檔案整理規(guī)范精選(九篇)

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第1篇：檔案整理規(guī)范范文

引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會水平的不斷提升，公證工作的覆蓋范圍越來越廣泛，公證工作已經(jīng)應(yīng)用到社會各個層面，公證工作中產(chǎn)生的檔案數(shù)量也越來越多，公證檔案管理也被越來越多的人們關(guān)注。加強(qiáng)公證檔案管理，有助于推動公證檔管理工作的擴(kuò)大，為公證工作提供更多全面的檔案資料。在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，公證處必須要要不斷進(jìn)行改制，新的管理體系對于公證處的各項工作的順利開展有很大的幫助，在公證檔案管理過程中也加強(qiáng)了管理制度的完善，?Υ?統(tǒng)的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建了完善的管理體系，可以有效地應(yīng)對公證處在日常發(fā)展過程中出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況，對公證處的發(fā)展有良好的促進(jìn)作用。

一、公證檔案管理工作的意義

公證檔案是國家檔案體系中的重要內(nèi)容，真實地記錄了公證機(jī)關(guān)的實際活動以及產(chǎn)生的各種公證結(jié)果，是對公證處工作情況的實際反映，在公證行業(yè)中具有十分重要的參考價值和意義。公證檔案的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.對公證工作進(jìn)行有效地衡量

公證檔案是對各種客觀事實的記錄，公證工作要求公正、透明，正是由于公證工作的特殊性，因此要求公證員在公證管理過程中要按照相關(guān)的法律法規(guī)以及程序執(zhí)行公證工作，檔案是對公證工作進(jìn)行記錄的主要文件，是在公證工作中產(chǎn)生的各類文件信息，因此可以真實地反映出公證工作清理。在現(xiàn)代社會中，通過對公證工作的統(tǒng)一規(guī)范化管理，通過各種計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以獲得更加真實、準(zhǔn)確的公證資料，從而減少傳統(tǒng)記錄過程中產(chǎn)生的虛假記錄問題，使得檔案資料得到保存，便于利用，更有助于對公證工作進(jìn)行監(jiān)督。

2.公證檔案管是公證行業(yè)的基礎(chǔ)

任何一個行業(yè)的發(fā)展都會產(chǎn)生檔案信息，想要保障公證行業(yè)的發(fā)展，就必須依靠公證檔案這一層基礎(chǔ)。公證檔案的負(fù)責(zé)人不僅是公證檔案管理人員，還包括公證員、檔案材料保管員、信息記錄的相關(guān)人員，由此可見公證檔案管理是公證處各個部門的交匯工作，需要公證處的全體人員都參與進(jìn)來。通過對公證檔案管理過程的規(guī)范，可以有效地處理檔案管理過程中的各種問題，促進(jìn)各個部門之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，為公證行業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、公證檔案管理存在的問題

公證檔案是公證機(jī)關(guān)證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有十分重要的查考和利用價值，隨著公證工作逐漸走入人們的生活，公證檔案管理受到的重視程度也越來越高，公證檔案數(shù)量越來越多，傳統(tǒng)的工作檔案管理還存在一些問題，對公證處的發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重阻礙。

1.工作檔案管理重視程度不高

在公證處的不斷發(fā)展過程中應(yīng)該要加強(qiáng)對公證檔案管理的重視，明確公證檔案管理的重要意義，尤其是在新時期，對公證檔案管理工作理念要進(jìn)行創(chuàng)新。當(dāng)前有的公證處在發(fā)展過程中對檔案管理的重視程度還不夠高，公證檔案管理目標(biāo)不夠明確，因此導(dǎo)致公證處的公證檔案管理工作受到影響。

2.檔案管理安全問題

隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，對公證處公證檔案進(jìn)行管理時要實現(xiàn)統(tǒng)一管理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，加強(qiáng)對信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得內(nèi)部的各個部門之間可以加強(qiáng)聯(lián)系，但是在信息管理過程中依舊存在很多安全隱患，公證檔案是具有很高的參考和利用價值的檔案信息，安全管理是公證檔案管理過程中的重要內(nèi)容，當(dāng)前有的公證處在檔案管理過程中還存在一些問題，導(dǎo)致檔案泄露、丟失、相關(guān)要素不完整等問題出現(xiàn)。

3.缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制

公證處檔案管理體系和制度不健全是影響公證檔案管理效率的主要原因，在公證處發(fā)展過程中缺乏明確、嚴(yán)格的公證檔案管理制度，管理標(biāo)準(zhǔn)比較混亂，沒有制定統(tǒng)一的收檔制度，導(dǎo)致公證檔案的收集、整理等工作都不夠規(guī)范，對公證檔案管理水平產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

三、公證檔案管理策略

1.加強(qiáng)對公證檔案管理的重視

在公證處的發(fā)展過程中，檔案管理是一個十分重要的環(huán)節(jié)，對于公證處的發(fā)展有十分重要的意義。在公證處不斷改制的過程中應(yīng)該要對公證處的各項管理任務(wù)進(jìn)行重新布局，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，構(gòu)建專業(yè)化檔案管理隊伍，對傳統(tǒng)的檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行解決，以提高檔案管理水平。公證處應(yīng)該要注重檔案管理的規(guī)范性，從管理制度、管理技術(shù)、管理方法等方面著手，對傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的一些問題進(jìn)行積極有效地解決，提高檔案管理的規(guī)范性，防止產(chǎn)生一些不合規(guī)定的檔案資源，造成資源浪費。

