高效辦公方法精選(九篇)

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第1篇：高效辦公方法范文

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務及管理打好基礎。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內(nèi)容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現(xiàn)。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務?，F(xiàn)代辦公室管理強調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協(xié)調(diào)相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節(jié)。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節(jié)，并且及時準確地根據(jù)管理層要求對相關工作進行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?，F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節(jié)進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現(xiàn)代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當?shù)剡\用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關工作進行處理。

二、 辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業(yè)務進度等脫節(jié)比較嚴重。甚至在部分業(yè)務完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。

督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓班參加專業(yè)技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運用工作技巧，恰當?shù)靥幚硐嚓P工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務處理、人際關系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設。

（三）增加現(xiàn)代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.

第2篇：高效辦公方法范文

關鍵詞：醫(yī)學院；班主任；大學生

一、低年級醫(yī)學生班主任要以加強自身修養(yǎng)為前提

班主任要樹立自己的威信，首先要為人師表，做堂堂正正的管理者，培養(yǎng)優(yōu)秀的大學生。更要切實從學生的角度關懷學生，為學生解決實際困難，獲得學生的信任。要有真才實學，班主任本身的科研和教學工作要扎實，這樣的班主任才能讓學生信服。要塑造自身的人格魅力，這是需持之以恒的過程，具有端正的品行和文明大方的言談舉止，同時在處理問題時公正沉著，才會使學生以班主任為楷模，凝聚在班主任周圍。

二、低年級醫(yī)學生班主任要以提高醫(yī)學學習興趣為輔助

班主任大多數(shù)都是醫(yī)學專業(yè)的教師，要利用低年級醫(yī)學生熱愛醫(yī)學專業(yè)，樹立起一種為人民生活幸福而刻苦學醫(yī)的使命感，熱愛醫(yī)學，甘愿為醫(yī)學事業(yè)獻身的責任感。低年級醫(yī)學生，剛從中學生“脫胎換骨”而來，絕大多數(shù)對醫(yī)學知識一知半解或一無所知，也有的同學因本身不是自愿學醫(yī)的，曾對本系一年級的醫(yī)學生作調(diào)查，數(shù)據(jù)結(jié)果說明沒有自愿報讀醫(yī)學專業(yè)的同學比例較大，因而他們對醫(yī)學專業(yè)還缺乏一種興趣。因此，班主任必須注意教育學生，培養(yǎng)低年級同學熱愛醫(yī)學專業(yè)，幫助他們培養(yǎng)對醫(yī)學的興趣。所以，班主任在做思想工作時，必須注意培養(yǎng)他們熱愛醫(yī)學專業(yè)。只有熱愛醫(yī)學專業(yè)，才能調(diào)動自覺學醫(yī)的積極性，真正地掌握醫(yī)學的基本知識、基本理論和基本技能，并且不斷改進學習方法，扎扎實實地學習，從而達到去解除病人的痛苦以及為人類的健康服務。關心學生的實際困難，幫助解決生活中的各種困難，又要嚴格要求他們，把他們培養(yǎng)成合格的醫(yī)務工作者，要培養(yǎng)他們熱愛勞動，養(yǎng)成遵紀守法的習慣。因此，我們一定要重視教育醫(yī)學生們遵紀守法，使他們在走上工作崗位前就養(yǎng)成良好的行為品德。

三、低年級醫(yī)學生班主任要深入低年級醫(yī)學生生活是關鍵

低年級學生是剛剛離開家庭、跨進校門不久的學生，班主任作為學校派出來指導他們的導師，既要對他們更多的關心，又要對他們提出嚴格要求；既要幫助他們盡快去掉依賴性，學會獨立生活，又要督促他們遵守紀律，遵守學校各項規(guī)章制度。班主任要學會“兩手”都要抓的辦法，既要了解班主任始終要以培養(yǎng)醫(yī)學生全心全意為人民服務的思想作為一切工作的基礎，各種方式的思想政治教育工作，都應圍繞這個基礎進行。醫(yī)學是同人類生命打交道的科學，醫(yī)學工作的目的就是為了人類的健康，使病人減去痛苦，早日康復。班主任在做醫(yī)學生的思想政治工作，嚴格管理醫(yī)學生時，特別要注意循循善誘，注重幫助他們確立全心全意為人民服務的思想，幫助他們明確醫(yī)學專業(yè)是把人的生命和健康作為研究對象的，學習醫(yī)學就是為了人民的健康，就是要全心全意為病人服務。如果沒有全心全意為人民服務的思想，沒有優(yōu)良的道德品質(zhì)，就談不上關心和體貼病人的痛苦，談不上獻身于醫(yī)學。

四、建立良好的班風是重點

班風是指一個班級的精神面貌，它是一種氛圍、一種無形的力量。抓好學風建設，學生以學為主，一個班學習搞好了，會帶動其他各方面的發(fā)展，所以學風建設是班風建設的主題。由于兼職班主任具有專業(yè)優(yōu)勢，在學風建設方面一定要發(fā)揮積極的作用。學風建設應以鞏固專業(yè)思想為主線，充分激發(fā)學生的主觀能動性，確立學習的最佳目標，建立切實可行的互助和激勵機制，提升全班整體學習的能力和水平。一個班主任在接管一個低年級新班的時候，第一次班會上就應提出如勤奮、求實等班風描述，在班會上進行討論，然后正式，并在每次班會上以不同的形式重申，亦可以提議讓學生在筆記或者教材上標記相關班風，這樣不但可起到時時提醒的作用，還可讓同學們感覺到他們是具有相同標記的班級團體成員，以此提升凝聚力。班主任要了解低年級醫(yī)學生的思想政治情況。和其他學生一樣，經(jīng)歷了從中學到大學的變化，生活和學習會產(chǎn)生各種不適應。表現(xiàn)為：生活上，他們未能擺脫中學生依賴于家庭和老師的模式，不能很好地獨立生活；學習上，自學能力較差，同大學老師的授課模式之間存在著予盾；思想上，隨著接觸到的多樣化意識形態(tài)，也使他們產(chǎn)生多種困惑和心理不平衡。多次聽到低年級醫(yī)學生拋出這樣的怨言，老師上課速度太快了，這么多的內(nèi)容怎么學才能完成，第二天又如此。其實，老師在課堂上講的速度并不是很快，而是只點出了綱要，提出主要的思路和基礎知識，讓學生們在自學時能較快地掌握知識。隨著大學的生活豐富化，圖書視野開拓了，低年級的醫(yī)學生接觸的思想意識形態(tài)會越來越多，這時侯，他們還缺乏判斷哪種意識形態(tài)具科學性，同時，對中學時期已學習的理論還未深入地理解。一旦當他們看到的意識形態(tài)與相抵觸時，就會產(chǎn)生了困惑，如果失去正確引導，他們就會失衡，甚至懷疑的科學性。作為班主任，在工作中就必須充分了解低年級醫(yī)學生們這些實際情況。然后有針對性地進行教育，誘導學生健康成長，有計劃、有步驟地進行思想政治教育，與政治輔導員和馬列課教師相配合，共同幫助學生確立的科學的人生觀和世界觀，養(yǎng)成良好的思想品德素質(zhì)，幫助學生們提高分析問題、解決問題的能力，促進學生們健康成才。

總之，班主任加強對低年級醫(yī)學生的思想政治工作，是可以大有作為的，具有其特殊作用的。從低年級起就把工作做好做扎實了，也就為培養(yǎng)合格的醫(yī)務人才打下了良好的基礎。

第3篇：高效辦公方法范文

關鍵詞：機房；虛擬化；維護

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）02-0035-02

1 當前學校計算機機房管理中存在的普遍性問題

1）教學系統(tǒng)缺乏穩(wěn)定性：一是當前的操作系統(tǒng)都存在著一個通病，即在連續(xù)工作一段時間后，會產(chǎn)生大量的垃圾文件和碎片文件，導致計算機運行速度變慢和容易死機；二是由于學生在上機時存在誤操作、軟件Bug等問題而造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定；三是不可預見的計算機病毒的傳播破壞容易對操作系統(tǒng)帶來致命打擊。

2）維護工作壓力有增無減：學校計算機的數(shù)量少則上百臺，多則上千臺，而機房管理員往往只配備1-2人，這些管理人員中，大部分還是已然有教學任務的，有些甚至還同時兼任班主任。而在計算機機房維護中，時常需要進行軟件安裝、升級，系統(tǒng)維護、更新等。特別是隨著計算機技術的發(fā)展，許多考試都已實現(xiàn)無紙化，各個考試平臺的特性不盡相同，這更大大增加了計算機房的維護難度和強度。

