檔案管理基本流程精選(九篇)

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第1篇：檔案管理基本流程范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還

中圖分類號(hào)：TP393

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2017）10-0064-02

1.概述

文書(shū)是目前辦公室中一個(gè)非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過(guò)程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開(kāi)展，文書(shū)工作的職責(zé)也隨之變大，對(duì)于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書(shū)檔案管理工作也成為文書(shū)工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書(shū)類型越來(lái)越多，版本的文書(shū)數(shù)量也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的文書(shū)工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時(shí)代的需求，很難滿足當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展下人們對(duì)各種文書(shū)檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動(dòng)的文書(shū)檔案管理辦法來(lái)推動(dòng)并加快文書(shū)工作。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)加快文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)專門(mén)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)來(lái)加快各個(gè)企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書(shū)檔案管理自動(dòng)化，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位辦公效率來(lái)說(shuō)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的作用

就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書(shū)工作以及文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，開(kāi)展科學(xué)系統(tǒng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書(shū)檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。

第一，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書(shū)檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書(shū)檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門(mén)對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書(shū)檔案管理更加雜亂無(wú)章。通過(guò)開(kāi)發(fā)專門(mén)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過(guò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書(shū)管理人員按照界面的操作來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書(shū)檔案管理障礙。

第二，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)解決了文書(shū)職位與檔案管理上的工作銜接問(wèn)題。在日常的文書(shū)檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書(shū)與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來(lái)提升文書(shū)檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書(shū)職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問(wèn)題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書(shū)與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書(shū)并沒(méi)有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書(shū)檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書(shū)角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書(shū)對(duì)檔案管理的作用。

第三，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)通過(guò)科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書(shū)工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒(méi)有設(shè)定專門(mén)的管理崗位來(lái)實(shí)施對(duì)文書(shū)檔案的管理，對(duì)于一般性的文書(shū)檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書(shū)檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書(shū)檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3.文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來(lái)開(kāi)展，而實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開(kāi)發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作。

首先，文書(shū)檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門(mén)進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書(shū)檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書(shū)檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見(jiàn)的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過(guò)添加掃描錄入接口來(lái)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來(lái)允許文書(shū)人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。

其次，文書(shū)檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系y要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書(shū)檔案的管理工作。

基于上述考慮，在設(shè)計(jì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來(lái)實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。

如圖1所示，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)包括文書(shū)檔案管理、文書(shū)檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。

3.1文書(shū)檔案管理模塊

文書(shū)檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書(shū)檔案管理功能，通過(guò)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作。

1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。

2）檔案掃描錄人：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過(guò)高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過(guò)第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。

3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書(shū)檔案工作的開(kāi)展。

4）案卷著錄：主要是文書(shū)檔案的歸類，通過(guò)創(chuàng)建案卷來(lái)將文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書(shū)檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。

5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書(shū)檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。

6）檔案變更：主要是對(duì)文書(shū)檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書(shū)工作需求。

7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過(guò)年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。

3.2文書(shū)檔案借閱與歸還

文書(shū)檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。

1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書(shū)檔案進(jìn)行查詢，通過(guò)全部查詢的功能或者輸入某些條件來(lái)將自己需要的文書(shū)檔案查詢出來(lái)，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。

2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書(shū)檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。

3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書(shū)人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書(shū)檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書(shū)檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。

在此，對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過(guò)幾種狀態(tài)的變更來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書(shū)管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書(shū)、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書(shū)人員的文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。

3.4系統(tǒng)設(shè)定

系統(tǒng)設(shè)定主要是對(duì)借閱人的管理以及文檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。

第2篇：檔案管理基本流程范文

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”；醫(yī)院；檔案管理；特點(diǎn)：?jiǎn)栴}；對(duì)策

1“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)

1.1便捷化查找檔案

在“互聯(lián)網(wǎng)+”體系下建立檔案管理工作流程，主要是借助計(jì)算機(jī)科學(xué)信息技術(shù)，將零散的信息進(jìn)行整合處理，形成電子檔案文件，其中涉及醫(yī)務(wù)信息、護(hù)理信息、網(wǎng)絡(luò)信息以及人事信息等[1]。借助數(shù)字化檔案能在醫(yī)院各個(gè)科室之間建立資源數(shù)據(jù)共享的管理體系，有效整合并建構(gòu)搜索引擎，維護(hù)檔案資料的應(yīng)用效率。

1.2全面收集檔案

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院檔案管理要對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)、行政工作中的文件、影像等資料信息進(jìn)行集中收集。在醫(yī)院檔案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分關(guān)鍵，是提升檔案使用價(jià)值的根本，能在節(jié)約存儲(chǔ)空間的基礎(chǔ)上，確保信息處理和甄別工作更加有效。需要注意的是，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院利用計(jì)算機(jī)科學(xué)信息技術(shù)就能對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，維護(hù)其全面性、流動(dòng)性以及機(jī)密性，也為及時(shí)優(yōu)化信息記錄和信息管控效率奠定基礎(chǔ)。也就是說(shuō)，借助電子化信息處理工作能夠在節(jié)約人力資源成本的同時(shí)，確保信息的全面性。

1.3管理服務(wù)的多元化

借助“互聯(lián)網(wǎng)+”模式能有效建立全過(guò)程化信息收集機(jī)制，在查找檔案信息的同時(shí)，確保能提高檔案工作的服務(wù)職能和應(yīng)用綜合價(jià)值[2]。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)管理體系構(gòu)建信息處理平臺(tái)，確保信息收集、信息歸納以及分類工作的完整性，也為資料存儲(chǔ)和檔案管控提供保障，有效借助信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)線上線下資源共享管理，為充分提高檔案資源價(jià)值性奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

盡管醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理工作的重要性，但是在具體執(zhí)行體系建立的過(guò)程中依舊存在一些亟待解決的問(wèn)題，需要引起相關(guān)部門(mén)的高度關(guān)注[3]。第一，檔案管理理念的滯后性。信息技術(shù)在不斷發(fā)展，但是，由于醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作人員依舊存在觀念落后的問(wèn)題，所以還存在利用傳統(tǒng)方式和理念進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)象，管理工作沒(méi)有得到改善，就算是將檔案信息收錄在電腦中，也僅僅只是更換了數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)位置，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理和電子信息庫(kù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)依舊無(wú)法發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值，也不能對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的全面優(yōu)化提供保障。第二，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)用完整度缺失，在醫(yī)院內(nèi)應(yīng)用電子化產(chǎn)品對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備資源有著較高的要求，但是，因?yàn)槎鄶?shù)醫(yī)院更加關(guān)注醫(yī)療業(yè)務(wù)，往往對(duì)檔案管理工作較為忽視，就會(huì)造成自身管理模式不能完全順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的問(wèn)題出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置不足、存儲(chǔ)功能欠缺、分析合理性不足、醫(yī)院信息檔案提取滯后等現(xiàn)象較為明顯，使得醫(yī)院人員管理和檔案管控工作效率難以得到有效提升，都會(huì)對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展造成制約。第三，管理人員綜合素質(zhì)較低。在醫(yī)院檔案管理部門(mén)，多數(shù)工作人員的年齡較高，對(duì)于新技術(shù)和信息處理操作流程的認(rèn)知度不足，加之自身專業(yè)能力和理論水平受到限制，就會(huì)出現(xiàn)實(shí)踐操作較差的問(wèn)題。“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案管理專業(yè)化人才數(shù)量不足，技術(shù)水平和操作體系不能滿足實(shí)際需求，就會(huì)導(dǎo)致發(fā)展模式落實(shí)不到位。另外，因?yàn)闄n案管理工作人員的綜合素質(zhì)較低，創(chuàng)新意識(shí)不足，就造成患者檔案管理和醫(yī)生檔案管控體系不能發(fā)揮其時(shí)效性，間接造成了“看病難”“看病貴”等醫(yī)療問(wèn)題[4]。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理的路徑

3.1優(yōu)化管理意識(shí)