2.提高公證檔案管理過程中的安全性

公證處公證檔案是公證處發(fā)展過程中的各種信息、資源的匯總，在信息時代背景下，信息化管理模式逐漸在檔案管理過程中廣泛應(yīng)用，但這個過程中也存在很多的安全隱患，比如公證處公證檔案信息被泄露，由于公證處的性質(zhì)相對比較特殊，一些機(jī)密公證檔案信息對公證處的發(fā)展有十分重要的意義，如果出現(xiàn)信息泄露，對于公證處的發(fā)展會產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。在信息時代，信息泄露成為公證處公證檔案管理過程中不可避免的一個重要威脅，對此，在公證檔案管理過程中還應(yīng)該要加強(qiáng)安全管理，通過對檔案管理過程進(jìn)行規(guī)范，從而不斷提高檔案資源的安全性。在信息技術(shù)不斷應(yīng)用的過程中，應(yīng)該要加強(qiáng)對各種計算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，比如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，都可以在公證處公證檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行應(yīng)用，對的各種公證處公證檔案信息進(jìn)行妥善保管。另外，對于不同等級的公證處公證檔案要實施不同的管理，比如一些機(jī)密公證處公證檔案，要進(jìn)行絕密保存，一些非機(jī)密公證處公證檔案，則可以在內(nèi)部系統(tǒng)公開查閱。

3.完善公證檔案管理制度

在信息化時代背景下，公證檔案管理要逐漸實現(xiàn)信息化、規(guī)范化，傳統(tǒng)的人工管理會導(dǎo)致檔案管理過程中的一些不規(guī)范現(xiàn)象，例如檔案收集整理不全面、檔案備注不清楚等，這些都對檔案資料的利用產(chǎn)生影響。因此在公證檔案管理過程中要積極加強(qiáng)對公證檔案管理制度和規(guī)范的確定，從而使得檔案管理工作更加規(guī)范、全面、統(tǒng)一。完善管理制度的過程中可以從以下幾個方面著手：第一，建立規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)。在信息時代背景下對傳統(tǒng)的公證處公證檔案管理制度進(jìn)行改革，應(yīng)該首先要建立全面的、規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)。在檔案管理系統(tǒng)中可以分別設(shè)置不同的檔案類別，根據(jù)檔案的種類對其進(jìn)行區(qū)分，并且將其歸納到不同的檔案數(shù)據(jù)庫中，便于公證處工作人員對各種檔案信息進(jìn)行調(diào)用。第二，完善數(shù)據(jù)庫功能。技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵與核心，在公證檔案發(fā)展過程中必須要積極加強(qiáng)對檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，完善檔案數(shù)據(jù)庫，對的公證處公證檔案信息以及其他類型的公證處公證檔案進(jìn)行集中化管理。另外，還應(yīng)該要對公證處公證檔案形式進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合多媒體技術(shù)，加強(qiáng)各種視頻公證檔案、音頻公證檔案等形式的豐富，促進(jìn)公證處公證檔案管理工作水平的提升。

第2篇：檔案整理規(guī)范范文

1.1 檔案管理體制上“散”。一是部分單位沒有成立機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，沒有明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作經(jīng)費和設(shè)備沒保障；二是部分單位檔案沒有集中統(tǒng)一管理，重收集保管文書檔案，輕會計、聲像、科技、榮譽(yù)、電子檔案；三是檔案工作人員兼職的多，有的身兼數(shù)職，不能保持檔案隊伍相對穩(wěn)定。

1.2 檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應(yīng)急處置方案和計算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案；二是部分機(jī)關(guān)檔案室對各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統(tǒng)計報表及人員編制名冊未及時歸檔；三是部分機(jī)關(guān)檔案室沒有建立全宗卷，有些機(jī)關(guān)檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內(nèi)容不齊全；四是部分機(jī)關(guān)沒有單獨的檔案庫房、閱覽室和辦公室；五是有的機(jī)關(guān)檔案保管沒有實現(xiàn)“三鐵”，達(dá)不到“十防”措施要求。

1.3 檔案信息化建設(shè)上“松”。很多單位對檔案信息化建設(shè)的緊迫性、重要性認(rèn)識不足，不能夠把檔案信息化建設(shè)列入電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，與之同步實施，同步發(fā)展。應(yīng)配備的計算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實行。

1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。

2 機(jī)關(guān)檔案工作存在問題的原因

2.1 領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到位。由于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責(zé)任不明確，工作被動。

2.2 對檔案工作人員管理不到位。第一，機(jī)關(guān)檔案員不能保持相對穩(wěn)定，調(diào)動過于頻繁。第二，機(jī)關(guān)檔案工作人員少，不適應(yīng)檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應(yīng)付。第三，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。有的檔案員不是學(xué)檔案專業(yè)的，有的是從其他崗位上調(diào)動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發(fā)揮，機(jī)關(guān)檔案工作也很難有起色。

2.3 經(jīng)費投入不到位。機(jī)關(guān)檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器和計算機(jī)等沒有配備或配備不全，機(jī)關(guān)檔案庫房達(dá)不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設(shè)工作開展。

3 機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證對策

3.1 抓領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高思想認(rèn)識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人參加，增強(qiáng)其重視支持檔案工作的責(zé)任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實例匯編，發(fā)給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，加深他們對機(jī)關(guān)檔案工作的認(rèn)識和理解；③檔案部門的干部在對機(jī)關(guān)單位檢查工作、業(yè)務(wù)指導(dǎo)時，利用正反實例宣傳機(jī)關(guān)檔案工作的重要性和必要性。

3.2 抓隊伍，加強(qiáng)對機(jī)關(guān)檔案干部的管理。首先，要保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定。實行機(jī)關(guān)檔案干部備案制度，各機(jī)關(guān)檔案干部交流調(diào)動前，要向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調(diào)動。其次，提高機(jī)關(guān)檔案室的規(guī)格。如能把機(jī)關(guān)檔案室編制為機(jī)關(guān)內(nèi)部科室，提高其規(guī)格，既能保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定，發(fā)揮檔案干部的積極主動性，又能提高機(jī)關(guān)工作效率。最后，提高機(jī)關(guān)檔案干部業(yè)務(wù)素質(zhì)。理論與實踐相結(jié)合，“走出去，請進(jìn)來”，集中與分散，有計劃有步驟地對各級機(jī)關(guān)檔案干部分期分批進(jìn)行輪訓(xùn)，使其提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作開展。

3.3 抓主管部門，發(fā)揮主管機(jī)關(guān)的作用。只有發(fā)揮主管機(jī)關(guān)的作用，共同履行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查職責(zé)，才能把機(jī)關(guān)檔案工作搞好。如河南省國稅、地稅系統(tǒng)開展的機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證工作很有成效。