3）數(shù)據(jù)和系統(tǒng)安全形勢依然嚴峻：數(shù)據(jù)和系統(tǒng)安全方面主要有如下幾個方面：一是來自軟件自身的漏洞。當前的操作系統(tǒng)中無論還著名的Windows、Linux，或者是自行開發(fā)的專用系統(tǒng)，都不可避免的存在或多或少的漏洞，這些漏洞都可能成為病毒的尋找對象。二是來自內(nèi)外部的惡意攻擊。為了滿足一體化教學需要，現(xiàn)在機房幾乎都與外部internet連接，這樣就會大大增加計算機被攻擊的風險，特別是現(xiàn)在幾乎都是寬帶網(wǎng)絡，也給攻擊帶來了很大便利。三是來自機房環(huán)境的隱患。機房的環(huán)境的灰塵、溫度、濕度以及靜電等，都會給計算機安全帶來一定的影響，尤其是當前的部分學生不懂愛惜，經(jīng)常會將食品袋往機柜里塞，導致線路被老鼠咬斷等，也使得數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的安全面臨很大的挑戰(zhàn)。

4）系統(tǒng)架構(gòu)缺乏靈活性：隨著信息化的發(fā)展，對學校的教學平臺會提出更多更高的應用更新需求，這就勢必導致系統(tǒng)和軟件的頻繁更新，況且更新是需要逐臺逐個進行，這需要非常多的時間和精力。其次，在多教學環(huán)境方面，一臺電腦通常需要安裝多個操作系統(tǒng)，這就很可能會導致系統(tǒng)的不兼容等，從而導致系統(tǒng)的不穩(wěn)定甚至是崩潰。

5）集中管理與個性化教學沖突：不同的課程對操作系統(tǒng)和應用軟件的需求是不相同，特別是軟件的不斷更新。多教學任務、個性化教學也要求不同系統(tǒng)環(huán)境的快速切換，不可能在每個老師上課前再部署各種系統(tǒng)教學環(huán)境。以往的如還原卡、系統(tǒng)管理軟件、網(wǎng)絡Ghost都不能很好滿足每個課程的需求。

2 Phantosys幻影桌面虛擬化平臺應用在計算機機房管理中的實現(xiàn)

Phantosys能夠在保證桌面運行速度、效能、軟硬件兼容性以及用戶體驗和習慣的前提下，確保桌面運行的效果和傳統(tǒng)的計算機沒有任何差異，有效的提升了對機房管理效率，且具有更高的靈活性、業(yè)務彈性，使得資源利用率、數(shù)據(jù)保護能力和安全方面大大提高、同時還能大幅降低資金成本的投入。

2.1 服務器端軟件及客戶機端軟件安裝

1）先對Server硬盤進行分區(qū)、格式化，務必確保是NTFS格式。安裝Windows Server系統(tǒng)和硬件驅(qū)動、防病毒軟件等。

2）安裝Phantosys Server端硬件驅(qū)動及Phantosys License USB Key設備驅(qū)動。

3）安裝Phantosys Server端軟件。運行Phantosys安裝光盤上的安裝程序，按提示進行主服務器的安裝，完成后進行運行設置。

4）客戶端安裝。在安裝客戶端前要確認以下幾個問題：（1）、確認軟件的版本是否對應；（2）、確認客戶端PXE網(wǎng)絡啟動功能正常；（3）、確認服務器與客戶機之間網(wǎng)絡連接正常；（4）、客戶端系統(tǒng)盤必須為第一分區(qū)，且為NTFS格式。在客戶機端Phantosys Client端程序。

2.2 設置模版客戶端

1）新增計算機。完成安裝客戶后，將Phantosys Server開啟。然后再將安裝好的操作系統(tǒng)和Phantosys客戶端軟件的客戶端接入網(wǎng)絡并開機，在Phantosys Server的控制臺在“計算機”選項卡位置，為該客戶機建立一個對應的計算機名稱。

2）將新增的計算機添加到ROOT節(jié)點。初次設置Server還必須將剛建立的模版客戶端對應的計算機添加到目標系統(tǒng)盤群集文件的ROOT節(jié)點下。說明一點，需確保這臺模版客戶端的計算機節(jié)點的“復原模式”為“手機”，并且“本地硬盤緩存功能”為“否”，只有這樣才能保證之后進行的上傳操作不會出現(xiàn)問題。

2.3 上傳模板操作系統(tǒng)

1）分區(qū)格式化網(wǎng)絡系統(tǒng)盤。在開戶Phantosys模板客戶端雙擊操作系統(tǒng)托盤里的Phantosys的圖標，打開Phantosys客戶端程序，選擇需要上傳操作系統(tǒng)的目的群集文件，按系統(tǒng)提示安裝完新找到的硬件驅(qū)動程序。

2）上傳客戶端操作系統(tǒng)。點擊上傳按鈕，點擊創(chuàng)建的分區(qū)所分配盤符，選擇上傳方式，確定后即開始上傳本地硬盤的操作系統(tǒng)到系統(tǒng)盤群集文件的節(jié)點上。正常關閉這臺模版客戶端，回到Phantosys Server上，在模版客戶端的計算機節(jié)點上生成一個新的群組節(jié)點，即可將其派送給其它客戶端使用。

3 Phantosys幻影桌面虛擬化平臺應用在計算機機房管理中的效果

筆者在工作單位的 7個機房進行Phantosys系統(tǒng)的部署，取得了理想的效果。

1）工作效率大大提高：每個機房的系統(tǒng)安裝、調(diào)試、管理、維護、升級都是機房管理員在服務器上統(tǒng)一實現(xiàn)，客戶端不需要做管理、維護工作，實現(xiàn)了系統(tǒng)管理員單點控制整個網(wǎng)絡系統(tǒng)，和不同系統(tǒng)的快速布署，從而大大節(jié)省系統(tǒng)的部署時間，降低人力資源費用和管理成本，真正提高管理工作的效率。

2）教學環(huán)境隨需部署即時得到：隨著教學對系統(tǒng)的不同要求，特別是無紙化考試、社會化考試環(huán)境的要求，需要不同的系統(tǒng)環(huán)境，有些需要XP，有些需要Win7，有些需要Linux系統(tǒng)。我們在7個機房布署Phantosys系統(tǒng)后，利用Phantosys的多鏡像多節(jié)點功能，很好的建立了彈性靈活的教學系統(tǒng)環(huán)境，不僅能夠有效提升教學效果、節(jié)省系統(tǒng)配置時間，電腦在重啟后可方便切換到不同的桌面應用環(huán)境中。

3）實現(xiàn)機房系統(tǒng)快速恢復：計算機經(jīng)過使用經(jīng)過Phantosys 桌面虛擬化系統(tǒng)改造后，可以利用系統(tǒng)強大的災難快速恢復功能，進行系統(tǒng)還原，機房客戶端如遇到中毒、系統(tǒng)文件損壞時只需要在服務器復原節(jié)點即可，用戶只需要重新開機就可恢復到安全干凈的健康環(huán)境。

4）利用率資源大大提高：鑒于系統(tǒng)的兼容性考慮，目前大多數(shù)學校的教學機房都是單一環(huán)境，因此每個機房的軟件和應用環(huán)境安裝都被相對固定，導致設備資源不能充分共享，也給機房排課管理帶來很大的不便，一定程度上造成了資源的浪費。通過桌面虛擬化后，極大的改善了這種情況。如：以筆者工作單位為例，在改造前，每位專業(yè)老師的上機率僅為33.3%，即按每周18課時算，只能安排6周左右的上機時間。而改造后，在不增加設備的情況下，上機率可達到60%以上，增加了近一倍。

4 總結(jié)與探討

Phantosys作為一款高效的資源管理系統(tǒng)，重新定義了一個新的桌面虛擬化架構(gòu)概念，所帶來的效益是顯著的。對學校而言，它使得計算機資源的充分共享變得更為現(xiàn)實。對于管理員而言，它極大的降低了機房的管理難度，壓縮了維護時間。對于學生而言，它使得學生在上課時，可以接觸到更多的軟件，有利于學生使用多種工具去解決學習任務中遇到的問題。

然而，再華麗的衣裳也有瑕疵。隨著Phantosys的推廣，其存在的一些不足也會顯現(xiàn)出來。如：有報道指出，使用Phantosys似乎會使得系統(tǒng)容易藍屏，但是否真的和Phantosys有關以及其導致藍屏的原因目前尚未有明確的定論，需要在今后的實踐中進一步探討。

參考文獻：

[1] 姜濤. 技工院校計算機實訓室管理探析[J].現(xiàn)代企業(yè)教育， 2011（11）：78.

[2] 陳洪波.計算機管理技術分析與研究[J].山東工業(yè)技術， 2015（3）：170.