在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理觀念滯后是較為關(guān)鍵的問(wèn)題，需要引起醫(yī)院管理層的高度關(guān)注，管理層要在集中優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)體系的基礎(chǔ)上，對(duì)醫(yī)院自身檔案管理工作給予一定的重視，確保能推動(dòng)醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新水平[5]。第一，領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理體系對(duì)于醫(yī)院全面化管理的重要性，從而建立常態(tài)化管理監(jiān)督機(jī)制，確保檔案管理工作能被納入到日常工作體系中，一定程度上制定檔案管理的常態(tài)化運(yùn)維機(jī)制。第二，相關(guān)人員要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo)制定檔案管理規(guī)章制度，并且定期開(kāi)展相應(yīng)的督查工作，有效在檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，提高檔案管理工作的常態(tài)化水平。針對(duì)整改流程要進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督和管理，保證監(jiān)管流程更加貼合醫(yī)院的發(fā)展需求。第三，醫(yī)院要組織內(nèi)部檔案管理人員參與常規(guī)化培訓(xùn)，不僅要提升其檔案管理專業(yè)知識(shí)，也要優(yōu)化其崗位意識(shí)，合理性明確檔案管理部門(mén)中各個(gè)管理人員、科室部門(mén)的職責(zé)和任務(wù)。最重要的是，要確保管理人員能對(duì)相關(guān)檔案法律知識(shí)予以了解，利用定期考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制提高其工作積極性，形成良好的管理氛圍。第四，在信息化管理工作體系建立的過(guò)程中，檔案管理體系要將人員培訓(xùn)項(xiàng)目、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備購(gòu)置項(xiàng)目和信息安全防護(hù)項(xiàng)目等進(jìn)行聯(lián)合管理，建構(gòu)一體化監(jiān)督管理體系，維護(hù)管控流程的完整性[6]。與此同時(shí)，醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要將其納入到醫(yī)院基礎(chǔ)性預(yù)算體系內(nèi)，確保能從根本上提升管理工作的節(jié)本水平和工作效率，維護(hù)管理流程的合理性。

3.2完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施

為了順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的管理趨勢(shì)，醫(yī)院要整合網(wǎng)絡(luò)設(shè)施管控工作流程，積極建立健全統(tǒng)籌性較好的監(jiān)督機(jī)制，確保能依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開(kāi)展具體的工作，從而有效了解工作的進(jìn)度和實(shí)踐要求[7]。一方面，醫(yī)院要加大管理力度和資金投入力度，確保能建立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的專項(xiàng)部門(mén)，及時(shí)進(jìn)行設(shè)備設(shè)施的引進(jìn)和改善，對(duì)一些陳舊的設(shè)備予以及時(shí)更換，以保證檔案數(shù)字化管理工作的完整程度貼合實(shí)際需求。另一方面，臨時(shí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視程度，確保能結(jié)合醫(yī)院實(shí)際需求進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)施架構(gòu)體系的處理，落實(shí)具體的實(shí)施方案，維護(hù)設(shè)計(jì)檔案信息管理工作的流程。并且，要聘請(qǐng)或者是培養(yǎng)專業(yè)工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件設(shè)施等進(jìn)行應(yīng)用性管理和創(chuàng)新性升級(jí)改革，從而順應(yīng)時(shí)展要求，提高醫(yī)院檔案管理工作的基本水平[8]。

3.3優(yōu)化管理水平

對(duì)于醫(yī)院檔案管理項(xiàng)目而言，管理人員的綜合素質(zhì)和管理機(jī)制較為關(guān)鍵，也就是說(shuō)，醫(yī)院檔案管理體系和信息資源結(jié)構(gòu)受到限制，只有及時(shí)更新要求才能有效提升管理工作的基本效率。因此，醫(yī)院要在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下積極建構(gòu)資源為本、依法治檔的管理準(zhǔn)則，確保能向患者和醫(yī)生提供有價(jià)值且具有實(shí)時(shí)更新優(yōu)勢(shì)的檔案，維護(hù)醫(yī)療服務(wù)需求[9]。在醫(yī)院檔案中，檔案資源和信息資源較多，要建立健全互聯(lián)網(wǎng)+檔案的管控平臺(tái)，確保管理流程和管理效果能滿足實(shí)際需求，也為信息檔案共享體系和遠(yuǎn)程體系維護(hù)提供保障，為提高服務(wù)工作的實(shí)時(shí)性和便捷化程度奠定基礎(chǔ)[10]。醫(yī)院檔案管理工作要將提高服務(wù)水平作為管理根本，借助信息系統(tǒng)技術(shù)建設(shè)醫(yī)院檔案控制平臺(tái)體系，為患者設(shè)置專門(mén)的檔案“身份證”，一定程度上將信息化記錄和常規(guī)化健康管理結(jié)合在一起，保證就醫(yī)診斷單元、體檢過(guò)程以及轉(zhuǎn)診等基礎(chǔ)信息都能得到及時(shí)的收錄和處理，維護(hù)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理的整體效果[11]。例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理控制工作中，從架構(gòu)體系層面對(duì)其進(jìn)行分析，要將患者電子健康檔案作為基礎(chǔ)，一方面整合醫(yī)院科室信息，另一方面對(duì)信息進(jìn)行收集和整理，從而形成健康體檢信息、電子病歷信息、婦保信息、計(jì)劃免疫信息以及藥品管理信息等模塊，從而保證電子檔案的完整性，也為后續(xù)提供良好的醫(yī)療服務(wù)奠定基礎(chǔ)。若是從檔案實(shí)際操作的層面進(jìn)行分析，則要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)患者信息、醫(yī)生信息等進(jìn)行檔案平臺(tái)的監(jiān)督和處理，對(duì)醫(yī)療記錄予以有效管理，確保能解決看病難的問(wèn)題[12-13]。

第3篇：檔案管理基本流程范文

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)檔案 數(shù)字化管理

1 我國(guó)社保檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 參保人數(shù)激增。以2010年末為例，全國(guó)參加城鎮(zhèn)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的人數(shù)為25707萬(wàn)人，比2009年末增加了2157萬(wàn)人。其中，農(nóng)民工參保人數(shù)為3284萬(wàn)人，比上年末增加了637萬(wàn)人。參保人數(shù)的迅速增長(zhǎng)，必然導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案的迅速增長(zhǎng)，這也就對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案高效科學(xué)規(guī)范的管理提出了更高的要求。

1.2 社會(huì)保險(xiǎn)改革不斷深化。近年來(lái)，為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)制度頻繁改革。如2010年，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)實(shí)現(xiàn)跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)，2011年，企業(yè)繳納險(xiǎn)種在養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，新增了工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革為社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造了更為廣闊的空間，提供了難得的機(jī)遇。

1.3 社保檔案管理機(jī)構(gòu)分散。具體而言：養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等基本保障檔案由社保中心負(fù)責(zé)管理；社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、低保等由民政局負(fù)責(zé)管理；個(gè)人商業(yè)保險(xiǎn)由商業(yè)保險(xiǎn)公司負(fù)責(zé)管理。管理機(jī)構(gòu)的分散，既造成了政出多門(mén)、資源浪費(fèi)的局面，又為社保檔案的管理使用造成了諸多不便，同時(shí)還使得整個(gè)社保體系出現(xiàn)了許多漏洞。于是，就有人開(kāi)始利用這些漏洞來(lái)謀求個(gè)人私利，“社保”人死亡而保險(xiǎn)金照領(lǐng)等現(xiàn)象的頻繁發(fā)生也就不足為奇了。

1.4 社保檔案管理工作的考核指標(biāo)不健全。社保檔案數(shù)量巨大，管理工作繁瑣，而目前我國(guó)既無(wú)統(tǒng)一的管理辦法和操作流程又無(wú)硬性的考核指標(biāo)，使得負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員無(wú)所適從，也使得許多工作人員放松了要求，工作標(biāo)準(zhǔn)低，管理不規(guī)范。同時(shí)，負(fù)責(zé)社保檔案管理的各個(gè)部門(mén)各行其是，各自分別構(gòu)建管理系統(tǒng)，各管理系統(tǒng)采用的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)不統(tǒng)一，使得社保基本信息無(wú)法共用，只能采用共享或交換的形式。這也為社保檔案的統(tǒng)一管理使用設(shè)置了人為障礙。

1.5 社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率不高。當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及，人們已經(jīng)習(xí)慣于足不出戶在網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理體系手續(xù)復(fù)雜冗繁、辦理效率低下，人們對(duì)簡(jiǎn)化申報(bào)手續(xù)、提供便捷高效的網(wǎng)上申報(bào)社保業(yè)務(wù)的呼聲越來(lái)越高。因此，在確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完全的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)化申報(bào)手續(xù)，豐富申報(bào)途徑，提升經(jīng)辦效率，已刻不容緩。

