充分發(fā)揮檔案管理人員的作用，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的需求與政府部門管理工作的實(shí)際，制定出符合市場發(fā)展規(guī)律、能夠促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步的檔案管理策略。

（四）激發(fā)社會的自我管理能力。企業(yè)檔案社會管理模式中，檔案中介機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)，為激發(fā)社會的自我管理能力發(fā)揮了重要的作用。企業(yè)能夠根據(jù)國家企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)本企業(yè)的經(jīng)營方式、生產(chǎn)技術(shù)、企業(yè)管理等進(jìn)行自我檔案管理，從而獲得更大的發(fā)展動力，將企業(yè)在檔案管理工作中由被動變?yōu)橹鲃?，為企業(yè)的管理工作注入更多的活力。

（五）有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源社會化。企業(yè)檔案管理工作不僅是在為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，同時也是在為社會服務(wù)。在以往的企業(yè)檔案管理模式之下，企業(yè)只向政府部門提交一些未涉及到企業(yè)核心機(jī)密的檔案，政府通過這些檔案的管理能夠為企業(yè)提供服務(wù)，然而，企業(yè)檔案管理卻未能為社會帶來任何效益。然而，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案社會管理，則能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案集中在一起，在不侵害企業(yè)利益的前提之下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的共享，為社會大眾提供更多的服務(wù)，從而使企業(yè)檔案能發(fā)揮更大的作用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會化。

（六）有利于實(shí)現(xiàn)人力資源社會化。檔案管理工作需要具有專業(yè)知識的人員來進(jìn)行，對管理人員素質(zhì)的高要求是造成檔案管理人才短缺的原因之一。而企業(yè)檔案社會管理模式則是將業(yè)務(wù)外包給一些檔案中介機(jī)構(gòu)，如此以來，就能夠使企業(yè)檔案得到更為專業(yè)人員的管理，而檔案行政管理部門則不需要再專門地招聘培訓(xùn)大量的檔案管理人才，這就使得檔案管理人才資源的配置更為靈活。檔案中介機(jī)構(gòu)中，具有多個方面的人才，如檔案部門相關(guān)工作人員、檔案管理專家等，將檔案管理工作轉(zhuǎn)交給檔案中介部門，能夠使這些專業(yè)人員充分發(fā)揮自身的作用，為企業(yè)提供更為專業(yè)、全面的檔案管理服務(wù)。

三、企業(yè)檔案社會管理模式的可行性

（一）具備企業(yè)檔案社會管理模式實(shí)行的條件。改革開放以來，我國的經(jīng)濟(jì)體制由原來的計劃經(jīng)濟(jì)向著現(xiàn)如今特色的市場經(jīng)濟(jì)而轉(zhuǎn)變，形成了一種以國有制經(jīng)濟(jì)為主體、多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展的繁榮局面，在不同類型企業(yè)的相互競爭之下，促進(jìn)了彼此的不斷發(fā)展。由于企業(yè)發(fā)展的需求，政府對于企業(yè)的管理模式也逐漸地發(fā)生了改變，政府不再發(fā)揮對企業(yè)絕對的領(lǐng)導(dǎo)作用，而是進(jìn)行宏觀的調(diào)控，為企業(yè)提供財產(chǎn)、政策等方面的服務(wù)。隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，檔案行政管理部門的作用也與之前不同，這為企業(yè)檔案社會管理模式提供了實(shí)行的條件。

（二）具有企業(yè)檔案社會管理模式實(shí)行的動力。社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，是進(jìn)行檔案管理社會化的主要動力。首先，由于我國經(jīng)濟(jì)體制的變革，各地逐步建立起了檔案中介機(jī)構(gòu)，并且規(guī)模不斷擴(kuò)大、業(yè)務(wù)逐漸成熟，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案社會管理模式提供了先決條件。其次，政府對于企業(yè)的運(yùn)作的干預(yù)能力逐步減弱，使得企業(yè)獲得了更多的自我管理的機(jī)會。再次，人們對于企業(yè)發(fā)展的觀念也逐漸地改變，市民與企業(yè)發(fā)展的直接接觸越來越多，管理意識越來越強(qiáng)烈。最后，政府管理體制的改革，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案社會管理模式提供了直接的動力。

（三）堅實(shí)的企業(yè)檔案社會管理模式實(shí)行基礎(chǔ)?，F(xiàn)如今，我國為社會發(fā)展所提供的服務(wù)主要是要實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)的市場化、服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變、政府部門的改革等，并且要在保障政府部門基礎(chǔ)職能的前提下，讓市場自身來為其發(fā)展提供相應(yīng)的服務(wù)，從而優(yōu)化公共資源配置。檔案中介機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)就為政府職能的轉(zhuǎn)變提供了堅實(shí)的基礎(chǔ)，而檔案中介機(jī)構(gòu)則是可以利用自身專業(yè)化的人力資源、完善的服務(wù)來參與市場的競爭，為自身獲得效益的同時，也實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案社會管理模式運(yùn)行的可能性。