第4篇：高效辦公方法范文

關鍵詞： 高校 班主任 柔性管理

一、引言

隨著社會不斷發(fā)展進步，“以人為本”的民主化觀念深入人心，以及高校素質(zhì)教育和個性化教育的推進，都呼吁在學生管理中引入柔性管理方法。班主任是學生工作中最基層的管理者，如何使用恰到好處的柔性管理方法，發(fā)揮學生的積極性和主動性，使他們自我激勵、自我管理，從而健康、全面地成長，具有重要的意義。

二、柔性管理的內(nèi)涵

（一）柔性管理的含義

柔性管理概念源于企業(yè)管理，是相對于剛性管理而言的，是把組織意志變?yōu)槿藗冏杂X行為的一種“以人為中心”的管理［1］。對大學生采取柔性管理方法，即依據(jù)高校內(nèi)部共同價值觀和文化、精神氛圍進行的人格化管理，通過非強制性方式，在學生心目中產(chǎn)生一種潛在的說服力，從而把社會、家庭、高校對學生的期望變?yōu)閷W生的個人自覺行動［2］。

（二）柔性管理的特性

柔性管理強調(diào)以人為本，尊重人的價值和尊嚴，強調(diào)依據(jù)人的心理和行為規(guī)律，通過精神激勵、溝通暗示等人性化方法，激發(fā)人內(nèi)在的潛力，調(diào)動其自我管理、自我約束的自覺能力，達到高效管理的目的。因此，柔性管理具備以下特性：一是內(nèi)驅(qū)性，指依靠內(nèi)心深處激發(fā)的主動性；二是情感性，指通過發(fā)揮情感的凝聚功能、柔性力量；三是持久性，指柔性管理發(fā)揮的效力深刻穩(wěn)定。

三、班主任工作中采用柔性管理方法的必要性

（一）新時期民主化、人本化學校管理理念發(fā)展的選擇。

隨著社會文明的發(fā)展及民主政治建設的不斷推進，人們要求民主、平等的呼聲越來越高。作為具有高學歷、高素質(zhì)的大學生群體，民主意識更強，更有被尊重、被肯定的心理需求。另外，近年來高等教育的大眾化發(fā)展趨勢和收費制度的改革，一方面造成其精英教育功能退化，使得精英教育中尊崇意志統(tǒng)一、大學生絕對服從的現(xiàn)象弱化，另一方面還使大學生主體意識加強［3］，逐漸形成學校為其服務的觀念。柔性管理方法符合這些趨勢的要求，是契合當前學校民主化、人本化管理理念的最佳選擇。

（二）滿足素質(zhì)教育、個性化教育需要。

素質(zhì)教育著眼于受教育者及社會長遠發(fā)展的要求，促進人的全面、自由、個性化發(fā)展。近年來，素質(zhì)教育在全社會廣泛推進，高校作為高素質(zhì)人才的培育場所，得到國家教委、教育專家的普遍關注。另外，社會對人才的要求更趨于多元化，對那些能充分展示個性和才能的人才倍加重視。以上因素，都決定了在高校學生管理中，需要實施柔性管理，充分調(diào)動學生自我管理的積極性，給予每位學生充分發(fā)展個性的空間。班主任作為大學生最親切的老師和朋友，在日常工作中更應把握柔性原則，獲得最佳效果。

（三）由新時期大學生的自身特點所決定。

當代大學生絕大多數(shù)出生于上世紀80年代，是典型的“80后”，并且其中很多是獨生子女。一方面，他們文化素質(zhì)比較高，具有較強的獨立自主意識，并具備強烈競爭精神，實現(xiàn)自我、得到肯定的意愿十分強烈。另一方面，他們性格較孤傲、固執(zhí)，會有逆反心理，而長期以自我為中心也導致其缺乏集體主義精神。大學生的這些個性特點，要求班主任在工作中采取柔性管理方式，動之以情、曉之以理，注重溝通藝術，誠心相待，有利于獲得學生的認同和配合，才能取得良好的效果。

（四）配合剛性管理的需要。

長期以來，高校實行剛性管理，在達到規(guī)范化、制度化管理目的外，也抑制了大學生自我管理、自我激勵的積極性，還壓抑了大學生的個性自由化發(fā)展。柔性管理與剛性管理相輔相成，是剛性管理必要的補充和完善。班主任在工作中，適時使用靈活性的柔性管理方法，有利于彌補剛性管理的不足。

四、新時期班主任工作中采用柔性管理方法的途徑

（一）班主任應加強自身建設。

1.注重自身素質(zhì)的全方面提高。

在教育中，身教往往重于言教。班主任作為最貼近學生學習生活的老師，必須重視自身形象的完善。一方面要注意加強文化素質(zhì)培養(yǎng)，豐富自己的專業(yè)知識，吸取哲學、藝術中的精髓，不斷擴展視野，更好地服務于學生。另一方面要時時加強責任心、敬業(yè)精神的培養(yǎng)，熱愛工作、踏實進取、勇于創(chuàng)新等都能塑造良好的為人師表的人格形象，提升人格魅力，這樣才能使學生產(chǎn)生敬佩感、信賴感，從而達到育人的目的。

2.抓緊教育理論和教育方法的更新。

隨著社會不斷進步和西方教育理念的實時交流，我國國內(nèi)傳統(tǒng)的教育理念和方法都在更新中。班主任應注重學習教育學、心理學、管理學等各方面知識，了解最新教育理論和方法，博采眾長，更好地管理班級和學生。

（二）班級建設中多元的柔性管理方法

1.培養(yǎng)和諧溫馨的班級氛圍，增強班級凝聚力。

（1）培養(yǎng)學生間親切、互助的友情。學生們來自五湖四海，個性差異性大，應盡全力讓全班同學融入新集體，充滿凝聚力。在日常學習生活中，通過召開宿舍內(nèi)討論會，舉辦班級征文、節(jié)日草坪晚會等給予同學們溝通思想、發(fā)揮特長的平臺，加深彼此認識；開展豐富的課外文化活動，如班級間、年級間的籃球足球友誼賽，加強全班共同拼搏的凝聚力。

（2）建立平等互信的師生關系。班主任要用心真誠，善于溝通。通過平等的對話和交流，了解學生所思所想，并尊重其建議和意見，這樣有利于獲得學生的理解和支持，實現(xiàn)管理高效化。具體可以通過班級群QQ、群發(fā)E-mail、飛信等，還可以多參加班級集體活動，與學生打成一片，共同分享激動和喜悅，拉近心靈距離。

2.營造公正公平的競爭環(huán)境，樹立積極向上的班風班貌。

（1）鼓勵能力強、熱心腸、喜鍛煉的同學。班主任要具備一雙慧眼，將有潛力的同學挖掘出來，并鼓勵他們在個人發(fā)展、院系活動、擔任班干等方面發(fā)揮積極作用，給其他同學樹立榜樣，給班級注入活力。

（2）重視班干部的推舉和選拔，做到公開、公平、公正?？梢韵炔扇W生自薦、推薦等方式，了解競選者的具體情況；再召開班會，讓競選者發(fā)表演說，表明今后的工作思路和設想；最后通過學生投票選舉，任命班干部。

（3）將學生放在主體地位。在平時，時時注意培養(yǎng)學生的主人翁意識和責任感，營造自我鍛煉、自我管理、自我激勵、自我完善的環(huán)境，鼓勵學生共同參與管理、參與決策。

（三）針對不同學生采取不同的柔性管理方式

1.合理利用班干部。

班干部既是受教育者，又是教育管理的基層組織實施者［4］。他們是班集體的中堅力量，是各項工作的具體組織領導者，更是班主任進行教育管理的助手和依靠。因此，班主任在調(diào)動班干部積極性、發(fā)揮班干部骨干作用時，需要注意以下幾點：首先，給予班干部充分的信任和相應權力。在落實工作時，放手讓班干部打點，而不是包辦或下命令，這有利于調(diào)動其積極主動性，使其在同學中樹立威信的同時，得到挑戰(zhàn)和鍛煉。其次，根據(jù)班干部的各自特點給予指點引導，或在其遇到困難時給予及時幫助，這都利于班干部快速成長。比如有的班干部雷厲風行的作風可能導致同學關系緊張，需要提醒其靈活變通；有的班干部工作認真細致但效率偏低，需教他改進方法，等等。最后，注意在班干部隊伍中樹立團結(jié)一心的風氣，積極了解每位班干部的思想動態(tài)，消除班干部之間的誤會，使隊伍具備緊密凝聚力。

2.后進生的管理。

班主任對后進生進行管理和幫助時，要了解其個性特點，采取最適宜的方法才能事半功倍。

（1）注意肯定成績和優(yōu)點。當代大學生有強烈的被肯定、被認可的心理需求，班主任在指出后進生的不足之前，應對他的成績和優(yōu)點表示誠懇的肯定，才能使其感到滿足和安慰，進而接受批評教育。

（2）保護后進生的自尊心，并注意批評的藝術。當代大學生自尊心很強，猛烈而直接的批評往往效果不佳。班主任飽含真心和情感，通過間接、婉轉(zhuǎn)的語言，對后進生適當點撥，效果更好。

（3）加強鼓勵和引導。后進生往往不是由智商、能力問題造成，而是由能動性未得到合理發(fā)揮或喪失信心所致。班主任對他們進行鼓勵，循循善誘，有助于幫助其樹立信心，克服懶惰、自卑等缺點，產(chǎn)生強大的動力，逐漸展現(xiàn)新的面貌。