2 我國(guó)社保檔案管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題

2.1 管理體制不規(guī)范。目前，我國(guó)社保檔案管理工作還沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，管理機(jī)構(gòu)不健全，專職人員配額少，歸檔范圍不明確，管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范等諸多問(wèn)題，已經(jīng)嚴(yán)重影響了我國(guó)社保檔案的管理質(zhì)量。

2.2 存檔場(chǎng)所隱患多。受辦公場(chǎng)地和經(jīng)費(fèi)等問(wèn)題的限制，許多地區(qū)的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒(méi)有固定的檔案存放場(chǎng)所或存放場(chǎng)所條件簡(jiǎn)陋，社保檔案存在諸多潛在的不安全因素。

2.3 管理標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)。當(dāng)前執(zhí)行的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》是1992年制定的，其諸多規(guī)定如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要。在新的統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)尚未制訂的情況下，各地只能各行其是制訂地方標(biāo)準(zhǔn)，以致社保檔案的管理方法在各地截然不同，不同專業(yè)類別的管理規(guī)范也是千差萬(wàn)別。

3 社保檔案管理工作的發(fā)展方向

3.1 全面推行數(shù)字化檔案管理體系。在傳統(tǒng)的社保申報(bào)辦理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，既不便保存，又浪費(fèi)空間，查詢起來(lái)也繁瑣。如果將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，既節(jié)約資源、利于保存、方便查詢，又能極大的提高經(jīng)辦效率。

3.2 對(duì)社保檔案進(jìn)行分類管理。根據(jù)不同門(mén)類的社保檔案，遵循文件的形成規(guī)律，按照各自的形成類型、存檔價(jià)值等，分別確定各自的歸檔管理方法，實(shí)行分類管理，既方便儲(chǔ)存、利于查詢，又可有效防止檔案的丟失與缺漏。

3.3 統(tǒng)一社保管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。建立全國(guó)統(tǒng)一的社保檔案管理體系，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化社保檔案的監(jiān)控和管理，提高社保信息的安全性，建立全國(guó)統(tǒng)一的社保信息網(wǎng)絡(luò)查詢接口，既可方便公民查詢個(gè)人社保信息，又可提高社保及檔案管理工作的透明度，這對(duì)于推進(jìn)社保事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和完善是大有裨益的。

3.4 規(guī)范社保檔案管理機(jī)構(gòu)。如設(shè)立全國(guó)社保檔案管理中心，擬訂社保檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度、操作流程、改革規(guī)劃等，統(tǒng)一社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)束社保檔案管理在各地各行其是、管理混亂的局面。同時(shí)，在各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的增加和更新，并定期送交全國(guó)社保檔案管理中心統(tǒng)一保管。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳倩倩.高校圖書(shū)館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理新探[J].價(jià)值工程，2012（22）.

第4篇：檔案管理基本流程范文

從水利工程管理單位檔案管理的流程來(lái)看，水利工程技術(shù)檔案一般分為收集、整理和歸檔，水利工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程對(duì)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)廣泛運(yùn)用，更多的技術(shù)文件從項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃表、項(xiàng)目開(kāi)工審批、項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目決算、項(xiàng)目歸檔等都直接在電腦上操作，無(wú)紙化辦公出現(xiàn)的電子文件、圖像文件、圖形文件等，傳統(tǒng)的水利技術(shù)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足當(dāng)前形勢(shì)的需求，對(duì)工程技術(shù)檔案的管理提出了更高的要求。

目前，水利工程技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀是：

（一）技術(shù)紙質(zhì)檔案完善。從江蘇省水利工程管理單位檔案管理的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，水利工程技術(shù)紙質(zhì)檔案比較完善，這得益于工程基本建設(shè)程序的規(guī)范化程度，工程竣工驗(yàn)收必須先驗(yàn)收工程技術(shù)檔案，使得工程技術(shù)檔案的齊全、完整。

（二）信息化管理起步。現(xiàn)在江蘇省的水利工程管理單位檔案管理普遍使用了檔案管理系統(tǒng)，一般是由江蘇省檔案局或是地級(jí)市檔案局開(kāi)發(fā)的兩種，其中也有技術(shù)檔案管理的相關(guān)應(yīng)用。

（三）信息化建設(shè)意識(shí)初具。由于檔案紙質(zhì)件的完善和信息化管理軟件的完善，現(xiàn)在水利工程管理單位所聘用的檔案管理人員都以高學(xué)歷、精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用的年輕人為主，已經(jīng)初步具備一些檔案信息化建設(shè)的意識(shí)。

二、水利工程技術(shù)檔案信息化管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題

目前，水利工程內(nèi)部技術(shù)檔案信息化建設(shè)開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案信息的存放、檢索，增加了檔案利用的查找效率和準(zhǔn)確度，但是依然出現(xiàn)了一些需要解決的問(wèn)題：

（一）水利檔案管理信息化管理意識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)期以來(lái)，水利工程建設(shè)、管理部門(mén)一直比較注重工程技術(shù)紙質(zhì)檔案的管理，而在新形勢(shì)下，對(duì)技術(shù)檔案信息化管理工作從未進(jìn)行過(guò)專門(mén)、系統(tǒng)研究，無(wú)論從檔案形成的流程，還是從檔案信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，都缺乏最基本信息化管理意識(shí)。

（二）水利檔案管理信息化流程不完整。當(dāng)前，水利技術(shù)檔案管理信息化管理的流程都不完善，一方面，水利技術(shù)檔案形成的環(huán)節(jié)只是部分實(shí)現(xiàn)了信息化，而不是整個(gè)流程；另一方面，水利技術(shù)檔案的資料只是個(gè)別實(shí)現(xiàn)了信息化，而不是全部資料，這造成檔案信息化整個(gè)流程的不完整。

（三）檔案信息化系統(tǒng)兼容性不高。水利工程技術(shù)檔案的內(nèi)容涵蓋了工程研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、審查、施工、竣工驗(yàn)收、備案、監(jiān)理等各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及的專業(yè)、部門(mén)眾多，這造成每個(gè)專業(yè)、每個(gè)部門(mén)所采用的軟件和系統(tǒng)都不一樣，檔案信息化系統(tǒng)難以兼容這么多的軟件形成的資料，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）檔案信息化管理應(yīng)用不多。雖然當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)中涵蓋了部分技術(shù)檔案管理功能，但是由于技術(shù)檔案管理功能的單一和應(yīng)用不便，還僅能提供簡(jiǎn)單檢索和查找，在技術(shù)檔案的調(diào)檔和圖紙查閱中，還不能提供完整的資料信息，這也造成技術(shù)檔案應(yīng)用時(shí)往往還是查找紙質(zhì)圖紙和技術(shù)資料。

三、水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)完善的幾點(diǎn)建議

技術(shù)檔案信息化建設(shè)的主要作用在于：確定技術(shù)檔案信息化管理的規(guī)則、開(kāi)發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件，注重電子文件檔案的管理，確保電子文件、電子檔案的完整、齊備、規(guī)范，有效利用區(qū)域網(wǎng)絡(luò)和全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

（一）水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化要以檔案行業(yè)管理部門(mén)為主，推動(dòng)水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)化建設(shè)，在深入調(diào)研可研、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、驗(yàn)收、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理等每個(gè)部門(mén)的軟件應(yīng)用情況，從檔案管理和應(yīng)用便捷、高效的角度出發(fā)，對(duì)檔案管理軟件特別是水利工程技術(shù)檔案的形成、整理、存檔、查閱、應(yīng)用等功能進(jìn)行系統(tǒng)化整合，促進(jìn)整個(gè)流程的系統(tǒng)化。