第3篇：檔案整理規(guī)范范文

—、目標(biāo)任務(wù)

進(jìn)一步落實責(zé)任，加強(qiáng)工作指導(dǎo)力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規(guī)范2014-2020年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準(zhǔn)扶貧檔案真實、完整、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范，高質(zhì)量完成全縣精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級實施。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領(lǐng)導(dǎo)組辦公室、縣檔案部門聯(lián)合監(jiān)督指導(dǎo)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準(zhǔn)扶貧檔案實施主體，除負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級檔案資料外，還需組織指導(dǎo)各村及時做好村級精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作。負(fù)責(zé)實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴(yán)格對照每年的實施方案、目標(biāo)任務(wù)，及時規(guī)范和完善專項扶貧檔案。

（二）堅持系統(tǒng)收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范脫貧攻堅檔案工作的意見》（川檔發(fā)〔2017〕1號）和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開發(fā)項目檔案管理細(xì)則》（川檔發(fā)〔2016〕15號）文件要求，對照縣、鄉(xiāng)、村、戶扶貧資料清單進(jìn)行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準(zhǔn)扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。

（三）堅持集中保管，及時移交。縣脫貧攻堅辦各類精準(zhǔn)扶貧檔案由縣扶貧開發(fā)局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉(xiāng)級各類精準(zhǔn)扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級精準(zhǔn)扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務(wù)

（一）建立精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作機(jī)制。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領(lǐng)導(dǎo)組辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導(dǎo)，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯(lián)合對專項牽頭部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準(zhǔn)扶貧檔案工作推進(jìn)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（二）配備適應(yīng)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設(shè)施設(shè)備?？h級扶貧專項部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開展，提供必需辦公設(shè)備和條件。精準(zhǔn)扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準(zhǔn)扶貧檔案。

精準(zhǔn)扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業(yè)和先進(jìn)感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

四、工作要求

（一）時間節(jié)點

縣、鄉(xiāng)、村三級2014—2020年度精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉(xiāng)級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準(zhǔn)扶貧檔案相關(guān)文件材料應(yīng)收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準(zhǔn)扶貧檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2015)進(jìn)行整理。扶貧項目檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)進(jìn)行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進(jìn)行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2014)進(jìn)行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2016)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。

特殊載體類檔案，按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范整理，并與關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案建立檔號對應(yīng)關(guān)系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進(jìn)行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—件號。

五、保障措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

縣、鄉(xiāng)、村三級必須明確精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負(fù)責(zé)人員?？h脫貧攻堅辦聯(lián)合檔案部門抓好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。

（二）加強(qiáng)監(jiān)督考核

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門，要提高精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理的自覺性和主動性。本次精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作，將納入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項牽頭部門2021年度檔案工作目標(biāo)考核任務(wù)，未按期完成或未按規(guī)定規(guī)范管理的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項牽頭部門，由縣檔案部門視具體情況扣減相應(yīng)年終目標(biāo)考核分值，情節(jié)嚴(yán)重的全縣進(jìn)行通報。

第4篇：檔案整理規(guī)范范文

農(nóng)業(yè)檔案真實地記錄著我國農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研、教育等方面的實況、經(jīng)驗、措施和方法，對農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展起著重要的作用。為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村和農(nóng)民服好務(wù)，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作，推進(jìn)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程，保持農(nóng)業(yè)穩(wěn)定與發(fā)展，幫助農(nóng)民奔小康，是檔案工作部門義不容辭的責(zé)任。

隨著時間的推移，檔案資本文由收集整理料不斷變化和受到損壞，檔案的“壽命”是有限的，檔案資料必須用科學(xué)的方法保管，以便最大限度地延長其“壽命”，這對于農(nóng)業(yè)檔案部門和資料部門的工作人員來說是一個重要任務(wù)。

一、檔案損壞的原因。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體形式多種多樣，現(xiàn)就紙質(zhì)制成檔案例材料而言，損壞的原因是很復(fù)雜的，但主要是兩個因素：一是紙質(zhì)制成材料的質(zhì)量、紙質(zhì)好壞、印刷工藝、寫字墨水質(zhì)量等都會影響檔案“壽命”，是紙質(zhì)檔案遭到損壞的內(nèi)在因素，還有就是檔案保管條件也決定著檔案存活的壽命，如環(huán)境、氣候、蟲害等外在因素。

二、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的必要性

農(nóng)業(yè)是我國國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，農(nóng)業(yè)為人們提供生命和生存所需要的各種基本生活資料。農(nóng)村經(jīng)濟(jì)，不僅要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，而且還要推廣先進(jìn)經(jīng)驗，在這些活動中產(chǎn)生和形成了許許多多重要的農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案，記載了我國農(nóng)業(yè)發(fā)展歷程，記錄了農(nóng)村各項工作和農(nóng)民生產(chǎn)、生活的真實情況，為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究提供了依據(jù)，為維護(hù)廣大農(nóng)民權(quán)益提供了重要憑證。

近年來，村級檔案雖然實現(xiàn)百分之百的建檔，但是還有待進(jìn)一步完善，使村級檔案管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。從目前來看，農(nóng)業(yè)科技檔案的積累和歸檔工作還存在嚴(yán)重問題，比起其他門類或?qū)I(yè)檔案差距太大，我們發(fā)現(xiàn)農(nóng)業(yè)方面的檔案大多數(shù)是經(jīng)驗式管理，自討方便，談不上立卷標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范。個別的檔案還存放在各業(yè)務(wù)部門個人手中，雖然鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）村建立了檔案室，但收集保管的檔案門類不全，大多數(shù)是文書、會計、村民檔案，要使農(nóng)業(yè)檔案真正為“三農(nóng)”建設(shè)中發(fā)揮作用，非常有必要對農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案建立后，加強(qiáng)規(guī)范化管理，是一個重要的問題，規(guī)范的內(nèi)容有：檔案管理制度、收集、整理、分類、組卷、編目、保管利用、人員素質(zhì)等。