（四）極大的企業(yè)檔案社會管理模式實(shí)行可能性。在特色市場經(jīng)濟(jì)的環(huán)境之下，檔案中介機(jī)構(gòu)建立并不斷地發(fā)展著，檔案中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)工作在很大程度上減少了檔案行政管理部門在企業(yè)檔案的管理、監(jiān)督、企業(yè)運(yùn)營指導(dǎo)方面的重任，使得檔案行政部門的基本職能得以轉(zhuǎn)變，政府由原來的直接干預(yù)企業(yè)運(yùn)營，變?yōu)闉槠髽I(yè)提供相應(yīng)的服務(wù)，其宏觀調(diào)控作用在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重大貢獻(xiàn)也逐漸凸顯出來。在一些較為發(fā)達(dá)的城市，檔案中介機(jī)構(gòu)已經(jīng)總結(jié)出了許多可靠的檔案管理經(jīng)驗，能夠為其他檔案中介機(jī)構(gòu)的管理工作提供參考依據(jù)。

四、構(gòu)建企業(yè)檔案社會管理模式的方案

（一）構(gòu)建企業(yè)檔案社會管理模式應(yīng)當(dāng)遵循的原則。一是遵循政府宏觀調(diào)控的原則。在企業(yè)檔案管理工作中，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)胤艡?quán)，將一些較為細(xì)致的、簡單的檔案管理工作，轉(zhuǎn)交給檔案中介機(jī)構(gòu)，充分利用其專業(yè)化的人力資源，而政府部門則是要將更多的精力放在宏觀調(diào)控方面，并且要加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)管，保證市場發(fā)展的正常秩序;二是遵循效益最大原則。對企業(yè)檔案進(jìn)行管理的最終目的，就是為了能夠運(yùn)用好企業(yè)檔案，使其獲得更多的發(fā)展機(jī)會。因此，對企業(yè)檔案的管理，不僅要考慮到政府部門在管理工作中所付出的成本，也要考慮企業(yè)的收益是否會受到影響，并且在這兩者之間尋找平衡點(diǎn)，使得其最終的收益最大化;三是遵循靈活管理的原則。企業(yè)檔案管理不僅要方式靈活，對不同類型的企業(yè)采取不同的管理方式，還要手段靈活，結(jié)合法律法規(guī)及企業(yè)發(fā)展情況，提供專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理服務(wù)，同時還要實(shí)現(xiàn)運(yùn)行機(jī)制的靈活，建立起符合當(dāng)?shù)仄髽I(yè)發(fā)展的運(yùn)行機(jī)制，推動企業(yè)自我管理，實(shí)現(xiàn)政府、企業(yè)、中介共同為檔案管理而努力;四是遵循自主管理的原則。企業(yè)檔案關(guān)系到企業(yè)的切身利益，對于檔案的管理工作，離不開企業(yè)自身的作用。因此，政府部門在為企業(yè)提供檔案管理服務(wù)時，更應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的措施，鼓勵企業(yè)進(jìn)行自主管理，這不僅能夠減輕政府部門的管理壓力，也能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案管理的高效化;五是遵循創(chuàng)新性原則。企業(yè)檔案管理不能止步不前，而是應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)、管理模式、經(jīng)營方式都會發(fā)生變化，那么企業(yè)檔案管理也應(yīng)當(dāng)不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，使其符合企業(yè)發(fā)展的需求，從而為企業(yè)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮更重要的作用。

（二）構(gòu)建企業(yè)檔案社會管理運(yùn)行機(jī)制。企業(yè)檔案管理的內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制構(gòu)建，首先，要建立與企業(yè)發(fā)展相符合的檔案管理機(jī)構(gòu)，并聘用專業(yè)的人員，在科學(xué)合理的管理制度之下，進(jìn)行檔案管理工作;其次，則是要做好檔案管理服務(wù)，凸顯檔案管理在企業(yè)運(yùn)營中的重要作用，獲得企業(yè)管理者的認(rèn)可，為檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展獲得更多機(jī)會;最后，則是要實(shí)現(xiàn)檔案管理與企業(yè)共同發(fā)展，為企業(yè)帶來更多的效益。

企業(yè)檔案管理的外部運(yùn)行機(jī)制構(gòu)建，則需要企業(yè)、政府、中介、協(xié)會等多個方面共同努力，一是要轉(zhuǎn)變檔案管理意識，是領(lǐng)導(dǎo)者意識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作;二是要建立健全檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，運(yùn)用法律，為企業(yè)檔案管理提供可靠的保證;三是要加強(qiáng)政府的行政職能，強(qiáng)化其依法監(jiān)督的能力，維護(hù)好企業(yè)的合法利益。

（三）構(gòu)建企業(yè)檔案社會管理模式應(yīng)注意的問題及相應(yīng)對策。檔案中介機(jī)構(gòu)受到檔案行政管理部門制約，其主要原因是檔案管理觀念落后、二者關(guān)系混亂、管理機(jī)制不合理等。要解決這一問題，首先，就要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，認(rèn)識到檔案中介機(jī)構(gòu)在企業(yè)檔案管理中的重要作用，肯定其專業(yè)能力，并給予其法律、政策等方面的支持;其次，則是要理清兩者之間的關(guān)系，認(rèn)識到檔案中介機(jī)構(gòu)的主要職能，給予其應(yīng)有的檔案管理權(quán)力，同時也對其進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，保證其做好檔案管理服務(wù)工作;再次，則是要制定科學(xué)合理的檔案管理機(jī)制，使檔案中介機(jī)構(gòu)在公平的競爭中不斷進(jìn)行自我優(yōu)化，為企業(yè)提供更高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。