第5篇：檔案管理基本流程范文

一、電子檔案管理在銀行檔案管理中存在的問(wèn)題

根據(jù)分析與調(diào)查，因?yàn)槭艿较嚓P(guān)因素的影響，銀行檔案保管的期限劃分與自身的特點(diǎn)存在問(wèn)題，兩者并不匹配，導(dǎo)致不合理保管?樂(lè)亍F渲性諳喙匚南字斜礱鰨?有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)，掛失登記以及補(bǔ)發(fā)憑單收據(jù)等均需要永久保管，但是很多情況下，有權(quán)機(jī)關(guān)的查詢書(shū)并沒(méi)有與財(cái)務(wù)處理相互掛鉤，僅僅只能將其作為銀行履行查詢業(yè)務(wù)的物件或者證據(jù)，所以從銀行的實(shí)際情況分析是不具備長(zhǎng)期保存價(jià)值的。另掛失登記或者單據(jù)補(bǔ)發(fā)憑證屬于會(huì)計(jì)憑證，其保管的時(shí)間為15年，所以無(wú)法做到永久保管；貸款或者存款的開(kāi)銷戶記錄以及申請(qǐng)表，按照相關(guān)規(guī)定要求，則需要裝訂流轉(zhuǎn)，尤其在保管期限上存在雙重標(biāo)準(zhǔn)，所謂，在此發(fā)展背景下，為進(jìn)一步緩解其矛盾，銀行會(huì)采取傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相互結(jié)合的方式，雖然可以保障檔案內(nèi)容的有效性，但是在一定程度上卻為銀行人員增加了工作量。

二、電子檔案管理在銀行檔案管理應(yīng)用

（一）可降低銀行檔案管理的強(qiáng)度

從銀行檔案管理全局出發(fā)可以清楚的認(rèn)識(shí)到電子檔案管理在與傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)比中，不僅可以減少書(shū)面書(shū)寫(xiě)，減少錯(cuò)誤量，并且還可緩解存儲(chǔ)分類的難度，所以在保管方面具有非常大的優(yōu)勢(shì)，尤其在無(wú)關(guān)檔案銷毀方面優(yōu)勢(shì)更加明顯。從另外一個(gè)角度分析，為保證檔案查閱的方便性，會(huì)計(jì)檔案往往會(huì)依據(jù)業(yè)務(wù)類型加以整理與存放，但是因?yàn)楣芾眢w制不同，所以容易造成混亂，所以說(shuō)混裝修訂雖然可以提高了檔案的保存年限，但是卻無(wú)法提高保存質(zhì)量。

（二）符合會(huì)計(jì)電算化的要求

電算化是時(shí)展的一個(gè)趨勢(shì)，但是從當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)分析電子檔案在電算化背景下應(yīng)用受到限制。因?yàn)槭艿蕉嗄旯ぷ鞯挠绊?，銀行工作過(guò)分關(guān)注紙質(zhì)檔案，采取電子檔案管理明顯存在缺陷，諸多工作人員不適應(yīng)，還有部分銀行在發(fā)展過(guò)程中沒(méi)有嚴(yán)格按照實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行規(guī)定與要求，僅僅在某一部分實(shí)施電子檔案管理，這種情況下電子檔案無(wú)法真正發(fā)揮其自身的作用與價(jià)值，無(wú)法擴(kuò)大自身的應(yīng)用范圍。

（三）在銀行中的應(yīng)用

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)檔案在銀行中的保管已經(jīng)與現(xiàn)實(shí)呈現(xiàn)出不均衡現(xiàn)象，如此一來(lái)則會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)資源配置形成影響與壓力。其中在銀行會(huì)計(jì)檔案管理中，其基本目的不僅要維護(hù)銀行自身的利益，更為主要的是滿足內(nèi)外查詢的要求。通過(guò)對(duì)相關(guān)法律環(huán)境的探究，現(xiàn)在所保留的紙質(zhì)憑證只有債權(quán)債務(wù)關(guān)系的相關(guān)資料，尤其在銀行高度電子化的發(fā)展背景下，其它的資料與內(nèi)容采取電子歸檔能夠滿足基本的查詢要求，從而符合保管的規(guī)章制度。然而根據(jù)分析與研究，當(dāng)前銀行還存有一部分紙質(zhì)檔案，尤其在業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展下，紙質(zhì)檔案的數(shù)量越來(lái)越多，造成壓力。然而采取電子檔案管理，便可緩解這一現(xiàn)象，減少庫(kù)存壓力。

三、電子檔案管理在銀行檔案管理發(fā)展

從屬性分析在當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)下，電子檔案管理成為了銀行檔案管理的關(guān)鍵所在，并且在新時(shí)期，全新檔案管理理念提出之后促使銀行檔案管理要求逐漸與業(yè)務(wù)流程相互融合，不僅將中間環(huán)節(jié)加以簡(jiǎn)化，并且也明確了操作流程，減少各項(xiàng)成本，在此發(fā)展背景下，銀行檔案管理中電子檔案管理在未來(lái)的發(fā)展需要從以下三點(diǎn)出發(fā)：其一是需要進(jìn)一步明確檔案管理的重要性，銀行的業(yè)務(wù)部門(mén)在推出業(yè)務(wù)的時(shí)候需要與部門(mén)相互溝通與交流，比如涉及到會(huì)計(jì)資料的則要與會(huì)計(jì)部門(mén)相互溝通，并界定其保管期限。其二是業(yè)務(wù)部門(mén)在對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行歸檔的時(shí)候需要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，對(duì)其正確性以及必要性進(jìn)行分析與探究，將明細(xì)列出，對(duì)歸檔范圍加以明確，從而減少歸檔的數(shù)量。比如前臺(tái)生成的各類業(yè)務(wù)資料，需要嚴(yán)格按照資料名稱進(jìn)行歸納與整理，分析哪一部分內(nèi)容不需要進(jìn)行歸檔，哪一部分資料需要保管，還有一點(diǎn)是電子數(shù)據(jù)需要滿足實(shí)際的情況，避免發(fā)生重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。其三是需要在滿足會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)下，要采取系統(tǒng)優(yōu)化的方式選擇節(jié)點(diǎn)，在檔案入庫(kù)之前要對(duì)資料進(jìn)行分期限裝訂，或者依據(jù)實(shí)際的情況制定完善的規(guī)范與要求，減少銀行后期的檔案管理工作量，并簡(jiǎn)化檔案的分揀工作，提高檔案管理效率與質(zhì)量。

第6篇：檔案管理基本流程范文

關(guān)鍵詞：檔案利用；中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)；檔案搜索；檔案借閱；檔案報(bào)表；檔案編研

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2011)21-5049-02

Research on Records Using in Electronic Records Management System

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.

Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing

檔案利用，是檔案利用者通過(guò)檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過(guò)程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。因此檔案利用模塊，是電子檔案管理系統(tǒng)中最重要的模塊之一，直接衡量著檔案管理系統(tǒng)的使用價(jià)值。開(kāi)發(fā)一個(gè)好的檔案利用模塊，使檔案管理系統(tǒng)不僅滿足了用戶查詢搜索、借閱等功能，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看，將成為一個(gè)內(nèi)容非常豐富的知識(shí)平臺(tái)和社會(huì)資源。項(xiàng)目組在信息部的支持下，與微軟合作開(kāi)發(fā)了中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)。本文主要介紹系統(tǒng)中的檔案利用模塊。

1 總體功能結(jié)構(gòu)圖

檔案利用是用戶利用檔案資源進(jìn)行工作，也就是各部門(mén)、各單位使用檔案的過(guò)程。包括檔案的搜索、借閱、報(bào)表、編研四個(gè)子模塊。如圖1。

2 各個(gè)子模塊功能

2.1 搜索

系統(tǒng)不僅可以利用檔案名、檔號(hào)、類別、歸檔單位、歸檔日期等項(xiàng)結(jié)合進(jìn)行高級(jí)搜索，還支持全文搜索。

2.2 借閱

系統(tǒng)除了可以借閱實(shí)體檔案以外，還支持電子檔案的在線借閱。電子檔案的借出和歸還都是由系統(tǒng)自動(dòng)完成，無(wú)需用戶手動(dòng)操作。包括我的借閱、借閱審批、借閱辦理等標(biāo)簽頁(yè)。圖2是檔案的借閱/歸還流程圖。