1、建立農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理制度

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案量大、面廣、信息資源豐富，要想系統(tǒng)地管理好農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案就必須從上到下建立健全嚴(yán)格的規(guī)章制度和崗位責(zé)任制，既有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，又要有檔案室機(jī)構(gòu)和檔案人員，還要有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施完備的檔案用房和用柜，使農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣、良種繁育供應(yīng)、農(nóng)業(yè)氣象、農(nóng)業(yè)機(jī)械、農(nóng)作物新品種等項工作中形成的檔案都能進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，而且對農(nóng)業(yè)檔案形成的時間、歸檔內(nèi)容、歸檔份數(shù)都要進(jìn)行嚴(yán)格要求，并由專人負(fù)責(zé)立卷、歸檔、保管、利用、做到

制度健全、標(biāo)準(zhǔn)一致、管理規(guī)范。

2、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案基礎(chǔ)材料的收集、整理

農(nóng)業(yè)檔案要圍繞農(nóng)村“三農(nóng)”、基層民主選舉、村務(wù)公開、科技興農(nóng)、農(nóng)村精神文明建設(shè)、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）企業(yè)經(jīng)營、糧棉購銷、體制改革減輕農(nóng)業(yè)社會化服務(wù)體系和農(nóng)產(chǎn)品市場體系等各項重點工作中形成的有保存價值的各種門類和各種載體檔案材料進(jìn)行廣泛的收集，對這些材料形成的用紙、用水，案卷的分類、組卷，各種目錄的填寫都要參照機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)格要求，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中作到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)要起點高、一步完善到位。

3、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案材料的保管條件

為確保檔案安全和便于社會各方面利用，對各單位、個部門、各專業(yè)戶形成的文件材料通過整理、立卷后，一定要存放在符合要求的專房、專箱和專盒里，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等防范措施。

四、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的好處

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案經(jīng)過系統(tǒng)地、規(guī)范化整理后，為開發(fā)利用打下了堅實原基礎(chǔ)。直接為各經(jīng)濟(jì)技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和科技人員提供服務(wù)上有三大好處。

一是查找方便。經(jīng)過集中系統(tǒng)的收本文由收集整理集、整理、分類、組卷、編目后，有規(guī)律的存放在盒、箱、庫內(nèi)，只要利用者前來查詢有關(guān)檔案材料，檔案人員就會很順利地將檔案材料提供利用者，不再會為查找一份材料而四處奔波既浪費時間、又浪費人力，結(jié)果還保證不了能查找到所需要的檔案材料。

二是查找及時。檔案材料經(jīng)過檔案人員系統(tǒng)的整理，科學(xué)的編目，有序的排架，并由專人負(fù)責(zé)保管，只要利用者隨時查找，就隨時有人接待，而且查找起來非常應(yīng)新順手。

第5篇：檔案整理規(guī)范范文

1.1鐵路工程竣工資料編制前的準(zhǔn)備工作

在鐵路工程竣工資料編制工作開始之前，首先要做的是對資料編制人員的確定。因為竣工資料的收集、整理、編制，是一項長久、復(fù)雜的工作，需要相關(guān)工作人員有充足的精力和時間來完成這一項工作。在編制人員上崗前，還需要對編制人員進(jìn)行培訓(xùn)，以確?？⒐べY料編制的質(zhì)量。在鐵路工程的資料編制中，還需要提前按照編制要求，制定資料填寫規(guī)范，所有資料按照統(tǒng)一的格式完成，確保竣工資料的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在編制竣工資料表格時，要注意表格包含內(nèi)容的全面性，能夠?qū)⒖⒐べY料所有需要填寫的內(nèi)容概括進(jìn)去。在竣工資料的編制過程中，要對資料編制人員進(jìn)行持續(xù)的培訓(xùn)，以解決資料編制人員在竣工資料編制過程中出現(xiàn)的新問題。

1.2竣工資料編制過程中存在的問題

在鐵路工程竣工資料的編制中，因為人員責(zé)任缺失和培訓(xùn)欠缺，編制竣工資料的過程中，往往存在著這樣那樣的問題。資料編制中，存在對工程資料的收集不夠全面，導(dǎo)致資料欠缺的現(xiàn)象?？⒐べY料的收集整理，包括了工程項目從設(shè)計、實施、質(zhì)檢的所有內(nèi)容，如果沒有在工程開始就介入到工程資料的整理編制，很容易出現(xiàn)工程竣工資料編制不全面的問題。如果沒有相關(guān)規(guī)范，資料編制往往會隨著編制人員單獨的個人意志進(jìn)行，沒有規(guī)范性，導(dǎo)致竣工資料難以閱讀。其次，在竣工資料的編寫中，相關(guān)資料編制單位，沒有固定專人對工程資料進(jìn)行編制，不僅僅使竣工資料的編制時間拖長，效率低下，還加大了竣工資料出現(xiàn)問題的幾率。

1.3鐵路竣工資料的編制

鐵路竣工資料的編制，在做好相關(guān)準(zhǔn)備工作之后，著手對鐵路工程的竣工資料進(jìn)行編制。在編制的過程中，首先對竣工資料進(jìn)行編制整理?？⒐べY料包括鐵路工程的開工申請、施工設(shè)計方案、施工工藝、合同等，對涉及到本項目的內(nèi)容，都需要進(jìn)行編制整理?？⒐べY料還包括最主要的工程建設(shè)中的施工過程記錄、所使用原材料的報驗報告和合格證、試驗報告及試驗記錄等，施工過程中所有事件的相關(guān)材料。在工程通過驗收之后，還需要將工程的驗收材料和竣工圖紙、竣工驗收報告等，全部整理編制進(jìn)入竣工資料。在收集整理完竣工資料編制所需的原始材料之后，開始對竣工資料進(jìn)行編制整理。將收集到的竣工資料，按照鐵路工程的施工專業(yè)進(jìn)行劃分，再將劃分好的資料，根據(jù)施工單位的不同，進(jìn)行分別保管。對已經(jīng)收集整理好的施工文件，編排好文件次序，裝訂成冊。施工日志的編制整理，要檢查其內(nèi)容的完整性和正確性，如果施工日志存在空白頁或者內(nèi)容錯誤的情況，尋找相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行更正補(bǔ)充，完成更正補(bǔ)充之后，裝訂成冊，做好竣工資料的編制。對已經(jīng)收集整理好的文件，按照相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，對資料文件做好排序整理。