明確檔案中介機(jī)構(gòu)的管理規(guī)范。檔案中介機(jī)構(gòu)的管理工作不嚴(yán)格的主要原因就是沒有嚴(yán)格的法律來進(jìn)行約束。這就使得檔案中介機(jī)構(gòu)的管理工作帶有明顯的隨意性。要解決這一問題，就要建立健全我國的檔案管理法律法規(guī)。首先，國家應(yīng)當(dāng)建立起一系列具體的、具有可行性的檔案管理法律法規(guī)，而不同的地區(qū)，則可以根據(jù)當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的類型、規(guī)模等實(shí)際情況，制定詳細(xì)的檔案管理制度，通過這些法律制度，對檔案中介機(jī)構(gòu)的管理行為進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，使其檔案管理工作不斷趨于成熟，實(shí)現(xiàn)我國企業(yè)檔案的社會化管理。

主要參考文獻(xiàn)：

[1]潘玉民，陳曉.地方檔案法規(guī)關(guān)于檔案中介服務(wù)規(guī)定的集成與分析[J].檔案學(xué)研究，2007.6.

第6篇：檔案管理四性原則范文

（一）電子檔案普及。傳統(tǒng)的高校檔案以紙張為主，其管理服務(wù)模式是以手工操作為主，該模式工作效率低、耗時多、工作內(nèi)容繁瑣、容易出錯。隨著計算機(jī)科學(xué)的不斷發(fā)展和應(yīng)用的普及，電子文件出現(xiàn)在日常管理工作中。電子文件是以計算機(jī)為基礎(chǔ)進(jìn)行記錄、存儲、處理的文件，而電子檔案是電子文件進(jìn)行保存的一種形式，是一種海量存儲。因此，計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，推動了電子檔案的普及。

（二）信息時代高校檔案管理逐步向信息化過渡。各高校的建設(shè)有很大的差異性，使得高校的電子檔案建設(shè)存在一定的差別，然而，隨著計算機(jī)的普及程度越來越高，各高校都在一定程度上開展了電子檔案的建設(shè)任務(wù)，學(xué)生可以通過高校的校園網(wǎng)對個人的檔案信息進(jìn)行查詢，校方可以對學(xué)生的電子檔案進(jìn)行管理，計算機(jī)的應(yīng)用使得高校檔案管理模式更加簡單、便捷。

（三）高校檔案管理服務(wù)模式多樣化。信息時代高校檔案管理服務(wù)模式有信息化、智能化的特點(diǎn)，同時也易于實(shí)現(xiàn)，使得檔案管理范圍不斷拓展，管理工作更加方便。

二、信息時代高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的必要性

（一）信息時代對高校進(jìn)行檔案管理的客觀需要。隨著學(xué)生信息的不斷增大，數(shù)據(jù)信息量逐漸加大，如果根據(jù)傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用紙張對學(xué)生的信息進(jìn)行記錄，查詢學(xué)生的檔案信息會更加困難，加大了相關(guān)工作人員的工作量，而且工作效率不高。而信息時代的到來，為高校的檔案管理模式帶來了新的機(jī)遇。

（二）高校檔案管理服務(wù)手段的需求。傳統(tǒng)高校檔案管理以手工查詢?yōu)橹?，這與信息化時代的需求是相悖的，而利用計算機(jī)對電子檔案進(jìn)行檢索，是提高工作效率的手段，同時也是時展的需求。為了利用計算機(jī)進(jìn)行高校檔案管理，必須對管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新。

（三）高校檔案管理服務(wù)方式的需求。傳統(tǒng)的高校檔案管理服務(wù)的特點(diǎn)是單一的、被動的，在這種方式下，工作效率與信息化時代利用計算機(jī)進(jìn)行管理的效率是有很大差距的，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能滿足信息化時代的服務(wù)需求，因此需要對高校檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，使其能夠跟上時代的步伐，滿足檔案管理的要求。

三、信息時代高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的具體措施

（一）提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。提高高校檔案管理工作人員的素質(zhì)是對工作人員的首要要求，工作人員只有具備較高、較全面的素質(zhì)，才能更好的進(jìn)行工作創(chuàng)新，才能更好的適應(yīng)信息化時代的需求。受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，對檔案管理人員的計算機(jī)水平不夠重視，工作人員不能很好的對計算機(jī)進(jìn)行操作，從而不能順利的熟悉利用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理的工作步驟。