2.2.1 我的借閱

用于實(shí)現(xiàn)用戶的檔案借閱以及個(gè)人借閱管理的功能，是用戶自己的工作區(qū)。

包括我的借閱單、未歸還檔案和已歸還檔案三個(gè)標(biāo)簽頁(yè)。

1）我的借閱單：保存在借閱列表中，但沒(méi)有上交審批的借閱檔案；

2）未歸還檔案：已通過(guò)審批借出，但未歸還的借閱檔案；

3）已歸還檔案：用戶曾今借閱過(guò)，并已歸還給檔案館的檔案。

2.2.2 借閱審批

是對(duì)用戶提交需借閱檔案的審核過(guò)程。

審批部門(mén)包括用戶本單位、歸檔單位、檔案部門(mén)和指定的業(yè)務(wù)主管部門(mén)。系統(tǒng)規(guī)定了三種審批流程：

1）借閱無(wú)密級(jí)檔案或借閱本部門(mén)有密級(jí)檔案，如圖3；

2）跨部門(mén)借閱有密級(jí)檔案（歸檔部門(mén)是一般情況），如圖4；

3）跨部門(mén)借閱有密級(jí)檔案（歸檔部門(mén)為空或歸檔部門(mén)和檔案保管部門(mén)是同一部門(mén)），如圖5；

2.2.3 借閱辦理

是由檔案館用戶進(jìn)行管理，主要管理檔案的登記、借出、歸還、催還、借閱查詢等操作。

2.3 報(bào)表模塊

固定報(bào)表模板有檔基表、人員基本情況統(tǒng)計(jì)表、檔案利用統(tǒng)計(jì)表、歷年各類檔案庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表、檔案庫(kù)藏情況統(tǒng)計(jì)表等。系統(tǒng)還支持自定義報(bào)表模板，檔案工作人員可以根據(jù)自己的需求定義報(bào)表的行和列。

2.4 編研模塊

編研模塊是為編研人員提供的一個(gè)討論平臺(tái)，其中包括編研編寫(xiě)、匯編、參與等工作。

檔案編研的流程是：檔案管理部門(mén)人員填報(bào)“新建編研課題” 檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核 檔案編研。標(biāo)簽頁(yè)包括待審批編研、進(jìn)行中編研和已完成編研三部分。編研模塊的流程圖如圖6。

3 結(jié)束語(yǔ)

中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)目前已在中石油多家下屬單位上線。其中的檔案利用模塊以其強(qiáng)大的搜索功能、嚴(yán)密的借閱審批流程、方便快捷的電子檔案在線借閱、靈活的報(bào)表模板自定義功能以及高效的在線編研平臺(tái)，贏得了廣大單位用戶的好評(píng)。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 趙屹,陳曉暉.中美檔案利用若干問(wèn)題比較[J].山西檔案,2002(12).

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第7篇：檔案管理基本流程范文

目前各大高校學(xué)生檔案管理是一件非常繁瑣的事情，但同時(shí)檔案對(duì)于每一名學(xué)生也是極為重要的，所以傳統(tǒng)的人工管理檔案的方法已經(jīng)不能夠準(zhǔn)確快速完成學(xué)生檔案管理的工作，本文針對(duì)各高校普遍面臨的問(wèn)題采用了學(xué)生檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)，保證學(xué)生檔案的管理信息化、快速化，方便各高校管理人員使用。文章通過(guò)需求分析和業(yè)務(wù)分析得出實(shí)現(xiàn)的方案，并進(jìn)行了相應(yīng)子模塊的設(shè)計(jì)。

【關(guān)鍵詞】信息化管理 學(xué)生檔案 模塊化

1 系統(tǒng)需求分析

目前高校作為一個(gè)巨大的集科研教學(xué)功能于一身的平臺(tái)，高校的科學(xué)研究活動(dòng)和日常教學(xué)活動(dòng)內(nèi)容來(lái)源于社會(huì)，同時(shí)又將這些成果服務(wù)于社會(huì)，高校具有廣泛的事物以及專業(yè)性，因此，高校檔案更新速度快，并且涉及到的內(nèi)容非常多。高校的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)還有一些需求，他們是非功能性的。

首先是系統(tǒng)的可擴(kuò)展性，因?yàn)楦咝n案館的檔案信息主要來(lái)源于學(xué)生處和教務(wù)處，這些部門(mén)的數(shù)據(jù)信息格式。所以，高校檔案信息系統(tǒng)需要提供多種轉(zhuǎn)換方法來(lái)適應(yīng)這些不同的檔案數(shù)據(jù)格式，可擴(kuò)展性對(duì)獲取元數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)是必須的；其次是系統(tǒng)的易用性，檔案信息系統(tǒng)的對(duì)象是檔案館的管理人員和用戶，系統(tǒng)必須為管理人員和用戶提供便利的用戶界面，確保系統(tǒng)操作簡(jiǎn)單易用性。

2 業(yè)務(wù)分析

根據(jù)高校檔案館不斷出現(xiàn)的新需求以及日常的流程，并且學(xué)習(xí)其他較好的MIS的技術(shù)功能結(jié)構(gòu)以及現(xiàn)金的解決方案，總結(jié)出高校MIS能夠?qū)崿F(xiàn)的關(guān)鍵功能與模塊，包括業(yè)務(wù)表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)管理層以及應(yīng)用基礎(chǔ)三個(gè)層次 。

業(yè)務(wù)表現(xiàn)層的內(nèi)容包括兩個(gè)方面，其一是服務(wù)申請(qǐng)入口，其二是檔案館的門(mén)戶網(wǎng)站，設(shè)計(jì)的目標(biāo)是檔案館的現(xiàn)有客戶群和將來(lái)將成為客戶群的潛在客戶群。在這里，服務(wù)申請(qǐng)入口的功能是用戶通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)填寫(xiě)個(gè)人信息，申請(qǐng)檔案服務(wù)以及查閱申請(qǐng)服務(wù)的進(jìn)展程度，從而更加方便用戶。檔案館門(mén)戶非常重要，它是系統(tǒng)讓外界熟知的重要通道。檔案館門(mén)為用戶提供檔案館管理流程、宣傳文件以及辦事指南，并且還提示用戶如何鏈接到服務(wù)申請(qǐng)入口。

業(yè)務(wù)管理層內(nèi)容包括兩個(gè)模塊，其一是服務(wù)過(guò)程管理模塊，其二是檔案信息管理模塊。前者的功能是檔案館的管理人員的流程管理，內(nèi)容有用戶審核、用戶繳費(fèi)、用戶調(diào)檔、信息錄入/修改、信息校對(duì)、打印信息、通知用戶取件、用戶取件登記等流程。后者的功能是管理高校學(xué)生的所有檔案信息，它組成了檔案館永久檔案的一部分。檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要源于紙質(zhì)的學(xué)生檔案以及從教務(wù)處獲取的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，的得到這些數(shù)據(jù)之后，管理人員導(dǎo)入這些數(shù)據(jù)、數(shù)字化處理和加工學(xué)生檔案，如此來(lái)滿足用戶不同情況的信息檢索、信息查詢或者是信息打印等需要。

應(yīng)用基礎(chǔ)層次的內(nèi)容包括三個(gè)方面，其一是權(quán)限管理模塊，其二是日志服務(wù)模塊，其三是信息統(tǒng)計(jì)模塊。權(quán)限管理的功能是保證不同級(jí)別的用戶擁有不同程度的操作權(quán)限。日志服務(wù)模塊的功能是追蹤用戶在系統(tǒng)內(nèi)的所有操作行為與記錄。信息統(tǒng)計(jì)模塊的功能是對(duì)客戶需求、檔案館管理人員工作量、服務(wù)質(zhì)量與數(shù)量以及費(fèi)用收取等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，作為檔案館其他工作的參考內(nèi)容。

3 系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)

本章首先針對(duì)特定的設(shè)計(jì)目標(biāo)和需求目標(biāo)，總體設(shè)計(jì)了檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)分為功能相異的字模塊，具體描述了其中關(guān)鍵模塊的功能，剖析了系統(tǒng)中的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，最終得出檔案信息管理系統(tǒng)的總體框架，同時(shí)定義了系統(tǒng)各個(gè)子模塊的功能以及數(shù)據(jù)庫(kù)模式。然后重點(diǎn)分析如何設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)貴州商業(yè)高等專科學(xué)校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)服務(wù)流程管理模塊。在體系結(jié)構(gòu)方面，使用的架構(gòu)是MVC，在實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理層方面，利用的模式是傳統(tǒng)的C/S，有效達(dá)到學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的功能。以下介紹的是模塊的開(kāi)發(fā)框架。檔案服務(wù)工作步驟包含申清、審核、繳費(fèi)、調(diào)檔、錄入/修改、校對(duì)、打印、通知取件、取件、后臺(tái)。流程的目標(biāo)是為了檔案館的社會(huì)公共服務(wù)功能特別是檔案服務(wù)、檔案交流而設(shè)定。涉及服務(wù)工作流程的角色依照任務(wù)和空間的不同，服務(wù)流程劃分為客戶、超級(jí)管理員、借貸專員、錄入專員和打印專員。系統(tǒng)的用戶管理模塊是門(mén)戶模塊，用戶登陸用戶管理模塊之后才可以訪問(wèn)檔案信息管理系統(tǒng)。