2竣工資料編制及檔案管理

竣工資料編制及管理，在工程建設(shè)初期，一般采用及時跟進(jìn)的方式進(jìn)行管理。在管理中，按照檔案管理時間，對檔案采取三種劃分，分別為前期檔案、中期施工過程檔案和后期檔案。前期檔案一般包括工程建設(shè)前期調(diào)查、建設(shè)方案、開工報告等初期資料，中期檔案一般在工程建設(shè)中產(chǎn)生，包括工程建設(shè)的施工記錄、設(shè)計圖紙、計量資料、過程檢查記錄等，而后期臨時檔案則以所有收尾資料為主要內(nèi)容。對于鐵路工程建設(shè)的檔案管理，還包括合同檔案的管理，對建設(shè)工程所涉及的有關(guān)協(xié)議、合同等內(nèi)容資料，要在施工過程中逐步整理，分類管理，在最后入檔的時候，做好篩選工作，將真正有價值的資料，完整地保存。鐵路施工過程中，涉及的財務(wù)內(nèi)容，也要完整記錄并做好原始憑證的保存，做到每筆帳均有出處。在鐵路建設(shè)過程中，對于涉及的月度財務(wù)報告、款項清查報告等，及時歸檔整理，加強(qiáng)日常工作的成效，做好財務(wù)檔案的整理。將所有的檔案整理完結(jié)之后，把臨時檔案、合同檔案和財務(wù)檔案，按照檔案整理規(guī)則，整理成為可進(jìn)行永久保存的鐵路工程檔案，統(tǒng)一管理。

3結(jié)束語

第6篇：檔案整理規(guī)范范文

關(guān)鍵詞：電力工程建設(shè)；檔案管理

電力工程建筑物與電力工程檔案是電力資金投資后形成的兩個實體,電力工程檔案是企業(yè)生產(chǎn)、運行、維護(hù)的依據(jù)與憑證。工程檔案的質(zhì)量不僅反映工程建設(shè)管理、施工管理、物質(zhì)采購管理、工程質(zhì)量管理的水平，而且關(guān)系到基建工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和工程竣工驗收是否能順利進(jìn)行，甚至還影響到運行單位檔案現(xiàn)代化管理的水平和進(jìn)度。目前，由于工程參建單位對各自的檔案管理職責(zé)不明確，檔案要求和管理模式及素質(zhì)的不一致，導(dǎo)致電力工程檔案的管理混亂，其主要問題表現(xiàn)在：

其一：工程建設(shè)單位在工程檔案管理中缺乏對工程全過程中檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)管、指導(dǎo)、管理；

其二：設(shè)計單位游離于檔案工作之外。設(shè)計階段處于項目建設(shè)的前期，在正式開工前設(shè)計單位已開始工程運作，但設(shè)計單位沒有介入工程檔案的管理。設(shè)計技術(shù)聯(lián)系變更文件沒有使用統(tǒng)一文件編號，造成管理上無序；變更單上簽字不到位、隨意修改，為檔案永久保管埋下了隱患；

其三：監(jiān)理單位未能切實履行監(jiān)理職責(zé)。對監(jiān)理文件歸檔范圍不明確，工程監(jiān)理只注重工程質(zhì)量的監(jiān)督而忽略了工程檔案的監(jiān)理，很多該歸檔的材料沒有歸檔。對竣工圖的編制不重視、不把關(guān)，竣工圖存在沒有按實際變更或變更方法錯誤等現(xiàn)象。與施工單位存在檔案提供概念上的模糊，造成施工、監(jiān)理單位都沒有及時收集、整理工程建設(shè)過程中某些重要環(huán)節(jié)、部位的檔案資料；

其四：施工單位工程技術(shù)人員不穩(wěn)定，對工程檔案質(zhì)量的認(rèn)識有差異，對檔案工作的的認(rèn)識也良莠不齊，致使施工文件不同程度地存在一些問題：竣工圖編制不符合規(guī)范要求、設(shè)計變更與竣工圖不一致、簽字不規(guī)范、修改隨意性大、組卷分類不準(zhǔn)確等。

要盡量避免在電力工程建設(shè)過程中出現(xiàn)的這些問題，我作為一名多年從事電力工程檔案管理的工作者，認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個方面來解決：

一、建設(shè)單位落實管理

電力工程建設(shè)單位是項目建設(shè)的法人主體，是工程項目建設(shè)包括檔案工作在內(nèi)的各項工作的組織核心。電力建設(shè)工程項目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)及安裝等參建單位來共同完成。從工程立項到工程竣工，各階段所形成的檔案材料呈多元化態(tài)勢和不確定性，檔案材料形成于不同的參建單位。但為了利用目的，要求檔案集中統(tǒng)一管理，因而建設(shè)單位要堅決貫徹執(zhí)行《福建省電力有限公司輸變電建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)定》，從源頭抓起，將工程檔案的歸檔、質(zhì)量要求納入計劃管理、財務(wù)管理、合同管理、工程質(zhì)量管理、工程竣工驗收管理。一是在下達(dá)基建、技改、網(wǎng)改、科研等計劃的同時明確項目負(fù)責(zé)人是該工程檔案收集、整理、歸檔的責(zé)任人；二是與施工單位簽定合同時明確工程檔案的整理應(yīng)符合國標(biāo)GB/T11822―2000要求后歸檔，工程完工后檔案未歸檔不付工程尾款；三是與設(shè)計單位簽定委托出版竣工圖的合同時應(yīng)明確設(shè)計單位提供竣工圖的電子圖檔及有關(guān)要求；四是檢查工程質(zhì)量的同時檢查工程檔案；五是監(jiān)理應(yīng)負(fù)責(zé)工程檔案完整性、準(zhǔn)確性的審核（包括竣工圖）；六是工程竣工驗收的同時驗收工程竣工檔案；七是無論外包工程還是公司三產(chǎn)的內(nèi)包工程，都要施行誰形成的檔案誰負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔的原則。