（二）健全相關(guān)的工作規(guī)范。網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為信息時代信息交換最快速的途徑了，在網(wǎng)絡(luò)中，人們迫切地尋找著適合管理自己的數(shù)字化檔案信息。傳統(tǒng)的紙質(zhì)為基礎(chǔ)的檔案管理已經(jīng)不適合管理數(shù)字化檔案了，所以必須健全相關(guān)的工作規(guī)范。第一步就是把紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。即將所有檔案以數(shù)字方式存儲到存儲器中。對一些珍貴的、重要的或者說是利用頻率高的、容易受損的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化的加工。第二步就是搭建網(wǎng)絡(luò)平臺。信息化能夠進(jìn)行的基本條件就是建立檔案室的內(nèi)部局域網(wǎng)同時將其接入到互聯(lián)網(wǎng)或者外部網(wǎng)。第三步就是指定規(guī)范、政策或者標(biāo)準(zhǔn)以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)。最后一步就是要堅持一體化原則和雙歸檔原則。一體化就是文檔一體化原則；雙歸檔就是電子和紙質(zhì)檔案檔原則。

（三）創(chuàng)新滿足社會需求的服務(wù)手段。第一步檔案資源建設(shè)要著重加強(qiáng)以服務(wù)民生。作為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)是高效檔案服務(wù)管理部門的首要任務(wù)可采取多項措施，如主動記錄，征集檔案等，加大館藏檔案的增長幅度，不斷完善館藏結(jié)構(gòu)。第二步是開展網(wǎng)上服務(wù)如建立檔案室網(wǎng)頁。以網(wǎng)站為基礎(chǔ)的高校檔案管理服務(wù)可以進(jìn)一步加快建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的步伐。第三步是數(shù)據(jù)管理中心的建設(shè)。數(shù)據(jù)管理中心集中管理各單位的電子文件用以實(shí)現(xiàn)信息的資源共享。最后，在線服務(wù)的建立。在網(wǎng)上進(jìn)行快速通信和信息交流，提供咨詢服務(wù)和查詢服務(wù)是高校檔案管理服務(wù)能夠提供的服務(wù)方式。

（四）拓展適應(yīng)社會的服務(wù)領(lǐng)域。將信息服務(wù)擴(kuò)大化是首要任務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們從事的活動與研究越來越復(fù)雜，所以高校檔案管理服務(wù)不僅可以為高校內(nèi)部服務(wù)，還應(yīng)該能夠為社會各方面服務(wù)。將高校檔案管理服務(wù)的重心轉(zhuǎn)移是重中之重。高校檔案管理服務(wù)的重心不再只是檔案管理員，更應(yīng)該是檔案信息財富的提供者，更是擁有者。最后，新的檢索系統(tǒng)及檔案網(wǎng)絡(luò)的建立。在國家信息化的進(jìn)程中，高校檔案管理服務(wù)應(yīng)該發(fā)揮其應(yīng)有的作用，充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源來實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程服務(wù)。

第7篇：檔案管理四性原則范文

（一）收費(fèi)站檔案管理制度公路收費(fèi)站的檔案管理應(yīng)該采用業(yè)務(wù)管理兩級制度，檔案的收集，分類，存檔應(yīng)該在收費(fèi)站檔案工作管理科室的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，有其負(fù)責(zé)具體的組織實(shí)施。其業(yè)務(wù)管理分為站、科兩級，對業(yè)務(wù)活動中形成的大量的收費(fèi)及車輛交通監(jiān)測監(jiān)督資料進(jìn)行按站、科兩級進(jìn)行管理。凡歸站級業(yè)務(wù)的管理的檔案資料，有各科室負(fù)責(zé)收集，整理，立卷，定期向站級檔案室歸檔，有其負(fù)責(zé)統(tǒng)一的管理。凡歸科級業(yè)務(wù)的管理的檔案資料，有各科室負(fù)責(zé)收集，整理，立卷，有科室負(fù)責(zé)管理。在對檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行分級時，應(yīng)按照總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的要求和原則進(jìn)行劃分，一般站級的檔案應(yīng)包括能夠反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的材料及在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)監(jiān)督和監(jiān)測數(shù)據(jù)上形成的具有一定的保管價值及保管時限較長的檔案材料，站級檔案應(yīng)該可以在一定程度上反映和概括本站主要的業(yè)務(wù)活動和工作水平。（二）收費(fèi)站檔案安全性要求收費(fèi)站檔案存儲應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定選擇適宜的庫房，同時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，指定嚴(yán)格的檔案管理制度，入庫人員在查找借閱檔案時，應(yīng)遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，無關(guān)人員無員禁止入內(nèi)，檔案庫房應(yīng)做好防火、防潮及其他安全措施，并指定相應(yīng)的安全預(yù)案，檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，發(fā)現(xiàn)事故及時處理，并做好相應(yīng)的記錄，以確保檔案資料的安全，如遇。同時對收費(fèi)站的檔案應(yīng)考慮其是否，將絕密檔案和普通檔案單獨(dú)分開保管，低于檔案應(yīng)指定相應(yīng)的條例，加強(qiáng)檔案的管理，查閱相應(yīng)絕密檔案時，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)，嚴(yán)格杜絕無權(quán)、越權(quán)調(diào)閱，如果出現(xiàn)泄密問題，必須及時查明原因，及時補(bǔ)救，同時檔案的管理人員應(yīng)該具備良好的政治素質(zhì)，較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識，檔案根據(jù)其等級要設(shè)置相應(yīng)的安保設(shè)施。