4 系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)

學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)就是為了解決這種事件的前后排序關(guān)系，以滿足客戶需求。初步設(shè)計(jì)的系統(tǒng)構(gòu)架包括4個(gè)部分，分別是最底層的windows操作系統(tǒng)，中間層的服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)，業(yè)務(wù)管理層和業(yè)務(wù)表現(xiàn)層。其中中間層的服務(wù)器包括IBM，BEA WebLogic，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)SQL。業(yè)務(wù)管理層面向檔案館的管理人員，包括服務(wù)過(guò)程管理和學(xué)生檔案管理兩個(gè)模塊。過(guò)程管理模塊用于對(duì)學(xué)生檔案服務(wù)工作的全程管理，包括數(shù)據(jù)導(dǎo)入、審核、繳費(fèi)、調(diào)檔、校對(duì)、打印等。學(xué)生檔案管理模塊的作用主要是對(duì)學(xué)生檔案信息的增加、刪除、修改、查找等。

學(xué)校檔案管理基本功能圖如圖1所示。

5 系統(tǒng)總結(jié)

通過(guò)系統(tǒng)的基本功能的設(shè)計(jì)，可以完成系統(tǒng)的主要需求。滿足高校學(xué)生檔案管理的基本功能，極大的減少了學(xué)生檔案管理的工作強(qiáng)度，并且在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中加入了權(quán)限的管理可以對(duì)學(xué)生檔案的管理起到了保密的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]羅超理，李萬(wàn)紅.管理信息系統(tǒng)原理與應(yīng)用[M].北京：清華大學(xué)出版社，2012.

[2]馬秀麟，郊示德.管理信息系統(tǒng)與開(kāi)發(fā)技術(shù)[M].北京：清華大學(xué)出版，2006.

作者簡(jiǎn)介

池磊（1986-），男，河北省石家莊市人。助理工程師，大學(xué)本科學(xué)歷。研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)。

姚軍（1981-），男，河北省石家莊市人。大學(xué)本科學(xué)歷?，F(xiàn)為石家莊職業(yè)技術(shù)學(xué)院現(xiàn)代教育技術(shù)中心助教。研究方向?yàn)檐浻布_(kāi)發(fā)及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)。

崔成（1982-），男，河北省棗強(qiáng)縣人。助教，碩士研究生學(xué)歷。研究方向?yàn)檐浻布_(kāi)發(fā)及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)。

作者單位

1.河北科技大學(xué)教務(wù)處 河北省石家莊市 050018

第8篇：檔案管理基本流程范文

關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化;加工;管理

檔案現(xiàn)代化管理是國(guó)家電網(wǎng)公司建設(shè)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代化公司的基本要求,也是國(guó)家電網(wǎng)公

司實(shí)施“SG186”工程的重要部分。檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)、掃描、數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體、存儲(chǔ)等高新技術(shù),把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),實(shí)現(xiàn)資源共享。這也是辦公自動(dòng)化和檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的需要。

1檔案管理現(xiàn)代化的定義及內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化就是指運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)檔案和檔案工作實(shí)行科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以適應(yīng)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化科學(xué)、技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案的需求。檔案管理現(xiàn)代化主要包括以下內(nèi)容：實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類、組卷、著錄、標(biāo)引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學(xué)合理，卷內(nèi)文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應(yīng)應(yīng)用微機(jī)管理檔案的需要；實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、高效化和系統(tǒng)化；加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)和管理，使之掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段和知識(shí)，不斷引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊(duì)伍。

2協(xié)同辦公與檔案管理系統(tǒng)的銜接為歷史檔案數(shù)字化提供了保障

協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的建設(shè),為做好歷史檔案的數(shù)字化奠定了基礎(chǔ)。

1)檔案數(shù)據(jù)加工后,轉(zhuǎn)移到檔案信息管理平臺(tái),檔案目錄進(jìn)入管理系統(tǒng)中。

2)檔案掃描后,可直接在目錄下掛接電子文件。

3)在系統(tǒng)中對(duì)遷移的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行信息補(bǔ)充與完善,為用戶查閱、借閱等做鋪墊。

4)在系統(tǒng)中對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限、檔案類型及角色配置。

5)對(duì)遷移的數(shù)據(jù)進(jìn)行項(xiàng)目配置,如文書(shū)檔案配置年度、工程檔案配置工程項(xiàng)目等。

6)協(xié)同辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件,在基本信息填寫(xiě)后直接歸檔。

7)紙質(zhì)來(lái)文可在協(xié)同辦公系統(tǒng)中收文登記后網(wǎng)上流轉(zhuǎn),填寫(xiě)文件基本信息等數(shù)據(jù)后歸檔。

3歷史檔案數(shù)字化加工實(shí)施要求

3?1準(zhǔn)備階段

1)做好現(xiàn)存歷史檔案的現(xiàn)狀分析。包括檔案類型、載體形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等。根據(jù)檔案情況

制定檔案數(shù)字化方案,確定項(xiàng)目需求以及掃描系統(tǒng)的集成解決方案。

2)發(fā)揮輔助設(shè)備功能。重點(diǎn)從檔案數(shù)字化設(shè)備配置計(jì)劃的成套性、項(xiàng)目硬軟件的集成性、數(shù)

字化方案與公司檔案需求的適應(yīng)性等方面加以考慮,從實(shí)際需要出發(fā)長(zhǎng)遠(yuǎn)打算,力求確保掃描儀等硬件設(shè)施的配套具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。

3?2實(shí)施階段

1)檔案數(shù)字化加工。形成電子文件的存儲(chǔ)格式。國(guó)家電網(wǎng)公司實(shí)施的檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置

有:一是稿本代碼,包括正式、草稿性和非正式電子文件;二是類型代碼,包括底(原始)稿、附件、

發(fā)文稿簽/收文單、正文;三是文件類型,如聲音、數(shù)據(jù)、圖像、超媒體鏈接、程序、文本、影像文件等。對(duì)紙質(zhì)載體檔案做數(shù)據(jù)化處理時(shí),根據(jù)現(xiàn)行檔案管理系統(tǒng)設(shè)置的要求選擇相應(yīng)的格式,使用掃描儀按頁(yè)掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件,然后根據(jù)格式要求逐一掛接到相應(yīng)文件目錄下的檔案信息化管理平臺(tái)檔案庫(kù)中。

2)根據(jù)公司具體情況逐年推進(jìn)。檔案數(shù)字化受設(shè)備及檔案室人手制約,檔案室要根據(jù)歸檔

文件保管期限、檔案整理規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化,盡量將部分重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率比較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理,力爭(zhēng)做到數(shù)字化檔案的高價(jià)值和高利用率。

3)加強(qiáng)載體質(zhì)量檢查和處理。經(jīng)數(shù)字化加工處理后的檔案要保持原貌,并且字跡清楚不失真,紙質(zhì)文件在擺放時(shí)要端正,亮度達(dá)到要求。由于查閱,造成文件有破損的須紙面處理后方可進(jìn)

行掃描。

4)形成資料。為保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正常進(jìn)行和順利銜接,需制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表,

如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程記錄》、《掃描圖像質(zhì)檢記錄》、《目錄錄入及校對(duì)統(tǒng)計(jì)表》、《目錄與圖像檢查對(duì)應(yīng)表》等。這些登記表在數(shù)字化加工流程和加工管理過(guò)程中起到了重要的保障作用。數(shù)字化加工完成后,應(yīng)及時(shí)將登記表整理、匯總、裝訂成冊(cè),并在此基礎(chǔ)上詳細(xì)編寫(xiě)數(shù)字化加工說(shuō)明,包括全宗號(hào)、年代、件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、目錄代號(hào)、案卷總數(shù)、電子數(shù)據(jù)容量、存儲(chǔ)方式以及加工中存在的問(wèn)題及解決方案等等,形成一套完整規(guī)范的資料并保存,它是檔案數(shù)據(jù)有章可循的依據(jù)。