二、檔案人員全面參與工程建設(shè)

電力工程建設(shè)檔案工作要完全得到改善還需電力工程檔案管理人員真正做到對工程全過程、全方位的參與和控制。首先是前期信息的掌握和資料的搜集。從工程計劃到立項再到合同的簽訂，工程的可行性研究、選址、地質(zhì)勘察、環(huán)境保護(hù)到工程正式開工前的各項請示、批復(fù)，都是建設(shè)工程的重要依據(jù)，工程建設(shè)項目的規(guī)劃許可、國土手續(xù)辦理等對這些重要文件材料的搜集是必不可少的一個環(huán)節(jié)。其次是中期管理。工程建設(shè)檔案要從形成到歸檔嚴(yán)把“五道關(guān)”：即施工中把好形成關(guān)。施工單位在施工過程中形成的文件材料應(yīng)及時歸整，保證完整齊全；交工時把好歸檔關(guān)。項目部把好整理關(guān)。工程的零散文件材料應(yīng)在工程項目部依據(jù)歸檔原則進(jìn)行整理；監(jiān)理把好質(zhì)量關(guān)。工程項目部整理好的檔案資料監(jiān)理單位要認(rèn)真負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案資料的檢查，看竣工資料與設(shè)計變更的修改是否和現(xiàn)場實際相符，整理是否符合規(guī)范；最后建設(shè)單位要把好審核關(guān)。從工程檔案的完整、規(guī)范的角度進(jìn)行審核。再次就是搞好工后控制，工后即指工程竣工驗收后到電力工程投運前這個期間，工程竣工驗收后有一個消除缺陷期，消缺期的觀測記錄、輔助建設(shè)項目及消缺記錄都是重要的工程文件資料，不論從哪個角度來說，工程竣工驗收并不意味著檔案工作的結(jié)束。所以要把好以上“五道關(guān)”，檔案人員要增強(qiáng)檔案法制觀念，依法管理檔案，根據(jù)本單位的基建投資計劃、大修及技改計劃制定本年度工程檔案歸檔計劃，根據(jù)省公司要求，公司按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的要求，專職檔案員主動到現(xiàn)場、各個部門，對檔案管理工作、業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)工程檔案的收集、整理、匯總及竣工圖電子文件的采集與整篇工作，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和及時歸檔。

第7篇：檔案整理規(guī)范范文

1 疾控檔案交接工作現(xiàn)狀

1.1 未進(jìn)行規(guī)范整理。前任檔案員對所管理的各類檔案資料沒有規(guī)范整理就整包整捆移交，造成檔案數(shù)量不清，不齊全不完整。疾控機(jī)構(gòu)在日?；顒又行纬傻臋n案，主要是對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸局行墓芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測服務(wù)中所形成的材料。疾病控制工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律來自長期的大量的日常性監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)測材料不僅對當(dāng)年的疫情分析有用，更是在若干年以后，對疫情流行規(guī)律作出分析。因整理時間無規(guī)律、不固定，整理方法復(fù)雜，材料收集有難度，往往不能及時歸檔，甚至很重要的檔案，如監(jiān)測記錄、控制結(jié)果、疫情處理報告等材料不能及時歸檔整理，有用時著急找不到，即使能找到也既費工又費時。如此一來，該整理的檔案沒整理或整理不規(guī)范，離崗交接時便著了急，要么交一捆，要么交一包。當(dāng)追問原因時，把責(zé)任推卸給前任或前任的前任。這種交“包袱”作風(fēng)一代傳一代，把許多寶貴的檔案材料蒙在紙堆里。造成工作越積越多，難度越來越大，面對幾代人沒有整理的檔案資料無從下手。前人不管，后人遭難！即使重新整理也很難保證內(nèi)容的系統(tǒng)性和完整性。若碰到不明情況或馬虎粗心的，也許會把保留多年有價值的材料當(dāng)作多余的廢物處理掉，造成檔案的損失。

1.2 交接時不規(guī)范。因前任交代不明，致使后任家底不清，造成管理不便、利用困難。交接過程中，許多人僅僅帶接管人員走馬觀花地看看，檔案室的有關(guān)柜架和檔案資料，只簡單地介紹一番，就把鑰匙交了；有的連簡單的介紹也沒有，把交檔案當(dāng)作交鑰匙；還有的前任該走走了，后任找其要鑰匙都找不到人，更別說交接了。這都使后任對檔案室里到底有幾類檔案，每一類檔案有多少數(shù)量、案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、分類目錄等檢索工具其數(shù)量、狀況、存放何處等摸不清底細(xì)，造成管理混亂、利用困難。

1.3 責(zé)任難以劃分?！稒n案法》明確規(guī)定：“對損毀、丟失國有檔案的，對直接負(fù)責(zé)的主管人員或責(zé)任人依法給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任?！痹跈n案交接過程中，交接手續(xù)不認(rèn)真、沒有交接，出了問題是誰的責(zé)任？扯不清、道不明，一本糊涂賬。我們從事檔案工作應(yīng)從基礎(chǔ)做起，確保檔案材料的齊全、完整、分類科學(xué)、管理規(guī)范，采取必要的措施和手段保證交接工作不被弱化，不走過場。

2 做好疾控檔案交接工作的建議

2.1 態(tài)度要端正。首先，交接雙方要杜絕“甩包袱”“撂桃子”的思想，防止馬虎和依賴思想。其次，雙方在交接過程中要緊密合作，交方做到知無不言，言無不盡，接方做到謹(jǐn)慎、細(xì)致，有疑必問有漏必查，有缺必補(bǔ)，不接糊涂賬，不接爛攤子。最后，不能把交接工作看作是交物交鑰匙，完整的交接應(yīng)該包括工作經(jīng)驗、工作方法乃至責(zé)任心、事業(yè)心的傳、幫、帶。