檔案管理的改善措施

（一）檔案的科學(xué)分類要根據(jù)高速公路檔案專業(yè)性的特點(diǎn)，應(yīng)不斷拓寬高速公路檔案信息收集范圍，適時、準(zhǔn)確、全面地做好各類信息的收集、整理、存儲工作?？茖W(xué)分類就是按照檔案管理部門的要求，根據(jù)高速公路管理的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等形式上的異同，分成若干類別。根據(jù)實(shí)際情況，一般分可講檔案為黨群、精神文明、行政和人勞四大類，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，在檔案整理工作中，案卷不得有金屬物品，如鋼釘、回形針等，同時遇到案卷破損應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)，以有利于檔案規(guī)范化管理。做好照片檔案整理工作，邀請檔案局專業(yè)技術(shù)人員針對照片的歸檔范圍、保管期限、編號、抄目、裝盒等問題對辦公室人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，為整理工作創(chuàng)造一個良好的開端。嚴(yán)格遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、利用的原則，將圖像清晰，具有重要意義的照片按照保存年限的不同整理出來對照片形成較多的年份，按照業(yè)務(wù)類、活動類、會議類、站站容站貌類、領(lǐng)導(dǎo)視察類五類順序進(jìn)行排列；對于照片形成較少的年份，則按照時間順序依次排列，并嚴(yán)格按照六要素進(jìn)行文字說明，確保能一目了然地反映出照片的真實(shí)意義。按照照片檔案冊保存條件，保證檔案室室內(nèi)溫度和濕度都處于允許范圍內(nèi)，檔案室由專人負(fù)責(zé)定期進(jìn)行除塵和除濕工作，確保照片檔案存放安全。檔案收集只有通過科學(xué)分類，才能便于系統(tǒng)地查找利用。（二）檔案資料的編研檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而科學(xué)的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的界定原則。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，在基層收費(fèi)站一般以年度為單位界定進(jìn)行立歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在科學(xué)的立檔原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料，如收費(fèi)站發(fā)文中的請示和管理所對請示的批復(fù)，同一個活動管理處下發(fā)的活動方案和管理所下發(fā)的活動方案等，歸檔在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實(shí)的工作基礎(chǔ)。（三）檔案管理的信息化建設(shè)通過檔案管理信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案工作的自動化程度，針對網(wǎng)絡(luò)時代用戶對信息需求快捷、方便、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，檔案管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)管理和深層次的開發(fā)，加強(qiáng)高速公路檔案管理的信息化建設(shè)。在高速公路檔案管理中，檔案管理人員應(yīng)配合領(lǐng)導(dǎo)對重大問題做好決策，為高速公路管理各項工作及時準(zhǔn)確地提交檔案信息材料，為高速公路的各項管理工作服務(wù)。

結(jié)論

第8篇：檔案管理四性原則范文

關(guān)鍵詞：檔案 管理 創(chuàng)新

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必然帶動各行各業(yè)的變革，檔案管理也不例外，現(xiàn)階段我國的檔案管理還存在的一些不完善的地方，例如：對檔案管理的理解性差、不夠重視、管理方式落后單一等。這些問題嚴(yán)重阻礙了我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，因此有必要借鑒國外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗，改進(jìn)我國的檔案管理工作，這對我國的檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。

一、我國檔案管理的現(xiàn)狀

我國的檔案管理起源于革命r期，我黨和軍隊為了選拔人才，根據(jù)個人的經(jīng)歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智美為基礎(chǔ)的干部檔案管理制度。建國以后，這套制度逐漸完善。檔案管理包括職工檔案管理和人員檔案管理。主要的內(nèi)容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工做。到了改革開放的初期，我國的檔案管理工作已經(jīng)有了一定的規(guī)模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。

隨著時間的推進(jìn)，原有的一些檔案管理模式已經(jīng)不能適用于新形式下的發(fā)展，嚴(yán)重的影響到了我國檔案管理工作的進(jìn)程。

二、我國檔案管理存在的問題

（一）理解性差，認(rèn)識達(dá)不到一定的高度

要想提高檔案管理的水平，首要工作就是要加大對檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作提升到戰(zhàn)略地位來?，F(xiàn)階段很多的管理著對待檔案管理的態(tài)度還是不夠重視，認(rèn)為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展無關(guān)痛癢，不會給企業(yè)帶來單位帶來直接的利益，其實(shí)這種觀點(diǎn)是錯誤的，檔案材料的完善對單位人員的考核和發(fā)展有著重要的參考意義。

（二）檔案管理工作方式單一落后

目前我國大多數(shù)的檔案管理工作還是依賴于手工檢索，信息化程度較低，沒能很好的利用計算機(jī)的便捷性。手工管理有著一些不可避免的缺點(diǎn)，例如紙質(zhì)的檔案容易損壞和丟失，人員的手工檢索出錯率相對較高等。因此有必要改進(jìn)目前的檔案管理工作方式。