3.關注貧困生。

高校貧困生是一個特殊群體。他們一方面比普通學生更自強獨立、踏實勤奮，另一方面心靈更脆弱敏感，自尊心過強但又有些自卑，語言表達能力、自我表現(xiàn)能力較弱。在新生入學后，班主任應通過查看學生資料，了解這部分學生的生源地、家庭成員、家庭收入等具體情況。然后通過拉家常等充滿人情味的方式快速拉近與他們的距離，使他們敞開心扉，把班主任當親人、當朋友，說出自己的想法和憂慮。班主任在此基礎上要盡快解決貧困生的困難，使其安心學習生活。在四年的工作中，班主任要常與他們溝通思想，交流感情，幫助他們解決思想上、生活上、學習上各種問題的同時，還要鼓勵他們參與各種集體活動，加強自我挑戰(zhàn)，這都有利于增強他們的自信心，使他們積極健康成長。

五、結(jié)語

總之，班主任通過加強自身建設，發(fā)揮人格魅力，并在班級建設中采用多元的柔性管理方法，同時還根據(jù)學生的各自情況實施不同的柔性管理，有利于在師生間建立良性互動機制，激發(fā)學生的積極主動性，讓他們在平等和諧的環(huán)境中健康、全面、個性化地發(fā)展。

參考文獻：

［1］鄭勇.柔性管理：高校學生工作的理念與行動［J］.江蘇高教，2006，1：86-88.

［2］牛軍科.高校學生教育和管理中應提倡“柔性管理”［J］.內(nèi)蒙古師范大學學報（教育科學版），2004，7：50-52.

第5篇：高效辦公方法范文

關鍵詞：高校;兼職班主任;工作方法

中圖分類號：G645 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）42-0017-02

大學是人生的一個特殊階段，是學生從學校走向社會的過渡時期，因此大學生活對于學生來說特別重要，而學生能否過好大學生活，與班主任的管理工作有很大的關系。國家教育部發(fā)文《加強高等學校輔導員班主任隊伍建設》中指出：學生輔導員和班主任是高等教育教師隊伍的重要組成部分，是高等教育開展大學生思想政治教育的核心力量[1]。為了加強本科生的思想政治教育及專業(yè)發(fā)展，我校要求專任教師擔任本科班級的兼職班主任。筆者根據(jù)擔任兼職班主任期間的工作經(jīng)驗以及對大學班主任管理工作的看法提出幾點思考。

一、現(xiàn)代大學兼職班主任的工作特點

我校為加強學生工作，在專職學生輔導員的基礎上再選派一批教學優(yōu)秀、熱愛學生工作、具有良好組織管理和思想政治工作能力的專職教師兼任本科班級的班主任，協(xié)助年級輔導員管理本科班級，包括指導學生學習、了解學生生活、健康、心理狀況、參與學生課外活動等。

1.現(xiàn)代大學生個性化強，工作難度大。隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡普及率極高，大學生獲取信息的途徑從圖書轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡，大數(shù)據(jù)大信息的沖擊洗禮促使現(xiàn)代大學生的思想活躍，個性化強。大學的開放式教育使他們喜歡彰顯個性、標新立異，這樣雖然能給班級帶來更大的活力，但同時也更容易形成叛逆，加之當前的大學生多數(shù)為獨生子女，唯我獨尊和以自我為中心的個性特點是班級矛盾的產(chǎn)生根源，且長期的養(yǎng)尊處優(yōu)導致學生在生活自理能力和心理承壓能力方面都比較差，班主任作為班級的直接管理者既要融合學生的優(yōu)點增強班級的凝聚力，又要照顧學生情緒合理引導，這就給班主任開展工作帶來了較大的難度。

2.外省市生源增加，工作需要更細微。隨著學校向綜合研究型大學的發(fā)展，來自外省市的生源招收量逐年增加，地域也由湖南逐步擴大到全國各省。外地學生在語言交流、生活習慣、氣候環(huán)境以及風俗信仰等方面都有一定程度的差異，尤其是學校每年都招收一定量的和新疆學生，這些學生母語并非漢語給他們的生活和學習帶來極大的不便，在融入班級大集體時有較大的困難，甚至因為風俗習慣等問題造成同學間的糾紛，這就需要班主任特別關注這些學生，工作要做得更細微。

3.學生對新環(huán)境的適應能力差。學生在入學以前，一般對大學的環(huán)境會有種種美好的憧憬，而當他們走入校園，看到校園的環(huán)境與他們想象中的不一樣時，會產(chǎn)生種種失落感。到了大學之后，來自五湖四海的學生重新組合成了一個班集體，因為大部分學生原來在班里可能都是尖子生，而到了大學的新班級后，別的同學與自己學習成績都相差不大，要讓他們認識到這個事實并鼓勵他們努力學習，重新發(fā)展。并引導他們處理好競爭與合作的關系，最終形成良好的班風，成為一個團結(jié)、奮進、向上的班集體。好多大學生在進入大學以前都是住在家里，而在進入大學之后基本都要面對住校的問題，而住在一個宿舍的同學可能在習慣、性格各方面都有差異，宿舍就像一個小家庭，這個家庭的溫馨和諧是最重要的，如果因為各種小事矛盾不斷，那么勢必會影響他們的學習和生活，因此，大學班主任應該引導學生友愛、互助、寬容、理解，盡量培養(yǎng)他們早睡早起的好習慣，讓他們形成處處為別的同學考慮的意識[2]。

二、大學兼職班主任的主要工作任務

大學在每個年級配備專職鋪導員的同時還給每個班級安排一名負責大學課程教學的專職教師擔任兼職班主任，其目的是在加強思想政治工作的同時充分發(fā)揮專業(yè)教師的優(yōu)勢為學生管理和教學工作的諸多方面起到積極有效的作用。

1.建立學生檔案，及時掌握學生動態(tài)。大學是個開放性學習的場所，班主任工作不僅僅是針對于學習成績，更重要的是要培養(yǎng)學生全面發(fā)展的素質(zhì)，要了解學生只有深入到學生生活之中，了解學生心理特點和興趣愛好，從課堂、班級活動、寢室文化中與學生多接觸，才能根據(jù)學生的心理動態(tài)針對性地開展工作。學生信息檔案的建立是開展班主任工作的基礎。作為班主任要從新生報到開始積極與他們接觸，我校要求所有兼職班主任參與到迎新工作中，及時召開新生班會，第一時間與每一位學生交談，掌握他們的性格特點，了解家庭狀況，建立完整的班級學生檔案。對特點鮮明和有困難的學生做得心中有數(shù)，讓學生能夠抓住機會展現(xiàn)的特長，更好地為班級服務。

2.開辟途徑與學生進行溝通和交流。交流和溝通是班主任與學生相互了解的關鍵。大學的班級不同于義務教育的班級，學生有更多的自由支配時間，除了上課，班會是凝聚班級和相互交流的機會，作為班主任要積極組織和參與到班會當中，與學生交流學習心得，了解班級發(fā)展現(xiàn)狀，及時解決班級出現(xiàn)的問題，聽取學生的意見和建議。大學的課外活動和團體活動開展較多，班主任可以以朋友的身份參與到學生活動之中，在活動中與學生相互協(xié)作、共同努力一起見證成功、享受快樂，從而讓學生放下戒心愿意與老師交心。同時建立班級QQ群對學校政策的上傳下達，組織班干部開小會進行班級日常的匯報，及時了解學生的學習生活近況，掌握他們的思想和心理變化，對出現(xiàn)困難的學生進行個別談心幫助他們排憂解難，進行正確引導。

3.重點關注困難學生和特殊群體。地域差異和城鄉(xiāng)差異造就了一個班級中會存在部分困難學生和特殊群體。對于家庭經(jīng)濟困難的學生，班主任要樹立他們的自信心，可以通過學校和社會資源幫助他們獲得勤工儉學的機會，讓他們相信知識和勤奮可以改變命運，同時合理掌握獎、助學金的分配向這部分學生傾斜;對于學習成績差的學生，班主任可以督促班干部進行監(jiān)督，以寢室為單位安排幫扶，并通過與學生的一對一談心，找出原因，針對性地進行引導;對于存在某種特殊情況的學生，班主任應該特別關注，引導他們保持積極樂觀的心態(tài)，并要求班干部和寢室同學給予更多的幫助;對于新疆等少數(shù)民族地區(qū)的學生，班主任要要求班級同學尊重別人的宗教習慣，平等對待并幫助他們積極融入到班級中。