4做好文件材料雙歸制

文件材料雙歸制是保證紙質(zhì)文件歸檔的同時(shí)必須有電子文件歸檔,其工作包括:

1)對(duì)有歸檔價(jià)值的文件,將紙質(zhì)文件按要求掃描為電子文件;

2)對(duì)地方來(lái)文或有歸檔價(jià)值的文件,掃描后進(jìn)入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行收文登記,保證文件在協(xié)

同辦公中流轉(zhuǎn);

3)對(duì)辦理完畢的紙質(zhì)文件在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行添加,并掛接電子文件;

4)新建、擴(kuò)建、技改、輸變電(基建)竣工工程資料歸檔:

①工程前期文件。從立項(xiàng)開(kāi)始,工程資料的收集與工程進(jìn)度同步進(jìn)行,并在檔案管理系統(tǒng)中

錄入,掃描掛接電子文件。

②施工資料及監(jiān)理資料。根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度及時(shí)在單機(jī)版管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理,保證工程進(jìn)

度與資料數(shù)據(jù)化同步。

③非物資及物資招投標(biāo)文件、廠家設(shè)備資料。招投標(biāo)單位在提供紙質(zhì)文件的同時(shí)提供電子文

件,保證歸檔文件數(shù)字化。

5檔案管理人員怎樣適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化首先是檔案人員的現(xiàn)代化。它要求檔案管理人員必須具有高尚的職業(yè)道德，掌握先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)和管理技能。同時(shí)還要具備較高的業(yè)務(wù)能力、理論素養(yǎng)和文化修

養(yǎng)。作為一名供電企業(yè)檔案工作者，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)從以下幾方面著手：

（1）認(rèn)清形勢(shì)，調(diào)整心態(tài)，樹(shù)立獻(xiàn)身檔案事業(yè)的觀念。要適應(yīng)供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須提高認(rèn)識(shí)，認(rèn)清供電企業(yè)改革和發(fā)展的方向，認(rèn)清檔案工作的意義和價(jià)值，強(qiáng)化職業(yè)道德，努力開(kāi)創(chuàng)供電企業(yè)檔案工作新局面。

（2）努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)，積累駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段的能力。

（3）廣泛涉獵現(xiàn)代科學(xué)文化知識(shí)，逐步完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力使自己成為一專多能的復(fù)合型高級(jí)人才。以適應(yīng)檔案工作日益復(fù)雜、變化的需要。

（4）努力提高業(yè)務(wù)水平，在實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為供電企業(yè)工業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理提供高效的服務(wù)

第9篇：檔案管理基本流程范文

關(guān)鍵詞：監(jiān)理資料管理；需注意的問(wèn)題

中圖分類號(hào)：TV文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

工程資料是工程管理工作的具體反映，也是國(guó)家工程建設(shè)管理部門(mén)開(kāi)展稽查檢查非常重要的手段，參建各方也越來(lái)越重視資料管理工作。監(jiān)理機(jī)構(gòu)是獨(dú)立于建設(shè)單位和施工單位的第三方，監(jiān)理資料是工程在建設(shè)過(guò)程中最公正、最直接的反映，特別是在工程建設(shè)過(guò)程出現(xiàn)了質(zhì)量分歧、索賠爭(zhēng)議時(shí)會(huì)發(fā)揮特別重要的作用，所以監(jiān)理資料管理工作更加重要。本文總結(jié)了多年從事監(jiān)理資料管理工作的經(jīng)驗(yàn)，就平時(shí)工作中需要注意的問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要論述。

一、制定適合本項(xiàng)目的資料管理制度

工程開(kāi)工前，監(jiān)理機(jī)構(gòu)要制定本項(xiàng)目的檔案管理制度，做好分工，責(zé)任到人并設(shè)專人對(duì)檔案進(jìn)行管理。制度的制定不能流于形式，要切實(shí)的將機(jī)構(gòu)的每位監(jiān)理人員的監(jiān)理資料管理職責(zé)分配清楚，明確檔案管理人員日常工作流程，特別是監(jiān)理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現(xiàn)職責(zé)空白。在實(shí)際工作中，根據(jù)每位監(jiān)理人員崗位職責(zé)，將監(jiān)理資料職責(zé)以書(shū)面形式確定下來(lái)，這樣即使監(jiān)理人員發(fā)生變動(dòng)，但崗位職責(zé)是不變的。職責(zé)的制定最好結(jié)合資料形成流程，根據(jù)資料形成流程對(duì)每個(gè)施工控制環(huán)節(jié)的資料做出具體要求，并要向監(jiān)理機(jī)構(gòu)每位監(jiān)理人員及施工單位有關(guān)人員在監(jiān)理交底會(huì)上進(jìn)行傳達(dá)，統(tǒng)一要求，以使整個(gè)工程資料達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、配備優(yōu)秀的檔案管理人員

要?jiǎng)?chuàng)建優(yōu)秀項(xiàng)目監(jiān)理部，配備一個(gè)業(yè)務(wù)精煉、思想意識(shí)和責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員顯得尤為重要。作為一個(gè)檔案管理人員首先要熟悉國(guó)家、行業(yè)及公司制定的相關(guān)法律、法規(guī)、制度等，另外必須要熟悉施工流程，所以檔案管理人員最佳的人選是從施工現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)過(guò)鍛煉，而且思想認(rèn)識(shí)、責(zé)任心強(qiáng)的人員。通過(guò)多年的經(jīng)驗(yàn)，本文認(rèn)為監(jiān)理檔案管理人員的定位有兩個(gè)階段：第一階段要求檔案管理人員要熟悉掌握各個(gè)項(xiàng)目檔案職責(zé)規(guī)定，對(duì)檔案的處理流程清晰，能夠及時(shí)提供相應(yīng)的文件即為合格；第二階段的要求較高，不僅要能夠具備第一階段的基本要求，還要對(duì)檔案進(jìn)行初步審核，對(duì)施工單位上報(bào)的檔案提出自己的見(jiàn)解；具備編寫(xiě)監(jiān)理文件、報(bào)表的水平；對(duì)于歸檔文件的審核、批復(fù)、執(zhí)行等情況清楚明了，能夠及時(shí)對(duì)提出的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行解答，對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)形成的監(jiān)理、施工文件填寫(xiě)中發(fā)生的問(wèn)題清楚解決。

三、開(kāi)工前監(jiān)理資料管理工作中需注意的事項(xiàng)

1、注意相關(guān)資質(zhì)文件的搜集與審核。監(jiān)理機(jī)構(gòu)發(fā)出進(jìn)場(chǎng)通知，施工單位入駐現(xiàn)場(chǎng)后，檔案管理人員應(yīng)依據(jù)本工程的合同文件及時(shí)將收集施工單位進(jìn)場(chǎng)人員資質(zhì)，并將現(xiàn)場(chǎng)人員與投標(biāo)文件或合同文件對(duì)應(yīng)，審核施工單位是否按照合同要求切實(shí)履行自己的承諾。

2、制定各種記錄的填寫(xiě)規(guī)定。針對(duì)本項(xiàng)目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監(jiān)理日志、日記及周月年報(bào)等表格，并對(duì)各種記錄的填寫(xiě)明確做出規(guī)定，對(duì)來(lái)往文件的格式也進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，也有利于檔案管理工作的開(kāi)展。雖然監(jiān)理規(guī)范中對(duì)資料基本工作和基本表格做出了基本規(guī)定，但在每個(gè)工程實(shí)施過(guò)程中還有很多需要具體細(xì)化的東西，例如各單位簡(jiǎn)稱的確定、資料流程過(guò)程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫(xiě)簽字職責(zé)的明確等等，這樣將避免資料在形成過(guò)程中產(chǎn)生混亂。

3、注意監(jiān)理日記、監(jiān)理日志填寫(xiě)分工要做出明確規(guī)定

無(wú)論監(jiān)理日志是作為監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作記錄，還是作為一個(gè)施工標(biāo)段的工作記錄，或作為每位監(jiān)理人員的工作記錄，監(jiān)理機(jī)構(gòu)都應(yīng)在駐場(chǎng)后做出明確要求，確定好，每份監(jiān)理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規(guī)模比較大、專業(yè)比較多，建議按照施工分標(biāo)或單位工程記錄；如工程規(guī)模比較小，建議一個(gè)監(jiān)理機(jī)構(gòu)只記錄一份監(jiān)理日志便可，同時(shí)要確定每份監(jiān)理日志的填寫(xiě)人員。