2.2 監(jiān)管要到位。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視，不能只抓安排不抓落實，只管布置不問結(jié)果。不能對檔案員一換了事，要考慮主管領(lǐng)導(dǎo)的抓落實情況。移交人、接收人、監(jiān)交人落實到位，手續(xù)完備，交接記錄、交接清單一應(yīng)俱全。要求檔案員對檔案該收回的收回，該補(bǔ)充的補(bǔ)充，對檔案資料登記臺賬、檢索工具的數(shù)量、狀況、存放地點一一列舉清楚，從而認(rèn)真指導(dǎo)監(jiān)督檔案工作人員的交接工作。

第8篇：檔案整理規(guī)范范文

工作中發(fā)現(xiàn)的主要問題

1．年度立卷不夠齊全。《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。我們理解，案卷排列應(yīng)在不同的保管期限下按照年度進(jìn)行排序。但實際工作中，極少數(shù)單位的檔案存在著年度立卷不夠齊全的現(xiàn)象。如：有的單位早些年度的檔案早已立卷并進(jìn)館，但這次單位撤銷，又清理出一些早年度的文書材料，這些材料多數(shù)都涉及一些重要問題，顯然是屬于歸檔范圍，應(yīng)該立卷歸檔。但是，屬于這個年度的檔案早已整理歸檔，這樣就不可能再立卷排序到相對應(yīng)的年度內(nèi)。因此，只能是打破常規(guī)，另立案卷，致使個別全宗出現(xiàn)了立卷檔案年度排序混亂狀況，很不利于檔案的保管和利用。

2，檔案材料雜亂。其一，在極個別撤銷單位的檔案移交過程中，除應(yīng)交的文書檔案登記在冊外，還有一些獎狀、獎杯、錦旗等實物，都一并列入了移交清單，轉(zhuǎn)交到檔案館。例如，單位內(nèi)部舉辦活動的獎狀，群眾業(yè)余文體活動的錦旗、獎杯等，甚至還有的獎杯等實物已有損壞，如這種情況，筆者認(rèn)為就不應(yīng)該登記造冊進(jìn)館。當(dāng)然，一些能夠反映和見證本單位有關(guān)歷史活動的有保存價值的實物還是應(yīng)該一并進(jìn)館的。但是，進(jìn)館物品一定要有標(biāo)準(zhǔn)，并不是所有的東西都要存放在檔案館。其二，極少數(shù)單位的移交人員，把一些未曾整理登記在冊的，平時積累的零星散落的文書材料、沒有任何說明的錄音錄像材料，也一并送交到檔案館。他們的愿望是好的，認(rèn)為這些材料丟之可惜，放到檔案館以后有可能會有用處。豈不知這種做法會給檔案館造成很大的麻煩，因為檔案館的同志并不了解你單位，也不了解這些材料的具體情況，沒有“能力”來整理這些被本單位“遺棄”的東西。

3．分類標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)。檔案的分類應(yīng)按照檔案內(nèi)容和載體的不同，根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一分類。分類一般應(yīng)采用年度一組織機(jī)構(gòu)(或問題)歸檔。但是個別單位的檔案分類是按照不同的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或業(yè)務(wù)工作單設(shè)目錄號，例如：工作、科研工作、勞動保障、計劃生育、職稱評定、紀(jì)檢等方面工作，都分別以單設(shè)目錄號來分類歸檔，致使一個全宗內(nèi)包含了20幾個目錄號，一個目錄號內(nèi)有的三至五卷，有的十到二十卷，使整個全宗內(nèi)檔案零亂，即不符合歸檔分類標(biāo)準(zhǔn)，也不利于全宗檔案的管理。

4．以件為單位裝訂的歸檔文件存在的問題。2001年以來，隨著立卷制度的改革，機(jī)關(guān)單位立卷改為以件為單位的立卷方式。在我們接收的撤銷單位檔案中，就有部分改革后的以件為卷的檔案。發(fā)現(xiàn)的問題有：一是裝訂不規(guī)范、不科學(xué)。對于只是一頁或兩頁紙的文件，有的將兩份文件裝訂在了一起；還有的是把單頁紙的文件原樣存放。前者會給庫房管理造成麻煩，后者從理論上說是對的，但在利用過程中容易對文件造成損害，不利于檔案文件的保護(hù)。二是歸檔項目填寫不規(guī)范、不完整。歸檔文件首頁的歸檔章內(nèi)容存在著填寫不完整不規(guī)范現(xiàn)象，如，歸檔章內(nèi)的全宗號漏填寫，有的保管期限不寫，還有的件號用鉛筆填寫，且書寫潦草。這幾種情況都會不同程度地影響著檔案的利用和保管工作。

以上幾種問題，雖然只是極個別現(xiàn)象，并且我們在接收進(jìn)館過程中也進(jìn)行了必要的更改和整理規(guī)范，但通過這些問題反映出了某些工作環(huán)節(jié)存在的漏洞。因此，筆者認(rèn)為，在此把問題提出來還是有必要的，以引起廣大檔案工作者的注意，避免類似問題繼續(xù)出現(xiàn)，確保案卷的規(guī)范性、科學(xué)性和完整性。

工作中應(yīng)注意的幾個問題

1．增強(qiáng)工作責(zé)任心，保證歸檔案卷的質(zhì)量。首先檔案工作人員要充分認(rèn)識檔案工作的重要性，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。要了解熟悉本單位的工作職責(zé)范圍和主要業(yè)務(wù)工作情況。其次，要努力提高業(yè)務(wù)工作能力，熟練掌握檔案立卷整理的各個環(huán)節(jié)、步驟，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案的立卷管理工作。要發(fā)揚(yáng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍的工作作風(fēng)，把工作做細(xì)做精做實。