4.加強班級干部的培養(yǎng)。班級干部是班主任管理班級工作的得力助手，對形成正確的集體輿論和優(yōu)良的班風、學風有重要作用[3]。大學班級管理中兼職班主任更多地是起到引領作用，真正的管理實施離不開班干部的努力。所以班主任要培養(yǎng)、選拔、建立一支組織能力強、愿意吃苦、樂于奉獻的班干部隊伍作為班級的領導核心。首先在班干部的選拔過程中班主任要進行監(jiān)督、引導，通過自主競聘結(jié)合學生的特點合理安排責任崗位，并對班級管理工作進行及時的總結(jié)，獎懲結(jié)合加強學生骨干的培養(yǎng)，充分發(fā)揮他們在班級建設中的表率作用，從而增強班級的凝聚力。其次要樹立平等意識，處理好學生干部與學生的平等關系，培養(yǎng)他們懂得廣泛征求同學們的意見和敢于承擔責任的意識。再次，要形成競爭意識，讓所有學生都有機會參與到班級管理中來，班干部實行一年輪換制，每個任期結(jié)束后都要進行述職報告，肯定成績并指出不足，同時鼓勵能者為先，競爭“上崗”，充分調(diào)動班級學生的積極性，增強班級的凝聚力。

三、結(jié)語

當代大學生的培養(yǎng)需要更加切合社會的實際需要，作為高等教育工作者，要適應時代的需要，引領學生在學好專業(yè)知識的同時注重個性發(fā)展，作為大學班主任必須提高自身的綜合素質(zhì)，找準角色定位，掌握工作方法，為學生提供良好的學習環(huán)境。

參考文獻：

[1]張建中，何雙雙.對大學班主任工作的若干思考[J].南陽師范學院學報：社會科學版，2013，（2）：67-69.

[2]石達友，黃思秀，陳曉梅，等.如何做一名當代的大學班主任[J].科技資訊，2010，（34）：175-176.

[3]劉會云，李永強.淺談大學班主任工作[J].中國電力教育，2011，（191）.31-32.

Discussion on the Method of Teachers as Part of the Work of Class Adviser in Universities

SONG Zhen-yan，LIU Xiao-dan，LI Ping，CHENG Shao-wu

（College of integrated traditional chinese and western medicine of Hunan university of chinese medicine，Changsha，Hunan 410208，China）

第6篇：高效辦公方法范文

摘 要：圖書館辦公室起著承上啟下、溝通調(diào)節(jié)的作用，在管理中起著非常重要的作用。本文通過圖書館辦公室對圖書館的管理所起到的作用，表述了辦公室的重要性；同時對傳統(tǒng)圖書館服務方法的變革，如何有利于圖書館的管理服務進行闡述。

中圖分類號：G250 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2012）03-0092-03

收稿日期：2012-04-09

作者簡介：相前（1978-），連云港職業(yè)技術學院圖書館館員。1 前言

傳統(tǒng)圖書館的管理模式主要是以書籍的收藏和管理作為重點，相應的建筑設施也是以易收藏、易管理為要求。隨著信息化及網(wǎng)絡化進程的不斷加快，當代大學生對信息的需求和來源也發(fā)生了很大的變化，館內(nèi)書籍已無法滿足學生對信息的需求，因此，高校圖書館必須對管理模式和服務方法進行變革，擴大服務范圍、及時更新信息、提高管理和服務水平，滿足大學生對信息和知識的需求，最大限度地發(fā)揮圖書館對學生教育的作用。而在圖書館管理服務的變革中，圖書館辦公室的作用和服務方法的變革至關重要。

2 圖書館辦公室的作用

高校圖書館作為構(gòu)成高校教育系統(tǒng)的組成部分，是由多個業(yè)務部門組成的圖書館管理服務系統(tǒng)，是一個有機的整體。而圖書館辦公室則是負責綜合協(xié)調(diào)各個層次、各個方面工作的辦事機構(gòu)，對圖書館的整體起著綜合管理的作用，主要負責圖書館的規(guī)章制度的修訂、進行內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)館內(nèi)業(yè)務、接待來訪參觀、人事管理、圖書管理和收藏、設備管理和大量的行政事務，并且將認真貫徹執(zhí)行黨和國家的各項方針政策以及學校的辦學任務，因此，辦公室工作涉及到圖書館的各個方面，是保證圖書館正常運行的不可忽視的重要環(huán)節(jié)。

2.1 圖書館辦公室的綜合管理作用

圖書館辦公室雖具有一定的專業(yè)性,但區(qū)別于其他各業(yè)務部門,它不直接承擔業(yè)務工作,而是協(xié)助館領導處理圖書館的全面工作，它的工作范圍廣泛,起著承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)絡各方的樞紐作用［1］。因其職能與其他部門不同，涉及的工作不僅包括圖書館的日常業(yè)務和行政管理，還包括對館內(nèi)各個部門的組織協(xié)調(diào)工作，不僅要認真執(zhí)行領導安排的任務，還要對來館的學生負責，其工作具有一定的綜合性。

2.2 圖書館辦公室的服務作用

圖書館辦公室的工作還具有一定的服務性，對內(nèi)辦公室要為領導提供全面、準確的資料，配合領導完成如接待類的工作，為館內(nèi)的工作人員提供后勤保障；對外辦公室為學生提供一定的服務，諸如介紹書籍、辦理借記工作、提供閱讀環(huán)境等，同時為外來讀者辦證以及處理突發(fā)事件。

2.3 圖書館辦公室的規(guī)范作用

圖書館辦公室的工作之一就是負責全館規(guī)章制度的修訂、宣傳、監(jiān)督執(zhí)行。因此，辦公室對館內(nèi)的工作制度、工作內(nèi)容、工作程序、工作方法以及相應的標準和要求進行了統(tǒng)一的規(guī)定，使館內(nèi)工作能夠有序的進行。

2.4 圖書館辦公室的協(xié)調(diào)作用

圖書館辦公室因其所處的特殊位置，承擔著領導與工作人員、領導與學生、工作人員與學生之間的協(xié)調(diào)任務，在他們之間起到了橋梁和紐帶的作用。

2.5 圖書館辦公室的創(chuàng)新作用

處在新的歷史發(fā)展時期,高校圖書館改革與發(fā)展的任務十分繁重。要求辦公室工作人員克服工作簡單化、程序化,陳舊保守的思想,樹立創(chuàng)新才能發(fā)展的觀念,積極探索,改革創(chuàng)新,優(yōu)質(zhì)高效地為圖書館黨政領導提供決策支持,為各部門工作的協(xié)調(diào)提供保障,為讀者服務工作的井然有序提供條件［2］。

3 圖書館管理和服務方法的變革

3.1 傳統(tǒng)的高校圖書館辦公室管理

隨著網(wǎng)絡信息的不斷發(fā)展，信息的增長速度不斷加快，信息來源也越來越多，信息的資源開始從紙質(zhì)載體向電子、網(wǎng)絡載體轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)的圖書館管理模式和服務方式已達不到大學生以及其他讀者的需求，為適應這種轉(zhuǎn)變，圖書館的管理由館內(nèi)向館外延伸，使得高校辦公室的管理模式、服務模式和理念都發(fā)生了很大的變化。

要完成這種轉(zhuǎn)變，我們必須認識到傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的特點以及不足，才能從根本上完成這種轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)高校圖書館辦公室具有以下幾個特點：

3.1.1 服務的封閉性

高校圖書館，在長期的發(fā)展中，致使圖書館辦公室形成了為特定的區(qū)域、特定的范圍、特定的人群服務的模式，加上因人員、服務的有限，使得不能發(fā)揮更大的作用。

3.1.2 服務的滯后性

圖書館在發(fā)展過程中，其管理模式以及體制也是隨著圖書館的發(fā)展而逐漸確定的，其館內(nèi)工作人員大多是由上級安排，在最初的發(fā)展中，起到了很大的作用，但是隨著信息化、科技化的發(fā)展，以及圖書館自身的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室管理服務模式已不能滿足社會和學生對信息的需求，效率低下，已滯后于圖書館的發(fā)展。

3.1.3 服務的被動性和單一性

傳統(tǒng)的辦公室服務大多是被動的，其服務多是在得知上級任務、部門反映、學生反映之后才開始的，具有一定的被動性，而且圖書館辦公室的服務對象相對固定，與校內(nèi)的其他部門較少來往，獲取信息的渠道以及方式也僅限于辦公室，因此還具有一定的單一性。

因此對圖書館辦公室進行變革，主要從管理模式和服務方法上進行變革，才能使圖書館更好地服務于社會、服務于讀者。

3.2 對傳統(tǒng)圖書館辦公室管理的變革

3.2.1 改變服務理念，提供個性化服務

高校圖書館作為高校信息資源和知識的存儲地，不僅要儲存好館內(nèi)的書籍和多媒體資源，要使圖書館的利用率得到提高，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務理念和方法。辦公室在做好館內(nèi)文獻借閱、咨詢服務的基礎上，還應當根據(jù)不同專業(yè)的學生或?qū)W生的興趣愛好，提供不同的信息服務，并且根據(jù)以下信息需求的特點，提供信息服務：①隨著科技的發(fā)展，信息的載體逐漸多元化，如書籍、電子、網(wǎng)絡、聲像光盤等，已形成了多媒介并存、相互補充的信息資源。②隨著信息資源的不斷增多，讀者對信息的需求范圍隨著時間、地域的不同，對信息的需求范圍也在發(fā)生變化。③隨著信息資源的來源不斷增多，信息的內(nèi)容也非常豐富，讀者對信息的需求不僅需要近期的，而且對回溯性的信息資源也有很大的需求。