（三）多頭管理影響檔案的完整性

當(dāng)人員在多個單位或單位內(nèi)部的不同部門流動時，檔案的信息不能及時跟進(jìn)，甚至出現(xiàn)人員流動后丟檔的情況。因此應(yīng)盡量避免檔案多頭管理的情況，建立統(tǒng)一的檔案管理部門，及時有多個檔案管理部門，各部門也應(yīng)該做好銜接的工作。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案的管理并非是一件輕松的事，需要管理人員具備專業(yè)的管理技能，最好是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的高素質(zhì)人員或者是具有豐富工作經(jīng)驗的工作人員。但是現(xiàn)實(shí)情況是很多單位的檔案管理人員專業(yè)化素質(zhì)不高，甚至出現(xiàn)了很多兼職人員從事檔案管理的情況，這就使得檔案的管理工作得不到保障。

（五）檔案管理傳遞方式不規(guī)范

目前我國檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問題，比如傳遞問題尤為嚴(yán)重。人員在出院的時候，檔案資料并沒有隨著的移動而流入新的或工作單位。人員調(diào)動自己的檔案，不填轉(zhuǎn)遞單、不經(jīng)過密封就讓人員自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進(jìn)記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴(yán)重的影響了我國檔案管理工作的規(guī)范性。

三、國外檔案管理對我國的啟示

（一）檔案管理的集中性

以美國為例子來說，美國檔案管理實(shí)行的是集中性的檔案管理體制，所有人員的檔案都是由國家檔案與文件管理總署來負(fù)責(zé)管理，國家檔案與文件管理總署的工作就是對各級檔案管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。對于我國來說，目前我國仍處于改革的階段，要時刻以人為本，吸收和借鑒外國的經(jīng)驗，采取集中管理的手段去管理檔案管理部門，并提高檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理制度的開放性

在美國，檔案資料不僅對本人開放，而且還對個人、和被授權(quán)的機(jī)構(gòu)開放。但是這些開放是有一定的條件的，必須向法院申請，待法院審核批準(zhǔn)以后才可以以被授權(quán)人的身份進(jìn)行查閱。并不是對所有人都開放的。美國公民非常重視自己的知情權(quán)，他們有權(quán)對自己的檔案資料進(jìn)行查詢，如果發(fā)現(xiàn)錯誤的地方，可以提出質(zhì)疑，可以向主管部門提出核實(shí)的請求，如果請求屬實(shí)，可以根據(jù)錯誤的地方提交一份澄清事實(shí)的備忘錄。對于我國來說，任何公民都是有知情權(quán)的，我們要合法保障公民的利益，原來模式的封閉性檔案管理顯然已經(jīng)不適應(yīng)新形式下的發(fā)展，所以我們的檔案管理工作要切實(shí)為人民服務(wù)，提供相對開放性以供人民查詢。

四、我國檔案管理的建設(shè)與對策

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理

檔案是人員真實(shí)信息的主要來源。關(guān)乎人員的個人前程，目前我國檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們?nèi)ネ晟莆覀兊臋n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項。

（二）加強(qiáng)隊伍建設(shè)，實(shí)行專業(yè)化管理

培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時的更新傳統(tǒng)的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項，實(shí)行高效、專業(yè)化的管理

（三）加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

目前我國大多數(shù)仍舊實(shí)行的是手工操作和檢索作業(yè)，沒有充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來的快捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理要及時的錄入的基本信息，做到實(shí)時更新。并對檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。不斷的提高檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

（四）積極調(diào)研、獻(xiàn)計獻(xiàn)策、合作共享

檔案的管理工作是一個不斷豐富和完善的過程，因此要不斷吸收寶貴的信息，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗，這些都是和深入一線的調(diào)研，長期工作經(jīng)驗的積累分不開的。除此之外，各單位要采取何種共贏的態(tài)度，只有這樣我國的檔案管理事業(yè)才能更上一個臺階。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙小蘭.淺析檔案管理存在的問題及解決的措施[J].管理學(xué)研究，2011，（23）.

[2]黃雅君.檔案管理工作中的問題及分析[J].平頂山工學(xué)院學(xué)報，2004，（01）.

[3]段紅.國外檔案管理分析[J].檔案與建設(shè)，2010，（07）.

第9篇：檔案管理四性原則范文

論文摘要:教學(xué)檔案在成人教育工作中具有重要的參考和利用價值，為了更好地服務(wù)于信息化、數(shù)字化的社會，服務(wù)于成人高等教育，通過優(yōu)化信息化資源建設(shè)、界定教學(xué)檔案內(nèi)容的范圍、嚴(yán)格遵循建檔原則、提升檔案管理者的檔案素養(yǎng)、注重教學(xué)檔案編研五個層面，淺談成人教育教學(xué)檔案實(shí)施信息化管理的途徑。

一、優(yōu)化信息化資源建設(shè)