4、建議最好將檢測(cè)計(jì)劃進(jìn)行分解

水利工程開(kāi)工前，都會(huì)制定一份抽樣檢測(cè)計(jì)劃，這是對(duì)工程抽樣檢測(cè)數(shù)量最基本的要求。隨著工程的開(kāi)展，監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定專人按照檢測(cè)計(jì)劃對(duì)工程涉及的原材料、中間產(chǎn)品等進(jìn)行抽樣檢測(cè)，特別是混凝土試塊的檢測(cè)，是見(jiàn)證混凝土質(zhì)量的重要依據(jù)。根據(jù)多年的施工經(jīng)驗(yàn)，隨著工程的逐步展開(kāi)，工作量逐步增多，檢測(cè)人員如果只注重?cái)?shù)量，不注意抽檢部位的劃分，往往在工程完工進(jìn)行評(píng)定時(shí)發(fā)生抽樣檢測(cè)數(shù)據(jù)過(guò)于集中，不能反映工程建設(shè)過(guò)程的事件，造成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)偏差比較大，特別是混凝土試塊完工后都會(huì)對(duì)試塊保證率和離差系數(shù)有具體要求，如果不注意，將難以保證混凝土質(zhì)量的評(píng)定。所以在工程施工前，監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)抽檢計(jì)劃進(jìn)行進(jìn)一步分解，盡量將抽檢數(shù)量分解均勻，使之能夠代表工程質(zhì)量控制過(guò)程。

四、施工期間監(jiān)理資料管理工作中需注意的事項(xiàng)

1、檔案管理是一件枯燥而又繁瑣的事情，在施工期間尤為體現(xiàn)，不但要對(duì)各項(xiàng)工程開(kāi)展的形象進(jìn)度了如指掌，而且對(duì)往常所收集整理的資料也要定時(shí)整理盤(pán)查，如定期檢查各單位、分部工程的開(kāi)工手續(xù)是否齊全，申報(bào)和批復(fù)時(shí)間、意見(jiàn)是否合理，是否存在漏報(bào)現(xiàn)象；針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)日志、記錄的填寫(xiě)除了要求規(guī)范、定期檢查。

2、文件承辦也是施工期間尤為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，無(wú)論是上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文還是承包人上報(bào)文件，作為檔案管理人員必須第一時(shí)間進(jìn)行收發(fā)登記，并對(duì)文件的內(nèi)容詳細(xì)了解，在總監(jiān)批示后轉(zhuǎn)相關(guān)人員進(jìn)行傳閱，如有必要應(yīng)復(fù)印下發(fā)，并對(duì)文件要求落實(shí)的內(nèi)容進(jìn)行跟蹤，確保文件第一時(shí)間相關(guān)責(zé)任人能夠及時(shí)了解，有利于工程現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理控制?？此剖且粋€(gè)小小的環(huán)節(jié)，但是關(guān)系重大，也體現(xiàn)了一個(gè)項(xiàng)目監(jiān)理部程序化管理的水平。

3、對(duì)施工單位形成的檔案資料進(jìn)行定期的審查，這項(xiàng)工作基本在監(jiān)理合同中都會(huì)明確注明，及時(shí)沒(méi)有注明，監(jiān)理也有義務(wù)和權(quán)力檢查承包人施工過(guò)程中形成的各種檔案資料。經(jīng)常檢查也會(huì)減免驗(yàn)收時(shí)的返工率，大大的提高驗(yàn)收效率。尤其是開(kāi)工前期，此項(xiàng)工作應(yīng)經(jīng)常開(kāi)展。

4、做好影像資料搜集工作。目前各項(xiàng)目均配有數(shù)碼相機(jī)，在工程中也進(jìn)行了應(yīng)用，但大部分拍攝的是現(xiàn)場(chǎng)存在問(wèn)題的照片，很少能夠找到監(jiān)理人員的影子，不能體現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理的工作。在將來(lái)寫(xiě)材料的時(shí)候?qū)?huì)是一件很頭痛的事，這就要求檔案管理人員經(jīng)常下工地，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員的工作進(jìn)行影像記錄，工程現(xiàn)場(chǎng)如有條件也要進(jìn)行監(jiān)理人員現(xiàn)場(chǎng)檢查、驗(yàn)收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。

五、分部工程驗(yàn)收檔案整理工作中需注意的事項(xiàng)

分部工程驗(yàn)收階段的檔案整理是一個(gè)關(guān)鍵階段，不論從資料的完整性還是資料質(zhì)量都要求滿足規(guī)程、規(guī)范和歸檔的要求（除組卷、專頂外）。這個(gè)階段的資料整理要求對(duì)驗(yàn)收分部工程前期、實(shí)施階段及試驗(yàn)、評(píng)定資料進(jìn)行系統(tǒng)的整理。

1、再次檢查開(kāi)工手續(xù)是否齊全，各種專項(xiàng)技術(shù)方案的批復(fù)是否完善，如有不完善的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。

2、對(duì)現(xiàn)場(chǎng)形成的監(jiān)理記錄文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，例如監(jiān)理日志、監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗(yàn)坡、驗(yàn)基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現(xiàn)場(chǎng)書(shū)面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗(yàn)收階段必須系統(tǒng)的按照分部工程統(tǒng)一歸檔。監(jiān)理日志可能包含的內(nèi)容比較廣，只摘取該驗(yàn)收分部工程實(shí)施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。

3、試驗(yàn)資料的整理。該工作在開(kāi)工前就應(yīng)由專業(yè)的試驗(yàn)工程師或現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師統(tǒng)籌安排，根據(jù)檢測(cè)計(jì)劃制定現(xiàn)場(chǎng)可執(zhí)行操作的詳細(xì)檢測(cè)實(shí)施計(jì)劃，避免出現(xiàn)某一分部工程檢測(cè)資料超過(guò)計(jì)劃，而另一個(gè)分部工程檢測(cè)沒(méi)有數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。到分部驗(yàn)收階段主要對(duì)試驗(yàn)資料進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、并對(duì)混凝土及砂漿進(jìn)行質(zhì)量評(píng)定，也是判定該分部工程質(zhì)量合格和優(yōu)良的重要指標(biāo)。另外還要對(duì)施工單位形成的試驗(yàn)檢測(cè)資料進(jìn)行檢查核對(duì)，避免出現(xiàn)施工單位自檢于監(jiān)理抽檢不相符的情況。

4、制定合理的驗(yàn)收計(jì)劃。分部工程驗(yàn)收前，由施工單位向監(jiān)理單位提出驗(yàn)收申請(qǐng)，監(jiān)理機(jī)構(gòu)針對(duì)該申請(qǐng)核實(shí)施工、監(jiān)理資料是否齊全，滿足驗(yàn)收要求，對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查，是否存在質(zhì)量缺陷或質(zhì)量問(wèn)題，如發(fā)生是否處理完成并有完整的備案。應(yīng)形成監(jiān)理工作報(bào)告、施工管理工作報(bào)告和驗(yàn)收簽證書(shū)，檔案管理人員必須認(rèn)真核對(duì)各個(gè)報(bào)告及簽證中的格式和具體數(shù)據(jù)，做到真實(shí)準(zhǔn)確。驗(yàn)收通過(guò)后驗(yàn)收組成員在驗(yàn)收簽證書(shū)上簽字通過(guò)，如有遺留問(wèn)題也應(yīng)在簽證書(shū)中注明，落實(shí)責(zé)任單位，并在單位工程驗(yàn)收前必須落實(shí)完成。

總之施工過(guò)程中檔案管理人員要對(duì)形成的檔案經(jīng)常翻閱，對(duì)于未閉合的資料及時(shí)進(jìn)行跟蹤，督促監(jiān)理工程師和施工單位及時(shí)落實(shí)，總監(jiān)理工程師也要賦予檔案管理人員一定的工作權(quán)限，以便檔案管理工作更好的開(kāi)展。另外一個(gè)工程的監(jiān)理檔案管理人員一定要固定，不要輕易進(jìn)行調(diào)崗和替換，即使調(diào)替也要講交接工作落實(shí)到位，避免將來(lái)發(fā)生問(wèn)題無(wú)法解決。

參考文獻(xiàn)：