因此，高校圖書館應逐漸完善圖書館的軟硬件設施，實現(xiàn)信息資源的集約化，根據(jù)圖書館資源的豐富性和讀者需求資源的廣泛性，使圖書館辦公室在管理和服務上做到有針對性地開展服務，為讀者提供更好的信息資源。

3.2.2 轉(zhuǎn)變服務方式，提供人性化服務

傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的服務主要是等待大學生進館借閱圖書，并且受到人員、經(jīng)費、設備、體制的限制，使得高校圖書館辦公室的服務變得被動。因此，應采用主動的服務方式，為滿足大學生和社會讀者的信息需求，提供全面有效的信息服務，使圖書館的效益最大化，并主動與其他服務機構(gòu)之間形成信息互補的機制，互通、共享資源，形成社會化的網(wǎng)絡信息服務體系，并發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，通過郵件、傳真等方式，為讀者提供人性化、信息化、網(wǎng)絡化的信息服務。

3.2.3 整合信息資源，提高服務水平

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，高校圖書館面臨著巨大的挑戰(zhàn)，要實現(xiàn)圖書館的價值，必須以讀者為中心，從讀者的需求出發(fā)，整合信息資源，提高信息利用率，首先辦公室應將圖書館自身所具備的資源，包括書籍資源、電子資源、視聽資源進行整合，并將其內(nèi)容進行不同層次的劃分，以滿足不同需求的讀者，提高信息資源的有效利用率；其次，通過計算機網(wǎng)絡技術，建立虛擬圖書館，并按一定的主體，將不同的資源按類進行整合，滿足對不同信息的需求。因此，圖書館應在最短的時間以最高的效率，通過采集、收錄、管理、存儲的方式，將信息資源分層次地進行整合，方便讀者對信息的搜索和需求。

3.3 對傳統(tǒng)圖書館服務方法的變革

3.3.1 改善服務方式，提高服務效率

高校圖書館在長期的發(fā)展中，辦公室對圖書館內(nèi)的書籍文獻主要是通過手工操作，進行登記、分類、編目等，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，建立了圖書館網(wǎng)站，進行虛擬圖書館操作，在網(wǎng)頁上設立導航，對學科、專業(yè)、主題等進行分類，利用網(wǎng)絡檢索，使讀者能夠更快地找到自己想要的信息，并對網(wǎng)絡信息進行共享建設，通過虛擬圖書館，提高資源的利用率。

3.3.2 利用網(wǎng)絡技術，創(chuàng)新服務平臺

當今世界是一個信息化的時代，網(wǎng)絡技術已深入各行各業(yè)，網(wǎng)絡已是生活中不可或缺的一部分，現(xiàn)代高校圖書館的服務平臺，已是集書籍、多媒體、網(wǎng)絡為一體的綜合性系統(tǒng)，對于高校圖書館的發(fā)展，必然與網(wǎng)絡密不可分，因此，圖書館辦公室應在網(wǎng)絡技術的基礎上，加強信息導航與信息內(nèi)容的開發(fā)整理，整合信息化流程，利用網(wǎng)絡信息的快捷性和方便性提供更好的信息服務，逐漸向網(wǎng)絡化發(fā)展。將圖書館的信息資源進行整合，建立一個共同的服務平臺，利用圖書館的先進設備和網(wǎng)絡技術開發(fā)數(shù)字化的信息資源，提高信息服務的效率。

3.3.3 創(chuàng)新管理制度，提高服務質(zhì)量

傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的主要職責是對圖書館內(nèi)的信息資源進行管理，并盡可能多的將信息資源提供給學生或讀者，隨著時代的發(fā)展，學生或讀者對信息資源的獲取渠道也越來越多，但是往往找不到自己想要的資源，因此，高校圖書館要為學生或讀者提供及時、有效、具有針對性的信息資源，首先必須要對圖書館辦公室的管理制度進行創(chuàng)新，才能夠解決本領域較為深層次的問題。為了達到更好的服務效果和效益，應做到以下幾點工作：首先，要了解大學生或讀者的需求，辦公室可以組織定期調(diào)查。其次，對有關的學科信息資源進行搜集和整理，建立數(shù)據(jù)庫，并利用網(wǎng)絡技術提供導航，方便讀者搜索和提供更全面的資源；再次，對于建立起來的信息資源數(shù)據(jù)庫，應加強宣傳和培訓，讓大學生讀者及相關的讀者了解信息資源數(shù)據(jù)庫的使用方法，并開設相應的咨詢服務臺；最后，加強與學院的其他院系的合作，并為相關的院系提供相應的學科資源，提供相應的咨詢服務和業(yè)務指導等。

3.3.4 加強溝通交流，提高工作效率

高校圖書館的建立，是為了給大學生或相關的讀者提供有效的信息服務，其本質(zhì)就是服務學生或讀者，因此，圖書館辦公室應將工作的重心放在服務學生上，同時，為了增加學生或讀者對圖書館的了解，應讓學生或相關的讀者參與到圖書館的管理中，因為他們最了解讀者需要什么樣的信息和服務，因此加強與學生和相關讀者的溝通與交流，可以增進相互的了解，有利于提高工作效率。并建立相關的反饋機制，搜集讀者的需求和建議，對圖書館的管理進行調(diào)整，提高服務質(zhì)量，改善服務內(nèi)容，滿足讀者需求，提高工作效率。

4 結(jié)語

高校圖書館辦公室的工作是圖書館管理中的重要組成部分，做好辦公室工作，對于提高圖書館的服務質(zhì)量至關重要，隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，圖書館的管理方法也在不斷變化，只有不斷提高圖書館的管理水平和改善服務方法，才能提高圖書館的服務質(zhì)量，并根據(jù)現(xiàn)代圖書館的發(fā)展要求，將高校圖書館建設成為適應網(wǎng)絡化、信息化的數(shù)字圖書館。

參考文獻：

［1］ 劉華梅.怎樣做好圖書館辦公室主任工作［J］.圖書館建設,1999(3).

［2］ 黃美英.高校圖書館辦公室管理工作探討［J］.黎明職業(yè)大學學報，2008(3).

第7篇：高效辦公方法范文

隨著計算機技術的飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡技術的超速發(fā)展，帶動了信息的廣泛交流甚至導致了信息爆炸，“信息時代”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接受。因此，無論是對于一個國家還是對于一個企事業(yè)單位，如果要在未來的社會中獲得發(fā)展，掌握信息技術已變成一個基本要素。

當前，許多學校計算機的普及率正在不斷的提高，在一定程度上提高了各部門的辦公效率。隨著校園計算機網(wǎng)絡的建立，其日常的業(yè)務、公文管理等信息量不斷膨脹，低效辦公方式與不斷增長的辦公業(yè)務量之間的矛盾日益尖銳，依靠人工手段及時對大量的信息進行收集、整理和分析是難以做到的，只有改革傳統(tǒng)的辦公方式，充分利用先進的辦公技術，逐步實現(xiàn)信息管理現(xiàn)代化，才能提高辦公效率以適應形勢的發(fā)展，為信息的上傳、下達提供極為生動的通信方式。

本文設計的信息管理平臺，主要實現(xiàn)以下功能：1．信息管理2．郵件管理3．學生管理4．教師管理5．會議管理6.通訊錄7.時間提醒等七個模塊。此平臺的搭建能夠為較好的提高高校教學單位日常的行政辦公效率，具有一定的實用性。

關鍵詞：自動化；C/S；辦公自動化；信息管理現(xiàn)代化；辦公效率

3系統(tǒng)設計分析

3.1辦公自動化的概念

辦公自動化(OA:OFFICEAUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企事業(yè)單位的管理和決策提供科學的依據(jù)。一個企事業(yè)單位實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其現(xiàn)代化管理的標準。

雖然諸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

辦公自動化可以和一個企業(yè)的業(yè)務結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務密切關聯(lián)。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領導的管理和決策。

辦公自動化還是一個企業(yè)與整個世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務范圍、產(chǎn)品/服務等信息，從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡聯(lián)接到Internet上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力是非常巨大的。

3.2需求分析

對一個軟件項目而言，在目標確定后，完善的需求分析對軟件開發(fā)的成功是極為重要的。本系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮乃枷雭硗瓿蓪栴}空間和用戶功能需求的“理解”、“表達”和“驗證”工作，以問題空間的對象為主體和線索來把握和描述用戶的功能需求，將屬性和方法作為一個整體來處理。