根據(jù)國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》有關(guān)精神，檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，主要包括現(xiàn)有教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，用于文件歸檔與電子檔案管理等方面，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。要實(shí)現(xiàn)成人教育教學(xué)檔案信息化管理，信息技術(shù)的應(yīng)用是必不可缺的條件，同時已經(jīng)成為教學(xué)檔案管理必然的發(fā)展趨勢。因此，在成人教育教學(xué)檔案管理的各個環(huán)節(jié)中要充分應(yīng)用信息技術(shù)，通過采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理和保存檔案信息，進(jìn)一步挖掘教學(xué)檔案的利用價值，提高其服務(wù)水平，使成人教育教學(xué)檔案以更快捷、更生動、更形象的方式為成人教育整體現(xiàn)代化水平的提高創(chuàng)造條件。為成人教育的教學(xué)改革服務(wù)。優(yōu)化信息化資源建設(shè)必須把成人教學(xué)管理與普通高等教育的現(xiàn)代化建設(shè)放在同等地位加以研究和開發(fā)，加強(qiáng)對成人教育教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備、設(shè)施的投入，保證現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。譬如，開發(fā)出一個切實(shí)可行的計算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)，建立檔案信息網(wǎng)站；利用成熟的數(shù)據(jù)庫技術(shù)分類建立教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，把各類教學(xué)檔案的目錄信息數(shù)字化，等等。為利用計算機(jī)技術(shù)更好地管理維護(hù)和開發(fā)利用教學(xué)檔案奠定基礎(chǔ)。

二、界定教學(xué)檔案內(nèi)容的范圍

1．招生方面的信息，主要包括招生工作文件、招生政策、招生計劃、招生專業(yè)、招生簡章、招生宣傳、招生工作總結(jié)、錄取名冊、入學(xué)考試成績等錄取材料、入學(xué)安排表、入學(xué)登記表及有關(guān)招生活動的記錄等。

2．日常教學(xué)方面的信息，主要包括教學(xué)工作計劃、專業(yè)教學(xué)計劃和教學(xué)大綱、學(xué)期教學(xué)進(jìn)度表、課程表、授課教師個人信息、教學(xué)檢查、教學(xué)考勤、各專業(yè)課程考試安排、試題庫、試卷、試場記錄表、試卷分析表、記分冊、漢語普通話水平測試和大學(xué)英語四、六級考試的組織情況等及其各項教學(xué)活動記錄。

3．學(xué)籍方面的信息，要求新生入校后認(rèn)真填寫有關(guān)學(xué)籍卡片和學(xué)生卡片上的個人信息，注明某屆、某專業(yè)，為今后查找利用、驗證學(xué)歷真?zhèn)翁峁┳钫鎸?shí)準(zhǔn)確的憑證。另外，還包括在校學(xué)生學(xué)籍材料、學(xué)生的學(xué)籍卡、成績冊、學(xué)籍變更材料（即留級、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生獎懲材料。

4．學(xué)位方面的信息，主要包括上級有關(guān)成人教育學(xué)位工作的文件、學(xué)位申報名單、學(xué)位考試安排、學(xué)位論文及評審意見、學(xué)位授予通知等、學(xué)位證書的辦理等。

5．畢業(yè)方面的信息，包括畢業(yè)生名單、成果性的畢業(yè)論文設(shè)計、畢業(yè)生成績總冊、畢業(yè)照、畢業(yè)學(xué)員通訊錄、畢業(yè)證領(lǐng)取簽收冊、優(yōu)秀畢業(yè)生評選材料、畢業(yè)生去向資料、供需計劃及合同、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查資料、信息反饋材料等。

6．教學(xué)文書方面的信息，主要包括上級下達(dá)的有關(guān)成人教育工作的文件，教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的文件，成人教育規(guī)劃、實(shí)施計劃、規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)，成人教學(xué)檢查、評估及反饋材料，各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料，對成人教育工作的請示和批復(fù)、各類統(tǒng)計報表等。

三、嚴(yán)格遵循建檔原則

第一，規(guī)范性原則。建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)各項規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事。建立各級檔案網(wǎng)絡(luò)組織，落實(shí)各級管理工作者的崗位職責(zé)，在收集、整理、移交、歸檔到開發(fā)利用的過程中，嚴(yán)格遵循歸檔制度和規(guī)范的歸檔程序，對所有應(yīng)歸檔的材料，按照嚴(yán)格的歸檔程序及分類方法進(jìn)行歸檔。

第二，科學(xué)性原則。嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確提示檔案文件的外形特征和內(nèi)容特征，并在案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄、文件字號目錄、專題目錄等方面實(shí)行計算機(jī)編制，案卷封面、備考表及脊背均按國家標(biāo)準(zhǔn)填寫。要根據(jù)成人教育學(xué)籍檔案的特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)歸類，設(shè)置的類目要盡量準(zhǔn)確，以便對來“料”及時接納，對號入座。教學(xué)檔案類目排列、檔號結(jié)構(gòu)的確定要符合檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和邏輯原則。

第三，真實(shí)性原則。教學(xué)檔案的內(nèi)容一定要真實(shí)地反映教學(xué)活動的情況，以其特有的原始性，真實(shí)性記錄所發(fā)生的事實(shí)、人員的情況及教學(xué)的過程，要維護(hù)檔案的歷史原貌，避免私自刪改、涂寫，絕不可以各種需要為由對記錄摻雜某些不真實(shí)的內(nèi)容。