2．提高工作主動性，做好平時立卷工作。檔案的管理是各單位綜合管理的一個重要方面，應(yīng)有完善的管理制度與工作規(guī)范。如：檔案材料的收集范圍，檔案的整理方案等，都是做好檔案管理工作中不可缺少的制約條件。一是做好平時的材料收集、整理歸檔工作。要保證檔案的齊全完整，做好隨時收集是關(guān)鍵。應(yīng)有意識地建立收集類別、收集范圍，注意把常規(guī)工作中形成的檔案材料積累下來整理入檔。二是年度立檔時要做好檢查工作，力求應(yīng)歸檔材料齊全完整。尤其是年末年初，在把年度內(nèi)處理完畢的文件材料進(jìn)行立卷歸檔時，要對歸檔材料進(jìn)行必要的檢查，看主要業(yè)務(wù)部門的材料是否齊全，看主要業(yè)務(wù)工作的材料是否齊全，要主動做好與各有關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)工作，避免應(yīng)歸檔的材料不歸檔或不齊全。三是做好跟蹤收集。主要是一些臨時性活動、人員外出參加會議材料、調(diào)出人員手中的檔案材料等，一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)地及時地跟蹤收集歸檔。

3．追求工作精細(xì)度，規(guī)范要求工作程序。對以件為單位進(jìn)行裝訂立卷的檔案，筆者認(rèn)為，與原來的大卷相比，在庫房管理的精細(xì)度上要求更高。因此，各個工作環(huán)節(jié)一定要更加仔細(xì)對待。文件頁數(shù)再少也不能兩件合并裝訂，但也不能不進(jìn)行裝訂。建議裝訂時在歸檔文件下附一張襯紙，加以扶托，既保護(hù)檔案材料，又便于提供利用。另外，歸檔文件的編號是年度內(nèi)的文件按照不同的保管期限跨機(jī)構(gòu)編號，全宗號、年度、保管期限、件號缺一不可。文件的整理立卷要嚴(yán)格按照有關(guān)要求，規(guī)范填寫歸檔章上的所有項目，以避免因此項工作的疏忽而造成檔案管理工作過程中出現(xiàn)差錯。

第9篇：檔案整理規(guī)范范文

為進(jìn)一步加強(qiáng)廳機(jī)關(guān)和廳直單位人事檔案規(guī)范化管理，提升管理服務(wù)水平，根據(jù)省委組織部有關(guān)干部人事檔案工作規(guī)定和交通廳2007年交通人事勞動工作要點的要求，決定在廳直單位中開展人事檔案達(dá)標(biāo)升級工作。現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

一、工作目標(biāo)

通過開展人事檔案達(dá)標(biāo)升級工作，進(jìn)一步推行人事檔案工作目標(biāo)管理，促進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高人事檔案服務(wù)干部人事工作、服務(wù)交通中心工作的水平。2007年內(nèi)，廳機(jī)關(guān)和廳直單位人事檔案都要達(dá)到三級以上標(biāo)準(zhǔn)，其中，廳機(jī)關(guān)、公路局、運管局、港航局、交職院、設(shè)計院、京珠處、漢十處、楚天公司的人事檔案達(dá)到二級標(biāo)準(zhǔn)，爭取有條件的單位達(dá)到一級標(biāo)準(zhǔn)。（標(biāo)準(zhǔn)附后）。

二、工作要求

（一）人事檔案材料要真實完整。認(rèn)真貫徹落實《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，要集中時間，集中力量開展干部檔案收集整理和審核工作，相關(guān)部門和人員要及時向人事檔案室報送相關(guān)材料。人事檔案管理人員要及時收集、補(bǔ)充檔案材料，并對收集的檔案材料認(rèn)真進(jìn)行鑒別，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，把干部“三齡二歷”（即年齡、黨齡、工齡、學(xué)歷、經(jīng)歷）作為審點，審查檔案重點是看材料是否齊全、內(nèi)容是否真實、手續(xù)是否完備、整理是否規(guī)范。

（二）人事檔案管理要規(guī)范有序。要建立完善檔案整理、借閱、保管、保密等各項制度，按照《干部人事檔案審核整理規(guī)范》的要求，對所管檔案集中整理，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使檔案內(nèi)容達(dá)到真實完整、條理清楚、精練實用的要求。

（三）完善檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案室規(guī)范管理，配備專用檔案庫房，配備辦公室、閱檔室（可合二為一），，配有防盜門窗、滅火器、溫濕度表、電風(fēng)扇或排氣扇、防腐防蟲等物品，保證檔案庫房達(dá)到防盜、防火、防光、防潮、防蛀、防高溫的“六防”要求。

（四）推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。使用專用干部檔案及人事信息管理軟件，將干部信息錄入計算機(jī)，實現(xiàn)干部檔案接收轉(zhuǎn)遞、底冊更新、目錄編排、提供利用、統(tǒng)計查詢等日常工作的計算機(jī)管理，《干部檔案目錄》、《職務(wù)變動表》、《工資變動登記表》實行微機(jī)打印。要按照組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃的要求，逐步建立人員信息庫，年內(nèi)實現(xiàn)《干部任免表》、干部名冊、領(lǐng)導(dǎo)班子統(tǒng)計數(shù)據(jù)等從信息庫直接生成。逐步建立人事檔案電子查詢系統(tǒng)，為人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理奠定基礎(chǔ)。

三、工作措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。省廳成立由廳長任組長的人事檔案達(dá)標(biāo)升級領(lǐng)導(dǎo)小組，具體工作由廳人事勞動處負(fù)責(zé)。各單位要高度重視此次人事檔案達(dá)標(biāo)升級工作，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對人事檔案達(dá)標(biāo)升級工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，保證人員、資金、硬件“三到位”。人事勞動部門負(fù)責(zé)具體組織實施，要明確專（兼）職檔案管理員負(fù)責(zé)具體工作。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。擬定8月組織干部人事檔案達(dá)標(biāo)升級工作培訓(xùn)，對干部人事檔案達(dá)標(biāo)升級有關(guān)規(guī)定和要求、人事檔案材料的收集、鑒別、整理方法以及專用軟件的使用等進(jìn)行培訓(xùn)。