第8篇：高效辦公方法范文

關鍵詞:管理信息系統(tǒng)；辦公自動化；應用

中圖分類號：TN948.61文獻標識碼：A 文章編號：

1、引言

21世紀是一個高效率、高科技、信息化的時代，辦公自動化是實現(xiàn)辦公高效率的基礎。隨著現(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡技術、計算機技術的飛速發(fā)展，為辦公信息系統(tǒng)的建設提供了非常先進的技術手段。當代經(jīng)濟社會的高速發(fā)展，為能夠全面、準確地反映在信息社會和網(wǎng)絡經(jīng)濟環(huán)境下辦公自動化的時代特征，對管理的網(wǎng)絡化、信息化都提出了新的要求。本文針對如何通過完善管理信息系統(tǒng)，使管理辦公自動化，提高辦公效率。

辦公自動化這一概念的含義是在辦公體系中綜合運用現(xiàn)代電子科學技術和管理理論，融組織、控制、情報、通信、協(xié)同工作為一體，實現(xiàn)辦公信息化，信息采集、傳遞、處理自動化和決策方法科學化。辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業(yè)單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。企業(yè)網(wǎng)上辦公自動化將人從繁瑣、無序、低序、低端的工作中解放出來從事核心事務，整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使管理趨于完善。

2、信息自動化管理

傳統(tǒng)的企業(yè)信息系統(tǒng)通常是基于數(shù)據(jù)庫開發(fā)的一個獨立系統(tǒng),所以對于計算機操作不是很熟悉的新員工來說培訓工作是在所難免的。管理信息系統(tǒng)（Management Information System，簡稱MIS）是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，以企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的，支持企業(yè)的高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)油決策支持系統(tǒng)（DSS）、工業(yè)控制系統(tǒng)（CCS）、辦公自動化系統(tǒng)（OA）以及數(shù)據(jù)庫、模型庫、方法庫、知識庫和與上級機關及外界交換信息的接口組成。

辦公自動化（OA）系統(tǒng)提供信息化手段解決企事業(yè)單位、政府機關繁瑣的日常事務處理所造成的人員成本、辦公成本居高不下而辦事效率低下等問題，實現(xiàn)單位內(nèi)部各個崗位上的工作人員的協(xié)同交流，整合單位內(nèi)、外各類信息系統(tǒng)和信息資源，實現(xiàn)通用日常辦公流程的高效管理，同時用戶通過系統(tǒng)提供的豐富的流程定制工具，可以迅速搭建起面向具體業(yè)務的辦公環(huán)境。派得辦公自動化（OA）系統(tǒng)真正實現(xiàn)了政府及企事業(yè)單位無紙化、無距離遠程協(xié)同辦公的新概念。

OA辦公系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)有ERP、CRM、HR、財務等系統(tǒng)相融合集成。OA辦公系統(tǒng)有五大特性包括：開放性、易用性、健壯性、嚴密性和實用性。只有具備開放性的OA辦公系統(tǒng)，才能與其他信息化平臺進行整合集成，幫助用戶打破信息孤島、應用孤島和資源孤島。如今，大部分組織內(nèi)部人員年齡跨度較大，眾口難調(diào)，只有易用性高的OA辦公系統(tǒng)才能獲得用戶的一致青睞。而OA辦公系統(tǒng)的嚴密性和健壯性是衡量軟件優(yōu)劣的重要指標，也是反映OA軟件廠商實力差距的重要方面。此外，不實用的OA辦公系統(tǒng)，無論看起來功能多豐富，性價比多高，都可能造成與企業(yè)和行業(yè)發(fā)展的不配套，無法達到提升效率的目的。從萬戶OA在諸多用戶中的表現(xiàn)來看，其在開放性、易用性、嚴密性、健壯性和實用性上達到了極致。

3、信息技術與辦公自動化

信息技術是研究信息的獲取、傳輸和處理的技術，由計算機技術、通信技術、微電子技術結(jié)合而成，有時也叫做“現(xiàn)代信息技術”。也就是說信息技術是延長人的思維器官處理信息和決策的功能，利用計算機進行信息處理，利用現(xiàn)代電子通信技術從事信息采集、存儲、加工、利用以及相關產(chǎn)品制造、技術開發(fā)、信息服務的新學科。

辦公自動化，office automation，簡稱oa，是將現(xiàn)代化辦公和網(wǎng)絡聯(lián)系起來，結(jié)合在一起的新型的辦公方式，是當前比較具有生命力的技術，是社會信息化的產(chǎn)物。隨著中國加入WTO及全球經(jīng)濟一體化進程的加快，世界經(jīng)濟已由工業(yè)化經(jīng)濟逐步進入網(wǎng)絡信息化時代。在信息時代來臨之季，各企業(yè)都緊跟時代的腳步，轉(zhuǎn)變著企業(yè)的經(jīng)營模式、管理模式，從傳統(tǒng)的人工管理體制，向信息自動化管理體制過渡。與此同時，企業(yè)的傳統(tǒng)式的辦公管理模式也在逐步向自動化辦公管理模式轉(zhuǎn)變。網(wǎng)絡自動化辦公系統(tǒng)就是在這樣的大背景下應運而生的。

辦公自動化是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術，我國OA經(jīng)過80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品。

4、信息自動化管理在辦公發(fā)展中的應用及特點

對于辦公室及辦公自動化發(fā)展，相信很難有一個準確統(tǒng)一的構(gòu)思和描述，所謂智者見智，仁者見仁。但從信息技術的發(fā)展趨勢所見，本人認為信息技術在辦公自動化的發(fā)展具有以下幾個特點：

4.1辦公的非專業(yè)化

在現(xiàn)在的商務環(huán)境下，一般的事務職員也能熟練處理文件，因此辦公環(huán)境需要設計完善，使普通用戶可以通過輸入數(shù)據(jù)和知識，然后制作出能讀的文件，可以即時檢索，瞬間向全世界傳送。雖然作出的數(shù)據(jù)和知識比專家的質(zhì)量會差，但是數(shù)量卻遠遠多于專家。如今在互聯(lián)網(wǎng)上的內(nèi)容大約有數(shù)千億頁，這樣龐大的信息可以通過檢索高效地選擇。

4.2辦公自動化的內(nèi)涵和外延

從辦公性質(zhì)來看，辦公自動化應定位于數(shù)字化辦公，應該是一信息化建設的基礎。辦公自動化建設的本質(zhì)是提高決策效能為目的，通過辦公自動化，可以優(yōu)化管理組織，提高效率，協(xié)同辦公能力也得到增強。強化決策的一致性。辦公自動化基礎是對管理的理解和對信息的積累，技術只是一種手段，必須熟悉業(yè)務，對管理有深刻的理解，才會發(fā)揮辦公自動化的作用。當然辦公自動化離不開軟件，硬件只是一個壞境保障，數(shù)字化辦公在保障安全性的前提下，進行共享信息。 我國的網(wǎng)絡工程建設逐步完善，對辦公自動化起了一定推動作用。

4.3無限的無線辦公場所

隨著像Wi-Fi等無線技術的發(fā)展，基于網(wǎng)絡的通訊方式迅速在工作領域興起，這些通過手機、筆記本電腦等實現(xiàn)的通訊方式包括電子郵件、即時通訊、視頻會議等應用得到了一次技術性的飛躍。封閉辦公室的概念已經(jīng)不復存在，人們可以在大廳、咖啡館、機場、賓館甚至于車上隨時辦公。

4.4視頻技術的大量應用

未來辦公室的另一大進化是大量視頻技術的利用，視頻的感性表現(xiàn)力大，所以在重要場合中被使用，隨著視頻技術和壓縮技術的發(fā)展，諸如視頻會議等得到大力推廣。在微軟總部舉行的未來辦公用品展上推廣之一就是通過攝像頭全方地看到與會者參加會議的情況，甚至還可以看到每一位發(fā)言人的面部表情，并進行互動式的討論。

5、結(jié)語

一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。OA從最初的以大規(guī)模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段，發(fā)展到今天的以運用網(wǎng)絡和計算機為標志的現(xiàn)階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

隨著信息技術的快速發(fā)展，讓我們看到了未來辦公室的發(fā)展方向。我們相信，未來的辦公室能以人為本地不斷進化，靈活地組織，能夠?qū)崿F(xiàn)更快的決策。同時，這種全新的辦公室將會提供我們更為順暢的工作環(huán)境，創(chuàng)造有個性而且多樣化的工作方式。

參考文獻：

[1] 辦公自動化概論[M]北京清華大學出版社，2004 8

[2] 辦公自動化技術與設備[M]西安西安電子科技大學出版，2006 4

第9篇：高效辦公方法范文

1．問題的提出

隨著計算機及網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應用在全球范圍內(nèi)日益普及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統(tǒng)的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢，加快了信息化的步伐，建立了高質(zhì)量、高效率的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強了競爭力。與此同時，越來越多的中小企業(yè)為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，正打算或正在建立符合企業(yè)特色的辦公自動化信息系統(tǒng)。但是，這些中小企業(yè)由于自身信息化基礎比較薄弱，計算機軟、硬件配置較差，而且員工的素質(zhì)也參差不齊，同時，其經(jīng)濟實力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進行大量投資建設信息系統(tǒng)。那么，中小企業(yè)應如何建設辦公自動化信息系統(tǒng)？本文以采用一種結(jié)合C/S和Web的方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)為例討論辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。