第四，實(shí)用性原則。借助現(xiàn)代化信息技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)管理手段，對教學(xué)過程中形成的文件材料實(shí)物進(jìn)行歸檔整理時，要求分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊?？蓪㈦娮游募庸?、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，為利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)，使其可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。

第五，保密性原則。由于檔案信息的特殊性，在教學(xué)檔案管理中，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都應(yīng)該對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的保密。凡涉及個人秘密的檔案信息，或不能公開的檔案信息，因其合法的權(quán)益受到法律保護(hù)，均屬于限制利用的范圍。尤其是在檔案信息直接進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的條件下，應(yīng)按保密法，嚴(yán)格對用戶界定使用權(quán)限。另外，每學(xué)年要定期歸檔，減少移交檔案材料在時間上的隨意性，杜絕檔案材料長時間積壓甚至于散落流失，確保材料能夠及時接收、立卷、歸檔、錄入。

四、提升檔案管理者的檔案素養(yǎng)

檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，又是一項業(yè)務(wù)性強(qiáng)、程序復(fù)雜、質(zhì)量要求高的工作。這就要求檔案管理者要提升檔案素養(yǎng)，包括責(zé)任意識、服務(wù)意識、規(guī)范意識、收集意識、整理意識、保密意識和價值意識等。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使之能夠熱愛檔案管理工作，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感和良好的職業(yè)道德規(guī)范。其次，要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。通過學(xué)歷再教育、學(xué)術(shù)講座和會議交流、崗位培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)等方式，不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會，來更新、擴(kuò)充檔案管理工作者的檔案專業(yè)知識，提高其信息技術(shù)能力，使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高。第三，檔案管理者自身要不斷學(xué)習(xí)和提高運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)解決問題的能力，并借助現(xiàn)代化的管理手段，加大對信息資源的開發(fā)，為成人教育工作的不斷發(fā)展提供高效能的檔案信息支持。第四，要建立切實(shí)可行的人才管理制度和獎懲規(guī)章制度。選派那些有過硬的信息化業(yè)務(wù)技能和良好的職業(yè)道德規(guī)范、協(xié)作精神好、吃苦精神強(qiáng)、具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識、檔案管理的政策理論要求、基本專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力的人充實(shí)到教學(xué)檔案管理崗位，以保證教學(xué)檔案管理和利用工作的正常進(jìn)行。把年度考評與工作實(shí)績結(jié)合起來，對認(rèn)真、負(fù)責(zé)、有突出貢獻(xiàn)的工作人員應(yīng)實(shí)施獎勵，以提高檔案管理人員的工作積極性，使成人教育教學(xué)檔案管理水平得到真正的提高。

五、注重教學(xué)檔案編研

1．要做好編研的選題。要結(jié)合成人教育發(fā)展趨勢，選取成教工作急需的、可以為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的有利用價值的題目為編研對象。要有明確的目的，必須圍繞成教工作的發(fā)展和社會需求，編研出有利于成人教育發(fā)展的、系列性的、有價值的參考資料。切忌編研工作與實(shí)際需求相脫節(jié)，只有這樣，才能選擇出既有現(xiàn)實(shí)意義又有完成條件的題目作為編研目標(biāo)，編研成果才能服務(wù)于我們的工作。

2．編研內(nèi)容要宏觀與微觀相結(jié)合。要立足于本單位工作實(shí)際，一方面認(rèn)真研究成人教育檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，另一方面全面了解本校成人教育事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡、實(shí)際現(xiàn)狀、存在的優(yōu)勢與不足等。在宏觀層面與微觀層面有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，既要突出成人教育綜合管理方面的研究，又要兼顧諸如教學(xué)計劃等專題性方面的研究；既要重視成人學(xué)歷教育，又要重視成人非學(xué)歷教育；既要研究成人面授教學(xué)工作，更要加強(qiáng)學(xué)生自學(xué)管理的研究；既要突出主管部門的領(lǐng)導(dǎo)作用，又要兼顧地方單位的作用；既要研究經(jīng)濟(jì)因素制約辦學(xué)的方面，更要研究教學(xué)質(zhì)量與科學(xué)管理在辦學(xué)中的主導(dǎo)地位。

3．編研應(yīng)關(guān)注學(xué)生信息。不僅要把學(xué)生在校期間的所有信息收集、歸檔，還要拓寬信息來源，多調(diào)查走訪，搜集與學(xué)員有關(guān)的材料，力求全面真實(shí)反映成人教育學(xué)生的學(xué)習(xí)、品行、能力等。

參考文獻(xiàn)

［1］于立華.成人高等教育教學(xué)檔案的管理和利用，成人教育，2006年第1期總第228期.

［2］何郁群.成人教育學(xué)籍檔案規(guī)范化管理淺談，檔案時空，2006年第6期.

［3］栗惠芳.成人教育學(xué)籍檔案管理探討，合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2006年6月第20卷第3期.