2.用戶需求分析

辦公自動化系統(tǒng)的建立，需要進行用戶需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標，這是系統(tǒng)建設的重要環(huán)節(jié)。

中小企業(yè)需要規(guī)模相對較小，但其在功能上對系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實現(xiàn)諸如請假申請、物品申領審批過程；員工管理個人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務方面的業(yè)務管理功能。即完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。

在軟、硬件方面對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)信息化水平比較低，軟硬件配置較差；而且資金實力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低，對軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學會使用應用系統(tǒng)。

在開發(fā)方式上對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)的經(jīng)濟實力有限，應著重考慮投入/產(chǎn)出比問題。一般商業(yè)軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎語言開始開發(fā)成本高、周期長，更不現(xiàn)實；因此利用現(xiàn)有軟件進行改進，即二次開發(fā)，通過對幾個商業(yè)化軟件功能進行修改、增刪和開發(fā)來實現(xiàn)中小企業(yè)建立具有自身個性的辦公自動化系統(tǒng)。即通過系統(tǒng)集成的方法來將各個功能集成為一個整體發(fā)揮作用。即通過兩次開發(fā)的方式來實現(xiàn)降低成本、節(jié)約開支、提高效率。

3.系統(tǒng)設計

3.1系統(tǒng)基本目標

3.1.1實現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化

絕大多數(shù)中小企業(yè)由于辦公自動化起步較慢，大多數(shù)還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機和MSOffice系列應用軟件來提高個人辦公效率，沒有從根本上改變過去復雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠沒有實現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，中小企業(yè)建立辦公自動化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作；同時又能實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)；從而提高效率，增強企業(yè)的競爭力，使企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中取勝、不斷發(fā)展壯大。

3.1.2管理多種數(shù)據(jù)類型

中小企業(yè)規(guī)模較小，但其辦公自動化信息系統(tǒng)所包括的范圍應該是整個日常辦公和部分企業(yè)業(yè)務。因此，其數(shù)據(jù)量相對大企業(yè)、大公司雖然比較少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，有些中小企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)涉及大量的圖形數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)既有規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)又有不規(guī)范的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，中小企業(yè)辦公自動化信息系統(tǒng)就是要科學地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的"無縫"聯(lián)接，保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。

3.1.3系統(tǒng)設計的先進性

辦公自動化系統(tǒng)應在開發(fā)出來時在技術上應具有一定的先進性，代表當時辦公自動化信息系統(tǒng)的先進水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時間內(nèi)，不會因技術的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠跟隨著逐步的升級而保持整個系統(tǒng)的先進性。同時要求系統(tǒng)對計算機硬件要求不能太高，運行速度要快。因為中小企業(yè)從經(jīng)濟實力上無法大量投資去購置高檔硬件、軟件，短時間內(nèi)對系統(tǒng)進行全面升級；另外，大多數(shù)中小企業(yè)經(jīng)營規(guī)模經(jīng)常變化、人員經(jīng)常流動。系統(tǒng)應能夠適應企業(yè)的不斷變化，應具有可擴展性、易升級性和開放性。

3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設計

在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)中，基于Web技術的開發(fā)方式正以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級、系統(tǒng)開發(fā)時間較短，成本較低越來越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c。而這正是基于C/S結(jié)構(gòu)的開發(fā)方式的優(yōu)點所在。

本實例以某一地產(chǎn)策劃公司自動化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有二個方面的內(nèi)容：一是日常事務管理；二是業(yè)務事務管理，針對公司核心業(yè)務是地產(chǎn)策劃，以項目為單位進行運作。而在業(yè)務事務中要涉及大量圖形數(shù)據(jù)（如地形圖和規(guī)劃圖等）。因此本系統(tǒng)開發(fā)采用一種結(jié)合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠程通訊的業(yè)務，而C/S結(jié)構(gòu)可以在局域網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務數(shù)據(jù)(如圖形數(shù)據(jù))傳輸。

服務器以WindowsNT為操作系統(tǒng)，Oracle、SQLServer或MSAccess為數(shù)據(jù)庫，Exchange作為郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實現(xiàn)Web。

客戶端以Windows98/95為平臺，用Outlook進行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進行網(wǎng)頁瀏覽，MSProject進行項目規(guī)劃，Word進行文檔編輯，AutoCAD進行地圖編輯瀏覽。

首先，確定以Exchange為基礎建立C/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡，并輔以IIS。客戶機上采用Outlook為基礎平臺軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網(wǎng)頁瀏覽窗口實現(xiàn)了二者的無縫聯(lián)接。然后在Outlook基礎上對其它程序進行控制，并構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的流通橋梁；最后各部分數(shù)據(jù)盡量存儲在數(shù)據(jù)庫中，用數(shù)據(jù)庫對各種類型數(shù)據(jù)實現(xiàn)進一步集成。如圖1：

圖1系統(tǒng)集成結(jié)構(gòu)圖

圖1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

①通過VBA6利用OLE、API等技術對客戶端多個應用程序進行集成形成自己的系統(tǒng)；

②Outlook通過瀏覽窗口訪問WebServer并通過它訪問數(shù)據(jù)庫；

③Outlook通過ExchangeServer進行郵件發(fā)送和接收；

④Word訪問數(shù)據(jù)庫中的文檔；

⑤MSProject通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享；

⑥AutoCAD訪問共享圖形數(shù)據(jù)。

3.3系統(tǒng)功能設計

中小企業(yè)雖然員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時還包括部分業(yè)務辦公功能。

本實例在充分進行用戶需求分析的基礎上把系統(tǒng)劃分為八個子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業(yè)務事務則為項目管理，另外還包括系統(tǒng)維護。如圖2：

圖2

.行政管理功能。公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用餐管理、傳真管理、復印管理，用車管理等。

.人事管理功能。公司人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動管理、晉升管理、培訓管理，客戶信息管理等。

.文檔管理功能。包括各種檔案管理、各種業(yè)務信息管理和圖書管理等。

.工作管理功能。包括員工個人日志、個人工作報表和員工考核等。

.電子郵箱功能。包括收發(fā)企業(yè)內(nèi)部電子郵件等。

.公告板功能。企業(yè)內(nèi)部的論壇和通知等。

.項目管理功能。與公司業(yè)務相關的功能。包括項目小組成員選擇，項目情況查詢和項目成果監(jiān)控等。

.系統(tǒng)維護功能。包括用戶基本信息維護、權限管理和重要數(shù)據(jù)的安全性的維護。

由于本系統(tǒng)是采用Web和C/S相結(jié)合方式開發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經(jīng)理；客戶信息管理功能則只提供給人事經(jīng)理和總經(jīng)理；而項目管理功能則提供給經(jīng)常參與項目運作的項目小組成員，而行政經(jīng)理和人事經(jīng)理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權操作。正好適應了中小企業(yè)員工流動性大、員工的職位變化快的特點。

本系統(tǒng)在有30多名員工的該地產(chǎn)策劃公司運行良好，使公司的運作完全規(guī)范化和制度化。簡潔明了的登錄界面增強了系統(tǒng)的安全性；特別是行政管理子系統(tǒng)中的用餐管理、考勤管理和用車管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系統(tǒng)的個人日志、工作報表和員工考核功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領導對員工進行全面而準確的考核；項目管理子系統(tǒng)則對企業(yè)核心業(yè)務是以項目以單位的地產(chǎn)策劃進行了規(guī)范化管理；而特色功能內(nèi)部電子郵件功能和公告板功能增進了員工之間的交流與合作，活躍了企業(yè)的文化氛圍。

5.結(jié)束語

本文通過一個采用Web技術和C/S結(jié)合方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)實例分析了中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。采用這種方式既發(fā)揮了Web技術的優(yōu)勢，使信息流轉(zhuǎn)、信息、查詢和維護更加方便；系統(tǒng)的功能擴展和規(guī)模擴展更加便利；系統(tǒng)開發(fā)速度更快、開發(fā)成本更低；又發(fā)揮了C／S結(jié)構(gòu)有利于大數(shù)據(jù)量（如圖形數(shù)據(jù)）的傳輸?shù)膬?yōu)點。這種開發(fā)方式更加貼近中小企業(yè)的實際需求，也符合中小企業(yè)的實際情況。既滿足中小企業(yè)對日常辦公的需要，又滿足其對業(yè)務辦公的部分需求。另外，采用這種開發(fā)方式充分考慮了投入／產(chǎn)出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開發(fā)方式開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)具有良好的擴充升級功能，能夠適應企業(yè)未來發(fā)展的需要。

參考資料

(1)鄺孔武、王曉敏編著，信息系統(tǒng)分析與設計,北京：清華大學出版社，1999